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NIVEL
BÁSICO
INDICE
SESIÓN 1 ........................................................................................................................ 1
Información acerca de Excel 2013 ........................................................................................ 2
Conceptos básicos ................................................................................................................ 2
Acceso al programa .............................................................................................................. 4
Novedades de Excel 2013 ................................................................................................... 5
Reconocimiento de la interfaz del programa ..................................................................... 13
Diferencia con respecto a otras versiones ........................................................................... 18
Ingreso de datos ................................................................................................................... 19
Selección de rangos ........................................................................................................... 20
Manejo de hojas ................................................................................................................. 22
Formato de Celdas ............................................................................................................. 25
Creación de Comentario .................................................................................................... 28
SESIÓN 2 ..................................................................................................................... 30
Formato personalizado........................................................................................................ 31
Formato condicional ........................................................................................................... 36
Series y listas ..................................................................................................................... 38
Pegado Especial ................................................................................................................ 40
Formulas: Uso de los Operadores ..................................................................................... 41
Las Formulas en Excel ....................................................................................................... 43
Referencia de celdas .......................................................................................................... 46
Uso del botón Autosuma .................................................................................................... 50
SESIÓN 3 ...................................................................................................................... 51
Uso de Funciones Básicas .................................................................................................. 52
SUMA ................................................................................................................................. 52
MAX ..................................................................................................................................... 52
MIN ..................................................................................................................................... 53
PROMEDIO ........................................................................................................................ 53
CONTAR ............................................................................................................................ 53
CONTARA .......................................................................................................................... 53
Uso de Funciones Matemáticas ......................................................................................... 54
ABS .................................................................................................................................... 54
ALEATORIO ........................................................................................................................ 54
ALEATORIO.ENTRE ........................................................................................................... 55
COCIENTE ......................................................................................................................... 55
ENTERO ............................................................................................................................ 56
PI ......................................................................................................................................... 56
POTENCIA ......................................................................................................................... 56
PRODUCTO ....................................................................................................................... 57
RCUAD ............................................................................................................................... 57
REDONDEAR ..................................................................................................................... 57
RESIDUO ............................................................................................................................ 58
TRUNCAR ........................................................................................................................... 59
SUMAPRODUCTO ............................................................................................................. 59
SESIÓN 4 ...................................................................................................................... 60
Uso de Funciones Lógicas .................................................................................................. 61
SI ......................................................................................................................................... 61
Y .......................................................................................................................................... 61
O .......................................................................................................................................... 62
Ejemplos de SI anidados básicos ...................................................................................... 63
Uso de Funciones Estadísticas .......................................................................................... 64
CONTAR ............................................................................................................................ 64
CONTAR.SI ........................................................................................................................ 64
CONTAR.SI.CONJUNTO ................................................................................................... 64
CONTAR.BLANCO ............................................................................................................ 65
CONTARA .......................................................................................................................... 65
JERARQUIA.EQV .............................................................................................................. 66
JERARQUIA.MEDIA .......................................................................................................... 66
K.ESIMO.MAYOR .............................................................................................................. 66
K.ESIMO.MENOR .............................................................................................................. 67
MAX .................................................................................................................................... 67
MEDIANA ........................................................................................................................... 68
MIN ..................................................................................................................................... 68
MODA.UNO ........................................................................................................................ 69
MODA.VARIOS .................................................................................................................. 69
PROMEDIO ........................................................................................................................ 70
PROMEDIO.SI ................................................................................................................... 70
PROMEDIO.SI.CONJUNTO .............................................................................................. 70
SESIÓN 5 ...................................................................................................................... 71
Funciones de Búsqueda Básica .......................................................................................... 72
BUSCARV ........................................................................................................................... 72
BUSCARH ............................................................................................................................ 72
SUBTOTALES .................................................................................................................... 82
SESIÓN 6 ...................................................................................................................... 87
Creación de Hipervínculos, Uso de la Cámara Fotográfica ................................................ 88
Creación de Gráficos........................................................................................................... 90
Impresión ............................................................................................................................. 94
SESIÓN 7 ...................................................................................................................... 97
Creación de Hipervínculos, Uso de la Cámara Fotográfica ................................................ 98
Sesión 1
Office 2013 incluye una variedad de cambios en la interfaz de usuario, principalmente encaminadas a
permitir el fácil uso en dispositivos que se ejecutan bajo el sistema operativo Windows 8, como se había
previsto anteriormente.
Además, la empresa Microsoft aplicará el mismo tratamiento a Office Web Apps, que forman parte de
SkyDrive y Hotmail, al menos esto es lo que muestran las imágenes que surgieron en LiveSide.net.
Paquete ofimático clásico y una solución basada en la Nube, Office 2013 busca ansiosamente la
aprobación de los usuarios.
Esta versión de Office se destaca por ser la primera pensada especialmente para dispositivos táctiles
(touch devices). El nuevo Office nos ofrece el acceso a la revolución táctil y la reformulación móvil.
Excel 2013 nos proporciona un aspecto completamente nuevo. Es más limpio, pero diseñado para
ayudarnos a obtener resultados de aspecto profesional rápidamente.
Respecto al logotipo de Excel 2013 versión 15, se destaca por presentar la imagen
simple en relación de la interfaz Metro o Modern UI, en la parte frontal, mientras que
en la parte posterior está conformada por unas cuadriculas, semejante a una tabla
u hoja tabular.
1.- La administración y gestión de datos.- Podemos digitar el ingreso de información de tipo texto,
numérico, fecha, tiempo. Para la administración de textos posteriormente le asignaremos la corrección
ortográfica, para administrar la el número, fecha y hora se le asignara el formato.
Cada archivo de Excel se denomina libro, y como tal, está formado por varias
hojas. Cada hoja es una matriz que está formada por filas y columnas. Cada
cruce o intersección de una fila con una columna se denomina celda.
Cada celda puede recibir un dato. Este dato puede ser una
constante o una variable, puede ser un número (con formatos para
fecha y hora), un texto (literal) o una instrucción para que realice
una operatoria con otras celdas.
Está conformado por funciones para acceso a cálculos Matemáticos, Estadísticos, Lógicas, Texto, Fecha
y Hora, búsquedas y referencias, etc. Acceso a crear Gráficos lineales, de Eje Secundario, de Ecuaciones,
de Proyecciones y gráficos dinámicos. Acceso a Filtros, Formularios, Programación, etc.
Su aplicación: Nos brinda la posibilidad de volver a utilizar una hoja que contiene un formato a información
de tipo texto, número, fecha, hora con sus respectivas fórmulas, funciones, etc., con datos diferentes. Esto
es posible porque Excel trabaja con direcciones de celdas para datos que cambian su valor. Un cálculo es
una operación matemática aplicada a unos datos.
El programa Excel nos permite administrar el ingreso de información de tipo texto, ortografía, numérico,
fecha, moneda, alineación, bordes, formato condicional, etc. Está conformado por funciones para acceso
a fórmulas Matemáticas, Estadísticas, Lógicas, Texto, Fecha y Hora, búsquedas y referencias, etc. Acceso
a crear Gráficos lineales y dinámicos, Filtros, Formularios, Programación, etc.
Planeación.- Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles
(por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos
para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o
vacaciones).
Informes.- Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis
de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación
entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar, anunciar datos).
Contabilidad.- Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes
contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de
resultados).
Definición de presupuestos.- Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede
crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: presupuesto de marketing, eventos, etc.).
Estas acciones se
comprueban en la
siguiente imagen del
listado de programas en el
entorno de Windows 8.
