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Una hoja de cálculo es un una aplicación, que permite manipular grandes (o pequeñas)
cantidades datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas. A partir de
estos datos se pueden realizar cálculos más complejos empleando distintas fórmulas, se
pueden realizar muchos tipos de gráficas,...
Microsoft Excel es la hoja de cálculo distribuida con la suite ofimática Microsoft Office.
En estos apuntes emplearemos la versión Microsoft Excel 2002, aunque existen otras
más modernas; conociendo el manejo de una es fácil emplear las demás (en alguna
ocasión te daré indicaciones sobre cómo hacer las cosas con Excel 2007 y posteriores).
Cabe mencionar que existen hojas de cálculo de libre uso. Por ejemplo la suite ofimática
OpenOffice.org, de uso libre, además de incluir herramientas como un procesador de
textos, una aplicación para crear presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y
una base de datos, incluye una hoja de cálculo cuyo manejo no difiere mucho del
manejo de Excel. Te puedes descargar esta suite desde la página que se abre al hacer
clic aquí.
Los archivos de Excel, también denominados libros, están formados por varias hojas.
La extensión de un libro Excel es .xls en Excel 2003 o versiones anteriores y .xlsx para
libros de Excel en versiones posteriores o iguales a Excel 2007.
2 Introducción a Microsoft Excel
Barra de menús
Cuadro de nombres
Barra de fórmulas
Selección de toda
la hoja
Barra de estado
Botón de Office
Cinta de pestañas
Selección de toda
la hoja
Barra de estado
Figura 1. Algunos elementos de las pantallas iniciales de Excel 2002 y 2007. Las
versiones anteriores a 2003 se estructuran en menús. Excel 2007 y
posteriores trabajan mediante pestañas y grupos
El número de hojas predeterminado es tres aunque se pueden añadir más (el número
máximo de hojas en un libro depende de la memoria disponible). Cada hoja tiene un
nombre que aparece en la pestaña de la parte inferior. El nombre de la hoja activa
aparece en negrita sobre fondo blanco.
Podemos cambiar de hoja haciendo clic en el nombre de la hoja que deseamos activar.
Con el menú emergente, que aparece haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre
el nombre de una hoja, puedes realizar diferentes tareas relativas a la gestión de las
hojas. Este menú y las opciones que posibilita se muestran en la siguiente figura:
Introducción a Microsoft Excel 3
Figura 2. Menú emergente que aparece al hacer clic con el botón derecho sobre el
nombre de una hoja
Cada hoja está estructurada en filas (que están numeradas de 1 hasta 65 536) y 256
columnas (identificadas desde la letra A hasta la Z y luego desde AA, AB,... hasta IV).
Al situarte sobre el nombre de una columna el puntero del ratón se transforma en una
flecha negra vertical ( ) que permite seleccionar una o, arrastrando, varias columnas.
Si haces clic con el botón derecho se despliega el menú emergente que muestra las
tareas más habituales que se pueden realizar con columnas (insertar nuevas columnas,
eliminar una columna, mostrarla u ocultarla, controlar su ancho,…). Cabe decir lo
mismo de las filas, aunque en este caso, al situarte sobre número que etiqueta a la fila, el
puntero del ratón adquiere la forma de una flecha negra horizontal ( ).
Si quieres seleccionar todos los elementos de una hoja basta con que coloques el
puntero del ratón en el rectángulo blanco que hay encima de la lista con los números de
todas las filas.
Para activar una celda basta con hacer clic con el ratón sobre ella, inmediatamente se
4 Introducción a Microsoft Excel
Para introducir datos basta con comenzar a escribir y al finalizar pulsar Intro (o
seleccionar otra celda). Lo que vayas escribiendo aparecerá sobre la barra de fórmulas y
sobre la celda activa.
Figura 4. Una hoja en blanco de Excel. La hoja activa es la Hoja 2 y la celda activa la C8
Cuando seleccionas una celda o un grupo de celdas, con el botón derecho del ratón
aparece el menú desplegable con las tareas que se realizan con mayor frecuencia sobre
las celdas. Aparece la posibilidad de Insertar comentario y de manipular el Formato de
celdas.
INTRODUCCIÓN DE DATOS
Texto
Los datos tipo texto son cualquier combinación de letras, números y símbolos. Se
caracterizan porque no se puede operar con ellos. Por defecto, cuando introduces datos
de texto Excel los alinea a la izquierda de la celda.
Números
Para que Excel pueda hacer cálculos tiene que haber reconocido como números a los
datos introducidos. Por defecto, Excel alinea los datos numéricos a la derecha de la
celda.
Excel admite tanto el "." como la "," como separador de decimales y de millares. Puedes
seleccionar el separador deseado en:
(En Excel 2007, se elegir el separador en Botón Office > Opciones de Excel >
Avanzadas > Opciones de Edición).
A parte de reconocer como datos numéricos a los números, Excel da formato numérico
a números que contengan, entre otros, los siguientes símbolos:
En Formato de celdas > NÚMERO puedes observar los distintos formatos númericos.
Fechas y horas
Las fechas y horas son reconocidas como datos numéricos, de hecho, Excel puede hacer
6 Introducción a Microsoft Excel
operaciones con fechas y horas: calcular cuántos días han transcurrido desde una fecha,
en qué día de la semana caerá determinado fecha, el tiempo que hay entre dos horas,...
