s

México D.F. 15/03/17

Depto./ Secc. SCM
Distribución: 1 de 1
Vigente hasta: NA
Cancela a: 14/12
Circular No. 18/17
Asunto: Sanciones ante violaciones al proceso de Purchase to Pay (P2P)
Actualización de la circular 14/12

Estimados Colaboradores,

La integridad del Proceso de Compras y Pagos (P2P) es uno de los pilares de la organización y de
nuestro programa de Compliance a nivel mundial. Por lo cual y derivado de los hallazgos reportados por
Auditoria Financiera (FA) se les reitera a través de la presente circular la necesidad de que en toda
transacción de compra con proveedores terceros se aseguren de respetar el proceso de compras
emitiendo en tiempo y forma la Solicitud de Pedido correspondiente(Solped).

Es importante recordar que de acuerdo a lo previsto en la política de Compras de Mesoamerica, está

terminantemente prohibido que personas no autorizadas comprometan negocios con proveedores. El
incurrir en este tipo de acciones trae perjuicios graves a la Compañía en su reputación y a los
proveedores, quienes se ven imposibilitados de recibir los pagos que reclaman por la realización de
estos servicios o entregas de mercaderías fuera del marco habitual de autorización.

La orden de compra emitida por nuestro sistema operativo es el único documento que avala y permite a
un proveedor prestar un servicio o entregar un material a Siemens. Así mismo, la Orden de Compra es
el documento que sirve como base para el proceso de pago, por lo que modificaciones en cantidad y
precio pactado, también representan una violación severa a nuestros procesos de compra.

Por último, el hecho de incurrir en este tipo de acciones implica una grave violación a las Políticas de
Compras y de Compliance de Mesoamerica.

Debido a lo delicado del tema y lo serio de las posibles implicaciones para Siemens, no se descartan severas
sanciones disciplinarias para aquellas personas que continúen con estas prácticas.

De forma adicional toda persona que intervenga directamente en el proceso de compras por ejemplo:
responsables técnicos y comerciales de las unidades de negocio y/o áreas centrales, gestores de
compras, etc.. deberán firmar de forma obligatoria el documento anexo a la presente circular que
ampara que han entendido y comprendido la seriedad de autorizar pagos sin Orden de Compra.
Dicho documento se enviará al Compliance Officer correspondiente a su División en un plazo no
mayor a 30 posteriores a la emisión de este documento.
Los Departamentos de Compras en cada localidad contactarán próximamente a las personas
relacionadas al proceso para recolectar las firmas en mención, por lo que agradecemos su apoyo a este
proceso.

Atentamente

Digitally signed by
SERRANO SERRANO VALDES
JULIO ALBERTO
SILVEIRA CARDOSO
Firmado digitalmente por SILVEIRA CARDOSO DE
MENEZES MARCO AURELIO
VALDES DN: cn=SERRANO Nombre de reconocimiento (DN):

DE MENEZES
VALDES JULIO serialNumber=Z002ENRW, givenName=MARCO

JULIO ALBERTO, o=Siemens,

email=julio.serrano@sie
AURELIO, sn=SILVEIRA CARDOSO DE MENEZES,
o=Siemens, cn=SILVEIRA CARDOSO DE MENEZES
mens.com
ALBERTO 11:22:14 -06'00'
Date: 2017.03.08 MARCO AURELIO MARCO AURELIO
Fecha: 2017.03.08 09:17:14 -06'00'

Julio Serrano Marco Silveira

CFO Mesoamerica MAM PR & L
Anexo

SIEMENS

En éste acto declaro:

1. Comprender que toda compra requiere de mí como usuario, la elaboración temprana de la

Solicitud de Pedido, que no puedo negociar con un proveedor de forma directa y que no debó
autorizar pagos que no cuenten con una Orden de Compra.

__________________________
Lugar, Fecha

__________________________
Firma

__________________________
Nombre (Mayusculas), Función