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Difusión de Buenas Prácticas:

Implantación de Técnicas de Optimización de Rutas


de Transporte y Distribución

Subvenciona:

© Octubre 2008-Brain Trust Consulting Services Rev01-Pág 1


ÍNDICE

1. Antecedentes y objetivo del informe 3

2. ¿Qué es la optimización de rutas? 4

3. ¿Cómo abordar el problema de la optimización? 6

4. Caso práctico: ejecución de un proyecto de optimización 9

5. Referencias y Anexos 16

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1. Antecedentes y objetivo del informe.

Una de las funciones que más ha evolucionado en los últimos años en las
organizaciones es la de la distribución. El éxito de los operadores logísticos, las
alternativas existentes en la operación de flotas (propia, subcontratada,...) el
incremento de la complejidad de los envíos, etc., son factores que han contribuido
a la mencionada evolución. No cabe duda de que estos cambios esta han traído un
incremento de la complejidad de gestión; de todas las alternativas posibles para
el envío de un producto o para la realización de una ruta, ¿cuál es la óptima?

Adicionalmente, factores como la reducción de los costes de producción, el


incremento de los precios de transporte (fundamentalmente por la escalada de
los precios del petróleo) y el aumento de los niveles de exigencia en las
relaciones cliente-proveedor han supuesto que la gestión de la logística sea un
aspecto crítico en la organización. Por ello, en múltiples sectores se están
abordando proyectos de optimización de las rutas y medios de distribución,
buscando incrementar la eficacia y eficiencia de la operativa de distribución.

El objetivo del presente documento es reflejar de una manera sintética y con un


objetivo meramente divulgativo los aspectos más destacados del concepto de
“Optimización de rutas”, utilizando para ello la siguiente estructura:

S Un primer capítulo en el que se trata de conceptualizar el término de


Optimización de rutas, es decir, qué entendemos por ruta, a qué tipo
de rutas se está haciendo referencia y por qué es tan crítica su
optimización..

S Un segundo apartado en el que, se presenta de modo general cuáles


son los aspectos más importantes a la hora de abordar un problema
de este tipo, tanto en lo que se refiere a las variables de interés como en
la metodología de análisis de las mismas.

S A continuación se detalla cuál sería el desarrollo prototípico de un


proyecto de optimización, con la descripción y el alcance de cada una de
las fases que normalmente se ejecutan en este tipo de proyectos. Para una
mejor comprensión de este apartado y de los anteriores, se desarrolla en
paralelo un ejemplo práctico de implantación de este tipo de proyectos,
utilizando un caso real.

A lo largo de todo el informe se desarrollará un ejemplo que permitirá ilustrar,


desde un punto de vista práctico, todo lo desarrollado desde un punto de vista
teórico, facilitando así la comprensión de todos los aspectos mencionados en el
documento.

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2. ¿Qué es la optimización de rutas?

Hoy en día, la distribución es uno de los aspectos más críticos a los que se
enfrentan la mayoría de las organizaciones; no basta con tener un buen producto,
sino que es necesario que los Clientes puedan acceder a él en el sitio y el
momento preciso, y todo ello a un coste razonable.

Adicionalmente la evolución del mercado hace que estos aspectos cobren cada día
mayor importancia: la deslocalización de la producción, el incremento de la
competitividad, el aumento de la variedad de productos que se tienen que
ofrecer, los niveles de exigencia en cuanto a temperatura y condiciones de
transporte, etc., son factores que no hacen sino aumentar la complejidad de la
función de distribución.

En el contexto anterior, entendemos por optimización de rutas todas aquellas


acciones que contribuyen a la mejora de la función de distribución, bien sea en
términos de nivel de servicio, mejora de la calidad, reducción de costes, etc.

Pero ¿de qué tipo de decisiones estamos hablando?. ¿A qué nivel se tiene que
tomar?

