PRIMERA ENTREGA

INTEGRANTES:

MARIA CAMILA ROMERO MOLINA

OLGA PATRICIA RUBIO MONTAÑA

CARLOS ALBERTO JORDAN

ASIGNATURA

HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE PROYECTOS

DOCENTE:

JAIR ALEXIS GALVIS PEREZ

BOGOTA, NOVIEMBRE 2017

Tabla de contenido

Generalidades ....................................................................... Error! Bookmark not defined.

Información del Proyecto ....................................................................................................... 4
Datos ....................................................................................................................................... 4
Patrocinador / Patrocinadores ................................................................................................. 4
Propósito y Justificación del Proyecto ................................................................................... 4
Descripción del Proyecto y Entregables ................................................................................. 5
Requerimientos de alto nivel .................................................................................................. 6
Requerimientos del producto .................................................................................................. 6
Requerimientos del proyecto .................................................................................................. 6
Objetivos................................................................................................................................. 6
Premisas y Restricciones ........................................................................................................ 8
Riesgos iniciales de alto nivel ................................................................................................ 8
Indicadores de éxito ................................................................................................................ 8
Cronograma de hitos principales ............................................................................................ 9
Presupuesto estimado ............................................................................................................. 9
Lista de Interesados (stakeholders)......................................................................................... 9
Requisitos de aprobación del proyecto ................................................................................... 9
Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad...................................................... 9
Gerente de Proyecto................................................................................................................ 9
Niveles de autoridad ............................................................................................................. 10
Personal y recursos preasignados ......................................................................................... 10
Aprobaciones ........................................................................................................................ 10
 1. Acta de Constitución del Proyecto

Diseño de Aplicativo para facturación, aplicación de pagos y seguimiento de cartera para

clientes de la empresa en el segmento de (Automatización industrial)
Fecha: 19/11/2017

GENERALIDADES
Melexa es una empresa dedicada a distribuir material eléctrico y tecnología, la cual pertenece
al grupo Sonepar, compañía francesa con presencia en 44 países, y consolidada como el
distribuidor eléctrico más grande del mismo.
A nivel nacional la empresa cuenta con sede en 9 ciudades, consolidad como la numero uno
en Colombia, con una planta de más de 400 Colaboradores y 257 mil millones de pesos en
ventas.
En Colombia a parte del negocio de material eléctrico, la empresa tiene una línea de negocio
dirigida al sector real, la cual ofrece oportunidades de conversión tecnológica para empresas
a través de su línea de automatización industrial.

Esto como consecuencia de la constante necesidad de las empresas de incrementar sus indices
de eficiencia, factor que ha permitido incrementar las ventas de la empresa en este segmento
en particular, al cual le da un manejo diferente que a las otras líneas de negocio a nivel de
facturación y gestionamiento, razón por la que surge la necesidad de generar un aplicativo
especial que soporte el proceso de gestión de cartera de esta línea de negocio.

Como se puede observar en el grafico anterior, la mayoría de las empresas encuestadas por
el Dane, implican las tecnologías de información en el desarrollo operacional y
administrativo de las empresas.
Por consiguiente se ha convertido en una de las principales líneas de negocio de la empresa
donde esta presta un servicio directo de financiación que facilite la accesibilidad de las
empresas a las soluciones tecnológicas ofertadas.

Información del Proyecto

Datos
Empresa / Organización Melexa
Proyecto Diseño de Aplicativo para facturación, aplicación de
pagos y seguimiento de cartera para clientes de la
empresa en el segmento de (Automatización industrial)

Fecha de preparación Noviembre 18 de 2017

Cliente Áreas de facturación, recaudo y cartera
Patrocinador principal Departamento Comercial y Servicio al cliente
Gerente de Proyecto Por definir

Patrocinador / Patrocinadores
Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Carlos Peña Especialista línea de
Automatización Dirección comercial
industrial
Ximena González Gerente Servicio al
Servicio al cliente
Cliente
Propósito y Justificación del Proyecto

Actualmente la empresa no cuenta con un aplicativo que permita realizar el proceso de

gestión de cartera de esta línea, por consiguiente se realiza de manera manual alimentando
cuadros de Excel con los siguientes datos:
 Dispositivo entregado
 Precio de venta
 Nombre del cliente
 Configuración del dispositivo
 Dirección de contacto
 Número telefónico.

