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Fundamentación en ISO 14001:96 

INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

INALCEC Los Requisitos de ISO 14001 CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Modelo del Sistema de 4.4 Implementación y operación

Administración Ambiental para la 4.1 Requisitos generales
* Estructura y responsabilidad
norma ISO 14001 * Entrenam., conoc. y compet.
Mejoramiento Continuo * Comunicación
4.2 Política Ambiental * Documentación del SGA
* Control de documentos
4.3 Planificación * Control operacional
Política Ambiental
* Aspectos ambientales * Prep. y resp. ante emergencias
Revisión por parte
* Requisitos legales y otros
de la gerencia Planificación * Objetivos y metas
4.5 Verificación y acción correc.
* Programa(s) deadm. amb.
Implementación
* Monitoreo y medición
Verificación y * No conformidad y
y Operación
Acción Correctiva correctiva y preventiva
4.6 Revisión por parte * Registros
de la Gerencia * Auditorías al SGA

 
INALCEC Requisitos generales INALCEC

Organización
Definición

“Compañía, corporación, firma, empresa

Requisitos o institución, o parte o una combinación
de ellas, si está incorporada o no,
Generales pública o privada, que tiene sus propias
funciones y administración”.

Nota: Para organizaciones con más de una unidad operativa,

una unidad operativa simple, se puede definir como una
organización.

Fuente: NTC - ISO 14001 / 96

 
Requisitos generales INALCEC Requisitos generales INALCEC

Organización

1. Plano de ubicación Act.3 Act.4

Pozo A 3. Diagrama de flujo Act.1 Act.2 Act.8 Act.n

del perímetro de Parque Natural
Eco - Pueblo 1 del proceso Act.5 Act.6 Act.7
estudio Planta
Pueblo 2 Río Limpio

Vestier Compresores Calderas Depósito

de basura

2. Diagrama de Tanques Almacén General

mantenimiento

Sub-estación

combustible
Talleres de

distribución de Línea de fabricación ABC

4. Esquema
planta Jardines
Oficinas
organizacional
Laboratorio
Planta de
Parqueaderos Jardines tratamiento

1
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Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC
Requisitos Generales  
INSTITUTO NACIONAL DE
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Sistema de Gestión Ambiental

Estructura
Organizacional + Planificación de
las actividades + Responsabilidades
+ Política Ambiental
Prácticas
+ Procedimientos
+ Procesos
+ Recursos

Desarrollar Implementar Lograr Revisar Mantener

LA POLÍTICA AMBIENTAL

 
INALCEC Política ambiental INALCEC

Metodología para: comunicar la política; que la política esté

Política Ambiental disponible al público; mantener vigente la política; que la
política sirva de marco para definir objetivos y metas

Declaración de la empresa Documento:

Política Ambiental

Intenciones y Principios Direc. estratégico Establecer Registros:

Comunicación
Información del entorno
Fortalezas y debilidades política política
Aspectos significativos ambiental
Desempeño Ambiental Global Política
implementada

Marco para:
Recursos para:
El actuar diario de Definir objetivos y implementar la política; comunicar la política
la organización metas

 
Política ambiental INALCEC Medio ambiente INALCEC

En la política ambiental se
expresa el compromiso con : “Entorno en el que opera una
Definición

organización, que incluye aire, agua,

suelo, recursos naturales, flora,
La prevención de la
contaminación fauna, seres humanos y su
interrelación”.
El mejoramiento continuo
Nota: Entorno en este contexto se extiende desde el
interior de una organización hacia todo el sistema.
Cumplir la legislación
aplicable
Fuente: NTC - ISO 14001 / 96

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Prevención de la Contaminación Prevención de la Contaminación
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

“Uso de procesos, prácticas, materiales Materiales

o productos que evitan, reducen o Proceso de Productos al
fabricación mercado
Definición

controlan la contaminación, las cuales Energía

pueden incluir reciclaje, tratamiento,
cambios de proceso, mecanismos de
control, uso eficiente de los recursos y
Recuperación
sustitución de materiales”. Residuos /
Tratamiento Emisiones
Nota: Los beneficios potenciales de la prevención de la
contaminación incluyen la reducción de los impactos
ambientales adversos, mejoramiento de la eficiencia y Aire Agua Suelo
reducción de costos.

Fuente: NTC - ISO 14001 / 96

Mejoramiento Continuo INALCEC


Política ambiental INALCEC


Tener claro el procedimiento

proceso
para que la política ambiental :
parte del sistema de administración
ambiental Se comunique a los empleados.
mejoramiento del desempeño ambiental
global Esté disponible para el público.
acorde con la política ambiental
no tiene lugar en todas las áreas de Se mantenga actualizada.
actividad simultáneamente

Política ambiental INALCEC


Planificación INALCEC


Identificar Aspectos Ambientales

Identificar Requisitos legales y otros
Identificar Áreas Problema

Política Ambiental Definir Impactos

Aspectos Ambientales
1er borrador Significativos

Definir Prioridades
Requisitos Legales y otros
Política Ambiental
2do borrador
Acciones Objetivos y
Correctivas metas Objetivos y metas ambientales
Política Ambiental Definir Programa de
Mejoramiento
Programa de adm.ambiental
Versión Final

