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De entrada este punto pudiera sonar bastante obvio, sin embargo, es importante
mantenerlo siempre presente y procurar que el nivel de los egresos no sea mayor
que el de los ingresos que percibe el negocio. Esto para poder mantener las
finanzas sanas y evitar que se acumulen demasiadas deudas a futuro a tal grado
que el manejo de las cuentas por pagar se salga de las manos, sea imposible
pagarlas y por lo tanto se presenten otras consecuencias graves como el cese de
operaciones del negocio.
Al momento de elegir a los proveedores con los que desea trabajar una empresa,
la mayoría de ellas puede dejarse llevar por el factor precio. No obstante, es
recomendable tomar muy en cuenta las diferentes condiciones de pago que ofrece
cada uno, ya que contar con condiciones más flexibles puede ser de mayor
utilidad que el contar con menores precios.
Los cuales te ayuden a tener siempre presente las fechas en que debas realizar
las transacciones correspondientes de las diversas facturas. Éstos no tienen que
ser de manera física, sino que algunas herramientas tecnológicas te brindan la
oportunidad de tenerlos de manera digital y automática.
Es decir, lleva un control de las facturas de costos y gastos, esto bajo una forma
estandarizada. Asimismo es recomendable administrar dichas facturas por centros
de costos y proyectos para mayor facilidad.
Afortunadamente hoy en día para este punto puedes apoyarte con un software
ERP, el cual además de ayudarte en lo anterior, puede ser muy útil para otras
actividades importantes de la administración de cuentas por pagar, tales como el
control de los gastos de viaje de tu equipo de trabajo, para el establecimiento de
políticas de revisión y control de cuentas por pagar, para agilizar el proceso de
autorizaciones de pago de facturas, entre otras más.