Manual de Respuesta ante

Desastres de Plan
Libro 1 – Guía de Actividades de Respuesta
Versión 2
29 de mayo de 2013

Manual de
Respuesta
ante Desastres
 Libro 1: ¿Para qué? ¿Cuándo? ¿Para quién?
¿Cómo es que el Libro 1 permite trabajar
junto con Plan de manera más efectiva?
Permite a las diferentes partes de la organización en-
tender qué es lo que se espera de quién y cuándo,
garantizando contribuciones apropiadas y una eficaz
respuesta ante desastres.
Esto tiene dos propósitos:
1) Enmarca el trabajo de preparación ante desastres
de Plan y
2) Contribuye a garantizar que la respuesta ante desas-
tres de Plan sea armonizada y siga normas similares
en todo el mundo. Dicho de otro modo, se asegura de
que todos “estemos cantando con la misma partitura”
y operemos mejor como “Un Plan”.
¿Quién debe usar el Libro 1?
Cualquier persona que desee entender el proceso
de respuesta ante desastres de Plan. Los principales
usuarios de este libro deben ser los tomadores de
decisiones a nivel nacional que trabajan en el país o
región afectada por un desastre, por ejemplo Direc-
tores Nacionales, Especialistas en Gestión de Riesgo
de Desastres, Gerentes de Unidades de Programa y
personal a nivel nacional.
¿Cuándo se utiliza?
Antes de un desastre o emergencia: Para verificar si
nuestro trabajo de preparación cumple con los ele-
mentos de respuesta esperados que se describen en
el Libro 1.
1 Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.
© Plan 2013
Durante un desastre de inicio lento: Para asegurarnos
de que entendemos la situación que se está desar-
rollando y responder en forma oportuna y de manera
apropiada.
Durante un desastre repentino: Para asegurarnos de
que respondemos de manera efectiva e inmediata.
Recuperación Temprana: Para hacer la transición del
“Modo de Respuesta” al modo de “Recuperación
Temprana” de una manera que contribuya a fortalecer
la resiliencia, así como la programación de la propia
recuperación en curso y a largo plazo, ya existente
desde antes del evento.
Volver a la “Normalidad”: Para asegurarnos de que
disminuimos nuestras actividades de respuesta y / o
las concluimos adecuadamente.
Misión de Plan:
La misión de Plan incluye de manera implícita el tra-
bajo en materia de desastres. “Contribuir a que los
niños que han sido privados, sus familias y sus comu-
nidades, puedan satisfacer sus necesidades básicas
y aumenten su capacidad para participar en y bene-
ficiarse de sus sociedades” y “Promover los dere-
chos e intereses de los niños del mundo” son obje-
tivos especialmente importantes frente a los riesgos
derivados de los conflictos, la degradación del medio
ambiente y los riesgos de desastres naturales o de
origen humano.
Los desastres y las emergencias presentan impor-
tantes oportunidades para replantearnos nuestras
creencias y valores; entender y abordar las vulnerabili-
dades de los niños; fortalecer la resiliencia;1 y trabajar
para transformar nuestra visión en la acción concreta,
pertinente y eficaz.
Una de las prioridades de Plan (aprobado por el Conse-
jo en 2009) es que “los niños y los jóvenes conoz-
can su derecho a la protección y asistencia en situ-
aciones de emergencia”.
Los Programas de Plan contribuirán a que:
Los Programas de Plan contribuirán a que:
1) Los niños crezcan a salvo en comunidades resili-
entes
2) Los niños estén conscientes de todos sus dere-
chos durante situaciones de emergencia y sean
capaces de ejercerlos.
El trabajo de Plan se conformará por medio de un en-
tendimiento de las necesidades y perspectivas de los
niños y la juventud y el análisis pertinente de los con-
textos político, ambiental y social.
Plan está comprometido con el Imperativo Humani-
tario.
1 “Resiliencia” se refiere a “la capacidad de un sistema
para reducir, prevenir, anticipar, absorber y adaptar o recuper-
arse de los efectos de un evento peligroso en forma oportuna y
eficiente. Esto incluye garantizar la conservación, restauración o
mejora de sus estructuras y funciones básicas y esenciales.” Plan
de Acción de las Naciones Unidas sobre la Reducción del Riesgo
de Desastres para la Resiliencia, 2013.
Imperativo Humanitario

“El principio moral fundamental de la humanidad es-

tablece que todos los seres humanos nacen libres e
iguales en dignidad y derechos. Con base en este prin-
cipio, afirmamos la primacía del imperativo humanitar-
io: que se debe tomar acción para prevenir o aliviar el
sufrimiento humano que surja a partir de desastres o
conflictos y que nada debe estar por encima de este
principio”.

Carta Humanitaria, Esfera del Proyecto, edición 2011.

Este Manual de Respuesta a Desastres consta de tres libros

Libro 1
El Libro 1 está diseñado para guiar al personal de Plan
para entender las actividades que se deben ejecutar
en cada nivel de alerta. También detalla los resultados
esperados, los recursos disponibles en PlaNet, y los
principios rectores (EL QUÉ).
Libro 2
El Libro 2 proporciona detalles sobre quién ejecuta las
actividades señaladas en el Libro 1. Este libro ofrece
más detalles sobre cómo esto se llevará a cabo (EL
QUIÉN Y EL CÓMO). Hay una serie de funciones
bajo las cuales las expectativas específicas son
determinadas dependiendo del nivel de alerta.
Libro 3
El Libro 3 comprende seis capítulos del programa
básico (Educación en situaciones de emergencia;
Protección a la infancia en situaciones de emergencia;
WASH; Asistencia Alimentaria y Nutrición; Gestión de
Campos / Refugios y artículos no alimentarios; Salud
y; temas transversales como Violencia de Género,
Apoyo Sico-Social, Programación de Efectivo, entre
otros). Se ofrece orientación a diferentes niveles,
desde la preparación para desastres hasta el cierre en
la post-emergencia.

