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Edición de Hojas de
Cálculo
Copiar información
Si en la construcción de hojas de cálculo de Excel, existe la necesidad de hacer una copia de la
información (números, texto, imágenes, formatos), de moverla dentro de la misma o en otra
hoja, e inclusive, moverla a un libro diferente, éste cuenta con la posibilidad de hacerlo.
Para realizar la copia, Excel utiliza el portapapeles de Office y se realiza de la siguiente forma:
Al ejecutar este comando, el bloque origen se marca con una línea punteada intermitente
como se muestra a continuación:
Mover información
Para mover información utilizando CORTAR/PEGAR, del origen pasará al destino y no habrá
duplicado de información. Con este comando, sólo existe la información en el destino.
Al hacer este comando el bloque origen se marca con una línea punteada intermitente
como se muestra a continuación:
Pegado especial
El comando PEGAR tiene acceso al portapapeles. De esta memoria, toma la información para los
comandos de COPIAR/PEGAR o CORTAR/PEGAR y envía los datos al destino, los cuales, pueden
ser la misma hoja, otra hoja u otro libro.
Al hacer copias, puede ser, que no se deseen todas las características del bloque origen. Se
puede copiar sólo el formato numérico de un bloque, los valores sin las fórmulas o escribir sólo
el formato, de un bloque a otro sin sobrescribir fórmulas o números.
Esto se puede hacer a través del comando PEGADO ESPECIAL, desde la ficha INICIO / grupo
PORTAPAPELES / comando PEGAR / opción PEGADO ESPECIAL, se abrirá la siguiente ventana:
Para que funcione este comando se debe hacer uso del comando COPIAR una o un bloque de
celdas, de otra forma no funciona.
Insertar y eliminar
Para insertar o eliminar, celdas, filas y columnas, seguimos la siguiente ruta:
Búsqueda y reemplazo
Buscar
Debido a la gran cantidad de información contenida en una Hoja de cálculo, buscar información
rápidamente puede ser de gran utilidad. Para buscar datos en una hoja de cálculo abrimos la
hoja y seguimos la siguiente ruta:
Ficha INICIO / grupo MODIFICAR / comando BUSCAR Y SELECCIONAR / BUSCAR. Al dar clic se
desplegará un cuadro de diálogo como el que sigue:
El “?” funciona para un carácter, sin importar que carácter sea el localizado.
El “*” para buscar por una cadena de caracteres.
Si queremos buscar todos los datos que comiencen con L sin importar el resto de la cadena.
Deberá escribirse así: L* y encontrará las siguientes palabras: Lista, Luis, Lente, etc.
Para iniciar la búsqueda presionamos el botón buscar siguiente, cuando encuentre el valor
buscado se detiene. Lo que localizó se encuentra seleccionado en otro color. Para proseguir la
búsqueda, presionamos nuevamente el botón buscar siguiente.
Reemplazar
Se puede reemplazar la información una vez localizada, por ejemplo: cambiar el valor de 325
por 500 en toda la Hoja. El cuadro de diálogo es el siguiente:
En buscar, se escribe el valor origen y en reemplazar con, el valor nuevo. En los botones al
final del cuadro de diálogo, se puede elegir remplazar todos o buscar uno por uno e ir
remplazando los datos deseados por el usuario.
Manejo de Hojas
Alguna de las opciones para trabajar con las hojas las encontramos en la siguiente ruta:
Ficha INICIO / grupo CELDAS / comando FORMATO:
Cambiar nombre
Podemos cambiar el nombre de una hoja dando clic derecho sobre esta y seleccionar CAMBIAR
NOMBRE:
También, como se mencionó anteriormente, desde la ficha INICIO / grupo CELDAS / comando
FORMATO / opción CAMBIAR NOMBRE.
En ambos casos se mostrará el nombre de la hoja sombreado, listo para poder modificarlo:
Copiar
Para copiar una hoja basta con dar clic derecho sobre la hoja deseada y seleccionar la opción
MOVER O COPIAR:
También, como se mencionó anteriormente, desde la ficha INICIO / grupo CELDAS / comando
FORMATO / opción MOVER O COPIAR HOJA...
En ambos casos se mostrará la siguiente ventana:
En esta ventana podemos seleccionar en qué libro se copiará la hoja, escoger el lugar de la
copia, para poder copiar la hoja deseada es necesario activar la casilla crear una copia.
La copia se mostrará con el nombre de la hoja original e indicará el número de copia entre
paréntesis:
Mover
Para mover una hoja en un libro de Excel, damos clic derecho sobre la hoja deseada o nos
posicionamos en la hoja y desde INICIO / grupo CELDAS / comando FORMATO / opción MOVER
O COPIAR HOJA... abrimos la ventana MOVER O COPIAR (figura 14), seleccionamos en qué libro
se moverá y escogemos el lugar en el cual quedará la hoja, la casilla CREAR UNA COPIA no
debe activarse.
