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1
“GRADO DE MADUREZ EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE LAS
EMPRESAS CONSTRUCTORAS DE BOGOTÁ, D. C.”
Director de Proyecto
SIGIFREDO ARCE LABRADA
Ingeniero Industrial
2
3
Nota de aceptación
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
Presidente del Jurado
______________________________________
Jurado
______________________________________
Jurado
4
CONTENIDO
INTRODUCCION 11
1 GENERALIDADES 12
1.1 OBJETIVO GENERAL 12
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 12
1.3 REFERENCIA DE ESTUDIO DE LA EMPRESA AINPRO S.A 12
1.3.1 Acerca de la empresa 13
1.3.2 Reseña histórica 13
1.3.3 Servicios 13
1.3.4 Asesorías 14
1.3.5 Construcción 14
1.3.6 Otros 15
1.3.7 Misión y visión de la empresa 15
1.3.7.1Misión 15
1.3.7.2 Visión 15
1.3.8 Principales clientes 15
1.3.9 Estructura organizacional 16
1.3.10 Logo de la empresa 17
1.3.11 Record fotográfico de obras 18
2 MARCO TEORICO 19
2.1 MODELOS DE MADUREZ 20
2.2 PRINCIPALES MODELOS DE MADUREZ 22
2.2.1 Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) 22
2.2.1.1 Las 3 Fases de OPM3® 23
2.2.1.2 Beneficios OPM3 en la organización: 25
2.2.1.3 Los 4 niveles de madurez 25
2.2.1.4 Como usar OPM3® 27
2.2.2 Modelo de Madurez (CP3M) 28
2.2.2.1 CARACTERISTICAS DE LOS NIVELES DE MADUREZ DEL MODELO CP3M 28
2.2.3 Modelo de madurez HAROLD KERZNER 34
3 APLICACIÓN DEL MODELO OPM3® EN EL PROYECTO 39
3.1 MARCO METODOLOGICO 39
5
3.1.1 Descripción de la situación actual 39
3.2 POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO 39
3.2.1 Participantes 39
3.3 ENTREVISTA INDIVIDUAL AL CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE ALTO NIVEL OPM3®. 41
3.4 TIPO DE INVESTIGACIÓN (METODOLOGÍA Y DISEÑO) 41
3.5 FUENTES PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 42
3.6 FICHA TÉCNICA DE LA ENCUESTA 43
3.7 VARIABLES 45
3.8 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS 45
4 ANALISIS Y PROCESOS DE RESULTADOS 49
4.1 RESULTADOS CUESTIONARIO OPM3® 49
4.2 PROCESAMIENTO Y GRAFICAS DE LOS RESULTADOS 49
4.2.1 Matriz 1: Buenas prácticas SMCI. 49
4.2.2 Matriz 2.Buenas prácticas SMCI por procesos de la gerencia de proyectos (proceso de
iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre). 51
4.2.3 Matriz 3.Buenas prácticas SMCI por áreas de conocimiento (integración, alcance,
tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones) 53
4.3 ANALISIS DE RESULTADOS BUENAS PRÁCTICAS S.M.C.I OPM3® 54
4.3.1 Grado de madurez en el dominio de proyectos y en la categoría Estandarización 55
4.3.1.1 Análisis 55
4.3.2 Grado de Madurez en el dominio de Proyectos y en la categoría medición 56
4.3.2.1 Análisis 57
3.3.3 Grado de Madurez en el dominio de Proyectos y en la categoría control 58
4.3.3.1 Análisis 58
4.3.4 Grado de Madurez en el dominio de Proyectos y en la categoría mejora 60
4.3.4.1 Análisis 60
4.3.5 Facilitadores u Habilitadores Organizacionales: listado de habilitadores no cumplidos. 61
4.3.5.1 Análisis 61
4.3.6 Grado de Madurez por grupo de procesos de Iniciación y buenas prácticas SMCI 69
4.3.6.1 Análisis 69
4.3.7 Grado de madurez por el grupo de procesos de planificación y buenas prácticas SMCI 69
4.3.7.1 Análisis 70
4.3.8 Grado de madurez por grupos de procesos de ejecución y buenas prácticas SMCI. 70
4.3.8.1 Análisis 70
6
4.3.9 Grado de madurez por grupo de procesos de seguimiento y control y buenas prácticas
SMCI. 71
4.3.9.1 Análisis 71
4.3.1 Grado de madurez por grupo de procesos de cierre y buenas prácticas SMCI. 72
4.3.10.1 Análisis 72
4.3.11 Grado de madurez por área de conocimiento Integración y buenas prácticas SMCI 72
4.3.11.1 Análisis 73
4.3.12 Grado de madurez por área de conocimiento alcance y buenas prácticas SMCI 73
4.3.13 Grado de madurez por área de conocimiento tiempo y buenas prácticas SMCI 74
4.3.13.1 Análisis 74
4.3.14 Grado de madurez por área de conocimiento costo y buenas prácticas SMCI 75
4.3.14.1 Análisis 75
4.3.15 Grado de madurez por área de conocimiento calidad y buenas prácticas SMCI 76
4.3.15.1 Análisis 76
4.3.16 Grado de madurez por área de conocimiento recursos humanos y buenas prácticas
SMCI 77
4.3.16.1 Análisis 77
4.3.17 Grado de madurez por área de conocimiento comunicaciones y buenas prácticas SMCI
77
4.3.17.1 Análisis 78
4.3.18 Grado de madurez por área de conocimiento riesgos y buenas prácticas SMCI 79
4.3.18.1 Análisis 79
4.3.19 Grado de madurez por área de conocimiento adquisiciones y buenas prácticas SMCI 80
4.3.19.1 Análisis 80
4.3.20 Análisis Habilitadores Organizacionales (Alineación estratégica, recursos humanos,
