PENJANAAN RANCANGAN BAGI PELAKSANAANPROJEK/ PROGRAM:

PENYELESAIAN MASALAH / PENAMBAHBAIKAN / PERUBAHAN

Oleh Abdul Razak bin Alias, IAB Bandar Enstek

Setiap projek / program yang ingin dilaksanakan merupakan usaha yang dibuat untuk
menangani sesuatu isu. Ia perlu melalui proses Penyelesaian Masalah dan Membuat
Keputusan yang berstruktur.

LANGKAH 1

Memilih Masalah Dan Menentukan Pernyataan Masalah (daripada Analisis Keperluan)

[Kajian;Percambahan Fikiran; Pemetaan Minda; Matriks ‘Adalah / Bukanlah’; Diagram
Kesamaan dan Saling Berhubungan; Teknik Kumpulan Nominal; Perbandingan Berpasang]

Masalah:
Pembangunan Pedagogi Abad Ke-21

Pernyataan Masalah (Justifikasi Pemilihan Masalah):

Kami mahu semua guru dapat melaksanakan Pedagogi Abad Ke-21 (PAK21), di mana
murid boleh membangunkan kemahiran yang diperlukan oleh mereka di tempat kerja
apabila berada di pasaran kerja nanti. (Visi). Hari ini kami menemui banyak kekurangan
yang menyebabkan pelaksanaan PAK21 tidak dapat dilaksanakan secara berkesan. Jika
kita mengabaikan masalah ini, kita gagal menyediakan murid menjadi ahli yang produktif di
tempat kerja abad ke-21, mereka mesti bergerak di luar kemahiran abad ke-20 dan
menguasai perkara-perkara di abad ke-21. (Pernyataan Isu). Kami akan mengupayakan
guru-guru yang diamanahkan dengan penguasaan kemahiran ini, juga dengan menjadi
model kepada kemahiran ini di dalam kelas. Ciri-ciri bilik darjah abad ke-21 akan menjadi
sangat berbeza daripada dalam bilik darjah yang lalu kerana tumpuan diberikan kepada
melahirkan murid yang mempunyai produktiviti yang tinggi, komunikator yang berkesan,
pemikir kreatif, dan mahir teknologi. (Kaedah)

Kajian Literatur:
Rujuk Lampiran ___

Nota: (a) Masalah Berfokus; Jelas; Kritikal; Semasa; Relevan Masa, Keadaan, Kos & Sumber.
(b) Keperluan (Jurang adalah keperluan. Keadaan Sebenar dan Keadaan
Dikehendaki)
(c) Kajian Literatur tentang masalah yang ingin diselesaikan.

Pernyataan masalah adalah penerangan sesuatu isu yang ringkas serta jelas yang
perlu ditangani (oleh pasukan penyelesaian masalah). Ia digunakan untuk (pasukan)
bagi memusatkan dan menumpukan pada permulaan, menjaga agar (pasukan)
berada di landasan yang betul dalam usaha tersebut dan digunakan untuk
mengesahkan bahawa usaha memberikan hasil yang akan menyelesaikan sesuatu
masalah. Ia mempunyai bentuk spesifik:

 Visi - apakah yang dapat dilihat jika kita menyelesaikan masalah tersebut?
 Kenyataan Isu - satu atau dua ayat yang menerangkan masalah
menggunakan isu spesifik. Ia bukan pernyataan "tidak mempunyai
penyelesaian". Sebagai contoh, masalah kita ialah kita tidak mempunyai
sistem pemantauan.
 Kaedah –proses yang akan dapat diikuti untuk menyelesaikan masalah
tersebut. Sebagai contoh, Kaizen.

1
LANGKAH 2

Menentukan hasil yang diingini – matlamat dan objektif (ukuran kejayaan)

[Percambahan Fikiran; Pemetaan Minda; Teknik Kumpulan Nominal]

Matlamat:
Melaksanakan Pedagogi Abad Ke-21

Objektif (SMART – Specific; Measurable; Attainable; Reasonable; Timeline):

a. Selepas intervensi tahap persepsi guru terhadap kesediaan Pedagogi Abad Ke-21
meningkat daripada 2.5 kepada lebih daripada 3.0 (1.0 Amat Tidak Bersedia; 5.0
Amat Bersedia).
b. …

LANGKAH 3

Menyenaraikan punca masalah yang berpotensi.

