“PRECISIONES Y VALIDACIONES PARA

EL CIERRE CONTABLE EJERCICIO 2011

Y EL SIAF SP”
CPCC Marlon Prieto Hormaza

a) Registros Administrativos en Estado Aprobados.

Se entiende como registro administrativo a todas las operaciones de ingresos

y egresos registrados en el módulo administrativo del SIAF SP, conocido
como expediente SIAF y que según la filosofía del mismo se le conoce como
el Registro Único. De manera que una operación de gastos por ejemplo es
registrada en un solo registro SIAF, desde la Orden de Compra y/o Servicio,
La Factura, El Comprobante de Pago y el cheque.

Cabe señalar que en las operaciones de ingresos se registran las fases del
Determinado y Recaudado y para la operaciones de gastos se registran las
ases del Compromiso, Devengado, Girado y Pagado. Todas las fases
mencionadas deben estar en situación de aprobado “A” a fin de se ser
contabilizadas sin ningún problema.

¿Cómo podemos saber si todas las operaciones se encuentran en situación de

aprobadas? Ingresando al modulo administrativo del SIAF SP en la ruta
siguiente: Reportes/SIAF/Formatos SIAF

b) Compromisos Pendientes de Devengar al 31 de Diciembre

La fase del devengado viene hace el reconocimiento del gasto publico de una
obligación previamente comprometida, en tal sentido para que un gasto sea
reconocido necesariamente tiene que estar registrada en el SIAF la fase del
Devengado, esto permite a las entidades publicas inclusive realizar la fase
del giro hasta el 31 de Enero del siguiente ejercicio. ¿Qué sucede si una
operación de gasto solo cuenta con la fase del compromiso y no tiene el
devengo? Lo recomendable es anular el compromiso y para ello verificamos
en el modulo administrativo del SIAF-SP en la siguiente ruta:
Reportes/Tesorería/Operaciones pendientes.
c) Ejecución Presupuestal VS. Marco Presupuestal

En el Sector Público todo gasto obedece a dos condiciones, la primera es que

dicho gasto este presupuestado y la segunda que se cuente con disponibilidad
financiera, en ese orden de ideas deducimos que todo gasto necesariamente
debe estar presupuestado. Para ello recurrimos al SIAF para saber que gastos
no cuentan con marco presupuestal, ingresamos al modulo de procesos
presupuestales a la ruta siguiente: Reportes/Ejecución
Presupuestal/Ejecución Anual Vs. Marco Presupuestal

d) Notas de Modificación Presupuestaria de Tipo “003-Creditos y

Anulaciones”

En el manejo de los recursos presupuestales constantemente se dan

modificaciones sin embargo las modificaciones presupuestales en el nivel
funcional programático pueden ser regularizadas dentro de los diez (10) días
calendarios siguientes de vencido el respectivo mes, mediante resolución del
Titular del pliego. Ello significa que una Entidad Publica puede realizar
muchas modificaciones presupuestales y ello no significa que deba existir
una Resolucion para cada modificación, sino que el Art 24 de la Directiva Nº
005-2010-EF/76.01 “Directiva Para la Ejecución Presupuestaria” menciona
que con una sola Resolución se puede regularizar todas las emitidas durante
un mes, siempre y cuando se trate de modificaciones en el nivel funcional
programático de tipo “003-creditosy anulaciones” ¿Como podemos saber
que notas modificatorias faltan ser regularizadas? Ingresando al modulo de
procesos presupuestales del SIAF SP en la ruta siguiente:
Registro/Regularización de Notas Modificatorias Aprobadas
e) Documentos Emitidos

Cuando la Oficina de Tesorería realiza la emisión de cheques se conoce

como la fase del “Girado”, Esta fase tiene incidencia en la contabilidad
patrimonial y en las cuentas de orden, cabe precisar que si el girado se
realizó de las fuentes de financiamiento administradas en las sub cuentas, la
fecha de la fase pagado llega en forma automática a través del SIAF SP, pero
los girados de la cuentas administradas en cuentas corrientes tales como el
rubro 08,09 etc. Necesariamente el Área de Tesorería tiene que ingresar las
fechas de entrega de los títulos valores, a fin de que el área contable pueda
contabilizar la fase del PAGADO, este mecanismo de trabajo se realiza en el
modulo administrativo del SIAF SP, ingresando a la siguiente ruta:
Registro/Documentos Emitidos.