estructura y misceláneos) 81
4.3.20.1 Análisis 81
4.4 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA AINPRO S.A. 82
5 PROPUESTA PARA MEJORAR EL GRADO DE MADUREZ DE PROYECTOS
EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE BOGOTA AIMPRO S.A. 84
5.1 PROPUESTA DE MEJORA 84
5.2 NUESTRA PROPUESTA 84
5.3 SITUACIÓN ACTUAL 85
5.4 PROYECCIÓN DE MEJORA 85
5.5 SITUACIÓN FUTURA DE LA COMPAÑÍA 89
7
5.6 PRESUPUESTO PARA PROPUESTA DE MEJORA DEL GRADO DE MADUREZ OPM3®. 90
5.7 RECUPERACIÓN DE LA INVERSIÓN 91
5.8 PROGRAMACIÓN PROPUESTA DE MEJORA GRADO DE MADUREZ OPM3®. 91
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 92
BIBLIOGRAFIA 95
8
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Estructura organizacional de AINPRO S.A. 17
Figura 2. Logo AINPRO S.A. 17
Figura 3. Sistema Ramming (Excavación sin zanja) 18
Figura 4. Sistema perforación dirigida (Excavación sin zanja) 19
Figura 5. Camisas de acero y plataformas (Excavación sin zanja) 19
Figura 6 Plan estratégico. Demuestra como cada uno de los dominios contribuye al plan
estratégico de la organización 23
Figura 7. Las 3 fases del OPM3® (2010) 24
Figura 8. Modelo de organización de la evolución de la Administración de proyecto OPM3® 25
Figura 9. Niveles de madurez OPM3 26
Figura 10. Esquema de los pasos empleados en el OPM3® 27
Figura 11. Arquitectura del CP3M 33
Figura 12. Cinco niveles de madurez Harold Kerzner 36
Figura 13. Niveles de Madurez de Harold Kerzner 38
Figura 14. Cuestionario tipo 46
Figura 15. Grafica Organización OPM3® SMCI. Estandarización, medición, control y mejora 50
Figura 16. Grafica matriz 2. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de proyectos 52
Figura 17. Grafica matriz 3. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de proyectos 53
Figura 18. Resumen matriz 1, 2 y 3. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de
proyectos 54
Figura 19. Los cuatro niveles de madurez SMCI. OPM3 55
Figura 20. Grafica categoría de estandarización. Buenas prácticas SMCI OPM3® 56
Figura 21. Grafica categoría de medición. Buenas prácticas SMCI OPM3® 58
Figura 22. Grafica categoría de control. Buenas prácticas SMCI OPM3® 60
Figura 23. Grafica categoría de mejora. Buenas prácticas SMCI OPM3® 61
Figura 24. Grafica Habilitador organizacional para gerencia. OPM3® 64
Figura 25. Grafica Habilitador organizacional para coordinador HSEQ OPM3®. 64
Figura 26. Grafica Habilitador organizacional para coordinador calidad. OPM3®. 65
Figura 27. Grafica Habilitador organizacional para depto técnico. OPM3®. 65
Figura 28. . Grafica Habilitador organizacional para contabilidad y financiera. OPM3® 66
Figura 29. Grafica Habilitador organizacional para aux administrativo. OPM3®. 66
Figura 30. Grafica Resumen Habilitador organizacional de la organización. OPM3® 67
Figura 31. Resumen matriz 1, 2 y 3. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de
proyectos 82
Figura 32. Esquema de programación propuesta mejora grado de madurez OPM3® 91
9
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Características de los niveles de madurez en CP3M 28
Tabla 2. Ciclo de vida para la madurez en gerencia de proyectos 37
Tabla 3. Profesionales entrevistados de la empresa AINPRO S.A. 41
Tabla 4. Ficha técnica de la encuesta 43
Tabla 5. Grado de madurez organizacional en gestión de proyectos 47
Tabla 6. Resultados encuesta buenas prácticas OPM3® 49
Tabla 7. Resumen Reporte según buenas prácticas OPM3®. Matriz 1. Buenas prácticas 49
Tabla 8. Resultados encuesta buenas prácticas OPM3® por proceso de la gerencia de proyectos 51
Tabla 9. Matriz 2. Reporte según buenas prácticas OPM3® en grado de madurez organizacional en
gestión de proyectos 51
Tabla 10. Resultados encuesta buenas prácticas OPM3® por áreas de conocimiento 53
Tabla 11. Grado de Madurez Organizacional en Gestión de Proyectos 54
Tabla 12. Habilitadores que no se cumplen 67
Tabla 13. Presupuesto propuesta de mejora grado de madurez OPM3® 90
10
INTRODUCCION
Hoy en día vivimos en la sociedad de la información, con cada vez más medios y
más sofisticados. La importancia de una buena comunicación se ha convertido en
algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las
empresas. Es por ello necesario, reflexionar sobre cómo es la mejor manera de
comunicar, y nos lleva a la necesidad de planificar. Por ello debemos entender la
comunicación de la gestión organizacional, como un medio de implementación
para alcanzar el éxito ordenado y sistemático en los proyectos, es decir alcanzar
las metas estratégicas de la organización.
