Teknik Pengurusan Masa Berkesan

Terdapat pelbagai kaedah dan teknik dianjurkan bagi meningkatkan pengurusan masa
berkesan. Terdapat juga beberapa persamaan pandangan dan pendapat dianjurkan sama
ada dari sudut pandangan barat, ahli psikologi, pakar motivasi, konsultan dan sebagainya bagi
memahami konsep pengurusan masa .

Ahmad Sanusi Hussain, CEO & Principal Consultant, Alfafah Consulting Bhd. telah
memperkenalkan lapan (8) cara meningkatkan kualiti pengurusan masa, iaitu;

 Tahu dan sedar bahawa anda sebenarnya mempunyai masalah untuk menguruskan
masa.
 Mengambil keputusan untuk berubah.
 Tetap dengan objektif (istiqamah).
 Buat senarai tugas harian.
 Peralatan pengurusan masa seperti mencatat nota, menyimpan maklumat di telefon
bimbit dan sebagainya.
 Bijak untuk menerima atau menolak suatu perkara.
 Sistematik.
 Muhasabah diri.

Shofwan Badrie, dalam kertas kerjanya yang dibentangkan semasa Seminar Motivation is a
Catalyst to Succeed pada 29 Julai 2007 di Universiti Islam Antarabangsa Malaysia, telah
mencadangkan tujuh (7) kaedah pengurusan masa yang efisien seperti berikut;

1) Menyedari bahawa masa adalah tetap – Setiap 60 saat bersamaan dengan 1 minit,
setiap 60 minit bersamaan dengan 1 jam, dan setiap 24 jam bersamaan dengan 1 hari.
Setiap manusia memiliki waktu yang sama. Manusia tidak boleh mengubah masa tetapi
boleh mengubah aktiviti-aktiviti yang dilakukan dalam masa tersebut.

2) Fokus dan prioriti bukan rambang dan suka hati - Fokus bermaksud memberi tumpuan
kepada sesuatu perkara secara mendalam sehingga menguasainya secara luas
manakala prioriti bermaksud menimbang sesuatu perkara, sama ada patut didahulukan
atau dikemudiankan, sama ada patut dipertamakan atau diletakkan di tangga kedua,
ketiga dan seterusnya. Rasulullah SAW bersabda yang bermaksud;

”Sesungguhnya Allah SWT mengasihi jika seseorang itu beramal, dia beramal dengan
cemerlang.” (Riwayat al-Baihaqi – hadis sahih)

3) Menyedari bahawa masa tidak menunggu sesiapa – Elakkan pembaziran masa dengan
melakukan perkara sia-sia. Firman Allah SWT yang bermaksud;

”Sesungguhnya orang yang membazir itu adalah saudara-saudara syaitan...”(Surah al-

Isra' 17:27)

4) Di celah-celah masa ada masa – Dalam keterbatasan masa sebenarnya manusia

mampu memiliki masa yang lebih. Antara tips-tips yang disarankan adalah seperti
berikut;
 · Berani berkata tidak – belajarlah untuk mengatakan tidak untuk melakukan perkara
yang tidakberfaedah atau sia-sia.

· Gunakan kaedah temu janji – melalui temu janji individu dapat merancang
kerja mengikut kesesuaian masanya.

· Manfaatkan bas dan tandas – ketika menggunakan perkhidmatan awam individu

boleh manfaatkan masa yang ada dengan membaca, berfikir dan sebagainya.

· Do not disturb – elakkan perkara-perkara gangguan ketika melakukan kerja-kerja

penting.

· Cepat bukan jimat – kaedah terbaik yang disarankan Islam adalah dengan cara
pertengahan iaitu tidak terlalu cepat dan tidak lambat apabila melakukan sesuatu.
Gunakan pertimbangan yang sewajarnya. Kerja yang dilakukan dengan terlalu
cepat kebiasaannya mendatangkan kesan yang kurang baik seperti lebih banyak
kesilapan dan kekurangan yang dilakukan, fikiran digunakan dengan kadar yang
tinggi menyebabkan keletihan dan kurang efisien untuk melakukan kerja berikutnya.
Selain itu, apabila kerja dilakukan secara tergesa-gesa menyebabkan individu
mudah marah dan merungut.

· Lakukan pelaburan masa – Gunakan sedikit masa untuk memahami dan mempelajari
ilmu, kemahiran, pengetahuan baru sebelum melaksanakan sesuatu kerja untuk
faedah jangka panjang.

· Belanjakan RM (wang) untuk masa – Pepatah Inggeris menyatakan : Time is more

valueable than money.

5) Carilah keberkatan masa - Sebagai mukmin, kita percaya bahawa ada suatu yang
istimewa di sebalik formula masa dan pergerakan jam yang dikurniakan oleh Allah SWT
kepada hamba-hamba-Nya yang terpilih. Dengan keberkatan ini, seseorang mampu
melakukan banyak perkara bermanfaat untuk agama, umat manusia dan alam ini. Dua
cara untuk memperoleh keberkatan masa;

· memberi perhatian kepada hal ehwal ibu bapa – Sabda Rasulullah SAW yang
bermaksud;

”Keredaan Allah SWT terletak pada keredaan ibu bapa dan kemurkaan Allah SWT
terletak pada kemurkaan ibu bapa.” (Riwayat Tirmidzi – Hadis Sahih).