Al final de cada mes, la tarea de generar las cuentas de cobro es bastante dispendiosa por
cuanto cada cliente tiene particularidades al momento de realizar las liquidaciones porque
pueden haber presentado problemas de diferentes tipos: soportes de diferente nivel de
complejidad, donde además de realizar la liquidación en formularios de Excel, se debe
pasar la información a un formato en Word con los datos encontrados y luego realizar una
combinación de correspondencia para colocar los datos básicos del cliente quien se le va
a cobrar y emitir así una cuenta de cobro.
 Luego en la cadena de valor, entra el proceso de recaudo que se realiza a través de
transferencias electrónicas, pagos por transportadora de valores o consignaciones de
efectivo o cheque en las diferentes entidades bancarias de la ciudad; la identificación de
pagos se realiza de manera manual al igual que la aplicación a la cartera del cliente; al ser
procesos netamente manuales, son susceptibles de presentar errores, el tiempo en cada
tarea es de dos o tres días y los estados de cartera no son confiables.

Por lo anterior surge la necesidad de automatizar los procesos y para ellos se presentará
la opción de crear el aplicativo Melexa gestión de facturación, aplicación de pagos y
seguimiento de cartera para clientes de la empresa en el segmento de (Automatización
industrial) , recaudo y cartera. Así se logrará optimizar las tareas, disminuyendo el
tiempo en cada proceso y además presentando estados de cartera confiables que permitan
la toma de decisiones por parte de la Gerencia de la Compañía, además de prestar un
mejor servicio al cliente al garantizar la correcta presentación de los datos.
Los beneficios recurrentes esperados, corresponden a los intereses moratorios que en este
momento no se están calculando y además la operación dejaría de ser manual,
permitiendo un mejor aprovechamiento del tiempo en labores administrativas y diseñando
estrategias para mejorar el estado de la cartera y disminuir la probabilidad de errores.
En la última auditoría interna realizada una de las recomendaciones es precisamente
sistematizar la cartera de la línea de (Automatización industrial), para disminuir el riesgo
de errores al realizar las liquidaciones y/o aplicar los pagos.
Descripción del Proyecto y Entregables

DESCRIPCION DEL PROYECTO

El proyecto Diseño de Aplicativo para facturación, aplicación de pagos y seguimiento de
cartera para clientes de la empresa en el segmento de (Automatización industrial) consiste
en diseñar un aplicativo que automatice los procesos para lo cual se creara un aplicativo
MELEXA para facturación, recaudo y cartera. Logrando optimizar las tareas,
disminuyendo el tiempo en cada proceso y además presentando estados de cartera
confiables que permitan la toma de decisiones por parte de la Gerencia de la Compañía,
además de prestar un mejor servicio al cliente al garantizar la correcta presentación de los
datos.

ENTREGABLES:
 Cronograma
 Plan de Proyecto
 Diagnóstico de Necesidades y Oportunidades de Mejora
 Diseño / Ajuste de la Solución
 Infraestructura Requerida
 Software facturación, pagos y carteras.
 Ambiente de Pruebas
 Informe de Pruebas
 Casos de Pruebas
 Licenciamiento
 Garantías
 Prueba piloto MELEXA

Requerimientos de alto nivel

 Generación de reportes que sirvan para la toma de decisiones por parte de la gerencia
 Reporte de los riesgos económicos de la compañía
 Estabilidad de la plataforma y baja dependencia del equipo de soporte
 Predicción de los posibles fallos de la plataforma y plan de contingencia
 Análisis de que tan crítico puede ser un ítem entre de los aspectos tenidos en cuenta para
la elaboración de la plataforma

Requerimientos del producto

Servidores
Almacenamiento
Software de facturación pagos y cartera
Canales de comunicación
Soporte, mantenimiento y actualizaciones
Equipos de usuario final

Requerimientos del proyecto

El proyecto contará en orden jerárquico con el seguimiento del Comité de Proyectos,
conformado por el Presidente de la compañía, la Gerencia de Planeación y el Líder PMO,
el sponsor del proyecto rol que será ejercido por la Vicepresidencia de Operaciones y
Tecnología, el líder del proyecto a cargo de la Gerencia de Tecnología, el líder funcional
que estará entre las personas que lideran el proyecto y personal de apoyo para el desarrollo
del mismo; conformado por el área jurídica, el área administrativa y personal de la
Gerencia de Tecnología que se requiera durante el desarrollo del mismo.
Una vez se encuentre implementado el proyecto y puesto en producción el control de este,
estará a cargo de la Gerencia de Tecnología a través de la Subgerencia de Soporte
Tecnológico, área que se encargara de la administración, control, monitoreo,
mantenimiento y gestión del correcto funcionamiento de la solución.

Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance: Diseñar una herramienta ofimática para el mercado de clientes de la empresa
MELEXA , en el segmento de (Automatización Industrial), que permita realizar la
facturación, aplicación de pagos y generar estados de cartera actualizados.

1. Diseñar un módulo de facturación que permita la creación Aprobación de todos los

de clientes que incluya datos básicos, número y tipo de entregables por parte del
contrato, Dispositivos, contrato, soportes requeridos, cliente
 Objetivo Indicador de éxito
tarifa, interés moratorio, costo del servicio y posterior
actualización de datos, generando archivos planos de
facturación que puedan ser remitidos a la red bancaria y
facturas para entregar a los clientes.
2. Generar archivos planos de facturación que puedan ser Generación de Archivo
remitidos a la red bancaria y facturas para entregar a los Asobancaria 98, y cargue
clientes, de tal manera que las entidades puedan recibir el exitoso en la red bancaria.
pago del servicio y quede asociado correctamente a cada Los clientes pueden pagar sin
cliente, y esta información se remita a MELEXA inconvenientes.
consolidando la información de pagos en un archivo con
especificaciones Asobancaria 98.
3. Consolidar la información de pagos en un archivo con El archivo de pagos carga
especificaciones Asobancaria 98, de tal manera que pueda exitosamente en MELEXA y
ser cargada al aplicativo de MELEXA y éste cruce los asocia cada pago con el
valores facturados vs. los pagos recibidos, creando una cliente correspondiente.
interfase de recaudo que actualice la información de cada
cliente.
4. Crear una interfase de recaudo que actualice la Los pagos son aplicados
información de cada cliente de tal manera que los pagos correctamente y actualizan
queden correctamente aplicados y permita realizar un en tiempo real el estado de
seguimiento de la deuda generando un informe de cartera cartera de cada cliente.
que contenga los datos básicos del cliente, facturas
pendientes de pago y días en mora.
5. Generar un informe de cartera que contenga datos básicos El informe de cartera es
del cliente, facturas pendientes de pago y días de mora, exportable a Excel y las
identificando las deudas con alto riesgo de incobrabilidad
deudas están clasificadas por
y permitan tomar las acciones pertinentes. rango de mora.
Permite identificar
fácilmente las deudas de alto
riesgo.
6. Identificar las deudas con alto riesgo de incobrabilidad y Se cuenta con la información
tomar las acciones pertinentes para su recuperación suficiente para gestionar las
actuando de manera asertiva en pro de la compañía. deudas y lograr su
recuperación.
7. Actuar de manera asertiva en pro de la compañía para Se mejoran los indicadores
alcanzar los objetivos propuestos. de cobranza.

Cronograma (Tiempo)
Concluir el proyecto en el plazo solicitado por el cliente. Concluir el proyecto en ____
semanas, del ___ de ____ y
hasta
El ____ de ______.
Costo
 Objetivo Indicador de éxito
Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto de No exceder el presupuesto
$ 13.300.000 del
Proyecto
Calidad
Cumplir con los estándares de calidad establecidos para Concluir el proyecto con
la implementación del aplicativo. estándares de calidad, con un
La calidad de cada uno de los entregables del proyecto, número mínimo de defectos
en términos de adecuación a los requerimientos de calidad
funcionales y técnicos, es crítica para el proyecto
Otros (pruebas)
Se debe realizar la implementación en un ambiente de El ambiente de pruebas en
pruebas, en el cual se emule el de producción y se realicen Oracle es el apropiado.
pruebas de funcionalidad y de estrés que nos garanticen Permite emular situaciones
la funcionalidad general de la solución antes de ponerla reales.
en el ambiente de producción. Para la aprobación oficial
de las pruebas debe tenerse como entregable el
documento de aceptación por parte de los usuarios que las
realicen.
Premisas y Restricciones
Presupuesto: el costo de la aplicación debe ajustarse al presupuesto asignado por la
compañía.
Recurso Humano La solución no es bien aceptada por todos los funcionarios de la
compañía, esto podría generar una resistencia al cambio por parte de los usuarios. No
contar con el aval de las altas directivas.
Contar con la aprobación del proyecto por parte de la alta gerencia.
Que no se presente ningún proveedor por no cumplir con los requisitos mínimos exigidos.
Que el presupuesto aprobado no sea suficiente para cubrir las necesidades que se plantean.
Que el proveedor seleccionado no cumpla con los tiempos de entrega pactados.
Que el personal del proveedor tenga la idoneidad requerida para las tareas del proyecto