Al igual que Word y que todo Office 2013, Excel muestra la nueva cara que Microsoft ha promocionado
tanto y que tiene sus orígenes en la apariencia de su sistema móvil. Es que la interfaz Metro lo ha invadido
todo, como anticipándonos que la compañía está muy interesada en hacer que todos sus productos
converjan y trabajen de forma conjunta sin importar la plataforma.
A.- ACCESO AL LIBRO EN BLANCO.- Lo primero que veremos cuando se abra el programa Excel 2013
contiene un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio pero también está diseñado para ayudarle a lograr
resultados profesionales con rapidez.
Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de números y dibujar
imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones mejores y más fundamentadas.
B.- LAS PLANTILLAS.- realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo que se
puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos, calendarios,
formularios, informes. etc. Esta galería de estructuras pre armadas hace que el programa en sí se
sienta más amigable, ya que no tendremos acceso con una hoja de cálculo en blanco como en las ediciones
pasadas del programa.
El nuevo Office y todos sus componentes tienen una relación muy cercana con las herramientas y
servicios en línea. De esta manera, es indiscutible que Excel 2013 habrá de seguir este esquema y nos
presentará con una serie de opciones con las cuales aprovechar esta integración al máximo.
Así, es posible invitar personas a acceder a tales contenidos mediante correos electrónicos y enlaces
de navegador para visualización y/o edición. Además, la presencia de las redes sociales hace que
compartir las hojas de cálculo en Facebook o LinkedIn sea muy fácil, además de significar una
retroalimentación mucho más directa.
Si alguna vez has hecho uso de las versiones anteriores de Excel, seguramente recordarás que interactuar
y ajustar los gráficos de este tipo requería bastante tiempo y una serie de ajustes manuales bastante
tediosos. Pues bien, eso es cosa del pasado ahora, dado que algunas de las nuevas herramientas nos
permitirán adecuar este tipo de elementos de una manera muy sencilla.
El segundo es el botón de estilos de gráfico, el cual hará exactamente lo que su nombre sugiere:
modificará colores y nos permitirá seleccionar el aspecto de los gráficos. En otras palabras, aquí nos
encontraremos con las opciones más visuales del gráfico.
Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, mini
gráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un
clic del ratón. Para usar esta característica nueva, consulte Analizar
los datos al instante.
Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios en los
elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que se muestran.
Para obtener más información.
Seleccionar
Reducir
Ampliar
Deslizar
Pasar
El nuevo entorno de Excel 2013 está conformado por la siguiente pantalla principal, su acceso a las
opciones del menú principal (fichas) es en forma horizontal cada menú de opciones contiene grupo o área
que está conformada por diversos controles (botones de opciones). Por ejemplo: La ficha INICIO está
conformada por Formato condicional, ajustar texto, rellenar, etc.
1.- Menú Archivo: Se utiliza para obtener información del libro actual (como proteger documento, preparar
para compartir, administrar versiones), desde la opción reciente visualizamos un listado de los archivos
anteriores, desde la opción nuevo: Libro en blanco, acceso a Plantillas (para descargar plantillas es
necesario el acceso a Internet), abrir, guardar a Skydrive, etc., imprimir, compartir el documento, etc.
2.- Barra de Herramientas de Acceso Rápido - Barra de Título: Conformado por iconos como Guardar,
Deshacer, Rehacer (métodos abreviados de teclado), también se podrá agregar otras herramientas.
Respecto a la Barra del Título, en la que aparece el nombre del libro sobre el que estamos trabajando. Al
abrir Excel 2013 sin abrir ningún libro, por defecto nos abre un libro en blanco y le asigna el nombre inicial
Libro1. Cuando guardemos el libro le asignamos el nombre según nuestro criterio, este nombre de archivo
aparece en la parte superior central del libro.
3.- Menú Principal - Banda de Opciones - Fichas: Este menú también es denominado el área de Cinta
de Fichas conformado por Inicio, Insertar, Diseño de Página,... Complementos.
4.- Minimizar – Maximizar/Restaurar – Cerrar: Estos botones son los clásicos en cada programa se
utilizan para cerrar, ampliar, etc., nuestro libro para una determinada tarea.
5.- Contenido de Fichas – Grupo o Área: Grupo de herramientas de cada ficha o menú conformado por
formato de número, formato de número condicional, estilo porcentual, estilo de millares, etc.
6.- Seleccionar todo: Por medio de esta herramienta podemos seleccionar toda la hoja (columnas y filas),
con el objetivo de realizar diversas tareas como: copiar información, eliminar datos, aplicar formato.
7.- Hoja Tabular: Es la hoja de trabajo del programa conformada por celdas para el acceso a digitar
información, asignar las operaciones de cálculo en base a fórmulas y funciones.
11.- Barra de Estado: Proporciona un informe acerca de las celdas seleccionadas de tipo texto (conteo),
si el rango seleccionado es tipo numérico (suma, promedio y conteo).
Además acceso a las hojas de cálculo de libro, además el acceso para crear / grabar una macro de la hoja
de cálculo del libro.
Por ejemplo en el menú o ficha INICIO (menú principal) está conformado por los siguientes grupos:
2.- Fuente: Fuente, tamaño de fuente, aumentar tamaño de fuente, disminuir tamaño de fuente, negrita,
cursiva, subrayado, bordes, relleno y color de relleno, color de fuente.
3.- Alineación: Alineación, orientación (gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical),
disminuir y aumentar sangría, Ajustar celdas, Combinar y centrar celdas.
4.- Número: Formato de número, formato de número de contabilidad, estilo porcentual, estilo de millares,
aumentar decimales, disminuir decimales.
5.- Estilos: Formato condicional, Dar formato como tabla, Estilos de celdas.
Nota.- Al pulsar la teclas CTRL + F1 o haciendo doble selección o cualquier opción del menú principal se
oculta el entorno del menú con sus respectivos grupos y controles de cada grupo.
1.- Área de Nombres: El área de nombres nos registra la ubicación del cursor, puntero de mouse al
ubicarnos en una celda específica por ejemplo en la imagen representativa hace referencia a la celda B3.
Además asignar el nombre previa selección de un rango con el objeto de aplicar formulas, funciones.
2.- Barra de Formulas: Esta área nos permite administrar la información que digitamos de tipo contante
como texto, fecha, formulas, funciones, etc.
Al pulsar la tecla ALT O F10, se podrá tener acceso al método abreviado y las formas de usarlas para
obtener acceso a la cinta de opciones del menú de Excel.
Tecla Descripción
F1 Acceso a la ayuda de Excel.
F2 Permite editar el contenido de la celda, también acceso a ver origen de un
cálculo.
F3 Muestra la ventana de diálogo Pegar nombre. Disponible si el libro contiene
nombres.
F4 Repite el último comando activado, una tarea anterior.
F5 Muestra la ventana de diálogo Ir a. Para digitar una celda generando su
ubicación. Acceso a Referencia, conformado por un menú Ir a Especial.
Acceso a cambiar entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones (menú
F6
principal), el panel de tareas y los controles de zoom.
Se activa la ventana de Ortografía, para revisar la ortografía de la hoja de
F7
cálculo activa o del rango seleccionado.
Permite activar o desactivar el modo extendido desde la línea de estado o
F8 barra de estado. Ampliar una selección de un rango, utilizando teclas
direccionales.
Actualiza el contenido de una función por ejemplo =AHORA() y
F9 ALEATORIO.ENTRE (rango previamente definido de tipo texto, número,
fecha)
Activa o desactiva las sugerencias de teclas, menú de opciones con teclado,
F10
muy similares al pulsar la tecla ALT.
Crea un gráfico a partir de un rango de celdas (textos, números) seleccionado,
F11
en una nueva hoja.
F12 Se activa la ventana de dialogo Guardar como.
RESPECTO A LA HOJA TABULAR: El contenido de cada hoja está representado por columnas y filas.