Control Operacional

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC
Identificación de aspectos e impactos ambientales INALCEC

Aspecto Ambiental Impacto Ambiental

Elementos de las actividades,

Definición

Definición
productos o servicios de una Cualquier cambio en el medio
organización que pueden interactuar ambiente, sea adverso o benéfico,
con el medio ambiente. total o parcial como resultado de las
actividades, productos o servicios
Nota: Un aspecto ambiental significativo es un aspecto
de una organización.
ambiental, el cual tiene o puede tener un impacto
ambiental significativo

Fuente: NTC - ISO 14001 / 96

Fuente: NTC - ISO 14001 / 96

 
INALCEC Aspectos Ambientales INALCEC

Procedimiento: Metodología para identificar aspectos e impactos

Cambios
Registro:
Identificar
Aspectos
•Organización Actividades, aspectos, impactos
•Actividades Productos, aspectos, impactos
•Productos Aspectos e Servicios, aspectos, impactos
•Servicios Impactos

Ambientales Procedimiento:
Metodología para
Recursos: Personal
para identificar
valorar significancia Comunicación:
Aspectos significativos
Impactos significativos
Cambios
•Desempeño Registro:
•Comunicaciones
Valorar Aspectos significativos
(internas, externas Significancia Impactos significativos
•Requisitos
(legales, cliente) Recursos: Personal para
valorar; recursos para medir

 
Identificación de aspectos e impactos ambientales INALCEC
Identificación de aspectos e impactos ambientales INALCEC

ISO 14001 Aspecto e Impacto Ambiental

Impacto (+)
Actividad
Aspecto Impacto
ASPECTO Impacto (-)
Producto
Impacto (p) Causa Efecto
Servicio

Qué genera? a dónde va? Liberación de materiales Contaminación

(residuos, emisiones), energía Recursos a descontaminar
Lo que qué consume? de dónde viene? o microorganismos Residuos a disponer
hacemos Consumo de recursos Presión sobre los recursos
qué podría causar? consecuencias
para el ambiente?

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Describir Actividades, Productos y Servicios
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Seleccionar áreas físicas

Describir las Zona 1 Zona 2 Zona 3

Actividades, Productos Entradas Zona 4 Zona 5 Zona 6 Salidas

y Servicios Zona 7 Zona 8 Zona 9

Diagrama de distribución de planta

 
Describir Actividades, Productos y Servicios INALCEC
Describir Actividades, Productos y Servicios INALCEC

Seleccionar características
Seleccionar actividades comunes
comunes
Aquellas que consumen y generan lo mismo,
Aquellos suelos / áreas que tienen condiciones
independiente de la zona donde se realicen similares
Almacenamiento de materiales
Proximidad a fuentes de agua
Transporte interno de materiales
Ejemplo

Estructura del suelo

Ejemplo

Transporte y distribución de productos Técnicas de explotación

Mantenimiento de motores
Condiciones climáticas
Aseo de instalaciones industriales
Técnicas de manejo de residuos
Funcionamiento de oficinas
Técnicas de manejo de aguas
Manejo de campamentos
Organización y manejo de los procesos

 
Describir Actividades, Productos y Servicios INALCEC INALCEC

Condiciones de operación

Operación normal Identificar Aspectos e

Operación anormal
Arranque y paradas programadas
Impactos Ambientales
Mantenimiento
Emergencia

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Identificar Aspectos e Impactos Ambientales INALCEC Ejemplos CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Generación de:
Consumo de: Aspectos Erosión
Vertimientos
Materia Prima Emisiones

Salidas
Entradas

Insumos Residuos
Agua Actividad Riesgos Aspecto
Aire Modificación de: Actividad * Generación de Residuos Sólidos
Recursos Nat. Topografía * Generación de residuos
Mantenimiento de
Energía Paisaje especiales
equipos
* Generación aceites
Presión sobre Impactos Contaminación y grasas
Emisiones a tratar
los recursos
Afectación
Impacto

* Aumento de los residuos a disponer

 
Ejemplos INALCEC Ejemplos INALCEC

Caldera Caldera

Actividad Aspecto
Generación de vapor * Generación de gases de
combustión
Actividad Aspecto
* Consumo de producto
derivado de combustible fósil Transporte de Derrame de Producto Químico
* Generación de productos químicos
ruido
Impacto
* Contaminación * Presión sobre * Potencial efecto Impacto
atmosférica los recursos dañino sobre la Contaminación del agua
salud del personal

 
Ejemplos INALCEC Ejemplos INALCEC

Papel original
No contiene
material
reciclado

Aspecto Actividad Aspecto

Generación de residuos sólidos Trabajo de oficina Generación de residuos sólidos
Actividad
Preparación de
alimentos

Impacto Impacto
Aumento del volumen de Aumento del volumen de
residuos a disponer residuos a disponer

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Ejemplos INALCEC
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Servicio Aspecto Valorar Significancia

Mantenimiento del Potencial escape de CFC´s
sistema de aire
acondicionado

Impacto
Efectos en la capa de
ozono

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Valorar Significancia INALCEC Algunos criterios para la valoración INALCEC