15/2/12
15:45:22
Las fechas y horas se pueden introducir de muchas más formas, incluso, una vez
introducidas con un formato, puedes decir a Excel que lo cambie. En
Desbordamiento
Cuando un dato de texto es muy largo y no cabe en la celda, el contenido de esta se
desborda y parece ocupar la celda de la derecha. Si la celda de la derecha contiene
datos, el texto no se puede superponer sobre el contenido de ésta y sólo muestra la parte
que cabe en la celda aunque esto no afecta al contenido de la celda “larga”
Introducción a Microsoft Excel 7
Si un número no cabe en una celda, Excel utiliza notación científica para mostrarlo:
A veces también utiliza las marcas de desbordamiento (#####) para advertir de que en
una celda hay un número demasiado largo.
Comentarios
Puedes introducir cualquier nota aclaratoria sobre el contenido de una celda usando un
comentario. Para introducir un comentario basta hacer aparecer el menú desplegable
asociado a la celda en la que quieras incluir el comentario. Elige Insertar comentario y
escribe el texto deseado. Un comentario no modifica en absoluto el contenido de la
celda, sólo contiene la información adicional que desees. Cuando una celda tiene
asociado un comentario aparece un pequeño triángulo rojo en la esquina superior
8 Introducción a Microsoft Excel
Figura 8. Comentarios
Las celdas B3 y D3 tienen asociadas comentarios.
Cuando nos situamos sobre la celda D3 aparece el contenido del comentario.
Escribe cualquier cosa en una celda, y sitúate sobre el gestor de autollenado. Al situarte
sobre él, el puntero del ratón, en vez de ser la habitual cruz blanca ( ) se transforma en
una cruz delgada negra más delgada ( ). Arrástralo y observa qué ocurre.
Automáticamente las celdas por dónde has arrastrado se han rellenado con el mismo
contenido que la celda original.
El autollenado también sirve para crear series tanto con datos de texto como numéricos.
Imagina que te interesa crear una serie con todos los años, múltiplos de 5, desde 1.900.
Para ello introduce 1.900 en una celda y el siguiente número de la serie, 1.905 en la
celda que desees. Si seleccionas las celdas donde están los primeros elementos de la
serie y arrastras el gestor de autollenado, Excel introduce automáticamente los años
posteriores, 1.910, 1.915, 1.920,… Si en vez de introducir sólo los dígitos de los años,
hubieras escrito “Año 1.900” en la primera celda y “Año 1.905” en la siguiente, la serie
se habría completado con “Año 1.910”, “Año 1.915”,… Esta opción de crear series es
muy útil, por ejemplo, para numerar datos.
Ordenar datos
Se pueden ordenar conjuntos de datos con
(En Excel 2007: Pestaña Inicio > Grupo Modificar > Ordenar y Filtrar..> Orden
personalizado…)
Puedes observar que se puede ordenar por uno o más criterios y en orden ascendente o
descendente.
Por defecto, Excel ordena columnas. Puedes elegir ordenar por filas (de izquierda a
derecha) seleccionando opciones en la ventana Ordenar).
Para ocultar una fila o columna (o varias filas o columnas a la vez), basta con
10 Introducción a Microsoft Excel
seleccionarla, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Ocultar. La fila o
la columna correspondiente desaparece de la vista, pero no se borra su contenido (se
puede operar perfectamente con las celdas de filas o columnas ocultas). Para que las
filas ocultas vuelvan a aparecer en pantalla basta con seleccionar, al menos, dos filas
entre las que se encuentre comprendida la fila oculta, hacer clic con el botón derecho del
ratón y seleccionar Mostrar.
Si has ocultado la primera columna (columna A) para que vuelva a aparecer haz lo
siguiente:
(En Excel 2007 teclea A1 en el cuadro de nombres (y pulsa Intro). Luego elige Pestaña
Inicio > Grupo Celdas > Formato..> Visibilidad > Ocultar y mostrar)
Para mostrar de una sola vez todas las filas o columnas ocultas basta con seleccionar
toda la hoja (con el cuadrado en blanco que sirve para seleccionar una hoja) y continuar
con el proceso anterior.
Muchas veces puede ser útil dejar fija una (o varias) fila o columna, de modo que
aparezca siempre en pantalla cuando te desplaces hacia otras partes de la hoja.
FÓRMULAS Y FUNCIONES
35
vez introducida la fórmula basta con pulsar la tecla Intro para ejecutarla.
Suma Diferencia
Producto Cociente
Al copiar Excel utiliza referencias relativas y, por ello, al copiar una celda que
contiene una fórmula, modifica ésta para adaptarla a su nueva posición.
Sin embargo, hay veces que no deseas que se modifique la referencia de una celda.
Veamos un ejemplo. Imagina que quieres calcular el valor de f x 6 x para los datos
contenidos en las celdas A5, A6, A7 y A8. En vez de introducir directamente en la celda
B5 la fórmula “= 6*A5” decides almacenar el coeficiente 6 en la celda B1, por ejemplo.
14 Introducción a Microsoft Excel
Ahora todo la que tienes que hacer es introducir en la celda B5 la fórmula “= B1*A5” y
arrastrar el cursor de autollenado a las demás celdas. El ejemplo está desarrollado paso a
paso en las siguientes ilustraciones.