1.- Las columnas expresadas por encabezados en letras de nuestro alfabeto. A, B, C,… Z, AA, etc.
2.- Las filas están representadas por encabezados en números
El tamaño de una hoja de cálculo de EXCEL 2013 es: En Columnas conformado por literales de A hasta
XFD contiene 16,384 filas. En Filas conformado por números es desde 1 hasta 1'048,576.
1ra Forma:
Para ir a la última columna: CTRL + (tecla direccional a la derecha)
Para ir a la primera columna: CTRL + (tecla direccional a la izquierda)
Para ir a la última fila: CTRL + (tecla direccional hacia abajo)
Para ir a la primera fila: CTRL + (tecla direccional hacia arriba)
2da Forma:
Se podrá comprobar el tamaño de la hoja seleccionando toda la
hoja y haciendo doble selección de mouse (doble clic) en el área
del núcleo de la hoja tabular.
Comprobar estas acciones en la siguiente imagen
3.- CELDA.- Es la intersección de una columna y una fila. Una celda permite el acceso a digitar información
de hasta 255 caracteres, administrar el ingreso de información de tipo numérico, fecha, texto, etc. Una
celda puede contener texto, números.
1.- Una de las diferencias es que Excel 2013 apuesta por el almacenamiento de nuestros archivos (libros)
en la Nube, utilizando la Aplicación SkyDrive para el acceso a la Nube. Para que el usuario administre los
archivos de Excel en la Nube utilizaremos Office Web Apps que es parte de SkyDrive.
2.- Los mayores cambios de Excel están orientados a la estética de Windows 8, orientado de manera clara
hacia los dispositivos móviles, como tablets.
3.- Al momento de Insertar las hojas ahora en la versión 15 (Excel 2013), reconoce otros libros de tipo
plantilla que haya revisado, abierto, anteriormente.
INGRESO DE DATOS
Para ingresar datos en una hoja de cálculo tenemos 3 tipos de datos: Texto, alfanumérico y número.
Respecto al tipo de dato numérico también es considerado la fecha con formato (dd/mm/yyyy) el tiempo
con el formato (hh:mm:ss). Para el acceso al formato pulsar las teclas CTRL + 1.
Formula o Función
Para ingresar datos mediante fórmula o función es obligatorio utilizar el símbolo ( = ) o , ( + ), puede utilizar
el símbolo solo ubicarse sobre la celda que se desea digitar el valor ya sea número, texto o función y
presionar (pulsar) la tecla ENTER ó INTRO también pulsar la tecla TAB.
SELECCIÓN DE RANGOS
Por ejemplo, al rango que comprende las celdas. Tal como se comprueba
en la siguiente imagen.
A1, A2, A3, A4, A5, A6, B1, B2, B3, B4, B5 y B6
Se le denomina A1:B6
LAS REFERENCIAS MÚLTIPLES consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y
coma (;) o coma (,). Una selección doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia puede
ser (B2:D3,C5:D6).
Se pueden introducir también referencias a celdas de otra hoja de cálculo, introduciendo el nombre de esa
hoja antes de la referencia a las celdas, y separándolos por el signo de admiración (!), por ejemplo:
(Hoja1!A2:C5).
Nota: Utilizando las teclas CTRL + ARRASTRE DE MOUSE SOSTENIDO PODEMOS SELECCIONAR
DISTINTOS RANGOS de celdas con el objetivo de asignar un borde, relleno, asignar formato a las celdas
según contenido de datos, también la selección (elección) de rango es útil para eliminar los contenidos de
celdas.
A la hora de asignar nombres, es conveniente, necesario no dejar espacios vacíos entre los textos.
Por ejemplo, si son válidos los siguientes nombres: Informe Ventas, Año2013 y PorcentajeVentas.
Nota.- Para el acceso a la ventana de dialogo Administrador de Nombres pulsar las teclas ALT / M / N
MANEJO DE HOJAS
LIBRO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenará formando, creando el libro de trabajo. Cuando abrimos el programa Excel, automáticamente
se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1, con tres hojas de cálculo por defecto.
Esto se podrá comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana
verás cómo pone Microsoft Excel - Libro1. Esto se podrá comprobar en la siguiente imagen.
Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que es grabado, almacenado en el Disco Duro,
memoria USB como un archivo, fichero de extensión .xls para versiones anteriores a Excel 2007 y
extensión .xlsx para Excel 2007, 2010 (mantiene el formato). En la parte inferior izquierda de la ventana
del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada.
HOJAS
Las hojas en Excel son las denominadas áreas de trabajo, hojas de cálculo se utiliza para ingresar,
almacenar información de tipo texto, numérico, fecha, gráfico, etc., acceso a realizar operaciones de
cálculo., crear gráficos, acceso a macros, etc.
Cuando hacemos selección de mouse (clic) sobre
cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja
en la que se desea utilizar. También podemos
movernos por las hojas mediante las barras de
desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de
trabajo.
Respecto a una fila cuando seleccionamos desde el número su forma de expresión es fila activa por
ejemplo si ubicamos el puntero de mouse en la fila 2 (enumerada) se activa una selección de toda la fila.
Para Insertar Fila: Seleccionar la Fila (para varias filas pulsar la tecla CTRL) / después pulsar Ctrl + (+)
Para Eliminar Fila: Seleccionar la Fila (para varias filas pulsar la tecla CTRL) / después pulsar Ctrl + (-)
ELIMINAR.- Permite eliminar una hoja, debemos de tener cuidado al aplicar esta opción, el programa
Excel no muestra ningún mensaje de advertencia respecto a la eliminación del contenido de la hoja.
CAMBIAR NOMBRE.- Con esta opción podemos renombrar, cambiar de nombre de la hoja.
PROTEGER HOJA.- Al pulsar el botón derecho de mouse sobre la hoja (ejemplo en la hoja1) podemos
escoger la opción proteger hoja.
Esta acción será para toda la hoja o un rango de la hoja con el objeto
de digitar una contraseña (clave de acceso).
COLOR DE ETIQUETA.-
OCULTAR.- Al pulsar el botón derecho de mouse sobre la hoja (por ejemplo en la hoja2) y escoger la
opción Ocultar nos permite ocultar el contenido de la hoja seleccionada, es decir este proceso se podrá
aplicar solo a una hoja (en todo caso se aplicara hoja por hoja).
Para ver el contenido de la hoja que se ha ocultado escoger la opción Mostrar al pulsar el botón derecho
de mouse desde cualquier hoja activa.
FORMATO DE CELDAS
CECELDAS
Excel nos permite no solo realizar cálculos, búsquedas también nos permite darle una buena presentación
a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo,
contemplación podremos percibir la información más importante y así obtener conclusiones de forma
rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias
del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos
rápidamente si el año ha ido bien o mal. En la ventana principal de Excel encontramos unos botones los
cuales permite modificar su modo de visualización de datos entre los botones tenemos:
A.- Es el área de Fuente conformado por: Fuente (tipo de letra), tamaño de fuente, aumentar tamaño de
fuente, disminuir tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, borde, color de relleno, color de fuente.
B.- Es el área de Alineación conformado por: Alinear vertical y horizontal, orientación, aumentar sangría,
disminuir sangría, ajustar texto, combinar y centrar.
Esta opción hace posible que el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varia
líneas.
Respecto a Combinar y centrar.- Este botón, control unirá todas las celdas seleccionadas para
que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.
C.- Es el área de Número conformado por: Formato de número, formato de número de contabilidad,
estilo porcentual, estilo millares, aumentar decimales, disminuir decimales.