Intereses ambientales
? Escala del impacto
? Severidad del impacto
? Probabilidad de ocurrencia
Qué significa ? Permanencia del impacto
significativo? Intereses comerciales
? Tendencia nueva legislación
? Dificultad cambio impacto
? Costo cambio del impacto
? Efecto cambio en otras actividades
? Inquietudes partes interesadas
? Efecto sobre imagen pública
Fuente: NTC - ISO 14004 / 96

 
Valorar Significancia INALCEC INALCEC

Algunos criterios para la

valoración
Legal: Existe o no legislación Requisitos Legales
Ambiental: Severidad, alcance, frecuencia y Otros
Comunidad: Afecta o no (quejas)
Empresarial: Existe requisito corporativo

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Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC
Requisitos legales y otros  
INSTITUTO NACIONAL DE

Requisitos legales y otros

CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Metodología para: informarse sobre requisitos legales

(cambios externos e internos) y establecer aplicabilidad de
Para cada aspecto e impacto ambiental
las normas; para comunicar requisitos legales; para identificado determinar:
identificar compromisos voluntarios
Legislación ambiental aplicable
Documento:
Procedimiento
requisitos legales Compromisos voluntarios
Proyectos Identificar
Cambios en procesos Registros:
Cambios en legislación requisitos Requisitos legales Conocer cambios en legislación y “otros”:
Nuevos compromisos legales aplicables
Compromisos Fuente de información
adquiridos
Quién establece aplicabilidad?
Recursos:
personal asignado a identificación; medios de
información; estudios requeridos Integración al SGA

 
Requisitos legales y otros INALCEC Requisitos legales y otros INALCEC

Revisar en la legislación
Para identificar qué requisitos
Nacional legales son aplicables:
Normas y conceptos emitidos por las autoridades Identificar en materiales y productos
ambientales competentes (utilizados a utilizar / fabricados a fabricar):
Tratados internacionales a los cuales se haya
suscrito Colombia o que apliquen a las - Sustancias químicas y peligrosas
actividades de la empresa
- Uso de recursos renovables
Compromisos que se adquieren a través de estos
tratados - Uso de recursos no renovables

 
Requisitos legales y otros INALCEC Requisitos legales y otros INALCEC

Identificar actividades que

generen: Según aplique, caracterizar:

Emisiones

Vertimientos
Emisiones al aire (partículas, sustancias, gases,
ruido, olores, etc.).
Residuos
Efluentes o vertimientos líquidos.

Residuos peligrosos y no peligrosos.

Riesgos para el medio ambiente.

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INSTITUTO NACIONAL DE

Requisitos legales y otros INALCEC Requisitos legales y otros CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Si la empresa ha suscrito compromiso y/o

Según aplique, cumplir con:
acuerdo:
Permisos Ejemplos
Concesiones
Códigos
Reportes / declaraciones Responsabilidad Integral
de
Compromisos adquiridos en: conducta

Convenios de cambio a tecnología limpia Principios de la Cámara de Comercio para

Principios de
Licencia ambiental administración Desarrollo Sostenible
Plan de manejo ambiental ambiental Desarrollo y coalición para principios
voluntarios económicos ambientalmente
Interventoría
responsables CERES
Planes de cumplimiento

 
Requisitos legales y otros INALCEC INALCEC

Si la empresa ha suscrito compromiso y/o

acuerdo:
Ejemplos
Contratos con bancos donde se
Objetivos, metas
Convenios
comerciales
acuerde
ambientales
cumplir lineamientos
y programas
ambientales
Contratos con clientes

Acuerdos regionales
Acuerdos con Acuerdos sectoriales
partes Acuerdos con comunidades
interesadas Acuerdos con ONG’s
Directrices corporativas

 
Objetivos, metas y programas INALCEC Objetivos, metas y programas INALCEC

Política: Requisito a cumplir en el SGA- qué

voluntad de la empresa
Qué es un objetivo?
Objetivo: Propósito global - para qué
Qué es una meta? crea conciencia

Meta: Propósito detallado - cuánto, cuándo

Qué es un programa? lleva al logro del objetivo

Programa: Plan de acción - cómo (actividad,

responsable, plazo, recursos)

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INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Objetivos, metas y programas Objetivos, metas y programas
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Metodología para: definir programa de administración

Metodología para: definir objetivos / metas y para ambiental; hacer seguimiento; comunicar al personal
revisarlos; hacer seguimiento; comunicar al personal

Documento:
Proyectos Documento: Planes de acción
Aspectos significativos Objetivos y metas Definir
ambientales Objetivos y metas
Requisitos legales Definir ambientales programa Registros:
Puntos de vista de partes Seguimiento al plan
interesadas
objetivos y Registros: adm. amb. de acción
Recursos metas Seguimiento a
objetivos y metas

Recursos:
Recursos: personal asignado a definición y seguimiento; recursos
personal asignado a definición y seguimiento; recursos para lograr objetivos y metas
para lograr objetivos y metas

 
Objetivos, metas y programas INALCEC INALCEC

Establecer prioridades que como IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

mínimo permitan: Estructura y responsabilidad
Cumplimiento con regulaciones
Entrenamiento
y/o
Limitar fuentes de problemas Comunicaciones
y/o
Documentación del SGA
Hacer más eficiente el uso de
recursos

