F&G

Technologies Enero de 2014

Política de Viajes Corporativos Propietario: HR

Política de Viajes Corporativos

Política aplicable a todos los gastos por viajes corporativos reembolsables por F&G
Technologies.

- Destinatarios

La política de viajes corporativos es aplicable al personal de F&G Technologies durante un viaje

previamente autorizado.

- Limitaciones de la política

Esta política pretende enmarcar las expensas reembolsables durante un viaje de negocios autorizado por el
supervisor de la línea de negocios. Todos los gastos incurridos fuera del viaje de negocios no serán
contemplados. Todos los gastos incurridos durante el viaje de negocios y no contemplados por esta política,
estarán a cuenta de quien incurrió el gasto, considerándose de índole personal. Es aplicable a todas las
localidades dentro y fuera del país de origen, quedando sujeta a modificaciones debido a requisitos legales de
cada país.

- Criterio de razonabilidad

Se espera que los usuarios autorizados a realizar viajes hagan uso moderado de los gastos aprobados durante
los viajes corporativos.

- Excepciones a la política

Cualquier caso que exceda los límites de la política se considerará excluida a menos que se solicite una
excepción por escrito, sujeta a evaluación y aprobación. Todas las excepciones requerirán previa autorización
de la gerencia general y no setearán precedentes para casos futuros.

- Aprobación del viaje

La adquisición de boletos o inicio de un viaje corporativo requiere autorización previa de un supervisor.

Recursos Humanos comenzará el inicio de la organización del viaje bajo previa aprobación del mismo y
recepción de la planilla de solicitud de servicios de viajes corporativos. Debida la volatilidad de la
disponibilidad de tickets aéreos y plazas hoteleras se solicita al personal reunir las aprobaciones necesarias y
realizar las solicitudes a Recursos Humanos con la mayor anticipación posible para evitar incrementar los
gastos.

- Comprobantes de Pago

No se reembolsarán gastos sin comprobante de pago con validez fiscal. En Argentina el viajante deberá
solicitar Factura “A” utilizando los datos de la empresa o Factura “C”, si y sólo sí, la primera no estuviera
disponible.

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Transporte aéreo
Tarifa aéreas

Clase del viaje. Todos los viajeros deben volar en clase económica, a menos que el viajero consiga
por anticipado una excepción por parte de la gerencia.
En todos los casos el boleto a adquirir será en clase económica que permita cambios posteriores a
la compra. De haber un vuelo un 25% más económico con una diferencia de no más de 4 horas que
no agregue más de una parada, deberá elegirse el vuelo más económico disponible.

Cambios en la clase del viaje

Ante la falta de disponibilidad de viaje en clase económica en las fechas deseadas, han de evaluarse
las opciones de cambio de fecha y/o de costos. La adquisición de un pasaje en una clase diferente a
la económica requiere de aprobación de un superior.

Un viajero puede volar en primera clase o clase preferente cuando viaje con un vicepresidente
senior o superior con el objetivo de realizar negocios de F&G Technologies con el vicepresidente o
un jerárquico de otra compañía que así lo amerite. Esta excepción está disponible únicamente a
solicitud del vicepresidente y debe ser aprobada previamente por el correspondiente
vicepresidente senior.

Un viajero puede volar en primera clase o clase preferente cuando viaje con un cliente o cliente
potencial que viaje en primera clase o clase preferente. Esta excepción debe ser aprobada
previamente por el correspondiente vicepresidente senior.

Cambio a una clase superior no autorizado. El cambio de los pasajes de avión a una clase superior
de servicio sin contar previamente con una aprobación por escrito de un vicepresidente senior se
considera un gasto personal no reembolsable. En caso que la compañía aérea ofrezca en forma
espontánea un upgrade al pasajero, ya sea por membresía o por gentileza, y esto no tenga un costo
extra para la compañía, no se indican restricciones.

Cambio a una clase inferior no autorizado. Un viajero no puede cambiar su pasaje de avión a una
clase inferior para financiar sus viajes personales o el de sus acompañantes. Si la línea aérea realiza
el cambio del pasaje a una clase inferior por cualquier motivo, el importe que se obtenga deberá
devolverse a F&G Technologies.

Fecha y/u hora del viaje

Cambios y Cancelaciones posteriores a la emisión del boleto. Serán reembolsados aquellos costos
de reemisión, cambios de tarifa y/o penalidades por cambios cuya causa tenga un origen laboral tal
como postergación, pronta finalización o extensión de las tareas a realizar en campo. En caso de
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que el cambio de pasaje o cancelación del mismo sea por cuestiones personales –otras que
enfermedad o imposibilidad de viajar por cuestiones legales- serán por cuenta del personal. En
todos los casos el cambio de boleto será garantizado siempre y cuando se haya obtenido
autorización previa.

