Professional Documents
Culture Documents
En esta primera unidad se ahondará en el tema de los elementos básicos que componen
el SIM los cuales son: las interconexiones de los usuarios, las bases de datos, el software
de aplicaciones y los apoyos administrativos; así como también en el primer subsistema
que es el SISTEMA DE DATOS INTERNOS.
Marketing; según Philip Kotler es “el proceso social y administrativo por el que los
grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y
servicios”.
Equipo computacional
El Recurso Humano
Los programas
internos
DATOS
Externos
Si una empresa quiere mantener la rentabilidad de sus productos necesita conocer las
fuerzas fundamentales de su entorno. ¿Cómo puede la dirección de la empresa conocer a
tiempo los cambios en las necesidades y deseos de sus clientes, las nuevas iniciativas de
la competencia, las nuevas formas de distribución, etc.? La respuesta es clara: la
dirección debe desarrollar y mantener un sistema de información de marketing y tener la
habilidad de contar con un buen sistema de investigación de mercado.
La historia de las empresas nos dice que la dirección de las mismas dedicó la mayor parte
de su atención a la gestión del dinero, materiales, máquinas y personas. La dirección
puso poca atención en el quinto gran recurso de la empresa: la información. Es difícil
encontrar directores satisfechos con su información de marketing. Sus quejas son
diversas: afirman que no saben dónde encontrar información relevante sobre la compañía;
Philip Kotler
1.1 Elementos del sistema.
Mercadeo.
BENEFICIOS
LIMITACIONES
Para una correcta utilización del SIM se deberá de contar con una BASE DE DATOS
RELACIONAL que este correctamente sistematizada y bien documentada. Esto es; un
conjunto organizado de datos con criterios bien determinados para que exista una
vinculación con lógica entre los distintos elementos que la compongan.
Los datos de las bases de datos, están constituidos por toda la información de relevancia
que pueda ser incluida en el SIM. Datos de los clientes, de la competencia, de los
distribuidores, de las transacciones, de las ventas, etc. Es necesario un banco de datos
para recoger y almacenar (administrar) la información interna de la empresa para su
posterior consulta.
Por calidad de los datos se entiende que los mismos estén debidamente actualizados,
que los géneros se correspondan con el de los receptores de la información, que la
ortografía sea correcta, que el registro efectivamente pertenezca al Target que se quiere
alcanzar, que contengan todos los datos necesarios para contactar a las personas, etc.
Esto implica que se deben cumplir criterios precisos, los cuales habrá que establecer,
para incorporar datos a la base de datos. Más que la cantidad de datos lo realmente
importante es su calidad.
Las bases de datos pueden contar con diversas fuentes de datos: Información de clientes
capturados a través de diferentes actividades de ventas. Los datos de esos listados deben
ser diagnosticados, depurados y homogeneizados de acuerdo a un mismo formato antes
de ser incorporados a la base de datos. Esto implica establecer los criterios que deben
cumplir los datos de cada registro antes de ser transcritos o importados a la base de
datos. Información de clientes y prospectos capturados a través de programas
Este será un conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar
entre si. Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categorías de
datos que son:
Gestor de bases de datos que permite almacenar, manipular y visualizar datos con
un componente geográfico referido a datos especiales.
Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil
acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis
de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.
Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil
acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis
de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.
Existen diversos tipos de software de bases de datos diseñados para fines distintos. El
software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptación de otro tipo de
software. Las características básicas de un software de base de datos de mercadeo son
las siguientes:
Debe ser un software relacional
Debe permitir el almacenamiento de datos históricos
Debe permitir el almacenamiento de actividades de seguimiento
Debe contar con interfaces que sean "amigables" a los usuarios
Debe contener rigurosos elementos de seguridad
Debe permitir la interconexión con otras bases de datos
Debe permitir generar comunicaciones (cartas, faxes y correo electrónico)
Debe permitir discado de números telefónicos directamente desde las pantallas
Debe contar con interfaces con la central telefónica para la realización de
discado predictivo
Debe permitir interconectividad con la central telefónica para que se ejecuten
las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration)
Debe estar en capacidad de contener módulos de guiones de Tele mercadeo
con ayudas en línea.
Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los tele
operadores y sus respectivos motores de búsqueda
Debe permitir la generación de múltiples tipos de reportes y estadísticas
Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin que
merme su desempeño
Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones
Existen diversas plataformas para este tipo de software como: SQL Server y Access,
ambas de Microsoft, así como MySQL, PostgreSQL y Oracle, entre otras.
Las plataformas más recomendadas para este tipo de software son SQL Server y
Accsses97, ambas de Microsoft. La mayoría de las bases de datos de mercadeo en
Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para que el
SIM pueda funcionar de forma correcta para la toma de decisiones de mercadotecnia.