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INALCEC INALCEC

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

Control de documentos Estructura y

Control Operacional
responsabilidad
Preparación y respuesta
ante emergencias

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INSTITUTO NACIONAL DE
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Estructura y responsabilidad INALCEC Estructura y responsabilidad CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Metodología para: identificar y asignar recursos; hacer

Metodología para: definir y documentar funciones, seguimiento
responsabilidad y autoridad; comunicar al personal

Documento:
Organigrama;
Listado de cargos relac. descripciones de Proyectos Documento:
con aspectos sig. cargo; Personal requerido Asignar Presupuesto de
Listado de cargos Asignar procedimientos Objetivos y metas gastos e inversiones
relacionados con el SGA responsa- recursos
Operación del SGA
Descripciones de cargo Registro:
Procedimientos del SGA bilidades Nombramiento
representante de la
gerencia
Recursos:
Recursos: personal asignado para identificar y hacer seguimiento;
personal asignado a definición de responsabilidades; humanos, financieros, tecnológicos y destrezas
personal requerido para el funcionamiento del SGA especializadas para el funcionamiento del SGA

 
Estructura y responsabilidad INALCEC Estructura y responsabilidad INALCEC

Planificar la organización Delegación

Definir y documentar Para hacer una delegación correcta, considerar:
Funciones Responsabilidad Autoridad Definir funciones y perfil
Seleccionar a quien tenga el perfil
Entrenar a quien ha sido seleccionado
Toma de
Tarea Resultado Hacer seguimiento
decisiones
Dar facultad de decisión
Gestión Ambiental Efectiva

 
Estructura y responsabilidad INALCEC Estructura y responsabilidad INALCEC

El reto de la empresa
d p or
Integrar lo ambiental y el manejo de las
b i lida to y
operaciones.
p o nsa mien SGA
Las áreas ambientales son consultoras
re s iona del NO
para la organización, el soporte de la La func iento ión y
línea.
el ram ecc
jo ir a
El control de los aspectos ambientales y
la prevención de la contaminación, son me e la d deleg
d se
responsabilidad de la línea.
es

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Estructura y responsabilidad INALCEC Estructura y responsabilidad CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Representante de la dirección Planificar y asignar recursos

Preferiblemente miembro del equipo Es responsabilidad de la dirección
de dirección asignarlos
Incluye recursos:
Lidera implementación del SGA
Humanos
Vela por el mantenimiento y
Tecnológicos
mejoramiento del SGA
Financieros
Mantiene informada a la dirección
Destrezas especializadas

 
INALCEC Entrenamiento, Conciencia y Competencia INALCEC

Entrenamiento
Entrenamiento, Suministrar conocimientos requeridos
para cumplir con las tareas y
conciencia y responsabilidades asignadas
competencia Desarrollar habilidades
Base para contar con personal
competente
Tocar el cerebro del personal

 
Entrenamiento, Conciencia y Competencia INALCEC Entrenamiento, Conciencia y Competencia INALCEC

Necesidad
Entrenamiento
Conciencia
Lo que Para lograr Según Según Expectativas
A través de la compresión del por qué
requiere el objetivos y plan de resultado de del de los hechos, generar compromiso
cargo metas carrera auditorías empleado
Motivar al mejoramiento
Evaluación Para Para crear Cambios en
desempeño actualizarse conciencia procedimientos Base para contar con personal
competente
Programa de entrenamiento

Ejecución del Programa

Tocar el corazón del personal
No efectiva Efectiva
Evaluación efectividad Fin

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Entrenamiento, Conciencia y Competencia INALCEC
Entrenamiento, Conciencia y Competencia
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Aspectos Política Ambiental

uy
es m er
Ambientales
Su importancia a
ci
ncien blec
Impacto Funciones y
o d e co ede esta lanta
significativo Responsabilidades grad pu : p
e dir el que si se nciencia esiduos
M il, lo o co da, r
Cómo controlar
Con respecto a política, .
el aspecto
procedimientos y el SGA difíc i hay o n manteni ente, etc
s
es ia, bie n fu
en la
Consecuencias
Situación de
de no seguir los
emergencia limp parados
procedimientos se
Qué hacer

 
Entrenamiento, Conciencia y Competencia INALCEC Entrenamiento, Conciencia y Competencia INALCEC

Personal cuya labor pueda

Competencia •Revisar criterios generar impacto significativo
•Entrenar
•Cambiar personal Establecer criterios para determinar
competencia del personal
Conocimiento
Delegada Otorgada Educación Entrenamiento Experiencia
Habilidad •Escolaridad •Cursos •En la empresa
Asumida Reconocida
•Post-grado •Asistencia •En la actividad
Experiencia
•Evaluación •En medio ambiente

Aplicar criterios
Función Responsabilidad Autoridad
No cumple Cumple
Resultado Mantener

 
Comunicaciones INALCEC Comunicaciones INALCEC

Metodología para: planificar las comunicaciones; evaluar

efectividad de las comunicaciones
Comunicaciones
Documento:
Política ambiental Plan de
Procedimientos del SGA comunicaciones
Internas Externas Sugerencias del personal Comunica-
Nivel directivo Sociedad
Resultados de la gestión ciones Registro:
Resultados de auditoría Evidencias de
Solicita Responde
Cambios Internas comunicaciones
organizacionales
EMPRESA