[Percambahan Fikiran; Diagram Sebab_Akibat; Pemetaan Minda; Perbandingan
Berpasang; Diagram Kesamaan dan Saling Berhubungan; Teknik Kumpulan Nominal]

Punca Masalah:
a. Persekitaran bilik darjah kurang produktif bagi membolehkan murid membangunkan
kemahiran yang diperlukan mereka di tempat kerja di abad ke-21
b. Keupayaan murid untuk berfikir aras tinggi pada tahap sederhana
c. …

LANGKAH 4

Mengenalpasti halangan dan rintangan yang berpotensi.

[Percambahan Fikiran; Analisis Force Field]

Halangan dan Rintangan

a. Tiada guru yang boleh menjadi fasilitator PAK21
b. …

LANGKAH 5

Mengenalpasti tindakan untuk menangani punca masalah dan menyelesaikan

masalah.
[Percambahan Fikiran; Pemetaan Minda; Diagram Pokok; Teknik Kumpulan Nominal;
Matriks Keputusan]

Punca Masalah Inisiatif / Strategi

Persekitaran bilik darah kurang produktif Mencipta persekitaran bilik darjah

bagi membolehkan murid membangunkan yangproduktif (di mana murid boleh
kemahiran yang diperlukan mereka di membangunkan kemahiran yang diperlukan
tempat kerja di abad ke-21 mereka di tempat kerja)

Keupayaan murid untuk berfikir aras tinggi Mengupayakan murid untuk memperolehi
pada tahap sederhana kemahiran berfikir aras tinggi

Kemahiran komunikasi yang berkesan di Membolehkan murid untuk memperoleh

kalangan murid perlu dipertingkatkan kemahiran komunikasi yang berkesan
Kefahaman guru sebagai fasilitor
(bukan sebagai pensyarah) di kalangan
guru amat rendah
Keupayaan guru untukmenggunakan
kemahiran berfikir aras tinggi dalam PdP
masih perlu dipertingkatkan
Keupayaan guru berkemahiran komunikasi
secara berkesan perlu dipertingkatkan
Tahap pengetahuanteknologi (di tempat
kerja dalam abad ke-21) di kalangan guru
perlu diperkayakan
Keupayaan guru bagi melaksanakan secara
kolaboratif kurikulum berasaskan projek
agak rendah
Keupayaan guru untuk mengaitkan
kurikulum agar relevan dengan apa yang
murid akan alami di tempat kerja di abad
ke-21 masih rendah
Pelaksanaan bilik darjah berpusatkanmurid
(tidak berpusatkan guru) masih ada ruang
untuk diperbaiki
PdP menggunakan kaedah siasatan
(inkuiri) masih tidak digunakan secara
menyeluruh di kalangan guru semua mata
pelajaran
Kerjasama dengan orang lain dalam PdP
masih pada tahap rendah
Buku-buku teks masih lagi sebagai sumber
utama maklumat. Murid masih berada pada
tahap rendah dalam menggunakan
pelbagai sumber, termasuk teknologi untuk
mencari dan mengumpul maklumat yang
mereka perlukan
PdP berasaskan kumpulan murid tidak
dibentuk secara fleksibel mengikut
keperluan individu adalah norma
Guru menilai keperluan pengajaran kepada
murid dan gaya pembelajaran dan
kemudian memanfaatkan pelbagai kaedah
pengajaran dan pembelajaran tidak berlaku
dengan baik
Mengupayakan guru sebagai fasilitor
(bukan sebagai pensyarah)
Meningkatkan keupayaan guru untuk
menggunakan kemahiran berfikir aras tinggi
Meningkatkan keupayaan guru
berkemahiran komunikasi secara berkesan
Meningkatkan tahap pengetahuanteknologi
(di tempat kerja dalam abad ke-21) di
kalangan guru
Melaksanakan secara kolaboratif kurikulum
berasaskan projek
Mengupayakan guru untuk mengaitkan
kurikulum agar relevan dengan apa yang
murid akan alami di tempat kerja di abad
ke-21
Melaksanakan bilik darjah berpusatkanmurid
(tidak berpusatkan guru)
Menggalakkan PdP menggunakan kaedah
siasatan (inkuiri)
Bekerjasama dengan orang lain dalam PdP
Disamping buku-buku teks sebagai sumber
utama maklumat. Murid digalakkan
menggunakan pelbagai sumber, termasuk
teknologi untuk mencari dan mengumpul
maklumat yang mereka perlukan
PdP berasaskan kumpulan murid dibentuk
secara fleksibel mengikut keperluan individu
adalah norma
Memantapkan keupayaan guru menilai
keperluan pengajaran kepada murid dan
gaya pembelajaran dan kemudian
memanfaatkan pelbagai kaedah pengajaran
dan pembelajaran
Menggiatkan murid belajar dengan cara
 Tidak berlaku murid belajar dengan cara melakukan (berasaskan projek)
melakukan (berasaskan projek)
Mengupayakan guru menggunakan pelbagai
Guru menggunakan pelbagai penilaian penilaian berasaskan prestasi
berasaskan prestasi hanya berdasarkan
ujian dan peperiksaan ditetapkan
Membudayakan guru bersama-mengajar,
Guru kini bersama-mengajar, mengajar mengajar secara pasukan
secara pasukan tidak lagi menjadi budaya

