DIAGRAMA DE PROCESOS ALMACEN

Javier Cifuentes Wilches / Diego guerrero

DIAGRAMA DE PROCESOS
ALMACEN

TABLA DE CONTENIDO

1-Definicion del proceso de almacén

2-Sub procesos de almacén

2.1-De entrada

2.1.1-Recepcion de mercancías

2.1.1.1-Materias primas Importadas

2.1.1.2-Materias primas nacionales
2.1.1.3-Insumos y repuestos
2.1.1.4-Producto terminado
2.1.1.5-Devoluciones

2.2-De salida

2.2.1-Salida de mercancías

2.2.1.1-Despachos materias primas

2.2.1.2-Despacho producto terminado
2.2.1.3-Prestamos entre plantas
2.2.1.4-Consumos Internos
2.2.1.5-Devoluciones

2.3-De control

2.3.1-Inventarios

2.3.1.1-Ajustes por sobrantes o faltantes

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PROCESO DE ALMACEN

La gestión de almacenen una compañía como ITALCOL S.A, se podría definir como
proceso logístico, que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de una
ubicación física hasta su despacho y/o consumo.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar
los servicios de forma ininterrumpida y rítmica, situándose así dentro del mapa de
procesos entre la gestión de existencias y la gestión de pedidos y distribución.

Para cumplir con la trazabilidad de un proceso de almacén, es necesario identificar los

múltiples sub procesos que para este caso decidimos agrupar como de entradas,
salidas y control así:

ENTRADAS

Agrupador de los diferentes sub procesos que hacen referencia a los ingresos al
almacén por medio de documentos de entradas, devoluciones o ajustes de materias
primas, producto terminado, mercancía no fabricada por la empresa, insumos,
repuestos entre otros.

SALIDA

Agrupador de los diferentes sub procesos que hacen referencia a las salidas de
almacén por medio de documentos de salidas, remisiones, consumos, devoluciones o
ajustes de materias primas, producto terminado, mercancía no fabricada por la
empresa, insumos y repuestos entre otros.

CONTROL

Agrupador del sub procesos que tienen que ver con todo lo que afecta al almacén en el
momento de realizar los diversos controles como conteos físicos, ajustes por destare,
ajustes por sacof entre otros.

ITALCOL S.A, integra dentro de este gran proceso de almacén algunos departamentos
claves como calidad, mantenimiento, servicio al cliente, costos, facturación, operador
portuario e incluso las porterías que prácticamente encabezan este flujo de procesos.

El control de los ingresos y salidas de vehículos de cualquier planta, que transporten

mercancías se realiza mediante un pesaje que determina en kilogramos las cantidades
movilizadas, esta acción genera un tiquete de bascula que soporta otros sub procesos
relacionados.

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A continuación explicaremos cada uno de los sub procesos de entrada, resaltando la

importancia en la cadena de abastecimiento de la compañía ITALCOL S.A.

Se debe resaltar que estos procesos están soportados por documentación (Manuales
de Usuario), que permiten validar el paso a paso la realización de cada uno de los
documentos requeridos en cada una de los módulos del sistema de información.

RECEPCION DE MATERIAS PRIMAS. Sub procesos que registra el ingreso de todas

las materias primas nacionales o importadas por ITALCOL S.A, apoyado de
operaciones de control como el pesaje (Control Carga y/o Control Bascula),
dependiendo de si la mercancía llega en motonaves a puerto o directamente a las
plantas vía terrestre.

En algunos casos se realizan muestras aleatorias con el fin de establecer la calidad de

los productos, para luego ser almacenados en silos del puerto, en silos del operador
portuario o en los de cada una de las plantas a las que corresponda.

Cuando el producto que ingresa es importado y tiene como destino una de las plantas
propias o de alguno de nuestros clientes, la descarga de mercancía se hace
directamente a los medios de transporte terrestre, quienes se encargan de transportar
previo control de pesaje el producto a su destino final.

Pero cuando el producto que ingresa es comprado en el mercado nacional,

normalmente este llega directamente a la planta destino en vehículos que deben pasar
por el control de peso tanto a la entrada como a la salida y la revisión de todos los
documentos soporte del ingreso como (Remisión y Factura).

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RECEPCION DE INSUMOS Y REPUESTOS. Sub procesos que registra el ingreso de

todas las mercancías (Insumos y Repuestos) nacionales o importadas por ITALCOL
S.A, apoyado de operaciones de control como el pesaje (Control Carga y/o Control
Bascula), dependiendo de si la mercancía llega en motonaves a puerto o directamente
a las plantas vía terrestre.