11
1 GENERALIDADES
12
REPRESENTANTE LEGAL: Francisco Javier Moreno Valderrama.
FECHA CONSTITUCION: Septiembre 2 de 1994.
ESCRITURA: 2495 Notaría 40 Bogotá.
NIT: 800.244.542-1.
REGISTRO MERCANTIL: 00617296 del 3 de octubre de 1984.
REGISTRO DE PROPONENTES: 13284.
DIRECCIÓN: Carrera 65 B # 18 A – 40. Zona Industrial Puente Aranda.
CIUDAD: Bogotá D.C. – Colombia.
PBX (571) 4140145.
E-mail: técnica@ainpro.com.co
Página Web: www.ainpro.com.co
AINPRO S.,A. posee una trayectoria de más de Quince (15) años en las
actividades de ingeniería civil, siendo el objeto principal la consultaría en proyectos
y obras civiles que requieren el adecuado manejo y aprovechamiento del material
del subsuelo, con un especial interés en el área de la Asesoría Geotécnica y la
realización de obras de infraestructura urbana lineales (Acueductos,
alcantarillados, poliductos, gasoductos, redes).
AINPRO S.A, fue fundada en el año 1994, con el fin de atender el mercado
nacional prestando los servicios especializados en consultoría, diseños, estudios,
interventorías en las ramas de la ingeniería civil y afines
1.3.3 Servicios
13
Ramming: Utilizado para hincar tuberías de acero con diámetros hasta de
2.5m y longitudes de 80m.
Bursting: Sistema Hidráulico pseudo estático para renovación de tuberías
de acueducto y alcantarillado.
Cracking: Sistema dinámico para renovación de tuberías con diámetro
hasta de 24”.
Microtunnelling: Para instalación de ductos con alta precisión con diámetros
hasta de 56” y longitudes hasta de 100m.
H.D.D. (Horizontal Directional Drilling): Para instalación de ductos de acero
ó polietileno en diámetros hasta de 24” y longitudes hasta de 400m.
1.3.4 Asesorías
Estudios geotécnicos.
1.3.5 Construcción
14
1.3.6 Otros
1.3.7.1Misión
1.3.7.2 Visión
Comercializadora S & E.
Conalvías S.A.
Consorcio Autosur.
Construcciones Ro & Ma
15
Constructora Carlos Collins S.A
Constructora Suba.
Cosacol S.A.
Ecopetrol.
Empocabal S.A. ES
Inversiones la Bastilla
Montitécnicos S.A
Occidental de Colombia
Occidental de Petróleos.
AINPRO S.A, cuenta con una estructura organizacional eficiente, la cual permite
desarrollar sus proyectos con calidad, agilidad y compromiso hacia sus clientes.
16
Figura 1. Estructura organizacional de AINPRO S.A.
17
1.3.11 Record fotográfico de obras
18
Figura 4. Sistema perforación dirigida (Excavación sin zanja)
19
2 MARCO TEORICO
Para el desarrollo del presente proyecto de investigación que tiene como enfoque
el grado de madurez en la gestión de proyectos de las empresas constructoras de
Bogotá D.C, se tiene previsto realizar entrevistas mediante la aplicación de
cuestionario bajo el se determinará por medio de la aplicación de un cuestionario
denominado “OPM3® Self-Assessment”, preparado y estandarizado por el PMI®
para conocer la percepción de la madurez en la gestión organizacional de
proyectos en AINPRO S.A.
20
proyecto específico. En una organización o empresa el grado de madurez se verá
reflejado en la mejor estrategia para cumplir sus objetivos, es decir las mejores
condiciones para el éxito del trabajo. Sin embargo hablar de un punto ideal es la
madurez de un proyecto puede resultar algo vano, ya que las empresas pueden
alcanzar cierto grado de madurez, mas no un estado total de madurez. Por eso la
importancia de mantener un mejoramiento continuo en los procesos.
Su objetivo fundamental es permitirle a una organización conocer cuáles son sus
prácticas de la gestión de proyectos, respecto a otras que siguen la misma línea
de negocios y así establecer procesos de mejoramiento para adoptar las prácticas
más aceptadas.
Los modelos de madurez tienen la gran capacidad de llevar a cabo mejoras en los
procesos, bajo lineamientos de proyectos ordenados, referenciados, evaluables y
controlable.
3) Existe un orden secuencial en los niveles. Es decir desde un nivel inicial hasta
un nivel final (perfección).
21
A continuación se enumeran tres razones para conducir un proceso de valoración
de una empresa frente a un modelo de madurez en proyectos.
En el mundo de los proyectos existe un interés importante, por tal motivo hay
ofertas en el mercado de aproximadamente 30 modelos de madurez en la gestión
de proyectos. Sin embargo a juicio de lo expertos a continuación se enumeran
algunos de los más relevantes, los cuales han ofrecido nuevos enfoques.
Son modelos de evaluación de las capacidades de los procesos de la
organización, generalmente basados en las mejores prácticas de la empresa.