2
 Objetivos Organizacionales Sede Internacional (SI)
· Desarrollo del proceso de preparación para desastres y desarrollo de herra- ·E
mientas, plantillas y capacitaciones. de
· Políticas y Estrategias de GRD ·C
Alerta Verde · Preparación
· Normas GRD de Calidad / Rendición de cuentas ·E
· Perfil de PLAN establecido para emergencias
Situación Normal · Coordinación de Información de Respuesta a Emergencias ge
· Personal capacitado en Respuesta a Emergencias
· Normas GRD de Calidad / Rendición de cuentas za
· Establecimiento de canales internacionales para el apoyo relacionado con la ·N
Emergencia ·A

Nivel de Alerta Amarilla

Evolución de la Situación de Alto Riesgo in-
cluyendo emergencias estacionales / políticas
Presunción: Plan responderá si la situación se
deteriora.
·R
· Mantenerse al día en el escenario de despliegue · Comunicación y Promoción de emergencia específica
·C
· Alto nivel de preparación para responder · Coordinación de Recaudación de Fondos específica para Emergencia
de
· Acciones de mitigación de desastres adoptadas · Planificación del despliegue de la emergencia / activación de la lista
·P

Alerta Naranja Nivel 1 ·R

La Respuesta ante la Emergencia comenzó · Comunicaciones y Coordinación ·C
· Soporte Técnico
· Evaluación de Desastres y Diseño de
en o alrededor de un Desastre PU-localizado. · Apoyo a las Comunicaciones
Respuesta a Desastres ·P
Una porción relativamente pequeña de la po- · En Alerta por el previsible deterioro de la situación
Recaudación de fondos ·R
blación / país se ve afectada. cífi

Alerta Naranja Nivel 2

La Respuesta ante la Emergencia surgió en
cualquier lugar el país. Desastre de importan-
cia nacional y probablemente regional. Una
parte significativa de la población se ve afec-
tada.
Nivel de Alerta Roja
La Respuesta ante la Emergencia inició –
Emergencia de escala Masiva Nacional o Re-
gional con impacto significativo en medios
mundiales.
Todos los objetivos de la Alerta Naranja nivel 1 más:
· Gestión de Medios / Relaciones Públicas de situación de Todos los objetivos de la Alerta Naranja Nivel 1 más:
·N
Emergencia · Despliegue del Personal de la Lista
·R
· Respuesta de emergencia a gran escala · Entrevistas con los medios y coordinación interna
ap
· Provisión de Aumento de la capacidad de respuesta ante la · Liberación de Fondos para el Desastre
emergencia
Todos los objetivos de la Alerta Naranja Nivel 2 más:
· Liderar a Medios Específicos de Emergencia / Gestión de las relaciones To
Todos los objetivos de la Alerta Naranja nivel 2 más: públicas ·G
· Gestión intensa de Medios / Relaciones Públicas · Comité de Información pú
· La Respuesta ante la Emergencia tiene la más ALTA prioridad · Procedimiento de Gestión de Emergencias Activado ·P
de la organización · Comunicación enviada por la alta dirección · ·E
La Emergencia se establece como la más alta prioridad de la organización de de
todos los equipos funcionales

Alerta Azul
Fase de Recuperación Post Emergencia /
emergencia prolongada.
·R
Todos los objetivos de nivel de alerta verde más:
· Establecimiento de la lista de emergencia ·C
· Programa de Recuperación Post Emergencia
· Establecimiento de perfil a través de las comunicaciones de
· Respuesta a Emergencias Prolongada
·G

3 Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.

© Plan 2013
 OFICINA NACIONAL (ON)
Establecer relaciones sólidas con las secciones humanitarias
e los donantes
Coordinación de Recaudación de Fondos
Establecer el perfil de PLAN en la respuesta ante la emer-
encia a través de comunicaciones con los donantes y simpati-
antes
NO hay capacitación del personal en respuesta a emergencias
Apoyo para la Preparación OP y Desarrollo de Capacidades
Recaudación específica de fondos para la emergencia
Comunicación de Donadores Específicos y de Simpatizantes
e la Emergencia
Preparación de la actualización del Patrocinio
Recaudación específica de fondos para la emergencia
Comunicación de Donadores Específicos y de Simpatizantes
e la Emergencia
Preparación de la actualización del Patrocinio
Recaudación de Fondos para el Programa de Respuesta Espe-
fica de Emergencia
NO hay despliegue de personal Enlistado
Recursos de los Patrocinadores y Públicos, de considerarse
propiado
odos los objetivos de la Alerta Naranja Nivel 2 más:
Gestión de medios específicos de emergencia / relaciones
úblicas en el país ON
Puesta en marcha de recursos públicos
Establecimiento de la emergencia como la más alta prioridad
e la organización para todos equipos funcionales
Recaudación específica de fondos para la emergencia
Comunicación de Donadores Específicos y de Simpatizantes
e la Emergencia
Gestión de cartera de donaciones y apoyo a OPs
OFICINA REGIONAL (OR)
· Implementación y capacitación en el Proceso de Preparación
para desastres
· Difusión de políticas de GRD y monitoreo de cumplimiento con
los niveles OP y OR
· Asegurar el compromiso con el grupo y otros mecanismos de
coordinación de respuesta humanitaria
· Comunicación y Promoción del Programa Regional GRD
· Asegurar la Respuesta ante Desastres incluida en los PEP
· Comunicación y Promoción a nivel Regional de emergencia
específica
· Participación en órganos de coordinación regionales
· Planificación del despliegue de la emergencia/ activación de la
lista
· Asegurar la preparación y apoyo a OPs
Todos los objetivos de nivel de Alerta Amarillo más:
· Apoyo técnico a OP
· Garantizar una respuesta adecuada a nivel de OP
· Consideración de la liberación de fondos adicionales
· En Alerta por previsible deterioro de la situación
· Despliegue del Personal enlistado
· Liderar la Gestión de Medios de Emergencia/relaciones públi-
cas y apoyo a OP
· Coordinación de respuesta ante desastres
· La respuesta ante el desastre es la más alta prioridad para
todos los equipos funcionales (se cancelan todos los otros
compromisos)
· Liberación de Fondos Regionales
Todos los objetivos de la Alerta Naranja Nivel 2 más:
· Gestión de Medios de Emergencia / Relaciones Públicas de
Apoyo a OP
· Solicitud de apoyo adicional para la gestión de la respuesta a la
emergencia regional
· Apoyo técnico a OP
· Garantizar una respuesta adecuada a nivel de OP
· Considerar la posibilidad de liberación de fondos adicionales
· En Alerta por el previsible deterioro de la situación
OFICINA PAÍS (OP)
· Establecer relaciones sólidas con las secciones humanitarias de los
donantes a nivel local
· Participación en grupo y otros mecanismos de coordinación de re-
spuesta humanitaria
· Implementación del Proceso de Preparación para Desastres
· Análisis actualizado de la situación de seguridad
· Identificación del punto focal de la Respuesta a Emergencias
· Monitoreo de Emergencia en curso
· Desarrollo de Planes de Acción Dependientes del Escenario de Emer-
gencia y asignación de funciones de respuesta a emergencias
· Comunicación con los donadores a nivel local y preparación de la actu-
alización de patrocinadores
· Implementación de iniciativas de mitigación de emergencia
· Enviar Sitreps regulares
· Asociación Adecuada planificación / creación
Todos los objetivos de nivel de Alerta Amarillo más:
· Evaluación
· Comunicaciones / Relaciones con los Medios / Sitreps
· Diseño del programa
· Coordinación de respuesta interna y externa
· Respuesta ante Desastres
· Solicitud de apoyo cuando sea necesario
Todos los objetivos de la Alerta Naranja Nivel 1 más:
· Personal desplegado a áreas de Programas de Unidad (PU) no afecta-
dos.
· Capacidad del programa y operacional ampliada
· Gestión de Medios de Emergencia / relaciones públicas dentro del país
· Personal de PU’s no afectados desplegados en las zonas afectadas
· La Respuesta ante el Desastre es la máxima prioridad para todos (can-
celar todos los demás compromisos)
Todos los objetivos de la Alerta Naranja Nivel 2 más:
· Aumento masivo en el programa y las funciones de operaciones espe-
cialmente Movilización de Recursos, Gestión de Subvenciones, Logísti-
ca, y Financiamiento.
Todos los objetivos de nivel de alerta verde y además:
· Recuperación post emergencia / implementación del programa de
emergencia prolongada
· Implementación y Diseño del Programa de Emergencia Específica
RRD.
4