Planeación
Instrumentación
Planeación
Es la etapa que consiste en seleccionar los mercados meta como diseñar un plan
estratégico para satisfacer sus necesidades.
En esta etapa del proceso se definen: las metas y objetivos de mercadotecnia por
alcanzar, las estrategias y tácticas para alcanzar dichos objetivos y metas así también la
mezcla de marketing para los mercados que se pretende atender.
Instrumentación
Es la etapa operacional en la que una organización trata de poner en práctica los planes de
mercadotecnia que se han establecido. Esta etapa abarca las siguientes actividades:
En esta etapa se determina la eficacia con la que se está esta obteniendo las metas
incluidas en el plan estratégico.
Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para que el
sistema de información de mercadotecnia (SIM) pueda funcionar de forma correcta para la
toma de decisiones de mercadotecnia.
“El conjunto de modelos y herramientas estadísticas, que contando con los equipos
informáticos de la empresa, asiste a los ejecutivos en el análisis de los datos con objeto
de mejorar sus decisiones de marketing.”
Teniendo en cuenta que los ejecutivos cada vez reciben una mayor formación sobre la
investigación de marketing, a la vez de otros tipos de formación en los que se emplean
herramientas estadísticas avanzadas ―análisis de regresión múltiple, análisis de
optimización, etc., será imprescindible que comprendan dichas herramientas
suficientemente, con objeto de revisar los datos críticamente.
Además, teniendo en cuenta que muchas empresas proporcionan información en red, los
ejecutivos de marketing del futuro deberán ser capaces de desarrollar sus propios
análisis.
Existe un sistema que ayuda a los publicistas a seleccionar el tema que consiga
incrementar las compras en bienes de consumo; otro ayuda a los directores a planificar de
una forma más efectiva sus promociones.
Las computadoras que se utilizan en los Sistemas de Información de Mercadeo van desde
los equipos personales hasta los costosos mainframes de alto poder. El tamaño del
computador, los componentes físicos conocidos como hardware son una unidad central
de procesamiento y unidades de entrada/salida. Los siguientes términos son importantes
para comprender el manejo de un Software para manejo de Información de Mercadeo:
La información interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una empresa es, al fin
y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan intercambiando información. Por
ello, la información interna en una organización se considera mucho más importante (su
volumen es generalmente mayor) que la información externa. La información debe fluir en
la empresa sin ningún obstáculo, y evitar toda situación de estancamiento, ya que es la
forma más adecuada de sacar el mayor provecho a la información que maneja.
1. Relevancia. La empresa debe decidir qué información del entorno y para quién es
relevante, ya que las decisiones estratégicas adoptadas sin la información correcta
pueden causar un desastre organizativo.
2. Calidad. La información debe ser precisa para tener calidad, y su coste aumenta a
medida que la calidad sube.
3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte de un
Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y
servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los
vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el
mayor tiempo posible.
INFORMACION DE COMPRA
• Factura (referencia, fecha, forma de pago, Nit, dirección, articulo, cantidad, valor
unitario, valor total, subtotal, IVA, rete fuente, costo total)
INFORMACION DE TESORERIA
Información de compras
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que
Este ítem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que no
cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que reúnan los
requisitos de nuestra organización.
Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente deben estar
incluidos los siguientes ítems:
Por ser el proceso de compras uno de los más vulnerables dentro de la organización en
cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones monetarias que en él se
efectúan y los intereses que entran en juego, se requiere que las personas que participan
directamente en el, sean personas honestas y de buena reputación dentro de la
organización; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro
de todo el proceso; es necesario que aquellas áreas como producción y almacén
participen activamente en la definición de los requisitos. Si la organización se decide por
la creación de un área o departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura
necesaria incluyendo la parte de comunicaciones para un desempeño eficaz del sistema.
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra
especificados antes de comunicárselos al proveedor.
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto
plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
Naturaleza de la Cuenta: Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar,
pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas
controlarán deudas de la empresa. Son los contratos que tienen como garantía bienes
inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes
permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente.
Naturaleza del Saldo: Es por naturaleza de un saldo acreedor ya que representa deudas
que la empresa tiene con sus proveedores al momento de realizar una compra al crédito.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada
documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago
efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben
reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el
Consejo de Dirección.
Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a
su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para
determinar las envejecidas (más de días).
Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en
cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos
y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o
en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para
la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén
valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Por medio del
siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a
los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
Permite conocer los proveedores de los elementos y los precios de compra últimos
o históricos.
Permite ejercer un control total de las existencias de productos.
Permite conocer los consumos de materia prima en las diferentes actividades,
centros de costos, procesos o líneas de producción de la empresa.
Permite el embodegamiento de productos por centros de costos o departamentos,
realizando en forma automática los asientos correspondientes a inventarios y
contabilidad.
