MATRIZ DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS

LOGÍSTICOS

YOHEMIS YULIETH CABALLERO VARGAS

Instructor etapa lectiva: Daniel Guillermo Jaramillo Ayala

Actividad de aprendizaje 24: Estructurar el sistema de medición, control y mejora

de los procesos logísticos.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO REGIONAL TOLIMA
TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA
MODALIDAD VIRTUAL 2018

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 CONTENIDO
introduccion ...................................................................................................... 3

informacion proceso de aprovisionamiento....................................................... 4

informacion proceso de produccion .................................................................. 5

informacion proceso de distribucion ................................................................. 6

Tipos de informacion......................................................................................... 8

Tiempo de utilidad de la informacion ................................................................ 9

Fortalezas y amenazas ................................................................................. 110

Debilidades y oportunidades......................................................................... 111

Debilidades y amenazas ................................................................................. 12

Matriz DOFA ................................................................................................. 113

Conclusiones .................................................................................................. 17

2
 INTRODUCCIÓN

La matriz DOFA es un método de planificación que permite tener

los enfoques claros de cuáles son los aspectos buenos y malos de una compañía o
negocio, la matriz DOFA permite buscar soluciones para sus aspectos negativos,
logrando así la mejoría progresiva de la compañía, cumpliendo
su misión acercándose más y más a la visión planteada. También es utilizada como
herramienta de control cuando la compañía lleva tiempo en funcionamiento y
presenta algunas fallas que no se han identificado con claridad, siendo la clave del
éxito para cualquier empresa.

La matriz nos enseña las debilidades las cuales se refiere a los aspectos internos
que de alguna u otra manera no permitan el crecimiento empresarial o que frenan
el cumplimiento de los objetivos planteados. Oportunidades nos indica los
acontecimientos o características externas al negocio que puedan ser utilizadas a
favor del empresario para garantizar el crecimiento de su empresa. Fortalezas son
las características internas del negocio que permitan impulsar al mismo
y poder cumplir las metas programadas y por último, amenazas que son los
sucesos externos del negocio las cuales son más complejas para controlar y en los
que se debe hacer mayor análisis por los colaboradores de la compañía analizada.

Una fuente de información no se limita a publicaciones de texto solamente, sino que

son mucho más amplias las posibilidades de obtener búsquedas, aquí conoceremos
el tipo de información que manejan los diferentes procesos logísticos

El software SAP permite a las empresas de todos los tamaños realizar plenamente
sus labores y alcanzar su máximo potencial.

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 INFORMACION EN EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO
Gestión de inventarios: Compras: Control al proceso de aprovisionamiento:
· Reducir al mínimo posibles niveles de existencia · Solicitud del pedido · Planificar e implementar
seguimiento
· Asegurar la disponibilidad de inventario · Búsqueda proveedores · Análisis y mejora de la gestión
logística
Estrategias de compra: · Generación orden de compra · Mejora continua de su eficacia y
eficiencia
· Conocimiento del mercado Recepción: Ajuste de objetivos:
· Implementación evaluación y control · Revisión de Calidad y Cantidad · Análisis del rendimiento del sistema
· Estrategias de búsqueda de proveedores · Entrada y mercancía al almacén · Auditoria de procesos
· Mejorar procesos justo a tiempo · Contabilización y pago de factura Análisis datos medios
· Desarrollo de negociaciones gana/gana Almacenaje: · Indicadores de procesos
· Manejo adecuado de promociones · Recepción de Materia prima · Medición de cumplimiento de los
requisitos
específicos
· Aseguramiento de la calidad · Almacenamiento
· Optimización de inventarios · Reserva de materia prima por
producción
Gestión de Calidad: · Salida de materia prima a producción
· Definición seguimiento y medición objetivos · Entrada del producto a procesos
· Desarrollo de un plan de formación · Salida del producto en proceso
· Planificación de estudios para conocer la satisfacción de · Entrada del producto terminado
los
clientes
· Periodos de seguimiento de indicadores (medición de · Salida de mercancía para la venta
procesos)
· Planificación del seguimiento y medición del Producto · Devoluciones de clientes
(inspecciones)
· Planificación de las acciones correctivas y preventivas · Inicio del proceso desde la requisición
de materia prima