Nota: (a) Penjanaan dan Pemilihan Strategi

Inisiatif / Strategi Aktiviti

PdP menggunakan kaedah siasatan Kursus PdP menggunakan kaedah siasatan

(inkuiri) (inkuri) kepada fasilitator

Bengkel kerja PdP menggunakan kaedah

siasatan (inkuri)

Pemantauan berfokus

Video kritik

Nota: (a) Penjanaan dan Pemilihan Aktiviti

LANGKAH 6

Membangunkan garis masa pelaksanaan dan menugaskan tanggungjawab untuk

tindakan.
[Percambahan Fikiran; Diagram Pokok]

Inisiatif / Strategi PdP menggunakan kaedah siasatan (inkuiri)

Tanggung Tempoh/ Kos/ Output / Pelan

Bil Aktiviti KPI Sasaran
jawab Hari Sumber Outcome Kontingensi

Kursus PdP
menggunakan
kaedah
siasatan (inkuri)
kepada
fasilitator

Bengkel kerja
PdP
menggunakan
kaedah
siasatan (inkuri)

Pemantauan
berfokus

Video kritik SU PAK21

 Inisiatif / Strategi PdP menggunakan kaedah siasatan (inkuiri)

Tanggung Tempoh/ Kos/ Output / Pelan

Bil Aktiviti KPI Sasaran
jawab Hari Sumber Outcome Kontingensi

PELAN OPERASI

Nama Aktiviti(Projek) : Video kritik

Objektif Aktiviti(Projek) :

Tanggungjawab :

Tempoh / Hari :

Tempat :

Sasaran :

Kos / Anggaran Perbelanjaan :

Sumber :

Jawatankuasa :

Ringkasan Aktiviti (Projek) :

Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
1 Mesyuarat
Jawatankuasa:

- Bentang kertas kerja

- Lantikan J/Kuasa
- Tetapkan tarikh
- Anggaran kos
- Agihan tugas

2 Taklimat kepada yang

terlibat

3 Mempromosikan Aktiviti

- surat pemberitahuan
- surat jemputan

4 Penyediaan bahan
 Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
5 Penyediaan tempat dan
peralatan

6 Pelaksanaan Program
[Pra Ujian dan Post
Ujian]

7 Penilaian, Pelaporan dan

Post Mortem

LANGKAH 7

Melaksanakan, memantau kemajuan, dan menyemak semula rancangan.

[Percambahan Fikiran; Diagram Sebab_Akibat]

Nota: (a)Alat atau cara yang sesuai untuk mengumpul data

(b)Bukti menunjukkan data dikumpulkan
(c)Rumusan mengenai keberkesanan strategi
(d) Refleksi Keseluruhan Pelaksanaan Aktiviti (Projek)
Aspek Kepimpinan
Kekuatan
Kelemahan
Syor penambahbaikan

PANDUAN INI DICADANGKAN DIGUNA BERSAMA DENGAN PANDUAN PENYELESAIAN

MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN (nota).
Koleksi: abdulrazakal@iab.edu.my (2015)
 NOTA

PERNYATAAN MASALAH

 Pernyataan masalah adalah penerangan yang jelas tentang sesuatu isu, ia termasuk visi,
kenyataan isu dan kaedah yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
 5 'W's boleh digunakan bagi mencetuskan perbincangan tentang masalah.
 Pernyataan masalah menghasilkan kata-kata yang akan digunakan untuk terus fokus kepada
usaha yang diberi dan ia harus mewakili masalah yang boleh diselesaikan.

