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MODULO DE ACTIVOS
FIJOS
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MODULO DE ACTIVOS FIJOS

Objetivo
El módulo de Activos Fijos le permite registrar, procesar y controlar
la información correspondiente a los activos de la empresa,
basándose para ello en la definición flexible de las tablas de datos
básicos y tablas generales. Es una completa aplicación informática
que se encuentra integrado al módulo de contabilidad. Permite de
una manera sencilla registrar las adquisiciones de activos, realizar
el proceso de depreciación, llevar el control de los cambios o
movimientos que afecten a cada activo.

Para acceder a esta pantalla deberá ingresar por la opción

“MODULO DE ACTIVOS FIJOS” en el Menú General del Sistema.
Una vez elegido esta opción se mostrará el Menú del Módulo de
Activos Fijos.

SUB - MÓDULO DE DATOS BÁSICOS

Con esta opción se podrá acceder al Sub - Módulo de Datos Básicos,

en donde se podrá registrar /actualizar, consultar y emitir reportes de la
información básica del Módulo, tales como el Parámetros de Activos
Fijos y las tablas de Géneros de Activo Fijo, la Tabla de
Contabilización, entre otros. Estos datos constituyen la “infraestructura”
del sistema por lo que su eficiente creación inicial y de continuo
mantenimiento dependerá en gran medida la confiabilidad de los
resultados.

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DATOS BÁSICOS - MANTENIMIENTO

Parámetros de Activos Fijos

Objetivo
Definir el comportamiento general del Módulo para cada empresa.
Uso y Recomendaciones
No se deben modificar los parámetros definidos en esta opción una vez
iniciado el procesamiento de información.

Descripción de los Campos

Empresa: Ingrese el código de la empresa para la que se aplican los
parámetros a definir.
Moneda Oficial: Ingrese el código de la moneda oficial, el cual debe
haberse registrado previamente en la tabla de monedas1.
1
Si Ud. adquirió sólo este Módulo, encontrará tablas como las mencionadas
en el Menú de Tablas Generales, las que al ser de referencia no serán
explicadas en este manual.
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Moneda extranjera: Ingrese el código de la moneda que será

reconocida como extranjera o segunda moneda.
Tipo de Cálculo: Nos permite indicar como se realizará el cálculo de la
depreciación, a pesar que ambos métodos usan el porcentaje de
depreciación, la fecha de inicio de la misma y el tiempo de vida útil, los
nombres asignados
En función de la vida útil: Con esta modalidad el sistema calcula el
monto de depreciación que el activo debería tener hasta la fecha de
proceso y lo compara con la depreciación informada hasta el mes
anterior, la diferencia la considera como depreciación del mes.
En función del porcentaje: Con esta modalidad el sistema aplica el
porcentaje informado sobre el valor del activo y los asigna como
depreciación del mes, no considera el monto calculado como
depreciación anteriormente.
Los datos a registrar son independientes para cada una de las
empresas a procesar.

Códigos de Activos Fijos

Objetivo
Definir los códigos que serán usados para identificar a los activos fijos.
Uso y Recomendaciones
Es un código de estructura libre, se debe asignar según lo requerido por

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la empresa para identificar los Grupos de los Activos, al registrar

posteriormente un activo en el Maestro, el sistema actualiza en forma
automática el número correlativo o contador de los activos que
pertenecen al grupo.
Se recomienda no asociar el código del activo a ningún dato que pueda
cambiar, de este modo no debería asociar el código a cuentas
contables, ni ubicación, ni responsables, ni centros de costos, etc. Lo
adecuado es definir una estructura de dos o tres niveles que permita un
control de los activos de acuerdo a su naturaleza y/o uso.

Descripción de Campos
Código de Activo: Se deben definir todos los niveles que consideren
necesarios. Si definió que va ha usar 2 niveles de 3 posiciones,
entonces deberá registrar un código con 3 dígitos que identifica al grupo
y luego todos loas activos a 6 dígitos que forman parte del grupo.

Descripción: Ingrese la descripción del activo.

Correlativo: El sistema crea los códigos individuales de cada activo en

función de los códigos que aquí se definen agregándoles un correlativo.
Este dato siempre mostrará el correlativo del último activo registrado.
La primera vez coloque ceros.

Estados de Conservación

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Objetivo
Permite registrar los estados de conservación de los activos. Existe un
reporte de los activos ordenados por los códigos aquí definidos de
manera que si tiene alguna necesidad de clasificar los activos podría
usar esta tabla para tal fin.
Uso y Recomendaciones.
Los códigos aquí definidos no condicionan el funcionamiento del
sistema de manera alguna.

