Trabajo interventoría

1- Documentos que debo solicitar, para iniciar la obra.

Siempre que se planifique un proyecto de construcción, como remodelación, ampliación,

adecuación, modificación, demolición, reconstrucción o reforzamiento estructural se necesita
la autorización previa o licencia de construcción expedida por la curaduría urbana o la
autoridad competente en cada municipio.

La expedición de la licencia de construcción incluye la certificación del uso del suelo y

cumplimiento de las normas establecidas por el POT, y puede llegar a ser modificada o
prorrogada; la modificación consiste en cambios urbanísticos o estructurales y la prorroga es la
ampliación de la fecha de vigencia de la licencia.

Requisitos licencia de construcción

Para solicitar la licencia de construcción se deben llenar unos requisitos mínimos, entre los que
están el certificado de libertad y tradición del predio con fecha de expedición de máximo un
mes antes de la solicitud.

-El formulario único nacional para solicitud de licencias de construcción.

-El documento de identidad del solicitante si es persona jurídica o el certificado de cámara de

comercio si es persona jurídica.

-El certificado de impuesto predial del último año.

-La relación de los propietarios colindantes al predio objeto de solicitud y la autorización en

caso de que haya un apoderado.

En caso de que sea un proyecto de media o alta complejidad se debe cumplir con otros
requisitos, como una copia del proyecto arquitectónico, los estudios geotécnicos, lo conceptos
del ministerio de cultura si se trata de un bien de interés cultural y matrícula profesional de los
que intervienen en el proyecto.

Cundo una construcción no tenga licencia se debe solicitar el reconocimiento de construcción

sin que esto lo exima de la multa y hay casos en donde se necesita licencia como en caso de
mantenimiento y reparaciones locativas para mantener el inmueble en buenas condiciones.

La licencia de construcción se puede demorar aproximadamente 45 días pero si se debe hacer

alguna corrección o ajuste se puede demorar hasta 4 meses.

2- Documentos que deben estar en obra

-Licencia de Obras.
-Proyecto de Ejecución y Nota Geotécnica.
-Plan de Seguridad y Salud, su correspondiente de Acta de Aprobación.
-Contratos con los subcontratistas y subrogación al Plan de Seguridad y Salud.
 -Plan de Emergencia. Debe estar contemplado en el Plan de Seguridad.
-Apertura del Centro de Trabajo.
-Libro de Subcontratación tramitado.
-Manual de Prevención de la empresa.
-Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo.
-Libro de Órdenes de la Dirección Facultativa.
-Libro de Incidencias de Seguridad y Salud.
-Teléfonos y direcciones de emergencia.
-Identificación de los trabajadores y sus correspondientes documentos de cotización
laboral.
-Reconocimientos médicos de los trabajadores.
-Evaluaciones de riesgo que se hayan realizado en la obra.
-Acta de nombramiento de los delegados de prevención.
-Actas del Comité de Seguridad y Salud.
-Documentos relacionados con la contratación del servicio de prevención y datos de
contacto.
-Toda la documentación relacionada con la manipulación y correcto uso de materiales,
maquinarias y herramientas de trabajo.

3- Lineamientos para tener en cuenta en la bitácora

La Bitácora es el documento utilizado en los proyectos de construcción para la

comunicación entre el propietario, el constructor y el supervisor, así como con los
representantes de las autoridades o inspectores. Es el medio oficial y legal de
comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el
desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la
constructora y la supervisión, de los órganos internos de control vigilarán el uso y
seguimiento de la misma.

La Bitácora sirve como testigo de las actividades desarrolladas durante la ejecución de la

obra. La Bitácora al final del proyecto también servirá como testigo mudo de todos los
procesos ejecutados así como de las correcciones de las deficiencias ocurridas en el
proyecto, lo cual en caso que el proyecto llegase a tener algún reclamo, de las partes el
documento apoya la argumentación en disputa.

Por eso debemos dejar anotado todos los percances que ocurren durante la ejecución del
proyecto como por ejemplo: dejar constancia de los días de lluvia y cantidad de lluvia, la
temperatura, viento, día soleado o nublado, cantidad de obreros laborando, tareas
iniciadas, en ejecución o finalizadas, materiales o equipos ingresados o retirados de la
obra, días laborados o no, actividades del programa de trabajo o fuera de él.

