UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN EN
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DIPLOMADO EN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS – SABS (6ta. VERSIÓN)

DISEÑO DE PROCESO DE EJECUCION DE BOLETAS

DE GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
EN LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE EL ALTO (UPEA).
POR: LIC. JIMMY DIEGO BALTAZAR MENDOZA
TUTOR:

LA PAZ – BOLIVIA
JULIO, 2014
DISEÑO DE PROCESO DE EJECUCION DE BOLETAS
DE GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
EN LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE EL ALTO (UPEA).

1. INTRODUCCCION

La Universidad Pública de El Alto (UPEA), creada mediante Ley Nro. 2115 en fecha
5 de septiembre del 2000 como Universidad Pública de la ciudad de el Alto, el 12 de
noviembre de 2003 se modifica la Ley Nro. 2115, dando lugar a la Ley Nro. 2556,
por lo que la UPEA accede a tener categoría de Autónoma, y atener tuición ante el
Sistema Universitario Boliviano.
Por otra parte la Universidad Pública de el Alto, realiza el manejo de recursos del
estado para la adquisición de bienes, servicios y obras en beneficio de la institución,
por lo que se enmarca a la ley 1178, misma que crea un modelo de gestión en la
administración pública; situación que la ley define siete sistema de administración y
un sistema de control. De los señalados el más importante para la U.P.E.A. es la del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios, misma que se rige mediante el
Decreto Supremo N°0181, denominado Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, por lo que señala en su artículo 1, que el:
“…Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, que comprende el conjunto de
funciones, actividades y procedimientos administrativos…”
En este contexto, el presente trabajo pretende efectuar un análisis sobre los
procedimientos que se debería realizar la Universidad; cuando exista el
incumplimiento de deberes formales (CONTRATO DE AMBAS PARTES), y
mediante el cual se debería realizar la ejecución de boletas de garantía de
cumplimiento de contrato, es ahí donde hago énfasis el presente trabajo para reflejar
el procedimiento que se debería realizar en la ejecución de las boletas de garantía de
cumplimiento de contrato; en el marco del Decreto Supremo N°0181, con el objetivo
de evaluar su efectividad y de ser el caso una propuesta, que permita implementar
mejoras de dicho procedimiento, para optimizar la ejecución de garantía en beneficio
de la Universidad en el marco de su organización.
 2. ANTECEDENTES
Sin embargo la Universidad Pública de El Alto, es una institución que proyecta al
desarrollo de sus actividades académicas-productivas, científicas, tecnológicas de
interacción social atraves de la ejecución de proyectos de inversión, mediante
procesos de contratación, motivo por el cual emiten criterios de equipamiento,
abastecimiento de bienes y de servicios contemporáneos, con el objetivo de priorizar
la investigación científica en todos los campos del conocimiento, relacionando la
teoría con la práctica para transformar la estructura social, cultural y política; en
beneficio de la comunidad social; sin dejar de lado las construcciones que se
requieren por el crecimiento vegetativo estudiantil.

Así mismo la universidad realiza procesos de contratación para la adquisición de

bienes, servicios y obras, de todas las unidades solicitantes que en este caso viene a
ser las Decanaturas de Área, las Direcciones de Carrera y las direcciones
Administrativas; en base a su presupuesto 2015 institucional otorgado por la ley
financial del órgano rector, misma que comprende para el funcionamiento de la
Universidad Bs. 372 millones, repartida en diferentes fuentes de financiamiento:
según el cuadro 1.

Cuadro 1.- Presupuesto UPEA Gestión 2015

(Expresado en Bolivianos)

Expresado en Bolivianos
TESORO GENERAL DE LA NACIÓN
COPARTICIPACIÓN TRIBUTARIA
IMPUESTO DE HIDROCARBUROS
RECURSOS ESPECIFICOS
6%

16%

33%

45%

Fuente: Elaboración Propia 2015 (En Base al POA y Presupuesto 2015)

Analizando el presupuesto 2015 de la UPEA, el 94% provienen de recursos públicos
del Estado Plurinacional de Bolivia, mismas que provienes de los recursos de Tesoro
General de la Nación, Coparticipación Tributaria y el Impuesto a los Hidrocarburos,
concluyendo, que dentro el Programa Operativo Anual - P.O.A. 2015, se tiene que
realizar una ejecución de proyectos conforme al siguiente detalle:

Cuadro 2.- CONTRATACIONES EN LA UPEA Gestión 2015

(Expresado en Bolivianos)

MODALIDAD SEGÚN CUANTIA CANTIDAD

Compra menor 64
A.N.P.E. 157
L.P. 11
CONTRATACION POR EXCEPCION 14
TOTAL 246

Así mismo se enmarcara el D.S. N°0181, siendo que señala los siguientes:

TITULO PRELIMINAR, DISPOSICIONES GENERALES, CAPITULO I,

ASPECTOS GENERALES,
ARTICULO 1.- (SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y
SERVICIOS), párrafo I, El Sistema de Administración de bienes y servicios es
el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico, administrativo que regula
la contratación de bienes y servicios,… .

a) Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, que comprende el

conjunto de funciones, actividades y procedimientos administrativos
para adquirir bienes …

ARTÍCULO 11.- (SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y

SERVICIOS), párrafo I, El Sistema de Administración de bienes y servicios es
el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico, administrativo que regula
la contratación de bienes y servicios,…

TITULO I, SUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS,

CAPITULO I, ASPECTOS GENERALES, SECCION II (GARANTIAS),
ARTÍCULO 20.- (TIPOS DE GARANTIA), párrafo I, Se establecen los
siguientes tipos de garantía que deberán expresar su carácter de renovable,
irrevocable y de ejecución inmediata:
 a) Boleta de Garantía. Emitida por cualquier entidad de intermediación
financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la
instancia competente;

ARTÍCULO 21.- (GARANTIAS SEGÚN EL OBJETO), parágrafo I, lo

siguiente: las garantías según el objeto son:

b) Garantía de Cumplimiento de Contrato. Tiene por objeto garantizar la

conclusión y la entrega del objeto de contrato. …
Será equivalente al 7% del monto total del contrato….; la vigencia de
la garantía será computable a partir de la firma de contrato hasta la
recepción definitiva del bien, obra, servicio general o servicio de
consultoría.

CAPITULO VI, CONTRATOS,

ARTÍCULO 85.- (NATURALEZA). Los contratos que suscriben las entidades
públicas para la provisión de bienes y servicios son de naturaleza
administrativa.

ARTÍCULO 86.- (DOCUMENTOS INTEGRANTES). Formaran parte del

contrato los siguientes documentos:

e) garantías, cuando corresponda;

ARTÍCULO 103.- (EJECUCION DE GARANTIAS). Una vez agotada la vía

administrativa y en la eventualidad de haberse confirmado las resoluciones
dictadas por el RPC o RPA, o haberse desestimado el recurso presentado, la
MAE instruirá, en cada caso y cuando así corresponda, la ejecución de las
garantías presentadas a favor de la entidad convocante…”

3. PROBLEMÁTICA

3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La universidad Pública de el Alto no cuenta con “Procedimientos para

realizar la ejecución de boletas de garantía de cumplimiento de contrato”, por
incumplimiento a deberes formales velando los intereses de la Universidad,
conforme a normativa vigente del Decreto Supremo N°0181 del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios y sus modificaciones.
METODO DE LOS SEIS PASOS

3.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

¿Diseño de procedimientos para realizar la ejecución de boletas de garantía de

cumplimiento de contrato en la Universidad Pública de El Alto (U.P.E.A.)?

3.3.DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La unidad de Bienes y Servicios dependiente de la Universidad Pública de El