Descripción de los Campos

Estado de Conservación: Ingrese el código alfanumérico que usará
para identificar el estado de conservación.
Descripción: Ingrese la descripción del código definido.

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Géneros de Activo Fijo

Objetivo
Definir de manera primaria las asociaciones de los activos con los
asientos contables a generar.
Uso y Recomendaciones
En esta tabla si debemos asociar los códigos definidos con cuentas
contables, el objetivo es mantener el plan de cuentas lo más ligero
posible y manejar los detalles o dentro del módulo de activos.
Se debe poner especial cuidado en mantener uno a uno la relación
entre las cuentas del activo y la depreciación.

Descripción de los Campos

Genero: Indique el código del género a crear. Si Ud. ha definido una
cuenta para las Unidades de Transporte, podría definir por ejemplo 2
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géneros una para Unidades de Transporte Pesado y otra de Transporte

Ligero.
Descripción: Ingrese la descripción del género creado.

Asientos Contables
El sistema considera que existen 3 tipos de asientos básicos a
manejar, los cuales son por:
Incorporación
Depreciación
Baja
Por cada tipo se define una cuenta de cargo y abono. Para el asiento de
la incorporación se recomienda el uso de una cuenta puente que nos
permita controlar si las provisiones de las facturas por compras de
activos han sido registradas en este módulo o no.
En el módulo de cuentas por cobrar o por donde realice la provisión
normalmente carga la cuenta de activos, en este caso se pide que
cargue a la cuenta puente, y en este módulo de activos cargará a la
cuenta de activos con abono a la cuenta puente.
La cuenta puente mencionada debería tener cancelación al nivel del
código auxiliar de manera que permita identificar los documentos que
faltan registrar en uno u otro módulo.
En el caso de la Baja se deben considerar asientos para la Baja del
activo y la Baja de la depreciación.
Porcentaje de Depreciación: Se deben ingresar los porcentajes de
depreciación para el Método 1 y para el Método 2. Este dato será
presentado por defecto al momento de registrar un activo. Es
importante señalar que sólo el Método 1 genera asientos contables.
Algunos usuarios utilizan el Método 2 para manejar una depresión
tributaria o la que informan a sus casas matriz en el exterior.

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Tabla de Contabilización de Activos

Objetivo
Sirve para definir exactamente como se generan los asientos contables
por las operaciones de incorporación, depreciación y baja del activo.
Uso y Recomendaciones
Si bien se definieron los asientos tipos para cada operación en la tabla
de géneros, existen excepciones que deben ser definidas para una
contabilización adecuada.
Cuando se realiza el proceso de contabilización el sistema mira que
operación de contabilización ha sido asignada al activo, viene a esta
tabla y examina de que fuente toma las cuentas para elaborar los
asientos contables.

Descripción de Campos
Tipo de Operación: Define de manera genérica las operaciones
susceptibles de generar un asiento contable, estas son:
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1. Incorporación.
2. Depreciación.
3. Baja.
Operación: Cada tipo de operación puede contener diversas
operaciones las mismas que pueden haber sido definidas para
agruparlas de alguna forma que permita analizar los movimientos
realizados o contabilizarlos.

Existen algunas operaciones que deben ser definidas de todas formas,

estas son :

Tipo Operación Descripción Contabiliza

1 00 Inventario Inicial No

3 00 Baja Automática – Fin de Depreciación No

Se informa el esquema bajo el cual se hará el proceso, estos son:

En función del género.- el sistema busca en los datos básicos la tabla
de género al que pertenece el activo y asigna la cuenta.
Cuenta Fija por Operación.- asigna la cuenta informada en detalle por
Operación.
Luego se indica el código del Sub – Diario y el numero de File con el
genera la información contable.

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Control de Procesos – Activos Fijos

Control de Procesos – Activos Fijos

Se crea por única vez el registro que informa al Sistema el ejercicio de

inicio en año y mes. Los datos correspondientes al estado de los
procesos son actualizados automáticamente Ej:
Situación – En proceso (período activo)
Depreciación – Procesado
Ubicación -- Libre definición del código de la ubicación física donde
esta el activo, con la estructura requerida por la empresa.
Índices de Precio al por Mayor – Son los índices mensuales que por
cada mes informa el INEI.

DATOS BÁSICOS - CONSULTAS

El menú de consulta de datos básicos le permite visualizar los
principales archivos que contiene los datos básicos. Para accesar este
menú deberá ingresar al Módulo de Activos Fijos desde el Menú
General del sistema, una vez ingresado elegir la opción de Datos
Básicos, a continuación elegir Consulta.