· sedekahkan masa – luangkan masa untuk membuat kerja sukarelawan, amar

ma`aruf dan nahi mungkar.

B.Eugene Griessman, pengarang buku Time Tactics of Very Successful People mencadangkan
beberapa taktik penting bagi mengurus masa. Antaranya;

 Tentukan keutamaan.
 Rancang masa hadapan dan tulis rancangan itu.
  Kuasai jalan pintas. Sebagai contoh, kuasai kemahiran membaca dengan laju, menulis
dengan cepat dan sebagainya.
 Berikan tumpuan.
 Belajar berkata `maaf, tidak boleh' kepada jemputan atau pekerjaan yang tidak
penting.
 Delegasikan kerja yang dapat dilakukan oleh orang lain.
 Melaburlah untuk kursus dan seminar yang menajamkan kemahiran diri.
 Manfaatkan teknologi.
 Jangan menangguhkan kerja.
 Seimbangkan hidup untuk kerjaya, keluarga dan masyarakat.

Selain itu, 13 tips pengurusan masa efektif yang dapat dirumuskan melalui karya Peter F.Drucker
(The Effective Executive), Alan Lakein (How to Get Control of Your Time and Your Life) and Anne
McGee-Cooper (Time management for Unmanageable People) iaitu;

1) Laburkan masa untuk merancang - Terdapat pepatah yang menyatakan; sekiranya kita
gagal merancang maka kita sebenarnya merancang untuk gagal. Perancangan
sangat penting agar kita dapat terus bertindak berdasarkan apa yang dirancang dan
tidak perlu membuang masa.

2) Tentukan matlamat - Kejelasan matlamat memudahkan manusia mengemudi hidupnya

ke arah yang hendak ditujui.

3) Tentukan keutamaan - Seorang pakar ekonomi Itali, Vilfredo Pareto telah

memperkenalkan Prinsip Pareto yang menyatakan untuk berjaya individu perlu
menyalurkan 80 peratus masa dan tenaganya bagi melaksanakan 20 peratus perkara
utama dalam hidupnya.

4) Tuliskan senarai perkara yang perlu dibuat - Dengan menyenaraikan setiap hari perkara
yang ingin dilakukan mengikut keutamaan, masa dapat digunakan secara optimum
dan lebih terancang.

5) Bersikap fleksibel - Pakar pengurusan masa mencadangkan agar perancangan teliti

hanya untuk 50 peratus masa setiap hari manakala baki 50 peratus untuk perancangan
yang fleksibel mengikut keperluan.

6) Tentukan masa produktif - Setiap orang perlu memahami pusingan biologi dirinya agar
dapat melakukan perkara-perkara utama pada masa produktif dirinya.

7) Lakukan perkara yang betul - Peter Drucker menyatakan: `doing the right thing is more
important than doing things right.’ Orang yang suka melakukan perkara yang betul
mementingkan keberkesanan manakala orang yang suka melakukan sesuatu secara
yang betul mementingkan prosedur. Kedua-dua aspek adalah penting. Walau
bagaimanapun, lebih banyak masa dapat dimanfaatkan dengan bijak sekiranya
keberkesanan diutamakan.

8) Hapuskan kerja-kerja yang mendesak - Kerja-kerja yang perlu diutamakan adalah kerja-
kerja yang penting. Kerja-kerja yang mendesak berlaku kerana tidak ada perancangan
atau tidak melaksanakan perancangan. Kerja mendesak akan menyebabkan kecurian
masa dan kerja yang penting terbengkalai.
 9) Ketepikan tugas secara bijak - Belajar untuk mendelegasi tugas kepada orang lain. Beri
kepercayaan dan latih orang lain agar mampu memikul tugas yang diberi.

10)Jangan jadi perfectionist - Beranikan diri untuk mencuba dan jauhkan diri daripada
gangguan penyakit waswas.

11)Hancurkan sikap suka menangguhkan kerja - Teknik Swiss Cheese oleh Alan Lakein
menyarankan agar suatu tugas yang berat dipecah-pecahkan kepada beberapa
tugas kecil. Beri tumpuan kepada tugas-tugas kecil satu-persatu sehingga kesemuanya
dapat dilaksanakan.

12)Belajar untuk mengatakan tidak - Beri keutamaan kepada tugas-tugas penting dan
belajar menjadi orang yang lebih tegas dalam hidup. Sekiranya ada kebimbangan
dalam diri untuk mengatakan tidak, tanyakan pada diri; adakah saya mampu untuk
melaksanakan tugas/kerja/aktiviti yang diminta? Adakah saya mempunyai masa lebih
untuk melaksankan tugas/kerja/aktiviti ini? Adakah saya mahu melakukannya? Apakah
kesan buruk yang akan berlaku apabila saya mengatakan tidak? Pakar motivasi telah
menyarankan beberapa ayat yang sopan yang sesuai digunakan bagi mengatakan
tidak pada permintaan/perkara kurang/tidak penting yang perlu ditolak dan tidak
dapat dipenuhi. Antaranya;

· ”Minta maaf, saya benar-benar tidak boleh pada masa ini.”

