Seminario Administración del Tiempo

Sesión 6: Técnicas de apoyo a la administración del tiempo

Objetivo específico:
Que el participante identifique y reconozca que administrar el tiempo no es un
concepto aislado sino que tiene relación con técnicas que le proporcionan apoyo.

Contenido de la sesión 6:
6.1 Equipos de trabajo autodirigidos

6.2 360 grados de retroalimentación e involucramiento

6.3 Manejo de conflictos

6.4 Conclusión

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6.1 Equipos de trabajo autodirigidos

El que la empresa decida transformar el método de trabajo hacia equipos

autodirigidos proporciona apoyo a la variable de desempeño “velocidad de tiempo” y
proporciona ventaja competitiva a cualquier organización.
El que los procesos no dependan de una sola persona proporciona apoyo al
cumplimento del objetivo aun y cuando alguna de las personas del equipo falle en
alguna de las actividades. El que nos apoyemos en otras personas apoya
definitivamente el proceso.
Un equipo de trabajo es el proceso en el cual las personas trabajan activamente
y en conjunto para lograr un objetivo común. Los miembros de un equipo
autodirigido tienen la autoridad para tomar decisiones en relación con la forma en
que compartirán y terminarán el trabajo ( Schermerhorn, 2002).

Características de los equipos autodirigidos:

Los miembros comparten colectivamente la responsabilidad de los resultados

de desempeño.

Los miembros tienen capacidad de decisión para programar el trabajo dentro
del equipo.

Los miembros son capaces de desempeñar más de un trabajo en el equipo.

Los miembros se capacitan unos a otros para desarrollar múltiples habilidades
para el trabajo.

Los miembros evalúan las contribuciones al desempeño de los demás
integrantes del equipo de trabajo.

Los miembros son responsables de la calidad total de los productos que genere
el equipo.

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Por ejemplo, si regresamos al caso DIMCO en el cual analizamos sus juntas de

trabajo, el lograr que todos los miembros de la junta trabajen en equipo proporciona
apoyo a los resultados de la reunión.
¿Cómo lograr el trabajo en equipo de todos los participantes a la junta para
mejorar en términos de administración del tiempo?

Enfatizar en la planeación de la junta (los tiempos son muy importantes).

Enfocarse en temas que deben ser discutidos.

Dirigir la discusión constructivamente.

Motivar los comentarios de todos los participantes.

No permitir participantes silenciosos, fomentando la participación.

Cuestionario para conocer la madurez de un equipo de trabajo.

Criterios para evaluar la madurez de su equipo de trabajo.

Un grupo maduro posee:

1. Mecanismos adecuados para obtener retroalimentación.

Mecanismos Mecanismos
deficientes de 1 2 3 4 5 excelentes de
retroalimentación Promedio retroalimentación

2.- Procedimiento adecuado para la toma de decisiones.

Procedimiento Toma de decisiones

deficiente para la 1 2 3 4 5 muy adecuada
toma de decisiones Promedio

3.- Cohesión óptima

Cohesión baja 1 2 3 4 5 Cohesión óptima

Promedio

4.- Organización y procedimientos flexibles.

Muy inflexibles 1 2 3 4 5 Muy flexibles

Promedio

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5.- Máximo uso de los recursos de cada miembro del equipo.

Uso deficiente 1 2 3 4 5 Uso excelente

de recursos Promedio de recursos

6.- Comunicaciones claras

Mala 1 2 3 4 5 Comunicación
comunicación Promedio excelente

7.- Metas claras aceptadas por los miembros del equipo.

Metas confusas: 1 2 3 4 5 Metas muy claras:

no aceptadas Promedio aceptadas

8.- Sentimientos de interdependencia con la persona de autoridad.

Ninguna 1 2 3 4 5 Interdependencia
interdependencia Promedio elevada

9.- Participación compartida en funciones de liderazgo

Ninguna participación 1 2 3 4 5 Alta participación

compartida Promedio compartida

10.- Aceptación de las personas consideradas miembros de una minoría y de sus opiniones.

Ninguna 1 2 3 4 5 Gran aceptación

aceptación Promedio

Fuente : Edgar H. Schein

Process Consultation

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6.2 360 grados de retroalimentación e involucramiento

La mayoría de los autores define el proceso de retroalimentación como el

proceso de decirle a un individuo cómo te sientes en relación con algo que él dijo o
hizo. El arte de retroalimentar es una habilidad indispensable, en particular para los
administradores que regularmente deben retroalimentar a otras personas, a menudo
en relación a su desempeño. El recibir o el ofrecer retroalimentación proporciona
apoyo a todos los pasos que se realiza al implementar el Time Management Skills. En
ocasiones realizamos actividades o actos concretos en forma inconsciente y hasta que
alguien más nos lo señalan notamos su desarrollo y el efecto que estas actividades
tienen en nuestro desempeño.