Riesgos iniciales de alto nivel

 Disminución en el presupuesto
 Resistencia al cambio
 Retiro de personal clave del proyecto
 Cambio en el organigrama de la organización
 Baja capacitación en la tecnología a usarse
 Perdida de respaldo al proyecto
Indicadores de éxito

 Cumplimiento con los objetivos del proyecto

 Cumplimiento del cronograma
 Cumplimiento con el presupuesto del proyecto
 Entregables parciales y definitivos del proyecto Alcance de la calidad exigida
 Satisfacción del cliente con el producto
 Cambios realizados a la idea inicial
Cronograma de hitos principales
Hito Fecha tope
Aprobación FORMATO 1 Y FORMATO 2 (100%) 10/12/2017
Aprobación Control de cambios 17/12/2017
Pruebas 20/12/2017
Implantación 04/01/2018
Pruebas Funcionales con Usuario 12/01/2018
Presupuesto estimado
 Desarrollo: $17.000.000. se componen de aproximadamente de 216 horas de desarrollo
que se trabajarían en una fábrica de software externa.
 Otros ingresos / ahorros: actualmente se tienen estimados otros ingresos por
$118.000.000 que corresponden a uno de los clientes que por la ausencia de un sistema
que gestione y registre adecuadamente la cartera, contribuyó en alto grado a que no se
pudiera hacer la gestión de cobro adecuada y no se detectara el problema a tiempo. Con
la construcción de este evolutivo se estaría mitigando el riesgo de que esto ocurra
nuevamente.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)

Requisitos de aprobación del proyecto

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto
 Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)

Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)

Gestión de presupuesto y de sus

variaciones

Decisiones técnicas

Resolución de conflictos

Ruta de escalamiento y limitaciones de

autoridad

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
2. PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS

Proceso sobre cómo se llevara a cabo el control integrado de cambios

El proceso de control de cambios se desarrollara de acuerdo a las plantillas presentadas

a continuación.

Plantilla base para evaluar y hacer solicitudes de cambio

En las siguientes plantillas se evidenciaran la evaluación de los cambios, las solicitudes,

las acciones a ejecutar y la aprobación de los cambios solicitados asi:

001 Administrar zonas

< COD A > Consultar zona
COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba
1 Verificar que se realiza la Nombre de la zona Prueba basada en De no ingresar un nombre, debe retornar toda la
consulta de las zonas en requisitos información existente en la tabla; si se ingresa un
cualquiera de los dos nombre, debe mostrar las zonas que en su nombre
casos siguientes: a) Al contengan el texto ingresado
seleccionar la opción
Consultar sin ingresar
ningún nombre. b)
Ingresar un texto en el
campo Nombre zona y
seleccionar la opción
Consultar
2 Se selecciona la opcion Nombre de la zona Prueba basada en Debe dejar nulo el campo Nombre zona
limpiar, luego de haber requisitos
ingresado datos en el
formulario parámetros de
consulta

002 Administrar bancos

< COD B > Consultar bancos
COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba

1 Verificar que se realiza la Código y nombre Prueba basada en Mustra los registros de bancos coincidentes con los
consuta de los bancos requisitos criterios de consulta ingresados, así: • De no
de acuerdo con los ingresar texto en ninguno de los campos, muestra,
criterios de consulta en el formulario Resultados de la consulta el
ingresados CODIGO y NOMBRE del banco
• Si ingreso un valor en el campo CÖDIGO y
selecciono la opción Consultar, muestra en el
formulario resultados de la consulta la información
de los campos CODIGO y NOMBRE del registro
coincidente con el valor ingresado
• Si ingresó un texto en el campo nombre y
seleccionó la opción Consultar, muestra, en el
formulario Resultados de la consulta, el valor de los
campo CODIGO y NOMBRE para los registros cuyo
nombre contengan el texto ingresado.

