¿CÓMO SE FORMULA EL REQUERIMIENTO?

El requerimiento es la solicitud formulada para contratar un bien, servicio u obra que

satisfaga las necesidades de una Entidad. La formulación del requerimiento da inicio
al proceso de contratación y determina, en gran medida, el éxito del mismo.

1. ¿QUÉ COMPRENDE EL REQUERIMIENTO?

El requerimiento debe contener las Especificaciones Técnicas en el caso de bienes,

Términos de Referencia en el caso de servicios o Expediente Técnico en el caso de
obras; además, debe incluir los requisitos de calificación que correspondan según el
objeto de la contratación.

1.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, TÉRMINOS DE REFERENCIA O

EXPEDIENTE TÉCNICO

Consiste en la descripción objetiva y precisa de:

 Las características del bien, servicio y obra a requerir (dimensiones, material,

composición, entre otros).

 Los requisitos funcionales relevantes para cumplir con la finalidad pública

(resistencia de materiales, potencia, temperatura, humedad relativa, entre
otros, de ser el caso).

 Las condiciones en las que debe ejecutarse la contratación (lugar, plazo,

penalidades, forma de pago, obligaciones, entre otros).

Debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos, normas

metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto de la
contratación con carácter obligatorio.

Además puede incluir disposiciones previstas en normas técnicas de carácter

voluntario, siempre que (i) sirvan para asegurar el cumplimiento de los requisitos
funcionales o técnicos, (ii) se verifique que existe en el mercado algún organismo que
pueda acreditar el cumplimiento de dicha norma técnica y (iii) no contravengan las
normas de carácter obligatorio.

Recuerda que:

No se debe hacer referencia a fabricación o procedencia, procedimiento de

fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni
descripción que oriente la contratación hacia ellos, salvo que la Entidad haya aprobado
una estandarización, conforme a la Directiva N° 004-2016-OSCE/CD1
1.2 Requisitos de calificación

Buscan determinar que los postores cuentan con las capacidades necesarias para
ejecutar el contrato y deben ser acreditadas documentalmente. Se agrupan en tres
rubros (capacidad legal, capacidad técnica y profesional, experiencia del postor). Los
requisitos de calificación se extraen de las especificaciones técnicas, términos de
referencia o expediente técnico, salvo la representación legal y experiencia del postor,
los cuales se consignen directamente como requisitos de calificación.

A la fecha, las Bases Estándar prevén los requisitos de calificación detallados en el

Anexo N° 1 de esta Guía.

Recuerda que:

La Entidad no puede imponer requisitos de calificación distintos a los señalados en

las Bases Estándar aprobadas por OSCE.

2. ¿QUIÉN FORMULA EL REQUERIMIENTO?

El área usuaria es responsable de la adecuada formulación del requerimiento,

debiendo asegurar la calidad técnica y reducir la necesidad de su reformulación por
errores o deficiencias técnicas que repercutan en el proceso de contratación.

En el caso de obras, la elaboración del expediente técnico está a cargo de la

dependencia de la Entidad que, según las normas de organización interna, tiene
asignada dicha función o del consultor de obra contratado para el efecto.

Dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada

contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos
formulados por otras dependencias, que colabora y participa en la planificación
de las contrataciones, y realiza la verificación técnica de las contrataciones
efectuadas a su requerimiento, previas a su conformidad.

Recuerda que:

Las especificaciones técnicas, los términos de referencia así como los requisitos de
calificación pueden ser formulados por el órgano encargado de las contrataciones, a
solicitud del área usuaria, cuando por la naturaleza del objeto de la contratación dicho
órgano tenga conocimiento para ello, debiendo tal formulación ser aprobada por el área
usuaria.

3. ¿CUÁNDO SE FORMULA EL REQUERIMIENTO?

Durante el primer trimestre del año, el órgano encargado de las contrataciones

requerirá a las áreas usuarias, la remisión de los requerimientos a ser contratados en
el año fiscal siguiente.

Puede utilizarse la estructura recomendada incluida como Anexos 2 y 3 de esta Guía.