22
Figura 6 Plan estratégico. Demuestra como cada uno de los dominios contribuye al plan
estratégico de la organización
23
Figura 7. Las 3 fases del OPM3® (2010)
24
Figura 8. Modelo de organización de la evolución de la Administración de proyecto OPM3®
25
Figura 9. Niveles de madurez OPM3
Fuente: Las Bondades del OPM3. [Citado 30 de Octubre, 2010]. Disponible en internet Disponible
en Internet: <URL: http://www.pmi
mad.org/pmimsc/images/presentaciones/WebinarOPM3_10032011_PMIBA.pdf
Resumen
26
2.2.1.4 Como usar OPM3®4
Fuente: Las Bondades del OPM3. [Citado 30 de Octubre, 2010]. Disponible en internet Disponible
en Internet: <URL: http://www.pmi
mad.org/pmimsc/images/presentaciones/WebinarOPM3_10032011_PMIBA.pdf
PASO 4: Implementar las mejoras. Es la etapa donde los cambios deben ser
aplicados. No se debe perder de vista cuánto influyen estos cambios en el
recorrido por los Niveles de Madurez.
27
PASO 5: Repetir el proceso…
Assesment
28
NIVEL 2 PROCESOS Procesos fundamentales definidos e
ECENCIALES
informados
Procesos implantados parcialmente
Roles definidos, objetivos escritos y
conocidos, evaluación de desempeño,
Planeamiento de las acciones.
La producción y uso de los procesos es más
frecuente
NIVEL 3 PROCESOS Procesos estándares establecidos
OPERATIVOS
Procesos utilizados por la mayoría de las
personas
Procesos fundamentales definidos y
establecidos
Utilización de listas de chequeo, validación
de las acciones y compromisos,
comunicación estándar y fluida
Utilización de modelos, metodología integral
y única establecida
Revisiones permanentes, administración de
riesgos en proyectos
Gestión particular para las acciones
correctivas.
NIVEL 4 PROCESOS Proceso estabilizados y adoptados por
COMPLETOS
todos
Información histórica estructurada con
acceso por toda la organización
base de datos de estimaciones, métricas y
lecciones aprendidas
Evaluación de los procesos y medición de la
29
satisfacción
Utilización de herramientas especificas de
Gerencia de Proyectos
Los factores críticos de éxito están definidos,
escritos y conocidos por todos, Formalidad y
rigurosidad en las acciones.
Trabajo en equipo y plan de reconocimiento
y recompensas
Tablero de control de la organización
establecido y utilizado
Departamento de proyectos en
funcionamiento.
Una vez que el nivel inicial de madurez y las áreas donde debe mejorarse se han
Identificado, este Modelo de Madurez proporciona información útil sobre las
debilidades y fortalezas, así como la identificación de las áreas y los aspectos
específicos que deben mejorarse para lograr el crecimiento, mejoramient o y
excelencia en la Gerencia de Proyectos.CP3M le permitirá a la organización
avanzar en su madurez a través de mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.
30
misma de acuerdo a unos estándares. Dentro de la comprensión de la empresa el
modelo cuenta con dos herramientas: la caracterización de la organización y la
caracterización de los proyectos. En el ámbito de la valoración de la empresa el
modelo cuenta con cuatro grandes niveles: el componente institucional,
componente administración del ciclo de vida de los proyectos, componente
estandarización y el componente estratégico.
31
• Dirección de Costos del proyecto
Cada una de estas áreas contiene una serie de procesos; los procesos de cada
área interactúan con los procesos de las otras áreas. Por esta razón el modelo
plantea la relación entre los distintos procesos por medio de las fases del ciclo de
vida del proyecto. Las 82 variables son agrupadas de acuerdo a la pertenencia a
un área del conocimiento de la gerencia de proyectos y a una fase del ciclo de
vida de los proyectos.
32
actividades de gerencia. El componente administración del Ciclo de Vida de los
Proyectos se vale del formato para determinar el nivel de madurez organizacional
en este componente.
El Componente Institucional de la Organización distingue tres sub niveles que
deben ser evaluados: El Apoyo, la Capacidad y el Aprendizaje Institucional. En el
apoyo Institucional se pretende evaluar el nivel de apoyo con el que cuentan los
proyectos en la organización para su desarrollo. Este involucra desde el apoyo a la
creación de nuevas ideas de proyectos, hasta que el proyecto esté provisto de los
recursos necesarios para que permita el éxito del mismo. La Capacidad
Institucional pretende evaluar la organización en tres aspectos: aptitudes,
conocimientos y prácticas de la dirección general. Evalúa las áreas de la dirección
de la organización.
33
2.2.3 Modelo de madurez HAROLD KERZNER
34
reconocer líderes que les provean información que les permita mejorar en su
rendimiento.
Benchmarking es un esfuerzo continuo de análisis y de evaluación. Para la
gerencia de proyectos, los factores críticos del éxito son generalmente los
procesos dominantes del negocio y como están integrados. Si los factores no
están, los esfuerzos de la organización se verán obstaculizados.
En el nivel 4 de la valoración se determina en qué grado está utilizando la
organización un acercamiento estructurado al benchmarking.