Otra forma sencilla de mover una hoja es dando clic izquierdo sobre esta y sin soltarla moverla
hacia la posición deseada, aparecerá una marca indicando el lugar donde quedará la hoja:
Insertar
En cada libro nuevo que se abre, Excel presenta 3 hojas. Podemos cambiar este número de la
siguiente forma:
1. Desde ARCHIVO / OPCIONES / GENERAL
2. Cambiamos la opción incluir este número de hojas. Tendrá el número 3, como se
aprecia en la imagen. Lo podremos aumentar o disminuir. Los nuevos libros que abramos,
tendrán el número de hojas definido en este comando.
Otra forma, es con el comando que se encuentra al final de donde están las etiquetas de las
hojas . Irá agregando hojas y las numerará, de acuerdo a las que se tenga en el libro.
Otro modo, es con el comando que se tiene en la siguiente ruta: ficha INICIO / grupo CELDAS /
comando INSERTAR / INSERTAR HOJA
Eliminar
Para borrar hojas, debemos estar en la que deseamos eliminar y seguimos la siguiente ruta:
Ficha INICIO / grupo CELDAS / comando ELIMINAR / ELIMINAR HOJA.
También se puede dar clic derecho sobre la hoja deseada y seleccionar ELIMINAR:
Si los datos que contiene dicha hoja no son ocupados, procedemos a dar clic en ELIMINAR.
Ocultar
Podemos ocultar las hojas de un libro en Excel, aunque no estén visibles se pueden seguir
ocupando al hacer referencia hacia estas desde otras hojas de cálculo. Para ocultar una hoja
realizamos lo siguiente:
1. Damos clic derecho sobre la hoja a ocultar.
2. Seleccionamos OCULTAR:
Para mostrar la hoja oculta, damos clic derecho sobre cualquier hoja y seleccionamos
MOSTRAR… Se abrirá la siguiente ventana:
Haciendo clic en las fichas de las hojas de cálculo, en la parte inferior de la ventana, se puede
seleccionar rápidamente una hoja distinta.
Si deseamos escribir o modificar los datos en varias hojas al mismo tiempo, podemos agruparlas
y darles formato, inclusive imprimir una selección de hojas al mismo tiempo, realizando los
siguientes pasos:
1. Dos o más hojas adyacentes. Damos clic en la etiqueta de la primera hoja. Después,
mantenemos presionada la tecla SHIFT (o MAYÚS según la configuración que se tenga)
mientras hacemos clic en la etiqueta de la última hoja que deseamos seleccionar.
2. Dos o más hojas no adyacentes. Hacemos clic en la etiqueta de la primera hoja.
Después, mantenemos presionada la tecla CTRL mientras hacemos clic en las etiquetas
de las otras hojas que deseamos seleccionar.
3. Todas las hojas de un libro. Hacemos clic con el botón secundario en una etiqueta y,
a continuación, seleccionamos todas las hojas en el menú contextual.
Para cancelar la selección de varias hojas de un libro, damos clic en cualquier hoja no
seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, hacemos clic con el botón
secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, damos clic en
DESAGRUPAR HOJAS en el menú contextual.
Proteger
Si no deseamos que se realicen cambios en las hojas de un libro en Excel, desde la ficha INICIO
/ grupo CELDAS / comando FORMATO / seleccionamos la opción PROTEGER HOJA:
Para que los datos queden protegidos y nadie pueda realizar cambios sobre estos, sólo se
puedan consultar, dejamos activadas las casillas PROTEGER HOJA Y CONTENIDO DE CELDAS
BLOQUEADAS, SELECCIONAR CELDAS BLOQUEADAS y SELECCIONAR CELDAS
DESBLOQUEADAS.
De esta forma si introducimos datos en la hoja nos saldrá el siguiente mensaje indicándonos
que la hoja es de solo de lectura y que no se puede modificar:
Para desproteger la hoja basta con dar clic en la opción DESPROTEGER HOJA:
Si deseamos que algunos usuarios puedan realizar cambios en la hoja de cálculo, basta con
agregar una contraseña en la ventana PROTEGER HOJA (figura 28), de esta forma sólo las
personas que la conozcan podrán desproteger la hoja.
En este caso para desproteger la hoja no basta solamente con seleccionar la opción
DESPROTEGER HOJA, sino que hay que conocer e introducir la contraseña correctamente.
Manejo de ventanas
Organizar
Cuando se tiene más de un libro abierto y se desea tener una vista de todos, se puede dar el
siguiente comando: Ficha VISTA / grupo VENTANA / comando ORGANIZAR TODO se presentará
el siguiente cuadro de diálogo:
Figura 31. Opciones para organizar las ventanas de varias hojas de cálculo.
Ver en paralelo
Podemos comparar rápidamente dos hojas de cálculo del mismo libro o de libros diferentes, si la
vemos una junto a la otra.