Operaciones:
Tipos de inventarios
Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente
el 31 de diciembre.
Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de
una empresa.
Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la
empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de
elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser
el 1 de enero.
Inventarios de liquidación legal.
Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes que
ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y están en proceso
aún de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la cantidad de
materiales, mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se requieren
para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna
manera.
Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que se
utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar
exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.
Inventarios de Producción en Proceso
Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que adquieren
Empresas Manufactureras o Industriales y después modifican o transforman para
venderlos como productos elaborados por ellos.
Inventarios de Materiales y Suministros.
Inventarios puntuales.
Inventarios forestales.
Inventarios de gestión.
Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por periodos
de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio puede calcular
el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin
realizar un inventario.
Inventario físico.
inventario mixto.
Inventario en tránsito.
Inventario en consignación.
Inventario máximo.
Inventario mínimo.
Inventario disponible.
Inventario en línea.
Inventario agregado.
Inventario en cuarentena.
Inventario de previsión.
Inventario de mercaderías.
1.2.3 MERCADOTECNIA.
Para la American Marketing Asociation (A.M.A.):
"La mercadotecnia es una función de la organización y un conjunto de procesos para
crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones con
estos últimos, de manera que beneficien a toda la organización..." [5].
Para Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos del Marketing":
"La mercadotecnia es un sistema total de actividades de negocios ideado para
planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promover y
distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organización" [2].
El comité del SIM dedicará especial atención a los deseos y quejas más fuertes y al
mismo tiempo, eliminará parte de las demandas de información ya que algunos
ejecutivos, con grandes ansias de información, listan excesivas necesidades que no
distinguen lo que es agradable conocer y lo que es necesario. Es por ello por lo que el
comité debe determinar lo que los ejecutivos necesitan conocer para ser capaces de
tomar decisiones responsables. El sistema de información marketing debe diseñarse de
forma que proporcione los datos para poder tomar las decisiones de marketing más
apropiadas.
1.2.4CONTABILIDAD.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD.-
Por lo tanto se reconoce que toda Organización con o sin fines de lucro necesita
encaminar su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos enfatizar que
toda organización fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano y/o largo plazo,
en este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible en proporcionar
información; para obtener la misma nos vemos en la necesidad de practicar registros
(anotaciones) de las operaciones que se susciten a lo largo de un determinado tiempo de
trabajo, ya sea diario, semanal o anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy
pequeñas o voluminosas que sean estas.
Los problemas de adaptación de los sistemas de información, entre los problemas más
significativos de estos sistemas, están el costo, el tiempo de implementación, la
resistencia al cambio de los usuarios, también los problemas técnicos como por ejemplo
la rapidez de respuesta del sistema.
CONCLUSIÓN
Se puede concluir que toda la información que es obtenida por parte de las diferentes
organizaciones a través de la mercadotecnia es un elemento de mucho valor para
conseguir que ésta cumpla su objetivo, el de satisfacer las necesidades y deseos
humanos.
Ahora bien para que el sistema de datos internos funcione correctamente debe haber una
sinergia entre los componentes de ese sistema iniciando con las interconexiones de
usuarios, en esta caso se trata de las personas que harán uso de la información, es decir,
los gerentes de mercadotecnia o gerentes en general; después las bases de datos, que
es se podría decir, el elemento más importante ya que sin éstas no se podría conocer
quiénes son los clientes, los proveedores, entre otras cosas y sería muy complicado poder
reunir la información que complemente a estas bases de datos; en tercer lugar, se debe
contar con un software especializado para poder utilizar de manera adecuada la gran
cantidad de información que se generará en la recopilación de datos para la creación de
las bases de datos, uno de los programas más usados es Access de Microsoft; y por
último debe existir un sistema de apoyos administrativos para complementar toda la
información que se recopile para el sistema, como son los modelos y herramientas que la
estadística aporta y que serán de gran utilidad para la toma de decisiones por parte de los
directivos de cualquier organización.
Todo lo anterior conforma lo que es el primer subsistema del SIM, es decir, el subsistema
de datos internos, que desde mi punto de vista es la base de todas las demás partes que
siguen, ya que sin éste, las demás partes estarían erróneas y no tendrían información
confiable.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
REFERENCIAS DE INTERNET
chu1706. Información de Cuentas por Pagar, [en línea]. 07 de Abril de 2011, [05 de
Febrero de 2012]. Disponible en la web: http://www.buenastareas.com/ensayos/
Información-De-Cuentas-Por-Pagar/1901075.html
Ricardo Daniel Reyes Pimentel. Mercadotecnia III, [en línea]. [05 de Febrero de 2012].
Disponible en la web: http://reposital.cuaed.unam.mx:8080/jspui/bitstream/1234567
89/682/1/1552.pdf