35
Figura 12. Cinco niveles de madurez Harold Kerzner
36
Tabla 2. Ciclo de vida para la madurez en gerencia de proyectos
37
Figura 13. Niveles de Madurez de Harold Kerzner
38
3 APLICACIÓN DEL MODELO OPM3® EN EL PROYECTO
3.2.1 Participantes
39
De acuerdo al esquema organizacional de AINPRO S.A las decisiones en el
desarrollo del proyecto de investigación estarán a cargo del Gerente general, el
Ingeniero Francisco Javier Moreno Valderrama, lo anterior haciendo referencia a la
empresa a valorar (AINPRO S.A).
Para tal fin el personal técnico y administrativo es decir los candidatos a encuestar
serán capacitados con los temas referentes a la gestión organizacional de
proyectos tales como:
Los anteriores temas han sido entregados a la gerencia general a cargo del
ingeniero Francisco Javier y a su vez entregado a los candidatos de las áreas
seleccionados según organigrama de la empresa AINPRO S.A.
Fin.
40
3.3 ENTREVISTA INDIVIDUAL AL CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE ALTO
NIVEL OPM3®.
Los profesionales entrevistados fueron seis (6), esto definido según el tamaño de
la empresa:
41
La metodología y diseño establecido para la propuesta del proyecto de la PMO
(Project Management Office) OPM3®en AINPRO S.A, en que se basa la presente
propuesta de implementación, es de investigación tipo descriptiva. Este tipo de
investigación de estudios descriptivos sirven para analizar cómo es y cómo se
manifiesta un fenómeno y sus componentes. Permiten detallar el fenómeno
estudiado básicamente a través de la medición de uno o más de sus atributos.
Así mismo puede clasificarse esta investigación como de tipo explicativo, ya que
persigue determinar el modelo de Oficina de Administración de Proyectos acorde
con las particularidades de la organización y de acuerdo a su nivel de madurez en
proyectos; incluyendo la definición de los roles y funciones de la Oficina. De igual
forma se establecerán los perfiles, responsabilidades y competencias de cada uno
de los integrantes de la PMO.
42
3.6 FICHA TÉCNICA DE LA ENCUESTA
43
titulo de grado en gerencia de obras.
Universidad Católica de Colombia,
bajo la supervisión y guía del director
de proyecto el Ingeniero Sigifredo Arce
Labrada.
DISEÑO DE LA MUESTRA Para definir el grado de madurez de la
organización objeto del estudio, se
diseñó
un cuestionario según OPM3® con
180 preguntas de la Gerencia de
Proyectos. Este cuestionario, se aplicó
en entrevistas
individuales a seis (6) profesionales
que se desempeñan dentro del ámbito
de
la Gerencia de Proyectos en AINPRO
S.A. Estas personas ejercen
actividades de
coordinación, planificación, estimación
de costos y tiempos, control y
seguimiento
de los proyectos; y pertenecen a
diferentes Jefaturas de División
funcionales y participan en distintas
disciplinas profesionales.
Fuente: Los autores
44
3.7 VARIABLES
45
Figura 14. Cuestionario tipo
46
Posteriormente se analizaron los resultados y se realizaros las interpretaciones
siguiendo la siguiente tabla:
47
Grado de madurez por área de conocimiento Integración y buenas prácticas SMCI.
Una vez realizado los anteriores análisis, el grupo de trabajo realiza sus
respectivas conclusiones y propuesta que permita a la empresa intervenida,
aumentar el grado de madurez organizacional en la gestión de proyectos.
48
4 ANALISIS Y PROCESOS DE RESULTADOS
Tabla 7. Resumen Reporte según buenas prácticas OPM3®. Matriz 1. Buenas prácticas
49
Figura 15. Grafica Organización OPM3® SMCI. Estandarización, medición, control y mejora
50
4.2.2 Matriz 2.Buenas prácticas SMCI por procesos de la gerencia de
proyectos (proceso de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y
control y cierre).
51
Figura 16. Grafica matriz 2. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de proyectos
52
4.2.3 Matriz 3.Buenas prácticas SMCI por áreas de conocimiento (integración,
alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y
adquisiciones)
Tabla 10. Resultados encuesta buenas prácticas OPM3® por áreas de conocimiento
Figura 17. Grafica matriz 3. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de proyectos
53
RESUMEN DE REPORTES MEJORES PRACTICAS SEGÚN OPM3®
Figura 18. Resumen matriz 1, 2 y 3. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de
proyectos
Una vez realizadas las encuestas, tabulado los resultados y organizada la matriz
de acuerdo a las buenas prácticas OPM3®, se estableció el grado de madurez
organizacional en la gestión de proyectos siguiendo la interpretación de la
siguiente tabla:
54
Posteriormente se realiza el análisis de la matriz 1 para el grado de madurez en el
dominio de proyectos y en las categorías de estandarización, medición, control y
mejora de acuerdo a los cuatro niveles de madurez (SMCI)
Figura 19. Los cuatro niveles de madurez SMCI. OPM3
Fuente: Las Bondades del OPM3. [Citado 30 de Octubre, 2010]. Disponible en internet
Disponible en Internet: <URL: http://www.pmi
mad.org/pmimsc/images/presentaciones/WebinarOPM3_10032011_PMIBA.pdf
4.3.1.1 Análisis
Los procesos que llevan a que este grado de madurez sea intermedio alto, y que
la organización los identifique y aplique en su totalidad, son: dirigir y gestionar la
ejecución del proyecto, cierre de proyecto o fase, recopilar los requerimientos del
proyecto, definir el alcance del proyecto, controlar el alcance del proyecto, definir y
secuenciar las actividades del proyecto, estimar los recursos y la duración de las
actividades del proyecto, desarrollar y controlar el cronograma del proyecto,
55
estimar y controlar los costos del proyecto, adquirir y dirigir el equipo del proyecto,
determinar el presupuesto del proyecto, identificar los interesados del proyecto,
distribuir la información del proyecto, reportar el desempeño del proyecto y realizar
la planificación de las adquisiciones del proyecto.