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 INFORMACIÓN EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN
· Selección producto en proceso Recepción de Materias Primas:
- Establecimiento de volumen de Producción - Certificación de la Calidad de las
Mercancías
- Coste de calidad bienes y servicios - Producción producto en proceso
- Evaluación procesos tecnológicos - Producto en proceso Almacén
- Condiciones de entrega establecidas - Medición de Calidad
- Capacidad de los procesos tanto como lo comprometido Producción Producto en Proceso:
Como el disponible - Salida a Almacén
- Condiciones controladas en la producción - Entrada de Almacén
- Continuación producto en proceso
- Medición de Calidad
Producción Producto Terminado:
- Proceso de Empacado
- Salida de Almacén
- Retroalimentación del proceso de
producción
- Medición de Calidad
Control al Proceso de Producción:
- Planificar e implementar seguimiento
- Análisis y mejora de la gestión logística
- Mejora continua de su eficacia y
eficiencia
Ajuste de objetivos:
- Análisis del rendimiento del sistema
- Auditoria de procesos
Análisis datos medios
- Indicadores de procesos
- Medición de cumplimiento de los
requisitos específicos

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 INFORMACIÓN EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN

Determinación del Canal de Distribución: Entrada de Almacén Control al Proceso de Distribución:

- Elegir el medio de transporte en el cual se distribuirá El producto - Embarque Mercancía - Planificar e implementar seguimiento
terminado ya sea (ferrocarril, Marítimo, Fluvial o Carretera)
Determinación de los puntos de Venta: - Mayorista - Análisis y mejora de la gestión logística
- Elegir los puntos o nodos destinos a los cuales se atenderán - Detallista - Mejora continua de su eficacia y eficiencia
dentro de la ruta de transporte
Determinación Normas de Calidad: - Consumidor Final Ajuste de objetivos:
- Vehículos acordes a Normas de Tránsito y Capacidad de - Devolución del Consumidor - Análisis del rendimiento del sistema
almacenamiento de estos
- Certificados de Calidad y manejado adecuado del producto que - Retroalimentación Efectividad - Auditoria de procesos
se está llevando Distribución
- Personal acorde para la distribución y con toda documentación Análisis datos medios
completa
- Indicadores de procesos
- Medición de cumplimiento de los requisitos
específicos

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Tipos de información

Información pública, calificada como tal según los mandatos de la ley o de la

Constitución, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la
misma sea información general, privada o personal. Información que puede
solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer
requisito alguno.

La información privada, será aquella que por referirse sobre información personal o
no, y que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida
por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de
las recetas de la compañía o de la información extraída a partir de un proceso.

La información reservada en el contexto de una sociedad de la información y el

conocimiento, en el ejercicio de la función pública se convierte en un reto
permanente el adecuado tratamiento de la información, particularmente aquella
calificada y establecida por la Constitución y la ley como reservada.

Proceso Tipo de información

aprovisionamiento Publica
Producción Privada
Distribución Publica

Software

Desde sus inicios, es un programa para aplicaciones de negocios. "SAP AG" es la

empresa multinacional alemana creadora de lo que hoy todo el mundo conoce como
SAP. Ellos son los responsables de todo lo que hoy el mundo realiza con este
potente programa, y de todas las metodologías y "buenas prácticas" que han ido
desarrollando y el mundo ha ido aplicando a lo largo de los años SAP es un sistema
informático, sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan

7
y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encargar (de acuerdo con la
configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos
información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma
tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados.

Responsable

Todos los actores de la cadena, para el manejo y configuración de todos los

procesos en productos UPROLAC, existe un departamento creado para el manejo
de esta aplicación.

Tiempo de utilidad de la información

Podremos ver como las Tecnologías de Información han venido a ocupar un parte
fundamental en cualquier compañía que pretenda destacarse en los mercados tan
competidos actualmente. Para ello es necesario implementar las Tecnologías de
Información no sólo en los procesos de producción o distribución sino en todas las
actividades de la empresa. Esta es la razón por la que la compañía decidió
implementar el sistema integrado SAP que nos permite manejar información en
tiempo real, permitiendo conocer todos los procesos de manera exacta y en el
momento que sea necesario.

Interrelación de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.