Puedes hacer cálculos con datos de distintas hojas. Si estás una hoja distinta de la Hoja
1, puedes referirte al valor almacenado en la celda C5 de la Hoja 1 anteponiendo el
nombre de la hoja a la que pertenece esta celda seguido por el símbolo ! y por el nombre
de la celda, es decir, la sintaxis sería:
Hoja 1!C5
En este caso, la referencia sería relativa. Si deseas hacer que la referencia sea absoluta
basta con escribir:
16 Introducción a Microsoft Excel
Hoja 1!$C$5
Funciones
A parte de las operaciones aritméticas básicas, Excel incorpora un variado repertorio de
funciones para realizar cálculos más complejos. Lleva incorporadas, entre otras,
funciones matemáticas, estadísticas, financieras, lógicas,…
Su nombre.
El argumento (o los argumentos) que se refiere a la celda o conjunto de celdas
sobre los que se va a evaluar la función.
Por ejemplo,
Para calcular el logaritmo neperiano del elemento que ocupa la celda A2,
activa la celda donde quieres que se aloje el resultado y escribe en la
barra de fórmulas =LN(A2). Al pulsar Intro aparece el resultado en la
celda correspondiente.
Para introducir una función en la celda activa puedes emplear cualquiera de estos
métodos
argumento de la función.
Elegir Menú INSERTAR > Función… (Encontrarás una lista con todas las
funciones y, una vez elegida una función, Excel te indicará los argumentos
necesarios).
entre 0o y 180o a intervalos de 15o. (Ten en cuenta que en Excel las funciones
trigonométricas trabajan en radianes y que Excel lleva incorporadas funciones para
transformar grados en radianes y viceversa).
El argumento de muchas funciones, en vez de ser una única celda, puede ser un
conjunto o rango de celdas. En la siguiente figura se muestra cómo se nombran
distintos rangos:
C4:H4
E10:G13
B7:B16
Hay muchas funciones que usan rangos como argumento, entre ellas podemos encontrar
las que se muestran en la siguiente tabla:
n 1
CUARTIL( ) Calcula los distintos cuartiles de un conjunto de datos
MEDIANA( ) Calcula la mediana Me de un conjunto de datos
Nota 1: Puedes seleccionar rangos de datos que no sean adyacentes. Para ello, mantén
pulsada la tecla CTRL mientras seleccionas las celdas deseadas.
Nota 2: Para seleccionar un rango grande, activa la celda que ocupa la primera fila y la
primera columna del rango. Mantén pulsada la tecla MAYÚS y haza clic sobre la celda
que ocupa la última fila y la última columna del rango que quieres seleccionar.
Nota 4: Al final de los apuntes hay un listado bastante completo de las funciones de
Excel 2003 con una breve descripción y un enlace a una ayuda más completa.
Introducción a Microsoft Excel 19
en donde:
Función FRECUENCIA
Debe introducirse como una fórmula matricial debido a que FRECUENCIA devuelve
una matriz. Es decir, antes de introducir la función has de seleccionar el rango de celdas
1
Cuando un argumento de una función es de tipo texto, este debe ir encerrado entre comillas.
Introducción a Microsoft Excel 21
La sintaxis es:
en donde:
Datos es el conjunto de valores cuyas frecuencias deseas contar. (Si datos no contiene
ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.)
Grupos es el conjunto celdas en los que aparecen los extremos de los intervalos en los
que deseas agrupar los datos. Es decir, si grupos estuviera formado por los valores L1,
L2,…, Lk, los intervalos que definen las clases y en los que se cuentan las frecuencias
serán , L1 , L1 , L2 , L2 , L3 ,… , Lk 1 , Lk y Lk , .
Observaciones
devuelta será una matriz vertical de cinco elementos. Por lo tanto, antes de
introducir la fórmula para el cálculo de la frecuencia, debes haber seleccionado
una matriz vertical de cinco elementos en la que aparecerán los resultados.
La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.
Las fórmulas que devuelven matrices deben introducirse como fórmulas
matriciales, es decir, para evaluarlas es necesario pulsar
MAYÚSCULAS+CONTROL+Intro.
Por ejemplo: Imagina que tienes 20 datos que están almacenados en las celdas A1,
22 Introducción a Microsoft Excel
A2,…, A20. Quieres contar la frecuencia de estos datos dentro de las clases , 0 ,
0, 5 , 5, 20 , 20, 50 , 50, 100 y 100, . En las celdas B1, B2,…, B5, puedes
almacenar los valores 0, 5, 20, 50, 100 que formarían el argumento Grupos. Ahora
selecciona un rango vertical de 6 celdas, uno más que el número de datos que contiene
Grupos (por ejemplo C1, C2,…, C6). En la barra de fórmulas escribe:
FRECUENCIA(A1:A20 ; B1:B5)
Ejemplo:
Imagina que deseas realizar una tabla de frecuencias dividida en, por ejemplo, siete
clases2, para las temperaturas medias de todos los meses entre los años 2 000 y 2 009.
