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INDICE

TRABAJO EN EQUIPO Y METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS


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Condiciones requeridas para el trabajo en equipo. .............................................. 2

Metodologías para la resolución de problemas. ................................................... 3

El ciclo PHVA. ...................................................................................................... 5

LAS 8 DISCIPLINAS. ........................................................................................... 9

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TRABAJO EN EQUIPO Y METODOLOGÍA PARA LA SOLUCIÓN DE
PROBLEMAS
El trabajo en equipo es una de las competencias más frecuentes que se tratan en
el tema de la calidad en la gestión de los centros o empresas y en la actividad
docente. Efectivamente, no se puede avanzar mucho en la mejora de la calidad en
el trabajo de las instituciones o en la mejora de las actividades, si las personas
implicadas en esos procesos no tienen la capacidad para trabajar en equipo. Se
suele hablar de la competitividad pues es de suma de importancia en el logro de la
eficacia, en el sentido de que logra los objetivos propuestos. Otras competencias
permiten al equipo alcanzar un alto nivel de excelencia y de eficiencia, porque
suponen mayor desarrollo de las capacidades de sus miembros.

En las instituciones se trabaja con diferentes tipos de personas y por ende


cualidades distintas. Esos caracteres pueden causar problemas en la institución
pues hay diversidad de pensamientos y estilos. Sin embargo, un buen líder puede
formar un excelente equipo de trabajo explotando la diversidad del personal.

Ante esto también debe estar pendiente y realizar una buena planificación para
atender los problemas de forma eficiente logrando convertirlos en fortalezas.

Condiciones requeridas para el trabajo en equipo.


El proceso de crear equipos de alto desempeño, requiere determinadas
condiciones, actitudes y reales deseos de cambio. A continuación, algunas de las
principales:

-Existir una meta movilizadora, capaz de generar interés y entusiasmo.

-Un problema, demanda la combinación de diferentes experiencias, habilidades y


conocimientos.

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- Condiciones propicias. Los líderes de la organización deben conocer y creer en el
trabajo en equipo, para promover las tareas e innovación de los integrantes del
equipo.

-Formación del equipo: A la hora de de realizar el equipo se debe designar las


funciones, siempre existiendo un líder.

-Establecer y aclarar objetivos: Los objetivos deben ser claros y conocidos por todos
los integrantes del equipo de trabajo.

-Procedimientos de trabajo: El personal debe estar bien asesorado y capacitado


para logar cumplir las sesiones de trabajo y toma correcta de decisiones. Además,
conocer los métodos afines del trabajo, análisis y solución de problemas.

-Participación, compromiso y buenas relaciones interpersonales: Tener un buen


nivel de participación de los miembros del equipo, un alto compromiso y clima de
respeto y confianza que favorezca las buenas relaciones personales y el interés por
el equipo.

-Comunicación y manejo de conflicto: Debido a que existe la posibilidad de


generarse un conflicto y convertirse en un obstáculo en el desarrollo de las
gestiones. Se debe tener en cuenta que la comunicación es esencial para la
resolución de conflictos.

Metodologías para la resolución de problemas.


Metodología Ford: El enfoque de las Ocho Disciplinas (8D), también conocido como
equipos orientados a la Solución de Problemas (TOPS), es el método que emplea
Ford Motor Company para atacar problemas o deficiencias susceptibles de mejora.
Dicho proceso consiste en:

1º. Utilizar enfoque de equipo

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Establecer un grupo pequeño de gente con conocimiento del producto o servicio,
tiempo asignado, autoridad y habilidad en las disciplinas técnicas requeridas para
resolver el problema e implantar acciones correctivas. El grupo debe tener un
facilitador designado.

2º. Describir el problema

Especificar el problema del cliente interno/externo identificando, en términos


cuantificables: quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo y cuánto.

3º. Implantar y verificar acciones contenedoras

Definir e implantar acciones que aíslen el efecto del problema de cualquier cliente
interno/externo hasta que se implante la acción correctiva. Hay que verificar la
efectividad de este tipo de acciones.

4º. Definir y verificar causas reales

Identificar todas las causas potenciales que pudieran explicar por qué ocurrió el
problema.

Posteriormente se debe aislar y verificar la causa real probando cada causa


potencial contra la descripción del problema e información de prueba. Por último,
hay que identificar acciones correctivas alternativas para eliminar la causa real.