La Bitácora, es utilizada para dar instrucciones de seguridad estructural, instalaciones de

diseño urbano y arquitectónico, se detallaran las normas que deben cumplir los
materiales empleados para fines estructurales o de seguridad, procedimientos de
construcción y de control de calidad; así como la certificación de cada uno de ellos; Se
autorizarán todas las etapas constructivas de la obra, modificaciones y ampliaciones,
siempre y cuando cumplan con el Reglamento de Construcciones y las Normas Técnicas,
los nombres y las firmas autorizadas para asentar notas en la Bitácora se registrarán al
inicio de la Bitácora, así como los datos del permiso de construcción, como son: No. de
permiso, descripción detallada, ubicación, vigencia, uso autorizado, área de construcción,
altura máxima, pisos autorizados, área libre, etc.

Su uso debe limitarse a asuntos relacionados con la obra, evitando anotar, asuntos de
carácter personal.

FORMATO QUE DEBE CUMPLIR UNA BITACORA.

-Las hojas originales deben estar foliadas, en orden consecutivo y tener por lo menos dos
copias con el mismo número cada una, por lo general se establecen en el contrato o en
los términos de referencia. En estos documentos se hace referencia a quien es el
encargado de la impresión de las bitácoras.

El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, en cuyo caso es
conveniente desechar la bitácora. Si se hiciera foliarla a mano, se hará por triplicado y con
tinta indeleble, cuidando de no omitir ningún número.

La primera hoja, llamada original, en todo momento permanecerá en la obra y al final del
proyecto será entregada al propietario y al menos dos copias una para el Ingeniero de la
Obra y otra para el Supervisor de la obra.

Las hojas copias deben ser desprendibles, no así la original y de preferencia que cada una
sea de un color diferente y deberá de tener impreso al pie de la hoja a quien pertenece
cada hoja.

En la primera hoja o en la cubierta se anotaran los datos generales del proyecto: Nombre
del proyecto, nombre del propietario, nombre de la empresa constructora y su
representante de obra, Nombre de la empresa Supervisora y del Ingeniero, número de
contrato, número de permiso de construcción, generalidades del proyecto como
dirección, superficie total y de construcción, niveles autorizados, etc.

En la parte superior de cada hoja se debe ir el nombre del proyecto.

La siguiente línea debe ir la ubicación del proyecto.

El medio de la hoja de la bitácora, debe de tener impresos varios renglones para facilitar
la escritura.

La siguiente línea debe de tener impresa la palabra De: o Remite: con un renglón para
escribir el nombre del remitente de la nota, ya sea del constructor, supervisor o cualquier
inspector de las instituciones regidoras del país.
A línea seguida debe de tener impresa la palabra Recibe: con un renglón con el fin de
escribir el nombre del destinatario de la nota, ya sea el constructor o supervisor.

Deberá de tener un espacio marcado para escribir la fecha del oficio.

Al pie de la hoja deberá de tener espacio para las firmas tanto del supervisor como del
constructor, con dichos nombres ya impresos.

El tamaño de los libros de bitácora debe de ser tamaño carta u oficio

Las cubiertas deben ser duras y resistentes y de material resistente a la humedad.

REGLAS PARA UN BUEN USO DE LA BITACORA

-Solamente se debe de utilizar una bitácora por cada obra de construcción. Nunca se
utilizara las hojas sobrantes de otro proyecto para el que se va a iniciar, la Bitácora se
inicia con la pagina numero uno (1) en cada obra.

-La apertura de la bitácora, se realiza como un primer asiento, luego de los datos
generales en la primera hoja, luego se menciona la relación entre las partes, es el inicio de
relación entre los representantes del contratante y el personal de campo de la empresa
constructora.

-En primer lugar se anotarán los datos de las personas autorizadas para firmar la bitácora
con direcciones y teléfonos por parte del propietario, constructor y el Ingeniero y/o
corresponsables; los datos de la obra como son: dirección, número de permiso de
construcción.

En la primera nota deben asentarse también los puntos siguientes: debe de escribirse la
fecha de inicio de ejecución del proyecto, y dejarse asentado la entrega del terreno del
emplazamiento al constructor, los nombres de los representantes de la empresa
constructora y supervisora, residentes, encargado de control de calidad, etc.

En todo momento, en la obra, deberá de permanecer un juego de planos detallado de

construcción debidamente firmado y sellado por los responsables.

-Ordenar donde debe colocar el letrero de la obra con los datos de acuerdo a lo
establecido en los TDR o de acuerdo a los requerimientos del propietario.

-Se debe ordenar al constructor la construcción de las instalaciones sanitarias sea

sanitario portátil, o letrina, agua potable, extinguidor contra incendios, y un botiquín de
primeros auxilios para cualquier emergencia.

-Todas las modificaciones, deberán consultarse con el Ingeniero para ver si hay
posibilidad de realizarse.

-Todas las notas deben tener referencia con respecto a notas anteriores, respetando el
orden sin excepción.
-Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día en que se efectúa.

