PDVSA

MANUAL DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE CAPITAL

VOLUMEN 3

CAPITULO 2 FASE OPERAR

PDVSA N° TÍTULO

PIC–03–02–05 DOCUMENTACIÓN DE ACTIVOS DEL PROYECTO

0 MAR.10 Emisión Original 12 M.T. L.T. L.T.

REV. FECHA DESCRIPCIÓN PAG. REV. APROB. APROB.

APROB. Mariana Toro FECHA MAR.10 APROB. Luis Tovar FECHA MAR.10

 PDVSA, 2005 ESPECIALISTAS

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(electrónico, mecánico, gráfico, grabado, registrado o cualquier otra forma) sin
la autorización por escrito de su propietario. Todos los derechos están
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Índice
1 OBJETIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 ALCANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3 REFERENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3.1 Petróleos de Venezuela, S.A. – PDVSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
4 DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
5 RESPONSABILIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
5.1 Gerente / Supervisor de la Región / Área Corporativa Específica
(ACE) u Organización Responsable de Proyecto (ORP) . . . . . . . . . . . . . . 3
5.2 Gerente/ Supervisor / Líder del proyecto de ORP / Delegado de
Capitalización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
5.3 Equipo Técnico de Trabajo (ETT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
6 PROCEDIMIENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
6.1 Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
6.2 Capitalización de Obras Culminadas (Completadas) . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
6.3 Cancelación de Obras en Progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
7 REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
8 BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
9 ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
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1 OBJETIVO
Establecer los pasos para preparar la documentación necesaria para realizar una
adecuada contabilidad de los activos fijos del proyecto.

2 ALCANCE
Aplica a todas las organizaciones que implanten proyectos de inversión de capital
en PDVSA, Negocios y sus Filiales.

3 REFERENCIAS
3.1 Petróleos de Venezuela, S.A. – PDVSA
PIC–01–01–00 “Glosario”.

4 DEFINICIONES
Ver documento PDVSA PIC–01–01–00 “Glosario”.

5 RESPONSABILIDADES
5.1 Gerente / Supervisor de la Región / Área Corporativa Específica
(ACE) u Organización Responsable de Proyecto (ORP)
Es el responsable de la implementación de este procedimiento durante la Fase
Operar.

5.2 Gerente/ Supervisor / Líder del proyecto de ORP / Delegado de

Capitalización
Es el responsable de la aplicación de este procedimiento durante la Fase Operar.

5.3 Equipo Técnico de Trabajo (ETT)

Son responsables de cumplir con los pasos descritos en este procedimiento.

6 PROCEDIMIENTO
6.1 Generalidades
6.1.1 La capitalización de los activos fijos del proyecto debe efectuarse una vez que
haya sido aceptada definitivamente las instalaciones por el Custodio o Cliente del
proyecto y las mismas se encuentren en operación estable.
6.1.2 La capitalización de los activos es responsabilidad de la organización que solicita
la creación del renglón presupuestario, por ello, la ORP que implantará el
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proyecto, preparará toda la documentación necesaria para que una vez culminada
la obra, el custodio de la instalación, tramite ante la Gerencia de Finanzas del ACE,
la capitalización de los activos.
6.1.3 Este procedimiento contempla los pasos que debe seguir los representantes de la
Organización Responsable del Proyecto (ORP) y su Equipo Técnico de Trabajo
(ETT), para preparar la documentación necesaria, que permita facilitar: a) la
capitalización de los activos incorporados a través de la ejecución de un proyecto
de infraestructura y b) la cancelación de la obras en progreso. Se exceptúan del
alcance de este procedimiento la transferencia y/o desincorporación de activos, ya
que son procedimientos que aplican fuera del período de ejecución de los
proyectos.
6.1.4 Con el objeto de facilitar su aplicación, se dividió el procedimiento en dos partes:
capitalización de obras culminadas y cancelación de obras en progreso.

6.2 Capitalización de Obras Culminadas (Completadas)

Paso
Responsable Acciones / Responsabilidades
No.
1 Supervisor /Líder del Notificar al Delegado de Capitalizaciones /
proyecto /Planificador Superintendente de Planificación de la ORP la
de la ORP completación de la obra y su entrega definitiva al
Custodio o Cliente de la instalación con respectivo
soporte.
2 Delegado de Ubicar en el Sistema SAP la siguiente información:
Capitalización de la – Ordenes internas asociadas a la obra.
ORP
– Saldo de cada orden.
– Renglón presupuestario al cual está asociada la obra.
Imprimir las pantallas del Sistema SAP y exportar el
resumen de costos contabilizados en cada orden interna
a una hoja de cálculo, para incluirlos posteriormente en
el expediente.
Solicitar al Supervisor / Líder de Proyecto / Planificador
de Proyecto, copia de los siguientes documentos:
– Actas de recepción definitiva del custodio de la
instalación.
– Balance de materiales instalados o devueltos a
Bariven.
– Primer Informe Post mortem.
– Carta de Autorización de Completación (en caso de
pozos) emitida por el Ministerio para el Poder Popular
de Energía y Petróleo.
– Carta de reconocimientos de activos en operación
(cuando aplique, ver definición en el glosario).
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3 Supervisor /Líder del Preparar y suministrar al Delegado de Capitalización de