Cambios anteriores a la emisión del boleto.
ü Se permitirán tantos cambios en la reserva del pasaje por motivos laborales como sean
necesarios, con previa autorización del supervisor de la línea de negocios.
ü Se permitirán cambios en la reserva del pasaje por motivos personales con previa
autorización del supervisor de la línea de negocios siempre y cuando esto no interfiera con
la ejecución de las tareas asignadas ni tenga un costo extra para la compañía. En caso de
que el costo del cambio de pasaje fuera mayor el personal se compromete a cubrir la
diferencia. En caso de que el costo fuera menor, el personal no tiene derecho a reclamar
ninguna diferencia de tarifa a su favor.

Descuentos, Indemnizaciones y/o Devoluciones. Todo descuento, indemnización y/o devolución por
parte del proveedor al personal causado por demoras, cancelaciones y/o service-breaks, serán
crédito a favor de F&G Technologies.

Viajeros Frecuentes. El personal es libre de elegir la membresía de las compañías aéreas
independientemente a su relación laboral con F&G Technologies. Los costos que pudieran incurrir
para dichas afiliaciones no están contemplados para reembolso. Las millas acumuladas serán
consideradas como un beneficio para el personal de la empresa.

Exceso de equipaje. En ningún caso F&G Technologies reembolsará gastos de exceso de equipaje
personal.

Despacho de equipamiento. Los costos del despacho de un equipamiento específico están sujetos a
reembolso con previa autorización y embalaje de los bultos a despachar.

Transporte terrestre – Ómnibus
Ídem transporte aéreo

Transporte terrestre – Taxi / Remis
Para viajes corporativos en avión serán contemplados los traslados desde el lugar de trabajo hacia
el aeropuerto y viceversa. El personal debe coordinar con la oficina su horario de partida/llegada.
En los casos que se encuentre disponible un vehículo de la empresa para llevar o recoger al
pasajero, se priorizará esta opción, caso contrario el viaje se realizará en Taxi o Remis. No serán
reembolsados los gastos sin recibo/ticket.
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Proveedor pre-autorizado: “Taxi Ezeiza” (Aeropuerto Ministro Pistarini) / Radio Taxi “New” 011-
4551-1110 (Aeropuerto Jorge Newbery)

Transporte terrestre - Vehículo

Documentación: Antes de iniciar el manejo del vehículo el conductor debe verificar que esté
portando la documentación reglamentaria según cada país (cédula verde, registro de conducir y
póliza del seguro) Los gastos de emisión de documentación de vehículos de propiedad de F&G
Technologies serán cubiertos por la compañía así como también los costos del seguro y
mantenimiento del vehículo. Los gastos de emisión y renovación de documentación de licencia de
conducir y otros documentos de índole personal serán por cuenta del personal.

Puesta a Punto: Antes del inicio del viaje el personal debe recibir el vehículo y constatar que se
encuentre en condiciones de partir hacia un viaje seguro.

Combustible. El combustible del vehículo será reembolsado en la medida que el viaje se realice
dentro de las rutas recomendadas.

Peajes. Los peajes serán reembolsados en la medida que el viaje se realice dentro de la ruta
obligatoria.

Estacionamiento. El vehículo ha de permanecer estacionado en un lugar seguro y preferentemente

bajo techo. La empresa reembolsará gastos de estacionamiento en el hotel durante la estadía.
Siempre se deberá dejar el vehículo en un recinto cerrado y con seguridad mientras el
equipamiento se encuentre a bordo.

Infracciones de Tránsito. Las violaciones a las leyes de tránsito no serán reembolsadas por la
compañía ya que es responsabilidad del conductor del vehículo conocer y respetar las normas
vigentes.

Averío del vehículo durante el viaje. En caso de averío del vehículo el conductor responsable ha de
contactarse de inmediato con su supervisor para resolver el inconveniente y dar continuidad al
viaje.

Accidentes de Tránsito. En caso de incidentes con o sin lesiones, si el conductor está en condiciones,
será responsable de comunicarse inmediatamente con la compañía lo antes que le sea posible. Una
vez comunicado deberá recibir instrucciones de su supervisor o encargado.

Alquiler de vehículos
El alquiler de un vehículo ha de coordinarse por medio de la oficina central. El Supervisor designará:
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ü Proveedor confiable y seguro
ü Tipo de vehículo adecuado para cada ocasión según disponibilidad en la plaza de alquiler
ü Lugar de pick-up y drop-off
ü Duración del período de alquiler

Al igual que el uso de un vehículo de la compañía, el conductor asignado debe verificar

documentación, seguro y puesta a punto al momento de la entrega y devolución del mismo.
Asimismo se utilizará el mismo criterio de razonabilidad para con los gastos asociados al viaje y la
misma metodología para infracciones, averío y accidentes de tránsito.

Alojamiento
Tipo de alojamiento. Hotel, Apart Hotel.

Categoría: Estándar o tres estrellas. Permitiendo un up-grade (promoción) o down-grade

(disminución) a la categoría subsiguiente de acuerdo a la disponibilidad y/o razonabilidad del
establecimiento hotelero con respecto a la categoría pre-aprobada.