5º. Verificar acciones correctivas

A través de programas de prueba, confirmar cuantitativamente que las acciones


correctivas seleccionadas resolverán el problema del cliente, y no generarán efectos
secundarios no deseados. Si es necesario, habrá que definir acciones de
contingencia basadas en la valoración del riesgo.

6º. Implantar acciones correctivas permanentes

Consiste en definir e implantar las acciones correctivas permanentes. Es necesario


implantar controles para asegurarse de que la causa real ha sido eliminada. Una

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vez iniciada la actividad, hay que vigilar los efectos a largo plazo y eliminar las
acciones contenedoras si fuera posible.

7º. Prevenir la reincidencia

Modificar los sistemas de administración y operación, las prácticas y los


procedimientos, para prevenir la reincidencia del problema analizado o de otros
similares.

8º. Felicitar al equipo

Como último paso de esta metodología de resolución de problemas, es


recomendable reconocer y valorar, en su verdadera medida, los esfuerzos
colectivos del equipo.

El ciclo PHVA.
El ciclo PHVA o ciclo de Deming fue dado a conocer por Edwards Deming en la
década del 50, basado en los conceptos del estadounidense Walter Shewhart.
PHVA significa: Planificar, hacer, verificar y actuar. En inglés se conoce como
PDCA: Plan, Do, Check, Act.

Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo


en las organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de gestión de la
calidad (SGC) con el propósito de permitirle a las empresas una mejora integral de
la competitividad, de los productos ofrecidos, mejorado permanentemente la
calidad, también le facilita tener una mayor participación en el mercado, una
optimización en los costos y por supuesto una mejor rentabilidad.

Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la organización y


por su simple aplicación, que, si se hace de una forma adecuada, aporta en la
realización de actividades de forma organizada y eficaz.

A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:

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PLANIFICAR: En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos, esto de
acuerdo a políticas organizacionales y necesidades de los clientes. Puede ser de
gran utilidad realizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores y
utilizar herramientas de planificación.

Esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de las otras, lo que
indica que si no se planea bien los resultados en las otras 3 etapas no serán
confiables.

HACER: Es ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer pruebas


pilotos antes de implantar los procesos definidos. En su desarrollo se puede
evidenciar los problemas que se tienen en la implementación, se identifican las
oportunidades de mejora y su implementación.

VERIFICAR: En esta etapa se comprueba que se hayan ejecutado los objetivos


previstos mediante el seguimiento y medición de los procesos, confirmando que
estos estén acorde con las políticas y a toda la planeación inicial.

ACTUAR: Mediante este paso se realizan las acciones para el mejoramiento del
desempeño de los procesos, se corrigen las desviaciones, se estandarizan los
cambios, se realiza la formación y capacitación requerida y se define como
monitorearlo.

En conclusión, la adopción del ciclo PHVA es de gran ayuda para actuar sobre los
procesos y no sobre las personas, pues es frecuente que en las organizaciones se
culpen a los trabajadores por los malos resultados cuando en realidad lo que falla
es el proceso, de ahí la gran importancia que tiene el compromiso gerencial, pues
es en este nivel en donde se deben buscar las estrategias que permita a las
empresas liderar el mercado, ser auto-sostenibles y rentables.

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Ocho pasos en la resolución de problemas

Es importante para un equipo de trabajo que al reunirse para ejecutar un proyecto


se tomen en cuenta los siguientes pasos:

Una forma de llevar a la práctica el ciclo PHVA, es dividir a éste en ocho pasos o
actividades para su solución, que se describen a continuación.

1- Seleccionar y caracterizar el problema. En este primer paso se selecciona un


problema importante, se delimita y se define en términos de su magnitud e
importancia. Para establecer la magnitud es necesario recurrir a datos estadísticos
para que sea clara la frecuencia en la que ocurre el problema. Además, es necesario
conocer cómo afecta al cliente (interno o externo) y el costo anual estimado de dicho
problema. Con base en lo anterior se establece el objetivo del proyecto de mejora y
se forma el equipo de personas que abordará dicho problema.

2- Buscar todas las causas posibles. En esta etapa se trata de buscar todas las
causas posibles del problema, sin discutirlas. Para ello se recomienda aplicar una
sesión de “lluvia de ideas”, con especial atención en los hechos generales y no en
los particulares (por ejemplo, si el problema es lotes rechazados por mala calidad,
no preguntar por qué se rechazó un lote en particular; mejor preguntar por qué se
rechazan los lotes).