4. ¿Qué criterios generales deben guiar la formulación del requerimiento?

4.1 Finalidad pública

Los requerimientos deben estar orientadas a satisfacer fines de interés público, que
se reflejan en las actividades previstas en el Plan Operativo Institucional de la Entidad,
así como las acciones y objetivos estratégicos del Plan Estratégico Institucional – PEI.
Por ejemplo:

Plan Estratégico Institucional - Objetivo Estratégico

Reducir la desnutrición crónica en niños de 0 a 3 años

Plan Estratégico Institucional - Acción Estratégica

Niños < 36 meses con vacuna completa

Plan Operativo Institucional - Actividad

Vacunar a niños < 36 meses

Cuadro de Necesidades
Vacunas

Requerimiento
EETT y Requisitos de Calificación para la contratación de vacunas

4.2 OBJETIVIDAD

El requerimiento debe formularse de forma objetiva y precisa, proporcionando acceso

en condiciones de igualdad al proceso de contratación y no tienen por efecto la
creación de obstáculos que perjudiquen la competencia del mercado.

4.3 RAZONABILIDAD

El requerimiento debe sujetarse a criterios razonables y congruentes, debiéndose

evitar incluir exigencias y formalidades costosas, innecesarias, incongruentes o
desproporcionadas así como adoptar prácticas que limiten o afecten la libre
competencia de proveedores.

4.4 OPORTUNIDAD

Debe asegurarse la oportuna satisfacción de la necesidad de la Entidad, teniendo en

cuenta los plazos para gestionar la contratación desde la formulación del
requerimiento hasta el perfeccionamiento del contrato, en condiciones normales, de
acuerdo al tipo de procedimiento.
Recuerda que:

Es importante verificar si la prestación requerida ha sido contratada anteriormente por

la propia Entidad o por otra. Así, revisando los antecedentes que obran en la Entidad
o a través del SEACE se puede obtener información relevante para definir el
requerimiento, tales como las características y condiciones de contratación,
información sobre el mercado y los proveedores, entre otros.

5. ¿SE PUEDE MODIFICAR EL REQUERIMIENTO?

El requerimiento puede ser modificado con el estudio de mercado durante los actos
preparatorios con aprobación del área usuaria.

Asimismo, durante el procedimiento de selección, con ocasión de consultas y

observaciones, siempre que el área usuaria haya autorizado su modificación, y cuente
con la aprobación de la dependencia que aprobó el expediente de contratación.
 ANEXO N° 01
REQUISITOS DE CALIFICACIÓN PREVISTOS EN LAS BASES ESTÁNDAR:
LICITACIÓN PÚBLICA, CONCURSO PÚBLICO Y ADJUDICACIÓN SIMPLIFICADA

SERVICI CONSULT CONSULT OBR

BIENES
REQUISITOS DE OS EN ORÍA EN ORÍA DE Licitación AS Adjudicación
CALIFICACIÓN Obliga Facult ObligaGENE GENE
Facult Obligat OBR Pública Simplificada
RAL RALFacult Obliga
ASFacult Obliga Facult Obligat Faculta
tor ativo torio ativo orio ativo torio ativo torio ativo orio tivo
Capacid

Representation Sí Sí Sí Sí S Sí
Leg
ad

al

í
De De De De
Habilitación ser ser ser ser No
el el el el aplica
Equipamiento casNo aplica cas Sí cas Sí cas Sí S Sí
o o o o
Profecional
Capacidad

Estratégico í
Técnica y

Infraestructura No aplica Sí No aplica No aplica No aplica No aplica

Estratégica
Calificaciones del
personal o plantel No aplica Sí Sí Sí S Sí
profesional clave í
Experiencia del Sí Sí Sí Sí S Sí
personal o plantel 2 í
profesional
Facturaciónclave Sí Sí No aplica No aplica No aplica No aplica
VALORACION DEL

Tiempo de No aplica No aplica No aplica Sí No aplica No aplica

experiencia
Experiencia en la No aplica No aplica No aplica Sí No aplica No aplica
actividad
Experiencia
POSTOR

en la No aplica No aplica Sí Sí No aplica No aplica

especialidad
Experiencia en
obras en general No aplica No aplica No aplica No aplica S Sí
í
Experiencia en
obras similares No aplica No aplica No aplica No aplica S Sí
í

2 En caso que el objeto de la convocatoria sea la adquisición de bienes bajo la modalidad de ejecución llave en mano, cuando se
requiera personal para la instalación y puesta en funcionamiento.

