Políticas de Comunicación Interna del MPPCTI

OFICINA DE PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTO Y ORGANIZACIÓN

Y
OFICINA DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN
SEPTIEMBRE, 2012
POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN INTERNA
DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA CIENCIA, TECNOLOGÍA
E INNOVACIÓN

CONTENIDO

I. OBJETIVO
II. BASE LEGAL
III. POLÍTICAS
IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS
V. CONFORMES
VI. AUTORIZADAS PARA SU EJECUCIÓN
INTERVINIERON

I. OBJETIVO

Las “Políticas de Comunicación Interna del del Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e
Innovación” están dirigidas a todos sus trabajadores, como respuesta a las nuevas necesidades de este
Ministerio, de motivar a su recurso humano de manera de contribuir a implantar los cambios y a lograr los
objetivos organizacionales y estratégicos que tienen como norte la democracia protagónica y revolucionaria,
reteniendo al mejor talento humano de que dispone, al inculcarles una verdadera y solidaria cultura
corporativa para que se sientan identificados y sean fieles a la filosofía de gestión del MPPCTI, potenciando
el sentimiento de pertenencia de su personal.

A su vez estas políticas persiguen motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los
trabajadores del MPPCTI, su alta directiva y sus diferentes dependencias, así como orientarlos en cuanto a
los tipos de comunicación interna y de las herramientas de que pueden disponer para comunicarse
internamente, contribuyendo así a crear cultura organizacional, evitar el rumor y propiciar un clima de
confianza y motivación dentro del proceso de cambio estructural del Estado y del Ministerio.

II. BASE LEGAL

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial N° 5.908 (E), del 19 de
febrero de 2009.
•Ley de Responsabilidad Social en Radio, Televisión y Medios Electrónicos, publicada (reforma parcial) en la
Gaceta Oficial Nº 39.610 del 07 de febrero de 2011.
•Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada
en Gaceta Oficial N° 6.013 (E), del 23 de diciembre de 2010.
•Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en
Gaceta Oficial N° 5.891 (E), del 31 de julio de 2008.
•Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial N° 5.890 (E), del 31 de julio de
2008.
•Ley Especial Contra Delitos Informáticos, publicada en Gaceta Oficial N° 37.313, del 30 de octubre de
2001.
•Decreto con Fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, publicado en Gaceta Oficial N°
37.148, del 28 de febrero de 2001.
•Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial N° 2.818, del 01 de julio de
1981.

1/5
 Políticas de Comunicación Interna del MPPCTI

III. POLÍTICAS

El Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación a los fines de la comunicación interna,
tanto escrita, como oral o electrónica se regirá por las siguientes Políticas de Comunicación Interna:

1. Las comunicaciones internas del Ministerio se basarán en el respeto a la dignidad de todo ser humano, a
las distintas formas de pensar y a la valoración de cada trabajador como una individualidad y como parte de
nuestro sistema organizacional, sin discriminación por razones de características físicas, raciales políticas o
de cualquier otra índole.
2. La imagen institucional del MPPCTI, como órgano integrante del Poder Ejecutivo de la República
Bolivariana de Venezuela estará representada en todo instrumento de comunicación impreso, electrónico o
en cualquier material promocional de este Ministerio, por el emblema que a tal fin establezca el órgano
rector en materia de comunicación e información en la Administración Pública Nacional.
3. El Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación, así como la dependencia a la cual
está adscrito el trabajador será identificado por éste en el momento de atender una llamada telefónica.
4. El uso de las normas elementales de cortesía será un ingrediente básico en la comunicación interna de
todos los servidores públicos del Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación:
“Buenos días”, “Buenas tardes”, “Buenas noches” según corresponda; por favor, gracias, pase adelante,
después de usted, disculpe usted, seria tan amable de:, con permiso, mucho gusto, un placer, hasta
mañana, entre otras. El trato cortés facilita la convivencia y las buenas relaciones entre las personas.
5. Las comunicaciones en materia de recursos humanos, de carácter general, que afecten a todos los
servidores públicos del Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación, serán emitidas
por la Oficina de Recursos Humanos de este Ministerio.
6. La gestión comunicacional se basará en el marco legal referente a la simplificación de trámites
administrativos, gobierno electrónico y uso racional de recursos materiales, financieros y energéticos.