Puesto que
la temperatura media mínima es 1,3ºC
la temperatura media máxima es 25ºC
tienes un rango de 25 1,3 23,7ºC para dividir en 7 grupos. Para que los extremos de
clase resulten de fácil lectura puedes tomar un intervalo cuya longitud sea múltiplo de 7,
por ejemplo 28. Luego, las clases serán de longitud 28 / 7 4ºC. Para realizar la tabla de
frecuencias sigue cinco los pasos que se muestran en la siguiente figura:
2
La literatura estadística proporciona varias fórmulas para determinar el número de clases de una
división. Si n es el número de observaciones, entonces el número de clases se puede tomar, por ejemplo
como el entero más próximo a n o bien a 2 n .
Introducción a Microsoft Excel 23
5. Pulsa
MAYÚSCULAS+CONTROL+Intro
Frecuencia
Clases
de clase
0-4 10
4-8 30
8-12 23
12-14 15
16-20 18
20-24 22
24-28 2
También puedes crear tablas de frecuencia con la herramienta Histograma. Para utilizar
esta herramienta tienen que estar habilitado el complemento Herramientas para el
análisis.
En Excel 2003:
En Excel 2007:
En Excel 2010:
Crear gráficos con el asistente para gráficos de Excel es muy sencillo y versátil.
En el paso 1 del asistente para gráficos, Excel te muestra todas las categorías de gráficos
que es capaz de trazar. A su vez, dentro de cada categoría, te enseña los subtipos entre
los que puedes elegir. Los gráficos más usados son los de los cinco primeros:
Columnas, Barras, Líneas, Circular y Dispersión3.
Más adelante se hará algún comentario sobre los usos y características de estos gráficos.
Si no lo has hecho previamente aquí puedes seleccionar el conjunto de datos que quieres
graficar. Las dos siguientes figuras muestran los elementos más importantes del paso2.
3
Cuando hayas realizado un gráfico con Excel y hayas terminado de hacerle modificaciones, si lo quieres insertar en
un documento de Word, en vez de pegarlo directamente, puedes utilizar el Pegado especial y elegir Pegar como
imagen (metarchivo mejorado) para obtener mayor calidad.
26 Introducción a Microsoft Excel
Para añadir una nueva serie haz clic en Agregar y luego rellena los campos Nombre y Valores
En este paso puedes decidir dónde quieres que Excel te coloque el gráfico: como objeto
flotante, en la misma hoja en la que estás trabajando o bien en una nueva hoja que sólo
Introducción a Microsoft Excel 27
contenga al gráfico. El gráfico tendrá mayor calidad con esta segunda opción. No
obstante, en cualquier momento, después de su creación, se puede cambiar la situación
del gráfico (simplemente, haz clic sobre el gráfico con el botón derecho del ratón y
selecciona Ubicación…).
En Excel 2007 y 2010 no hay asistente para gráficos. Para dibujar uno, simplemente
selecciona los datos que quieres representar y en la pestaña Insertar selecciona el tipo
de gráfico que deseas realizar. Una vez creado el gráfico aparece el grupo Herramientas
para gráficos que abarca tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato. En estas
pestañas se encuentran las distintas opciones vistas para Excel 2003.
Para cambiar el aspecto de un gráfico, sitúate sobre la parte del gráfico que desees
modificar, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona la opción Formato…
(Formato del título del gráfico, Formato de los ejes, Formato del área de trazado…).
Se abrirá una ventana que, según la zona elegida, te permitirá cambiar colores, tipos de
líneas, escalas, tipos de letra, etc.
Los gráficos que se utilizan para representar datos que están organizados en distintas
categorías son, fundamentalmente, los de columnas, barras y circulares. Los dos
primeros son básicamente iguales: junto con cada categoría se representa un rectángulo
cuya longitud es proporcional a la magnitud del dato que queremos representar (cada
dato de la serie queda representado por una columna o una barra).
horizontalmente.
En los gráficos de líneas se dibujan, sobre unos ejes, los puntos que corresponden a la
serie de datos y se conectan mediante segmentos. Los valores se representan por el alto
de los puntos con relación al eje X. Las etiquetas de las categorías se presentan en el eje
X. Los gráficos de líneas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
A veces, sobre todo cuando se coloca una línea de tendencia sobre el gráfico, podría dar
la impresión de que los gráficos de línea y de dispersión son semejantes. Entre ellos hay
una diferencia fundamental: en los gráficos de líneas el eje horizontal es un eje de
categorías, no numérico (aunque las categorías tengan rótulos numéricos), mientras que
en un gráfico de dispersión tanto el eje vertical como el eje horizontal son numéricos
(con una escala de medida asociada).
Longitud de los afluentes del Ebro Longitud de los afluentes del Ebro
300 300
250 250
200 200
km
150 km 150
100 100
50 50
0 0
Aragón Gállego Segre Alhama Jalón Huerva Martín Guadalope Segre Jalón Gállego Aragón Guadalope Huerva Martín Alhama
Longitud de los afluentes del Ebro Longitud de los afluentes del Ebro
Guadalope Alhama
Martín Martín
Huerva Huerva
Jalón Guadalope
Alhama Aragón
Segre Gállego
Gállego Jalón
Aragón Segre
0 50 100 150 200 250 300 0 50 100 150 200 250 300
km km
Los cuatro gráficos anteriores representan el mismo conjunto de datos. En los gráficos
de la derecha se han ordenado los datos antes de representarlos. En este ejemplo, al
representar longitudes, puede que sean más efectivos visualmente los gráficos de
barras que los de columnas.