Se puede evidenciar que la categoría de estandarización quienes más alto grado
de madurez corresponden al coordinador de calidad, área técnica y administrativa.
Al mismo tiempo se tienen valores bajos en los departamentos de contabilidad y
HSEQ.
56
Grado de cumplimiento: 50.40%
Por otro lado existe una excepción importante que vale resaltar y es que el área
técnica tiene procesos de medición altos, lo cual constituye que sus prácticas en
procesos técnicos se desarrolla bajo un buen esquema de medición.
Caso contrario con el coordinador de calidad, que siendo este un punto importante
dentro de los procesos presente un nivel bajo, el cual se debe analizar con
especial atención por ser eje central dentro del proceso de formulación y
evaluación de proyectos de la empresa AINPRO S.A.
En el análisis general de la categoría de medición se deberá prestar especial
atención en aspectos como:
• Plan de gestión.
57
• Dirección y gestión de la ejecución del proyecto.
4.3.3.1 Análisis
58
Esta categoría permite verificar que se están cumpliendo los objetivos desde la
estandarización del proyecto con su respectivo orden y secuencia con un plan de
control desarrollado e implementado. Se busca a través de esta condición tener
una estabilidad lograda.
59
Figura 22. Grafica categoría de control. Buenas prácticas SMCI OPM3®
4.3.4.1 Análisis
Categoría de mejora: Proceso que permite mejorar el estado actual de madurez
mediante la aplicación de un conjunto de acciones dirigidas a establecer una mejor
practica no presente o aumentar el grado de aplicación de la misma.
Por tal motivo, con la encuesta propuesta OPM3, se logra identificar que la
organización no realiza mejoras en las buenas prácticas de realización del acta de
60
constitución del proyecto y todas aquellas referentes a riesgos, y como lo hemos
visto en los análisis anteriores, éste se convierte en un tema constante de
incumplimiento de la empresa en la gerencia de proyectos, como se evidencia
nuevamente con el área contable y financiera. También resultados de alerta en la
coordinación de HSEQ y coordinación de calidad donde se encuentran por debajo
del promedio general afectando los resultados del proceso de buenas prácticas en
la categoría de mejora.
4.3.5.1 Análisis
61
Según PMI®, los Organizational Enablers (OE) crean el entorno que permite que
el Project Management prospere.7
Se realizó una tabulación para cada uno de los profesionales, donde se estableció
para cada uno el cumplimento en los diferentes habilitadores.
Es decir que para los siguientes habilitadores se obtuvo respuestas afirmativas y
negativas según el profesional encuestado.
62
Su organización tiene una trayectoria profesional en el lugar para apoyar los
roles (funciones) necesarias para apoyar el entorno de la Gestión de
Proyectos.?
63
Figura 24. Grafica Habilitador organizacional para gerencia. OPM3®
64
Figura 26. Grafica Habilitador organizacional para coordinador calidad. OPM3®.
65
Figura 28. . Grafica Habilitador organizacional para contabilidad y financiera. OPM3®
66
Figura 30. Grafica Resumen Habilitador organizacional de la organización. OPM3®
67
Su organización provee una estructura organizacional
7045 para apoyar los esfuerzos de la Gestión de Proyectos ?
Su organización tiene estructuras para apoyar la gestión
7105 de competencias para el entorno de la Gestión de
Proyectos y el Ciclo de Vida de los Proyectos ?
Su organización tiene estructuras para apoyar la gestión
7185 de las competencias para las habilidades sociales en el
entorno de la Gestión de Proyectos.?
Su organización tiene una fuerza de trabajo con el nivel
1400 adecuado de competencia para apoyar el entorno de la
Gestión de Proyectos.?
Su organización proporciona formación para las funciones
5200 de gestión de proyectos
Su organización apoya la organización de comunidades de
5240 Gestión de Proyectos.?
Su organización apoya las prácticas de Gestión de
5390 Proyectos al nivel del proyecto.?
Tiene su organización una metodología para la Gestión de
5260 Proyectos?
Su organización usa las técnicas de OPM para los
7305 esfuerzos de la Gestión de Proyectos?
Su organización usa las métricas de Gestión de Proyectos
7315 para los esfuerzos de la Gestión de Proyectos?
Su organización aplica criterios de éxito de proyecto
1540 cuando evalúa los esfuerzos de la Gestión de Proyectos?
Su organización usa referenciamiento (benchmarking) para
2190 los esfuerzos de la Gestión de Proyectos?
Su organización usa un Sistema de Información de Gestión
7365 de Proyectos (PMIS) y de Gestión del Conocimiento (KM)
para los esfuerzos de la Gestión de Proyectos?