Como se observa en la figura anterior, el recibir retroalimentación de muchas

fuentes de información apoya enormemente el proceso. En la actualidad, la teoría
conocida como 360 grados de libertad describe este proceso. Este tipo de
retroalimentación incluye la evaluación de los subordinados hacia su jefe, así como la
retroalimentación adicional que pueden proporcionar los colegas, los clientes
internos y externos, así como los altos ejecutivos.

En este proceso es muy importante seguir los pasos para escuchar con eficacia
considerando que debemos actuar como receptores de información en el proceso de
retroalimentación. Los pasos a seguir se enumeran a continuación:

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Deja de hablar.

Haz que la otra persona se sienta tranquila.

Demuestra que quieres escuchar.

Elimina cualquier distractor potencial.

Empatiza con la otra persona.

No respondas demasiado rápido; se paciente.

No te enojes; controla tu carácter.

No exageres las discusiones y las críticas.

Pregunta.

Deja de hablar.

Todo este proceso nos proporcionará apoyo para realizar en forma más eficaz
nuestra propia planeación y a alinear nuestros objetivos a los de la organización,
como lo delimitamos anteriormente en el proceso de Time Management Skills.

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6.3 El manejo de conflictos

Es muy importante manejar los conflictos dado que en muchas ocasiones

nuestro propio trabajo depende de la interacción que se tenga con otras personas y
con otras áreas. Cuantas veces hemos escuchado “No terminé la actividad X por
culpa de la persona Y, que no me entregó a tiempo los resultados que yo necesitaba
para realizar mi trabajo”.
El posible beneficio que un conflicto pudiera tener para las personas y las
organizaciones depende de dos factores:
a) la intensidad

b) un buen manejo

El conflicto constructivo estimula a la gente hacia mayores esfuerzos de trabajo,

cooperación y creatividad. Un conflicto mal manejado distrae e interfiere con otras
actividades más pertinentes para la tarea.
Por ejemplo, si dos personas no pueden trabajar juntas debido a la hostilidad
interpersonal, o los miembros de un comité no pueden ponerse de acuerdo en
objetivos comunes, esto provocará problemas en la administración del tiempo de
todos los involucrados.
La gente responde al conflicto enfatizando de manera distinta a la
cooperación y a la asertividad. La cooperación es el deseo de satisfacer las
necesidades y preocupaciones de la otra parte; la asertividad es el deseo de
satisfacer las propias necesidades y preocupaciones. Se pueden observar en la
matriz que aquí se presenta, correspondiente a los estilos alternativos para el
manejo del conflicto.

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Evitación: no ser cooperativo ni asertivo; restarle importancia al desacuerdo,

retirarse de la situación y / o permanecer neutral a cualquier costo.

Acomodación o limar asperezas: ser cooperativo pero no asertivo; dejar que
dominen los deseos de los demás; suavizar las cosas o pasar por alto las
diferencias para mantener la armonía.

Competencia o imposición: no ser cooperativo sino asertivo; trabajar en contra
de los deseos de la otra parte, enfrascarse en una competencia de tipo ganar o
perder y / u obligar al otro a través del ejercicio de la autoridad.

Acuerdo: ser moderadamente cooperativo y asertivo, negociar para llegar a
soluciones aceptables en las cuales cada parte gana un poco y pierde otro
poco.

Colaboración o solución del problema: ser cooperativo y asertivo, tratar de
satisfacer a fondo las preocupaciones de todos resolviendo diferencias,
descubriendo y resolviendo problemas de modo que todos ganen.

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6.4 Conclusión

Es importante, reconocer la gran ventaja que tendremos si logramos manejar

adecuadamente estas técnicas para mejorar la administración de nuestro tiempo.
Primero, es indispensable darnos cuenta de la interdependencia existente entre
los tres métodos: al manejar los conflictos lograremos trabajar mejor en nuestro
equipo de trabajo y si aplicamos de forma adecuada la retroalimentación de
diversas fuentes de información lograremos mejorar en ambas (trabajo en equipo
y manejo de conflictos) para lograr el éxito, el cual es nuestra finalidad como
indicador de desempeño máximo.

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