A la hora de decidir quién, cómo y cuándo transportar los productos las


organizaciones se enfrentan a tres niveles de decisión complementarios:
o Estratégico: todas aquellas decisiones que afectan a la manera de
planificar y ejecutar un sistema completo de distribución. Son las
bases sobre las que se asienta toda la operativa, se plantean con poca
frecuencia pero son de vital importancia. Ejemplo de este nivel serían
aspectos como subcontratar la distribución, la configuración del sistema,.
etc.
o Táctico: todas aquellas decisiones que están vinculadas al ajuste “fino”
de la operativa definida anteriormente. Se toman con mayor
frecuencia que las anteriores y tiene menor impacto en la operativa.
Por ejemplo, la definición de una nueva ruta o la distribución de un
nuevo producto podrían ser factores correspondientes a este nivel de
decisión.
o Operacional: todo lo que hace referencia a decisiones del “día a día”.
Cuanto más automatizado y estructurado esté el sistema menor número
de decisiones deberán ser tomadas en este nivel. Ejemplos de este tipo

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de decisiones serían aspectos como qué proveedor realiza una carga
concreta, cuál es el recorrido óptimo del siguiente transporte, qué tipo
de vehículo realizará una entrega concreta, etc.

Esquemáticamente los niveles de decisión se podrían representar de la siguiente


manera:

¾ ¿Tengo que “hacer” o “comprar” la distribución?


¾ ¿Qué tipo de partner necesito para mis productos?
Estratégico ¾ ¿Tengo que usar flotas dedicadas o compartidas?
¾ ¿Qué tipo de vehículos tengo que utilizar?
¾ ¿Qué tipo de estructuras de distribución tengo que utilizar: rutas multi
parada, X-docks,...?

¾ ¿Cómo puedo abordar la distribución de una nueva ruta?


¾ ¿Qué proveedor de los que tengo resultará el más adecuado?
Táctico ¾ ¿Qué rutas o proveedores están dando mejor resultado?
¾ ¿Cómo puedo ajustar los costes de una ruta deficitaria?
¾ ¿Cómo puedo distribuir un nuevo producto?
¾ ¿Cómo afecta la estacionalidad a mi distribución?

¾ ¿Qué proveedor tiene que llevar una carga concreta?


¾ ¿Cuál es el momento más adecuado para efectuar una entrega o una
recogida?
Operacional ¾ ¿Qué tipo de transporte es el más adecuado para efectuar una recogida
o entrega concreta?
¾ ¿Cómo puedo comunicarme con los transportistas?
¾ ¿Cómo puedo obtener información on-line del estado de un envío?

Fig.1 Niveles de decisión. Fuente: Elaboración propia a partir de MIT Center for Transportation & Logistics
– ESD.260

La optimización de rutas es un concepto que tiene cabida en los tres niveles de


decisión, si bien, el alcance del presente informe se centra mayoritariamente en
las decisiones de carácter más táctico y operacional, es decir, el conjunto de
acciones a desarrollar en aquellos casos en los que los sistemas de distribución
ya se encuentran definidos e implantados y el objetivo de la optimización es
perfeccionar el funcionamiento del mismo o bien introducir un nuevo producto
o una nueva ruta de distribución.

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3. ¿Cómo abordar el problema de la optimización?
La manera de abordar un problema de optimización depende en gran medida de
las características de la empresa y de la situación en la que se encuentre el sistema
de distribución. No obstante, resultan críticos tres aspectos:

1. Definir adecuadamente el objetivo de la optimización: es decir,


definir claramente el alcance del problema que se quiere resolver y
las variables más críticas a la hora de medir el éxito de la optimización
(nivel de servicio, coste, etc.)

2. Delimitar claramente el servicio actual en términos de


características del producto, características de las rutas y
características de la organización (procesos y medios con los que
cuenta)

3. Tipo de resultado deseado para el proyecto, entendiendo como tal,


si se busca un sistema que permita controlar numerosas rutas aun a
costa de perder flexibilidad o, por el contrario, un sistema más flexible
con un alcance más acotado.

Esquemáticamente se podría presentar del siguiente modo:

Objetivo del
Objetivo proyecto

Características
Características Características Características
de la
del producto de las rutas del Cliente
organización

Servicio

Tipo de resultado
Resultado deseado (rigidez,
volumen...)

Ejecución del
proyecto

Fig 2.Esquema de proyecto. Fuente: elaboración propia

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En la fase de definición de objetivos del proyecto, las preguntas que deberían
hacerse serían:
- ¿Deseo elevar el nivel de servicio, aumentar la fiabilidad
(cumplimiento de SLAs o reducir el coste de mis rutas?
- Si los objetivos son múltiples: ¿cuáles son prioritarios?
- ¿Qué restricciones tengo?
- ¿A qué otras rutas afectarían modificaciones en mi ruta objetivo?

