PROYECTO DE MEJORA CONTINUA

“MEJORA DE LA GESTION DE HISTORIAS

CLINICAS/FICHAS FAMILIARES DEL AREA DE
ADMISION DEL CENTRO DE SALUD EL TAMBO”

Biólogo Gustavo Adolfo Valdivieso Diaz

CBP: 12668

CAJAMARCA – PERU

2018
MEJORA DE LA GESTION DE HISTORIAS CLINICAS/FICHAS FAMILIARES DEL AREA DE
ADMISION DEL CENTRO DE SALUD EL TAMBO

INDICE

1. Título del proyecto ....................................................................... 03

2. Equipo de mejora ........................................................................ 03
3. Dependencia ............................................................................... 03
4. Población Objetivo ....................................................................... 03
5. Lugar de Ejecución ...................................................................... 04
6. Duración ...................................................................................... 04
7. Introducción ................................................................................ 04
8. Justificación ................................................................................. 06
9. Objetivos...................................................................................... 07
10. Metodología ................................................................................. 07
a. Identificación de oportunidades de mejora ....................... 07
b. Planteamiento de problemas ............................................ 07
c. Determinación de causas ................................................. 07
d. Plan de acción .................................................................. 07
11. Marco teórico ............................................................................... 08
12. Cronograma de actividades ......................................................... 08
13. Propuesta de Financiamiento ...................................................... 08
14. Bibliografía................................................................................... 09
15. Anexos......................................................................................... 10

BIÓLOGO SERUMISTA GUSTAVO VALDIVIESO DIAZ

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MEJORA DE LA GESTION DE HISTORIAS CLINICAS/FICHAS FAMILIARES DEL AREA DE
ADMISION DEL CENTRO DE SALUD EL TAMBO

PROYECTO DE MEJORA

1. Título del Proyecto:

Mejoramiento de la captación de pacientes adultos mayores para diagnóstico

de enfermedades no transmisibles. 2017- 2018

2. Equipo de Mejora:
PROFESION NOMBRE Y APELLIDO RESPONSABLE
Cruzado Franco, Orlando Alexander MED.GENERAL
MEDICO REFERENCIAY
Pretell Vargas, Johann CONTRAREFENCIA

Q. F. Carbajal Mendivil, Chanel FARMACIA

SALUD
ODONTOLOGA Cuyan Alejandria, Lizet BUCAL

Valdivieso Diaz, Gustavo Adolfo LABORATORIO

BIOLOGO CLINICO.

Portal Alvarado, Ana G. SALUD SEXUAL Y

OBSTETRAS Gallardo Bueno, José Luis REPRODUCTIVA
Mejía Campos, Nelson
Escobar Guevara, Madgue Denisse GERENTE
ENFERMEROS Chúgden Villena, Dorian Lorena
CRED, ESNI
López Hoyos, Elena Victoria. AREA DE
TEC. DE Díaz Mires, Orlando ADMISION
ENFERMERIA Eugenio Huamán, Guillermo.
Zambrano Ortiz, Nancy

3. Dependencia:
DIRESA: Cajamarca
DISA: Chota
RED: Bambamarca
MICRORRED: El Tambo
CENTRO DE SALUD: El Tambo

4. Población Objetivo:
El proyecto se desarrollara en el ámbito de influencia del Centro de
Salud el Tambo, por lo que la población objetiva es toda la población
asignada al centro de salud.