5
 Anexo N° 02

ESTRUCTURA RECOMENDADA DEL REQUERIMIENTO DE BIENES

REQUERIMIENTO N°
…-2017-…

I.
Especificaciones
Técnicas

1. Denominación de la
contratación

2. Finalidad pública

3. Antecedentes

4. Objetivos de la
contratación

5. Características y condiciones de los bienes a contratar

5.1 Descripción y cantidad de los bienes
5.2 Características técnicas
5.3 Requisitos según leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas
y/o sanitarias,
reglamentos y demás normas
5.4 Impacto ambiental
5.5 Condiciones de operación
5.6 Embalaje y rotulado
5.6.1 Embalaje
5.6.2 Rotulado
5.7 Modalidad de ejecución
5.8 Transporte
5.9 Seguros
5.10 Garantía comercial
5.11 Disponibilidad de servicios y repuestos
5.12 Prestaciones accesorias a la prestación principal
5.12.1 Mantenimiento preventivo
5.12.2 Soporte técnico
5.12.3 Capacitación y/o entrenamiento
5.13 Lugar y plazo de ejecución de la prestación
5.13.1 Lugar
5.13.2 Plazo

6. Requisitos y recursos del

proveedor
6.1 Requisitos del proveedor
6.2 Recursos a ser provistos por el proveedor

7. Otras consideraciones para la ejecución de la prestación

7.1 Otras obligaciones
7.1.1 Otras obligaciones del contratista
7.1.2 Otras obligaciones de la Entidad
7.2 Adelantos
7.3 Subcontratación
7.4 Confidencialidad
 Anexo N° 02

7.5 Medidas de control durante la ejecución contractual

7.6 Conformidad de los bienes
7.6.1 Área que recepcionará y brindará la conformidad
7.6.2 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes
7.6.3 Pruebas de puesta en funcionamiento para la conformidad de los
bienes
7.7 Forma de pago
7.8 Fórmula de reajuste
7.9 Otras penalidades aplicables
7.10 Responsabilidad por vicios ocultos

II. Requisitos de
Calificación

Conforme al Anexo N° 1 de la presente Guía, según corresponda al objeto de la

contratación.

Anexo N° 03

Estructura recomendada del requerimiento de Servicios

REQUERIMIENTO N°… -2017-…

I. Términos de Referencia

1. Denominación de la contratación

2. Finalidad pública

3. Antecedentes

4. Objetivos de la contratación

5. Características y condiciones del servicio a contratar

5.1 Descripción y cantidad del servicio a contratar
5.2 Actividades
5.3 Procedimiento
5.4 Plan de trabajo
5.5 Requisitos según leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o
sanitarias, reglamentos y demás normas
5.6 Impacto ambiental
5.7 Seguros
5.8 Prestaciones accesorias a la prestación principal
5.8.1 Mantenimiento preventivo
5.8.2 Soporte técnico
5.8.3 Capacitación y/o entrenamiento
5.9 Lugar y plazo de prestación del servicio
5.9.1 Lugar
5.9.2 Plazo
 Anexo N° 02

5.10 Resultados esperados

6. Requisitos y recursos del proveedor

6.1 Requisitos del proveedor
6.2 Recursos a ser provistos por el proveedor
6.2.1 Equipamiento
A. Equipamiento estratégico
B. Otro equipamiento
6.2.2 Infraestructura estratégica (solo servicios en general)
6.2.3 Personal
A. Personal clave a. Personal 1
i. Actividades ii. Perfil
b. Personal 2
i. Actividades
ii. Perfil
B. Otro personal