Por el contrario, en la fase de conocimiento del servicio se trataría de identificar


claramente las características propias del sistema de distribución que sigue la ruta.

Fig 3.. Un sistema de distribución. Fuente: MIT Center for Transportation & Logistics – ESD.260
Esta identificación se traduciría en preguntas como:
- ¿Es una distribución capilar o una distribución para rutas de larga
distancia?
- ¿Con qué tipo de flota puedo contar: propia, ajena, exclusiva
dedicada? ¿Cuál es el coste de cada una de los tipos de flota?
- ¿Qué restricciones existen en el tipo de vehículos a utilizar?. Estas
restricciones son por ¿tipo de carga, por destino ..?
- ¿Qué restricciones en horarios/días/lugares de entrega existen?

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- ¿Hay que aprovechar los viajes de retorno?. ¿Qué alternativas existen?
- ¿Cuál es el volumen y el peso de la mercancía a transportar?
- ¿Hay restricciones legales de conducción (tacógrafos) para los
conductores?
- ¿Cuál es el calendario de mantenimiento preventivo de los vehículos?
- ¿Cuáles son las prioridades de entrega?
- ¿Hay rutas preferentes de larga distancia para los conductores (pe:
proximidad de residencia)?.
- ¿Tengo sistemas automáticos de recogida de información?
- Etc.
Por último y en lo que respecta a los resultados, el tipo de preguntas que sería
necesario efectuar serían:
- ¿Necesito un modelo de ejecución continua o discreta?
- ¿Automático o manual?
- ¿Extensible al resto de rutas?
- ¿Integrado en sus input o sus output con el resto de los sistemas de
la organización?
- ¿Qué tipo de información es necesario obtener como salida del
proceso?
Una vez analizadas todas estas cuestiones se está en disposición de abordar el
proyecto. El alcance del mismo y la complejidad determinarán la manera de
afrontarlo que, básicamente, se puede dividir en:
a) Elaboración de aplicaciones ad-hoc con algoritmos
predefinidos. Estas aplicaciones son desarrolladas a medida de
la organización y su complejidad depende de las
características propias del sistema de distribución.
b) Utilización de aplicaciones estándar: si bien no son muy
habituales en el mercado, existen algunas aplicaciones que
permiten parametrizar los sistemas más habituales.

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4. Caso práctico: ejecución de un proyecto de optimización

En este último apartado, se va a desarrollar la metodología que se puede seguir para


abordar este tipo de proyectos, utilizando para ello un caso real, parcialmente
“difuminado” para salvaguardar la confidencialidad de la empresa que lo implantó y
poder aportar alguna “licencia” didáctica.

CASO PRÁCTICO: LA EMPRESA

Repuestos Logísticos SL es una empresa perteneciente al sector auxiliar del automóvil.


Concretamente produce piezas para dos grandes fabricantes y una cadena de
recambios. Tiene su centro de producción en el Noreste de la Península Ibérica y desde
allí sirve a sus Clientes. Dada la importancia de todos ellos posee un sistema de
distribución independiente para cada uno.
En el caso de la cadena de repuestos se ha venido observando un deterioro en el nivel
de servicio prestado y, en paralelo, un incremento de los costes del servicio de entrega
que están haciendo peligrar la relación y la rentabilidad de ese Cliente.
Para solventar ese problema decide abordar un proyecto de optimización de rutas de
larga distancia. Las fases que se plantea para el proyecto son:

Fase II
Fase 0 Fase I Fase III
Análisis
Delimitación del Análisis Implantación
numérico y
alcance situación inicial de resultados
simulación

Fig. 4.. Fases de un sistema de distribución. Fuente: Elaboración propia

Fase 0. Delimitación del alcance


La que es posiblemente una de las fases con mayor importancia en este tipo de
proyectos, consiste fundamentalmente en la delimitación de las rutas, mercancías,
etc., que serán objeto de optimización.. La decisión de abordar el problema de
modo global (para todas las rutas) o para un conjunto de rutas seleccionadas
depende de muchos factores (tamaño de la empresa, complejidad de las rutas,
interacciones entre ellas, etc.).