Alto, es la encargada de realizar los procesos de contratación por las
diferentes modalidades de contratación y cuantías en base a los requerimientos
de la diferentes unidades solicitantes, en cumplimiento al ARTICULO 35.- del
D.S. N°0181, SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS,
sobre todo en aquellos procesos de contratación que superan las cuantias a
los Bs.200.000.- (Dos cientos mil Bolivianos 00/100), con el objetivo de
asegurar el cumplimiento ante el CONTRATO suscrito entre ambas partes,
entre la entidad convocante y como las empresas oferentes – adjudicadas;
siendo que esta garantia es parte fundamental entre los documentos
integrantes que forma parte del contrato administrativo y que son custodiadas
por la unidad administrativa es decir la Unidad de Tesoreria precautelando el
contenido del mismo.
Así mismo la Unidad de Bienes y Servicios a establecido una política de
exigirla garantía de cumplimiento de contrato en cuanto a su tipo de garantía
“Boletas De Garantía”, siendo que esta es emitida por cualquier entidad de
intermediación financiera bancaria regulada y autorizada por la Autoridad del
Sistema Financiero I. En cuanto a su contenido se debe verificar que la Boleta
de Garantía, debe expresar su carácter de revocable, irrevocable, de ejecución
inmediata y que esta debe estar girada a nombre de la Universidad y además
deberá ser su equivalente al siete por ciento 7% del monto del contrato
adjudicado. Asi mismo esta garantía deberá estar vigente desde la firma del
contrato hasta la recepción definitiva del bien, obra, servicio general o
servicio de consultoría y esta será devuelta una vez que cuente con la
formalidad de la recepción definitiva.
Situación por el cual se tomó en cuenta la base desde la gestión 2012, donde la
Unidad de Bienes y Servicios realizo una ejecución de procesos de
contratación conforme al siguiente detalle:
 CUADRO 2.- SITUACIÓN: EJECUCIÓN DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN
SUPERIORES A LOS BS. 200.000.- EN LA MODALIDAD ANPE EN LA UPEA
Variables Hallazgos de procesos de Administración Garantías que no cumplieron el marco
de análisis contratación por tipo de y custodiadas normativo
por modalidad de garantías
gestión Modalidad Modalidad (expresado en Total Garantías Total Perdida en
A.N.P.E. Licitación cantidades) por Garantías expresada
Publica incumplimiento ejecutadas en
Nacional contrato en su bolivianos
tiempo
Gestión 203 6 125 15 0 5.460.000.-
2012
Gestión 118 4 79 Ninguno Ninguno Ninguno
2013
Gestión 156 7 110 3 2 224.000.-
2014
Gestión 185 15 - - - -
2015
Fuente: Elaboración del Programa anual de contrataciones y publicado en el Sistema de
Contrataciones Estado (SICOES).

A los hallazgos encontrados, por las Garantías que no cumplieron el marco

normativo, misma que refleja la Perdida en la gestión 2012 es de bolivianos
5.460.000.-, sumamente significante para la institución por lo que hasta la
fecha no se puede recuperar el importe que se tenía por custodia de garantías
a nombre de la universidad, siendo esta problemática como pilar fundamental
por la falta de un Diseño de procedimientos para realizar la ejecución de
boletas de garantía de cumplimiento de contrato en beneficio de la
Universidad Pública de El Alto; mismo procedimiento involucrara a
diferentes unidades de la UPEA que van desde el Rectorado, Dirección de
Asesoría Jurídica, Dirección Administrativa Financiera, Unidad de Bienes y
Servicios y por último la Unidad de Tesorería y Crédito Público, en base al
organigrama estructural administrativa de la Unidad de Bienes y Servicios
basada en mecanismos de trabajo en tiempos oportunos y la responsabilidad
de cada uno de estos

3.4.ANALISIS DE LA CAUSA DEL PROBLEMA

Se ha identificado las causas, y el problema en base a la descripción

mencionada en el presente trabajo y sus efectos de perdida que es un importe
económico significante para la Universidad; mediante la utilización de
recolección de información primaria fue realizada por la entrevista
estructurada competente al personal administrativo, siendo este estudio es
exploratorio, presentando los siguientes resultados en el análisis de las causas del
problema:
 a) Causas
 Falta de conocimiento con relación con relación a la importancia del
manejo y uso de las garantías de cumplimiento de contrato.

 Ausencia de conocimiento en el procedimiento, de cómo se procede a la

ejecución de boletas de garantía de cumplimiento de contrato.

 El rol del personal administrativo y sus responsabilidades con relación a

las garantías de cumplimiento de contrato.

 Procedimiento poco claro sobre la administración y custodia de las

garantías entre las unidades involucradas.

 Las Unidades Solicitantes y las empresas ofertantes desconocen la

normativa vigente respecto a la contratación de bienes y servicios.