7. Otras consideraciones para la ejecución de la prestación

7.1 Otras obligaciones
7.1.1 Otras obligaciones del contratista
7.1.2 Recursos y facilidades a ser provistos por la Entidad
7.1.3 Otras obligaciones de la Entidad
7.2 Adelantos
7.3 Subcontratación
7.4 Confidencialidad
7.5 Propiedad intelectual
7.6 Medidas de control durante la ejecución contractual
7.7 Conformidad de la prestación

7.8 Forma de pago

7.9 Fórmula de reajuste
7.10 Otras penalidades aplicables
7.11 Responsabilidad por vicios ocultos

II. Requisitos de Calificación

Conforme al Anexo N° 1 de la presente Guía, según corresponda al objeto de la

contratación.
 ¿Qué es el Plan Anual de Contrataciones (PAC)?
Es aquel documento de gestión que contiene todas las compras que realizará la entidad durante
el periodo de un año. Incluye tanto las que se encuentran bajo el ámbito de aplicación de la Ley
como las que no. El PAC además debe estar vinculado con el Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA) y el Plan Operativo Institucional (POI).
Pero, vale preguntarnos, ¿Qué son estos documentos?

1. El Presupuesto institucional de Apertura (PIA). Es aquel que contiene el presupuesto

inicial de la entidad pública aprobado por el titular de la misma. El PIA es elaborado por la
oficina de planeamiento y presupuesto para el periodo de un año sobre la base de las de
los fines, objetivos y metas presupuestarias previstas y en concordancia con el Plan
Operativo Institucional (POI).

1. El Plan Operativo Institucional (POI). Es el documento en que se programan las

distintas actividades que llevará a cabo la entidad para cumplir con los objetivos
estratégicos previstos en el Plan Estratégico Institucional (PEI).

El contenido del Plan Anual de Contrataciones (PAC)

El Plan Anual de Contrataciones contiene todas las compras públicas que se encuentran
previstas por el PIA, tanto las que se encuentran sujetas a la ley como las que no.
Además de ello debe incluir lo siguiente:

 Todos los procedimientos de selección que se convocarán durante el correspondiente

ejercicio incluyendo el detalle de los ITEMS.
 Los procedimientos de selección que serán realizados por otras entidades, sea mediante
el desarrollo de las compras corporativas o el encargo de los procedimientos de selección.
 Los procedimientos de selección que no fueron convocados el año fiscal anterior.
 Los procedimientos de selección declarados desiertos siempre y cuando persista la
necesidad declarada por el área usuaria, y se cuente con el presupuesto respectivo.
 Los procedimientos de selección que durante el año fiscal anterior hayan sido declarados
nulos de oficio, por defectos o vicios en los actos preparatorios, cuya necesidad persiste
conforme a lo manifestado por el área usuaria, y se cuente con el presupuesto respectivo.
 Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos
de una organización internacional, Estados o entidades cooperantes siempre que se
deriven de operaciones de endeudamiento externo y/o donaciones ligadas a esas
operaciones.
 La contratación de servicios públicos, siempre que no exista la posibilidad de contratar
con más de un proveedor.
 Los convenios de colaboración u otra naturaleza análoga suscrito entre entidades (Art 5,
inciso c, Ley 30 225)
 Las contrataciones realizadas de acuerdo con las exigencias y procedimientos específicos
de una organización internacional, Estados o entidades cooperantes (art 5 , inciso d, Ley
30225)
 Las contrataciones con otro Estado (art 5 , inciso e , Ley 30 225)

 Las contrataciones realizadas con proveedores no domiciliados en el país cuando se

sustente la imposibilidad de realizar la contratación a través de los métodos de
contratación de la presente ley.
  Las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catalogo Electrónico de Acuerdo
Marco, salvo que el monto sea menor a 8 UIT.

 Las contrataciones que se sujeten a regímenes especiales creados de acuerdo a ley.

La formulación del Plan Anual de Contratación (PAC) en 8 pasos.

