INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Agendaris

2. Kode Jabatan :
3. 3. Unit Kerja
Eselon I :
Eselon II : Sekretariat Daerah Kabupaten Kolaka Utara
Eselon III : Kepala Bagian Tata Pemerintahan
Eselon IV : Kepala Sub Bagian Pemerintahan dan Hubungan
Antar Instansi

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

KABAG TATA PEMERINTAHAN

KASUBAG PEMERINTAHAN DAN KASUBAG PERTANAHAN KASUBAG PENGEMBANGAN

HUBUNGAN ANTAR INSTANSI WILAYAH DAN PERBATASAN

Petugas Pengumpul dan Petugas Pengumpul Data Petugas Pengumpul dan

Pengelolah Data Pengelolah Data

Agendaris Operator Komputer Operator Komputer

Caraka

Bendahara Pengeluaran
Pembantu

Operator Komputer

5. Ikhtisar Jabatan : Mempelajari pedoman dan petunjuk teknis

persuratan, menerima, membubuhi tanda tangan,
membuka, mendistribusikan, memberi nomor,
mencatat dan mengarsipkan surat dan melaporkan
kepada pimpinan untuk kelanjaran pelaksanaan
tugas

6. Uraian Tugas :

a Mempelajari pedoman dan petunjuk teknis yang erat kaitannya dengan pelaksanaan tugas ;
Tahapan :
1. Mengumpulkan pedoman dan petunjuk teknis
2. Mempelajari pedoman dan petunjuk teknis
b. Menerima dan memeriksa kebenaran alamat surat dari pos, caraka perorangan atau
instansi/unit kerja lain ;
Tahapan :
1. Menerima surat dan mempelajari surat
2. Memeriksa surat

c. Membubuhi tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat atau menandatangani tanda
terima surat;
Tahapan :
1. Menerima dan memeriksa surat
2. Menandatangani tanda terima surat

d Membuka sampul surat, memeriksa isi surat dan mencatat surat pada buku masuk surat;
Tahapan :
1. Membuka sampul surat
2. Memeriksa isi surat
3. Mencatat surat pada agenda surat masuk

e. Melampirkan blangko disposisi pada surat untuk selanjutnya diserahkan kepada pimpinan
Tahapan :
1. Melampirkan lembaran/blangko disposisi
2. Menyerahkan surat kepada pimpinan

f. Mendistribusikan surat yang telah didisposisi oleh pimpinan kepada masing-masing yang
ditujukan setelah terlebih dahulu mencatat dalam buku surat masuk kemana surat tersebut
ditujukan;
Tahapan :
1. Menerima lembaran disposisi dari pimpinan
2. Mempelajari disposisi dari pimpinan
3. Mencatat tujuan surat pada agenda surat masuk
4. Mendistribusikan/Menyerahkan surat kepada yang ditujukan

g. Memberi nomor dan mencatat surat keluar pada buku surat keluar;
Tahapan :
1. Menerima konsep surat dari kasubag
2. Memberi nomor surat
3. Mencatat surat dalam agenda surat keluar

h. Meneliti kebenaran surat sebelum diserahkan kepada caraka;

Tahapan :
1. Meneliti kembali surat
2. Menyerahkan surat kepada caraka untuk didistribusikan

i. Membuat prosedur baku terhadap surat keluar untuk menghindari kesalahan pada surat ;
Tahapan :
1. Mempelajari pedoman dan juknis tentang surat menyurat
2. Membuat SOP surat masuk surat keluar
3. Melaporkan kepada pimpinan

j. Mengarsipkan surat dengan baik sesuai dengan urut-urutannya;

Tahapan :
1. Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan
2. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya
3. Memasukkan kepada map folder
4. Mengarsipkan surat
k. Menyampaikan laporan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis sebagai
peetanggungjawaban pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
2. Mengkonsultasikan konsep yang dibuat kepada pimpinan
3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

l. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan petunjuk pimpinan.

Tahapan :
1. Mempelajari tugas
2. Menjalankan tugas
3. Melaporkan pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. 1 Pedoman dan petunjuk teknis Persiapan pedoman dan petunjuk
teknis
2. 2 Surat , dokumen Penerimaan dan pemeriksaan surat
3. 3 Surat Pembubuhan tandatangan pada
buku ekspedisi
4. 4 Surat, buku agenda Pembukaan, pemeriksaan dan
pencatatan isi surat
5. 5 Lembaran disposisi Pelampiran blangko disposisi
6. 6 Surat Pendistribusian surat
7. 7 Pedoman dan petunjuk teknis Penomoran dan pencatatan surat
8. 8 Surat Kepastian kebenaran surat
9. 9 Pedoman dan petunjuk teknis Pembuatan SOP Surat keluar
10 Tempat penyimpanan surat Pengarsipan surat
1 11 Bahan laporan Pelaporan pelaksanaan tugas
12 Tugas lain Pelaksanaan tugas lain