-Los asientos deben escribirse con tinta indeleble, con tinta que no pueda borrarse.
Escribir con letra y sin abreviaturas.

-Cuando se comete un error de redacción, de intención o de ortografía, la nota debe

anularse acompañada de una leyenda que diga "Esta nota se anula por tener error". De
inmediato se abre la siguiente nota repitiendo lo asentado, esta vez sin errores.

-En la bitácora se aplican las mismas reglas que para la expedición de un cheque bancario.
Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es nula, con todas las
consecuencias que puede acarrear el hecho.

-No está permitido sobreponer ni añadir nada a las notas de bitácora, ni entre renglones,
ni en los márgenes, ni en ningún otro sitio. Si hubiere la necesidad de agregar algo, se
abre otra nota haciendo referencia a la de origen.

-Todas las hojas deberán de ser estampadas con las firmas de los responsables de la
ejecución de la obra o del proyecto. En caso de cambio de personal autorizado, se debe
de dejar plasmada la nueva autorización de firma en la bitácora, indicando a quien
trasmiten la autoridad para continuar con el manejo de la bitácora de obra.

-Al firma se asume que se ha leído la nota de bitácora y se debe de escribir la fecha en que
se ha firmado.

-Ocasionalmente se reciben visitas de los inspectores o funcionarios representantes de las

instituciones públicas rectoras de la construcción, que efectúan monitoreo de las
diferentes obras, quienes tienen la obligación de anotar en bitácora, las observaciones de
su visita, así como la fecha y su firma.

-Al completarse el llenado de cada una de las hojas de la bitácora, es indispensable

cancelar todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzándolos con rayas diagonales o
una línea, para inutilizarlos.

-Inmediatamente que se ha llenado cada una de las hojas de la bitácora, y en general, una
vez por semana, por costumbre en el país, se deben retirar las copias y entregarlas a
quien corresponda para su resguardo.

-Existen diversos medios de comunicación y de transmisión de órdenes y de información.

Los más comunes son: los oficios, las minutas de las juntas, los memorándums, las
circulares y las comunicaciones telefónicas. Es importante validar cualquiera de los
medios mencionados, por medio de una nota de bitácora donde citamos el medio
utilizado y lo convertimos en parte integral de la bitácora.

-Se debe de elaborar tantos asientos como sean convenientes al proyecto.

-Tanto el Ingeniero como el Constructor, están comprometidos a utilizar la bitácora. Ellos
no deberán evadir la responsabilidad de realizar asientos. Es conveniente aclarar que si
una de las partes, observa que la contraparte elude el uso de la bitácora.

Se deben anotar en la bitácora:

Informes sobre cualquier circunstancia anormal

· Instrucciones de los trabajos adicionales o extraordinarios, solicitándole el programa.

· Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

· Modificaciones del programa de obra.

· Condiciones meteorológicas que influyan en la ejecución de los trabajos.

· Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al
programa.

· Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.

· Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances que impliquen

modificaciones al programa.

· Cuando por causas imputables al propietario el inmueble en que deberá ejecutarse la

obra, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

· En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

· Órdenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones

periódicas, así como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.

· Materiales y equipos significativos proporcionados por el propietario.

· Órdenes de corrección por defectos de obra.

· Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

· Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s)

área(s) de trabajo.

· Accidentes presentados en la obra.

· Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o

su representante para su revisión.

· Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de

reiniciación de la misma.
· Inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente el cambio de personal
técnico que estará facultado como representante de las empresas involucradas.

· Fecha del acta de recepción de los trabajos.

· Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista

· Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su

representante.

· Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones. Recomendaciones de anotaciones del

contratista o su representante.

Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del ingeniero, inconformidad
con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o
modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular:

Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos,

estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea
necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.

· Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra. b) Relativas al plazo y

programa de la obra:

· Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.

· Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o

modificaciones del programa de obra.

· Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión

sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

· Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de

defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.

· Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía entregar el

propietario de la obra, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del
representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.

· Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios

que generen cambios o modificaciones al respecto.

Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora

· Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de
Ingeniero, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación de sanciones,
suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.
· Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y
finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener
consecuencia en el cierre del contrato.

-Todas y cada una de las notas deben quedar cerradas, esto es, resueltas. Naturalmente
que nos referimos a notas que traten asuntos que deben atenderse. Es también
fundamental cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problema s o
situaciones que las motivaron.