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato
moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración
regional de Windows Español - Perú, seguramente tendremos el símbolo S/.).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Nota.- Pulsando las teclas CTRL + 1 o pulsando el botón derecho de mouse escoger la opción FORMATO
DE CELDAS. También se podrá administrar la información conformada por Número, Alineación, etc.
Por ejemplo seleccionamos el rango A2:C2 (los títulos, campos de cada columna).
CREACION DE COMENTARIOS
Desde el menú
REVISAR, escoger
las opciones
MOSTRAR TODOS
LOS
COMENTARIOS,
se mostraran todos
los comentarios
digitados en
diversas celdas,
estas acciones se
podrán comprobar
en la siguiente
imagen.
Nota.- Desde el menú Revisar, el grupo o área Comentarios escogeremos opciones como Siguiente,
Anterior, para la lectura de todos los cometarios asignados previamente.
Sesión 2
1. Formato personalizado
Crear formatos personalizados.
Códigos de formato de número para fechas y horas.
Códigos de formato de números para posiciones decimales, espacios, colores y condiciones.
Códigos de formato de número para texto y espaciado.
Eliminar un formato de número personalizado.
2. Formato condicional
3. Series y listas
4. Series personalizadas
5. Pegado especial
6. Formulas: Uso de los Operadores
7. Las Formulas en Excel
Uso de Operadores
SUMA +
RESTA –
MULTIPLICACIÓN *
DIVISIÓN /
POTENCIA ^
INTERSECCION
8. Uso del botón Autosuma
FORMATO PERSONALIZADO
Nuestro objetivo en la siguiente sesión la personalización de información que se digite de tipo número,
fecha y hora, para asignarle un determinado formato.
2.- Pulsar botón derecho de mouse y escoger la opción Formato de celdas o pulsar las teclas CTRL + 1
3.- Digitar un par de números, después seleccionar ambas celdas y generar copias haciendo arrastres de
mouse para generar la enumeración, comprobar estas acciones realizadas en las siguientes imágenes.
FORMATO DE FECHA Y HORA: Para la administración de digitación de fechas y horas, será necesario
que se configure en el Formato (español Perú) y ubicación (Perú), como s explica a continuación:
CONFIGURACIÓN DE EXCEL
Estas opciones son necesarias para utilizar las herramientas en diversas acciones como digitación, utilizar
las funciones matemáticas, lógicas, estadísticas, etc.
Nota: Para generar copias de fechas repetitivas, cuando aparece el símbolo de copia pulsar las teclas
CTRL + Arrastre sostenidos de mouse, para generas copias en el rango que sea necesario o conveniente.
El formato personalizado en las fechas está conformado en DÍA, MES Y AÑO, desde la opción Tipo:
En la opción TIPO: Podemos digitar las acciones para controlar la fecha, con libertad, independencia
según la siguiente información:
DÍA:
DD es para registrar el día en número en 2
dígitos
DDD es para registrar el día en texto
abreviado
DDDD es para registrar el día en texto en
completo
MES:
MM es para registrar el mes en número en 2
dígitos
MMM es para registrar el mes en texto
abreviado
MMMM es para registrar el mes en texto en
completo
AÑO:
YY es para registrar el año en número en 2 dígitos
YYYY es para registrar el año en número en 4 dígitos
FORMATO DE HORA: El tiempo está conformado por hora, minuto, segundo y el meridiano.
1.- Al digitar el tiempo en la celda C2:C3, tenemos la siguiente presentación, nos muestra un registro
interno, para que el formato sea externo vamos a configurarlo.
3.- Pulsar botón derecho de mouse y escoger la opción Formato de celdas o pulsar las teclas CTRL + 1
Se activa la siguiente ventana:
Escoger la opción Personalizada / Tipo: Digitar hh:mm:ss AM/PM
4.- Digitar tiempos tal como la siguiente imagen. Ejemplos de tiempos digitados:
FORMATO CONDICIONAL
Para resaltar los resultados de una fórmula u otros valores de la celda que desee supervisar, pueden
identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. El formato solo se aplica a las celdas que
cumplan un criterio establecido. Por ejemplo Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las
celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las
ventas reales son de menor que las ventas pronosticadas.
Ejemplo para controlar en base a mensajes de color, relleno de los valores (números) como la imagen.
En la siguiente ventana de Dialogo, se está escogiendo Dar Formato a todas las celdas según sus valores:
Estilo de Formato - Escala de 3 colores.
SERIES Y LISTAS
3.- DIGITAR TEXTOS para generar nuestra lista de datos por ejemplo: Lince, Pueblo Libre, Surco,
Chorrillos,…Lima Cercado / para confirmar estas tareas escoger la opción AGREGAR
Otra forma de crear Listas es digitando previamente para después importar, estas acciones se comprueban
en las siguientes imágenes.
1.- Digitar una lista datos conformada por el rango D1:D5, que se añadirán
posteriormente por ejemplo nombres de empresas:
4.- Seleccionar el
rango digitado
D1:D5
5.- Después
escoger la opción
IMPORTAR
PEGADO ESPECIAL
Se pueden comparar dos valores (contenidos de las celdas de tipo: número, fecha, texto) con los
operadores = > < >= <= <>. con la finalidad de obtener mensajes, realizar operaciones de cálculo.
Los operadores de relación o comparación está conformado por:
Nota: En algunos teclados no reconoce los operadores > (mayor) y < (menor), esto se debe a la
configuración del sistema. Una forma de solucionar este inconveniente de no tener acceso a > y <, es
utilizar las teclas ASCII (códigos). Para el signo > (mayor) es ALT + 92, para < (menor) es ALT + 92.
OPERADOR DESCRIPCIÓN
(dos puntos) / (un solo espacio) / (punto y
:
coma)
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
OPERADOR DESCRIPCIÓN
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto
&
(concatenación)
= <> <=
Comparación (igualación)
>= <>
Por ejemplo: Utilizaremos los números 5 4 y 7 para digitarlos en sus respectivas celdas utilizando los
operadores aritméticos con el objeto de comprobar el orden, prioridad que se asigna en las matemáticas
respecto a la aplicación de diversos operadores aritméticos y que el programa Excel lo ejecuta según los
operadores que se utilicen con estos números. Realizar las siguientes operaciones tal como la imagen.
En la siguiente imagen tenemos las respuestas de los números asignados con sus respectivos operadores
(suma, resta, etc.), para su comprobación.
LA FORMULA EN EXCEL
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores,
produciendo un nuevo valor (información numérica) con resultados que será asignado a la celda en la
cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en
una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo,
operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como
primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen
constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de
la misma.
La Formula en Matemáticas o Ciencias es una expresión algebraica que relaciona variables o cantidades
relacionadas entre sí.
Por ejemplo: Área de una circunferencia A = π.r2
Por ejemplo: Formula del área del triángulo: Como referencia b= base h=altura l=lado1 m=lado2 n=lado3
Los Operadores
Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos
de una fórmula. Microsoft Excel 2013 incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de
comparación, texto y de referencia.
PORCENTAJE
Un porcentaje es obtener una parte, fracción, segmento de un determinado total, que es un valor (número)
que puede ser de distinto origen es decir producto de las compras, ventas, ahorros, etc.
Es necesario, obligatorio utilizar el signo porcentaje %, que se debe escribir inmediatamente después del
número al que se refiere, sin dejar espacio de separación. Por ejemplo: "quince por ciento" se representa
mediante 15% y significa 'quince de cada cien'.
APLICACIÓN DE PORCENTAJES
A.- PORCENTAJE LINEAL: Se utiliza para obtener una parte o fracción de determinadas cantidades.
El valor del porcentaje se expresa, como fracción, cuando el número es < que 10 aumentar el digito 0.
