PARTICIPACIÓN, FORMACIÓN Y RENDICIÓN DE LAS

CUENTAS DE GASTOS Y BIENES DEL MINISTERIO

DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA DEL
EJERCICIO ECONOMICO FINANCIERO 2014

Con base a la acreditación para efectuar la “Verificación de la Correcta Formación de la

Cuenta de Gastos y Bienes del Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universitaria, correspondiente al ejercicio Fiscal 2014”, de acuerdo a la Credencial
N° AI-005-2017, de fecha 17/01/17, y Memorado N° 102-OAI-ME-2017-6, de fecha
16/01/17, en cumplimiento a la Programación Anual para el año 2017 y en razón a las
más amplias facultades indicadas en los artículos 7, 40, 41 y 56, de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
(LOCGRSNCF), publicada en la GORBV (E) N° 6.013, de fecha 23/12/10, en
concordancia con las Normas Generales de Auditoría de Estado (NGAE), divulgada en la
GORBV N° 40.172, de fecha 22/05/13, y el artículo 17 de las Normas para la Formación,
Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder
Público Nacional, Estadal, Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados
(NFPRECCOPPNEDMED), reveladas en la GORBV N° 40.492, de fecha 08/09/14.
Se procedió, una vez realizada la respectiva comprobación física in situ de los
documentos comprobatorios que constituyen la formación y participación de los recursos
correspondientes a los fondos, bienes públicos y gastos administrados, manejados o
custodiados por el cuentadante, del ejercicio fiscal 2014 del Ministerio del Poder Popular
para Educación Universitaria (MPPEU), en los que se encontraron las siguientes
observaciones: PRIMERO: La notificación de la formación y participación fue efectuada
sin encontrarse debidamente cerradas las cuentas bancarias de los fondos de avance y
anticipo correspondiente al ejercicio económico financiero 2014, de acuerdo al
Memorando N° 00000269, de fecha 30 de marzo de 2015. SEGUNDO: Con respecto al
nivel que debía alcanzar en cuanto al cumplimiento de las instrucciones contenidas en los
sistemas de contabilidad, para su correcta formación y presentación a este órgano de
control fiscal interno, de acuerdo a lo señalado en el numeral 1 del artículo 17 de las
NFPRECCOPPNEDMED, se determinó lo siguiente: a.- Incongruencia entre la
presentación de las órdenes de pago, de acuerdo al reporte emitido por el Sistema
Integrado de Gestión y Control de las Finanzas (SIGECOF) y la organización de los
documentos en físico, ya que en el primer caso se encuentran listadas en orden
secuencial y en el segundo caso, se encuentran ordenadas por proveedores, dificultando
su verificación física. b.- Los expedientes de las órdenes de pago, no se encuentran
archivados siguiendo un orden cronológico y secuencial con respecto a cada una de las
fases iniciales y finales del proceso administrativo, contable y presupuestario (para este
último serían las etapas del pre compromiso, compromiso, causado y pagado).
c.- En cuanto a la documentación necesaria y suficiente que respalde y demuestre su
validez e identifique la naturaleza, finalidad y resultados en cada operación, se constató:
c.1.- Ausencia de los reportes del SIGECOF, correspondiente a las dos primeras etapas
del gasto presupuestario (comprometido y causado) en las órdenes de pago directa,
archivadas en cinco (05) cajas identificadas con los números: 16, 17, 18, 19, 20 y 21