· ”Saya terpaksa menyerahkan tugas ini kepada orang lain.”

· ”Terima kasih kerana bertanya, tetapi saya tidak dapat membantu awak.”

· ”Orang lain mungkin dapat membantu awak lebih baik daripada saya.”

· ”Mungkin kemudian nanti.”

13)Anugerahi diri - Apabila berjaya menyempurnakan tugas dengan baik, hadiahi diri
dengan sesuatu seperti percutian, rekreasi dan sebagainya. Dengan menganugerahi
diri kita mampu memulihkan diri sebelum memulakan tugas baru.

Fakulti Pengurusan, Universiti Pengurusan Profesional, Malaysia menggariskan sepuluh (10)

saranan bagi pengurusan masa yang berkesan.
1) Budayakan Tabiat Suka Mencatat – Budaya suka mencatat sangat membantu
meringankan beban fikiran. Ia juga dapat memastikan idea tidak dibazirkan hanya
kerana lupa, sebaliknya idea yang tidak datang selalu dapat dikembangkan dengan
baik. Amalkan membawa buku catatan kecil dan pen ke mana-mana sahaja untuk
mencatat.
2) Susun Tugas Mengikut Keutamaan – Menyusun tugas mengikut keutamaan menjadikan
diri lebih fokus di samping dapat menjimatkan masa. Kaedah Eisenhower Box, POSEC &
Kaedah Fiqh Awlawiyyat dapat dijadikan panduan.
3) Bezakan Tugasan Utama & Tugasan Sampingan – Elakkan daripada mencampur-
adukkan tugasan utama dan tugasan sampingan. Rujuk senarai tugas yang disediakan.
4) Rancang Jadual Kerja – Rancang jadual kerja mengikut minggu dan bulan. Peruntukkan
waktu untuk merancang kerja dan menyemak kembali pencapaian setiap minggu.
 5) Berfikir Sebelum Bertindak & Belajarlah Berkata Tidak – Amalkan berfikir sebelum bertindak
dan memberikan sebarang persetujuan. Manusia dipegang pada janji dan kerana
mudah menerima dan berjanji, maka ramai yang merasa terbeban untuk
memenuhinya. Belajarlah untuk berkata tidak kepada perkara-perkara yang dirasakan
tidak perlu dan membazirkan masa.
6) Peningkatan Diri Secara Berterusan – Luangkan masa konsisten untuk mempelajari
perkara baru, atau sekurang-kurangnya dengan membaca. Membaca dapat
meningkatkan pengetahuan dan keupayaan diri. Kedua-duanya dapat membantu
membina keyakinan diri terutama dalam menjalankan tugasan seharian.
7) Jadualkan Tugasan Harian – Terdapat tugasan atau perkara-perkara yang dibuat secara
rutin setiap hari. Agihkan waktu yang bersesuaian untuk memastikan tugasan tersebut
berjalan lancar.
8) Hapuskan Tabiat Membazir Masa – Setiap orang mempunyai kelemahan tersendiri,
apatah lagi dalam pengurusan masa. Kenal pasti dan hapuskan tabiat buruk
berkenaan. Aktiviti seperti berbual kosong, menonton televisyen secara keterlaluan,
melayari internet tanpa tujuan, chatting dan sebagainya haruslah dihapuskan dari
kamus hidup.
9) Mengapa Buat Kerja Orang Lain? – Adakah dengan membuat kerja orang lain, anda
menjadi popular dan disenangi, menjadi hero ataupun anda sebenarnya membuat
kerja yang tidak bermanfaat – membazirkan masa sendiri?
10)Jangan Jadi Perfectionist – Tidak semua tugas memerlukan individu mengerah
kemampuan semaksimum mungkin. Ada tugasan yang perlukan ketelitian dan ada
tugasan yang mudah serta ringkas untuk dilaksanakan.

Prinsip Pengurusan Masa ABC yang diperkenalkan oleh Accelerated Learning

Consultancy mencadangkan tiga langkah bagi mengaplikasi kaedah mudah dan praktikal
mengurus masa iaitu;
· Langkah 1: Sediakan semua tugas harian yang ingin dicapai hari ini.
· Langkah 2: Berikan satu nilai bagi setiap tugas dalam senarai tersebut yang dipanggil
sistem nilai ABC Semua aktiviti A adalah sangat penting, semua aktiviti B adalah penting
dan semua aktivti C adalah kurang penting.
· Langkah 3: Berikan nilai nombor pada setiap item dalam senarai mengikut keutamaan.

Prinsip ini menekankan tentang pelan perancangan masa mengikut keutamaan aktiviti. Walau
bagaimanapun, jika berlaku kecemasan pada hari dan masa yang tertentu, maka proses
tersebut boleh diubah suai menurut keutamaan.