f) Contabilización de Registros

El Área de Contabilidad a fin de presentar información consistente debe

asegurarse de contabilizar todos los registros de ingresos y gastos, esto
incluye la contabilización de la fase pagado y de los compromisos anuales,
en tal sentido para verificar cuales son los registros no contabilizados
ingresamos al modulo contable del SIAF SP, ingresando a la siguiente ruta:
Registro/Contabiliza

g) Notas de Contabilidad

Las Notas de Contabilidad son documentos exclusivos del Área de

Contabilidad, sirven para registrar las operaciones complementarias tales
como: Las depreciaciones del mes, las amortizaciones, las provisiones, las
salidas de los almacenes controlados a través de PECOSAS, La
incorporación de saldos de balance, las nuevas transferencias presupuestales,
asientos de cierre patrimonial, presupuestal y de cuentas de orden etc. Para
verificar las notas contables, ingresamos al modulo contable del SIAF SP, a
la ruta siguiente: Registro/Notas de Contabilidad.
 h) Registro de las Metas Físicas

Es recomendable que la oficina de presupuesto o a la que haga las veces

coordine con todas las demás áreas a fin de saber el avance físico real de
cada actividad y/o proyecto, debiendo ser coherente con los montos
ejecutados, el registro adecuado del avance físico de las metas
presupuestales nos sirve para la obtención automática de los reportes PI
(Proyectos de Inversión) y GS (Gasto Social), para el caso de la obras
ejecutadas, la oficina de proyectos e inversiones debe alcanzar un informe
detallado sobre el avance físico de las obras, para dicho registro ingresamos
al modulo de procesos presupuestales del SIAF WEB.

1. Validación De los Estados Presupuestales

En Contabilidad lo que importa no son los números, sino lo que los números te dicen, dicho
de otra manera, no sólo es importante cumplir con presentar la información financiera y
presupuestal a los organismos correspondientes en las fechas señaladas, sino que dicha
información sea de calidad, que establezcan la existencia real de bienes, derechos y
obligaciones que afecten el patrimonio público y que demuestren el adecuado uso de los
recursos presupuestales, a continuación presentaremos las validaciones contables de los
Estados Presupuestales:

a) EP1- Estado de Ingresos y Gastos

El EP-1 constituye uno de los Estados Presupuestales más importantes de la

información presupuestal ya que refleja la ejecución real de los ingresos y
gastos, para los ingresos este estado recoge la información registrada en la
fase del recaudado y para los gastos considera la totalidad de los registros
devengados. A continuación mostraremos las validaciones contables, La
suma total de la columna de ingresos del EP-1 debe ser igual a la suma del
monto deudor de la cuenta 8501 Ejecución de ingresos mas el monto que
corresponde a los Recursos Ordinarios y la suma total de la columna de
gastos del EP-1 debe ser igual a la suma del saldo acreedor de la cuenta
8601 Ejecución del gasto
 Cuenta 8501+ RO Cuenta 8601

b) PP1 – Programación del Presupuesto de Ingresos

El PP-1 refleja el comportamiento del presupuesto institucional, es decir

considera el PIA (Presupuesto Institucional de Apertura) y las
modificaciones en el nivel institucional tales como los créditos
suplementarios y las transferencias de partidas, la validación de este estado
presupuestal debe ser igual a la suma de las siguientes cuentas contables:
8201 Presupuesto de Ingresos, mas la cuenta 8501 Ejecución de Ingresos y el
monto que corresponde a los recursos ordinarios solo referencial para efectos
de cuadre.

Cuenta 8201 + Cuenta 8501 + Rubro 00

c) PP2 – Programación Del Presupuesto de Gastos

El PP-2 refleja el comportamiento del presupuesto institucional de gastos, es

decir considera el PIA (Presupuesto Institucional de Apertura) y las
modificaciones en el nivel institucional tales como los créditos
suplementarios y las transferencias de partidas, las anulaciones y créditos, la
validación de este estado presupuestal debe ser igual a la suma de los saldos
acreedores de la cuentas contables: 8301 Presupuesto de Gastos, 8401
Asignaciones Comprometidas y 8601 Ejecución de Gastos.

Cuenta 8301 + Cuenta 8401 + Cuenta 8601

Saldos Acreedores

Sa