ALERTA VERDE
Estos son tiempos normales y situaciones de desastres prolongados
(es decir, una situación que ha durado más de lo previsto)
Fortalecer nuestra preparación para responder a los desastres
TAREA
PRINCI- e incluir el desarrollo de la resiliencia en nuestros programas
actuales y actividades de desarrollo.
PAL
RESULTA- Los niños crecen con seguridad en comunidades resilientes
DOS ESPER- y pueden ejercer todos sus derechos, especialmente en
ADOS situaciones de emergencia y desastres (si ocurren).
El trabajo de preparación de Plan estará conformado por un
entendimiento de las necesidades y perspectivas de los niños
PRINCIPIO y jóvenes. También proporcionará un análisis de los contextos
RECTOR
político, ambiental y social pertinentes. Dicho trabajo garantizará
un enfoque centrado en el niño y contribuirá a desarrollar la
resiliencia comunitaria.
Herramienta de Preparación para Desastres, Política de
Gestión del Riesgo de Desastres, Sistema de Alerta de
RECURSOS Respuesta a Desastres, Herramienta de Evaluación Logística,
DISPONIBLES Planes de Respuesta (Programas, Procuración y Registros,
EN PlaNet Comunicaciones, Gente y Cultura, Financiamiento)
5 Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.
© Plan 2013
TAREAS:
Análisis del contexto del país: ¿Cuál es el impacto de las realidades sociales, políticas
y económicas en los niños?
Describa cómo funcionan las estructuras de gestión de desastres y del gobierno a
nivel nacional y las no gubernamentales. ¿Cuáles son las capacidades existentes?
Identificar como las leyes vigentes relacionadas con el tema de desastres,
contemplan nuestra promoción de prioridades y explicar cómo estas leyes nos
pueden ayudar a trabajar como “Un Plan” si ocurre una emergencia o desastre.
Enumere las personas de contacto para los actores nacionales e internacionales
clave en materia de preparación y respuesta ante desastres y asegurarse de que
entienden el papel de Plan en emergencias y desastres.
Evaluar el propio nivel de preparación de Plan contra el PPD y el informe de la
preparación.
Participar activamente en la preparación del clúster de las Naciones Unidas y las
reuniones de coordinación para la educación, la protección, y otros sectores.
Promover la preparación conjunta con los actores nacionales e internacionales
identificados anteriormente.
Obtener la pre-calificación para el financiamiento tanto con los donantes
institucionales como corporativos.
Asegurarse de que Plan participe activamente en organismos de coordinación de
alto nivel del gobierno y humanitaria en todo el sistema.
Asegurarse de que la planificación de la contingencia de Plan está al día, llevando a
cabo lo siguiente:
Realizar un análisis de las capacidades, vulnerabilidades y riesgos.
Construir escenarios probables de respuesta a emergencias y desastres.
Contrastar cada escenario con la capacidad de respuesta instalada por Plan.
Definir protocolos y procedimientos de respuesta para cada escenario.
Crear planes de logística, seguridad y respuesta de Recursos Humanos para
cada escenario.
Definir la estructura de gestión de crisis que se adoptará para garantizar una
respuesta eficaz para cada nivel de alerta (véase Libro 2).
Asignar roles, responsabilidades y plazos para las tareas anteriores.
Los cinco principios que deben guiar nuestras acciones:
Por lo general, los Desastres generan entornos altamente competitivos. En tales circunstancias, Plan requiere un fuerte sentido de objeto social, voluntad de
trabajar en estrecha colaboración con agentes externos, una fuerte responsabilidad, compromiso con la calidad y disposición para tomar riesgos. He aquí algunos
principios a tener en cuenta:
1) El Imperativo Humanitario es lo primero.
2) Somos una organización centrada en el niño. Siempre colocamos los intereses de los niños por delante. Nuestras acciones y comunicaciones deben reflejar
esto.
3) Debemos trabajar juntos. Fuera de Plan, participamos en la colaboración y coordinación de estructuras y mecanismos; dentro de Plan, trabajamos como “Un
Plan” a través de diferentes lugares y temas. Nosotros compartimos la información con eficacia y nos apoyamos mutuamente.
4) Las decisiones y acciones inmediatas son tomadas e iniciadas, incluso con información limitada.
5) Es preferible tener gente de más en el campo, que no suficiente.