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CONSULTA DE DATOS BÁSICOS

Esta opción permite ingresar a consultar los datos de los siguientes
archivos:
- Parámetros de Activos Fijos
- Códigos de Activos Fijos
- Estados de Conservación
- Géneros de Activo Fijo
- Contabilización de Activos
- Control de Procesos – Activos Fijos
- Ubicación
- Índices de Precio al por Mayor

DATOS BÁSICOS - REPORTES

El menú de reportes de datos básicos le permite generar reportes a los

principales archivos de los datos básicos. Para accesar este menú
deberá ingresar al Módulo de Activos Fijos desde el Menú General del
sistema, una vez ingresado elegir la opción de Datos Básicos, a
continuación elegir Reportes.

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• Reportes de Datos Básicos

Esta opción permite emitir reportes de los datos de los siguientes

archivos:
- Parámetros de Activos Fijos
- Códigos de Activos Fijos
- Estados de Conservación
- Géneros de Activo Fijo
- Contabilización Activos
- Control de Procesos – Activos Fijos
- Ubicación
- Índices de Precio al por Mayor

SUB-MÓDULO DE REGISTRO DE
OPERACIONES
En esta opción se consideran los diversos procedimientos relacionados
al ingreso, modificación, de los activos. El sistema presenta diversos
tipos de pantallas que comentamos a continuación.
Maestro de Activos Fijos
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El registro de los datos necesarios para el Maestro de Activos Fijos se

ingresan a través de tres ventanas, que se comentan a continuación.

•1ra. Ventana Datos Descriptivos, Datos de Adquisición

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En la 1ra. Ventana del registro de datos del Maestro de Activos Fijos se

ingresan los Datos Descriptivos y los Datos de Asignación.
Activo.- es el código de activo definido previamente en los datos
básicos.
Correlativo.- es un numero automáticamente asignado por el sistema,
equivalente al total de items del mismo código existentes.
Los siguientes datos deben estar previamente definidos como datos
básicos o en Tablas generales del Sistema como es el Plan de Cuentas,
a los que se accesan con la ayuda que permite el sistema, al activar el
botón Códigos.
Género
Cuenta
Sucursal
Responsable
Centro de Costo.- Obligatorio si se va Depreciar.
Ubicación
Estado de Conservación
Situación
Operación de Baja
En el recuadro de datos descriptivos se puede ampliar las
características del bien, al lado derecho de este recuadro se muestran
dos casilleros que deben ser llenados, la primera es la descripción que
se muestran en los reporte y consultas, la segunda es un dato de
referencia.
Partes y/o piezas.- es el dato que permite registrar mayor información
del bien, cuando consta de más piezas. Se escoge en la lista que
permite el botón Códigos con las opciones de: Parte única y la de
Múltiples partes. El registro de información adicional se efectúa con el
siguiente proceso que presenta el Menú como Detalle de Activos.

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Los datos referenciales se pueden o no ingresar según lo requieran, el

sistema cuando detecta la característica de que un dato es obligatorio y
no se ha ingresado muestra el Mensaje de Error en la parte derecha
superior, indicando el nombre del dato mas la leyenda “no contiene
datos” en este caso se debe ingresar lo solicitado.

En la 2da. Ventana del registro de datos del Maestro de Activos Fijos se

ingresan los Datos de Adquisición y los Datos para la Depreciación
Opción 1.
Operación.- elegir la operación con el botón Códigos, al iniciar el uso
del sistema se escoge 1 (Incorporación) 00 Inventario Inicial.
Nro. de Requisición, Fecha.- numero y fecha del documento con el se
efectuó la compra.

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Nro. de Factura.- registrar la serie y el numero de la factura con el que

ingresa el bien a la empresa.
Fecha de Factura.- debe ser igual al mes de proceso, si es menor
considerarlo como Inventario Inicial.
Proveedor.- código identificador del Proveedor con quien se trató la
compra.
Moneda de Adquisición, Moneda de Conversión.- ingresar el código de
las monedas solicitadas.
Tipo de Cambio.- con el que se realizan los cálculos de conversión.
Valor de Adquisición.- ingresar el monto en el que se adquirió el bien,
valor ajustado al 31 de diciembre del año anterior.
Control de Depreciación.- elegir en la lista el que corresponda al bien
entre las opciones:
No depreciar
Depreciación 1
Depreciación 2
Ambas
Datos para Depreciación Opción 1.- depende de la elección de opción
en el Control de Depreciación. Por la elección de Depreciación 1, o por
la opción de Ambas. Ingresar los datos solicitados en bajo este sub-
título.
Fecha de Inicio.- dato importante en que el sistema iniciará el proceso
de Depreciación de la opción 1.
Porcentaje.- el sistema muestra el valor correspondiente al género de
activo fijo, ingresado en los datos básicos.
Ingresar los valores según el caso, en la columna de Moneda Nacional
o Moneda Extranjera.
Depreciación Acumulada al año anterior.- valor ajustado.
Depreciación Acumulada del año.- valor histórico
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Valor Residual.- hasta donde se inicie con el sistema el proceso

de depreciación.
Fecha Final.- calculada por el sistema, según fecha de inicio y
porcentaje.