003 Administrar sucursales

< COD C > Consultar Sucursales
COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba

1 Verificar que se realiza la División, código, nig, Prueba basada en Debe mostrar los registros coincicdntes con los
consulta de la sucursal nombre, requisitos criterios ingresados, así: a. De no ingresa ningún
de acuerdo con los criterio de consulta, el sistema mostrará la
criterios de consulta información de todas las sucursales existentes
ingresados luego de seleccionar la opción Consultar.
b. Si se ingresa un código o un NIt, el sistema
mostrará el registro coincidente con el valor
ingresado.
c. Si se ingresa solo la división, el sistema debe
mostrar las sucursales que pertenecen a la división
seleccionada.
d. Si se ingresa una cadena de texto en el campo
nombre, el sistema debe mostrar todos los registros
coincidentes que contengan la cadena ingresada.
e. Si se selecciona un división y se ingresa una
cadena de texto en el campo nombre, el sistema
mostrará las sucursales que en el nombre
contengan la cadena de texto ingresada
pertenecientes a la división seleccionada.
004 Cargar liquidaciones automáticamente
< COD D > Cargar liquidaciones automáticamente

COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba

1 Verificar que cuando se División, Periodo Prueba basada en Debe desplegar la pantalla Cargue automático de
seleccione la opción de requisitos liquidaciones, cargando la lista división y periodo y
menú Cargue automático al seleccionar la opción Cargar liquidaciones, debe
del módulo de traer al módulo de cartera, las liquidaciones de
Liquidaciones, se todas las sucursales pertenecientes a la división -
despliegue el formulario periodo seleccionados
cargue automático de
liquidaciones desde el
cual se pueden cargar
las liquidaciones de una
División -Periodo

005 Cargar recaudos automáticamente

< COD R > Cargar archivo
COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba

1 Verificar que cuando se Nombre de archivo Prueba basada en Debe desplegar el formulario cargue automático de
seleccione la opción de requisitos recaudos, permite seleccionar un archivo y lo carga
menú Cargue a la BD
automático, se despliega
la pantalla que permite
realizar el cargue de un
archivo

006 Consultar recaudos

< COD F > Consultar recaudos en estado pendiente de aplicar

COD. Fecha
Caso de Prueba Datos Prueba Técnica de Pruebas Resultado Esperado Resultado Obtenido OK/NOK Impacto Comentarios
Prueba Prueba

1 Verificar que al División Prueba basada en Debe desplegar los formularios y debe permitir
selccionar la opción requisitos consultar los recaudos pendientes de aplicar por
aplicar, del módulo división, luego de seleccionar la opción consultar,
Recaudos, se muestra los registros con el estado indicado
desplieguen los
formularios parámetros
de consulta y resultados
de la consulta, donde se
podrá consultar los
recaudos pendientes de
aplicar

3. PLAN DE GESTION DEL ALCANCE

Enunciado del detalle del alcance

Diseñar una herramienta ofimática para el mercado de clientes de la empresa MELEXA

(Automatización Industrial), que permita realizar la facturación, aplicación de pagos y
generar estados de cartera actualizados.

WBS del proyecto

 Diseño de Aplicativo
para facturación,
aplicación de pagos y
seguimiento de cartera

Requerimientos Diseño Soluciòn Cambios Aprobacion y aplicacion

Adaptabilidad , diseño Configuracion de

Digitalizacion de datos Correcion de errores Aprobacion
de modulo aplicativo

Control de ingresos, Esquema de pruebas y

Ajustes y solicitud de Adecuacion de la
gestion eficaz de la generacion de
correciones aplicacion
cartera correctivos

4. PLAN DE GESTION DEL CRONOGRAMA