Fortalezas y oportunidades.
Realizar el proceso de diversificación de negocios para abrir nuevos
mercados potenciales.
Somos una empresa dedicada a la producción de productos derivados de la leche,
cuya naturaleza será siempre comercial, independientemente de las actividades
previstas en su objeto social.
El objeto social de UPROLAC LACTEOS se centra en la investigación, desarrollo y
comercialización de productos lácteos en Colombia. Su sede principal se encuentra
en la ciudad de Montería Córdoba.

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Realizar constante procesos de innovación para obtener negocios nacionales.
Este es uno de nuestros puntos más fuertes nos caracterizamos por innovación en
productos y procesos de estos, tales como los lácteos, continuaremos avanzando y
generando soluciones de abastecimiento que proporciona la mutua dependencia y
el valor superior percibido por nuestros clientes.

Obtener un portafolio relevante de sus productos de alta calidad por medio de

la certificación ISO.
UPROLAC LACTEOS cuenta con políticas ambientales que son aplicadas a todas
las actuaciones del personal de la compañía, así garantiza que sus trabajos se
realice de forma responsable, nos preparamos para obtener una buena auditoria
primero interna, en cual vamos a revisar en qué áreas están fallando y en qué
proceso, ser reforzadas en el menor tiempo posible, para obtener una auditoria
externa excelente, nuestros productos están respaldados no solo por un sistema de
gestión de calidad, sino también por un sistema de control ambiental. De igual forma
nuestra compañía aplica todos los procesos de las Buenas Prácticas de
Manufactura.

Fortalezas y amenazas

Crecimiento en el área operativa para realizar ofertas de productos a nivel

local.

Con los sistemas y tecnologías que se están utilizando actualmente va avanzando

muy rápido, el propósito es tener constantemente actualizados cada una de las
maquinarias que tenemos en nuestra planta y realizándole su adecuado
mantenimiento.
Por esto queremos que el área operativa obtenga buena maquinaria para el trabajo
sea más rápido y eficiente, logrando elaborar los productos a un menor tiempo, de
calidad y buen precio, siendo ofrecido a nuestros cliente y distribuidores a nivel
nacional.
9
Realizar sensibilización dentro de la comunidad sobre el uso de los recursos
naturales.
Como ya es bien sabido; las empresas del sector privado han entrado a jugar un
papel importante en la comunidad, pues a través de nuestras obras logramos
sensibilizar a la comunidad sobre cuidado del medio ambiente y el agua, por tal
razón nuestra compañía continua con la promoción de programas a las
comunidades más cercanas fortaleciendo nuestros lazos.

Desarrollar un buen sistema, para obtener una transformación de la materia

prima a un buen precio.
Cada día avanzamos en cuestión de equipos para trasformación de nuestra materia
prima logrando minimizar costos y manos de obra para una mejor producción y
servicio a nuestros clientes.

Altos costos en la exportación.

Los precios de exportación son bastantes elevados ya que nos toca mirar costos de
producción, costos de distribución y comercialización en general del producto, de
tal manera que buscamos con nuestros proveedores y aliados nos brinden sus
insumos a buen precio y de alta calidad para poder cumplir a nuestros clientes en
los tiempos acordados.

10
Debilidades y oportunidades

Minimizar el costo de las materias primas con los proveedores actuales.

Se realizarán reuniones con cada uno de los proveedores principales para planearle
cuales son nuestros objetivos con nuestros productos más fuertes.
Lo que queremos es poder llegar a un acuerdo con nuestros proveedores, logrando
obtener descuentos, condiciones de pago y buena calidad en los productos que nos
proveen cada uno de ellos.

Obtener el posicionamiento de nuestros productos en los mercados

potenciales.
Con el posicionamiento que tenemos en el país y con ayuda de estos lograremos
que nuestros productos sean reconocidos y consumidos en otras comunidades.
Nuestros nuevos clientes se contactarán con nosotros y se realizarán negocios y
nuevas innovaciones para mantenernos en un posicionamiento excelente.

Abrir un nuevo portafolio de productos para generar nuevos negocios.