REGLAMENTO DE LA BITACORA DE OBRA

Debido a que el "Libro de Bitácora" es manejada por personas que representan a

intereses distintos, es necesario reglamentar su uso para evitar malos entendidos y
manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y lesionen la labor de control
de la misma, en perjuicio del propietario. En esta forma se logra oficializar e integrar las
reglas que lo componen. Por lo cual procederemos a enlistar las reglas básicas que nos
servirán para iniciar nuestra primera aplicación. Estas reglas no tienen ningún orden
prioritario y se dan únicamente en calidad de ejemplo:

-El Libro de Bitácora estará disponible en las oficinas de la obra los días hábiles de trabajo.
Cualquier cambio temporal o definitivo, se comunicará en el mismo Libro de Bitácora, con
24 horas de anticipación.

-Todas las notas de bitácora, deberán ser firmadas por El Ingeniero y el Constructor. Solo
deben escribir en la bitácora y firmar, los autorizados para ello.

Las hojas originales de la bitácora deberán estar siempre adheridas al libro y pertenecen
al propietario, por consiguiente, durante la obra, Queda estrictamente prohibido
desprenderlas.

Las copias llevarán impreso al pie, su destinatario. Los interesados deberán retirarla una
vez que estén completas y firmadas.

-Está prohibido escribir en la bitácora sobre cualquiera de las notas ya firmadas, aun
cuando éstas, hayan sido emitidas por el mismo que las altera.

El color de la tinta deberá ser preferentemente azul.

4- Formato de memoria de cantidades
MEMORIA DE CANTIDADES DE OBRA Versión
Vigencia a partir de
01
24/09/2013

SOPORTE DEL ACTA No. PERIODO DEL ACTA CORRESPONDIENTE DD / MM / AAAA A DD / MM / AAAA
OBJETO Tal como aparece en el contrato

CONTRATO No. SUPERVISOR PROYECTO DE FONADE

CONTRATISTA DESIGNADO ENTE TERRITORIAL
INTERVENTOR
ITEM UNIDAD

FECHA DIMENSIONES TOTAL ESQUEMA

LOCALIZACIÓN CANTIDAD UNIDAD
aaaa-mm-dd Largo Ancho Alto ACUMULADO

Elaboró Aprobó
EL CONTRATISTA: EL INTERVENTOR:

Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
REP. LEGAL O DIRECTOR DE OBRA REP. LEGAL O DIRECTOR DE INTERVENTORIA

Avaló
DESIGNADO POR EL ENTE TERRITORIAL:

Firma:
Nombre:

Nota: Instrucciones para la firma

E la bo ró - R e pre s e nt a nt e le ga l o D ire c t o r de o bra : Registre la firma y el no mbre claramente del Directo r de o bra. P ara representante legal registrar la firma del representante legal, no mbre y NIT

A pro bó - R e pre s e nt a nt e le ga l o D ire c t o r de Int e rv e nt o rí a : Registre la firma y el no mbre claramente del Directo r de Intervento ría. P ara representante legal registrar la firma del representante legal, no mbre y NIT. La revisió n po r parte del intervento r del co ntrato de o bra co nsiste en so meter a nuevo examen las
o bras o bjeto del co ntrato y la ejecució n del mismo desde la perspectiva técnica, financiera, administrativa y jurídica, así co mo lo s info rmes presentado s po r el co ntratista de o bra para co rregirlo , enmendarlo o repararlo , en ejercicio de las funcio nes asignadas co ntractualmente a la intervento ría. Co n base en lo anterio r, al
intervento r le co rrespo nde apro bar, esto es, calificar co mo suficiente y adecuada la ejecució n de lo s avances en la o bra, según la etapa en que la misma se encuentre.

A v a ló - D e s igna do E nt e T e rrit o ria l ( s i a plic a ) : Registre la firma y el no mbre de la perso na designada para avalar el pago po r parte del Ente Territo rial. Esta revisió n co nsiste en el exámen de lo s info rmes del co ntratista de o bra para co rregir, enmendar o reparar cualquier aspecto relacio nado co n la no rmatividad
territo rial aplicable. En desarro llo de esta funció n, el designado de la entidad territo rial debe avalar, es decir manifestar su acuerdo co n la ejecució n del co ntrato , desde la perspectiva de estas no rmas. (A P LICA P A RA CONTRA TOS SIN SITUA CIÓN DE FONDOS).