C.- FUNCIÓN PORCENTAJE EN PÉRDIDA: Se utiliza para proyectar números en caso de disminuir una
proyección, venta, etc. Se disminuye la parte o fracción al valor de origen que representa el 100%.
El valor del porcentaje se expresa como fracción, restar 100 – el valor a resolver.
Ejemplos: 7% (100-7) 93 … 18% (100-18) 82
REFERENCIAS DE CELDAS
Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica
a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las
referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias
a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.
2.- En la hoja INFORME se aplicara la referencia de celdas desde otra hoja. En la celda B2 digitaremos
=SUMA(VENTAS!C3:C6) ///// De esta forma aplicaremos referencia de celda desde otra hoja.
1.- Digitar la siguiente tabla (con el objetivo de completar las copias para ventas acumuladas y totales)
Las celdas
remarcadas con
flechas se
completaran
con fórmulas de
sumas
2.- Ubicarse en las celdas D6 con el objetivo de copiar una formula en forma vertical y en la celda B13 con
el objeto de copiar la formula en forma horizontal.
Otro ejemplo de Referencias relativas: El objetivo realizar copia de las VENTAS DE FEBRERO
En la celda
H6
digitaremos
=C6
1.- Tomando como referencia la siguiente tabla (proceso anterior de la tabla para completar las Ventas
acumuladas y Totales).
2.- El objetivo es aplicar referencias absolutas para calcular las comisiones de Enero 15% y Febrero 21%
respecto a las Ventas Acumuladas
En la celda E6 digitaremos la formula =D6*E3 (operación de multiplicación de celdas distantes), para copiar
esta fórmula será necesario absolutizar la celda E3, convirtiéndolo en $columna$fila.
Nota.- El mismo procedimiento deberá realizarlo en la celda F6 para la comisión de Febrero 21% de las
ventas acumuladas
En el ejemplo anterior se completaron las comisiones de Enero y Febrero c/u con su formulas respectiva,
es decir para comisión de Enero =D6*$E$3 para la comisión de Febrero =D6*$F$3 para hacer copias.
Aplicando la referencia de celdas mixtas por columna y fila solo será necesaria una sola fórmula para hacer
copias de columna y fila, esta sería la diferencia a la aplicación de referencias de celdas absolutas.
Su función es la de sumar rápidamente las celdas adyacentes por encima o a la izquierda de la celda
activa. Se trata de la función SUMA, que por ser tan utilizada e importante tiene botón propio en la barra
de herramientas.
Sesión 3
Sintaxis:
número1; número2...: son valores indicados directamente en la
función o referencias a celdas.
Permite operar sumas en determinados celda a celda o en rangos,
que se explica a continuación.
CELDA A CELDA
FORMAS (Sintaxis)
1era Forma =SUMA(Celda1,Celda2,…. ,CeldaN))
2da Forma =SUMA(Celda1+Celda2+…. +CeldaN)
3ra Forma =(Celda1+Celda2+…..+CeldaN)
4ta Forma +Celda1+Celda2+……+CeldaN
La función MAX devuelve el valor mayor de una serie, rango de celdas de valores indicados. Omite los
valores lógicos el texto.
número1, número2: Son hasta 30
Sintaxis: referencias a celdas, rangos y/o
funciones de las cuales se busca el
máximo.
Son de 1 a 255 números, celdas vacías, valores lógicos o números en forma de txto para los cuales
desea encontrar el máximo.
Por ejemplo:
Se examina las
siguientes calificaciones
en el rango D18:E25. En
la celda H18 desea
obtener la calificación
más alta.
La función MIN devuelve el valor, número menor de una serie de valores indicados (rango de celdas).
La función Promedio o también denominada como MEDIA ARITMÉTICA nos muestra el promedio de los
argumentos, que están conformados por números, nombres, matrices o referencias que contengan
números.
Sintaxis:
CELDA A CELDA
FORMAS (Sintaxis)
1era Forma =PROMEDIO(Celda1,Celda2,…. ,CeldaN))
2da Forma =SUMA(Celda Inicial:Celda Final)/N N es el número de celdas
Sintaxis:
ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelvan valores numéricos.
La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas con valores, tanto numéricos como texto, en el rango
especificado.
Sintaxis:
Sintaxis:
Número: puede ser una celda o una función que devuelva un número.
Por ejemplo: En el rango D18:D23 se tiene un listado de números. En el rango E18:E23 se desea obtener
el valor absoluto de los mismos. El siguiente ejemplo se demostrará en la siguiente imagen.
La función ALEATORIO devuelve una expresión numérica entre 0 y 1 dependiendo del azar. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Sintaxis:
Por ejemplo.- En el presente ejemplo se insertó la función en la celda D18. El siguiente ejemplo se
demostrará en la siguiente imagen.
Sintaxis:
Por ejemplo: En el rango D18:D25 se desean obtener números aleatorios entre el rango indicado en la
celda F18 (límite inferior) y la celda F21 (límite superior).
Sintaxis:
Digitar los siguiente números del rango A2 hasta B5 para comprobar la utilidad, beneficio, de la función
COCIENTE respecto a la operación desde Numerador y Enumerador.
La función ENTERO evalúa, calcula un número y devuelve, reintegra la parte entera del mismo.
Sintaxis:
Por ejemplo: En el rango D17:E25 se analizan las calificaciones de unos alumnos. En el rango F17:F25
se desean obtener la calificación sin la parte decimal.
6.- FUNCIÓN PI
Sintaxis:
La función POTENCIA devuelve el resultado de multiplicar un mismo número por sí mismo, una cierta
cantidad de veces.
Número: es un número que se multiplicará por sí
mismo (base de la exponenciación).
Sintaxis: Potencia: es un número que indica cuantas veces
debe multiplicarse número por sí mismo (exponente).
La función PRODUCTO devuelve el resultado de multiplicar dos o más valores numéricos entre si.
Por ejemplo: En las celdas F18, H18 y J18 se tienen los datos necesarios para calcular el volumen de un
cilindro (cuya fórmula es ð * r^2 * h).
En la celda D18 se desea obtener el resultado de dicho operación.
Sintaxis:
Sintaxis:
Número: es el número que se desea redondear y puede ser una celda o una función que devuelva
números.
Núm de decimales: es la cantidad de cifras decimales que se desea considerar de número.
Por ejemplo: En el rango E18:E25 se dispone de una lista de importes. En el rango F18:F25 se requiere
que los mismos posean únicamente la cantidad de decimales indicados en la celda H18.
La función RESTO divide un número en otro y devuelve el restante. Esta funcione en las versiones
anteriores del Excel se denomina RESIDUO.
Sintaxis:
Por ejemplo: En el rango B3:B8 se dispone de una lista de Montos. En el rango C3:C8 se requiere obtener
los residuos en base al monto de S/. 10.00 de la celda E3.
Por ejemplo: De la lista de los importes en el siguiente rango de E18:E25. En el rango F18:F25 se requiere
que los mismos posean únicamente la cantidad de decimales indicados en la celda H18, redondeado
"hacia abajo".
La función SUMAPRODUCTO devuelve el resultado del sumar los productos de los componentes de dos
o más matrices
Por ejemplo: En el rango D17:E20 se tienen datos de 3 piscinas. En la celda G18 se desea calcular la
cantidad de metros cuadrados de lona para cubrir la superficie de las mismas.
Sesión 4
1.- FUNCIÓN SI
La función SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condición indicada.
Sintaxis:
Prueba lógica: es una comparación entre dos celdas usando operadores lógicos. Recuerda que los
operadores lógicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual).
[Valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es verdadera.
[Valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es falsa.
Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la función SI devuelve
directamente VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo: En base a la edad obtener un Mensaje por Edad, que sea Menor o Mayor de Edad.