Como anotamos en las líneas introductorias, la nueva Ley ha implementado una nueva forma de
elaboración del PAC, las cuales pueden ser resumidas en los siguientes pasos:

1. El área usuaria presenta sus necesidades al Órgano Encargado de las

Contrataciones (OEC). El área usuaria debe presentar sus requerimientos de bienes,
servicios, consultorías y ejecución de obras, mediante el Cuadro de Necesidades, sobre
la base de las actividades previstas en el POI. Estos requerimientos deben ser elaborados
a partir del primer semestre del año otorgando un plazo máximo que coincida con el inicio
de las actividades a ejecutar durante las fases de programación y formulación
presupuestaria.

El cuadro de necesidades debe contener:

 Las especificaciones técnicas. Son aquellas características técnicas y/o requisitos

funcionales que debe tener el bien que será contratado.
 Términos de referencia. También son las características y/o requisitos funcionales pero
de los servicios, consultorías y obras en GENERAL.
 Descripción general de los proyectos. Para los casos de ejecución de obras.

2. Se elabora el Cuadro Consolidado de Necesidades. El órgano encargado de las

contrataciones en coordinación con el área usuaria debe consolidar y valorizar los
requerimientos de las diferentes áreas usuarias de la Entidad mediante la elaboración de
un documento denominado Cuadro Consolidado de Necesidades (CCN)

3. El Cuadro Consolidado de Necesidades se incluye en el Proyecto de Presupuesto

Institucional (PPI). Una vez elaborado el CCN, el órgano encargado de las
contrataciones debe remitirlo a la oficina de presupuesto para su priorización e inclusión
en el PPI.

4. Las áreas usuarias reajustan sus necesidades en base al PPI. Respetando las
prioridades y montos definidos por la oficina de presupuesto, las unidades usuarias
deberán efectuar los ajustes necesarios a los requerimientos previstos en el Cuadro
Consolidado de Necesidades, remitiéndolos al OEC para que, sobre esa base, se formule
el proyecto del PAC.

5. Se elabora el proyecto de Plan Anual de Contrataciones (PAC). El OEC junto el área

usuaria de donde proviene el requerimiento debe determinar mediante indagaciones del
 mercado, el valor estimado de bienes, servicios y consultorías en general, así como, el
costo programado, en el caso de consultoría de obras y ejecución de obras. Para dicho
efecto debe considerar la información que se utilizó para valorizar los requerimientos en
el Cuadro Consolidado de Necesidades.Sobre la base del objeto principal de la
contratación y el valor estimado, el OEC debe definir, también, los procedimientos de
selección.

6. Se ajusta el PAC con el Presupuesto institucional de apertura (PIA). Una vez

aprobado el PIA, el OEC en coordinación con las áreas usuarias, ajusta el proyecto de
PAC, sujetándolo a los montos de los créditos presupuestarios aprobados. En caso de
que se haya asignado un presupuesto menor al previsto en el proyecto de presupuesto,
se deberá determinar los procedimientos de selección a ejecutar con cargo a los recursos
asignados, según la prioridad de las metas presupuestarias.

7. Se aprueba el Proyecto de Plan Anual de Contrataciones. Una vez articulado con el

PIA, el PAC debe ser aprobado por el titular de la entidad, o por el funcionario a quien se
haya delegado esa facultad. Todo ello en un plazo máximo de 15 días hábiles siguientes
a la aprobación del PIA.

8. Se registra y publica el Plan Anual de Contrataciones (PAC). Una vez aprobado, el

PAC debe ser registrado en el SEACE por medio de los usuarios debidamente
autorizados. El Órgano Encargado de la Contratación es quien debe garantizar el
cumplimiento de esta tarea. La publicación del PAC debe ser realizada en un plazo no
mayor de 5 día hábiles.

Para culminar con este apartado, cabe mencionar que el PAC se formula de acuerdo con el
formato que se encuentra publicado en el portal web del SEACE.
Los diplomados en Contrataciones del Estado de INCISPP: Aprende todo sobre la
elaboración del PAC.