¿Quién toma las decisiones en situaciones de emergencia?

A nivel de país, el Director Nacional (DN) es el responsable. El DN activará un Equipo de Gestión de Respuesta a Emergencias compuesto por los siguientes
miembros: un Gerente de Respuesta a Emergencias (GRE), miembros del Equipo de Gestión Nacional (EGN), y un líder GRD en el país. El DN delegará las re-
sponsabilidades de la toma de decisiones al Gerente de Respuesta a Emergencias y a los miembros específicos de la EGN. Cada uno tendrá niveles adecuados
de autoridad en todos los asuntos, incluyendo los relativos a finanzas, personal e implementación.

El GRE será el responsable de la toma de decisiones a nivel interior del país en temas relacionados con la respuesta a emergencias. El Gerente de Apoyo a
Programas será el responsable de gestionar los programas regulares de desarrollo. Si se considera necesario para la respuesta a emergencias el personal exis-
tente de desarrollo, el Gerente de Respuesta a Emergencias tendrá la autoridad para asignar a dicho personal para la respuesta de la emergencia, de acuerdo
con la prioridad organizacional.

En Nivel Naranja 2, el DN consultará con la región. La posición por defecto es el despliegue de la GRD regional para dirigir o apoyar la respuesta a la emergencia.
Las decisiones sobre despliegues adicionales se basarán en conversaciones con la región y el SI.
La decisión de declarar un nivel de alerta ROJA es tomada por el Director General o la autoridad delegada en SI. Consulte los procedimientos de gestión de la
línea de emergencia para más detalles. En ROJO, la posición por defecto es el despliegue de la GRD regional y un Equipo de Respuesta Rápida para el enlista-
do de emergencia. Plan practicará un enfoque de “sin lamentaciones” en situaciones de emergencia ROJO, que implicará despliegues y la inyección de las
capacidades de los expertos de inmediato como una posición predeterminada (y no siempre basada en las solicitudes). Si se determina que no es necesario,
el equipo regresará a su trabajo habitual en las primeras 2 semanas del despliegue.

6

ALERTA AMARILLA
Existe un alto riesgo de que la situación en desarrollo se convierta en un
desastre que genere sufrimiento a los niños y jóvenes y que requerirá de
Plan para responder.
Somos conscientes de la situación que se desarrolla de una
TAREA manera que permite nos permite responder con eficacia si
PRINCI- es necesario. Si se trata de un desastre de “evolución lenta”,
PAL nuestra tarea principal es asegurar que la situación se conozca,
que la entendamos y que nos preparemos para responder.
Nos comunicamos dentro y fuera de Plan sobre el desarrollo
RESULTA- situación, explicando que medidas se tomarán y cuándo.
DOS ESPER- Explicamos qué medidas de preparación existen.
ADOS
Plan reconoce que el impacto de un desastre depende tanto
PRINCIPIO de la gravedad del fenómeno (el peligro) como la vulnerabilidad
RECTOR de los afectados. Plan tiene la responsabilidad de vigilar y llevar
la atención a las situaciones que amenazan el bienestar de los
niños.
Herramienta de Evaluación de Preparación para Desastres;
Plantilla de Conceptos para acceder al Financiamiento;
RECURSOS
Herramienta de Evaluación Rápida; Plantilla de informe de la
DISPONIBLES Situación.
EN PlaNet
7
Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.
© Plan 2013
TAREAS:
Declarar alerta amarilla a través de la distribución de un informe de situación al
grupo de Alerta y anunciar la frecuencia de los informes de situación de acuerdo
con el GRD Regional.
Activar el Equipo de Gestión de Respuesta a Emergencias previamente definido y
nombrar a un Gerente de Respuesta a Emergencias (GRE) para revisar, priorizar e
implementar las acciones ya realizadas durante el proceso de PD. El GRE le reporta
al Director Nacional.
Asegurarse de que su personal comprende lo siguiente: 1) Cómo funcionará la
estructura de la gestión; 2) Sus propios roles y responsabilidades en caso de que
se requiera respuesta y; 3) Las líneas de comunicación y autoridad.
Abordar las lagunas existentes en la disponibilidad de recursos humanos y
competencias técnicas.
Trabajar con los socios de Plan involucrados en la respuesta, comprendiendo su
capacidad de respuesta y apoyándolos en las lagunas de su preparación.
Servir de enlace con los actores humanitarios clave identificadas en Verde 1.
Participar activamente en las reuniones de intercambio de información y de
coordinación fuera de Plan, alimentando con la información de dichas reuniones a
la red de Plan.
Monitorear los medios de comunicación y los siguientes sitios web: Relief Web,
AlertNet y medios de comunicación local.
Distribuir la alerta según la frecuencia establecida.
Asegurarse de que sus comunidades beneficiarias están al tanto de la situación y
apoyarlas en la preparación para posibles eventualidades.
Con base a la situación emergente, actualizar el Borrador del Esquema de Respuesta
inicial (véase el Libro 2) y los planes de respuesta (ver Alerta Verde y el Libro 2).
Activar un equipo para hacer la Evaluación Rápida de Necesidades, así como activar
los proveedores seleccionados durante el nivel de alerta Verde 1/PPD.
El poder de las preguntas:
Preguntas que debe ser
Las preguntas bien diseñadas pueden ser instrumentos eficaces para
encender un nivel más profundo del análisis en medio de una crisis. Las capaz de responder dentro
de las primeras 48 horas
preguntas nos pueden ayudar a hacer un balance de dónde estamos y hacia
dónde nos dirigimos.