Fuente: Los Autores
68
Finalmente se observa que no hay un cumplimiento en la mayoría de los
habilitadores organizacionales en cada uno de los campos de la empresa como lo
son: área gerencial, contable, técnico, administrativo y de calidad, es decir
divergencia en resultados.
4.3.6.1 Análisis
Existe la cultura en los procesos de entrada como lo son: acta de constitución del
proyecto las cuales autorizan la ejecución del proyecto. Este resultado aduce una
alta identificación de los interesados en el área de comunicación.
69
4.3.7.1 Análisis
4.3.8.1 Análisis
70
Para este grupo de procesos implica la coordinación de personas y recursos, así
como la integración y realización de actividades del proyecto en conformidad con
el plan para la dirección del proyecto.
Este resultado permite establecer que la empresa debe mejorar sus resultados en
la ejecución, ya que existen valores bajos en los estrevistados, siguiendo el
cumplimiento de las buenas prácticas para los procesos de adquirir, desarrollar y
gestionar el equipo del proyecto. Muy seguramente por la coordinación de
personas y recursos en un plan definido para cada uno de los procesos.
4.3.9.1 Análisis
71
Existe un impacto negativo para este proceso de seguimiento y control, lo cual se
traduce en la identificación tardía de los problemas y la adopción de acciones
correctivas inmediatas que permitan avanzar con porcentajes altos en los grupos
de procesos.
4.3.10.1 Análisis
72
4.3.11.1 Análisis
4.3.12.1 Análisis
Gestión del alcance del proyecto: Incluye los procesos necesarios para garantizar
que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para
completarla con éxito. Son procesos definidos del PMBOK®.
73
Esta área de conocimiento establece que el alcance abarca los siguientes temas:
copio de requerimientos, definición del alcance, creación de EDT (WBS),
verificación del alcance, control del alcance.
Sin embargo hay un resultado negativo donde no hay una percepción del proyecto
con el resto de grupo y corresponde al área contable, la cual deberá ser muy
trabajada para obtener resultados positivos en el grado de madurez de la
organización.
4.3.13.1 Análisis
Gestión del tiempo del proyecto: Incluye los procesos requeridos para administrar
la finalización del proyecto a tiempo.
74
Su organización mide el proceso Estimar los Recursos de las Actividades del
Proyecto?
Su organización controla el proceso Controlar el Cronograma del Proyecto?
4.3.14.1 Análisis
Gestión del costo del proyecto: Incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro
del presupuesto aprobado.
75
Es decir que el departamento contable y financiero calificación negativa en el
manejo de costos de los proyectos, evidenciando una incomunicación con la
gerencia del proyecto.
4.3.15.1 Análisis
76
4.3.16 Grado de madurez por área de conocimiento recursos humanos y
buenas prácticas SMCI
4.3.16.1 Análisis
Gestión de recursos humanos del proyecto: Incluye los procesos que organizan,
gestionan y conducen el equipo del proyecto.
77
4.3.17.1 Análisis
78
4.3.18 Grado de madurez por área de conocimiento riesgos y buenas
prácticas SMCI
4.3.18.1 Análisis
Disminución de la calidad.
79
Impactos negativos a los participantes.
4.3.19.1 Análisis
Así como estos procesos inciden en que se dé el grado resultante existen otros
procesos en los que se disipan el número de respuestas positivas y negativas y
hacen que el grado de madurez obtenido no sea mejor, dentro de estos están
efectuar las adquisiciones del proyecto y son: Su organización estandariza, mide,
controla y mejora el proceso Efectuar las Adquisiciones del Proyecto ? y otros que
son Su organización estandariza, mide, controla, mejora el proceso Cerrar las
Adquisiciones del Proyecto?.
80
porcentaje cero(0%) en el grado de madurez en el área de adquisiciones,
queriendo reflejar los siguientes aspectos que no existen tanto para esta área
gerencial como algunos otros departamentos de la organización:
4.3.20.1 Análisis
81
van adquiriendo cada vez más capacidades que permiten que la organización
avance hasta alcanzar valores altos en el grado de madurez.
Figura 31. Resumen matriz 1, 2 y 3. Buenas prácticas OPM3® por procesos de gerencia de
proyectos
De acuerdo a los diferentes análisis por cada una de las categorías, procesos,
áreas de conocimiento y habilitadores organizacionales, se observa que la
empresa AINPRO S.A, tiene un grado de madurez entre intermedio alto e
intermedio bajo, exceptuando el grupo de procesos de Iniciación y buenas
prácticas SMCI, el área de conocimiento riesgos y buenas prácticas SMCI y los
habilitadores organizacionales. Esto indica falencias en algunos departamentos de
la empresa y sus respectivos profesionales que no tienen claridad con la
percepción general de proyectos que realiza la organización. Por lo tanto es
necesario realizar una reflexión acerca que las competencias individuales marcan
una diferencia personal mientras que las competencias organizacionales pueden
convertirse en una ventaja competitiva y es a esa idea a la que apunta el marco de
referencia del OPM3.
82
se encuentran intercalados entre intermedio alto, bajo y excepciones en los
habilitadores organizacionales y gestión de adquisiciones.
También nos dice que existen otros integrantes que aunque conocen los procesos
que se estandarizan¸ miden, controlan y mejoran dieron algunas respuestas
positivas a eventuales procesos que no se llevan a cabo dentro de la organización
y no se ven reflejados en la misma.