30 Introducción a Microsoft Excel
Otros
ARROZ
2%
3%
AVENA
5%
CEBADA 11270
TRIGO 6832 MAÍZ
15%
MAÍZ 3718
CEBADA
AVENA 1188
47%
ARROZ 634
Otros 442
(Unidades: miles de toneladas)
TRIGO
28%
El primer sector se debe colocar partiendo de un punto destacado, por ejemplo las
doce en punto. Este primer sector se debe corresponder con la categoría más
frecuente. A partir de ahí se colocan el resto de los sectores en orden descendente de
proporción.
1000
800
Millones de euros
600
400
200
Electricidad
0 Gas
I. agroalimentaria
Productos petrolíferos
I. textil
I. maderera
I. papelera
Para realizar comparaciones cruzadas puedes usar gráficos de columnas 3D. Los
gráficos 3D tienen un aspecto atractivo y “científico”, pero a veces resultan liosos de
leer. Las comparaciones se realizan más fácilmente en los gráficos bidimensionales.
32 Introducción a Microsoft Excel
1000 1000
800 800
Columna
Millones de euros
Millones de euros
200 200
0 0
I. agroaliment. I. textil I. maderera I. papelera Productos petrolíferos Gas Electricidad
Gasto en el consumo energético por sectores de actividad y producto Gasto en el consumo energético por sectores de actividad y producto
consumido (año 2009) consumido (año 2009)
1800 1600
Columna apilada
1600 1400
1400
1200
1200
Millones de euros
Millones de euros
1000
I. papelera
1000 Electricidad
I. maderera
Gas 800
I. textil
800 Productos petrolíferos
I. agroaliment.
600
600
400
400
200 200
0 0
I. agroaliment. I. textil I. maderera I. papelera Productos petrolíferos Gas Electricidad
Estos gráficos permiten comparar cómo se distribuye el gasto Estos gráficos permiten comparar cómo se distribuye el gasto
energético entre los distintos tipos de fuentes de energía energético entre los distintos sectores de actividad
para cada sector de actividad para cada tipo de fuente de energía
Los cuatro gráficos representan exactamente el mismo conjunto de datos (de hecho las
columnas de todos los gráficos tienen exactamente la misma altura pero están
dispuestas en distinto orden). En los gráficos de columna, dentro de cada categoría las
columnas se encuentran adosadas una al lado de otra mientras que en los de columna
apilada, dentro de cada categoría, las columnas se colocan unas encima de otras.
Las alturas de las columnas se calculan con respecto al gasto total en consumo
energético.
En el paso 2 del Asistente para gráficos o en Datos de origen elige “series en filas o
en columnas” según el tipo de comparación que desees realizar.
Introducción a Microsoft Excel 33
100% 100%
80% 80%
20% 20%
0% 0%
I. agroaliment. I. textil I. maderera I. papelera Productos petrolíferos Gas Electricidad
Para trazar el gráfico anterior Excel realiza, implícitamente, los Para trazar el gráfico anterior Excel realiza, implícitamente, los
siguientes cálculos: siguientes cálculos:
Sean: Sean:
nij consumo de la industria i-ésima en el combustible j-ésimo nij consumo de la industria i-ésima en el combustible j-ésimo
ni. consumo total de combustible de la industria i-ésima (i n. j consumo total del combustible j-ésimo (j
ni . ni1 ni 2 ni 3 n. j n1 j n2 j n3 j n4 j
Entonces, el valor que ocupa la posición (i, j) de la siguiente tabla Entonces, el valor que ocupa la posición (i, j) de la siguiente tabla
se calcula como: se calcula como:
nij nij
100 100
ni . n. j
Por ejemplo: el valor que ocupa la posición (3, 1) se calcularía Por ejemplo: el valor que ocupa la posición (3, 1) se calcularía
como: como:
55 927 55 927 55 927 55 927
100 100 31, 6% 100 100 13, 0%
55 927+27 386 93 679 176 992 305 542 21 513 55 927+46 314 429 296
Las alturas de las columnas se calculan como el porcentaje con que contribuye cada
valor individual al total de la categoría a la que pertenece.
En el paso 2 del Asistente para gráficos o en Datos de origen elige “series en filas o
en columnas” según el tipo de comparación que desees realizar.
Producción de cebada en España entre los años 2000 y 2008 (miles de toneladas)
15
12
Millones de toneladas
0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Hay muchos autores que consideran que la forma natural de representar el tiempo es
horizontal. Puesto que los gráficos de barra no permiten representar el tiempo de
forma horizontal es preferible el empleo de gráficos de columnas para ilustrar series
de tiempo.