Aspectos ambientales significativos Recursos:

personal asignado para planificar comunicaciones;
Nivel operativo
medios de comunicación
Sociedad

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Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC

Comunicaciones 
INSTITUTO NACIONAL DE

Comunicaciones INALCEC
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Comunicación interna Comunicación interna

Nivel directivo
El gran desafío:

Política, objetivos,
metas, programas
La comunicación del día a día

Sugerencias
Resultados,
Recolección y reporte de Coordinación
información ambiental
Nivel operativo

 
Comunicaciones INALCEC Comunicaciones INALCEC

Comunicación interna Comunicación interna

Para cada procedimiento del SGA preguntarnos:
¿se re quiere comunicar algo? Si la respuesta es SI, Conocer las reuniones de la empresa permite establecer
responder las siguientes preguntas cómo funcionan las comunicaciones internas

Reunión Propósito Agenda Respon- Partici- Regis- CuándoDónde Duración

Qué A quién Quién lo Por qué Con qué Confidencialidad
sable pantes tro
comunicar comunicarlo comunica medio frecuencia

Uno de los mecanismos para evaluar la efectividad de las

comunicaciones, es a través de la revisión del
En cada procedimiento En una matriz general cumplimiento de los compromisos adquiridos en las
ó
documentado para el SGA reuniones

 
Comunicaciones INALCEC Comunicaciones INALCEC

Comunicación interna Externas

Es importante tener en cuenta :
Sociedad
Para qué se va a utilizar la información?
Solicita Responde
Tomar decisiones?
Tomar acciones para cumplir con EMPRESA
requisitos legales?
Hacer seguimiento al desempeño Aspectos ambientales significativos
ambiental?
LA COMUNICACIÓN SIEMPRE DEBE TENER UN
Sociedad
PROPÓSITO

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Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC
Comunicaciones INALCEC

Comunicaciones
INSTITUTO NACIONAL DE
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC


Metodología para: recibir, documentar y responder a Comunicación externa

comunicaciones externas; comunicar a partes interesadas
externas Mecanismos para recibir, documentar y dar
respuesta a las comunicaciones de las partes
Documento: interesadas externas
Listado de personal que Procedimiento
interactua con partes
interesadas externas Comunica- Registro: Autoridades Inquietudes de Clientes y
Políticas relacionadas ciones Solicitudes la comunidad proveedores
Comunicaciones •Información
Medios de comunicación recibidas y •Información
utilizados Externas respondidas •Requerimientos •Sugerencias •Requisitos
•Visitas •Quejas
•Reportajes •Sanciones •Quejas

Recursos:
personal asignado a recibir y responder a comunicaciones Verbales Escritos
externas •Telefónico •Carta, fax
•Personal •e-mail

 
Comunicaciones INALCEC INALCEC

n las s
so to
i o n es s p ec a d e Documentación,
ac sA m
u nic on lo Siste tal control de
m c l
co as n e bien
Las ionad s y co n Am documentos y
c le ió
rela ienta istrac registros
b
Am Admin

 
Documentación, control de documentos y registros INALCEC Documentación, control de documentos y registros INALCEC

La documentación facilita: Criterios para: describir el SGA

Aho
r a ya
SGA se qu La concientización
y cu ée
resp al e s el Política ambiental
ons sm El logro de objetivos Estructura
abil i
idad ambientales organizacional Documen- Documento:
Responsabilidades tación Manual ambiental /
Documentación Descripción del SGA
La evaluación del Prácticas SGA
SGA Procesos
Recursos
El seguimiento al
desempeño ambiental Recursos:
personal asignado para documentar
El mejoramiento

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Documentación, control de documentos y registros
CONSULTORIA EN CALIDAD

Documentación, control de documentos y registros INALCEC INALCEC

Cuándo documentar? Qué tan detallado documentar?

Depende del perfil del usuario
La ausencia del documento causa de la documentación
problemas
Preservar “know how” Cómo documentar?
Alta rotación Manual

Se requiere tener una base para Procedimientos

entrenamiento Instrucciones
Especificaciones, registros, MSDS,
planos, documentos externos, etc.

 
Documentación, control de documentos y registros INALCEC
Documentación, control de documentos y registros INALCEC

El juego de la documentación Qué es un documento?

