Procesos Administrativos:

El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e

interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.

Una administración efectiva depende de una balanceada coordinación entre las etapas
del proceso administrativo y una adecuada realización de las actividades funcionales de la
empresa.

Este proceso administrativo está formado por 4 funciones fundamentales, planeación,

organización, ejecución y control. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales
de la administración es:

1. La planeación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse.

Características de la planeación: Toda buena planeación debe contar con las siguientes
características:

 Es precisa: La planeación debe contemplar objetivos específicos, es decir, no

objetivos generales sino objetivos que puedan medidos; igualmente, contempla
estrategias o acciones concretas que permitan alcanzar dichos objetivos.
 Es factible: La planeación, antes de ser realizada, debe considerar los recursos y la
verdadera capacidad de la empresa, y no debe proponer objetivos o estrategias que
estén fuera del alcance de las posibilidades de la empresa.
 Es coherente: La planeación debe tener en cuenta todos los planes de la empresa, sean
de largo, mediano o corto plazo; debe ser coherente con todos los demás planes y, de
ese modo, lograr eficiencia en su ejecución.
 Es evaluada constantemente: La planeación debe ser evaluada constantemente, se
debe controlar y evaluar permanentemente su desarrollo y sus resultados.
 Es flexible: La planeación no debe estar escrita en piedra, debe ser lo suficientemente
flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios, por
ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del mercado.
 Genera participación: La planeación debe comprometer la participación de todos los
miembros de la empresa, todos deben aportan en su elaboración y desarrollo.
  Genera motivación: La planeación debe identificar y comprometer a todos los
miembros de la empresa con el logro de los objetivos y, de ese modo, motivarlos en
su consecución.
 Es permanente: La planeación es un proceso permanente y continuo, una vez
cumplido los objetivos, debe propone nuevas metas.

Actividades importantes de planeación

 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

 Pronosticar.
 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
 Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
 Anticipar los posibles problemas futuros.

¿Por qué fracasan las planificaciones?

En general, las planificaciones estratégicas fracasan por dos tipos de razones:

estrategia inapropiada y pobre implementación. La estrategia puede ser inapropiada debido
a:

 recogida inapropiada de información

 no se ha entendido la verdadera naturaleza del problema
 es incapaz de obtener el objetivo deseado
 no encaja los recursos de la organización con el entorno o no es realizable.

Una estrategia puede ser implementada de forma pobre debido a:

 sobrestimación de los recursos y habilidades

 fracaso de coordinación
 intento poco efectivo de obtener el soporte de otros
 subestimación de los recursos de tiempo, personal o financieros necesarios
 fracaso en seguir el plan establecido.
 Si en el pasado solía ser la dirección de la empresa u organización la que dictaba
la visión y la misión de la misma, actualmente se tiende a que sea un producto colectivo
y consensuado en el que participen todos los implicados en su realización. De acuerdo a
este método interactivo:

 La visión ya no puede ni debe ser dictada por la alta dirección, sino que es una visión
compartida por los miembros del equipo
 La misión no puede ser una mera declaración, sino que debe llevarse a la práctica en
acciones concretas a lo largo de un período
 La planificación estratégica se debe hacer periódicamente y no anual como en
tiempos pasados, ya que las empresas cambian constantemente.

La organización: es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema

establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento para
distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones
necesarias. Para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:

a) Los principios generales.

b) Los sistemas de organización.

c) Los instrumentos metodológicos.

Actividades importantes de organización.

 Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos).

 Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
 Aclarar los requisitos del puesto.
 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
 Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
 Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
La ejecución: Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen
las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea por los miembros
del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

Actividades importantes de la ejecución.

 Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
 Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
 Motivar a los miembros.
 Comunicar con efectividad.
 Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
 Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
 Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
 Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

El control: Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé
está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades
componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura
que la empresa será un éxito.

Actividades importantes de control

 Comparar los resultados con los planes generales.

 Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
 Comunicar cuales son los medios de medición.
 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
 Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Sistema de información de Mantenimiento.

Se encarga de informar oportunamente sobre los trabajos de mantenimiento que

deben realizarse, generando historiales que permitan medir el desempeño de mantenimiento
y tomar acciones para mejorarlo, un ambiente de trabajo donde el mantenimiento se limita a
reparar fallas, propicia el trabajo bajo presión, lo cual repercute en la calidad del trabajo y se
traduce en mayores exposiciones al riesgo de daños en los equipos y personas.