DE LA OFICINA DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

7. La Oficina de Comunicación e Información del Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e
Innovación es la dependencia responsable de proyectar y promocionar su imagen institucional, tanto interna
como externamente. A tal fin, utilizará los medios de comunicación formales escritos, orales o electrónicos,
herramientas e instrumentos necesarios en esta materia, de conformidad con los lineamientos del órgano
rector en comunicación e información en la Administración Pública Nacional y de acuerdo a lo contemplado
en el Plan de Estrategia Comunicacional Integrado (PECI) a cargo de la citada Oficina.
8. La cultura de información de los servidores públicos del MPPCTI, de sus órganos y entes adscritos, será
promovida por su Oficina de Comunicación e Información y estará basada en la claridad, oportunidad y
veracidad de la información, estimulando siempre el sentido de pertenencia de sus trabajadores con este
Ministerio
9. Corresponde a la Oficina de Comunicación e Información mejorar y fortalecer los instrumentos y
mecanismos institucionales de información y comunicación al personal del MPPCTI, ya establecidos.
10. La Oficina de Comunicación e Información diseñará y consolidará nuevos mecanismos institucionales de
información y comunicación interna para la participación del personal en la gestión del MPPCTI, de sus
órganos y entes adscritos.
11. La Oficina de Comunicación e Información mantendrá una comunicación constante sobre los logros del
MPPCTI, sus órganos y entes adscritos, así como de los avances en ciencia, tecnología e innovación y su
impacto social, proyectos emprendidos y a emprender por este Ministerio, así como de las ruedas de
prensa, entrevistas radiales o televisivas y cualquier otro evento en el que participe el personal directivo del
Ministerio, para lo cual utilizará el medio de comunicación apropiado.
12. El diseño y contenido del Portal Web del MPPCTI, estará a cargo de la Oficina de Comunicación e
Información del MPPCTI.

DE LAS COMUNICACIONES FORMALES

13. En toda comunicación interna formal del personal del MPPCTI se respetarán los niveles jerárquicos
establecidos de acuerdo a la estructura organizativa vigente, practicándose una comunicación vertical u
horizontal, de acuerdo a su contenido y proceso establecido.

2/5
 Políticas de Comunicación Interna del MPPCTI

14. El flujo aprobado para las comunicaciones formales no podrá alterarse por desconocimiento,
solapamiento o deformación de los canales de comunicación interna establecidos.
15. Las comunicaciones internas escritas serán elaboradas en la papelería institucional del MPPCTI,
diseñada de acuerdo a a los lineamientos en materia institucional emanadas del órgano rector en materia de
comunicación e información. Su redacción se hará respetando la Normativa correspondiente, aprobada por
la máxima autoridad del Ministerio.
16. Para el acceso a la papelería institucional del MPPCTI, este órgano dispondrá de los enlaces
electrónicos que permitan su fácil y oportuno uso por parte de sus servidores públicos.
17. Las comunicaciones informales estarán permitidas en la comunidad trabajadora del MPPCTI, en la
medida en que se respeten las normas de convivencia y los valores institucionales.

DE LOS MEDIOS O INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN UTILIZABLES