proyecto /Planificador la ORP copia de los documentos solicitados en el punto
de la ORP anterior.
4 Delegado de Revisar documentos suministrados. En caso de
Capitalización de la disconformidad, participar al Supervisor / Líder del
ORP proyecto /Planificador de la ORP para la corrección o
completación de los documentos.
Verificar con el administrador de contratos que la obra
está concluida financieramente y que no quedan
facturas de pago pendientes.
Solicitar copia de la pantalla SAP donde se muestre el
estatus del pedido asociado al contrato.
5 Administrador de Preparar y suministrar al Delegado de Capitalización de
Contratos de la ORP la ORP, copia de la pantalla SAP donde se muestra el
estatus del pedido asociado al contrato.
6 Delegado de Capitaliza- Realizar inspección en campo para verificar la
ción de la ORP culminación de la obra y la operación de la instalación.
Elaborar reporte fotográfico.
Elaborar Carta de solicitud de capitalización (Ver formato
en el Anexo A).
Elaborar FAM_01 (Ver Anexo B).
Preparar expediente (dossier) de capitalización con
todos los documentos que se indican a continuación:
– Carta de solicitud de Capitalización de la Obra
culminada.
– FAM_01 de Incorporación.
– Primer informe post–mortem.
– Documentación soporte:
 Actas de recepción definitiva de la instalación por
parte del Custodio / Cliente.
 Carta de autorización de completación de pozos
emitida por el Ministerio para el Poder Popular de
Energía y Petróleo (solo para el caso de conexión
de pozos).
 Carta de reconocimientos de activos en operación,
(cuando aplique, ver definición en el glosario).
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6 Delegado de  Pantalla SAP donde se muestre el estatus del pedido

Capitalización de la asociado al (los) contrato(s) del proyecto.
ORP (Cont.)
 Pantalla SAP con el saldo de la orden interna de
ejecución.
 Reporte Fotográfico de las instalaciones.
Remitir expediente al Superintendente / Supervisor de
Planificación y Control de la ORP para revisión y
obtención de firmas del Gerente de la ORP.
7 Superintendente / Revisar la información recibida. En caso de que la
Supervisor de documentación no cumpla con los requisitos exigidos,
Planificación y Control devuelve al Delegado de Capitalización de la ORP.
de la ORP Remitir dossier al Gerente de la ORP para aprobación.
8 Gerente de la ORP Revisar y aprobar el expediente. En caso de que la
documentación no cumpla con los requisitos exigidos,
devuelve al Superintendente / Supervisor de
Planificación y Control de la ORP.
Devolver documentos aprobados al Superintendente /
Supervisor de Planificación y Control de la ORP.
9 Superintendente / Remitir documentación aprobada al Delegado de
Supervisor de Capitalizaciones de la ORP.
Planificación y Control
de la ORP
10 Delegado de Consignar memorando con todos los documentos
Capitalizaciones de la aprobados, ante el custodio de la instalación para
ORP tramitar capitalización ante Finanzas del ACE.

6.3 Cancelación de Obras en Progreso

Paso Acciones / Responsabilidades
Responsable
No.
1 Supervisor / Líder del Notificar al Analista de Capitalizaciones la cancelación
proyecto / Planificador de la obra o servicio con su respectivo soporte.
de la ORP
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2 Delegado de Ubicar en el Sistema SAP la siguiente información:

Capitalización de la – Órdenes internas asociadas a la obra.
ORP
– Saldo de la orden asociada a la obra que será
cancelada.
– Renglón presupuestario al cual está asociada la obra.
Imprimir las pantallas del Sistema SAP y exportar el
resumen de costos contabilizados en cada orden interna
a una hoja de cálculo, para adjuntarlos posteriormente al
expediente.
Solicitar al Supervisor / Líder de Proyecto / Planificador
de Proyecto, copia de los siguientes documentos:
– Informe de cancelación de obras.
– Balance de materiales instalados o devueltos a
Bariven.
3 Supervisor /Líder del Suministra al Delegado de Capitalización los siguientes
proyecto /Planificador documentos:
de la ORP – Informe de cancelación de la obra. (Ver Anexo C).
– Balance de materiales instalados o devueltos a
Bariven.
4 Delegado de Solicitar al administrador de contratos copia de la
Capitalización de la pantalla SAP donde se muestre que el pedido está
ORP cerrado en sistema y que no quedan facturas de pago
pendientes.
5 Administrador de Suministrar al Delegado de Capitalización la pantalla
Contratos de la ORP SAP donde consta que el pedido está cerrado en sistema
y que no quedan facturas de pago pendientes.
6 Delegado de Realizar inspección en campo para verificar el estado de
Capitalización de la la obra al momento de la cancelación.
ORP Elaborar reporte fotográfico.
Elaborar resumen de costos contabilizados en las orden
interna de la obra a cancelar.
Preparar expediente (dossier) de cancelación de obras
con los siguientes documentos:
– Carta de solicitud de cancelación de obra.
– Informe de cancelación de obras.
– Balance de materiales instalados y sobrantes.
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6 Delegado de – Resumen de costos contabilizados en la orden

