La gestión de los gastos de viaje dentro del enfoque por procesos

La gestión de los gastos de viaje en el

enfoque por procesos
La   gestión   basada   en   procesos   aumenta   la   eficiencia   en   la   gestión   de   la  
organización.   Los   modelos   de   excelencia   la   consideran   esencial   para   la  
consecución  de  los  objetivos  de  negocio  y  la  competitividad.  
 

Las   empresas   son   sistemas   complejos   en   lo   que   conviven   multitud   de  

procesos  que  habrán  alcanzado  diferente  grado  de  sofisticación.  
En   este   último   documento   te   queremos   hablar   de   un   proceso   pequeño  
pero   que   influye   en   el   día   a   día   de   la   empresa   y   en   el   que   suele   haber  
mucho  margen  de  mejora:  la  gestión  de  gastos  de  viaje.    
Te   presentamos   la   solución   para   transformarlo   en   una   fuente   de  
información,  en  vez  de  problemas.    
 

 
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 La gestión de los gastos de viaje dentro del enfoque por procesos

Todavía  hoy  en  día,  los  procesos  de  reporte  de  los  gastos  que  se  ocasionan  durante  el  viaje  y  
su   posterior   aprobación   suelen   estar   basados   en   el   papel   y   en   tareas   manuales   que   generan  
caos  y  descontrol.  

Generadores de gastos
1. Durante   los   viajes,   los   trabajadores   generan  
gastos.   Para   justificarlos   recogen   los   tiques   y   los  
• No  tengo  tiempo  
acumulan   hasta   que   llega   el   momento   de  
reclamarlos.     • No  es  mi  verdadero  
  trabajo  
2. Una  vez  acabado  el  viaje,  los  trabajadores  generan   • Es  aburrido  
su   nota   de   gastos.   Esto   significa   tomar   los   tiques  
uno   a   uno   e   introducir   su   información   en   un  
informe  para  la  empresa.  
 
 
3. Se   entregan   el   informe   de   gastos   junto   con   los  
justificantes  originales  para  iniciar  la  reclamación.  

Supervisores de gastos  
4. En   base   a   las   notas   de   gastos   y   a   los   justificantes  
• Cuántos  recursos  
originales,  los  supervisores  comprueban  que  los  gastos  
estén  en  orden.   invertidos  
• Hay  errores  y  fraude  
  • Falta  visibilidad  
5. Aprueban   o   rechazan   el   • No  está  integrado  en      
reembolso   de   los   gastos   al   otros  procesos  
trabajador.  

 
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Te presentamos Captio  
Captio   es   una   solución   integral   para   automatizar   la   gestión   de   los   gastos  
de  viajes.  
Cambia   radicalmente   la   forma   de   reclamar,   revisar   y  
gestionar   los   gastos,   evitando   pérdidas   de   tiempo   en  
papeleo   y   mejorando   el   control   y   visibilidad   de   los  
gastos  de  equipo.  

Captio  es  un  expense  reduction  manager,  convierte  los  

molestos   tiques   de   gasto   en   información   que   la  
empresa  puede  usar  para  ahorrar  

Cómo lo soluciona
Captio   automatiza   el   proceso   de   gestión   de   gastos   de   forma   integral.   A  
través   del   smartphone   elimina   el   papel   y   lleva   el   reporte   y   revisión   a   un  
entorno  digital,  controlado  y  sin  errores.  

Generadores de gastos
1. Los   trabajadores   usan   su   smartphone  
para   fotografiar   los   tiques   que   justifican  
sus  gastos.  
2. El   sistema   de   Captio   extrae   la  
información  de  la  fotografía  del  tique  de  
forma   automática.   La   fotografía   es  
almacenada   en   la   nube   y   sirve   de  
justificante   con   todas   las   garantías  
legales.  
3. Al  final  del  periodo  se  genera  la  nota  de  
gastos  con  un  solo  clic.  
 

Supervisores de gastos
1. Los  supervisores  reciben  los  informes  en  
un   entorno   centralizado,   con  
información  detallada.  
2. Captio   comprueba   automáticamente  
que  se  cumplan  las  políticas  de  gasto  de  
la  empresa.  

 
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3. Los  supervisores  aprueban  o  rechazan  el  

reembolso  de  los    gastos  al  trabajador.  
4. Esta  información  se  incorpora  al  resto  de  
gastos  relacionados  con  el  viaje.  

Funcionalidades
Entrada de gastos Gestión y configuración
• Tiques:  
captura   de   tiques   mediante   • Gestión de grupos:  organización  de  lo  
Smartphone   y   extracción   automática   de   reportadores  de  gastos  en  grupos  y  roles  
los  datos • Creación de campos
• Kilometraje:   introducción   de   personalizables:  configuración  de  
desplazamiento   nuevos  campos  para  adaptar  el  reporte  a  
• Dietas:   inclusión   de   conjuntos   de   gastos   situaciones  específicas  
estipulados  como  dieta  de  empresa   • Centros de coste:  relación  de  usuarios  
  con  centros  de  coste  
• Multimoneda:  definición  de  moneda  
Clasificación básica  de  los  gastos  de  empresa.  Las  
• Categorías y métodos de pago:   sumas  extranjeras  se  transformarán  
asociación  de  un  gasto  con  una  categoría  y   automáticamente.  
método  de  pago  concreto    
   

Reporte Supervisión
• Notas de gastos:   generación  
• Estadísticas de gasto:  análisis  de  
gastos  de  equipo  bajo  diferentes  
automática  de  notas  de  gasto  
perspectiva  
  • Políticas de gasto:  implementación  de  
reglas  y  alarmas  para  la  comprobación  
Certificación automática  de  las  notas  de  gasto  
• Aprobación de notas de gasto:  
• Homologación de la Agencia validación  de  las  notas  de  gasto  en  un  
Tributaria:  Los  tickets  digitalizados   flujo  que  integra  a  todas  las  figuras  
tienen  validez  legal  y  tributaria. implicadas  en  el  proceso  
 

Integración
   
• Exportaciónde  los  datos  de  la  gestión  
de  gastos  a  los  sistemas  de  la  empresa.  
Sistemas  contables,  ERP,  herramientas  de  
BI,  sistemas  de  tu  Agencia  de  Viajes…  

 
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Sandra  Teruel    
Equipo  de  Respuesta  de  Captio  
steruel@captio.com  
 

 
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