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WHITE PAPER Soluções em software de

abril/2013 gestão empresarial

10 DICAS PARA MANTER SEU ESTOQUE EM DIA

INTRODUÇÃO
O controle de estoque é uma das atividades operacionais mais importantes no dia a dia
de uma empresa de comércio ou indústria, independente do porte ou tipo de produto
comercializado.

Disponibilizar de forma clara e precisa para os vendedores a informação de quantas

unidades estão disponíveis para venda de cada produto pode parecer trivial, mas lembre-se
que sem ter essa informação confiável nenhum vendedor estará seguro em vender – e então
não vende –, e principalmente, nenhum comprador gostará de saber que a entrega atrasará –
pois “acidentalmente” o que foi vendido não tinha em estoque e a reposição levará algum
tempo adicional. Ou seja, porque algo trivial não foi feito, problemas complicados foram
criados.

Mas essa questão é muito mais ampla, ela ultrapassa os limites da operação e atinge
violentamente a gestão do negócio. Não se consegue estabelecer estratégias de venda, de
produção ou de reposição de estoque sem ter a informação correta da quantidade e do custo
de cada produto estocado. Como saber se é vantajoso manter o produto no estoque ou vender
a preço de custo se não temos a informação correta do custo, nem do produto nem da
estocagem, por exemplo. Como planejar um saldo mínimo em estoque com base em dados
históricos se a informação não é confiável? Ou ainda, como passar a informação do valor em
estoque para a contabilidade com segurança?

Para ajudar a controlar o estoque de sua empresa, elaboramos 10 dicas que listamos a
seguir.

ARRUMANDO A CASA
Para começarmos a falar sobre manter o estoque em dia é necessário tomarmos
algumas medidas no sentido de arrumar ou consertar os efeitos negativos das movimentações
passadas, ou seja, coletar as informações corretas para a partir de então tratá-las.

1) Organize seu local de estocagem

Mesmo que seu local de estocagem seja pequeno, ou o volume de itens não seja
significativo, sugerimos alguma organização em nível de ruas, prateleiras, gavetas,
etc. Ou seja, alguma organização física que permita a localização facilitada dos
produtos. Nessa tarefa, a separação ou organização dos produtos dependerá de
 cada empresa em função das características de seu espaço, segmento de atuação,
tipos de produtos, etc.

2) Faça uma contagem para estabelecer o saldo correto (em valor e quantidade)

Não há como gerir o estoque sem conhecer os saldos corretos, portanto, não há
como fugir de um inventário físico do estoque. Organize uma lista com todos os
seus produtos e eleja uma equipe para contar, fisicamente, quantas unidades
existem no estoque. É importante apontar a quantidade e o valor unitário desses
produtos.

3) Escolha ou estabeleça um sistema de controle para registrar os saldos e as

movimentações.

Esse controle pode ser um software, uma planilha, ou qualquer outro recurso
desde que lhe ofereça condições de registrar a movimentação e posicionar o saldo
(quantidade e valor) disponível de cada produto em cada local de estocagem.

4) Alimente esse saldo em seu sistema de controle

Agora que temos o resultado do seu inventário físico, e também um sistema de

controle, você precisa alimentar esses dados levantados nesse sistema,
cadastrando assim seu novo saldo inicial de produtos – vida nova!

MANTENDO O ESTOQUE EM DIA

Depois de alimentados os saldos corretos, precisamos estabelecer regras para que não
percamos a qualidade do nosso estoque, ou seja, precisamos definir regras para que não se
estrague novamente os saldos. Para isso, listamos alguns cuidados essenciais:

5) Registre toda e qualquer entrada no momento em que elas ocorrerem

(entradas da produção, compras para comercialização, devoluções de venda,
etc)

Evite acumular documentos/transações de compra para depois alimentar no seu

sistema de controle essas entradas. O momento em que a transação ocorre é
quando se tem o maior número de informações possíveis, sem retrabalho futuro
para procurá-las, portanto devemos aproveitar e registrá-la.

6) Registre toda e qualquer saída no momento em que elas ocorrerem (vendas,

baixas de insumos para a produção, devoluções de compra, remessa para
feira ou em consignação, etc)

Não acumule vendas para depois alimentar no seu sistema de controle essas
saídas. Registre-as no momento em que ocorrer e assim mantenha os saldos
atualizados constantemente.
 7) Registre tudo, e as entradas antes das saídas

Não permita que se confirme ou conclua uma transação de venda ou de compra

sem que o registro dessa movimentação seja feito no seu sistema de controle. E
principalmente, registre sempre as entradas antes das saídas, assim evitamos o
risco de o controle apontar saldo insuficiente em função de uma compra ainda não
ter sido lançada.

PLANEJANDO O FUTURO
Agora já temos o estoque arrumado e as políticas de operação do estoque ajustadas.
Vamos falar um pouco sobre algumas maneiras de melhorar os procedimentos para entregar
mais e melhor.

8) Adote um método de reposição do estoque

É importante definir qual será o método de reposição do estoque, ou seja, com

base em que critérios seu sistema de controle deverá apontar a reposição de um
produto (calcule o tempo e lote de reposição, estoque mínimo e máximo, ponto
de reposição; e então defina o seu método). Sobre os métodos, sugerimos
procurar literatura específica a respeito de MRP (Manufacturing Resource
Planning).

9) Analise periodicamente o giro de estoque

Definido o método de reposição, precisamos agora acompanhar de perto a

movimentação das reposições para verificar se o método escolhido e suas
variáveis para cada produto estão sendo eficazes. Esse giro de estoque será,
portanto, muito útil para novas estratégias ou redefinições do método de
reposição.

10) Agilize os controles

Agora que estamos muito bem organizados, conseguiremos incrementar ainda

mais a agilidade operacional de nosso estoque se automatizarmos nossos
controles. O uso de código de barras nos produtos, de lotes, e de sistemas
integrados facilitam – e muito – a vida de quem opera e de quem gerencia o
estoque, e compõem portanto, nossa sugestão final. Informe-se sobre essas
automatizações e revolucione seu negócio.
 Relatos de problemas com o estoque são muito freqüentes, especialmente em empresas
com rápido crescimento. A atenção geralmente fica voltada para outras áreas, e o estoque
costuma ser lembrado apenas quando começa a dor de cabeça.

Mas não se preocupe, arrumá-lo não é uma tarefa complexa. Mantê-lo organizado exige
apenas atenção aos controles. Ou seja, com boa orientação, regras definidas e um bom
sistema de controle seu estoque pode se tornar um grande diferencial.

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