Se alienta a los gerentes a utilizar las preguntas como una manera de revisar
la posición de la organización constantemente en tiempos de crisis y para
garantizar que no se pierda de vista “el panorama general”.
de la declaración de una
La página siguiente ofrece algunos ejemplos de las preguntas claves que
deben ser respondidas durante una alerta amarilla:
alerta amarilla:
• ¿Cuál sería el detonante para que Plan responda?
• ¿Cuál sería el detonante para que Plan no responda?
• ¿Cuáles serán los mensajes clave que vamos a utilizar para los
medios de comunicación, socios y otros actores humanitarios en
el país?
• ¿Qué mecanismo tenemos en el lugar para controlar la situación?
• ¿Cuáles serán las tres prioridades clave durante la respuesta?

8

ALERTA NARANJA
NIVEL 1
Plan ha decidido responder, aunque sólo sea para llevar a cabo una
evaluación. La situación se localiza alrededor de una Unidad de
Proyecto y no está afectando todo el país.
TAREA Asegurar el bienestar del personal y responder de manera
PRINCI- efectiva a las necesidades básicas, de educación y seguridad
PAL del niño no atendidas en su grupo objetivo.
Se atiende la seguridad y el bienestar del personal de Plan, los
visitantes y socios. Las necesidades inmediatas de los niños y
RESULTA- jóvenes se atienden en términos de protección de la infancia,
DOS ESPER- educación y asistencia con el fin de salvaguardar sus derechos.
ADOS Los riesgos actuales y futuros de los niños y jóvenes se reducen
y su resiliencia se fortalece, y se realizan los preparativos para la
inmediata respuesta y recuperación temprana.
Plan da prioridad a las necesidades no atendidas de los niños
y los jóvenes, centrándose en la protección de la infancia, la
PRINCIPIO
RECTOR educación y asistencia. Las decisiones y las acciones que se
toman sin demora, a pesar de la falta de información fiable.
Herramienta de Evaluación de Preparación para Desastres;
Política de Límites de Aprobación Financiera; Plantilla del
RECURSOS
Informe de Situación; Manual RD Libro 2 y Libro 3.
DISPONIBLES
EN PlaNet
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Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.
© Plan 2013
TAREAS:
Determinar la seguridad y la ubicación del personal, los visitantes y la propiedad.
Compruebe la gravedad y el impacto del evento, triangulando la información de primera
mano de sus socios, su personal y las comunidades, con información secundaria de los
medios de comunicación y otros actores humanitarios.
Declarar una Alerta Naranja 1, verificando que la alerta se ha recibido a lo largo del Red
de Plan.
Asegurarse de que el GRE reporte al DN y revisar, priorizar y garantizar la implementación
oportuna de las acciones identificadas en la alerta verde.
Activar la estructura de gestión a Nivel de Dirección Nacional para apoyar la unidad de
programa y asegurar que el PU se organiza para hacer frente a la situación.
Nombrar un vocero de Plan, de acuerdo a los mensajes clave y recopilar historias,
vídeos y fotos para garantizar la visibilidad de Plan, respetando el artículo 10 del Código
de Conducta de la CRYMLR y de las ONG.
Actualizar y difundir los Procedimientos de Operación Estándar de seguridad para el
personal, visitantes y colaboradores.
Elaborar un borrador de Esquema de Respuesta Inicial (planificación de docs), así como
un documento de síntesis de los donantes (envíe primera versión dentro de las primeras
seis horas después de la declaración de Alerta Naranja).
Distribuir un informe de situación inicial y Esquema de Respuesta Inicial (planificación
docs). La acción deberá ser iniciada incluso sobre la base de la información limitada
(antes de las 24 horas después de la primera declaración de una Alerta Naranja).
DN para llamar a una reunión de todo el personal para presentar el nuevo sistema de
gestión de este caso, explicar el Imperativo Humanitario y asegurar que la gente entienda
la estrategia y política de GRD de Plan. Esta reunión deberá dar una actualización sobre
la situación y desvelar la dirección estratégica a seguir en la respuesta.
Encargar a los responsables de las unidades técnicas que expliquen:
Cómo afectará la situación actual a los programas en curso.
Desarrollar planes de respuesta concretas de cada sector que siguen ESFERA, INEE,
Normas CPIE y HAP.
Abordar las brechas en la disponibilidad de recursos humanos y competencias
técnicas con el fin de responder a las prioridades estratégicas identificadas de Plan.
Desplegar personal nacional para la unidad del proyecto, si es necesario.
TAREAS:
Participar activamente en las reuniones de los grupos de NU al menos durante
las reuniones de: Educación, Protección, WASH, y Albergue.
Participar activamente en los altos niveles de gobierno y los organismos de
coordinación del sistema, foros y juntas (por ejemplo Equipo Humanitario del
País, Comité de Desastres Nacionales, Comisión de Emergencias Nacionales,
etc.)
Participar de manera conjunta en evaluaciones multi-agencias siempre que
sea posible. Durante las evaluaciones, asegurarse de que se consideren las
necesidades infantiles (véase Libro 2).
Cuando no se llevan a cabo evaluaciones, desarrollar su propia Evaluación
Rápida de Necesidades y circular el reporte utilizando el formato de ERN de
Plan (Realizarlo dentro de las primeras 72 hrs. después de haber declarado la
Alerta Naranja).
Asegurarse de que haya un gerente de proyectos para cada programa quien:
a) planeará y diseñará su trabajo en conjunto con los niños afectados y sus
cuidadores; b) comunique efectivamente la información sobre la respuesta de
Plan; y c) provea el apoyo adecuado a los niños, jóvenes y cuidadores de manera
que se pueda obtener información precisa sobre su protección y asistencia.