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respectivamente y contentivas de cincuenta y cinco (55) carpetas de lomo ancho que van
desde la N° 99 hasta la N° 153. c.2.- La OGA, no remitió adjunto a la carpeta identificada
como Anexo único de la Formación de la Cuenta 2014, la información señalada
seguidamente: Manuales de Organización vigentes para el período de la cuenta formada;
estructura para la ejecución financiera del presupuesto institucional 2014, correspondiente
a las unidades administradoras desconcentradas del MPPEU; plan estratégico y operativo
anual Institucional; programación anual de compras; creación y funcionamiento de la
unidad responsable patrimonial de bienes públicos; programación de inspección de los
bienes públicos a las unidades ejecutoras locales y el resultados de las mismas;
programación de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes públicos.
d.- Con respecto, a la información contentiva en la carpeta identificada como Anexo Único
de la Formación de la Cuenta 2014, se observaron las debilidades que se encuentran
reflejadas en el Anexo A, adjunta a la presente Acta. A tales efectos, la unidad de apoyo
de la Dirección General de la Oficina de Gestión Administrativa (DGOGA), adscrita al
Despacho del Ministro, expuso sus argumentos de acuerdo al Memorando
N°103-OGA-ME-2017-272, de fecha xxx, señalados seguidamente para cada punto:
PRIMERO: R.- Para el momento de la notificación, efectivamente las cuentas no estaban
cerradas motivado a la existencia de cheques en transito y aunado a que la Providencia
que regula la liquidación y cierre del ejercicio económico-financiero 2014 publicada en la
Gaceta Oficial N° 40.512 de fecha 06 de octubre de 2014 en el artículo N° 15 estableció
como fecha limite para el reintegro al Tesoro Nacional, los fondos disponibles en las
cuentas bancarias correspondientes a los cheques no presentados al cobro, los primeros
diez (10) días hábiles del mes de mayo de 2015; una vez vencido ese lapso se debía
solicitar a las instituciones bancarias, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al
reintegro de dichos fondos, el cierre de las cuentas utilizadas durante el ejercicio
económico financiero 2014. A este respecto, el artículo 8 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), publicada en la
GORBV N° 40.311, de fecha 09/12/13, expresa cuando inicia y finaliza el ejercicio
económico financiero en la administración pública, lo cual a efectos contables y de gestión
divide el desarrollo eventual por espacios de tiempo de igual duración, para la actividad
económica-fianciera, no obstante, de conformidad con el artículo 28 del Reglamento
Parcial No 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, Sobre
el Sistema de Contabilidad Pública, divulgado en la GORBV N° 38.333, de fecha
12/12/05, señala que la Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP) determinará
por providencia administrativa, la fecha de cierre de las cuentas contables de ingresos y
fuentes financieras y de gastos y aplicaciones financieras, de manera que el primer aparte
del artículo 15 de la providencia de cierre del ejercicio económico financiero 2014,
publicada en octubre de ese mismo año, señala que los administradores de los fondos en
avance y anticipo de los órganos de la República deben establecer previamente los
mecanismos necesarios para agilizar el cobro de los cheques que se encuentren en
tránsito, por tanto para el 30 de abril de 2015 debió tenerse revelado los fondos
disponibles en las cuentas dispuestas para los fondos en referencia provenientes de ese
ejercicio, y una vez efectuado este procedimiento se debió ejecutar el reintegro al Tesoro
Nacional, hasta el quince (15) de mayo de 2015, realizado el reintegro se tuvo cinco (5)

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días hábiles (22/05/15) para proceder a solicitar a la Institución Financiera
correspondiente, el cierre de dichas cuentas bancarias, por lo que finalizado este lapso el
cuentadante debío participar por escrito al órgano de control fiscal correspondiente que la
cuenta se encontraba formada y lista para su examen, dentro de los noventa (90) días
continuos a su cierre, previo a la organización, enumeración y clasificación de los libros,
registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos que demuestren las
transacciones realizadas por el cuentadante correspondiente a la cuenta, a los fines de su
examen de acuerdo al artículo 13 en concordancia con los artículos 3 y 12 de las
NFPRECCOPPNEDMED. SEGUNDO: a.- R.- De acuerdo a la práctica que se tenía, el
área de formación de la cuenta archivaba de esa manera y las auditorías anteriores no
reportaron observación y dificultad para tal fin. Sin embargo a partir del del 2015 se lleva
en consecutivo como lo venía haciendo el extinto MPPCTI. b.- R.- Por uso y costumbre
comprobado en las auditorías realizadas se organizaron de esa forma (de manera
ascendente) y no se había presentando ninguna observación. En atención a ello
requerimos las sugerencias legales que nos puedan suministrar para futuro.
c. 1. - R.- Las ordenes de pago en referencia se refieren a los pagos realizados a los
entes receptores, que dado el volumen de los pagos realizados mes a mes, no se
imprimen los registros por el tema del ahorro del papel. Cabe destacar que en las
auditorías realizadas con anterioridad no se había presentando ninguna observación al
respecto. Ante lo expuesto, y de acuerdo a lo señalado en los artículos 3, 4 y 12 de las
NFPRECCOPPNEDMED, referente la organización, enumeración y clasificación de los
libros, registros, comprobantes, estados financieros y demás documentos que demuestren
las transacciones realizadas por el cuentadante correspondientes a la cuenta, a los fines
de su examen, cuya competencia concierne a las Unidades de Auditoría Interna de los
órganos y entes a que se refieren los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la LOCGRSNCF,
en cumplimiento a las instrucciones contenidas en los sistemas de contabilidad referente
a la materia, así como, el estado físico de los documentos, cambios del cuentadante y
cualquier otro aspecto vinculado con la formación, de acuerdo al artículo 17 de las
referidas normas, asimismo, el literal a del artículo 23 de las Normas Generales de
Control Interno (NGCI), publicado en la GORV N° 36.229, de fecha 17/06/97, indica que
todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas no
solo deben estar respaldadas con la suficiente documentación que la justifique, sino que
también se debe tener presente que estas deben estar archivadas siguiendo un orden
cronológico o a través de otros sistemas de archivos que faciliten su pronta localización, y
conservarlos durante el tiempo establecido legalmente, a esté respecto, el artículo 7 de
las Normas Generales de Control Interno (NGCI), publicadas en la GORV N° 36.229, de
fecha 17/06/97 , señala que el costo del control interno no debe exceder al que resulte de
la suma de los beneficios esperados de la función contralora. Asimismo, la Providencia
Administrativa N° 16-017, de fecha 09/12/16, publicada en la GORBV N° 41.063, de fecha
26/12/16 relacionada con la estructura del marco conceptual del sistema de contabilidad
pública en la que se establece que se debe facilitar las tareas de control y la auditoría
interna o externa, la documentación física, soporte de la información contable, deberá ser
ordenada y organizada en los centros de registro de los órganos y entes responsables en
donde se efectúan las transacciones económico financieras, sobre la base de las