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En cualquier caso, si nunca se ha abordado este tipo de proyectos lo más
recomendable sería comenzar una ruta concreta que, preferiblemente
cumpliera las siguientes características:
o Independiente del resto de rutas o con el mínimo número de
interacciones posible.
o Con problemas de cumplimiento de SLAs o de rentabilidad económica.
o De complejidad moderada en términos de destinos, frecuencias, tipo de
carga, etc.
Una vez identificada la ruta objeto de optimización (y por tanto el alcance del
proyecto) se ejecutarían las siguientes fases y, en función del éxito del proyecto, se
abordarían el resto de rutas de la organización.

CASO PRÁCTICO: DELIMITACIÓN DEL ALCANCE


Para el proyecto de optimización Repuestos Logísticos SL se quiere centrar
exclusivamente en la ruta de distribución que afecta a su Cliente cadena de recambios.
Inicialmente su objetivo fundamentales mejorar el nivel de cumplimiento de los SLAs
ya que son los incumplimientos los motivos fundamentales por los que la ruta está
perdiendo rentabilidad. La principal dificultad que se encuentra es la cantidad de
kilómetros “en vacío” que se recorren y la excesiva utilización de flota subcontratada,
que repercute directamente en los costes sin elevar el nivel de servicio. La falta de
fiabilidad en la duración de los procesos es una de las principales causas por las que
no se puede segur una planificación adecuada.

Fase I. Análisis de la situación inicial


Tras la selección de la ruta se procedería a efectuar un diagnóstico exhaustivo de las
condiciones actuales en las que se está llevando a cabo. Este análisis pasaría por la
ejecución de dos grandes actividades:
a) Definición del mapa de procesos Æ identificación y descripción de
todo el conjunto de actividades que están vinculadas a la ejecución
de la ruta, tanto aquellas que se efectúan en origen (preparación de la
carga, transporte interno...) como aquellas que se efectúan durante el
desplazamiento y en destinto. El resultado de esta actividad debería
reflejar:
S Mapa de procesos: diseño gráfico de toda la estructura de
actividades.
S Listado de variables influyentes en el proceso.
S Datos históricos disponibles para el conjunto de variables y
procesos identificados.

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Fig. 5.. Ejemplo de toma de datos. Fuente: Elaboración propia

b) Medición de tiempos de las actividades Æ el objetivo de esta


actividad es de identificar exactamente, tanto los tiempos de cada
uno de los procesos como la variabilidad de los mismos.
La medición de tiempos se tiene que llevar a cabo, tanto en los casos
en los que no se dispone de información como en aquellos en los que
la información sí está disponible en algún tipo de sistema, con el
objetivo, en éste último caso de verificar que la información que se
necesita es la que realmente está registrada en los sistemas.
Como criterios básicos para la ejecución de esta etapa sería necesario
mencionar:
- Alta precisión en la recogida de la información, especialmente
en aquellos factores más influyentes.
- No entorpecer la marcha diaria de la actividad con la toma de
tiempos, fundamentalmente para no sesgar la información
recogida.

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- Cuando no sea posible mantener la supervisión de las
actividades en todo el horario, diseñar previamente un
procedimiento aleatorio para el registro de los datos.

CASO PRÁCTICO: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Para analizar la situación actual Repuestos Logísticos SL se realizan las siguientes


acciones:
- Se analiza el mapa de procesos completo del área de producción y
distribución, especialmente la parte de envío. El análisis de procesos
incorpora un visón detallada de los perfiles y funciones involucrados en la
misma.
- Se efectúa una toma de tiempos completa de los procesos: tiempos de carga
y descarga, tiempos de desplazamiento a cada uno de los puntos de
entrega, kilómetros recorridos.
- Precios, condiciones y restricciones de cada una de las unidades de
transporte disponibles.
- Otros

Fase II. Análisis y simulación

Esta fase pasaría por la ejecución de dos grandes actividades:

a) Análisis: una vez obtenida toda la información referente a la ruta analizada


se procedería al análisis de los datos recogidos. El fin último sería identificar
qué factores son los más influyentes en cada una de las etapas del servicio y
cuantificar la mencionada influencia.

Los resultados esperados en esta fase serían:

- Ranking de influencia de factores así como la identificación de los que


no son relevantes estadísticamente.