•3ra. Ventana Datos Depreciación Opción 2 , Otros Datos

En la 3ra. Ventana del registro de datos del Maestro de Activos Fijos se

ingresan los Datos para la Depreciación Opción 1 y Otros Datos.
Datos para Depreciación Opción 2.- depende de la elección de opción
en el Control de Depreciación. Por la elección de Depreciación 2, o por
la opción de Ambas. Ingresar los datos solicitados en bajo este sub-
título.
Fecha de Inicio.- dato importante en que el sistema iniciará el proceso
de Depreciación de la opción 2.
Porcentaje.- el sistema muestra el valor correspondiente al género de
activo fijo, ingresado en los datos básicos.
Ingresar los valores según el caso, en la columna de Moneda Nacional
o Moneda Extranjera.
Depreciación Acumulada al año anterior.- valor ajustado.
Depreciación Acumulada del año.- valor histórico
Valor Residual.- hasta donde se inicie con el sistema el proceso de
depreciación.
Fecha Final.- calculada por el sistema, según fecha de inicio y
porcentaje.
Otros Datos.- referenciales para ser considerados en los procesos de
Inventarios o en los procesos de Ajustes y Depreciación.
Contador de partes y /o piezas.- contador automático, indican al
sistema el numero de piezas que conforman el bien.

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Detalle de Activos
Cuando en el Maestro de Activos Fijos se informa la opción del
Múltiples partes, el sistema crea en forma automática un registro igual a
las características del maestro, con el dato Parte Nº. 001, si el activo
consta de más piezas adicionarlas con este proceso.

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2da. Ventana Detalle de Activos

.
Registro de Límite de Ajuste

Es el valor del mercado del activo, sirve para el proceso de ajuste por
inflación, el sistema realiza un comparativo entre el valor ajustado y el
valor del mercado y elige el menor.

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Registro de Movimientos

Este proceso se usa para informar los cambios que afectan al activo,
se puede informar las veces que sean necesarias, estos movimientos
se emiten en un reporte, para su revisión.
Con este proceso se indica la sistema la Baja del activo.

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SUB-MÓDULO DE ACTUALIZACIÓN

Procesos mensuales que ejecutan la Depreciación, y los ajustes del

mes, previos a la contabilización.
Proceso de Depreciación.- realiza el cálculo mensual con la
información registrada en los Datos Básicos y al Maestro de Activos
Fijos.
Identifica cuales son las compras y bajas del mes.
Prepara el PRE – asiento contable.

Desactualización de la Depreciación .- proceso inverso al de

Depreciación, sirve para realizar cambios o modificaciones, en los
datos previos al calculo. Después realizar nuevamente el Proceso de
Depreciación.
Ajuste por Corrección Monetaria.- realiza el proceso mensual
detallado por los activos.
Se requiere haber registrado previamente los índices de precios del
mes de proceso.
Proceso de Cierre Mensual.- proceso final del mes. Si en los Módulos
de STI se cuenta con el de Contabilidad es recomendable realizar la
Centralización Contable primero, verificar los resultados, si son los
esperados, se procesa el cierre.
Una vez cerrado el mes no es posible reejecutar el proceso de
depreciación.

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INDICE

Modulo de Activo Fijos 2

Objetivo 2
Sub–Modulo de Datos Básicos 2
Menú de Mantenimiento de Datos 3
Parámetros de Activos Fijos 3
Código de Activos Fijos 4
Estados de Conservación 5
Géneros de Activos Fijos 6
Tabla de Contabilización de Activos 8
Control de Procesos – Activos Fijos 10
Menú de Consultas de Datos Básicos 11
Menú de Reportes de Datos Básicos 12
Sub-Modulo de Registro de Operaciones 13
Maestro de Activos Fijos 13
Detalle de Activos Fijos 18
Registro de Límite de Ajuste 20
Registro de Movimientos 20
Sub-Modulo de Actualización 21

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MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS PAG. 23