Bagaimana Untuk Menulis Pernyataan Masalah

Pernyataan masalah adalah penerangan sesuatu isu yangringkas serta jelas yang perlu ditangani
oleh pasukan penyelesaian masalah.Ia digunakan untuk pasukan memusatkan dan menumpukan
pada permulaan, menjaga pasukan berada di landasan yang betul dalam usaha tersebut dan
digunakan untuk mengesahkan bahawa usaha memberikan hasil yang akan menyelesaikan
pernyataan masalah. Ia mempunyai bentuk spesifik:

 Visi - apakah yang dapat dilihat jika kita menyelesaikan masalah tersebut?
 Kenyataan Isu - satu atau dua ayat yang menerangkan masalah menggunakan isu spesifik.
Ia bukan pernyataan "tidak mempunyai penyelesaian". Sebagai contoh, masalah kita ialah
kita tidak mempunyai sistem pemantauan.
 Kaedah - proses yang akan dapat diikuti untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sebagai
contoh, Kaizen.

Bagaimana Untuk Memulakannya

5 'W's – Who (Siapa), What (Apa), Where (Di mana), When (Bila) and Why (Mengapa)–adalah alat
yang hebat membantu mendapatkan maklumat yang berkaitan daripada perbincangan.

Who(Siapa) - Siapa yang masalah ini memberi kesan padanya? Golongan tertentu, organisasi,
pelanggan, dan lain-lain
What - Apakah sempadan masalahorganisasi, aliran kerja, geografi, pelanggan, segmen, dll. -
Apakah isunya? –Apakah kesan daripada isu ini? – Apakah yang berlaku jika ia dapat selesaikan? –
Apakah yang akan berlaku jika kita tidak menyelesaikan masalah tersebut?
When - Bilakah isu ini berlaku? - Bilakah ia perlu diselesaikan?
Where - Di manakah isu berlaku? Hanya di lokasi tertentu, proses, produk, dll.
Why - Mengapakah ianya penting untuk kita menyelesaikan masalah tersebut? –Apakah kesan ianya
ada ke atas kerja-kerja atau pelanggan?–Apakah kesan ianya ada pada semua pemegang taruh,
contohnya pekerja, pembekal, pelanggan, pemegang saham, dll. Setiap jawapan akan membantu
untuk memfokuskan kepada isu tertentu dan merangka Pernyataan Masalah.Pernyataan masalah
anda harus boleh diselesaikanIaitu, ia harus mengambil jumlah masa yang munasabah untuk
merumuskan, cuba dan menggunakan penyelesaian yang berpotensi.

Contoh

Pertimbangkan membangunkan perisian dan tuan rumah syarikat perkhidmatan data yang
membekalkan produk dan perkhidmatan kepada syarikat khidmat tanpa wayar.Mereka mempunyai -
isu menggunakan perisian baru ke dalam persekitaran pengeluaran.They had issues deploying new
software releases into the production environment. Deployment in this case is the work necessary for
taking a production ready binary and installing, testing and releasing it into the production
environment. The company failed to deploy the releases on-schedule over 50% of the time.

Pernyataan Masalah:
Kami mahu semua keluaran perisian kami dihasilkandengan sempurna, tanpa kecacatan, di mana
semua orang sedar dan dimaklumkan mengenai hasil dan status. (Visi)
We want all of our software releases to go to production seamlessly, without defects, where everyone
is aware and informed of the outcomes and status. (Vision)

Hari ini kita menemui banyak kegagalan yang menyebabkan pengembalian terlalu banyak. Jika kita
mengabaikan masalah ini; sumber akan perlu ditingkatkan untuk menangani masalah-masalah yang
melata, dan kita boleh terlepas tarikh akhir pelanggan kritikal yang boleh mengakibatkan kehilangan
pendapatan, penalti SLA, perniagaan hilang, dan kerosakan yang lebih teruk kepada reputasi kualiti
kami. (Pernyataan Isu)

Today we have too many release failures that result in too many rollback failures. If we ignore this
problem; resources will need to increase to handle the cascading problems, and we may miss critical
customer deadlines which could result in lost revenue, SLA penalties, lost business, and further
damage to our quality reputation. (Issue Statement)

Kami akan menggunakan kaedah Kaizen Blitz kami dalam menilai pembebasan terakhir untuk
membantu kami memperbaiki proses kami

We will use our Kaizen Blitz methodology in evaluating the last release to help us improve our
processes. (Method)

Conclusion
A problem well stated is half solved, Wally Davis taught me that one. And he's right, the better the
clarity around what the team is attempting to fix, the more efficient they'll be in solving the problem,
the solution will better 'fix' the issues, and the team can get back to executing the business versus
fixing it.
Our experts are trained and well seasoned in defining problem statements and keeping teams on
track to deliver results. Let us help your team get better solving your problems. Contact us today.