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APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

ELABORA: APRUEBA:

Firma del encargado de Firma de la persona que

elaborar el documento aprueba el documento

Cargo Cargo

CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCION DE LA
VERSIÓN FECHA
MODIFICACION

1 Elaboración del documento

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TABLA DE CONTENIDO

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO .........................................................................................................2

CONTROL DE CAMBIOS.........................................................................................................................2
1. OBJETIVO ........................................................................................................................................4
2. ALCANCE.........................................................................................................................................4
3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO .........................................................................................4
4. A QUIEN VA DIRIGIDO ....................................................................................................................4
5. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN ..............................................................................4
6. GLOSARIO .......................................................................................................................................5
9. FLUJOGRAMA .................................................................................................................................6
10. DOCUMENTOS RELACIONADOS ...............................................................................................7
11. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................7
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1. OBJETIVO

Presentar los criterios para el control de los documentos que formaran parte del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo desde su elaboración, actualización, revisión, aprobación,
distribución y eliminación; para que se encuentren disponibles, legibles, fácilmente identificables, en
versiones vigentes y que mantengan la integralidad para los colaboradores de la entidad.

2. ALCANCE

Este documento aplica para todos los documentos internos y externos en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo e inicia desde la solicitud de creación/modificación/ eliminación,
socialización a todos los trabajadores que tienen relación con el documento.

3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

Encargado del Sistema de Gestión.

4. A QUIEN VA DIRIGIDO

A todos los trabajadores de todas las áreas.

5. CONDICIONES GENERALES DE OPERACIÓN

I. Codificación de Documentos: La codificación de documentos está directamente

relacionada con los procesos de la empresa; por lo tanto, todos los documentos se
consideran específicos por proceso y deben identificarse de acuerdo con los parámetros que
establezca la empresa para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

II. Documentos controlados: La empresa controla los documentos del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante el Listado Maestro de Documentos.

III. Documentos No Controlados: Las versiones impresas de los documentos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo son “Documentos No Controlados”.

IV. Control de Cambios: Para los documentos vigentes, los cambios realizados a los mismos,
se registran al inicio del documento en la tabla de “CONTROL DE CAMBIOS”, brevemente
se identifica el cambio realizado.

V. Trazabilidad de registros: La trazabilidad de las actualizaciones realizadas a un formato,

las modificaciones en las condiciones de almacenamiento, protección, retención y disposición
de registros se deben documentar en la Matriz de Conservación de Documentos.
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VI. Control de Registros: Los registros generados directamente de un sistema de información

como los de carácter jurídico, externo u otros, no llevaran código ni encabezado, pero si
deberán ser ingresados en la Matriz de Conservación de Documentos.

Todos los registros físicos serán almacenados en AZ o carpetas según la escogencia de la

empresa, teniendo en cuenta los factores ambientales a los que estarán expuestos.
Los registros que están en medio digital serán almacenados en la ruta mencionada en la
Matriz de Conservación de Documentos y teniendo en cuenta los criterios de seguridad de la
información determinados por la empresa.

Los registros nombrados a continuación se deben mantener por al menos 20 años, contados
a partir del terminó de contrato con el trabajador.

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.

 Los registros de entrega de elementos de protección personal.
 Resultados de mediciones higiénicas ambientales e informes de los mismos.
 Los conceptos de aptitud en salud ocupacional de la realización de los exámenes de
ingreso, periódicos, reubicación, post incapacidad y de retiro.
 Los informes de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores.

6. GLOSARIO

 Alta Dirección: Persona o grupo de personas, al máximo nivel jerárquico que dirigen y
controlan una empresa.
 Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y
controlan una organización.
 Aprobar: Calificar o dar por bueno.
 Control de Documentos: Es el procedimiento por el cual se establece la metodología para
identificar, distribuir y controlar los documentos (internos y externos) que componen la gestión
documental.
 Documento Controlado: Documento vigente ubicado de forma digital en el sitio escogido por
la empresa o impreso con observación de copia controlada.
 Document: Información y su medio de Soporte, el medio de Soporte puede ser en papel,
medio magnetico.
 Divulgar: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Estandarizar: Ajustar a un clase según la norma.
 Plantilla: En una herramienta que nos permite guiar para construir un documento siguiendo
parametros establecidos por la empresa.
 Proceso: Conjunto de tareas o entradas que interactuan para transformarsen en un resultado
o salida.
 Versión: Indica que mediante un numero se puede identificar la cantidad de veces que ha
modificado un documento.
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7. SIGLAS

S.G.S.S.T: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

8. NORMATIVIDAD:

 ISO 9001:2008
 Decreto 1443 de 2014. Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Decreto 1072 de 2015 Capitulo VI

9. FLUJOGRAMA

Inicio

2. Solicitar creación,
1. Elaborar o 3.¿El
modificación, Si 4. Realizar ajustes al
documento
req
Modificar inclusión o uiere ajustes documento
documento modificación de de estructura?
documentos

No

5. Asignar código y
versión

6. Recolectar firmas
de documento

7. Actualizar listado
maestro de
documentos

8. Publicar documento
en la intranet

9. Socializar
documento

Fin
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10. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO

11. BIBLIOGRAFÍA

1. Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”
2. ISO 9001:2008. Norma Técnica de Calidad

3. Decreto 1443 de 2014. “Por el cual se dicta disposiciones para la implementación del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).