3-Investigar las causas más importantes. El objetivo de este tercer paso es elegir
de la lista de causas posibles detectadas en el punto anterior, las más importantes.
Siempre que sea posible, para esta elección se debe recurrir a análisis estadísticos
(análisis de Pareto, estratificación, etc.). De lo contrario la elección de las causas
más importantes se puede hacer por consenso o por votación (ver Lluvia de ideas).
Al final de esta actividad se deberán tener las causas sobre las que se actuará para
resolver el problema.

4-Considerar las medidas correctivas. En este paso se deciden las medidas


correctivas para cada una de las causas sobre las que se ha decidido actuar. Se

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recomienda buscar que estas medidas lleguen al fondo de la causa, que modifiquen
la estructura de la problemática; es decir, no adoptar medidas superficiales que
dejen intactas las causas. Para acordar las soluciones para cada causa, se parte de
los análisis hechos en el paso previo y/o de una sesión de lluvia de ideas. Para cada
causa se debe completar la siguiente información sobre las soluciones: objetivo,
dónde se aplicará, quién, cómo (plan detallado), cuánto costará, cuándo se
implantará, cómo se va a verificar si fue efectiva y efectos secundarios esperados.

5-Implementar las medidas correctivas. En este paso se deben ejecutar las medidas
remedio, acordadas antes, iniciando a pequeña escala sobre una base de ensayo.
Además, se recomienda seguir al pie de la letra el plan elaborado en el paso anterior
e involucrar a los afectados, explicándoles los objetivos que se persiguen. Si hay
necesidad de hacer algún cambio al plan previsto, esto debe ser acordado por el
equipo responsable del proyecto.

6-Revisar los resultados obtenidos. Aquí, es necesario verificar con datos


estadísticos si las medidas correctivas dieron resultado. Una forma práctica es
comparar estadísticamente la magnitud del problema antes con su magnitud
después de las medidas. En caso de encontrar resultados positivos, éstos deben
cuantificarse en términos monetarios (si esto es posible).

7-Prevenir recurrencia del mismo problema. Si las soluciones no dieron resultado


se debe repasar todo lo hecho, aprender de ello, reflexionar, obtener conclusiones
y con base en esto empezar de nuevo. En cambio, si las soluciones dieron
resultado, entonces se debe generalizar y estandarizar la aplicación de las medidas
remedio; y acordar acciones para prevenir la recurrencia del problema. Por ejemplo,
estandarizar la nueva forma de operar el proceso, documentar el procedimiento y
establecer el sistema de control o monitoreo del proceso.

8-Conclusión. En este último paso se revisa y documenta todo lo hecho,


cuantificando los logros del proyecto (medibles y no medibles). Además se señalan

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las causas y/o problemas que persisten y señalar algunas indicaciones de lo que
puede hacerse para resolverlos. Finalmente, elaborar una lista de los beneficios
indirectos e intangibles que se logró con el plan de mejora.

Estos ocho pasos, aplicados a problemas recurrentes o a proyectos de mejora, tal


vez en un principio parezcan un trabajo extra y lleno de rodeos, pero a mediano
plazo liberan de muchas de las actividades que hoy se realizan y que no tienen
ningún impacto en la calidad. En otras palabras, el seguir los ocho pasos sustituirá
cantidad de acciones instantáneas por calidad de soluciones de fondo. Seguir los
ocho pasos debe ser un hábito que se debe promover en todos los niveles de la
empresa y en todos sus niveles directivos.

LAS 8 DISCIPLINAS.
DISCIPLINA 1: FORMA UN EQUIPO DE TRABAJO

Emplea un equipo funcional de cruz (CFT). Esto significa que dicho equipo debe
estar integrado por miembros que tengan conocimientos de distintas disciplinas.
Esto incrementará la posibilidad de ver los errores desde distintas perspectivas y
con ello dar mejores soluciones.

El equipo deberá cumplir las siguientes características:

Contar con miembros que pertenezcan a las siguientes áreas: producto, producción
y datos.