Diga lo que hace Documéntelo

Qué es un procedimiento
Aplique
documentado?
Haga lo que dijo
procedimientos

Demuestre que lo Conserve registros

Qué es un registro?
hizo

 
Documentación, control de documentos y registros INALCEC Documentación, control de documentos y registros INALCEC

Información Información

Actualizable No actualizable • Procedimientos • Actas de reuniones

• Planos • Planillas de proceso
Controlar que la versión Acceder fácilmente a la diligenciadas
vigente esté disponible información cuando se • Identificación de
dónde se requiere requiere aspectos ambientales • Informes de laboratorio
• Listado de requisitos • Comunicaciones
Control de versión Control de archivo legales escritas
• Documentos externos • Expediente legal
Control de documentos Control de registros Control de documentos Control de registros

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Documentación, control de documentos y registros Documentación, control de documentos y registros
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Metodología para: controlar documentos; revisar

periódicamente la documentación

Información actualizable
Información
vigente disponible
Qué es un documento
del SGA almacenada en
cualquier medio de Control
donde se requiere controlado?
soporte de datos Documentos
Documen- controlados
Listado del personal que tos SGA
requiere la información Registro:
para su trabajo Listado Maestro
Modificación
Distribución
Qué es un documento
Recursos:
no controlado?
personal asignado para controlar la documentación;
“softawre”

 
Documentación, control de documentos y registros INALCEC Documentación, control de documentos y registros INALCEC

Aprobar Metodología para: controlar los registros

Información no Información
actualizable del SGA accesible
almacenada en cualquier
medio de soporte de Control Registros
datos controlados
Registros
Listado del personal que SGA Registro:
requiere la información Listado maestro
para su trabajo de registros SGA
Elaborar Revisar
Recursos:
personal asignado para controlar los registros;
infraestructura / recursos para archivo
Controlar: Cambios Obsoletos

 
Documentación, control de documentos y registros INALCEC INALCEC

Los registros permiten:

Demostrar que se cumplen las regulaciones

ambientales.
Control operacional
El seguimiento y revisión del SGA.

Demostrar el cumplimiento con los requisitos de

ISO 14001 y del funcionamiento del SGA.

La toma de decisiones ambientales.

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Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Control operacional INALCEC Control operacional CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC

Procedimientos para controlar: aspectos significativos; Pasos a seguir :

aspectos relacionados con requisitos legales; actividades
relacionadas con objetivos y metas; compras Identificar todos los aspectos ambientales
significativos
Documento:
Listado de actividades, Procedimientos e
productos y servicios instructivos de
relacionados con Control control; programas
aspectos significativos de mantenimiento Identificar toda actividad y operación asociada
Operacio- con estos aspectos
Listado de bienes y nal Registro:
servicios adquiridos con Evidencias del
impacto significativo control
Establecer procedimientos de control que cubran
situaciones cuya ausencia pueda llevar a
Recursos:
personal asignado para el control operacional; tecnología; desviaciones de la política ambiental y los
presupuesto para operación y mantenimiento objetivos y metas.

 
Control operacional INALCEC
Control operacional INALCEC

Aspecto Ambiental
Los procedimientos pueden incluir:
Control al final del tubo
Significativo
Criterios específicos de operación.
Operaciones que generan Control operaciones /
el aspecto mantenimiento Especificaciones.

Materiales que generan el Control a materiales (recepción, Prácticas específicas de mantenimiento.

aspecto almacenamiento, manejo)
Equipos para controlar la contaminación.
Actividades relacionadas Compras, ventas,
con el aspecto contrataciones Proceso de producción, cuando debe ser
manejado dentro de ciertos parámetros para
Alternativas de Diseño, proyectos, tecnología, alcanzar metas específicas (Ej: menor consumo
eliminación del impacto cambio de materiales de energía).

 
Control operacional INALCEC Control operacional INALCEC

Aspecto ambiental significativo

Temas relacionados con el
Generación de lodos ácidos control operacional
El control operacional debe considerar:
Operaciones que generan el ácido (condiciones Compras y contrataciones Sistemas de prevención
normales y anormales). Manejo de sustancias Tanques y almacenes
Ejemplo

químicas
Tanques de almacenamiento (mantenimiento y Proyectos
respuesta a fugas y derrames). Gestión de residuos
Transporte
Manejo y transporte del lodo y materiales ácidos. Control proceso
Pasivos ambientales
Disposición del lodo. Sistemas de control de la
contaminación
Compra de materiales y servicios.

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 
Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC

Preparación y respuesta ante emergencias 
INSTITUTO NACIONAL DE
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Metodología para: identificar situaciones de accidente y

emergencia; evaluar los riesgos; establecer medidas
preventivas; responder a situaciones de emergencia;
probar procedimientos de respuesta
Preparación y Documento:

respuesta ante Análisis de vulnerabilidad Prevención y

Plan de respuesta
Registro:
emergencias
Aspectos ambientales Respuesta
potenciales Prevención
Emergencias Accidentes
Emergencias
Simulacros

Recursos:
personal asignado para prevenir y responder ante
emergencias; infraestructura; recursos para simulacros

Preparación y respuesta ante emergencias INALCEC


Preparación y respuesta ante emergencias INALCEC


Causas más comunes: Criterios de evaluación

Defecto, falla u operación defectuosa
Ejemplo

Peligro (P)
Incendio en la planta o que incide en la planta
Consecuencias (C)
Explosión en la planta o externa que afecte en la
planta Medios disponibles para remediar el accidente (M)
Descomposición de una sustancia en proceso o
almacenada
Escorrentía de agua de extinción de incendios Cualitativo Cuantitativo
Derrames de materiales por accidente durante el
transporte
Desastres naturales
Terrorismo, etc.