Los insumos y/o repuestos son controlados como cualquier otra mercancía con un
ingreso a almacén de la planta respectiva, Existe un poco de diferencia al momento de
recibir este tipo de mercancías ya que la gran mayoría llegan por vía terrestre y
normalmente a cada una de las plantas destino en vehículos que deben pasar por el
control de peso tanto a la entrada como a la salida y la revisión de todos los
documentos soporte del ingreso como (Remisión y Factura). Pero si los Insumos y
repuestos llegan a puertos el procesos es muy similar al de la recepción de materias
primas importadas.

Si tenemos en cuenta que los insumos hacen parte del gran grupo de materias primas,
podríamos decir que su proceso cuando estos insumos son importados o nacionales es
igual al de descrito anteriormente.

Para el caso de los repuestos el proceso de ingreso a almacén, claramente varia un

poco ya que por ejemplo a estos no se les realizan pruebas de calidad, solo se validan
los documentos soporte y se realiza la respectiva entrada.

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RECEPCION DE PRODUCTO TERMINADO. Sub procesos que registra el ingreso de

todas las mercancías fabricadas directamente por ITALCOL S.A, apoyado de
operaciones de control como el pesaje (Control Bascula), dependiendo de si el
producto terminado es despachado a otras plantas diferentes.

El ingreso de este tipo de mercancía se realiza casi que de manera automática, pues
aquí no intervienen elementos externos de control, si no se toma como referencia la
orden de producción en donde podemos identificar las cantidades producidas y los
costos del producto.

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DEVOLUCIONES. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancías que
provienen de los clientes por diversas causales como despachos incorrectos, calidad
así como los insumos, materias primas y empaques sobrantes de procesos
productivos.

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DESPACHO DE MATERIAS PRIMAS. Sub procesos que registra la salida de todas las
materias primas nacionales o importadas por ITALCOL S.A, hacia las plantas de
producción o clientes de la compañía contando con el apoyo de operaciones de control
como el pesaje (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno
asignado a los vehículos, la remisión que especifica las cantidades y productos que
salen, factura de venta entre otros.

Este despacho se realiza de manera coordinada en vehículos que se encargan de

transportar la mercancía una vez a esta se le haya registrado su salida con un
documento (Remisión o Factura) y validado el peso del carro al ingreso y a la salida de
dicha planta o puerto.

Podríamos resaltar en este sub proceso, que la mercancía despachada puede salir de
puerto, operador portuario o de las plantas propias de ITALCOL S.A.

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DESPACHO DE PRODUCTO TERMINADO. Sub procesos que registra la salida de

mercancías elaboradas por las plantas de ITALCOL S.A y que quedan a disposición
del almacén para su respectiva distribución, contando con el apoyo de operaciones de
control como el pesaje (Control Bascula) y en el cual intervienen recursos como el turno
asignado a los vehículos, la remisión que especifica las cantidades y productos que
salen, factura de venta entre otros.

Es común que el despacho de producto terminado este soportado por un documento de

venta y que el medio de transporte cumpla con las condiciones de control descrita en
otros sub procesos, con el fin de validar las toneladas o los kilos de producto que
abandonan el almacén.

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PRESTAMOS ENTRE PLANTAS. Sub procesos que registra la salida de mercancías

de una planta de ITALCOL S.A, hacia otra planta de ITALCOL S.A, en calidad de
traslados o préstamos, teniendo en cuenta que no siempre este movimiento se realiza
de manera física, pues en algunas ocasiones los registros se hacen
transaccionalmente en el sistema de información, pero la mercancía sigue reposando
en el almacén.

Los controles en este sub proceso se realizan según la situación y se apoyan al igual
que en los demás sub procesos como el control del peso (Control Bascula) y en el cual
intervienen recursos como el turno asignado a los vehículos, la remisión que especifica
las cantidades y productos que salen, factura de venta entre otros.

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CONSUMOS. Sub procesos que registra las salidas de materias primas e insumos del
almacén para que hagan parte activa de otros procesos como el de manufactura o
negocios especiales de ITALCOL S.A, realizando el respectivo registro en el sistema
de información con el ánimo de disminuir el inventario y hacer la imputación contable
respectiva.

También existen otro tipo de consumos como el de repuestos que basados en una
solicitud o requisición por parte de los técnicos que realizan los mantenimientos a
maquinaria y equipo de las plantas.

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DEVOLUCIONES. Sub procesos que registra el ingreso de todas las mercancías que
provienen de los clientes por diversas causales como despachos incorrectos, calidad
así como los insumos, materias primas y empaques sobrantes de procesos
productivos.

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AJUSTES POR SOBRANTES O FALTANTES. Sub proceso que registra los

movimientos de entradas o salidas de mercancía (Materias Primas, Producto
Terminado, Insumos y Repuestos), por efecto de los controles realizados en cada una
de las plantas como la toma física de inventarios, ajustes por sackof y por tara.

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