Realizar nuevos estudios del mercado donde nos podremos dar cuenta de los
productos que generan mayor demanda en nuestra población, procuraremos iniciar
y seguir innovando en nuestros productos que capten la atención de nuestros
clientes y de esta manera seguir expandiendo como compañía.
Antes de todos estos procesos mencionados anteriormente continuaremos con
estudios de los sobre costos que estos nos generan para mayor rentabilidad de
este.
Debilidades y amenazas
Realizar negociaciones y descuentos con los proveedores para crecer y
ofertar a nivel local buenos precios.
Como se mencionaban en casos anteriores la relación con nuestros proveedores
es muy estrecha, mantenemos en constante comunicación para mejoramiento de

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 sus servicios, está claro la oferta de otros proveedores queriendo entrar en nuestra
compañía, de igual manera le daremos a conocer a nuestros proveedores que
tenemos otras ofertas con mejores costos y los mismos insumos o servicios y así
llegar a un acuerdo para el mejoramiento de nuestra compañía.

Tomar posición en la marca con productos sustitutos.

Teniendo en cuenta que no todos nuestros consumidores pueden adquirir nuestros
productos hemos decido realizar productos similares con la misma calidad, pero a
menor precio. Lo que se quiere que todos nuestros clientes queden satisfechos.

Incursionar en nuevos mercados a nivel mundial, generaría sobrecostos de

importación y exportación.
De cierta manera, la elevación del dólar nos afecta a la hora de exportar, nos
generan sobre costos y dificultad en el momento del transporte, para este caso
logramos negociar con nuestros proveedores con los cuales realizaremos
exportación e importación logrando así que ellos nos brinden un buen servicio en
tiempos de entrega y de cierta forma los clientes se vean beneficiados con el
negocio.

Matriz DOFA

Debilidades:

 Alto costo de materia prima.

 Mejorar estrategias de publicidad.
 Nivel de promociones
 Innovación de empaques.
 Falta de posición en las grandes superficies.

12
 MEJORAS
DEBILIDADES

ITEM CARACTERISTICAS COMBINACION ESTRATEGICA

Costo de materia Minimizar el costo de las materias primas con los

1
prima. proveedores actuales
Generar reconocimiento a través del equilibrio
Posicionamiento de entre la identidad, proporcionando información
2
marca. que genere confianza al mercado nacional e
internacional
Clasificar productos que obtengan mayor
reconocimiento a nivel nacional e internacional,
Portafolio reducido
3 obteniendo así la atención e interés de los
de productos.
proveedores siendo así un atractivo para los
consumidores

Se realizaron sus respectivas mejoras con el fin de seguir mejorando la

productividad la rentabilidad y con ello expandirse con las nuevas estrategias de
mercado en cuanto a calidad del producto, marca y reconocimiento, esto ampliara
los portafolios, generando mayor atracción y fidelidad con los proveedores y
consumidores. El seguimiento ayudara a que la empresa deba ser más competitiva
en los mercados nacionales e internacionales.

Oportunidades:

 Tecnologías para el mejoramiento de los procesos.

 Optimización de negocios actuales.
 Certificación de inocuidad ISO.
 Sistema integrado de calidad.
13
 Nuevos mercados potenciales.
 Fortalecer marca.
 Incursión en nuevos negocios.
 Nuevas líneas de productos.
 Descubrimiento de nuevas necesidades a clientes y consumidores específicos.
 Mejorar procesos de trazabilidad.

MEJORAS
OPORTUNIDADES

ITEM CARACTERISTICAS COMBINACION ESTRATEGICA

Adquisición de nuevas Invertir en nuevas Tecnologías de la

tecnologías para el Información TIC, que le permita fortalecer el
1
manejo de la Sistema de Información y la interacción con
información. los diferentes Grupos de Interés.
La compañía busca para el producto el
Certificado de Calidad ISO, que garantizan
Sistema integrado de
2 la calidad, tanto en el proceso de
calidad.
fabricación, como en el producto final.

Aprovechar el Diseñar un mejoramiento en el Sistema de

comportamiento del Servicio al Cliente implementando los
3 cliente para recibir una PQRS que le permita a la Organización
retroalimentación de la mejorar su interacción con los distintos tipos
calidad de los productos. de clientes.
Alianzas con terceros Implementar Sistemas de Información con
4 para mejorar sus terceros que le permitan generar una mayor
procesos de trazabilidad. trazabilidad en sus Procesos Operativos.