Este equipo deberá utilizar enfoques o técnicas basadas en datos reales y actuales
sobre el problema, técnicas inductivas y convergentes

Realizar lluvias de ideas para la observación y estudio de los problemas

Asignar un líder de equipo que conozca completamente la metodología 8D y guíe al


resto de miembros para su implementación

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Determinar un patrocinador, es decir la persona que se encargará de influir y
aprobar todos los avances que se obtengan y las soluciones propuestas

DISCIPLINA 2: DETERMINAR EL PROBLEMA

El objetivo inicial del método 8D es describir adecuadamente el problema, mediante


la utilización de datos conocidos, colocándolos en categorías específicas para
futuras comparaciones.

Este enfoque utiliza las siguientes herramientas:

5 ¿Por qué? (herramienta inductiva)

Planteamiento del problema

Diagrama de afinidad (herramienta deductiva)

Espina de pez, diagrama de Ishikawa

Determinar lo que “es” lo que “no es”

Descripción del problema

DISCIPLINA 3: SOLUCIÓN PROVISIONAL O CONTENCIÓN DE ACCIÓN

Antes de determinar la solución permanente, es necesario realizar una acción


inmediata o acción provisional (ICA), que debe retirarse una vez que se implemente
la solución definitiva.

Es importante aclarar la importancia de este paso, pues muchas empresas optan


por dar soluciones inmediatas sin avanzar hasta la permanente.

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DISCIPLINA 4: ANÁLISIS DE LAS CAUSAS

Una vez que se plantean los 5 por qués, es posible determinar las causas iniciales
de cada problema.

Para poder evaluar si se ha llegado a la raíz del problema es necesario es hacer


una lista comparativa de las diferencias entre la situación actual del producto o
servicio y lo que se pretende obtener en realidad:

Crea una lluvia de ideas con todas las posibles causas

Recopila datos para validar cuál es la causa exacta

Emplea un diagrama de flujo para evaluar cada uno de los procesos y determinar
los cuellos de botella o áreas de oportunidad

DISCIPLINA 5: ACCIONES CORRECTIVAS PERMANENTES

Ahora que has logrado determinar la raíz al problema el siguiente paso es cambiar
dichas condiciones del proceso o producto:

Establece los estándares óptimos o requisitos que debe cumplir obligatoriamente el


producto o servicio

Realiza un análisis de riesgos tipos de problemas y magnitud de los efectos


negativos

Seleccionar la mejora permanente

Evaluar la eficacia de dicha mejora

DISCIPLINA 6: IMPLEMENTAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN


CORRECTIVA PERMANENTE

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Para poder realizar una implementación de éxito se debe crear una buena
comunicación entre las distintas áreas involucradas, todas deben saber las causas
y efectos del problema, así como tener claro las acciones de cada uno para aplicar
una solución definitiva:

Desarrolla el plan de proyección y ejecución

Comunicar el plan y procedimientos a aplicar a todas las áreas involucradas

Validar las mejoras mediante evaluaciones y estándares de calidad

DISCIPLINA 7: PREVENCIÓN DE PROBLEMAS

Este punto es muy importante, pues no solo se trata de darle seguimiento a las
acciones permanentes, sino de establecer este nuevo de trabajo en distintos
procesos operativos.

De esta forma se evitará que el mismo problema surja en otras áreas o en líneas de
producción con procesos para productos similares.

Los pasos a seguir son:

Verificar los procesos y productos similares

Desarrollar procedimientos de mejora continua para detectar problemas antes de


que estos afecten el producto

Establecer un estándar de trabajo, implementación y desarrollo de dichas


soluciones permanentes

Asegurar que los procesos de control de calidad estén actualizados.

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DISCIPLINA 8: CIERRE Y RECONOCIMIENTO DE ESFUERZO A TODOS LOS
INVOLUCRADOS

El darle importancia a los logros obtenidos también es muy importante, de esta


forma se incentiva a los involucrados a obtener los mejores resultados pues de esta
manera su trabajo será más valorado.

Además, este punto de la metodología te permitirá:

Resguardar los documentos o historial para referencias futuras

Documentar las lecciones aprendidas y la manera en que se logró dar solución a


los problemas

Comparación del antes y después de los problemas para medir avances

Celebrar el éxito obtenido y reconocer el esfuerzo de todos.

En esta metodología la parte más importante es saber identificar la causa de los


problemas, mirarlo desde distintas perspectivas y así otorgar una solución que
realmente evite futuros problemas.

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