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5. Lugar de Ejecución:
Centro Poblado: El Tambo.
Distrito: Bambamarca.
Provincia: Hualgayoc.
Región: Cajamarca

6. Duración
Inicio: Enero 2018
Culminación: Setiembre 2018 (9 meses)

7. Introducción

En un entorno de creciente complejidad de las organizaciones hospitalarias,

con un incremento de la demanda asistencial, surge la necesidad de articular
estructuras que faciliten la ordenación, coordinación y priorización de las
actividades que se producen alrededor de la asistencia médica, con el fin de
mantener la eficiencia en la utilización de recursos y la cohesión de la
organización frente al paciente y su proceso asistencial, garantizando el acceso
a las prestaciones en condiciones de igualdad efectiva. Se hace necesario,
además, disponer de sistemas de información homogéneos, fiables y
suficientes, que posibiliten los procesos de gestión, la elaboración de
indicadores de rendimiento y utilización, los controles de calidad asistencial y la
confección de información epidemiológica, morbilidad, mortalidad y demanda
asistencial. El Servicio de Admisión y Documentación Clínica (SADC)
constituye esta estructura de apoyo en el hospital, basada en tres ejes:
gestionar pacientes, tramitar su documentación clínica, y la información
asistencial generada. (1)

La responsabilidad del Servicio de Admisión y Documentación Clínica en el

área de documentación clínica es gestionar toda la información clínica

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ADMISION DEL CENTRO DE SALUD EL TAMBO

generada por un paciente, independientemente del centro sanitario en el que

sea atendido. (2)

Desde esta perspectiva, las tareas fundamentales se dirigen a organizar toda la

documentación en una historia clínica única del paciente, custodiar, conservar y
administrar la documentación que va generándose a lo largo de los sucesivos
procesos asistenciales y, a través de procesos de análisis documental,
recuperar selectivamente y difundir la información clínica demandada por los
distintos usuarios. (2)

Se hace necesario, además, disponer de sistemas de información

homogéneos, fiables y suficientes, que posibiliten los procesos de gestión, la
elaboración de indicadores de rendimiento y utilización y los controles de
demanda asistencial.(3)

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8. Justificación:
La finalidad del proyecto de mejora es contribuir a la adecuada gestión
del área de admisión, reorganizándola y haciendo más efectiva y eficiente en
los servicios que esta brinda tanto a los usuarios externos como internos, dado
que es el área de inicio de la atención de los pacientes y también la encargada
de archivar de forma segura y ordenada las historias/fichas familiares de los
mismos.
La depuración de las historias y depuración de las mismas ayudara en
mejorar los tiempos de atención de los usuarios externos, así como llevar un
correcto registro de las atenciones, estas a su vez permitirán un adecuado
monitoreo de los indicadores.

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9. Objetivos
Objetivo General:
 Mejorar la gestión de las historias clínicas/fichas familiares del área de
admisión del Centro de Salud el Tambo
Objetivo Específico:
 Organizar y depurar las fichas familiares con sus historias clínicas en el
área de admisión.
 Implementar un sistema de registro automático de fichas familiares e
historias clínicas
 Brindar capacitación al personal de salud del centro para el manejo
adecuado de historias clínicas/fichas familiares
 Mejorar los procesos de atención en tiempo de espera del usuario en el
área de admisión

10. Metodología de solución de problemas

10.1 Identificación de la oportunidad de mejora (Anexo 3)
Mejorar la gestión de las historias clínicas/fichas familiares del área de
admisión del Centro de Salud el Tambo
10.2 Planteamiento del problema (Anexo 4)

Inadecua Gestión del Registro de Historias Clínicas/fichas familiares

10.3 Determinación de las causas (Anexo 5, 6 )

Ausencia de un sistema de registro de historias clínicas/fichas

familiares

Implementación insuficiente del área de admisión del centro de

salud

Personal de salud no capacitado en el registro de historias clínicas

10.4 Plan de acción (Anexo 7)

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11. Marco Teórico

Historia clínica

Es el documento médico legal, en el que se registra los datos de identificación

y de los procesos relacionados con la atención del paciente, en forma
ordenada, integrada, secuencial e inmediata de la atención que el medico u
otros profesionales de la salud brindan al paciente.(4)

Carpeta familiar

Es aquella que contiene datos referentes a la familia en su conjunto y a la

vivienda en que reside; dentro de esta se archiva la ficha familiar y las historia
clínicas de todos los miembros de la familia.(4)