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat/ Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. Buku pedoman dan juknis Menyiapkan pedomana dan petunjuk
teknis
2. Surat, dokumen Menerima dan memeriksa surat
3. Buku ekspedisi, tanda terima surat Membubuhi tanda tangan pada buku
ekspedisi
4. Surat, ATK, Buku agenda surat Memeriksa dan mencatat isi surat
masuk
5. Lembaran/blangko disposisi Memberi lembar pengantar pada
surat
6. Disposisi pimpinan, ATK, buku Mendistribusikan tugas kepada yang
agenda surat ditujukan
7. Buku pedoman, buku agenda dan Memberi nomor dan mencata surat
ATK keluar
8. Surat Memastikan kebenaran surat
9. Buku pedoman dan juknis Membuat SOP surat keluar
10. Map Folder, otner, boks arsip dan Mendokumentasikan surat
rak arsip
11 Laporan kegiatan Melaporkan pelaksanaan tugas
12 Tugas lain Melaksanakan tugas lain
9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)

1. Pemahaman tentang persuratan Aktifitas

2. Ketelitian dalam menerima surat Kagiatan
3. Adanya bukti penerimaan surat Kegiatan
4. Pengagendaan surat masuk Kegiatan
5. Lembar disposisi surat Kegiatan
6. Terdistribusikannya surat sesuai disposisi Kegiatan
atasan
7. Penomoran dan pengagendaan surat Kegiatan
8. Ketelitan dalam membagi surat Kegiatan
9. Adanya prosedur baku terhadap surat Dokumen
keluar
10. Pendokumentasian surat Dokumen
11. Laporan pelaksanaan kegiatan Laporan
12. Tugas kedinasan lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab:

a. Kelancaran dalam tugas
b. Kesesuaian pelaksanaan tugas dengan standard an peraturan yang berlaku
c. Ketertiban administrasi pelaksanaan tugas

11. Wewenang:
a. Memberikan informasi kepada pegawai yang berkaitan dengan isi surat yang telah
diagendakan
b. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia
c. Membantu kelancaran tugas lain pada bagian Tata Pemerintahan

12. Korelasi Jabatan:

Unit
No Jabatan Dalam Hal
Kerja/ Instansi
1. Kepala Bagian Tata Bagian Tata Konsultasi dan pelaporan
Pemerintahan Pemerintahan
2. Kasubag Bagian Tata Konsultasi dan pelaporan
Pemerintahan dan Pemerintahan
HAI
3. Caraka Bagian Tata Koordinasi
Pemerintahan

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
 Sepi
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab
1
2

15. Syarat Jabatan:

a . Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Gol II/c
b . Pendidikan : D III
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :-
2) Teknis : Diklat tata naskah dinas, Diklat manajemen kearsipan
d. Pengalaman kerja : Staf dibagian umum yang mempunyai tugas yang
relevan
e. Pengetahuan kerja : Peraturan perundang-undangan tentang tata naskah
dinas, kearsipan dan kepegawaian dan administrasi
umum
f. Keterampilan kerja : mengoperasikan computer, menyusun konsep
g. Bakat Kerja : G (intelegensia)
: V (bakat Verbal)
: N (Numerik)
: Q (Ketelitian)
h. Temperamen Kerja :
a. R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegaiatan-kegiatan yang berulang, atau secara
terus menerus melakukan kegaiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur
urutan atau kecepatan tertentu
b. T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian
dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu

c.
i. Minat Kerja
a. 1b melakukan kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data
b. 3a melakukan kegiatan-kegiatan rutin, kongrit & teratur

j. Upaya Fisik :
a. Berdiri
b. Duduk
c. Bekerja dengan jari
b. Berbicara

k. Kondisi Fisik
a. Jenis Kelamin : Pria/Wanita
b. Umur : 21 s/d 58
c. Tinggi badan : -
d. Berat badan : -
e. Postur badan : -
f. Penampilan : Rapi
1. Fungsi Pekerjaan
a. D3
b. O8
c.
 16. Prestasi Kerja yang diharapkan
Jumlah Hasil Waktu
No Satuan Hasil1
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian 2)

1 Kegiatan 2 300

2 Kegiatan 12 1800

3 Kegiatan 12 780

4 Kegiatan 12 600

5 Kegiatan 12 300

6 Kegiatan 12 1,440

7 Kegiatan 12 120

8 Kegiatan 12 1,440

9 Dokumen 12 300

10 Dokumen 12 900

11 Dokumen 12 600

12 Kegiatan 12 300

12. Butir Informasi Lain :

..............................................................................................................................................................................................
................................................................................................

Lasusua, Agustus 2105

Mengetahui
Kasubag. Pemerintahan dan Hubungan Antar Instansi

Nati, S.Ip
Nip. 19810816 200903 2 005

Yang membuat Aswal, S.IP/ 19910708 201206 1 002