- Conocer los márgenes de error de los resultados. Los procesos con


alta variabilidad tendrán un margen de error más amplio y por tanto será
más difícil predecir sus resultados.

- Establecer funciones matemáticas fiables que nos permitan en la fase


siguiente cambiar niveles de los mencionados factores y observar que
pasaría en los procesos.

b) Simulación: tras la comprensión de todos los factores de influencia, la


simulación busca valorar y analizar todas las alternativas posibles existentes

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para mejorar los procesos analizados, tanto desde el punto de vista
operativo (mejora de SLAs) como desde el punto de vista de rentabilidad
económica de la operativa.

El resultado de la simulación puede dar lugar a una manera de hacer “fija”, es


decir todas las operaciones asociadas a la ruta se efectúan de la misma
manera, o bien, a un algoritmo de decisión mediante el que, en función de
las variables consideradas (destino, carga, frecuencia, etc.) se opte por
diferentes maneras de gestionar la ruta.

Fig. 6.. Ejemplo de simulación. Fuente: Elaboración propia

Para la realización de la simulación se contemplan dos metodologías


complementarias:

1. Análisis de Sensibilidad. Mediante esta metodología se modifican


“artificialmente” los parámetros identificados en la fase anterior,
manteniendo las funciones estadísticas encontradas. Permite analizar
los distintos escenarios alternativos, modificando individualmente
cada proceso.

2. Simulación de Procesos. Para poder analizar escenarios alternativos


modificando varios procesos a la vez se utilizaría la metodología de
simulación de procesos, mediante la que se pueden variar los

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parámetros de todos los procesos que se estimen necesarios,
manteniendo, esos sí las relaciones entre ellos establecidas en los
mapas de la primera Fase .

CASO PRÁCTICO: ANÁLISIS Y SIMULACIÓN


Tras la toma de datos se realiza una simulación del tipo what if considerando las
entregas efectuados en los últimos seis meses. De este modo, con ayuda de algoritmos
estándar programados se verifican múltiples casuísticas, identificando la mejor
manera de proceder en cada una de las circunstancias.
Como resultado de la simulación se definieron nuevas maneras de seleccionar los
vehículos (propios vs. ajenos), las rutas y los momentos para optimizar las entregas.
Los resultados permitieron comprobar cómo modificando la manera de hacer las cosas
se podría reducir en un 50% el nivel de incumplimiento de SLAs y se podría reducir
entre un 10% y un 20% los costes del servicio.

Fase III. Implantación de resultados

La implantación de resultados pasa por dos acciones diferenciadas:

- Implantación de mejoras en los procesos Æ en la manera de proceder,


especialmente en la manera de seleccionar cada una de las alternativas
existentes dentro de una ruta. En caso de detectarse mejoras en la
organización o en las funciones también deberían ser, las mismas, objeto
de implantación.

- Implantación de algoritmo de decisión (si fuera necesario) Æ en caso


de no poder establecerse de manera clara una alternativa óptima para
todos los casos, se procedería a dejar implantado el mecanismo que
permitiera a los responsables la elección de la mejor opción en función de
las condiciones de cada uno de los transportes

Fig.7. Ejemplo de implantación. Fuente: Elaboración propia

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CASO PRÁCTICO: IMPLANTACIÓN DE RESULTADOS
Además de modificaciones en la estructura del área, derivadas del análisis inicial de
procesos, se efectuó la implantación de las siguientes acciones:
o Nuevo sistema de recogida y envío de información por parte de los
transportistas.
o Nuevo sistema de solicitud de envíos.
o Se renegociaron algunas condiciones con las empresas responsables de
las unidades de flota externas utilizadas.
o Se dejó programado una plantilla que permitía a los operarios
responsables decidir el modo de transporte óptimo y la ruta más
adecuada para cada uno de los envíos a efectuar.

Tras la implantación de todas las acciones y la revisión de su correcto


funcionamiento es aconsejable programar revisiones del sistema para asegurar que
la optimización sigue siendo válida, es decir, que nos se han modificado las
circunstancias del mercado de tal forma que se haya modificado el óptimo
identificado.

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5. Referencias y Anexos

5.1. Artículos

Transportation III Transportation Management. Lecture 17ESD.260 Fall 2003. MIT Center for
Transportation & Logistics – ESD.26

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