Funciones que cumplen los Sistema de Información Mantenimiento.

Gestión de Peticiones
Recibir Registrar Asignar

Comprender el Software y los cambios a realizar

Estudiar peticiones Estudiar códigos y documentación

Modificar el Software

Modificar el código Actualizar Documentación

Realizar Pruebas
 Entre la información que se debe manejar en tiempo real desde el inicio, sobresales
los siguientes:

 Registro de todos los equipos, partes y componentes, al menos hasta tres niveles.
 Generación y control de todas las órdenes de trabajo.
 Desarrollo de solicitudes de trabajos de mantenimientos tanto por usuarios de
producción, como por parte de determinado funcionario de la empresa con rangos de
validación.
 Planes de mantenimiento de corto, de mediano y de largo plazos.
 Inventarios y gestión de repuestos e insumos.
 Históricos de consumos, de reparaciones y cambios.
 Solicitudes automáticas de compras, cuando se rompa el inventario mínimo, de
cualquier repuesto o insumo.
 Generación de pedidos Push o Pull, cuando así se requieran, de acuerdo con las
mejores prácticas internacionales.
 Salarios e historia de todos los empleados y trabajadores del área
 Costos de todos los recursos de mantenimiento y producción.
 Costos fijos, variables, financieros y no de confiabilidad de todas las órdenes de
trabajo y equipos.
 Registros históricos minuto a minuto de operación y mantenimiento de equipos, de
tiempo de fallas y reparaciones, de tiempos administrativos y de demora, tiempos de
suministros, tiempos de Ready Time, o de cualquier otro tiempo pertinente para el
cálculo del CMD.
 Costo de operación, de sustitución, de alistamiento y de mantenimiento de equipos,
entre otros.
 Índices, rendimientos e indicaciones propios y / o internacionales de mantenimiento,
operación o ingeniería de fábricas, entre otros.
 Fácil comunicación con el sistema central de información, con otro tipo de Software
de la compañía o de la organización.
 Base de datos de todos los tópicos señalados.
 Pronósticos de datos, tiempos, repuestos, materias primas o insumos.
  Registros de todos los análisis de fallas, su proceso evolutivo, sus avances y toda la
información conexa pertinente.
 Sistemas de cálculo RPN, CMD, TPM, RCM, etc. Sistema de Mantenimiento.

Característica del Sistema de información para el mantenimiento.

Estas características comprenden la información básica que debe poseer un sistema

computarizado de información para mantenimiento, estableciendo cinco módulos:

1. Administración del equipo.

La mejora de la eficacia del equipo requiere la medición de las pérdidas que afectan la
disponibilidad del equipo, su eficiencia y la calidad del producto considerándose como
información básica:

 Su identificación (normalmente asociada a un código).

 Ubicación, número de serie, fabricante.
 Fecha de instalación, Fecha de fabricación.
 Estado o condición.
 Información técnica.
 Historia del equipo incluye fallas registradas, tipo de fallas y programa de
mantenimiento, herramientas especiales y procedimientos de seguridad.

Información contenida en la base datos de los equipos.

 2. Órdenes de trabajo (OT).

El propósito del sistema de órdenes de trabajo es proporcionar medios, solicitar por

escrito el trabajo que va realizar el departamento de mantenimiento, seleccionar por
operación el trabajo solicitado, asignar el mejor método y trabajadores más calificados para
el trabajo, reducir el costo mediante una utilización eficaz de los recursos, mejorar la
planeación y la programación del trabajo.

Órdenes de trabajo Característica Porcentaje.

3. Administración de las especialidades de mantenimiento.

El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial suministrar a la
unidad de planificación la información necesaria para programar las OT. El sistema de
información debe contener información referente nombre del personal, fecha de contratación,
especialidad, salario, cargo, código de la especialidad, estado de la especialidad (asignación,
vacaciones, médico, en servicio), entre otras.

Administración de las especialidades de mantenimiento Característica Porcentaje.

 4. Abastecimiento y control de materiales.

Un funcionamiento adecuado del sistema de mantenimiento depende en gran medida de

la administración de los inventarios de materiales. De hecho, una significativa del
presupuesto de mantenimiento está representada por rubro, lo cual induce a la consideración
de factores económicos. Si la inversión es excesiva los resultados son elevados costos de
mantenimiento de inventarios.

Abastecimiento y control de materiales Característica Porcentaje.

