Matriz de Requerimientos PDF

ICETEX - PROYECTO NUEVO SISTEMA DE INFORMACION DE CREDITO Y CARTERA Y FONDOS EN ADMINISTRACION
Anexo 7 - ver 2.0 -MATRIZ REQUERIMIENTOS
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS
SISTEMA DE GESTION DE CREDITO Y CARTERA Y DE LA GESTION DE FONDOS EN ADMINISTRACION
Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

1 100001 1. Estudio de el sistema deberá permitir el cambio de codeudores y generaciòn de El sistema debe permitir el cambio de codeudor antes del perfeccionamiento
credito nuevos pagarés (firma de pagarè y autenticaciòn de carta de isntrucciòn) por parte del deudor
principal y el deudor solidario y generar el nuevo pagarè y carta de instrucciones
con los datos del nuevo deudor solidario. Permitir el cambio de deudor solidario
en epoca de ejecuciòn y amortizaciòn unicamente cuando se cumplan las
condiciones establecidas en el reglamento de credito educativo del ICETEX.
2 100002 1. Estudio de Cruce con CIFIN o cualquier entidad similar para registro de Se ajusta el requermiento a la interfaz con la El sistema debe realizar cruces de informaciòn con la CIFIN para registro de
credito codeudores. Contadurìa (para consulta de morosos con el estado y deudores solidarios con el fin de consultar el resultado del estudio y los datos
el envio de un reporte semestral de los morosos del registrados en el formulario de deudores solidarios siempre y cuando estas
ICETEX a la contadurìa ) y la interfaz con el ICFES entidades permitan la realizaciòn de estos procesos.
para consulta de puntajes de los estudiantes a tener
en cuenta en el estudio del crèdito.
3 100003 1. Estudio de El sistema debe permitir el cambio de identificaciòn del beneficiario del El sistema debe permitir realizar el cambio de tipo y numero de identificaciòn en
credito crèdito. cualquier momento desde la creaciòn de la solicitud del crèdito, generando
nuevamente la carta de instrucciones y le pagarè con los nuevos datos de
identificaciòn del beneficiario si el crèdito ya ha sido legalizado.
4 100004 1. Estudio de Aplicaciòn de criterios de calificaciòn de las solicitudes. Se tiene definido que el reglamento de crèdito CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÒN DEL CREDITO EDUCATIVO
credito educativo del ICETEX abarca las reglas de los fondos
para la calificaciòn de crèditos, no se estima incluir
modelo especifico de evaluaciòn por fondo, si no un
modelo general que atienda los criterios regularmente
manejados en el sector financiero mas unas variables
de caracter social que hemos identificado utiliza el
ICETEX.
5 100005 1. Estudio de Generación de escenarios de aplicacón de criterios previo a la El sistema debe consultar mediante interface con presupuesto el valos
credito asiganación de beneficios. disponible para realizar la aprobaciòn de crèditos. El sistema debe permitir
asignar el presupuesto disponible de acuerdo a criterios parametrizables tales
como: desempeño academico (ICFES) o n promedio de notas, Departamento,
Zonas Apartadas, Estrato, Valor Crèdito, Programas de estudio, Nivel Educativo,
Acreditaciòn, Cantidad de Bachilleres egresados frente a total nacional,
Demanda frente a total nacional, Porcentaje adicional de asignaciòn de
presupuesto de acuerdo a indices de deserciòn.
6 100006 Capacidad para producir cambios, dejando huella y facilitando

auditoria, como documento de identidad, residencia y codeudor, entre
otros. Solo para usuarios autorizados
7 110033 11. Plataforma Registro vìa WEB en las distintas lineas de crédito El software debe ser totalmente WEB para todos los servicios. No solo el
tecnologica registro de la lìnea de crèdito.
8 200001 2. El sistema permitirà al usuario definir transacciones de pago, cargos, No se incluye migraciòn de datos, solo se cargaran El sistema debe permitir el procesamiento de recaudos en cualquier momento
Desembolsos ajustes y planes de pago individual o en grupo. saldos iniciales par todas las lìneas de crèdito. con la fecha reportada dentro del archivo de recaudo. El sistema debe ajustar los
PENDIENTE. saldos de recaudos que se apliquen en fechas anteriores a la actual. El sistema
debe permitir cargar al usuario la cartera generada por los giros realizados. El
sistema debe permitir cargar giros con fechas anteriores realizando los ajustes
correspondientes a los saldos, entendido que el tope maximo de fecha anterior
es el inicio del funcionamiento en vivo.
Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 1 Matriz de Requerimientos