Ficha familiar

Es el formato que permite la identificación del grupo familiar, así como la

definición de riesgos familiares y el seguimiento correspondiente.(4)

Importancia de contar con una base de datos de historias clínicas

Para la gestión es hoy en dio imprescindible que los archivos cuenten con
servicios informáticos. Gracias a los datos informatizados de admisión,
podremos tener una relación entre número de historia clínica y nombre y
apellidos del paciente por el fichero maestro de pacientes. Con ello
conseguiremos la “localización cruzada de la historia clínica por apellidos y
nombre y el número de historia clínica” que suelen exigir las Normas de
Acreditación Hospitalaria.(5)

12. Cronograma de Actividades (Anexo )

13. Propuesta de Financiamiento:

Unidad Ejecutora Hualgayoc Bambamarca

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 14. Bibliografía:

1. José Luis Temes Montes. Gestión hospitalaria 5 edic [internet]. 5ta ed. España:
s.a. McGraw-Hill / Interamericana de España; 2011 [citado 28 de diciembre de
2017]. Disponible en: https://www.casadellibro.com/ebook-ebook-gestion-
hospitalaria-5-edic-ebook/9788448182304/2301509

2. Instituto Nacional de la Salud. Guía de Gestión de los Servicios de Admisión y

Documentación Clínica [Internet]. Madrid: Instituto Nacional de la Salud
Subdirección General de Coordinación Administrativa Servicio de
Documentación y Publicaciones; 2000. Disponible en: http://www.sedom.es/wp-
content/themes/sedom/documentos/guia_sadc_definitiva.pdf

3. Servicio de Admisión y documentación clínica. Complejo Hospitalario

Universitario de Albacete [Internet]. [Citado 28 de diciembre de 2017].
Disponible en:
http://www.chospab.es/paciente/admisionDocumentacion/admisionDocumentaci
on.htm

4. MINSA. NTS N° 022-MINSA/DGSP-V.02 «Norma Técnica de Salud para la

Gestión de la Historia Clínica» [Internet]. 2006. Disponible en:
http://www.minsa.gob.pe/renhice/documentos/normativa/RM597-2006-
MINSA%20-
%20NT%20022%20Gestion%20de%20Historia%20Clinica%20v2.0.pdf

5. Álvarez MT. Documentación clínica y archivo. Ediciones Díaz de Santos; 2004.

244 p.
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DEL CENTRO DE SALUD EL TAMBO

ANEXO 1:

MATRIZ DE LISTADO DE PROBLEMAS

INADECUA GESTIÓN DEL REGISTRO DE HISTORIAS

1
CLÍNICAS/FICHAS FAMILIARES
USENCIA DE CABINA PARA LA TOMA DE MUESTRA DE
2
SINTOMATICOS RESPIRATORIOS EN EL C.S. EL TAMBO
AUSENCIA DE PERSONALTECNICO EN EL AREA DE
3
FARMACIA DELC.S. EL TAMBO
DESABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS BÁSICOS EN
4
FARMACIA
USO IRRACIONAL DE MEDICAMENTOS POR LOS
5
PACIENTES

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DEL CENTRO DE SALUD EL TAMBO

ANEXO 2

PROBLEMAS DE
FRECUENCIA IMPORTANCIA FACTIBILIDAD TOTAL
INTERES

Ausencia de 1+3+1+1+1+1* 1+1+1+3+1+1 3+1+3+3+1+1 28

cabina para la
toma de muestra
de sintomáticos
respiratorios en el
c.s. el tambo
Uso irracional de 1+1+1+3+1+1 1+1+1+3+1+1 1+1+1+3+1+1 24
medicamentos por
los pacientes
Desabastecimiento 1+3+3+3+1+1 1+3+5+3+1+1 1+3+1+3+1+1 34
de medicamentos
básicos en
farmacia
Ausencia de 1+3+1+3+1+1 1+3+3+1+1+1 1+3+1+3+1+1 30
personal técnico
en el área de
farmacia del C.C.
El Tambo
Inadecua gestión 3+1+3+5+1+1 1+3+1+1+1+1 3+5+3+3+1+1 38
del registro de
historias
clínicas/fichas
familiares