2.- FUNCIÓN Y
La función Y evalúa una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve
VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO
Sintaxis:
Valor lógico1, [valor lógico2]… pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se
obtenga como resultado un valor lógico tipo VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo: En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la celda H18 y menor
o igual a la indicada en la celda K18.
3.- FUNCIÓN O
La función O evalúa una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la función
devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO.
La función comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO.
Sintaxis:
Valor lógico1; [valor lógico2];…: pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales
se obtenga como resultado un valor lógico tipo VERDADERO o FALSO.
Por ejemplo: En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo día de
trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los días indicados en las
celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25.
Ejemplo de SI Anidados:
1.- Digitar las siguientes tablas: En el rango de celdas F3 hasta H7 están las condiciones para hallar el
Sueldo Básico y Reintegro
=SI(B2="A",$G$4,SI(B2="B",$G$5,SI(B2="C",$G$6,SI(B2="D",$G$7,0))))
=SI(B2="A",$G$4*$H$4,SI(B2="B",$G$5*$H$5,SI(B2="C",$G$6*$H$6,SI(B2="D",$G$7*$H$7,0))))
Sintaxis:
ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelvan valores numéricos.
Por ejemplo: Se desea contabilizar las personas mayores de edad de tipo numérico y literal.
Esta función permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados.
Sintaxis:
Por ejemplo: En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se
desea calcular las visitas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada
en la celda K6.
Sintaxis:
La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas con valores, tanto numéricos como texto, en el rango
especificado.
Sintaxis:
Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista de números; su tamaño en relación con otros
valores de la lista, si más de un valor tiene la misma jerarquía, se devuelve la jerarquía superior de ese
conjunto de valores
Sintaxis:
Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista de números; su tamaño en relación con otros
valores de la lista, si más de un valor tiene la misma jerarquía, se devuelve el promedio de jerarquía.
Sintaxis:
La función K.ESIMO.MAYOR devuelve el mayor valor de una serie de valores, especificando su jerarquía,
categoría en ella.
Por ejemplo: En el rango D18:D25 se examinan los tiempos de carreras de un atleta. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus tiempos de mayor a menor, sin alterar el orden de los registros originales. Dicho
orden se establece en el rango E18:E25.
La función K.ESIMO.MENOR devuelve el menor valor de una serie de valores, especificando su jerarquía.
Sintaxis:
Por ejemplo: En el rango D18:D25 se examinan los tiempos de carreras de un atleta. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus tiempos de menor a mayor, sin alterar el orden de los registros originales. Dicho
orden se establece en el rango E18:E25.
Por ejemplo:
Se examina las siguientes
calificaciones en el rango
D18:E25. En la celda H18
desea obtener la
calificación más alta.
La función MEDIANA calcula el valor que se ubica en el medio de los números indicados.
Sintaxis:
número1, número2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones numéricas sobre las cuales
se calcula la mediana.
Por ejemplo: Un
estadístico evalúa estaturas
de personas en el rango
E18:E25. En la celda H21
desea calcular la mediana
de las estaturas
Sintaxis:
número1, número2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones de las cuales se busca el
mínimo.
13.- MODA.UNO
Suponga que desea averiguar el número más común de especies de aves que se han avistado en una
muestra de recuentos de aves de un humedal importante durante un período de tiempo de 30 años, o bien,
que desea obtener el número más frecuente de llamadas de teléfono de un centro telefónico de soporte
técnico durante las horas de menor actividad. Para calcular la moda de un grupo de números, se utiliza la
función MODA.UNO
Promedio.- Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a
continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es
30 dividido por 6, que es 5.
Mediana.- Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números
son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana.
Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda.- Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la
moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3.
La función MODA.UNO nos muestra el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o rango de datos.
Sintaxis:
14.- MODA.VARIOS
La función MODA.VARIOS nos muestra una matriz vertical de los valores más frecuente o repetitivos de
una matriz o rango de datos. Para una matriz horizontal.
Sintaxis:
CELDA A CELDA
FORMAS (Sintaxis)
1era Forma =PROMEDIO(Celda1,Celda2,…. ,CeldaN))
2da Forma =SUMA(Celda Inicial:Celda Final)/N N es el número de celdas
Sintaxis:
Sintaxis:
Sesión 5
BUSCARV
BYSCARH
3. SUBTOTALES
La función BUSCARV restablece, devuelve un valor determinado de una columna indicada perteneciente
a una tabla, según un índice. El término V representa lo Vertical – Columnas.
Sintaxis:
La función CONSULTAH restablece, devuelve un valor determinado de una fila indicada perteneciente a
una tabla, según un índice. El término H representa lo Horizontal - Filas
Sintaxis:
TRAS FILTRAR LOS DATOS, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante
gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
1.- CAMPO.- Es el título de cualquier columna. Este nombre de columna (campo) no deberá repetirse en
otra columna. El campo deberá ser un solo texto (es recomendable para que esta tabla pueda utilizarse
en otro programa por ejemplo Access, Project, etc.
2.- REGISTRO.- Es la fila de datos. No deberá haber filas vacías en la tabla
3.- CRITERIO.- Es la información repetitiva en base a esta información se podrá crear los informes.
Un filtro automático es una orden que damos a Excel para que extraiga de una lista de datos, aquellos que
cumplan una o unas condiciones determinadas. A estas condiciones determinadas se le denomina criterio
es decir escoger datos repetitivos de un determinado campo (de una columna).
Pasos:
1.- Digitar la siguiente tabla:
2.- SELECCIONAR UN CAMPO de una tabla / Ficha DATOS / FILTRO / Se activan los BOTONES DE
FILTRAJE EN CADA CAMPO, estas acciones se podrá comprobar en la siguiente imagen.
Los números que aparecen al inicio de cada fila, significa la posición de la fila o del registro. Los números
que no está el orden correlativo significan que no corresponde al filtraje realizado.
Un filtro personalizado significa el acceso a que se obtiene al filtrar un rango de tipo automático y poder
escoger las opciones Filtros de Fecha, de Número y de Texto (dependiendo el contenido del campo a
filtrar). Obteniendo como respuesta una tabla interna.
1.- Previamente se obtiene la siguiente tabla (con 5 campos y 144 registros de contenido).
Los números que aparecen al inicio de cada fila, significa la posición de la fila o del registro. Los números
que no está el orden correlativo significan que no corresponde al filtraje realizado con acciones de filtro
personalizado. Son otras regiones Piura y Tumbes.
Por ejemplo se FILTRARA (escoger) datos por el campo Importe que del rango de 500 a 2000
Los números que aparecen al inicio de cada fila, significa la posición de la fila o del registro. Los números
que no está el orden correlativo significan que no corresponde al filtraje realizado con acciones de filtro
personalizado para número. Para el campo Importe de acuerdo al rango >=500 y <=2000.
Los números que aparecen al inicio de cada fila, significa la posición de la fila o del registro. Los números
que no está el orden correlativo significan que no corresponde al filtraje realizado.
Permite filtrar datos previa acciones de campo y criterio (preparar) obteniendo una respuesta externa.
Pasos:
3.- En otra hoja o en cualquier parte de la tabla - digitar un campo y criterio por ejemplo:
Otro ejemplo: Aumentar un campo denominado VENTAS, además renombrar la tabla por LISTADO
USO DE SUBTOTALES
Utilizar Subtotales en Excel es el acceso a una función y herramienta.
En el caso de la función, nos permite obtener un informe para acciones de conteo, sumatorias, promedios,
etc. de un rango filtrado en modo Automático, Personalizado.
Para utilizar Subtotales como herramienta, tenemos dependencia de una tabla para el acceso a funciones
previa acción de campos.
