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Señores
Junta Directiva
Corporación Arrocera Nacional
Estimados señores:
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control interno, como
principal protección contra posibles irregularidades que un examen basado en pruebas selectivas
puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o
colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los
procedimientos de contabilidad.
“Timbre de Ley número 6663 por ¢25 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica,
adherido y cancelado en el original de este documento.”
ü Procedimientos generales
· Dimos lectura a los informes presentados por la auditoría interna para el periodo 2013.
· Durante la revisión de los riesgos de auditoría en las cuentas que más adelante se detallan,
se evaluó la posibilidad de que los procedimientos de control interno contable y
administrativo existentes en cada área no fuesen adecuados para evitar o detectar
irregularidades.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos determinamos que
existen actas que se encuentran sin las firmas de las personas correspondientes, por lo que esta
situación se ampliará en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de gerencia.
a) Disponibilidades
· Calculamos la siguiente razón para el año en curso y las comparamos con el coeficiente del
año anterior.
Ø Razón de liquidez.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión de los documentos antes descritos determinamos a la fecha
que existen unas diferencias en las conciliaciones bancarias, en la cuenta corriente 216630-4
por un saldo de 152.992 colones.
· Revisamos los procedimientos de control interno sobre las cuenta por cobrar.
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de
2013.
Resultado de la revisión:
Mediante las pruebas aplicadas a las cuentas por cobrar determinamos que los saldos se
presentan de forma razonable al 30 de setiembre del 2013, sin embargo, observamos que la
cuenta por cobrar a Coopebagatzi mantiene días de antigüedad considerables y a la fecha esta
no ha sido cancelada.
c) Inversiones
· Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de
2013.
· Cotejamos los saldos de las inversiones contra los estados de cuenta bancarios de los
puestos de bolsa.
Resultado de la revisión:
Determinamos que cada una de las partidas de inversiones se presenta de forma razonable,
además de que los saldos de las cuentas se encuentran justificados y respaldados.
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Cotejamos el registro auxiliar contra los saldos del mayor general, al 30 de setiembre de
2013.
· Realizamos un re-cálculo global del gasto por depreciación, así como de la depreciación
acumulada de los activos.
· Realizamos una toma física de una muestra del registro auxiliar al 30 de setiembre del
2013.
· Revisamos las adiciones y retiros realizados durante el período 2013, se seleccionó una
muestra de retiros y estos fueron verificados con el registro contable y la documentación
respaldo.
Resultado de la revisión:
Diferencia entre el saldo del registro auxiliar y el saldo contable, con corte al 30 de setiembre
del 2013.
· Verificamos el saldo de las provisiones contra el re-cálculo realizado con las planillas
presentadas a la CCSS e INS.
· Solicitamos el listado de los días acumulados de vacaciones que presentan los funcionarios
de la corporación, para determinar si estos han sido disfrutados correctamente en el periodo
que corresponde.
Resultado de la revisión:
Luego de realizadas las pruebas consideramos que existe una antigüedad de días acumulados de
vacaciones, los cuales presentan días acumulados desde hace 3 años atrás. Esta situación se
mencionará en forma detallada en el apartado de hallazgos y recomendaciones de esta carta de
gerencia.
g) Patrimonio
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
· Verificamos el saldo del superávit acumulado y de las reservas con el saldo presentado en
las inversiones, las cuales sustentan el saldo patrimonial.
Resultado de la revisión:
Una vez de realizada cada una de las pruebas determinamos que no existen deficiencias de
control que se deban de mencionar en la auditoria con corte al 30 de setiembre del 2013.
· Comparamos los saldos de cuenta del año en curso con los saldos de cuenta del año
anterior.
Resultado de la revisión:
i) Gastos
· Realizamos una prueba global de planillas y cotejamos los saldos de las cuentas contables
relacionadas con el fin de verificar la razonabilidad de las mismas.
· Realizamos la revisión del gasto por depreciación desde la prueba aplicada sobre la cuenta
de propiedad, planta y equipo.
· Revisamos movimientos relevantes del periodo 2013, sobre otras cuentas de gastos que
tienen una importancia relativa.
· Realizamos una prueba global de cheques girados en los primeros días del mes de octubre
del 2013, para determinar que estos verdaderamente corresponden a ese periodo.
