BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah
perusahaan. Dengan adanya prosedur perkantoran suatu perusahaan dapat
menambah efektivitas pekerjaannya dengan tujuan mengurangi biaya pekerjaan
kantor. Prosedur perkantoran ialah serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis
yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang yang
membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan satu kegiatan
penting. Jadi setiap perusahaan pasti memiliki prosedur dalam setiap bidang
pekerjaan yang akan dijalankan, sehingga pekerjaan yang ada dalam sebuah
kantor dapat berjalan dengan lancar. Selain itu pengawasan terhadap pelaksanaan
pekerjaan (khususnya tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah
dilakukan. Dan apabila ada kemacetan dalam pekerjaan dapat diuraikan dari mana
kesalahan tersebut bisa terjadi. Dengan adanya prosedur perkantoran juga dapat
mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan
disamping membantu manajemen mencapai tujuannya. Koordinasi antar bagian
karyawan yang berlainan pun menjadi lebih mudah sekaligus memudahkan proses
pelatihan terhadap pegawai baru.
Prosedur perkantoran merupakan metode - metode yang dibutuhkan untuk
menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang. Aktivitas tersebut terkait dengan
tujuan yang akan dicapai dalam suatu perusahaan sehingga prosedur perkantoran
digunakan sebagai pedoman untuk bertindak agar tidak salah arah dalam proses
pencapaian tujuan.
Dalam pembuatan prosedur perkantoran diharuskan adanya prinsip –
prinsip yang mempermudah pemahaman prosedur tersebut. Dengan kata lain,
prosedur perkantoran harus sederhana dan mudah dimengerti. Prosedur juga harus
bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah sehingga
dapat meminimalisir adanya pekerjaan yang tidak perlu dan dapat melaksanakan
pekerjaan dengan sebaik – baiknya.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian Prosedur Perkantoran?
2. Apa Pentingnya Sistem Perkantoran?
3. Apa Fungsi Prosedur Pekerjaan?
4. Bagaimana Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran
5. Bagaimana Buku Pedoman Kantor (atau buku pedoman prosedur)?
6. Apa Keuntungan Buku Pedoman Kantor?
7. Apa Kerugian Buku Pedoman Kantor?
8. Bagaimana Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran?
9. Bagaimana Bagan Pekerjaan?
10. Apa Tujuan Bagan?

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Prosedur Perkantoran

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-
langkah (atau pelaksanaan-palaksanaan pekerjaan), dimana didalam
pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya,
dan siapa yang melakukannya.

B. Pentingnya Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:
a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus
pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan
dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang
berlainan.
e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha
yang penting.

C. Fungsi Prosedur Pekerjaan

a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai baru.
b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja
yang tepat.
d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk.
f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.
g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh
proses kerja.
i. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

D. Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran

Prinsip-prinsip sistem perkantoran adalah:

3
 a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat
mempermudah pengawasan.
b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan
mencegah adanya rintangan-rintangan.
e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-
formulir).
f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimun-minimumnya terhadap
peraturan.
g. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
h. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondidi yang
berubah.
i. Pembagian tugas yang tepat.
j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang
terus-menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-
minimumnya.
o. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.

E. Buku Pedoman Kantor (buku pedoman prosedur)

Buku pedoman kantor berupa sebuah buku kecil (biasanya lembaran lepas)
yang memuat:
a. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).
b. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
d. Tanggal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan.
e. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

F. Keuntungan Buku Pedoman Kantor

Keuntungan buku pedoman kantor ( buku pedoman prosedur) adalah:
a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem.
b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah)
pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.

4
G. Kerugian Buku Pedoman Kantor
Kerugian buku pedoman kantor adalah:
a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur
tersebut ditulis (dicatat).
b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering
menjadi tidak berlaku lagi (out of date).
d. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.
e. Banyak kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.

H. Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran

Teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran adalah sebagai
berikut:
a. Pelajari dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan
(menggunakan bahan-bahan yang sesuai).
b. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan
mengingat tujuan kantor.
c. Hapuskan pekerjaan-pekerjaan yang tidak pelu.
d. Pertimbangkan semua metode alternatif untuk pekerjaan lainnya.
e. Pilihlah metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan
memperhatikan pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
f. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan
pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
g. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan
pekerjaan yang tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-
baiknya.
h. Rencanakan tata ruang kantor dengan memberikan arus pekerjaan.
i. Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru.

I. Bagan Pekerjaan
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan (menggambarkan) suatu
sistem atau arus pekerjaan dan sebagainya dalam suatu cara yang sederhana,
sehingga hal ini dapat dengan mudah dimengerti. Selanjutnya studi bagan
pekerjaan menunjukkan dimana subjek memerlukan perbaikan.
Ada bermacam-macam bagan antara lain:
a. Bagan analisis posedur.
b. Bagan arus prosedur.
c. Bagan distribusi pekerjaan.
d. Bagan studi produksi.

5
 e. Diagram gerakan
f. Bagan operasi.

J. Tujuan Bagan.
a. Tujuan bagan analisis prosedur adalah untuk membuat ikhtisar tentang
pelaksanaan yang berlainan, menganalisis macam pelaksanaan
pekerjaan, memberikan urutan dan waktu yang dipergunakan untuk
masing-masing pelaksanaan pekerjaan dan tempat yang dilalui oleh
dokumen. Bagan analisis prosedur merupakan bagan yang terpenting
yang dipergunakan dalam analisis sistem dan menggunakan simbol studi
pekerjaan yang berlainan.
b. Tujuan bagan arus prosedur adalah untuk menunjukkan bagaimana
formulir-formulir perkantoran dan salinan-salinannya berpindah dari
suatu bagian ke bagian yang lain.
c. Tujuan bagan distribusi pekerjaan adalah untuk nenunjukkan bagaimana
bermacam-macam pekerjaan yang berlainan dibagikan diantara anggota-
anggota tenaga kerja yang berlainan.
d. Tujuan bagan studi produksi adalah untuk menunjukkan penggunaan
mesin dan orang yang menggunakan mesin tersebut.
e. Tujuan diagram gerakan adalah untuk menunjukkan bagaimana
dokumen-dokumen berpindah atau bergerah dari sebuah meja ke sebuah
meja yang lain pada rencana lantai kantor.
f. Tujuan bagan operasi adalah untuk menunjukkan tempat yang
dipindahkan dan waktu, baik dari tangan kiri maupun dari tangan kanan,
untuk mempelajari pekerjaan seseorang secara mendalam (terinci).

6
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi
perusahaan, karena prosedur perkantoran dapat mengurangi biaya pekerjaan
kantor tanpa merugikan efektifitas pekerjaan serta dapat membantu manajemen
dalam mencapai tujuannya.
prosedur pemesanan sebagai bagian dari prosedur perkantorannnya,
koordinasi antar divisi untuk memenuhi pesanan menjadi lebih mudah. Selain itu,
juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan. Dan juga dengan
adanya penulisan prosedur pemesanan ini dapat mempermudah dalam
pengawasan dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.

B. Saran
Semoga makalah ini bias menjadi referensi terutama bagi penulis dan juga
pembaca sekalian, dan juga penulis berharap kritik dan saran dari pembaca demi
kebaikan makalah ini selanjutnya

7
 DAFTAR PUSTAKA

Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju

Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tenatang Manajemen
Perkantoran. Bandung : CV Mandar Maju.