En conjunto con la planeación programada y el diseño, y en paralelo con las
evaluaciones de necesidades, llevar a cabo acciones de respuesta inmediata.
Seguir los procedimientos financieros si es que se necesitan recursos externos.
Verificar que la unidad de logística reciba el apoyo apropiado y que el desarrollo,
transporte, almacenaje y comunicación fluyan de manera efectiva.
Mantener contacto constante con los donadores del país.
Actualizar la evaluación inicial con una evaluación detallada de necesidades
mientras se monitorea la situación en proceso.
Asegurarse del bienestar de su equipo. (Revisar los problemas relacionados al
estrés, sobresaltos, traumas, dolores, sobrecarga de trabajo y/o consumo de
alimentos).
Preguntas que debe ser capaz de
contestar dentro de las primeras
48 hrs. después de haber
declarado la Alerta Naranja 1:
• ¿Por qué decidió responder Plan?
• ¿Cuáles son nuestras tres principales prioridades durante la
respuesta?
• ¿Cuáles son las necesidades principales de los niños y niñas durante
esta situación?
• ¿Cuáles serán los mensajes clave que utilizaremos para los medios
de comunicación, compañeros y demás actores humanitarios en el
país?
• ¿La situación tiende a mejorar o empeorar?
• ¿Con qué mecanismos contamos para adaptarlos a la situación del
momento?
• ¿Cuáles son las tres principales brechas de Protección Infantil
durante Emergencias y qué estamos haciendo para cubrirlas?
• ¿Cuáles son las tres principales brechas de Asistencia durante
Emergencias y qué estamos haciendo para cubrirlas?
• ¿Cuál es el consenso emergente dentro de los grupos y otros
organismos de coordinación sobre la situación en general y cuáles
son las necesidades más importantes?
• ¿Cómo se utilizará el “Barómetro de Calidad”?
• ¿Con qué mecanismos contamos para asegurarnos de que
incluyamos la perspectiva de los niños y adolescente en nuestra
programación?
• ¿Cómo está el bienestar de mi equipo?
• ¿Con cuánto dinero contamos?
• ¿Cuánto dinero necesitamos?
• ¿Cómo estoy asegurando una respuesta inmediata que contribuya
a una recuperación inmediata?
10
 ALERTA NARANJA
NIVEL 2
La respuesta de emergencia por parte de PLAN se lleva a cabo en
cualquier lugar dentro del país, sin importar si existe alguna Unidad
del Programa. Éste es un desastre importante nacional que cuenta
con el potencial de afectar la región entera. PLAN se asegurará de
que la respuesta sea la prioridad del equipo nacional y regional.
Asegurar el bienestar del equipo. Comprometerse a gran
TAREA escala a dar respuesta efectiva al grupo educativo insatisfecho,
PRINCI- brindando seguridad infantil, y las necesidades básicas de su
PAL grupo meta/objetivo, utilizando todos los recursos nacionales y
algunos regionales.
Se atiende la seguridad del equipo. Se utilizan los recursos
RESULTA- nacionales y regionales disponibles para cubrir las necesidades
DOS ESPER- insatisfechas de nuestro grupo meta/objetivo y así salvaguardar
ADOS sus derechos. Se ponen en espera las prioridades y compromisos
que continúan en marcha, dar respuesta es el enfoque número
uno de PLAN a nivel nacional.
La respuesta es el enfoque principal del equipo a nivel nacional,
se lleva a cabo un acercamiento “sin arrepentimientos”
PRINCIPIO
RECTOR tomando en cuenta el despliegue del equipo a lo largo del país
o región, y se posiciona perfectamente una lista de emergencia
para resaltar el trabajo realizado.
Herramienta de Evaluación de Preparación contra los
Desastres, Guía Rápida de Logística, RD Libros 2 y 3
RECURSOS
DISPONIBLES
EN PlaNet
11 Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.
© Plan 2013
TAREAS:
Determinar la seguridad y ubicación del equipo, visitantes y propiedad.
Desarrollar todas las actividades de la Alerta Naranja 1.
Cambiar o declarar Alerta Naranja 2 y verificar que se reciba la alerta en toda
la organización.
Reconsiderar las prioridades no relacionadas a la respuesta anticipando una
emergencia de relevancia nacional.
Pedir los fondos emergencia de contingencia regional para apoyar la respuesta.
Desplegar la administración regional DRM para llevar a cabo la respuesta de
emergencia.
Asegurar que los medios de comunicación de emergencia y las relaciones
públicas dentro de PLAN estén bien planteados para entregar mensajes clave
e información.
Comprometerse con SI para publicar las demandas públicas.
Comprometerse con SI tomando en cuenta el posible despliegue de su
equipo de nómina.
Participar en una evaluación detallada inter-agencias para la protección infantil
y la educación.
Si es que no se lleva a cabo ninguna evaluación inter-agencia detallada,
desarrollar una (dentro de 72 hrs). Esto debe de proporcionar una actualización
detallada de la situación de los niños patrocinados.
Asegurarse de que el vocero ante los medios de comunicación de PLAN
cuente con los recursos necesarios y el apoyo requerido para comunicar la
posición de PLAN durante la respuesta.
Preguntas Clave que requieren respuesta inmediata del
Equipo de Respuesta de Emergencia:
• ¿Cuáles son/fueron los detonadores que provocaron cambiar de amarillo a naranja?
• ¿Es necesario reubicar al equipo y/u oficina a una ubicación diferente?
• ¿Existe presupuesto para pagar al equipo y los recursos?
• ¿Cuál sector requiere de capacidad técnica específica?
• ¿Cuáles compañeros están disponibles para contratación inmediata?
• ¿Qué tan frecuente deben de ser las juntas administrativas de respuesta de emergencia, quién debe de asistir, y cuáles son los puntos
de acción en minutos reflejados en el informe de situación?
• ¿Quién estará a cargo de administrar cualquier desorganización en los programas en marcha?
• ¿Qué fondos estarán asignados a dar respuesta y/o cuáles fondos deben de ser solicitados?
• ¿Existe alguna forma de cambiar la forma en la que la administración opera?