 
Preparación y respuesta ante emergencias INALCEC
Verificación y acción correctiva INALCEC

Identificar peligros
Evaluación de riesgos y estimación de
consecuencias Monitoreo y medición
Definir e implementar medidas preventivas
Definir plan de respuesta (incluye protocolos de
Acciones correctivas y
actuación) preventivas
Comunicación del riesgo
Entrenar al personal Registros
Probar planes de respuesta a través de simulacros
Evaluar efectividad del proceso Auditorías al SGA

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 
Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

Monitoreo y medición
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Metodología para: definir métodos de medición; hacer

Monitoreo y medición seguimiento a: aspectos significativos, objetivos y metas,

legislación; calibrar equipos; seleccionar empresas que
prestan servicio de medición
Listado de controles Documento:
operacionales Indicadores de
desempeño
Objetivos y metas Monitoreo Plan de monitoreo
ambientales Plan de calibración
y Métodos monitoreo
Requisitos legales y Medición y medición
compromisos
Registro:
Listado de equipos Monitoreo
utilizados en medición Calibraciones

Recursos:
personal asignado para hacer seguimiento; presupuesto
para monitoreo y medición; presupuesto para calibraciones

 
Monitoreo y medición INALCEC Monitoreo y medición INALCEC

El seguimiento regular permite : Listado o cuadro que permita

Conocer resultados satisfactorios
conocer:
Identificar áreas débiles Variable a la cual hacer seguimiento (indicador)
Encontrar oportunidades de mejoramiento Límite a cumplir

Frecuencia del seguimiento

Si hay mediciones estas son internas ó

Conocer de forma sistemática el
desempeño ambiental de la externas
organización

 
Monitoreo y medición INALCEC Monitoreo y medición INALCEC

En caso de mediciones internas En caso de mediciones internas

considerar: considerar:
Medición:
Muestreo (si es requerido): •Equipo de medición utilizado (descripción que
•Equipo de muestreo utilizado (descripción que permita
permita verificar su idoneidad)
verificar su idoneidad)
• Método de muestreo (instrucción de trabajo interna ó •Método de medición (instrucción de trabajo interna ó
referenciación a un método estándar) referenciación a un método estándar)
•Registros del muestreo (cuando apliquen) •Registros de la medición
•Procedimiento de calibración del equipo de muestreo •Procedimiento de calibración del equipo de
(cuando aplique)
medición
•Registros de la calibración del equipo de muestreo
(cuando aplique) Registros de la calibración del equipo de medición

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 
Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC
Monitoreo y medición  
INSTITUTO NACIONAL DE

Monitoreo y medición
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

En caso de contratar mediciones

considerar: Es conveniente:
• Definir el seguimiento a los proveedores de
estos procedimiento para seleccionar, evaluar • Establecer responsabilidades para definir
y hacer servicios métodos de muestreo y medición
• En las especificaciones de compra establecer:
9El método de muestro y medición a ser • Criterios y responsabilidades para
utilizados seleccionar proveedores de servicios de
9La solicitud de registros de calibración medición
de los equipos previo a la medición
• Reconstruir la información histórica
• Forma como se debe registrar la información

 
INALCEC INALCEC
No conformidad y acción correctiva y preventiva
Metodología para: identificar no conformidades reales y
potenciales; analizar causas; proponer alternativas de
solución; evaluar efectividad de acciones tomadas
Incumplimiento

No conformidad y desempeño
Incumplimientos de ley
Quejas de la comunidad
Documento:
Procedimiento
Acciones Correctivas
acción correctiva y
Accidentes Acción
Fallas repetitivas y Preventivas
No conformidades Correctiva
auditorías Registro:

preventiva Tendencias indicadores

Preventiva Acciones correctivas
Nueva evidencia Acciones preventivas
científica
Tendencias legislación

Recursos:
personal asignado para administrar el proceso; presupuesto
para toma de acciones correctivas y preventivas

 
No conformidad y acción correctiva y preventiva INALCEC
No conformidad y acción correctiva y preventiva INALCEC

No Conformidad Acciones Correctivas

Aprender de los problemas y actuar para
Existente Potencial
que no se vuelvan a presentar
Identificar áreas con problemas
Identificarla Identificarla Disposiciones para mitigar impactos
Responsabilidades para investigar y actuar
Tomar acciones Metodología (análisis causalidad / solución)
Prevenir que
para prevenir que ocurra
vuelva a ocurrir Solución de problemas identificados

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 
Fundamentación en ISO 14001:96 
INALCEC
INSTITUTO NACIONAL DE

CONSULTORIA EN CALIDAD

No conformidad y acción correctiva y preventiva INALCEC

No conformidad y acción correctiva y preventiva INALCEC

Acciones Correctivas Acciones Preventivas

Tomamos acciones correctivas cuando hay: Prevenir problemas potenciales y
actuar para que no se presenten
Ejemplo

Incumplimiento de la legislación
Incumplimiento de “otros” requisitos Identificar fuentes de información
Quejas de la comunidad Responsabilidades para investigar y actuar
No conformidades en auditorías Metodología (análisis causalidad / solución)
Accidentes, emergencias, baja prevención Eliminación causa del problema potencial
Fallas repetitivas

 
No conformidad y acción correctiva y preventiva INALCEC INALCEC

Acciones Preventivas
Tomamos acciones preventivas cuando:

Auditoría al SGA
Ejemplo

Tendencias desfavorables de indicadores

Proyectos de modificación de legislación
Se presentan incidentes
Hay nueva evidencia científica
Acciones correctivas otras plantas

Auditorías internas al SGA INALCEC


Auditorías internas al SGA INALCEC


Metodología para: programar auditorías; administrar el

proceso de auditorías; realizar auditorías; calificar Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do

auditores ambientales Elaborar el programa de auditorías internas del SGA

Documento:
Procedimiento
auditorías internas Definir el procedimiento de auditoría interna
Norma ISO 14001
Legislación ambiental Auditorías Registro: del SGA
Documentación del Internas al Programa de auditorías
SGA Informe de auditorías
SGA Acciones correctivas
Contar con personal competente e independiente del
Calificación auditores área a auditar para llevar a cabo las auditorías internas

Recursos: Registrar los resultados de las auditorías

personal asignado para administrar el proceso; personal
asignado para realizar auditorías

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 
Fundamentación en ISO 14001:96 INALCEC

Revisión por la gerencia 
INSTITUTO NACIONAL DE
CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Metodología para: determinar adecuación, aptitud y

eficacia del SGA; frecuencias de revisión

Resultados de
auditorías SGA vigente

Revisión por la
Indicadores de
desempeño Registro:
Cambios internos Revisión Informe para la
Cambios en el entorno
gerencia Resultados objetivos y por la revisión
metas gerencia Acta de la revisión
Quejas de la comunidad Acciones correctivas
Sugerencias del
personal

Recursos:
personal asignado para la revisión gerencial; presupuesto
para toma de acciones correctivas y preventivas

 
Revisión por la gerencia INALCEC Revisión por la gerencia INALCEC

Propósitos El alcance de la revisión

Puede ser lo suficientemente amplio y profundo
Asegurar la efectividad y Identificar para cubrir:
vigencia del SGA oportunidades de
adoptado mejoramiento
Las dimensiones ambientales de las
para actividades, productos y servicios

mejorar el desempeño ambiental su impacto en el desempeño financiero

tener procesos más eficientes
racionalizar el uso de los recursos su repercusión en la posición competitiva
optimizar el costo de la organización


Verificación y acción correctiva 
Revisión por la gerencia INALCEC INALCEC
Revisión
mayor

No olvidar: Auditorías
a los
gerencial

Establecer frecuencia para llevar a cabo la

Lu Ma Mi Ju Vi Sa Do
sistemas
Actuamos sobre los
sistemas de gestión

Acciones
con base en las

revisión gerencial
desviaciones
encontradas
Cubrimiento

correctivas y
toman son efectivas

Recopilar la información para realizar esta preventivas

Evaluamos si las
acciones que se

revisión
Actuamos sobre los

Medición y
Resultados de los

Tener en cuenta la posible necesidad de

Análisis de las

control
mediciones

cambiar la política, objetivos, metas y otros

elementos del SGA en la revisión
Seguimiento
rutinario
menor

Documentar de los resultados de la revisión

gerencial

alta Frecuencia seguimiento baja

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Fundamentación en ISO 14001:96 
El Sistema de Gestión Ambiental INALCEC INSTITUTO NACIONAL DE

CONSULTORIA EN CALIDAD
INALCEC INALCEC

Impacto Legislación, Afectación severa

Aspecto
ambiente, norma empresarial

Control de documentos y registros

Impacto
Actividades Impacto Valorar significancia
Productos Aspecto Criterio: A B C D
Impacto _ _ _ _
Servicios

Política Ambiental
Impacto

Conclusiones
Aspectos e Riesgos /
Aspecto impactos Sit. Pot.
. de
Impacto
significativos emergencia

Si Desempeño Prevención Si
Cambios en satisfactorio? requerida?
el entorno Revisión por No No
la gerencia
Cambios en Objetivos, metas y programas
la empresa
Acciones Control operacional

Recursos
Auditorías sobre el Respuesta
Internas al SGA SGA Monitoreo y medición emergencias

Responsabilidades Personal Competente Comunicaciones Acciones Correctivas

Importancia de los Elementos del SGA  

INALCEC INALCEC

Política
Política Planificación
Planificación Implementación
Implementación Verificación
Verificación Revisión
Revisión
SGA
SGA
Exitoso
Exitoso
Gracias por su tiempo
X Planificación
Planificación Implementación
Implementación Verificación
Verificación Revisión
Revisión Sin
Sin Rumbo
Rumbo

Política
Política X Implementación
Implementación Verificación
Verificación Revisión
Revisión Ineficacia
Ineficacia

R
Política
Política Planificación
Planificación X Verificación
Verificación Revisión Ineficiencia
Revisión Ineficiencia

Política
Política Planificación
Planificación Implementación
Implementación X Revisión Desconocimiento
Revisión Desconocimiento

INALCEC
Política
Política Planificación
Planificación Implementación
Implementación Verificación
Verificación X Estancamiento
Estancamiento
INSTITUTO
INSTITUTO NACIONAL
NACIONAL DE
DE
CONSULTORIA
CONSULTORIA ENEN CALIDAD
CALIDAD

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