15
12
Millones de toneladas
0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
14 14
12 12 2000
2001
Millones de toneladas
Millones de toneladas
10 10
2002
TRIGO
8 8 2003
CEBADA
2004
6 AVENA 6 2005
MAIZ
4 4 2006
2007
2 2 2008
0 0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 TRIGO CEBADA AVENA MAIZ
14
12
Millones de toneladas
10
TRIGO
8 CEBADA
6 AVENA
MAIZ
4
0
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
25 100%
90%
20 80%
Millones de toneladas
Millones de toneladas
70%
MAIZ MAIZ
15 60%
AVENA AVENA
50%
CEBADA CEBADA
10 40%
TRIGO TRIGO
30%
5 20%
10%
0 0%
2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Precipitación total mensual (en milímetros) y temperaturas medias mensuales (en ºC)
observadas en la estación del Duero (Valladolid) en el año 2010
120 120
100
100
80
80
Milímetros
miliímetros
60
60
40
40
20
20
0
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiem Octubre Noviem Diciemb
0 Precipitación mensual 66,9 59,1 52 60,7 35,7 47,5 9,6 0 14 46 33,4 105,1
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Gráfico de línea
Temperaturas medias año 2010
Estación del Duero (Valladolid)
30
25
20
grados centígrados
15
10
0
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
30 120
25 100
20 80
10 40
5 20
0 0
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiem Octubre Noviem Diciemb
Para añadir el eje vertical de precipitaciones: haz doble clic sobre cualquier parte de
la línea de la serie de precipitaciones. Se abre la ventana Formato de la serie de datos.
En la pestaña Eje selecciona Eje Secundario.
38 Introducción a Microsoft Excel
En la pestaña Títulos de Opciones de gráfico introduce los títulos para ambos ejes
verticales (eje de valores Y).
Si quieres que aparezca la leyenda en Opciones de gráfico selecciona la pestaña
Leyenda y elige lo que desees.
Por lo tanto, para obtener un diagrama ombrotérmico falta, únicamente, adecuar las
escalas de los ejes verticales.
Para cambiar la escala del eje de temperaturas, haz doble clic sobre este eje. Aparece la
ventana Formato de ejes. En la pestaña Escala realiza las modificaciones que necesites
(en este ejemplo, lo único que se ha cambiado es el valor del máximo que se ha
establecido en 60).
60 120
50 100
40 80
20 40
10 20
0 0
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiem Octubre Noviem Diciemb
4
J. Almorox: http://ocw.upm.es/ingenieria-agroforestal/climatologia-aplicada-a-la-ingenieria-y-
medioambiente/contenidos/clasificacionesclimaticas/gaussenclasificacionclimatica.pdf
Introducción a Microsoft Excel 39
Temperatura Precipitación
(ºC) (mm)
60 120
50 100
40 80
30 60
20 40
10 20
0 0
E F M A M J J A S O N D
Precipitación mensual (mm) 66,9 59,1 52 60,7 35,7 47,5 9,6 0 14 46 33,4 105,1
Temperaturas medias (ºC) 4,4 4,8 7,6 12,5 13,8 18,8 24 22,9 18,7 12,4 6,7 4,2
Diagramas de dispersión
x y ln 2 3 x
2,9 5,302
2,8 2,590
2,7 1,450
2,6 0,840
2,5 0,480
… …
3,6 3,561
3,7 3,618
3,8 3,675
3,9 3,731
4 3,787
Para representar los puntos anteriores todo lo que tienes que hacer es seleccionar
las dos series, acudir al Asistente para gráficos, y en Tipo de gráfico seleccionar
XY (Dispersión). Si en Subtipo de gráfico eliges Dispersión Excel te generará un
gráfico con todos los pares de puntos anteriores, algo similar a la siguiente
figura:
y ln 2 x 3
Gráfica de la función lllllllllllllllllll
y
6
0 x
-4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5
y ln 2 x 3
Gráfica de la función lllllllllllllllllll
y
6
0 x
-4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5
-1
Por lo tanto, dispones de 18 puntos, {(79, 44), (109, 58),…, (70,30)} en los que
la primera coordenada representa el número de cientos de vehículos que pasó
por determinada carretera y la segunda el contenido de plomo de las plantas
recogidas en el arcén de dicho lugar. El diagrama de dispersión consiste en la
42 Introducción a Microsoft Excel
80
70
50
40
30
20
10
0
0 20 40 60 80 100 120 140 160
Número de vehículos diarios (cientos)
en donde:
80
70
Contenido de plomo (ppm)
60
y = 0,5613x 10,667
50
40
30
20
10
0
0 20 40 60 80 100 120 140 160
Número de vehículos diarios (cientos)
A veces puede existir cierta confusión entre los gráficos de línea y los de dispersión.
Una diferencia fundamental es el eje horizontal. En los gráficos de línea éste es un eje
de categorías, mientras que en los de dispersión es un eje numérico. Los dos siguientes
gráficos representan el mismo conjunto de valores de temperaturas medias y
precipitaciones mensuales observadas en la Estación Meteorológica del Duero,
Valladolid, en el año 2010. Trata de encontrar diferencias y analogías: ¿Qué representa
cada eje? ¿Qué representa un punto de cada uno de los gráficos? ¿Cómo se representan
las temperaturas? ¿Y las precipitaciones?...
Introducción a Microsoft Excel 45
120 120
100 100
80 80
40 40
20 20
0 0
E F M A M J J A S O N D 0 5 10 15 20 25 30
Las variables discretas que toman pocos valores se suelen representar mediante
diagramas de barras: sobre un eje horizontal se colocan todos los valores que puede
tomar la variable y encima de cada uno de ellos se traza una barra con altura
proporcional a la frecuencia del valor. También se utilizan gráficos de sectores para
representar este tipo de variables.