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ALERTA ROJA
Este nivel se utiliza cuando existe una situación de desastre que
requiere un nivel de atención global de los medios de comunicación
y que como tal se convierte en una prioridad organizacional. Este
nivel requiere de movilización internacional y los recursos de la red
global de Plan. Es declarada por un director general adjunto.
Respuesta se convierte en la prioridad organizacional. Plan se
TAREA compromete a gran escala, respuesta internacional, a cubrir
PRINCI- las necesidades insatisfechas educativas, seguridad infantil, y
PAL necesidades básicas de su grupo objetivo. Se intensifica el uso
de los medios de comunicación nacionales e internacionales,
y las relaciones públicas. Las Oficinas Nacionales escriben
solicitudes para contar con financiamiento.
Se dirige el bienestar del equipo. Se utilizan los recursos
nacionales, regionales e internacionales disponibles para
cubrir las necesidades insatisfechas de nuestra audiencia
RESULTA-
objetivo para salvaguardar sus derechos. Las prioridades y
DOS ESPER-
compromisos puestos en marcha se ponen en espera y dar
ADOS
respuesta se vuelve la prioridad principal de la organización.
Plan utiliza efectivamente la cobertura internacional de los
medios de comunicación para movilizar los recursos a través
de la red global de Plan.
La respuesta es el enfoque principal. Se lleva a cabo un enfoque
“sin-arrepentimientos” en lo que se refiere al despliegue del
equipo internacional y la organización está bien posicionada
PRINCIPIO para resaltar el trabajo que están resaltando. Se activa un
RECTOR “Grupo Corporativo de Respuesta a Desastres” global para
proporcionar guía en materia estratégica y política que afecte
la reputación y posicionamiento de Plan (véase el Libro 2 para
TdR).
PPD, Libros 2 y 3 de RD, Herramienta de Seguimiento de
RECURSOS Recursos, Herramienta de Presupuesto.
DISPONIBLES
EN PlaNet
13 Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.
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TAREAS:
Determinar la seguridad y ubicación del equipo, visitantes y propiedad.
Llamar a una junta con todo el equipo para presentar el nuevo sistema de
administración para ese evento; explicar la Orden Humanitaria; y asegurarse de que
la gente entienda la estrategia y política GRD de Plan. Esta junta debe de ofrecer una
actualización sobre la situación y explicar la dirección de la estrategia que se seguirá
durante la respuesta.
Verificar la gravedad y el impacto del evento, triangulando la información de primera
mano desde sus compañeros, equipo, comunidades y actores humanitarios clave.
DN recomienda al DR tener una reunión con el grupo de vigilancia para declarar la
Alerta roja. El país subsecuentemente debe enviar un informe de la situación al grupo
de alerta.
Se debe de entrar en acción inmediatamente, incluso cuando se cuenta con
información limitada, tras declarar alerta roja. (Véase Libro 2 para ejemplos).
Designar una Administración de Respuesta de Emergencia para reportar directamente
al DN y revisar, priorizar y asegurar la implementación oportuna de las acciones
identificadas en el PPD.
Activar la estructura de Administración de Crisis, definir modalidades de trabajo,
líneas de comunicación, regularidad de juntas, y asignar claramente los roles y
responsabilidades.
Comunicarse con la Oficina Regional y Sede Internacional y acordar cuál es la mejor
manera de implementar el modo de trabajo “Un Plan”. (Ponerse de acuerdo sobre los
roles y responsabilidades, solicitar recursos adicionales, y aclarar el proceso de toma
de decisiones y el flujo de información).
Designar un vocero de Plan y proveer todo el apoyo necesario para hacer frente a los
medios de comunicación. Acordar en los mensajes clave y recabar historias, videos
y fotografías para asegurar la visibilidad de Plan respecto al artículo 10 del Código de
Conducta de la CRYMLR y de las ONG.
Actualizar y circular Procedimientos de Operación Estándar de seguridad para el
equipo y visitantes. Establecer puntos de partida de los cuales se pueden retirar los
visitantes del país para prevenir que los visitantes que no estén relacionados con la
emergencia entren en la zona afectada.
Escribir un borrador del esquema de la respuesta inicial (los documentos de planeación
se encuentran en el Libro 2) así como un concepto de nota para los donadores. (Enviar
la primera versión dentro de las seis primeras horas después de declarar Alerta Roja).
Distribuir un informe de situación inicial y esquema de respuesta inicial a la OR, SI y
ONs.
TAREAS:
Dar a la tarea a las personas responsables de las unidades técnicas de explicar:
¿Cómo es que la situación actual afectará los programas que siguen en
funcionamiento?
¿Cómo desarrollarán los planes de respuesta para cada sector que sigue Sphere,
INEE, HAP y Normas Básicas para la Protección Infantil en Acción Humanitaria.
¿Cómo interactuarán con los compañeros técnicos dentro de otras organizaciones
y autoridades?
¿Qué equipo adicional será necesario?
Asegurar el despliegue efectivo e inmediato del equipo por parte OR y planteles
Globales al país afectado mientras se lleven a cabo reclutamientos a corto plazo y
locales de emergencia por parte de todos los departamentos que requerirán de apoyo
adicional.
Contactar los Nos para seguir los informes de situación e indagar sobre la posibilidad
potencial de obtener fondos para la situación. Buscar asistencia de OR y Sedes
Internacionales para la redacción de propuestas.
Intensificar la participación de Plan en las reuniones de los grupos de NU al menos
durante las reuniones de: Educación, Protección, WASH, y Albergue, actualizando la
lista de contactos para los líderes de los grupos.
Intensificar la participación de Plan en los altos niveles de gobierno y los organismos
de coordinación del sistema, foros y juntas (por ejemplo Equipo Humanitario del País,
Comité de Desastres Nacionales, Comisión de Emergencias Nacionales, etc.).
Participar activamente de manera conjunta en evaluaciones multi-agencias siempre
que sea posible. Durante las evaluaciones, asegurarse de que se consideren las
necesidades infantiles (véase Libro 2) y resaltar las situaciones en las que los infantes
sufren discriminación y marginación.
Cuando no se llevan a cabo evaluaciones, desarrollar su propia Evaluación Rápida de
Necesidades (dentro de las primeras 72 hrs. después de haber declarado la Alerta
Roja).
Asegurarse de que haya un gerente de proyectos para cada programa quien: a)
planeará y diseñará su trabajo en conjunto con los niños afectados y sus cuidadores;
b) comunique efectivamente la información sobre la respuesta de Plan; y c) provea el
apoyo adecuado a los niños, jóvenes y cuidadores de manera que se pueda obtener
información precisa sobre su protección y asistencia.
En conjunto con la planeación programada y el diseño, y en paralelo con las evaluaciones
de necesidades, continuar llevando a cabo acciones de respuesta inmediata (véase el
Libro 2 para ejemplos).
TAREAS:
Activar las Reservas Financieras de Respuesta a Desastres nacionales
y preparar Estimados Presupuestarios de Respuesta preliminares para
los tres primeros meses de acuerdo con los resultados de la Evaluación
Rápida de Necesidades y el Esquema de Respuesta.
Si es que se necesitan recursos externos, seguir los procedimientos
financieros explicados bajo el tema “Finanza” en el Libro 2.
Verificar que la logística y los servicios de las unidades de apoyo se
adapten al desarrollo, transporte, almacenaje, comunicación y a las
tecnologías de la información para cubrir las necesidades actuales y
respuestas futuras posibles.
Mantener contacto constante con los donadores nacionales e
internacionales.
Actualizar la Evaluación Inicial con un reporte detallado de evaluación
de necesidades mientras se monitorea la situación en marcha (la
evaluación detallada de necesidades debe de llevarse a cabo dentro de
las primeras 72 hrs. después de haber declarado alerta roja).
Asegurarse del bienestar de su equipo. (Revisar los problemas
relacionados al estrés, sobresaltos, traumas, dolores, sobrecarga de
trabajo, y/o consumo de alimentos). Buscar asesoría de profesionales
dentro y fuera de Plan (véase la guía en el Libro 2 bajo el tema
“RH&OD”).
Poner en espera los compromisos no relacionados con la respuesta. La
respuesta de la organización es la principal prioridad.
Asegurarse de que los medios de comunicación de emergencia y las
relaciones públicas dentro de Plan estén bien posicionadas para dar
a conocer mensajes clave e información mientras Plan se posiciona
como un jugador importante de respuesta. Buscar la ayuda de OR e SI.
Participar en una evaluación detallada inter-agencias para la protección
infantil y la educación.
Si no se lleva a cabo ninguna evaluación inter-agencia detallada,
desarrollar una dentro de los 14 días posteriores a la declaración de
Alerta Roja.
Contestar las preguntas en la página 12.
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 TAREAS:

ALERTA AZUL
Diseñar e implementar programas de emergencia de recuperación/
prolongada.

Comprometerse a avocar trabajo para asegurarse de que no se olviden

Esta es la fase de recuperación como respuesta después de la las emergencias y las necesidades insatisfechas de aquellos que fueron
emergencia o durante una emergencia prolongada. afectados.

Establecer mecanismos de monitoreo, evaluación y reporte del trabajo que

Asegurarse del bienestar de su equipo. Asegurarse de que se lleva a cabo durante la respuesta a emergencias y durante la emergencia
TAREA
se lleve a cabo un programa de recuperación efectivo y prolongada en fase de recuperación. Asegurarse de que las lecciones
PRINCI-
sostenible. Asegurarse de que no se olviden las emergencias aprendidas durante este proceso pueden ponerse en práctica en el futuro.
PAL
prolongadas.
Asegurarse de que los mecanismos de evaluación en tiempo real se
Plan entiende y evalúa el trabajo que se lleva a cabo durante la encuentren ubicados y comprendidos por el equipo de Plan para emergencias
RESULTA- respuesta a emergencias. Plan reconoce el impacto potencial Naranja y Roja.
DOS ESPER- de una emergencia prolongada y se han llevado a cabo los
ADOS pasos apropiados para incrementar el nivel de alerta sobre las Hacer que los resultados de la evaluación se encuentren disponibles para
necesidades y los contextos del grupo objetivo. las comunidades con las que trabaja Plan, así como con los donadores. La
información debe ser presentada de la manera más apropiada y de forma
Plan buscará la pronta y sustentable recuperación de las
accesible para el grupo objetivo (véase la sección “Responsabilidad” en el
PRINCIPIO comunidades afectadas por el desastre. Plan se advocará a
Libro 3).
RECTOR aquellos que fueron afectados por emergencias prolongadas y
que no son siempre visibles a los ojos del público. Plan busca
entender el impacto y la efectividad de su trabajo a través de
Se comparten las evaluaciones y los reportes a través de las organizaciones
mecanismos de monitoreo y evaluación.
(por ejemplo, a través de PlaNet) y con una comunidad humanitaria mayor
(por ejemplo ALNAP).
Herramienta de Preparación contra Desastres Comprometerse con las necesidades específicas de recaudación de fondos
RECURSOS de ON.
DISPONIBLES
EN PlaNet Comprometerse con los donadores específicos.

Prepararse para un cierre de subvenciones e iniciar evaluaciones.

EGRE para comprometerse en los procesos “retroceder y hacer sentido” en

los cuales ellos deben de buscar una respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Nuestras prioridades son correctas?

• ¿Existe algún embotellamiento que necesite ser resuelto?
• ¿De qué manera se pueden integrar los programas de respuesta a
nuestro presente trabajo?
• ¿Acaso los gastos van de acuerdo con nuestros objetivos?

15 Libro 1 del Manual de Respuesta ante Desastres de Plan, Mayo 2013.

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 Manual de
Respuesta
ante Desastres

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brinde su retroalimentación sobre correcciones y sugerencias para
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1. Publicar su comentario en DERMIH Yammer Group;
2. Publicar un comentario en panel de discusión del Espacio Virtual
de Operaciones “retroalimentación sobre el Manual de Respuesta a
Desastres”; o
3. Correo electrónico victor.macklenin@plan-international.org

http://plan-international.org/what-we-do/emergencies

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