 Más del 98% de las unidades solicitantes, desconocen de la importancia de

las garantías de cumplimiento de contrato que corresponde a los procesos
de contratación.

b) Problemas
 La carencia de roles que deben desarrollar las unidades administrativas y la
falta de coordinación entre el personal administrativo en la ejecución de
garantías.

 Mismas que deberían ser realizados oportunamente, en los tiempos

óptimos y con los menores costos posibles.
c) Efectos
 No existe coordinación en la administración, manejo, custodia y ejecucion
de las garantías de cumplimiento de contrato.

 Los servidores públicos aluden desconocer el marco normativo dentro la

institución y prefieren no realizar ningún acta administrativo a la ausencia
del com see procede a la ejecución de garantías de cumplimiento de
contrato.

3.6. SOLUCIONES TENTATIVAS

 Determinar con claridad los procedimientos que deben realizar el personal

administrativo de la U.P.E.A.
 Determinar la información necesaria de la ejecucion de las boletas de
Garantías de cumplimiento de contrato con relacion a la ejecucion de cada
proceso de contratación que realiza la U.P.E.A..
 Determinar las funciones y/o responsabilidades que permitan desarrollar a las
Unidades Administrativas en una buena ejecución de boletas de garantía de
cumplimiento de contrato en marco de la eficiencia.
 Diseñar un sistema de procesos y procedimiento en la ejecución de boletas de
garantía de cumplimiento de contrato en la Universidad Pública de El Alto.
Para aquellos proveedores incumplidos en el acto contractual.
 Capacitación a los servidores públicos en un sistema de procesos y
procedimiento en la ejecución de boletas de garantía de cumplimiento de
contrato, atraves de un flujo grama para la entidad.

3.6. TOMA DE DECISIONES

Desde mi punto de vista el personal administrativo de la U.P.E.A., determinan

sus acciones en sustentar sus accionar mediante memorándum de instrucción,
instructivas Rectorales y/o administrativas, circulares Rectorales y/o
administrativas, reglamentos institucionales; por tanto, para encauzar las
posibles soluciones planteadas con relación al problema de la monografía se
propone lo siguiente:

 Elaborar una guía de procesos y procedimientos administrativos en la

ejecución de boletas de garantías de cumplimiento de contrato.

 Realizando un diseño de sistemas con base a que unidades

administrativas deben intervenir en base a la normativa vigente en
oportuna, pertinente, confiable para tomar decisiones y automatizar el
trabajo eficiente y eficazmente.

 Proponer un procedimiento orientativo para los participantes en el

proceso de contratación que les permita cumplir con las actuaciones
mínimas requeridas en el caso de incumplimiento de deberes formales
(CONTRATO)

3.7. PLAN DE ACCIÓN

Para la aplicación del método de los seis pasos, se presenta el siguiente

cuadro un plan de acción en base al cual se conducirá el desarrollo de la
monografía:
 CUADRO 4.- DIAGRAMA DE GANTT
Tiempo JUNIO JULIO
Acciones 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 13 14 17 20 21 22 23 24 27 28
Definición del tema
Planteamiento del
problema
Recopilación de
información
Análisis del caso en la
entidad
Análisis del caso en
otras entidades
Elaboración de
conclusiones
Elaboración de
propuestas
Presentación del
trabajo final
(en borrador)
Fuente: Elaboración propia.

4. OBJETIVOS

4.1.OBJETIVO GENERAL
Elaborar lineamientos generales e instrumentales prácticos para estructurar
los procesos de ejecución de boletas de garantías de cumplimiento de
contrato por incumplimiento a deberes formales, para lograr una mejora en
la gestión en el cumplimiento de la misión institucional.

4.2.OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Analizar el marco normativo y conceptual sobre la ejecución de
boletas de garantías de cumplimiento de contrato.
 Recopilar información sobre procesos de ejecución de boletas de
garantías de cumplimiento de contrato, en base a los antecedentes
de la gestión 2012
 Diseñar procedimientos o lineamientos aplicables en otras
entidades de Bolivia sobre cómo se tiene que realizar la ejecución
de boletas de garantías de cumplimiento de contrato.

5. JUSTIFICACION