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atribuciones establecidas en la Ley, así como de la ejecución del presupuesto de recursos
y egresos, se deberá archivar la documentación correspondiente de acuerdo a lo
establecido para cada proceso en los Manuales funcionales del Sistema Integrado de
Gestión y Control de las Finanzas (SIGECOF), de manera que, los documentos
comprobatorios de todo tipo de transacción económico financiera realizada por cada una
de las oficinas y los empleados de la Administración Pública, que administren, manejen o
custodien fondos u otros bienes nacionales deben conservarse permanentemente
organizados, y numerados, en orden consecutivo en expedientes físicos para cada
ejercicio económico financiero, y separados de los correspondientes a ejercicios
anteriores. Por otro lado, en lo referente a la política de estado, para todos los entes e
instituciones que comprenden la administración pública en lo referente a la
implementación del plan “papel cero” con el objetivo de garantizar la máxima eficiencia
gubernamental, la misma fue impartida a partir del mes de febrero del año 2016.
c.2.- R.- En cuanto a los Manuales de organización y el plan estratégico operativo anual
institucional, se remite adjunto Memorando N° 111-OPP-ME-2017-68 de fecha
17/03/2017, suscrito por la Oficina de Planificación de Presupuesto. En Cuanto a la
estructura para la ejecución financiera del presupuesto institucional 2014, correspondiente
a las unidades administradoras desconcentradas del MPPEU, se informa que no se
tenían unidades desconcentradas ni con firma ni sin firma, solo existían entes adscritos a
los cuales se les aprobó su presupuesto anual, tal como puede ser verificado en la Ley de
presupuesto anexada en la carpeta del Anexo Único. En cuanto a l programación anual
de compras y la programación de mantenimiento preventivo y correctivo de los bines
públicos, se solicitó información a la Dirección de Mantenimiento y Suministro, sin
embrago sólo ubicaron en los archivos una Relación de Requerimientos 2014, ello según
memorando N° DMS-103-02-010-2017. Con relación a la parte de bienes públicos, se
anexa Memorando S/N OGA-DBP de fecha 29/03/2017, suscrito por la Dirección de
Bienes Públicos (Para este Memo se tiene una carpeta de 261 folios con el registro
general de bienes muebles por Dirección, disponible en el piso 20 del área de formación
de la cuenta). Sobre este asunto, para el año 2015 y de acuerdo a los Lineamientos para
la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna, publicada en la
GORBV N° 39.408, de fecha 22/04/10 y actuando de conformidad con lo establecido en
los artículos 5.2, 2°, 3° y 4° de los Decretos Nros. 1.213 y 1.226 respectivamente, en los
que se ordena la creación del Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria,
Ciencia y Tecnología (MPPEUCT), el cual asumió la funcionalidad administrativa,
transitoria y simultanea por la supresión de los Ministerios del Poder Popular para
Educación Universitaria (MPPEU) y para Ciencia, Tecnología e Innovación (MPPCTI) y
garantizando la continuidad administrativa y el cumplimiento de los cometidos estadales
encomendados a los órganos superiores estadales del Ejecutivo Nacional, publicados en
las GORBV Nros. 40.488 y 40.489, de fechas 02 y 03 de septiembre de 2014, hasta tanto
se crease la estructura orgánica y funcional del nuevo ministerio. En lo que respecta a, la
estructura para la ejecución financiera del presupuesto institucional 2014, correspondiente
a las unidades administradoras desconcentradas del MPPEU, los Institutos Universitarios
de Tecnología y Colegios Universitarios no fueron definidos como una Unidad
Administradora Desconcentrada dentro de la Estructura para la Ejecución Financiera del

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Presupuesto de Gastos del órgano de adscripción, de acuerdo al artículo 92 de la Ley
Orgánica de la Administración Pública, publicada en la GORBV (E) Nº 5.890, de fecha
31/07/08, señala que la ministra o ministro, o en su caso la jefa o jefe de la oficina
nacional, ejercerá el control jerárquico sobre los órganos desconcentrados, de
conformidad con los lineamientos de la Planificación Centralizada, asimismo, la segunda
causal de la Resolución N° 3.113, publicada en la GORBV N° 39.890, de fecha 23/03/12,
estableció a la Ministra del Poder Popular para la Educación Universitaria como máxima
autoridad jerárquica de los Institutos Universitarios de Tecnología y Colegios
Universitarios, como órganos desconcentrados de ese Ministerio. En cuanto a lo
relacionado con los Activos Reales, el artículo 69 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley Orgánica de Bienes Públicos (DRVFLOBP), publicada en la GORBV N° 39.945, de
fecha 15/06/12, indica que por su naturaleza los activos reales deben ser objeto de
mantenimiento preventivo, correctivo y sistemático. Del mismo modo, las Instrucciones
para la Contabilidad de Bienes Nacionales de las Unidades de Trabajo, publicada en la
GORB (E) N° 4.042 de fecha 25/08/88, señala en los asuntos B, C y D del Punto A, los
procedimientos relacionado con: La programación del inventario físico, los Trámites
previos al levantamiento del inventario físico y la Toma del inventario físico
respectivamente. d. item's 14, 15, 19, 20 y 21 contentivos en el Anexo A.
R.- 14.- Movimientos de Fondos: Se ubicaron las firmas y sellos correspondientes.
R.- 15.- Conciliaciones bancarias: Los estados de cuenta se encuentran en las carpetas
184 a la 293. Se Ubicaron las firmas y sellos en los libros contables. R.- 19.- Relación de
de pagos efectuados contar las cuentas de los Fondos en Avance y Anticipo: Motivado a
que la información se encuentra en digital y por el ahorro del papel, se remite la última
hoja firmada y sellada para cada cuenta. R.- 20.- Relación de procesos de contrataciones
públicas: No se ubicó el archivo en digital para subsanar la debilidad en la relación
soportada. R.- 21.- Registros auxiliares: El archivo digital de La relación de proveedores
presenta varios libros, de los cuales se verificó el correspondiente a la “Relación de
proveedores actualizados” y no estaba cuantificado, se corrigió y al igual que el resto de
los archivos se subsanó la firma y sello en la primera y última página, motivado al ahorro
del papel. En cuanto a las fianzas se tienen las caperta N°1 "Pago de Provvedores 2014",
folios 138 al 302; para las garantías, ver Memorando S/N OGA-DBP de fecha 29/03/2017,
suscrito por la Dirección de Bienes Públicos (Para este Memo se tiene una carpeta de 290
folios con las incorporaciones 2014, disponible en el piso 20 del área de formación de la
cuenta). Con relación la ejecución de obras y de contratos, no aplicó para ese ejercicio
fiscal. En cuanto a la firma y sello de los responsables en el proceso de reposición de las
cajas chicas, no se ubicó el digital del registro de las cajas chicas; sin embargo los
soportes documentales están firmados y sellados. En lo referente a la separación de las
tareas y responsabilidades en cuanto a las diversas actividades que intervinieron para su
elaboración, aprobación, autorización, ejecución y registro, la norma 4.2.9 del Manual de
Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y
Descentralizada Funcionalmente, a través de la Providencia Administrativa
(MNCISMGACDF) N° 004/2005, publicada en la GORBV N° 38.282, de fecha 28/09/05, y
el artículo 24 del Reglamento Parcial N° 4 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público, Sobre el Sistema de Contabilidad Pública (LOAFSPSSCP),

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publicado en la GORBV N° 38.333, de fecha 12/12/05, indican que las responsabilidades
y funciones en cuanto a autorización, custodia, procesamiento, registro y revisión o
supervisión de las operaciones y transacciones económicas y financieras, deberán
asignarse a distintas unidades administrativas y/o funcionarios para garantizar un control
adecuado y automático de dichas operaciones, las cuales serán justificadas mediante
comprobantes y documentación debidamente identificada por número y ejecutores
responsables desde su origen. Con respecto, a los procedimientos de selección de
contratistas llevadas a cabo por la comisión de contrataciones durante el año 2014, no fue
suministrado ningún tipo de información que certifique los procesos efectuados por la
comisión durante ese periodo, sin embargo, se evidencio que los reportes
presupuestarios emitidos por el SIGECOF relacionados con la Ejecución Presupuestaria
de este ministerio al 31/12/2014 por Partidas del Gasto referentes a la partidas 402, 403 y
404 correspondientes a Materiales, Suministros y Mercancías; Servicios no Personales y
Activos Reales, fueron ejecutadas en un 99,46%, 91,26% y 68,87%, es decir, por la
cantidad de Bs. 4.881.135.824,81; 2.929.852.619,49 y 142.000.030,77 respectivamente.
En torno a los resultados antes expuestos, los responsables de la cuenta tienen la
obligación de realizar el resguardo de los soportes documentales en la dependencia a que
pertenece, asegurando el buen estado de estos, manteniendo un orden cronológico y
consecutivo de los documentos comprobatorios que demuestren formal y materialmente
la correcta administración, manejo o custodia de los recursos posibilitando su
confrontación con los reportes generados por los sistemas automatizados utilizados por el
órgano, por tanto los documentos comprobatorios que demuestran las operaciones
ejecutadas deberán estar ordenadas en físico y respaldados por medio electrónico,
asimismo, tienen que poseer clara su numeración, fecha, datos del beneficiario,
descripción, imputaciones, nombre, apellido y visado tanto de los funcionarios autorizados
para liquidar ingresos, asumir compromisos y ordenar pagos, como los que participaron
en el proceso o actividad, así como, los sellos húmedos o electrónicos o firmas y datos
electrónicos de la dependencia. De manera que en la medida que los responsables de la
cuenta efectúen su formación oportuna y completa, facilitará la participación y rendición
de la misma ante este órgano de control fiscal interno, permitiendo practicar el examen y
calificación de la cuenta conforme al principio de oportunidad de control. Por tanto, en la
presente acta de participación, formación y rendición de las cuentas de gastos y bienes de
este ministerio, se evidenciaron las causas y elementos que hicieron que la referida
cuenta no se encuentre conforme a las disposiciones legales, para poder llevar a cabo la
aplicación de técnicas y procedimientos que presenten los resultados más acercados a la
realidad posible, que ayuden a detectar los principales problemas en su participación,
formación y rendición, concluyéndose que la referida cuenta del MPPEU para el período
fiscal 2014, se encuentra de manera inconforme a los extremos legales establecidos en
las NFPRECCOPPNEDMED, por las razones antes referidas. Conforme a la importancia
de todas las circunstancias antes señaladas y en base a la firme determinación de que
hay un bajo porcentaje que puedan ser subsanadas, y en pro del beneficio de una
administración eficaz y eficiente, en el cual se oriente a obtener el mayor grado de
optimización de los recursos asignados y a salvaguardar el patrimonio público, así como,
a la consecución de los objetivos a alcanzar, este Órgano de Control Fiscal Interno,

6/7
recomienda a la Dirección General de la Oficina de Gestión Administrativa (DGOGA),
adscrita al Despacho del Ministro y máximo jerarca de este organo, los siguientes puntos
a saber: 1.-

7/7