INSTRUCCIONES PARA LA FIRMA

Elaboró Representante legal o Director de obra: Registre la firma y el nombre claramente del Director de obra. Para representante legal registrar la firma del representante legal, nombre y NIT

Aprobó Representante legal o Director de Interventoría: Registre la firma y el nombre claramente del Director de Interventoría. Para representante legal registrar la firma del representante legal, nombre y NIT. La revisión por parte del interventor del contrato de obra consiste
en someter a nuevo examen las obras objeto del contrato y la ejecución del mismo desde la perspectiva técnica, financiera, administrativa y jurídica, así como los informes presentados por el contratista de obra para corregirlo, enmendarlo o repararlo, en ejercicio de las funciones
asignadas contractualmente a la interventoría. Con base en lo anterior, al interventor le corresponde aprobar, esto es, calificar como suficiente y adecuada la ejecución de los avances en la obra, según la etapa en que la misma se encuentre.

Verificó Supervisor de Proyecto FONADE: Registre la firma y el nombre de la persona asignada como supervisor para realizar seguimiento a la ejecución de la obligación adquirida con FONADE. En los casos en que aplique, la verificación a cargo del Supervisor de FONADE
consiste en comprobar o examinar que el interventor llevó a cabo todo el seguimiento técnico, jurídico, financiero y administrativo del contrato de obra, y que el mismo está documentado de acuerdo con las exigencias de FONADE.

Avaló Designado Ente Territorial (si aplica): Registre la firma y el nombre de la persona designada para avalar el pago por parte del Ente Territorial. Esta revisión consiste en el exámen de los informes del contratista de obra para corregir, enmendar o reparar cualquier aspecto
relacionado con la normatividad territorial aplicable. En desarrollo de esta función, el designado de la entidad territorial debe avalar, es decir manifestar su acuerdo con la ejecución del contrato, desde la perspectiva de estas normas. (APLICA PARA CONTRATOS SIN SITUACIÓN
DE FONDOS).