Nivel de
No. Hallazgo Criterio Efecto Recomendación Riesgo
1. Falta de firmas en actas de la
Junta Directiva
A la fecha de la revisión De acuerdo como lo establece Al no presentarse las firmas Se deben de presentar Bajo
observamos que el acta N° 514 el reglamento a la Ley 8285 de requeridas en las actas se las firmas del
está firmada por el presidente y creación de CONARROZ, una estarían incumpliendo en las presidente y del
por el secretario, pero por ser un de las responsabilidades que le obligaciones que tienen los secretario en las actas
presidente interino, la acta corresponde al presidente de la funcionarios de de la Junta Directiva,
únicamente debería estar Junta Directiva es firmar las CONARROZ dentro de la para dejar constancia
firmada por él ya que no existe actas en compañía del Junta Directiva. de que las reuniones se
un secretario debidamente secretario establecido. realizaron y se
establecido en ese momento. cumplió con las
obligaciones
Caso contrario sucede en el acta establecidas en el
N° 519 firmada únicamente por reglamento de
el presidente, la cual debería CONARROZ.
estar firmada por las dos
personas ya que para ese día ya
estaba acordado el secretario de
la Corporación.
Observamos que existen Las normas de actividad de Al presentarse estas Incluir en la Bajo
deficiencias de control interno control interno requieren que deficiencias en la documentación de
en la documentación soporte de los controles vigentes para los documentación de respaldo, respaldo los
las diferencias transacciones diferentes procesos y los procesos de control comprobantes que
que realiza la corporación. actividades de la empresa se interno se verán debilitados, validen las
Ver anexo 1 encuentren bien documentados además si surge algún transacciones
y respaldados, esto para brindar inconveniente no se puede realizadas y con sus
razonabilidad de los dar la veracidad necesaria respectivas firmas de
movimientos contables. para justificar los autorización que
desembolsos realizados. garanticen la
razonabilidad de las
transacciones.
3. Diferencias en las
conciliaciones bancarias.
Al efectuar las revisiones de las Las normas de actividad de Al no corregirse estos Investigar las Bajo
conciliaciones bancarias, control interno establecen que errores en un tiempo diferencias existentes y
pudimos determinar una se deben realizar conciliaciones prudencial, los saldos de las hacer los ajustes
diferencia de 152.992 colones periódicas de los registros, cuentas involucradas no necesarios para que el
en la cuenta 216630-4 Región identificar oportunamente las estarían presentando el saldo saldo de la cuenta
Huetar Norte. diferencias que se puedan real de las cuentas bancarios bancaria sea el
originar entre los registros y de los estados financieros correcto.
auxiliares e investigar su de la corporación.
procedencia.
Como prueba de auditoria se Las normas de actividad de Los saldos mostrados en los Hacer los ajustes Bajo
cotejó el registro auxiliar de control interno estableen que se estados financieros podrían necesarios al sistema
activos fijos con el saldo del deben realizar conciliaciones estar sub o sobre valuados, en para que este no
mayor general, donde pudimos periódicas de los registros el caso de que se presentaran excluyan
observar una diferencia de auxiliares, identificar diferencias entre el saldo contablemente los
¢5.878.601, por motivo de que oportunamente las diferencias contable y los registros activos que todavía no
algunos activos totalmente que se puedan originar entre los auxiliares, por lo que no se han sido dados de baja.
depreciados no están incluidos reportes e investigar su estarían haciendo los ajustes
en el saldo contable aunque procedencia. correspondientes si estos Se recomienda que a
estos no han sido dados de baja. errores no se detectaran a los activos depreciados
tiempo. se les establezca un
valor en libros de 1
colón, esto no excluiría
esos activos de la
contabilidad.
5. Deficiencias de control
interno en los activos fijos.
Observamos que existen Las normas de actividad de Al presentarse estas Incluir en la Bajo
deficiencias de control interno control interno requieren que deficiencias en la documentación de
en la documentación soporte de los controles vigentes para los documentación de respaldo, respaldo los
la Nota de crédito N° 311 del diferentes procesos y los procesos de control comprobantes que
31/10/2013, ya que no presenta actividades de la empresa se interno se verán debilitados, validen las
las firmas de “revisado por”, ni encuentren bien documentados además si surge algún transacciones
la de recibido conforme. y respaldados, esto para brindar inconveniente no se puede realizadas y con sus
razonabilidad de los dar la veracidad necesaria respectivas firmas de
movimientos contables. para justificar los autorización que
desembolsos realizados. garanticen la
razonabilidad de las
transacciones.
7. Incumplimientos en el proceso
de contrataciones.
Al revisar las contrataciones Toda contratación Al no cumplir con los Incluir en el Bajo
administrativas generadas en el administrativa debe cumplir requisitos mínimos expediente de cada
periodo terminado al 30 de con los requisitos mínimos establecidos se estarían contratación todos los
setiembre del 2013 pudimos establecidos en el reglamento violando las regulaciones requisitos mínimos
determinar que en algunos casos de contratación administrativa que se presentan en el establecidos por
no se cumple todos los de CONARROZ, esto para reglamento, lo que podría CONARROZ, y en los
requisitos necesarios para garantizar la razonabilidad, afectar negativamente a la casos donde las
adjudicar una contratación. equilibrio de fe y la corporación si estas contrataciones sean
8. Días acumulados de
vacaciones.