El problema de usar los gráficos de columnas que proporciona Excel para representar
variables numéricas y sus frecuencias es que en los gráficos de columnas de Excel el eje
horizontal es un eje de categorías, mientras que lo adecuado para representar variables
numéricas sería usar ejes numéricos. Veamos algunos ejemplos:
46 Introducción a Microsoft Excel
(5)
Se ha tomado una muestra de 100 hojas paripinnadas de plantas de distintas especies
y se ha contado el número de folíolos de cada hoja. Supongamos que se han observado
10 hojas con 2 folíolos, 15 hojas con 4 folíolos,…, y 15 hojas con 10 folíolos. La
información completa se muestra en la siguiente tabla:
Número de
folíolos de Frecuencia
una hoja
2 10
4 15
6 25
8 35
10 15
total 100
5
Las hojas compuestas son aquéllas que presentan el limbo dividido en folíolos. Según que el número de folíolos sea par o impar las
hojas se clasifican en paripinnadas o imparipinnadas.
6
Para controlar el grosor de las columnas, haz clic sobre una de ellas y selecciona Formato de serie de datos… En la pestaña
Opciones cambia el valor del Ancho del rango para hacer las columnas más anchas o más estrechas.
Introducción a Microsoft Excel 47
40
30
Frecuencia
20
10
0
2 4 6 8 10
Aparece cada valor que toma la variable, {2, 4, 6, 8, 10}, junto con una barra que
representa su frecuencia. Sin embargo, el eje horizontal no es realmente un eje numérico
(la distancia horizontal de 0 a 2 no es la misma que la distancia entre 2 y 4).
Simplemente los datos numéricos aparecen así porque son los rótulos que hemos dado a
cada categoría. Aun así, el gráfico es perfectamente admisible.
Número de
folíolos de Frecuencia
una hoja
2 10
3 15
7 25
9 35
10 15
total 100
Las frecuencias son las mismas que en el ejemplo anterior, pero en este caso se han
observado hojas con 1, 3, 7, 9 o 10 folíolos. Si haces el diagrama de barras empleando
un gráfico de columnas el resultado será el siguiente:
48 Introducción a Microsoft Excel
40
30
Frecuencia
20
10
0
2 3 7 9 10
Puedes observar que los dos gráficos (Figura 46 y Figura 47) son idénticos. La única
diferencia son los rótulos del eje horizontal. Se ve claramente que este eje no es un eje
numérico (no se respetan las distancias entre los números: el 3 está a la misma distancia
del 2 que del 7). Cuando representas una variable numérica esto no debería ser así. En
este caso es fácil arreglarlo: introduce en la tabla de frecuencias los valores que faltan,
{1, 4, 5, 6, 8} con frecuencia 0 y vuelve a realizar la representación.
hoja
1 0
2 10 30
3 15
4 0
Frecuencia
5 0 20
6 0
7 25
8 0
10
9 35
10 15
total 100
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Si todas las clases son de la misma amplitud es fácil ver que para conseguir que el área
de los rectángulos sea proporcional a la frecuencia basta con trazar rectángulos cuyas
bases sean las clases y cuyas alturas sean las frecuencias de clase. Esto lo podemos
hacer fácilmente en Excel empleando gráficos de columnas. Para conseguir que el
ancho de las columnas coincida con la amplitud de cada clase basta con hacer clic sobre
una de ellas, seleccionar Formato de serie de datos… y en la pestaña Opciones poner el
Valor del Ancho del rango en 0. Veamos un ejemplo:
7
Los datos se han tomado de Di Rienzo, J.A. et al: Estadística para las Ciencias Agropecuarias Séptima Edición
50 Introducción a Microsoft Excel
10,3 12,8 8,3 6,9 10,2 11,1 11,9 8,7 9,5 6,9
7,3 8,1 6,4 16,0 12,9 8,6 10,6 9,3 14,1 12,8
11,6 8,7 7,9 8,6 8,9 6,8 7,9 11,6 10,3 11,8
9,7 12,8 13,1 6,3 8,4 8,9 10,6 11,3 7,8 14,6
8,7 8,5 9,3 10,6 11,4 13,7 8,5 9,7 10,1 10,8
6,9 7,5 15,0 9,3 10,0 10,6 11,3 11,4 9,9 7,8
10,6 11,8 10,5 10,7 10,6 14,9 13,2 10,9 10,6 11,1
9,9 6,7 7,8 10,9 10,6 11,3 9,8 9,6 15,0 11,0
12,3 12,6 9,5 6,3 8,7 10,5 14,0 13,6 10,1 6,9
8,6 7,0 6,8 11,4 13,2 6,9 7,9 10,3 10,9 11,3
Longitudes de 100 espigas de trigo (cm)
La variable Longitud de una espiga es, claramente, una variable continua. Por ello, y
teniendo en cuenta que la mínima y la máxima longitudes son de 6,3 y 16 cm,
respectivamente, se ha realizado una tabla de frecuencias, agrupando los datos en 10
clases de 1 cm de amplitud. La tabla resultante y el histograma de frecuencias se
muestran en la siguiente figura:
8-9 14
9-10 12
Frecuencia
15
10-11 22
11-12 14
10
12-13 6
13-14 6
14-15 5 5
15-16 1
total 100 0
6-7 7-8 8-9 9-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16
(Las clases son cerradas por la derecha) Longitud (cm)
Cuando las clases no tienen la misma amplitud, no se pueden trazar los rectángulos con
alturas iguales a la frecuencia de la clase. El siguiente ejemplo lo muestra:
Introducción a Microsoft Excel 51
40
Clase Frecuencia
30
0-10 40
Frecuencia
10-15 40
20
15-20 20
total 100 10
0
0-10 10-15 15-20
Clase
En el siguiente histograma se ha arreglado la amplitud de las clases, pero, aún así, sigue
siendo incorrecto ya que como la frecuencia de las dos primeras clases es de 40 el área
de los rectángulos sobre ellas debería ser igual:
40
Clase Frecuencia
30
0-10 40
Frecuencia
10-15 40
20
15-20 20
total 100 10
0
0-10 10-15 15-20
Clase
frecuencia de la clase i
altura rectángulo clase i
amplitud de la clase i
Freci
Clase Frec. Alt i
Amplitudi
0-10 40 4 Altura
10-15 40 8
15-20 20 4
total 100
Excel no aporta una solución para realizar histogramas con clases de distinta longitud.