5. Informes de desempeño.
El control de las actividades de mantenimiento debe estar soportado por sistema de
información que permita la recopilación de los datos de mantenimiento y permita determinar
el estado de mismas, así como mostrar el desempeño con relación a lo planificado.

El departamento de mantenimiento debe contar con un sistema de informes regulares que

reflejen el estado del mantenimiento, un resumen del trabajo de mantenimiento realizado,
una lista de los gastos de mantenimiento por centro de costos o equipos importantes, informes
de trabajos pendientes en términos de horas-hombre, informes de inspección mantenimiento
preventivo, tiempo muerto del equipo principal, informe de OT abiertas, informes de
eficiencia comparando las horas estimadas contra las horas reales, informes de variación del
presupuesto mensual de mantenimiento respecto al consumo materiales y mano de obra, entre
otros.
Información sobre el desempeño Característica Porcentaje.

A partir del comportamiento del porcentaje de información disponible en cada

módulo que integra el SI obtenida a partir de la consulta al personal que utiliza este sistema,
se realiza el cálculo del promedio por cada uno de ellos y se representa gráficamente para
con ayuda de la gráfica mostrar el por ciento la disponibilidad de la información para la
gestión de la información de mantenimiento observándose en la misma que el módulo de
información de la base de datos constituye en estos momentos el talón de Aquiles de este
sistema.

6. Tero tecnología visión actual del mantenimiento.

Tero tecnología, derivada de dos palabras griegas teros y logos, tiene en cuenta la
tecnología y los medios de conservación. Es una combinación de gestión, finanzas, ingeniería
y otras disciplinas, se aplica a bienes físicos para llevar a cabo una vida económica del coste
del ciclo en relación a ellos, con vistas a la fiabilidad y mantenibilidad de los equipos, sus
comportamientos y precio de coste; su instalación, entretenimiento, modificación y
durabilidad.

Ciclos Administrativos de manteniendo.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información.
  Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información
toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma
directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfaces automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

 Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o

capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos
(CD-ROM).
 Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos
cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien
con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un año base.
 Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para
sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz,
los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un
Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo.
Planificación del Mantenimiento.

Planificar es decidir con anticipación el cómo hacer, el qué hacer, cuándo hacerlo, y
quién debe hacerlo. Esto con el fin de contribuir al logro de los objetivos de la organización,
considerando su visión y seleccionando estrategias a seguir. Es la base para poder llevar a
cabo las acciones de mantenimiento, sin importar de que tipo sea el mismo, y así mejorar y
tener de una manera ordenada los pasos a seguir, para que se cumpla el trabajo en sinergia.

La planificación se realiza a través de la jerarquización de planes como propósitos

objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas, presupuestos, entre otros.

Proceso de Planificación del Mantenimiento

 Determinar los objetivos.

 Determinar los recursos necesarios y la cantidad suficiente a utilizar.
 Tiempo en el que se usarán los recursos, se puede usar el método PERT/CPM (doc
Adjunto “Grupo 2-Planificación de Mantenimiento-PERT-CPM”).
 Determinar el tiempo en el cual se usarán los equipos.
 Emitir órdenes por escrito que permitan el uso de los recursos, en los tiempos
estipulados.
 Hacer seguimiento y control de los recursos y actividades para verificar que sean
utilizados tal como fueron planificadas.
 Estudiar los resultados de este procedimiento para aplicar acciones correctivas y
superar las deficiencias.
  Estrategias para eliminar radicalmente averías e incidencias en equipos industriales
 Estudio del modelo de Mantenimiento Excelente
 Diagnóstico del punto de partida para mejorar las operaciones de mantenimiento
 Organización y desarrollo del pilar Mantenimiento Planificado
 Principios fundamentales de gestión de averías
 Auditorias de progreso
 Estandarización del trabajo de mantenimiento
 Hacer el perfil de los recursos humanos y tecnológicos que se requieren para el
funcionamiento óptimo de la organización
 Definición de las técnicas de Mantenimiento.

Ejecución del mantenimiento

Para la ejecución de las actividades de mantenimiento se implementó toda una gama

de documentación administrativa y técnica, lo cual incluye:

 Manual de Sistema de Gestión.

 Procedimientos Administrativos.
 Procedimientos de Trabajo.
 Instructivos Técnicos.
 Registro Administrativos.
 Registros de Mantenimiento.
 Registro de Planificación Diaria.
 Registros de Análisis de Fallas.