*Cada área del equipo de mejora

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ANEXO 3
 ANEXO4

Árbol Causa Raíz:

Mejorar la gestión del
¿Cómo hacerlo? Creación de base de
registro de historias
datos en Excel de
clínicas/fichas
historias
familiares
clínicas/fichas
Implementación de un familiares
sistema de registro de
historias clínicas/fichas
Depuración de
familiares eficiente
historias
clínicas/fichas
familiares
¿Cómo hacerlo?

Mejora del
mobiliario de
¿Cómo mejorar la archivo
gestión del registro Mejora del área de
de historias admisión del Centro de
clínicas/fichas Salud
Implementación del uso
familiares?
de revisteros para el
archivo de historias
clínicas/fichas familiares
¿Cómo hacerlo?

Capacitación continua
sobre registro de
historias clínicas/ficha
familiar
Capacitación del
personal en registro de
historias clínicas/ fichas
familiares
Capacitación sobre
manejo de la base de
datos digital
 ANEXO 5: Plan de Acción

A P
PLAN DE ACCIONES
E H
¿Cuándo? Presupuesto
Actividad Tareas Resultados Responsable P.
INICIO FIN RECURSOS CANT. TOTAL
U.

Implementaci Creación de Equipo de 17/01/18 30/03/18

ón de un base de Papelotes 0.5 6 3
Mejorar la mejora
sistema de datos en
gestión de los
registro de Excel de
registros de
historias historias Plumones 1.5 4 6
historias clínicas/
clínicas/fichas clínicas/fich
fichas familiares.
familiares as
eficiente familiares. Lapiceros 1 4 4

Equipo de 17/01/18 07/02/18 Estante De

Metal De
mejora
Angulo
150 3 450
Mejor Ranurado 113 X
Mejora del 45 X 240
Mejora de almacenamiento
área de Pesado
mobiliario y e identificación
admisión del
archivadore de las historias
Centro de
s clínicas y fichas
Salud
familiares.
Archivadores 3.5 50 175

Capacitación Equipo de 12/02/18 30/08/18 papelógrafos

Lograr un
del personal mejora 0.5 8 4
Programaci registro
en registro de
ón de adecuado de las
historias
capacitacio historias
clínicas/
nes clínicas/fichas
fichas TOTAL 642
familiares
familiares
ANEXO 6: Ficha de acción de mejora.
Problema Acción Responsable Flujo grama

Inadecua Implementación Equipo de Responsable del

gestión del de un sistema salud del CS proyecto.
registro de de registro de Tambo.
historias historias
clínicas/fichas clínicas/fichas Jefe y compañeros del
familiares familiares Puesto.
eficiente

Acuerdos
Involucrar al personal Realizar capacitaciones Implementar un
de salud en el sobre el tema registro digital de las
adecuado registro de HCL/FF
las HCL/FF

Mejorar la gestión del registro de

historias clínicas/fichas familiares
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ANEXO 7

Actividades Setiembre 2016 – Abril 2017

RESPONSABLES
Diciembre Enero Febrero Marzo Abril-Setiembre

Planificación del proyecto X Equipo de Mejora

Conformación de los X Equipo de Mejora

equipos de trabajo
Reuniones de análisis x X Equipo de Mejora

causa raíz
Elaboración y aprobación x X Equipo de Mejora
del plan de acción
Implementación del plan x X Equipo de Mejora

de acción.
Análisis y realimentación x X Equipo de Mejora

de resultados
Informe final x Equipo de Mejora

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