El anterior histograma se ha realizado con Excel, pero de manera casi artesanal.
En definitiva, siempre que se pueda, al hacer una agrupación en clases, y salvo que haya
un motivo fuerte, hay que intentar que las clases sean de la misma amplitud.
Apéndice
Excel agrupa las funciones en categorías. Entre las categorías de funciones nos
encontramos con:
Funciones de base de datos: son funciones que sirven para analizar los datos
almacenados en listas o bases de datos.
Funciones de fecha y hora
Introducción a Microsoft Excel 53
Funciones de texto
Funciones de ingeniería: aparte de otras muchas puedes encontrar funciones
que permiten, entre otras cosas, realizar cálculos con números complejos.
Funciones lógicas
PI Devuelve el valor de Pi
SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio
SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices
SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices
SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias entre los valores correspondientes en dos matrices
Funciones estadísticas
DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos
PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
DISTR.BETA.INV Devuelve el inverso de la función de distribución acumulativa para una distribución beta especificada
DISTR.BINOM Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial
DISTR.CHI Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola
PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola cola, en una distribución chi cuadrado
CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados
BINOM.CRIT Devuelve el valor menor cuya desviación binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterio
DISTR.GAMMA Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una distribución gamma
DISTR.HIPERGEOM Devuelve la probabilidad para una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución hipergeométrica
MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
Introducción a Microsoft Excel 57
RANGO.PERCENTIL Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como porcentaje del conjunto
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites
COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momento del producto Pearson
DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos
DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos
ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada x de la regresión
VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos
VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números, texto y valores lógicos
Funciones lógicas
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos
FALSO Simplemente devuelve el valor lógico FALSO (no posee ningún argumento)
SI Especifica la acción a ejecutar según que la condición lógica sea verdadera o falsa.
La fórmula =O(A1<0; A1>10) devuelve VERDADERO si el contenido de la celda A1 es un número fuera del
intervalo [0,10] y FALSO si el valor de A1 pertenece a dicho intervalo. En el s de que el contenido de la celda
A1 no fuera un número también devolvería VERDADERO (puesto que con el orden que utiliza Excel cualquier
dato de texto o símbolo es “mayor” que cualquier número).
Funciones financieras
INT.ACUM Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil que tenga pagos de interés periódico
INT.ACUM.V Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento
AMORTIZPROGRE Devuelve la amortización por cada período contable mediante la utilización de un coeficiente de
depreciación
CUPON.DIAS.L1 Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de liquidación
CUPON.DIAS Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se encuentra la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L2 Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del
siguiente cupón
CUPON.NUM Devuelve el número de cupones pagaderos entre las fechas de liquidación y vencimiento
PAGO.PRINC.ENTRE Devuelve el valor actual acumulativo pagado en un préstamo entre dos períodos
DB Devuelve la depreciación de un bien durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo
DDB Devuelve la depreciación de un bien en un período especificado utilizando el método de doble disminución de
saldo u otros métodos que se especifiquen
MONEDA.DEC Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción, en un precio expresado en un
número decimal
MONEDA.FRAC Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal, en un precio expresado en
una fracción
FV.PLAN Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto
TIR Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo
DURACION.MODIF Devuelve la duración modificada Macauley de un valor bursátil con un valor nominal de 100 $
TIRM Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con
diferentes tipos de interés
VNA Devuelve el valor neto actual de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de
descuento
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un primer período irregular
PRECIO.PER.IRREGULAR.1 Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor con un último período irregular
PAGOPRIN Devuelve el pago del valor actual de una inversión durante un período determinado
PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódica
PRECIO.DESCUENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil con descuento
PRECIO.VENCIMIENTO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor bursátil que paga interés a su
vencimiento
SYD Devuelve la depreciación por suma de dígitos de los años de un bien durante un período específico
LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.)
LETRA.DE.TES.PRECIO Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de una letra del Tesoro (de EE.UU.)
DVS Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado o parcial utilizando el método de
depreciación de saldos decrecientes
TIR.NO.PER Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
VNA.NO.PER Devuelve el valor neto actual para un flujo de caja que no es necesariamente periódico
RENDTO.DESC Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)
RENDTO.VENCTO Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento