INFR-P-2

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Revisión 07

NO CONFORMIDADES EN PROYECTOS DE Página 1 de 8
INFRAESTRUCTURA Fecha de Aprob:
08/06/2012

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES EN

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA
I. Control de Revisión

Nº
Descripción Pág.
Rev.
Creación de nuevo formato para el registro y seguimiento de las no-
04 conformidades en Infraestructura, dirigidas al contratista. ---
Precisiones propias de la reorganización de la Gerencia de M&I
Controlar el uso no intencional de productos no conformes.
05 En definiciones considerar NO Conformidad (NC), Producto No Conforme ---
(PNC): Desviación (antes de producción) y Concesión (después de producción)
Del área de aplicaciones, se ha eliminado el párrafo 2.2 para no crear
confusión
06 Se han efectuado algunos cambios en definiciones para un mejor ---
entendimiento. Igualmente se han hecho algunas definiciones como en el
párrafo 5.3.6
Se efectúan cambios en definiciones y en el procedimiento para mejorar la
07 ---
gestión de reportes y el tratamiento de producto no conforme.

II. Tabla de Contenido

ÍTEM PAG
I. CONTROL DE REVISIÓN 1
II. TABLA DE CONTENIDO 1
1. OBJETIVO 2
2. ÁREA DE APLICACIÓN 2
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2
4. DEFINICIONES 2
5. PROCEDIMIENTO 4
6. REGISTROS 6
7. RESPONSABILIDADES 7

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Nombre: Nombre: Nombre:
• Carlos Vargas • Javier Salazar • Juahny Castillo

Cargo: Cargo: Cargo:

• Adjunto a la Gerencia de INFR • Jefe de Ingeniería y Construcción • Gerente de Infraestructura

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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para la gestión de las no conformidades

detectadas en los proyectos de Infraestructura y controlar el uso no intencional de
productos no conformes.

2. ÁREA DE APLICACIÓN

Los proyectos ejecutados con recursos propios de LAP y/o administrados por INFR.
A juicio del C-LAP, se aplicará este procedimiento para proyectos de terceros
(concesionarios, aerolíneas, entidades del estado, otros).

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3.1. Contrato de Concesión

3.2. Plan de Gestión de Calidad de Sub Proyectos de LAP (INFR-PC-1)
3.3. GCMA-P-5 Procedimiento para el Tratamiento de Acciones Correctivas, Acciones
Preventivas y Propuestas de Mejora

4. DEFINICIONES

4.1. Acción Correctiva (AC): (ISO 9000:2005) acción tomada para eliminar la causa de
una No Conformidad (NC) detectada u otra situación indeseable.
4.2. Acción Preventiva (AP): (ISO 9000:2005) acción tomada para eliminar la causa de
una No Conformidad Potencial (NCP) u otra situación potencialmente indeseable.
4.3. ACONT: Equipo de administración de contratos conformado por miembros de INFR.
4.4. Concesión (después de producción): Autorización escrita para utilizar o liberar un
producto no conforme (PNC). Una concesión está limitada al despacho de un
producto que posee ciertas características no conformes, comprendidas dentro de
límites precisos, para una cantidad o un periodo de tiempo limitado.
4.5. C-LAP: Nombre genérico para indicar al encargado/responsable de la gestión en
INFR. Ver Tabla 1.
4.6. Contratista: Persona natural o jurídica encargada de la construcción. Los alcances,
compromisos y responsabilidades están definidas en un Contrato y/u Orden de
Compra/Servicio, emitido por LAP.
4.7. Control de Calidad: La calidad estará asegurada por el Contratista. El C-LAP
verificará en campo y/o por medio de los reportes del contratista, el cumplimiento
de los procedimientos requeridos por LAP.
4.8. CPROY: Equipo de Control de Proyectos conformado por miembros de INFR.
4.9. Desviación (antes de producción): Autorización escrita para desviarse de los
requisitos especificados originalmente para un producto, antes de su producción.
Debe ser acordado para una cantidad, por un período de tiempo limitado y para un
uso especificado.

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4.10. Documentos de Diseño: Son los planos, especificaciones técnicas, memorias

descriptivas, memorias de cálculo, presupuestos, cronogramas y/o cualquier otro
documento que resulte del proceso de elaboración de diseño y que son entregados
por el contratista
4.11. Expediente Técnico: documento que contiene la información de sustento y
desarrollo del diseño.
4.12. INFR: Gerencia de Infraestructura de LAP.
4.13. ING: Equipo de Ingeniería y Construcción conformado por miembros de GINFR,
encargados de la gestión de diseño y construcción de proyectos de infraestructura.
4.14. Listado Maestro de no Conformidades de INFR. Consolidado único de los reportes
(RSO/RNC) emitidos por INFR en la gestión de los proyectos.
4.15. MANTTO: Gerencia de Mantenimiento de LAP.
4.16. No Conformidad (NC): Es el incumplimiento/desviación de una obligación/requisito
acordado entre LAP y el Contratista (norma NTP-ISO 9000:2001).
4.17. No Conformidad Potencial (NCP): Corresponde a la identificación temprana de una
situación/condición que puede provocar una No Conformidad (NC), un defecto o una
situación no deseada al servicio, proceso y/o Sistemas de Gestión.
4.18. OSITRAN: es el Organismo Supervisor de la Inversión en Infraestructura de Transporte
de Uso Público, representante del Ministerio de Transporte y Comunicaciones.
4.19. Producto No Conforme (PNC): es un entregable, o parte de él, que incumple alguno
de los requisitos/obligaciones acordadas por LAP y el Contratista.
4.20. Proyecto: sub-divisiones de trabajo definidas por LAP para el contratista.
4.21. Propuesta de Mejora (PM): Propuesta formal de indicaciones, metodologías o
cambios en los recursos, que resulte en la mejora efectiva de alguna actividad
realizada en LAP.
4.22. Reproceso: acción tomada sobre un producto no conforme (PNC), de modo que
satisfaga los requisitos especificados. El reproceso es una de las formas de
disposición de un producto no conforme.
4.23. Requisito (norma NTP-ISO 9000): Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implícita u obligatoria.
Notas:
♦ “Generalmente implícita” significa que es habitual o una práctica común para la
organización, para el sector, sus clientes y otras partes interesadas que la
necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.
♦ Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por
ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito
del cliente.
♦ Un requisito especificado es aquél que se declara, por ejemplo, en un documento.
♦ Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
4.24. RNC: Reporte de No Conformidad, notificación al Contratista sobre entregables mal
ejecutados (diseño o construcción), que obligarán a un reproceso.

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4.25. RSO: Reporte de Supervisión de obra, notificación al Contratista sobre la

desviación(es) de un trabajo en proceso (diseño o construcción).
4.26. Supervisión: hace referencia a la(s) empresa(s) encargada(s) por OSITRAN para
efectuar la supervisión de las obras que ejecuta LAP, como parte del Proyecto de
Ampliación y Mejora del AIJCH.
4.27. Trámite Documentario (TD): Área de Trámite Documentario de la GINFR encargada
del control y administración de la documentación recibida/emitida por la GINFR.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Las obligaciones del Contratista se encuentran definida en los siguientes documentos
(en orden de prelación):
♦ Bases y Alcances del Concurso.
Incluye las consultas, respuestas a consultas, y demás documentos aclaratorios
generados durante el proceso logístico.
♦ Documentos de Diseño: planos de diseño final, especificaciones técnicas,
memorias descriptivas, entre otros.
♦ Procedimientos de construcción recomendados por las buenas prácticas de la
Ingeniería Civil.

Elaboración de Reportes

5.2. La desviación/incumplimiento de alguna de las obligaciones del Contratista (numeral

5.1), en función de la oportunidad de la identificación, se clasifican en:
♦ No Conformidades Potenciales (NCP) es una serie de condiciones que alertan
sobre la posible ocurrencia de un incumplimiento a los requisitos establecidos.
♦ Productos No Conformes (PNC), aquellas identificadas en alguno de los
entregables del Contratista.
5.3. Las desviaciones/omisiones pueden ser detectadas por cualquier integrante del
equipo de LAP. El hallazgo deberá ser comunicado oportunamente al C-LAP para
evaluación y/o atención, de ser el caso.

Consideramos un plazo normal de aviso, no mayor a 03 días útiles.

5.4. De confirmarse la desviación, el C-LAP elaborará un reporte de acuerdo a lo
siguiente.
♦ Las desviaciones que correspondan a los “trabajos en proceso” se notificarán
mediante Reportes de Supervisión (RSO).
♦ Las desviaciones que correspondan a los entregables del Contratista se
notificarán mediante Reportes de No Conformidad (RNC).
5.5. La codificación del reporte es un arreglo lógico alfanumérico que pretende nombrar e
identificar los documentos para archivo y referencias posteriores.

AAA – xxxx - yyyy

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En donde:
AAA: Tipo de reporte (RSO/RNC)
xxxx: Correlativo desde el 001
Verificar correlativo en Listado Maestro de No Conformidades de INFR
yyyy: Año de emisión
5.6. Trámite Documentario (TD) alcanzará la notificación al contratista - vía correo y/o
algún otro medio disponible.
5.7. El Contratista, en un plazo no mayor de tres (3) días útiles, deberá alcanzar
respuesta formal al reporte vía TD.
La repuesta debe indicar las acciones inmediatas a tomar por el receptor, orientado
a (i) eliminar la causa de la desviación detectada, y a (ii) subsanar – a satisfacción de
LAP - el incumplimiento detectado. Debe incluir:
♦ Acción Preventiva (AP) para RSO.
♦ Acción Correctiva (AC) para RNC.
En el caso de reprocesos deberá indicar el tiempo que le demandará rehacer el PNC.
5.8. El cierre de los RSO/RNC se produce cuando el C-LAP da conformidad a lo ejecutado
en campo, según el plan de acción/mejora propuesto por el Contratista para
solucionar la desviación identificada.

Gestión de Reportes

5.9. La gestión de RSO/RNC se orienta a lograr lo siguiente.

(a) Respuesta formal del reporte.
(b) Acción preventiva/correctiva implementada en campo.
5.10. El Contratista debe responder el reporte en tres (03) días útiles. Sin embargo, a
criterio del C-LAP, y en función a la gravedad/complejidad de la observación
realizada, podrá otorgarse un plazo mayor.
5.11. TD emitirá consolidados de RSO/RNC pendientes de respuesta e implementación.
5.12. El C-LAP promoverá (vía correo y/o algún otro medio disponible) la respuesta de los
RSO/RNC y la implementación en campo del plan de acción/mejora requerido para
atender la desviación identificada.
5.13. Vencido el plazo, razonablemente estimado por el C-LAP, y de comprobar que no se
han implementado las AP/AC necesarias para solucionar las desviaciones
identificadas (literal (b) del punto 5.9), se procederá de acuerdo a lo siguiente.
♦ Carta al Contratista, indicando plazo para solución.
♦ Carta al Contratista, indicando plazo perentorio de solución.
♦ Carta al Contratista comunicando la ejecución directa por LAP y el cargo de los
costos/costes al proyecto.
♦ Carta al Contratista, comunicando el pase al proceso de liquidación y cierre
contractual.
La decisión de realizar una u otra alternativa corresponderá al C-LAP en función a la
gravedad/complejidad de la desviación identificada.

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Cierre extraordinario de RSO/RNC – Cierre de Oficio

5.14. El Cierre de Oficio es una herramienta que, a criterio de LAP, se usará para la
terminación extraordinaria de un RSO/RNC emitido.
5.15. Para proceder con el cierre de oficio se requiere, obligatoriamente, la
implementación en campo de la AP/AC requerida.
La AP/AC será verificada e informada a ACONT por el C-LAP.

Tratamiento del Producto No Conforme (PNC)

5.16. El tratamiento de las No Conformidades Potenciales (NCP), de los Productos No

Conformes (PNC) y de los registros derivados RSO/RNC, dependerá de la etapa del
proceso en la cual fueron identificados.
5.17. La Tabla 1 muestra, con carácter referencial, casos típicos en los procesos de INFR
5.18. La autorización para desviación/concesión se podrá otorgar sólo cuando se considere
que esto no afectará la funcionalidad del producto y permita mantener la
satisfacción del cliente. La autorización de uso/aceptación bajo esta modalidad
deberá quedar registrada.
5.19. Las Concesiones referentes a la etapa de recepción de obras deberán ser autorizadas
sólo si la situación lo amerita de acuerdo a la importancia o naturaleza de la no-
conformidad. Eventualmente, el cliente interno puede dar Concesión al producto
cuando lo considere necesario u oportuno.
OSITRAN participará en una Concesión en los casos que la no-conformidad pudiera
involucrar incumplimiento al Contrato de Concesión.

6. REGISTROS

Los registros relacionados con la aplicación de este procedimiento son:

Registros Almacenamiento

Código Nombre Lugar Tiempo

INFR-P-5-FA Comentarios a Documentos Técnicos Sistema de Gestión Documentario 02 años

INFR-P-2-FB RSO (Registro de supervisión de Obra) Sistema de Gestión Documentario 02 años

INFR-P-2-FA RNC (Reporte de No Conformidad) Sistema de Gestión Documentario 02 años

Cartilla de Requerimientos para Liquidación de

INFR-P-11-FA Sistema de Gestión Documentario 02 años
Obra/Servicios

Listado de Observaciones – recepción de obras

INFR-P-11-FC Sistema de Gestión Documentario 02 años
(Punch List)

INFR-P-11 FF Acta de Entrega de Obra Interna Sistema de Gestión Documentario 02 años

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7. RESPONSABILIDADES

7.1. El Gerente de INFR es responsable de revisar, aprobar y velar por el cumplimiento

del presente procedimiento.
7.2. El seguimiento del listado maestro de los RSO/RNC estará a cargo del Gerente de
INFR o de quien éste designe.
7.3. El Gerente de INFR definirá la frecuencia y/u oportunidad del cierre extraordinario
de los RSO/RNC.
7.4. El Representante ISO de INFR es responsable de elaborar y actualizar el presente
procedimiento cuando sea necesario.

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TABLA 1
Cuadro de desviaciones típicas en procesos de INFR

Decisión/Autoridad
Proceso Incumplimiento / Requiere atención Registro C-LAP
Reproceso Rechazo Desviación Concesión
• Comentarios a los documentos técnicos
• Incumplimientos a la gestión del
diseño/construcción
CDT
• Observaciones críticas encontradas en GINFR GINFR
Diseño y Anotaciones en documentos
campo o reincidentes. ING ING ING GCO GCO
construcción RSO
• Procedimientos de construcción no OSITRAN OSITRAN
RNC
aceptados
• Defectos en entregables
• Vicio oculto
• Observaciones encontradas
• Entrega de documentos contemplados Listado de Observaciones
en la cartilla de requerimientos para (Punch List)
liquidación de contratos. Cartilla de Requerimientos
Administración
• Entrega de Documentos Técnicos del para Liquidación de ACONT ACONT ACONT GINFR GINFR
de Contratos
proyecto de acuerdo a lo coordinado Obras/Servicios
previamente a la emisión de la OC y/o RSO
lo indicado en el Punch List. RNC

Listado de Observaciones
(Punch List)
Control de • Recepción interna del Equipo de Acta de Entrega de Obra
CPROY CPROY CPROY GINFR GINFR
Proyectos Mantenimiento (Interna)
RSO
RNC

Leyenda:
NA = No Aplica C-LAP = Responsable de Gestión ING = Ingeniería CPROY = Control de Proyectos ACONT = Administración de Contratos
GCO = Gerencia Central de Operaciones INFR = Gerencia de Infraestructura

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