18. El MPPCTI dispondrá de espacios formales para la realización de actividades que faciliten el diálogo,
concertación y el desarrollo del trabajo de sus servidores públicos.
19. En la realización de Reuniones, Talleres e Inducciones a los servidores públicos del MPPCTI, se debe
practicar la escucha activa con respeto en el momento de exponer los puntos de vista, para el mejor
entendimiento de las partes, sin descalificar los argumentos expuestos, contribuyendo así con la cultura del
diálogo y colaboración entre los servidores públicos.
20. El MPPCTI mantendrá un directorio telefónico como instrumento de comunicación que facilite la
localización de sus servidores públicos.
21. El servicio de correo electrónico del Ministerio del Poder Popular para Ciencia , Tecnología e Innovación
estará permitido para la transmisión de comunicaciones formales a los servidores públicos de este
Ministerio. Su uso estará regulado por las “Normas para el Uso de los Recursos Informáticos del MPPCTI”
vigentes.
22. La asignación de las cuentas en grupos para la comunicación interna a través del correo electrónico
(Grupo Ministerio, Grupo Viceministros, Grupos Línea, Grupo Contratados, Grupo Secretarias u otro) está a
cargo de la Oficina de Tecnologías de Información, previa solicitud formal de la máxima autoridad de la
dependencia a la cual está adscrito el servidor público del MPPCTI a quien se le solicita autorización para el
uso de este instrumento comunicacional en grupo.
23. El Portal Web del MPPCTI como medio de comunicación, tanto interno como externo, publicará
contenidos (noticias, audiovisuales, fotografías y otros) siguiendo los principios de calidad, objetividad y
honestidad, bajo la responsabilidad de la Oficina de Comunicación e Información.
24. La información que difunda un servidor púbico del MPPCTI a través de los medios electrónicos
institucionales, deben corresponder a la realidad, sin incurrir en la afectación de la imagen institucional con
opiniones personales y/o subjetivas.
25. La Oficina de Tecnologías de Información prestará el apoyo necesario a los fines de la administración y
actualización de los medios electrónicos de comunicación, cuando le sea requerido.

DE LOS ESPACIOS COMUNES

26. El MPPCTI será el administrador de los espacios comunes o puntos de información visibles, por lo cual
las instituciones que hacen vida en la Torre Ministerial deben informar oportunamente a la Oficina de
Información y Comunicación sobre la necesidad de su utilización.

IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS

COMUNICACIÓN FORMAL: Es aquella comunicación escrita: Oficio, Carta o Memorando, Informes, Actas,
Puntos de Cuenta, Puntos de Información, cuyo contenido está referido a aspectos laborales Se emplea
para transmitir órdenes e instrucciones o informar sobre cuestiones relacionadas con el trabajo. Al redactar
una comunicación formal, se deben cuidar aspectos prácticos del lenguaje, ser clara, con un lenguaje
sencillo y de fácil comprensión. no utilizando palabras hirientes, agresivas ni ofensivas, así como
manteniendo un tono de voz adecuado, respetando los espacios y momentos en los que se dirige al
interlocutor.

COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Es la que se da entre los miembros de un mismo nivel jerárquico de la

organización o de un mismo departamento. Tiene gran importancia a efectos de coordinación. Ayuda a

3/5
 Políticas de Comunicación Interna del MPPCTI

resolver problemas y a tomar decisiones en las que deben intervenir varias dependencias del mismo nivel.
Ejemplos: Trabajo en equipo o reuniones de trabajo, notas de departamento, comunicados internos. Es
aquella comunicación bidireccional la cual permite expresar emociones, pensamientos, puntos de vista y
experiencias. Generalmente tiene carácter informativo.

COMUNICACIÓN INFORMAL: Surge espontáneamente entre los servidores públicos del Ministerio,
movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los canales oficiales, lo cual permite agilizar muchos
trámites, y en ocasiones permite obtener información adicional. Es aquel tipo de comunicación cuyo
contenido está referido a aspectos laborales o no, utilizando canales no oficiales. Es una forma de
comunicación altamente influenciable y debe manejarse con respeto, responsabilidad y sentido común con
el fin de no distorsionarse el mensaje y preservar así el buen estado de las relaciones interpersonales. Es
muy importante cuidar el lenguaje en estas comunicaciones, ya que por su carácter no oficial, puede
generar en el emisor la sensación de que no tiene obligaciones de cumplir las normas de respeto y cortesía
del entorno laboral, ya que está basada en contactos personales que son un canal que no puede controlarse
sino a través del compromiso de los trabajadores y trabajadoras con el cumplimiento de los valores
oganizacionales y el mantenimiento del clima laborar armónico.

COMUNICACIÓN INTERNA: Permite a los servidores públicos del Ministerio del Poder Popular para
Ciencia, Tecnología e Innovación, expresarse dentro del contexto organizativo. Están orientadas a la
interrelación e interacción entre los trabajadores y el entorno, procurando la identidad institucional y el
cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio.

COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: La información discurre hacia arriba en la estructura

jerárquica de la organización (desde los servidores públicos o mandos intermedios hacia la dirección).
Ejemplos: Encuestas, sondeos de opinión, buzones de sugerencias, reuniones con subordinados; los
trabajadores tienen la posibilidad de expresar el desarrollo de sus funciones y/o tareas a sus superiores
para mejorar las acciones. Tienen carácter consultivo.

COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: La información fluye hacia abajo (desde la dirección o

mandos intermedios hasta los servidores públicos de niveles inferiores). Ejemplos: Memorandos, Circulares,
tablones de anuncios, folletos de bienvenida, manuales de normas y procedimientos, entrevistas,
conferencias. El nivel supervisorio señala lo que espera de los trabajadores, tales como: instrucciones,
órdenes, amonestaciones, entre otras.

COMUNICACIÓN ORAL: Si se transmite mediante la voz, de manera que el receptor oye el mensaje y
permite aclarar dudas de forma inmediata, mediante la retroalimentación. Ejemplo: entrevistas, reuniones,
debates. EMBLEMA: Un emblema es un símbolo en el cual se representa alguna figura, mientras tanto,
generalmente al pie de la misma se suele escribir un texto o lema explicativo que declaren el concepto que
encierran. Por su parte el logotipo es un distintivo formado por letras, abreviaturas, etc., peculiar de una
entidad o producto.

ESPACIOS DE DIFUSIÓN O PUNTOS DE INFORMACIÓN VISIBLES: El MPPCTI dispone de ciertos

espacios o medios que puede utilizarse para la difusión de la información, tales como: muros, puertas,
paredes, vidrios, fachadas, áreas de pasillos y ascensores. Su uso dependerá exclusivamente de la
administración que efectúe la Oficina de Comunicación e Información en articulación con la Dirección de
Mantenimiento y Suministros de este Ministerio.

GOBIERNO ELECTRÓNICO: Se refiere al uso estratégico de las tecnologías de la información y

comunicación con el fin de que el Estado aumente su capacidad de respuesta a las necesidades de todos
los sectores del país, integrándolos y facilitando los requerimientos de información que necesiten

GRUPOS DE CORREO: Se refiere a las diferentes agrupaciones efectuadas a las direcciones de correo
electrónico asignadas a los servidores públicos del Ministerio, con la finalidad de discriminar y facilitar el
envío de información según el grupo definido. Los Grupos de correo disponibles son: Grupo Ministerio y
Grupo Contratados. La utilización de esta vía debe estar autorizada por la autoridad competente del
MPPCTI. Las comunicaciones utilizando esta vía deben ser redactadas con un espíritu de respeto hacia los
receptores de los mensajes y los mismos deben ser utilizados solo para temas relativos a la institución.

4/5
 Políticas de Comunicación Interna del MPPCTI

INTRANET: Redes propias del MPPCTI, en las que se puede incorporar gran cantidad de información
importante para todos los servidores públicos de este Ministerio, tales como: Manuales de Normas y
Procedimientos, formularios, instructivos, sistemas de solicitudes, cursos de formación, actividades
profesionales , entre otras.

V. CONFORMES

GEORLEXANDRA DÍAZ
Directora General (E) de la Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización

ERIC CONTRERAS
Director General (E) de la Oficina de Comunicación e Información

VI. AUTORIZADAS PARA SU EJECUCIÓN

Autorizadas mediante Punto de Cuenta Nº 111-025 y 106-004, de fecha 04/10/2012, presentado por la
Directora General (E) de la Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización y el Director General (E) de
la Oficina de Comunicación e Información, al Ciudadano Ministro del Poder Popular para Ciencia,
Tecnología e Innovación.

JORGE ARREAZA
Ministro del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e Innovación

INTERVINIERON

Las “Políticas de Comunicación Interna del Ministerio del Poder Popular para Ciencia, Tecnología e
Innovación” fueron elaboradas por el Área de Organización y Optimización de Procesos, adscrita a la
Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización, conjuntamente con la Oficina de Comunicación e
Información de este Ministerio.

Por la Oficina de Planificación, Presupuesto y Organización

Econ. Carmen Beatriz García Coutinho
Soc. Marilyn Barroso
Lic. Jinett Ortiz H.

Por la Oficina de Comunicación e Información

Lic. Daymeri Agüero

5/5