1.- Aplicar filtro automático del campo Vendedor, escoger el criterio Sandra Salazar Dávila
En la celda E147 hallar la cantidad de Ventas realizadas por el Vendedor Sandra Salazar Dávila
En la celda E147 hallar la sumatoria de las Ventas del Vendedor Sandra SUBTOTALES(9,E7:E128)
En la celda E148 hallar el promedio de las Ventas del Vendedor Sandra SUBTOTALES(1,E7:E128)
HERRAMIENTA SUBTOTALES
Esta herramienta administra una base de datos con el objeto de obtener resúmenes enumerativos de
acuerdo a una función de promedio, sumatoria, maximizar, etc.
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista.
Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para aplicar los subtotales y totales debemos de ordenar previamente en forma ascendente o descendente
por un determinado campo de la Base de Datos a utilizar.
2.- Seleccionar un campo para ordenar la tabla, en base a ese campo, Menú Datos / Ordenar en forma
Ascendente o Descendente.
INFORME EN
BASE AL
NIVEL 2. Este
informe se
podrá
comprobar en la
siguiente
imagen.
Informe en base al campo Departamento del nivel 2. Este informe del 2do nivel se podrá comprobar en
la siguiente imagen.
Por cada Subtotal tenemos acceso para ocultar [ - ] y mostrar [ + ] detalles de un determinado informe.
Mostar
detalle
s
Ocultar
detalles
Sesión 6
2. Creación de Gráficos
3. Impresión
En Excel permite la posibilidad de realizar fotos a celdas y/o rangos para manejar el resultado como un
objeto (tipo imagen) pero que mantenga los vínculos correspondientes
Esta opción no se encuentra disponible en los menús y tenemos que proceder a personalizar alguna de
nuestras barras para poder hacer uso de la Cámara de Fotos de Excel.
Para poder agregar la CÁMARA DE FOTOS / Seleccionar una opción de Ficha, por ejemplo Insertar,
escoger la opción Nuevo grupo y asignarle el Nombre Cámara. Estas acciones comprobar en la imagen.
Una vez incorporada la herramienta veamos cómo utilizarla. Supongamos que tenemos la siguiente
entrada de datos en una hoja:
1.- Seleccionar una celda activa (por ejemplo C1) para generar las copias para su aplicación de rango de
hipervínculos por medio de la Cámara.
3.- Después mover el rango generando una copia de tipo imagen. Tal como se comprueba en las siguientes
imágenes.
El hipervínculo
nos permite
administrar el
rango de tipo
imagen generada
con la Cámara
desde el origen
del rango C1:C7
CREACIÓN DE GRÁFICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación,
interpretación del informe. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los
datos.
El objetivo general: Diseñar gráficas utilizando las características de Excel, incluyendo los elementos de
títulos, leyenda, modificación de escala, colores.
Para insertar, establecer, crear un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la pestaña o menú INSERTAR (cinta de opciones).
Es necesario que se tenga seleccionado el rango de celdas que quieres que aplique en el gráfico, de esta
forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no
se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado
que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra
al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Por ejemplo:
En la siguiente imagen se
presenta el modelo Columnas –
Columna agrupada
UTILIZA EL BOTÓN EDITAR de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del
gráfico. Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto en las series
como en las categorías.
Por ejemplo: Si haces selección de mouse (clic) en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño
cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén
ocultas.
En la pestaña PRESENTACIÓN podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo para poder leer
mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la sección Ejes:
1.- Área SELECCIÓN ACTUAL.- La opción Aplicar Formato a la selección: Conformado por opciones
que muestra el cuadro de dialogo Formato para ajustar con precisión el formato del elemento del gráfico
seleccionado. Restablecer para hacer coincidir el estilo: Esta opción borra el formato personalizado del
elemento de gráfico seleccionado para volver al estilo visual aplicado al gráfico.
2.- Área ETIQUETAS.- Está conformado por las opciones: Insertar – Título del gráfico – Rótulos del eje –
Leyenda – Etiquetas e datos – Tabla de datos. Todas opciones permiten la optimización del grafico
respecto a la asignación del título, la leyenda, la inserción de formas y texto al gráfico.
3.- Área EJES.- Cambia el diseño y formato de cada eje. Para activar y desactivar las líneas de cuadricula.
Para activar y desactivar el área de trazado.
4.- El Área FONDO.- Conformado por opciones para dar formato al cuadro gráfico, Dar formato al interior
del gráfico. Para cambiar el punto de vista 3D del gráfico.
El área de Análisis conformado por las opciones que se muestra en la siguiente imagen. Estas opciones
generan líneas de la gráfica.
La pestaña DISEÑO.- Permite capo de gráfico, guardar como plantilla, estilos de diseño, etc.
La pestaña FORMATO.- Conformado por opciones para asignar relleno uniforme de imagen, administrar
el contorno (borde), asignar efectos de forma y efectos de texto.
IMPRESIÓN
A continuación explicaremos los pasos para imprimir el contenido de la hoja en Excel.
3.- Si la información no alcanzará en el tamaño de papel debemos de utilizar la opción ESCALA, desde
el menú DISEÑO DE PÁGINA.
En el programa Excel podemos obtener un reporte para impresión, que será personalizado para el área
de encabezado de acuerdo un criterio personal, permitiendo compartir un titular múltiple (salto de página
– paginación) para todos los registros de la tabla.
4.- Seleccionar el Menú DISEÑO DE PAGINA / ORIENTACION / Escoger orientación horizontal o vertical
Sesión 7
Revisión de las prácticas, otros trabajos designados por el profesor del curso
La evaluación será según el avance de temas y criterio del Profesor del Curso
EXAMEN FINAL
1.- Digitar la siguiente información, aplicar formatos de celdas, insertar SmartArt, insertar imagen aplicar
efectos, etc. Tal como se comprueba en la siguiente imagen.
2.- Consideraciones:
La DESCRIPCIÓN DE LA CATEGORÍA, dependerá del tipo si es A = ALTO, si es B = MEDIO y si
es C = BAJO
El IMPUESTO depende de la cuota, SI LA CUOTA ES MAYOR QUE 100, se le asignara un 7%,
sino será el 2%.
El ESTADO depende de la cuota si es mayor que 100 será EXCELENTE, sino será MALO y en
COLOR ROJO.
Digitando o escogiendo el CÓDIGO le debe mostrar el Nombre, el Teléfono, su Cuota y el Estado
en que se encuentra y en color. Para estas respuestas utilizar la función CONSULTAV
5.- Esta práctica deberá ser impresa para su respectiva revisión por el Profesor del Curso.
EXCEL 2013
NIVEL
BÁSICO
PRÁCTICAS
PRACTICA Nº 1
Objetivo de la práctica: Conceptos e información acerca del programa Excel
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
5.- Mediante que aplicación ……………………………… podemos acceder a la nube y que significa la nube
en el programa Excel 2013 (versión 15).
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
9.- Cuál es el tamaño de una celda, expresar sus unidades a lo ancho y alto de la celda.
10.- Cuál es el máximo.......... y el mínimo.......... tamaño para administrar el ZOOM de la Hoja de Excel.
12.- Mencionar el método abreviado con teclas como insertar una imagen………………………
14.- Cual es el tamaño máximo.......... y el mínimo.......... para administrar el ZOOM de la Hoja de Excel.
16.- Mencionar el método abreviado con teclas como insertar una imagen………………………
19.- Con que tecla de función………… se puede activar un listado de nombres asignados a un rango.
23.- Mencionar los pasos para digitar información en un rango con formato de tipo fecha.
a) ……………………………………………………………….
b) ……………………………………………………………….
c) ……………………………………………………………….
24.- Mencionar los pasos para digitar información en un rango con formato de tipo fecha y hora.
a) ……………………………………………………….
b) ……………………………………………………….
c) ……………………………………………………….