Tipo de habitación. Para Hotel DOBLE TWIN – SIMPLE. Para Apart-Hotel o Departamento cantidad
de personas adultas por habitación sugeridas en el alojamiento DOBLE TWIN – SIMPLE – TRIPLE
TWIN – CUADRUPLE TWIN según disponibilidad para las fechas solicitadas.

Duración de la estadía. Según tiempo requerido y aprobado para cada trabajo en campo.

ü Ítems no reembolsables por F&G Technologies: servicio al hotel o room-service, cargos del
Frigobar, cargos por uso de las instalaciones del hotel, servicio de comunicaciones
(teléfono), Internet pago no autorizado por la empresa.

Comidas
La empresa proporcionará razonablemente cuatro comidas diarias durante la estadía: Desayuno (en
la mayoría de los casos incluido con el alojamiento) Almuerzo (generalmente ofrecido en planta) y
Cena. Aprovisionamiento de agua mineral durante toda la jornada. Las bebidas proporcionadas por
la empresa serán siempre sin alcohol. Se considerará una bebida o infusión para el desayuno y una
ración para el almuerzo y cena.

La empresa proporcionará dichas comidas una vez arribado a destino. Sólo en caso de viaje en
vehículo corporativo se contemplan gastos in-itinire.

No están contemplados gastos en insumos de índole personal tales como perfumería, aseo
personal, vestimenta, tarjeta telefónica, etc.

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Comunicaciones
En caso que corresponda la empresa otorgará al responsable un teléfono celular, batería y
cargador. El propósito del mismo está designado exclusivamente para viajes a modo de permitir la
comunicación permanente entre la oficina y el viajante. El mismo deberá estar disponible para
enviar y recibir llamadas corporativas en todo momento durante el viaje. El dispositivo ha de
retornarse de inmediato al regresar del viaje en las mismas condiciones que se le hizo entrega. El
personal que recibe el dispositivo es responsable final por el mal uso, rotura, extravío y/o gastos
personales no autorizados durante el tiempo de permanencia bajo su custodia.

Se recomienda:

ü Cargar la batería antes de iniciar el viaje y durante las noches

ü No olvidar cargador del vehículo en caso de tener disponible
ü Apagar el dispositivo durante un vuelo
ü Utilizar el dispositivo responsablemente
ü No utilizar el dispositivo mientras conduce

Equipamiento, EPP, Vestimenta y Herramientas de Trabajo

Todos los elementos brindados son propiedad de la empresa y forman parte de su activo. El activo
es todo elemento tanto tangible (equipos, vestimenta, EPP, documentación, vehículos, etc.) como
intangible (información).

Algunos de los equipos de trabajo más comunes son: computadoras, equipamientos tecnológicos,
herramientas de trabajo, productos químicos para obra, vestimenta de trabajo y abrigo, EPP,
documentación, llaves de acceso a planta.

La empresa hará entrega de las herramientas tangibles e intangibles necesarias para la realización
del trabajo en destino. El personal es responsable de verificar el buen funcionamiento y la
integridad de todos los elementos antes de recibir conforme. El personal que recibe el dispositivo
es responsable final por el mal uso, rotura y/o extravío durante el tiempo de permanencia bajo su
custodia.

Todos y cada uno de los elementos entregados han de retornarse de inmediato al regresar del viaje
en óptimas condiciones tal como fueron entregadas al usuario.

La rotura y/o extravío de cualquier elemento implica una pérdida de activos para la compañía.

Algunos consejos para evitar incidentes relacionados con equipamiento, EPP, vestimenta y
herramientas de trabajo:

- No dejar los elementos fuera del radio visual del responsable.

- No dejar los elementos en un vehículo o habitación sin llave.
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- No dejar los elementos en campo para continuar día siguiente, incluso si se le ofrece un
espacio como lugar seguro.
- Nunca dejar los elementos de trabajo bajo custodia de terceros y siempre ordenarlos para
no facilitar su extravío.
ü Tener siempre a mano un check-list de los materiales y contabilizarlos al inicio de la jornada
laboral y antes de recogerlos.
ü Los elementos deben permanecer siempre con su custodia.
ü Siempre recoger los elementos durante el horario de receso de almuerzo.
ü Siempre colocar los elementos bajo techo para cuidarlos del sol, polvo, viento, piedras,
lluvia o atropello involuntario, incluso durante su transportación los elementos deben estar
debidamente protegidos.
ü Siempre colocar los elementos de trabajo en el envase indicado y con la impermeabilización
adecuada para el mismo antes de su transportación y al finalizar cada jornada de trabajo.
ü Siempre manipular los elementos, equipos, computadoras y vestimentas con manos limpias
y secas.
ü Utilizar los elementos de protección personal correspondientes en todo momento, sin
excepciones.
ü Al trabajar con líquidos, materiales de construcción pintura, etc. siempre hacerlo en un
lugar separado de los elementos electrónicos para evitar derrames sobre los mismos.
ü Al comer y/o beber, siempre hacerlo fuera del área de trabajo y de los elementos de trabajo
para evitar derrames sobre los mismos.

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