De acuerdo a las pruebas De acuerdo con la ley laboral Al presentar muchos días Apegarse a lo Bajo
efectuadas pudimos observar establecida por el Ministerio de acumulados el funcionario establecido por la ley
que hay funcionarios que tienen Trabajo y Seguridad Social, las corre el riesgo de perder de acuerdo a lo
muchos días acumulados de vacaciones solo pueden ser esos días si la corporación indicado por el
vacaciones. acumuladas por 2 años. toma la decisión de Ministerio de Trabajo.
acumularle solo lo
correspondiente a los Mantener un control
últimos dos años. sobre los días
disponibles de
Por otra parte la corporación vacaciones de cada
se podría ver afectada si el funcionario para que
funcionario es despedido o este los disfrute en el
renuncia, ya que tendría que periodo
pagarle todas las vacaciones correspondiente y no
acumuladas, lo que significa acumule vacaciones.
un gasto muy alto para la
corporación.
CG-1 2012
Anexo 1
1-01-02-03
BNCR cta. 216622-1 Prog. Investigación
1-01-02-10
BNCR$ cta No 617452-8 Conarroz $
1-01-02-12
BNCR$ cta No 619967-3 Investigación
A B C D E F G
Número Fecha Beneficiario Monto $
370 05/12/2012 MAURICIO MIGUEL MORA MURILLO - 700 √ √ X √ X √ √
413 28/08/2013 CARAVANA INTERNACIONAL S.A. - 2.772 √ √ X √ √ √ √
1-01-02-04
BNCR Cta. 216624-7 Regional Pacifico
Atributos
A Verificación monto contra libro de bancos
B Verificación de firmas de ck o transferencia autorización
C Verificación de firma de Hecho por, revisado por, aprobado por y recibido conforme.
D Documentación Soporte suficiente y competente
E Documentación soporte debidamente inutilizada con "pagado con cheque o transferencia #"
F Monto documentación soporte coincide con el cheque o la transferencia.
G Verificación de la distribución contable
Marcas
√ Cumple
X No cumple
N/A No aplica
000000000000673 CAJA FUERTE A 1732 25/08/2006 25/08/2006 60 350.151 513 - 453 683
PRUEBA DE
FUEGO,CAP 111 LT
000000000000720 AIRE 1776 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117 - 57 3.864
ACONDICIONADO
MINI PARED, 12000
BTU
000000000000721 AIRE 1777 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117 - 57 3.864
ACONDICIONADO
MINI PARED, 12000
BTU
000000000000722 AIRE 1778 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117 - 57 3.864
ACONDICIONADO
MINI PARED, 12000
BTU
000000000000723 AIRE 1779 29/03/2007 29/03/2007 60 452.068 117 - 57 3.864
ACONDICIONADO
MINI PARED, 12000
BTU
000000000000767 ARCHIVO 1823 08/01/2006 08/01/2006 60 90.400 107 - 47 841
METALICO TIPO
LEGAL 4 GAVETAS,
000000000000769 ARCHIVO 1824 08/01/2006 08/01/2006 60 90.400 107 - 47 841
METALICO TIPO
LEGAL 4 GAVETAS,
000000000000773 MUEBLE TIPO 1828 29/03/2007 29/03/2007 60 295.000 120 - 60 2.458
BIBLIOTECA
MADERA
000000000000825 AIRE 1874 29/03/2007 29/03/2007 60 539.034 120 - 60 4.492
ACONDICIONADO
SANSUNG
000000000000939 RELOJ MARCADOR- 296 16/12/2002 16/12/2002 168 234.429 210 - 42 1.114
TARJETAS
000000000001887 AIRE 2028 01/11/2007 01/12/2007 60 507.000 120 - 60 4.225
ACONDICIONADO,
COOLTEK
000000000001892 REFRIGERADOR 2025 23/01/2008 01/02/2008 60 255.083 120 - 60 2.126
GENERAL
ELECTRIC
Custodio la tiene en su casa de habitación sin formulario AF-2 utilizado por Conarroz para el traslado de Activos.
Activo no encontrado
Activo Descripción N. placa
000000000002736 MICROSCOPIO TRINOCULAR 2494
No se encuentra plaqueado.
Se encuentra guardado y nuevo, por lo que se está depreciando sin hacerse utilizado todavía.
Anexo N° 4