Personalizar Pie de página…: Digitar los siguientes textos como en la siguiente imagen.
6.- Seleccionar los rangos de determinadas celdas y asignar un color según su criterio.
7.- Desde la celda G2 hasta G7 asignar color según el color de relleno que se asignó en determinadas
áreas en el paso 6 (anterior).
8.- Desde la celda I2 hasta I7, digitar el rango de celdas según el color de cada rango.
9.- Desde la celda J2 hasta J7, digitar un nombre al rango de celdas según el color, por ejemplo DATOS
10.- Asignar un color a la etiqueta de cada, los colores serán según su criterio.
PRACTICA Nº 3
Para el Desarrollo de la siguiente práctica deberá previamente configurar las celdas para administrar el
ingreso de datos de tipo fecha y números:
En la siguiente imagen se tiene la práctica como una presentación que Ud. deberá de desarrollarlo.
1.- Digitar la siguiente información, aplicar los formatos de celdas, tal como la imagen.
2.- Consideraciones:
BONIFICACIÓN1: Es el 15 % del Sueldo Básico
BONIFICACIÓN2: Es el 7 % del Sueldo Básico
SUBTOTAL REMUNERACIÓN: Sueldo Básico + Bonificación1 + Bonificación2 + Horas Extras x 10
ADELANTO: Es el 25% del Sueldo Básico
A.F.P.: Es el 8% del Sueldo Básico
SEGURO: Es el 15% del Sueldo Básico
SUBTOTAL DEDUCCIÓN: Adelanto + A.F.P. + Seguro
NETO A PAGAR: Subtotal Remuneración - Subtotal Deducción
3.- Asignar a las formulas (respuestas) formato de 2 decimales y símbolo monetario en S/.
4.- La hoja que se utiliza para la siguiente práctica debemos de renombrarla como BOLETA DE PAGO
EJEMPLO N° 2: Completar la siguiente práctica utilizando operadores de celdas de referencia mixta para
hallar el tipo de cambio de Soles a Dólar, Euro, Lira Esterlina, Yen Japonés.
EJEMPLO N° 3: Completar la siguiente práctica utilizando operadores de celdas de referencia mixta para
hallar las comisiones de los meses de Abril, Febrero, Marzo, Abril.
PRACTICA Nº 6
Utilizar operaciones en base a porcentaje respecto al VALOR DE VENTA ACUMULADO
EJEMPLO Nº1.- Digitar la siguiente información, aplicar formato a celdas, insertar imagen (logotipo).
Consideraciones:
Calcular el Precio Contado en Soles en base al Tipo de Cambio de consto del Dólar
Calcular los Precios a plazos en base al tiempo (meses) y la tasa (interés).
EJEMPLO Nº 2.- Digitar la siguiente tabla y aplicar las comisiones según la tabla (referencia absoluta).
PRACTICA Nº 8
Objetivo: Calcular los descuentos utilizando funciones lógicas según rango de cantidades de productos
con los porcentajes que se indican en la tabla de descuentos
1.- Digitar y diseñar la siguiente presentación de la siguiente factura, ya signarle el nombre a la hoja
como FACTURA SIN DESCUENTO
4.- Realizar los cálculos para hallar el Subtotal, IGV y el Total. (Que no incluya el impuesto IGV , en la
hoja FACTURA SIN DESCUENTO)
5.- Realizar los cálculos para hallar el Subtotal, IGV y el Total. (Que si incluya el impuesto IGV, en la hoja
FACTURA CON DESCUENTO)
PRACTICA Nº 9
Objetivo: Realizar la siguiente práctica, utilizando operaciones de fórmulas y funciones matemáticas,
según las consideraciones que nos indican.
2.- Para hallar el PROMEDIO PONDERADO se utiliza un porcentaje acumulado por una nota específica
como se indica en la leyenda.
3.- Adicionalmente obtener el PROMEDIO en base a todas las notas, con el objetivo de compararlo con
el Promedio Ponderado.
4.- En la columna N. Calcular el PROMEDIO no deberá de considerar las 2 NOTAS MÁS BAJAS, de un
TOTAL DE 8 NOTAS.
PRACTICA Nº 11
Objetivo: Para la siguiente práctica, utilizando FUNCIONES ESTADISTICAS
2.- Definir nombres a los rangos para definir los campos de la tabla con 364 registros
CONSIDERACIONES:
TABLA 1
El Básico es según la Categoría
A = 2500
B = 2000
C = 1500
D = 1000
Caso contario se mostrara 0
TABLA 2
La Bonificación será según:
A 20% del Básico
B 15% del Básico
C 12% del Básico
D 10% del Básico
Caso contario se mostrara el
mensaje espacio en blanco (“ “)
TABLA 3
Calcular la BONIFICACIÓN por
carga familiar de 150 soles para
aquellos trabajadores de ESTADO
CIVIL que sea casado y que
además tenga carga familiar (tenga
hijos).
Caso contrario asignar el mensaje
SIN BONIFICACIÓN
TABLA 4
Respecto a la COMPETENCIA de
un postulante se calificara como
APTO si tiene Título, estudios
Universitario y que además su
edad sea menor de 30 años.
Caso contrario asignar el mensaje
NO COMPETENTE.
TABLA 5
Calcular el descuento a los
trabajadores de Categoría C, que
tengan un Básico mayor de 1500 y
además tengan la mayoría de
Edad, tendrán un Descuento del
15% del Básico. Caso contrario los
demás trabajadores no tendrán
Descuento.
PRACTICA Nº 13
Objetivo: Para la siguiente práctica, utilizando FUNCIONES LOGICAS y cálculos de porcentaje.
1.- Digitar y diseñar la siguiente presentación de la tabla acerca de Transporte de Carga de la empresa
Cepsa, con destinos al Centro Norte, Nor Oriente y el Sur de nuestro país.
La 2da Bonificación es del 36.8% exclusivamente para la Región Norte y Nor Oriente
2.- Consideraciones para completar datos como Cliente, Distrito, …., hasta Promoción, utilizaremos los
criterios de la tabla Artículos y Clientes.
2.1. En la celda F6 deberá generar un botón de validación para que lean los códigos B18:B23
2.2. En la celda F7 deberá buscar el Cliente (de la tabla Clientes) en base a la lectura del código de F6
2.3. En la celda F8 deberá buscar el Distrito (de la tabla Clientes) en base a la lectura del código de F6
2.4. En la celda D11 deberá buscar el Precio (de la tabla Artículos) en base al código de B11
2.5. En la celda F11 hallar el Subtotal: Precio x Cantidad
2.6. En la celda G11 hallar el Descuento de la tabla Clientes y multiplicarlo por el Subtotal
2.7. En la celda I11 hallar la Promoción, para el artículo Azúcar tendrá un descuento de 0.30 céntimos si
las ventas son mayores a 10 Kg. Caso contrario para los demás Artículos (es decir si es falso) asignar
el mensaje en blanco.
3.- Los rangos que se asignaron los nombre en el paso 1, es decir ARTICULOS (B19:D23) y CLIENTES
(F19:I23) deberá de bloquearse (proteger) para evitar que su contenido se modifique.
1.- Crear el siguiente gráfico en base al tipo COLUMNAS: Es empleado para representar datos acumulados
para su comparación verticalmente.
2.- Gráfico de tipo BARRAS: Representa un diagrama de barras en forma horizontal, se emplea para
comparar datos.
3.- Crear el siguiente gráfico en base al tipo CIRCULAR: También denominado pastel que se emplea
para representar los datos expresados en porcentaje.
4.- Crear el siguiente gráfico en base a tipo ANILLOS: Las porciones del círculo son anulares.