Capitalización de la interna, (incluir pantalla SAP).
ORP – Impresión de la pantalla SAP donde se muestre el
estatus del pedido
p asociado a la obra cancelada.
– Reporte fotográfico.
Remitir al Supervisor/Superintendente de Planificación
para revisión y obtención de firmas del Gerente de la
ORP.
7 Superintendente / Revisar la información recibida. En caso de que la
Supervisor de documentación no cumpla con los requisitos exigidos,
Planificación y Control devuelve al Delegado de Capitalización de la ORP.
de la ORP Remitir dossier al Gerente de la ORP para aprobación.
8 Gerente de la ORP Revisar y aprobar actas del expediente. En caso de que
la documentación no cumpla con los requisitos exigidos,
devuelve al Superintendente / Supervisor de
Planificación y Control de la ORP.
Devolver documentos aprobados al Superintendente /
Supervisor de Planificación y Control de la ORP.
9 Superintendente / Remitir documentación aprobada al Delegado de
Supervisor de Capitalizaciones.
Planificación y Control
de la ORP
10 Delegado de Consignar con memorando el expediente de
Capitalización de la cancelación de obras con todos los soportes, ante
ORP Finanzas de la ACE.
Obtener firma de copia del memorando de entrega,
como acuse de recibo de Finanzas de la ACE.
Archivar copia de los documentos entregados.

7 REGISTROS
7.1 Carta de solicitud de Capitalización de la Obra culminada.

7.2 FAM–01 de Incorporación de Activos.

7.3 Primer Informe post–mortem de la obra.

7.4 Impresión de pantallas SAP.

7.5 Actas de recepción definitiva del custodio de la instalación.

7.6 Carta de autorización de completación de pozos emitida por el Ministerio para el

Poder Popular de Energía y Petróleo, cuando aplique.
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7.7 Carta de reconocimientos de activos en operación.

7.8 Carta de solicitud de cancelación de obras.

7.9 Informe de cancelación de obras.

7.10 Memorando de consignación de expedientes de capitalización y/o cancelación de

obra.

8 BIBLIOGRAFÍA
Manual de Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas. Materia: Prácticas
de contabilidad.
– Capítulo II. Definiciones.
– Capítulo VI–1. Políticas Contables de Capitalización de activos fijos.
– Capítulo VI–2. Políticas de Depreciación.
– Documento: Anexo A – Guía de Capitalización.

9 ANEXOS
Anexo A Formato carta de solicitud de capitalización.
Anexo B Formato FAM–01.
Anexo C Formato Informe de cancelación de obra.
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ANEXO A FORMATO CARTA DE SOLICITUD DE CAPITALIZACIÓN

PDVSA

Lugar, día, mes y año

Para:
De:
Asunto: Solicitud de Capitalización de Activos

Sirva la presente comunicación para solicitar la capitalización de la orden interna XXXXXXXXXXXX, “Nombre
del Proyecto” y así cumplir con el proceso de capitalización de activos del ACE.

Agradeciendo su atención y sin más referencias que hacer, se despide atentamente,

Nombre y Apellido

RECIBIDO POR:
Nombre:
Fecha:
Firma:
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ANEXO B FORMATO FAM–01

PDVSA

Tipo Descripción del Activo Número Orden Centro Serial # Pozo / Costo
Emplazamiento
de Activo Interna Costo Placa Original
O.I: “Descripción del Activo

Total costos intangibles

Monto total a capitalizar 0

Preparado Por: Autorizado Por: Inspeccionado Por: Registrado Por:

Nombre Nombre Nombre Nombre
:Indicado :Indicado :Indicado :Indicado
r:
Fecha: r:
Fecha: r:
Fecha: r:
Fecha:
Firma: Firma: Firma: Firma:
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ANEXO C FORMATO INFORME DE CANCELACIÓN DE OBRA

PDVSA
Gerencia que Somete: “Nombre de la Unidad de Producción”
Plan Maestro Capitalización de Activos
INFORME DE CANCELACIÓN DE OBRAS
Fecha: día/mes/año
Renglón Presupuestario: XXX–XXXXXXXX Orden Interna: XXX–XXXXXXXX

Monto Aprobado Bs.:

Desembolso Real:

Desembolso Real USD:

Área Operacional: Avance Físico %: 0,00%

Avance Financiero %: 0,00%
Fase del Proyecto:
Proyecto: Fecha de Paralización:
Centro de Coste:
Gerencia / Unidad Responsable:

Responsable / Custodio:

Alcance Original del Proyecto:

Justificación Técnica / Económica de la Cancelación:

Realizado por: Responsable: Aprobado por:

Nombre: Nombre: Nombre:
C.I:. C.I:. C.I:.
Firma Firma Firma