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 Del Análisis de Oportunidades y Fortalezas de la Organización se encontraron
nuevas oportunidades que el mercado ofrece, y se plantearon nuevas
combinaciones estratégicas, encaminadas al mejoramiento continuo de la
Organización en donde se resalta la necesidad de seguir certificándose en las
diferentes normas internacionales de acuerdo a las necesidades de la Organización,
invirtiendo en Tecnología de la Información TIC para así mejorar su Sistema de
Información, el cual; a su vez soporta el Sistema de Trazabilidad, generando así
una mejor operatividad de los distintos Procesos Logísticos.

Fortalezas:

 Eficiencia operativa.
 Gestión administrativa.
 Relación con la comunidad.
 Sistema de desarrollo de proveedores.
 Innovación permanente de procesos.
 Portafolio relevante de producto de alta calidad.
 Equipo humano
 Alto posicionamiento en el mercado.
 Productos de alta calidad.
 Capacitación permanente de los colaboradores.

MEJORAS
FORTALEZAS
ITEM CARACTERISTICAS COMBINACION ESTRATEGICA

Entrar con gran impacto en nuevos mercados

1 Eficiencia operativa aprovechando al máximo la alta eficiencia
operativa que cuenta la compañía.

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 Dar incentivos a los clientes actuales como
Gestión Administrativa beneficio en precios, promociones, descuentos u
obsequios para motivar y dar valor agregado a los
grandes negocios garantizando y fortaleciendo
las relaciones comerciales.
Crear campañas e involucrar a la comunidad para
Relación con la fomentar conciencia del correcto
comunidad aprovechamiento de los recursos naturales.
3

Fortalecer la relación y compromiso con el cliente

brindándole productos y servicios de alta calidad.
Sensibilizar al personal en la optimización del
Personal altamente manejo de los recursos de la empresa,
comprometido. contribuyendo con la económica de la empresa y
4 con el medio ambiente.
Sostener el Certificado de Inocuidad Alimentaria,
con personal enfocado en la gestión de toda la
cadena de suministro.
Diversidad de clientes, Realizar ventas, para impulsar la compra de los
almacenes de cadena, productos en pequeños negocios como tiendas,
grandes superficies e restaurante y pequeñas empresas.
5
industrias de consumo Ofertar los productos a más industrias de
masivo, entre otros. consumo masivo para llegar a más consumidores
de manera indirecta.

Amenazas:

 Inestabilidad en el precio de los insumos.

 Adquisición de un mayor poder financiero por parte de sus competidores.
 Crecimiento de oferta por parte de la competencia.
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 Altos costos.
 Sustitutos de los productos.
 Utilización de medios masivos por la competencia.

MEJORAS
AMENAZAS

ITEM CARACTERISTICAS COMBINACION ESTRATEGICA

Importaciones de Mantener la calidad de los productos en relación

mercancía con con el reconocimiento de estos en el mercado
1
costos menores a la buscando la fidelización del cliente.
oferta nacional.
Aumento de los Optimizar procesos, inventarios. Replantear
costos en la cadena negociaciones, generar una propia base de datos
2
de suministro. de proveedores, equilibrar los costes del stock y el
nivel de oferta y demanda.

El generar estrategias que busquen la innovación, la estabilidad, el crecimiento y la

optimización de los procesos reducirá de gran manera las amenazas que pueden
intervenir en el desarrollo dentro y fuera de las organizaciones. Se busca mantener
un análisis y evaluación permanente a estas Amenazas que en diferentes ámbitos
bloquearía la red logística afectando la credibilidad y su desarrollo. La identificación
de estas dará fortaleza e implementación de técnicas que las disminuyan y darles
un rumbo adecuado que intervenga en todos los aspectos que una organización
tome a su favor para la continuidad de su trayectoria.

17
 CONCLUSIONES

La implementación de estrategias después de analizar esta herramienta, son

fundadas por bases que solidifican su entorno interno y externo con toda la
interacción de los actores de la cadena de suministro que fortalecen la red logística
beneficiando la viabilidad, la rentabilidad de sus inversiones y cumpliendo con el
objetivo principal que es la satisfacción del cliente.
Esta actividad nos permitió recordar y tener siempre presente lo útil, básico y la gran
importancia de utilizar estas herramientas, ya que lo que buscamos con esto es
crear una empresa altamente proactiva y anticipada ante cualquier suceso negativo
que pueda tener, además también pudimos apreciar si los puntos realizados
anteriormente se están cumpliendo, si la empresa muestra debilidad frente a estos
o si es caso contrario.

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