Supervisión de mantenimiento

Coordinan y supervisan bajo la conducción general de otros directores, las

operaciones realizadas por un grupo de trabajadores a su cargo, que están relacionadas con
instalación, mantenimiento y reparación mecánica, eléctrica y electrónica; coordinan
actividades con otros grupos, áreas o departamentos de la empresa donde trabajan; están en
capacidad de ejercer las tareas inherentes al grupo del cual son responsables, pero con
prioridad se orientan a planear, organizar, controlar y dirigir las actividades de un grupo de
trabajadores subalternos a su cargo.
Como mejorar los procesos administrativos de mantenimiento.

1. La retroalimentación: es el proceso por el cual un sistema obtiene y procesa

información acerca de las funciones que ejecuta para generar acciones correctivas,
preventivas o de optimización.

Mayormente la mayoría de las personas notan a diario la gran presencia (y también la

gran ausencia) de procesos de retroalimentación, al igual en los procesos industriales
(automatizados o no), en los negocios, en la comunicación, en la educación, en la medicina,
etc.

La retroalimentación es una herramienta efectiva para aprender como los demás perciben
mis acciones, mis palabras, mis trabajos y hacer conocer a los demás como yo percibo los
suyos.

2. Rediseño de procesos: busca lograr mejoras graduales en el rendimiento de los

procesos. Capacidad de respuesta para poder responder y adaptarse de manera
oportuna. Usuario Satisfaciendo a los usuarios del proceso.
 Caso práctico de los ciclos administrativos en cuanto al mantenimiento.

Fundada: 13 de febrero de 2014

Dedicada a: VENTA Y MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA
INDUSTRIAL Y DE EXCAVADORAS.

Jefe de
mantenimiento

Supervisor de Departamento de
mantenimiento mantenimiento

Mecánico
Objetivos

 Alcanzar la disponibilidad de equipos e instalaciones.

 Alcanzar o prolongar la vida útil de los equipos e instalaciones.
 Aumentar la seguridad de las personas, equipos e instalaciones.
 Conservar el medio ambiente.
 Reducir costes.

-Recursos Humanos
Gestión -Equipos-Materiales
-Actividades

Funciones Técnicas -Diagnóstico

-Análisis
-Mejoras
Ejecución
-Correctiva
-Preventiva
-Predictiva
 Mantener, reparar y revisar los equipos e instalaciones.
 Instalar, modificar, equipos e instalaciones.
 Formación personal.
 Asesorar en compras de nuevos equipos y nuevas instalaciones.
 Gestionar y hacer pedidos de repuestos, herramientas.
Entrada de Información:

Configure EasyMaint de acuerdo a la operación de la planta o empresa. Defina programas

de mantenimiento, Especifique los procedimientos de mantenimiento y las tareas de
mantenimiento. EasyMaint es un software de mantenimiento muy flexible, se puede
configurar para cualquier empresa industrial o de servicios.

Almacenamiento de información:
Recibe en forma electrónica las Solicitudes de Mantenimiento Correctivo y mantenga
informado de su proceso al usuario solicitante. Además, agregue imágenes desde la Solicitud
de Trabajo. Controle los costos de partes, materiales, mano de obra y misceláneos.
Procesamiento de Información:
EasyMaint genera automáticamente las órdenes de trabajo para efectuar el mantenimiento
de sus equipos a partir del programa de mantenimiento y parámetros como: fechas de OT's
previas, frecuencias de días, frecuencia en contadores de horas, unidades fabricadas,
kilómetros recorridos, etc.

Salida de Información
Con su diseño intuitivo, EasyMaint® provee una ventaja competitiva para la industria al
ofrecer un completo control sobre todas las operaciones, eliminando el registro redundante
de datos, y asegurando consistencia y veracidad en todo el proceso de Gestión, Control y
Planificación del mantenimiento.

EasyMaint programará las órdenes de trabajo de mantenimiento y calculará los costos

estimados de cada orden de trabajo. Después cuando la orden de trabajo se termine
EasyMaint calculará los costos reales. Con EasyMaint tenga a la mano siempre la
información vital para las áreas de mantenimiento.
Profesor: T.S.U
Ing. Reinel Ortega Solórzano Rosmery
Bustamante Ana
Barreto Josué
Gil Jesús
David Petrocelli
Johanna Barrios

El tigre, marzo de 2018