5- Listado de documentos que debe tener el informe final de obra

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA, INTERVENTORÍA
VT-GASB-0301 Página 1 de 4 1. TERMINACIÓN DE CONTRATO DE OBRA: Se debe
suscribir el Acta de Terminación del contrato de obra con la fecha contractual de
terminación, se debe establecer un periodo para la entrega y recibo final de obra,
tiempo en que se deben subsanar los pendientes que quedan reportados en el acta de
terminación. 2. ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL DE OBRA: Esta acta se debe
suscribir, teniendo en cuenta el plazo establecido en el acta de terminación y se
deberá firmar una vez se hayan subsanado todas las observaciones que hayan
quedado en el Acta de terminación. 3. ACTA DE ENTREGA AL MUNICIPIO: Una vez se
ha suscrito el Acta de Entrega y Recibo Final de Obra, no deben quedar pendientes de
obra, se debe tramitar la entrega del proyecto al Municipio, y se deben anexar los
siguientes documentos tal y como se relacionan en el Acta:  Relación detallada de los
ítems y cantidades objeto de entrega. (adjuntar cuadro anexo)  Copia Garantías. 
Planos.  Manuales ( especificar el tipo de manuales)  Documentos técnicos.  Otros
documentos de soporte (especifique).  Acta de terminación y/o Recibo final de obra.
4. LIQUIDACIÓN CONTRATO DE OBRA Se deben anexar los siguientes documentos tal y
como se relacionan en el Acta:  Copia de las garantías únicas de cumplimiento y de
Responsabilidad Civil Extracontractual con sus Certificados de Modificación.  Copia
del contrato y sus modificaciones.  Actas de Iniciación, Suspensión, Reiniciación,
Terminación y Entrega y Recibo Final. (dejar únicamente las que apliquen)  Programa
de Ejecución del Contrato  Acta Final de Obra  Cantidad de obra ejecutada Vs
contratada.  Planos récord de obra  Balance financiero PROCEDIMIENTO PARA LA
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA, INTERVENTORÍA VT-GASB-0301 Página 2 de 4
 Comprobante de pago por las reparaciones a redes de servicios públicos que se
hayan presentado (si aplica)  Comprobantes de pago de la devolución total de los
rendimientos financieros del Anticipo. (Si no los hubo, presentar certificación bancaria)
 Certificado del revisor fiscal o representante legal del pago de las obligaciones del
contratista (ó consorciados) con el aporte a los sistemas de salud, riesgos
profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA.
Si es persona natural debe presentar recibo de pago de los aportes.  Acta de entrega
y recibo de obras al Municipio y/o al prestador de los servicios públicos, suscrita por el
Alcalde y Findeter, mediante la cual se recibe a satisfacción la obra.  Certificado de
Interventoría sobre el recibo y calidad de las obras.  Comprobantes de pagos parciales
entrega por parte de Fidubogotá.  Factura o cuenta de cobro Correspondiente al pago
del 5% de retención de garantía o del saldo a favor del contratista.  Certificado
Actualizado de la Cámara de Comercio del Contratista. Una vez se tiene el acta con los
respectivos soportes el supervisor debe enviar el acta a FIDUBOGOTA solicitando la
liquidación del contrato de obra. TRÁMITE DEL PAGO DE LA RETEGARANTIA: Factura o
cuenta de cobro Correspondiente al pago del 5% de retención de garantía o del saldo a
favor del contratista. El supervisor debe quedarse con una copia de los documentos
que se relacionan a continuación para que sean entregados al área financiera de
Findeter y este grupo se encarga de tramitar el pago.  Copia del acta de liquidación. 
Acta de inicio  Contrato y sus modificaciones  Cantidades de ejecutadas Vs.
Cantidades Contratadas  Balance financiero  Certificación bancaria de la cuenta
donde se consignara el pago de la rete garantía  Certificación de pago de parafiscales
 Acta de entrega al Municipio y/o operador.  Cuenta de cobro de la rete garantía 
Rut. 5. LIQUIDACIÓN PARCIAL DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA Se deben anexar los
siguientes documentos tal y como se relacionan en el Acta: PROCEDIMIENTO PARA LA
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA, INTERVENTORÍA VT-GASB-0301 Página 3 de 4
 Copia de las garantías únicas de cumplimiento, Salarios y Prestaciones Sociales y
calidad del Servicio con sus Certificados de Modificación.  Copia del contrato y sus
modificaciones.  Actas de Iniciación, Suspensión, Reiniciación, Terminación (del
contrato de interventoría) (dejar únicamente las que apliquen)  Acta de Liquidación
del contrato de Obra No. Xxxxxxxxxxxx  Certificación del interventor contratado, para
el contratista de obra del contrato de obra No., xxxxxxxxxxx  Balance financiero del
contrato de interventoría, en relación con el contrato de obra No. Xxxxxxxx  Acta final
de Obra del contrato de obra No. Xxxxx  Certificado del revisor fiscal o representante
legal del pago de las obligaciones del contratista (ó consorciados) con el aporte a los
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de
compensación familiar, ICBF y SENA. Si es persona natural debe presentar recibo de
pago de los aportes.  Factura o cuenta de cobro de valores pendientes por pagar (si
aplica)  Certificado Actualizado de la Cámara de Comercio del Contratista.  Informe
Final de Interventoría (medio magnético). 6. LIQUIDACIÓN PARCIAL DEL CONVENIO
TRIPARTITA El Acta de liquidación del convenio, por parte de Findeter la firma el
supervisor delegado por la Vicepresidencia Técnica, la Viceministra por parte del MVCT
y el Alcalde o su prepresentante.  Informe de pagos efectuados a los contratistas
(obra e interventoría) el cual debe ser emitido por la fiducia. En el reporte se deben
evidenciar los saldos.  Acta de entrega del proyecto al Municipio.  Copia de los
contratos suscritos y sus modificaciones.  Actas suscritas de los contratos de obra e
interventoría (inicio, suspensión, reinicio, modificaciones, actas de recibo parcial de
obra, liquidación)  Informe Final de interventoría, el cual debe contener: a.
Antecedentes y descripción del contrato. b. Copia de las pólizas actualizadas. c.
Certificación del alcance ejecutado frente al alcance viabilizado y lo reformulado por
componentes. d. Certificación de funcionamiento. e. Cantidades de obra ejecutada f.
Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales ( De acuerdo a lo contemplado en el
proyecto). g. Planos Record. h. Registro Fotográfico. i. Manual de Mantenimiento
(Operación, conservación y/o recomendaciones especiales). j. Evidencia de
capacitaciones de la operación y/o mantenimiento.  Ficha de Seguimiento.
PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA, INTERVENTORÍA
VT-GASB-0301 Página 4 de 4  Informe Final de supervisión del convenio por parte de
FINDETER, suscrito por el supervisor con el oficio de delegación por parte de la
Vicepresidencia técnica.  Documentos de representación legal de quienes suscriben el
acta de liquidación del convenio por parte del Municipio y FINDETER.