83
5 PROPUESTA PARA MEJORAR EL GRADO DE MADUREZ DE
PROYECTOS EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE BOGOTA AIMPRO
S.A.
Por estas razones se planteada desarrollar una propuesta de mejora para hacer
crecer potencialmente a AINPRO S.A.Y mejorar sus procesos en la gerencia de
proyectos, con esta propuesta se pretende desarrollar por etapas para su correcta
implementación y control.
84
Incrementar el profesionalismo de su talento humano.
Mayor grado de satisfacción del cliente.
Disminución de tiempos y costos.
Aumento de la rentabilidad del proyecto.
Aumento de la Utilidad de la organización.
AINPRO S.A. es una empresa que ya maneja un lenguaje común, conoce las
nueve áreas del conocimiento, pero según lo identificado en la evaluación de alto
nivel, se deben afianzar procesos y por otro lado existen procesos totalmente
desconocidos por la organización, esto no ha permitido a la compañía evolucionar
en la gerencia de proyectos.
A continuación se señalan los procesos en lo que se sugiere que AINPRO S.A.
Debe mejorar:
1. INICIACION
2. PLANIFICACION
3. EJECUCION
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL
5. CIERRE
85
PROPUESTA DE MEJORA ETAPA 1
86
AINPRO S.A.
Objetivo: El objetivo principal de esta fase es implementar acciones para llevar
aquellos grupos de procesos carentes de aplicación, con el fin de atacar
directamente estos procesos que tienen falencias. Llevar a la empresa a tener
una metodología en la gerencia de proyectos y proyectarla a la madurez
relacionada por H. Kerzner.
Alcance: Están incluidos entre esta fase todos aquellos procesos que
pertenezcan a los grupos Integración, Alcance, Tiempo, Costo y Calidad. Estos
procesos que tengan fallas en su implementación.
Participantes: En esta etapa los participantes deben ser todos aquellos a los que
le fue aplicada la encuesta OPM3 ®.
a. Iniciación.
b. Planeación.
c. Ejecución.
d. Seguimiento y control.
e. Cierre.
87
En esta etapa de la fase 1. También se desarrollara el reconocimiento y
aplicación de los habilitadores organizacionales, trabajo que se realizara junto a
la gerencia de AINPRO S.A. En los siguientes temas:
Participantes: En esta etapa los participantes deben ser todos aquellos a los que
le fue aplicada la encuesta OPM3 ®.
88
Capacitaciones: Se plantea la capacitación como método de Enseñar y crear
una cultura gerencial en Gestión de Riesgos así como fortalecer aquellos grupos
de procesos que presentan falencias en su aplicación y aquellos que se aplican
dentro de la gerencia de proyectos.
Dinámicas de grupo: Se plantea como método flexible de enseñanza y
concientización del uso y práctica de cada uno de los procesos incluidos dentro
de la gerencia de grupo, método más participativo de los integrantes para
asimilación de los conocimientos.
Charlas informativas: Esta dada como método de refuerzo para la adquisición y
asimilación de los conocimientos y prácticas, se plantea en las instalaciones de
la Organización.
Mejoramiento continuo y optimización. En esta fase se pretende realizar un plan
de mejoramiento continuo con el fin de evaluar constantemente la
implementación de todos los procesos que se implementen en la empresa con el
fin de realizar periódicamente evaluaciones del nivel de madurez de la gerencia
de proyectos en la organización para ello planteamos una serie de indicadores
que sean base para aplicar herramientas de diagnóstico propias de la empresa.
89
AINPRO S.A. en este punto ha avanzado en la gestión de proyectos y ha
desarrollado a nivel empresarial las siguientes habilidades:
90
5.7 RECUPERACIÓN DE LA INVERSIÓN
La propuesta está planteada para ejecutarse desde enero del 2015 hasta el mes
de Diciembre del 2016, la programación de plan de trabajo, herramienta
primordial para el Monitoreo y control del tiempo de duración de la propuesta.
91
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De acuerdo a los diferentes análisis por cada una de las categorías, procesos,
áreas de conocimiento y habilitadores organizacionales, se observa que la
empresa AINPRO S.A, tiene un grado de madurez entre intermedio alto e
intermedio bajo, exceptuando el grupo de procesos de Iniciación y buenas
prácticas SMCI, el área de conocimiento riesgos y buenas prácticas SMCI y
los habilitadores organizacionales.
92
Grado de madurez por área de conocimiento comunicaciones y buenas
prácticas SMCI: 45%, con grado de intermedia baja.
Grado de madurez por área de conocimiento riesgos y buenas prácticas
SMCI: 47.92%, con grado de intermedia baja.
Grado de madurez por área de gestión de adquisiciones y buenas prácticas
SMCI: 32.29%, con grado de baja.
93
En el proceso de mejora continua de la organización las prácticas
organizacionales pasan por procesos de maduración en los cuales se van
adquiriendo cada vez más capacidades que permiten que la organización
avance.
94
BIBLIOGRAFIA
95
UNIVERSIDAD DEL VALLE.¿Qué son los modelos de madurez en la Gestión de
Proyectos?.Facultad de Ciencias Administrativas. Cali, Colombia. 2005. [en línea]
gyepro.univalle.edu.co/que_son_los_modelos_de_madurez.pdfSimilares[consultad
o el 29 de Agosto de 2011]
96