OBJETIVO
Establecer los parámetros a tener en cuenta para presentar el informe final de obra,
correspondiente a los proyectos de Urbanas.
2. ALCANCE
Aplica a todos los proyectos desarrollados en Urbanas S.A.
3. DEFINICIONES (No aplica)
4. RESPONSABLE
DIRO ó RESI Residente de obra
5. GUIAS GENERALES
5.1 Al finalizar un proyecto el residente responsable del mismo, es el encargado de
exponer frente
al COGE el desarrollo de la obra y las variaciones que en él se presentaron por medio
de ayudas
audiovisuales, y de presentar un informe final de obra al Director de Construcciones
con todos los
pormenores del mismo.
5.2 En esta Guía se contemplan todos los aspectos a tener en cuenta en el informe
final de obra,
pero en el momento de su presentación cada responsable debe ajustarlo al tipo de
proyecto en
particular.
6. DESARROLLO
6.1 ACTIVIDADES PROPIAS DEL PROYECTO
Descripción del proyecto:
1.1 Localización: Descripción de la ubicación exacta del proyecto, área.
1.2 Objetivo del proyecto: Descripción general de los objetivos planteados al inicio del
proyecto.
1.3 El Proyecto: Descripción general del proyecto (etapas, número de torres, casas
etc.) y sus
zonas comunes.
6.2 ACTIVIDADES RELEVANTES DURANTE EL DESARROLLO DEL PROYECTO
1. Análisis y medición del proyecto

ÍTEM RESPONSABLE DOCUMENTOS/ REGISTRO

1. Programación y ejecución de obra. En este
ítem se debe incluir lo siguiente:
- Programación inicial
- Ultima reprogramación
- Fecha inicial de entrega
- Fecha final de entrega
- Causa de los desfases
- Variaciones en el proceso constructivoDIRO/RESI

Programación de obra
GUIA PARA ELABORACION DEL
INFORME FINAL DE OBRA
CÓDIGO CTR-GU-04
VERSIÓN 7
FECHA 02/09/08
ÍTEM RESPONSABLE DOCUMENTOS/ REGISTRO
2. Diseños y reformas programación y ejecución
de obra. En este ítem se debe incluir:
- Variaciones en los diferentes proyectos y su
causa
- Relación del tipo y cantidad de reformas
solicitadas por los compradores de los inmuebles
ARRE
Informe relacionado, reforma
3. Presupuestos del proyecto. En este ítem se
debe incluir:
- Presupuesto inicial
- Valor final del proyecto
- Principales sobre costos y justificación
- Principales ahorros y justificación
- Relación de obras no presupuestadas
DPLA
DICO
JECO
Presupuesto inicial y
presupuesto final del proyecto
4. Información sobre el cumplimiento de los
parámetros de calidad. Se debe incluir en este
ítem:
- Relación de ensayos efectuados y resumen de
resultados.
-Calificación final de todos los contratistas
relacionando nombre del contratista, objeto, valor
final del contrato, calificación (cumplimiento plazo,
calidad).
- Concepto sobre los materiales utilizados en la
obra.
DICO
DIRO / RESI
Informe de relación de
ensayos
Informe sobre materiales
utilizados
5. Planos record. DICO
DIRO/RESI
6. Cierre de contratos y Almacén. Este ítem debe
incluir:
- Relación de contratos la cual incluye: contratista,
objeto, valor inicial contrato, valor final, fecha inicial,
fecha de entrega, pólizas (Relación con su número).
- Contratos
Relación de contratos
Acta de Liquidación de todos los contratos
Planillas y relación de Devolución de Fondos Garantías
Almacén
Acta de Cierre de Almacén formato CTR-FO-19
Listado de Existencias
Constancia de no pendientes de facturación del
almacén
Constancia de cierre del Centro de Costos
- Cierre de almacén. Valor sobrante, ubicación de los
sobrantes.
DICO
DIRO / RESI
CTR-FO-07Formato acta de
liquidación final
CTR-FO-19 Formato acta de
cierre de almacén
CTR-FO-47 Acta de entrega de
obras
7. Pendientes del proyecto. Relación de pendientes del
proyecto al cierre. Relación de los diferentes
departamentos de la compañía. DIRO / RESI
Informe con la relación de
pendientes del proyecto
8. Garantías. Relación de garantías otorgadas por los
contratistas y proveedores. Fotocopia de ellas y donde
se encuentran las originales.
Informe con la relación de
garantías
9. Actas de Entrega
Acta de Entrega a Interventoría
Acta de entrega a Casas Ltda. ( Se debe incluir el
manual del usuario que debe contener los planos tipo
carta y garantías de los equipos; el manual de zonas
comunes, garantías, manuales de uso, protocolos de
pruebas de los equipos y planos urbanísticos generales)
DIRO/RESI
ENT-FO-02 Acta de entrega
(interna)
CTR-GU-03 Guía para la
elaboración del manual del
usuario
Copias de garantías de equipos
GUIA PARA ELABORACION DEL
INFORME FINAL DE OBRA
CÓDIGO CTR-GU-04
VERSIÓN 7
FECHA 02/09/08
HOJA 3 de 4
ÍTEM RESPONSABLE DOCUMENTOS/ REGISTRO
10. Documentos Legales
Licencia de construcción (ultima actualización)
Recibo Servicio Público de Alcantarillado por
parte de la EMPAS
Copia Contratos de Acueducto metropolitano
de Bucaramanga del Proyecto
Copia Contratos de Servicio de Gas
Certificación de Recibido de las Instalaciones
Eléctricas y Redes por parte de Ruitoque ESP
Certificación de Retiro de Provisionales de
Servicios
Certificación de Cumplimiento de la
Normatividad Ambiental por parte de la CDMB
DIRO/RESI
Licencia de construcción
Acta de recibido de alcantarillado
Contratos de acueducto y de gas
Acta de recibido Ruitoque ESP
Certificación de retiro de
provisionales
Normatividad ambiental
Recibido de obra y permiso de
ocupación (planeación
municipal)
Certificación de obra
9 Recibo de Obra y Permiso de Ocupación por
parte de la Oficina de Planeación del Municipio
del Proyecto
Certificación de la Obra firmada por
Representante Legal y avalada por el Revisor
Fiscal
9. Comportamiento comercial. Solicitar a los diferentes
puntos DIVE... DIRO Informe DIVE comportamiento
comercial
10. Informe Financiero. Solicitar los diferentes puntos a
SAFI. DIRO Informe SAFI comportamiento
financiero
11. Cierre de control de costos. Solicitar los puntos a
INTE. DIRO Informe control de costos
12. Entrega y clasificación de Archivo. Archivo debe
definir los criterios. DIRO Clasificación del archivo
13. Aciertos y desaciertos durante el proyecto
Implica la realización de los siguientes aspectos:
- Aciertos y desaciertos en diseños.
- Aciertos y desaciertos en construcción.
- Aciertos y desaciertos Financieros
- Aciertos y desaciertos Comerciales
DPLA
DICO DIRO/RESI
SAFI
DIVE
Informe aciertos y desaciertos
14. Recomendaciones y Conclusiones. DUEÑOS DE
PROCESO
Informe de recomendaciones
2. Análisis y medición del proyecto:
1.1 Comparación del proyecto, presentación visual (fotos) del estado inicial del
proyecto y estado
final del proyecto.
1.2 Descripción detallada de los resultados del proyecto:
Esta descripción debe estar apoyada y soportada por medio de análisis de datos los
cuales pueden ser expuestos por medio de gráficas o tablas.
1.3 Limitaciones encontradas durante el desarrollo del proyecto: explicación detallada
de la
limitación y los responsables de dicha limitación. Dichas limitaciones deben ser
presentadas de
forma clara y concisa
1.4 Indicadores de medición:
1.4.1 Tiempo programado de ejecución de la obra vs Tiempo real ejecutado:
Razones detalladas del cumplimiento o no cumplimiento de este tiempo
GUIA PARA ELABORACION DEL
INFORME FINAL DE OBRA
CÓDIGO CTR-GU-04
VERSIÓN 7
FECHA 02/09/08
HOJA 4 de 4
1.4.2 Presupuesto programado para el desarrollo del proyecto vs presupuesto
ejecutado
1.4.3 Desfases, descripción detallada de las actividades o causas que provocaron los
mismos.
1.4.4 Porcentaje de cumplimiento del indicador de tiempo programado vs tiempo
ejecutado, y
presupuesto programado vs presupuesto ejecutado.
6.3 ACTIVIDADES DE MEJORAMIENTO
1.1 Aspectos a mejorar en proyectos futuros.
Las recomendaciones deben estar basadas en los hallazgos del desarrollo del proyecto.
6.4 CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES
Las conclusiones deben fluir en una forma lógica a partir de la presentación de los
resultados, y
deben estar basadas en los objetivos.
7. REFERENCIAS
Programación de obra
Reformas
Presupuesto inicial y presupuesto final del proyecto
Informe de relación de ensayos
Informe sobre materiales utilizados
CTR-FO-07 Formato acta de liquidación final
CTR-FO-19 Formato acta de cierre de almacén
CTR-FO-47 Acta de entrega de obras
Informe con la relación de pendientes del proyecto
Informe con la relación de garantías
ENT-FO-02 Acta de entrega (interna)
CTR-GU-03 Guía para la elaboración del manual del usuario
Copias de garantías de equipos
Licencia de construcción
Acta de recibido de alcantarillado
Contratos de acueducto y de gas
Acta de recibido Ruitoque ESP
Certificación de retiro de
Normatividad ambiental
Recibido de obra y permiso de ocupación (planeación municipal)
Certificación de obra
Informe DIVE comportamiento comercial
Informe SAFI comportamiento financiero
Informe control de costos
Clasificación del archivo
Informe aciertos y desacierto