9 300001 3. Recaudos El sistema permite que los beneficiarios apliquen al monto total de un
item pagos parciales dejando el saldo pendiente.
10 300002 3. Recaudos El sistema permite que se puedan aplicar los pagos recibidos "en la El sistema permite parametrizar la aplicaciòn de El sistema proporicionarà una pantalla donde se visualizaran las inconsistencias
cuenta" en caso de que no se conozca el numero de factura al pagos de los recaudos y se permitira su apliaciòn mediante la asociaciòn a un crèdito.
momento de la aplicaciòn de efectivo.
11 300003 3. Recaudos El sistema permite obtener el recaudo automatico de entidades
bancarias.
12 300004 3. Recaudos El sistema debe manejar pagos por adelantado y permitir la asociaciòn
de pagos con periodos o cargos futuros
13 300005 3. Recaudos El sistema debe incluir manejo de notas debito y crèdito. El sistema debe permitir el registro de notas debido y crèdito identificando el
concepto por el que se realiza.
14 300006 3. Recaudos El sistema puede identificar el ingreso duplicado de cheques del Se debe revisar el proceso de entrega de informaciòn El sistema debe permitir identificar la entrada de recaudos con los mismos
cliente. por parte de las entidades financieras, verificando que atributos (banco, sucursal, mes, monto, codigo de referencia), estos recaudos se
suministre toda la informaciòn requerida por el mostraran como "posibles pagos duplicados".
sistema de crèdito y cartera para cumplir con este
requerimiento.
15 400001 4. Terminaciòn El sistema deberá permitir el control y devoluciòn de pagares Posibles ubicaciones de un pagarè: En IES, en custodia por el ICETEX, en cobro
del contrato juridico, en fiscalìa, devuelto endosado, devuelto cancelado. Para el caso de
devuelto cancelado el sistema deberà validar que el saldo del crèdito sea menor
o igual a cero. La consulta de pagarès podrà realizarse por: Nùmero de crèdito,
cèdula, nombre de beneficiario, nombre de deudores solidarios, nùmero de
pagarè. Cuando un pagarè se marque como devuelto el sistema genera una
careta segùn formato establecido que confirme la entrega del pagarè.
16 400002 4. Terminaciòn Generaciòn de paz y salvos y cancelaciòn de crèdito, revisiòn de la Proceso: liquidaciòn de la amdministraciòn de un En el paz y salvo se incluirà la informaciòn bàsica del beneficiario y deudores
del contrato cancelaciòn del crèdito y generaciòn de listado de crèditos a cancelar. fondo. Se identificarà el fondo como inactivo y el solidarios. El sistema debe permitir generar diferentes certificados como:
afinamiento en el software se ejecutarà durante el certificado al dìa, certificado para efectos de retenciòn en la fuente del año
proyecto. Para esta funcionalidad adicional, se inmediatamente anterior discriminando valor pagado por: capital, interès
requiere tener las siguientes opciones: liquidaciòn del corriente e interès de mora.
contrato de administraciòn, reactivaciòn del contrato y
sus niveles de aprovaciòn, reliquidaciones de crèditos
a la fecha de reactivaciòn, reportes y consultas
nuevos generados por estos procesos, para lo
anterior se estiman 10 dìas. se debe validar si es un
requerimiento indispensable de lo contrario no se
ejetuctarìa.
17 600001 6. El sistema deberá permitir la liquidaciòn diaria de pagos, intereses El sistema debe permitir la liquidaciòn diaria de pagos, intereses corrientes,
Liquidaciones corrientes, intereses de mora, etc. intereses de mora e intereses de pròrroga.
18 600002 6. El sistema contarà con la habilidad para generar cargos e intereses por El sistema debe permitir la liquidaciòn diaria de pagos, intereses corrientes,
Liquidaciones mora. intereses de mora e intereses de pròrroga.
19 600003 6. El sistema deberá permitir la reliquidaciòn de uno o varios crèditos El sistema debe proporcionar una consulta para cargar los créditos que se
Liquidaciones reliquidarán por los siguientes parámetros: Lìnea de Crédito Edad de
vencimiento de la obligación Estrato La reliquidación se realizará teniendo en
cuenta: Saldo de la Obligación Nueva Tasa de Interés Plazo pendiente por
amortizar


20 600004 6. El sistema deberá generar las facturas de pago por las diferentes El sistema debe permitir generar facturas en lote o individuales por cada Lìnea
Liquidaciones modalidades de crédito. de crédito y poder imprimirlas en cualquier momento de la vida del crédito. Las
facturas deberán contener código de barras dependiendo del convenio con cada
entidad bancaria.
21 600005 6. El sistema deberá permitir definir diferentes ciclos de facturación El sistema debe permitir definir diferentes fechas de corte para generación de
Liquidaciones facturas.
22 600006 6. El sistema debe manejar prorrogas de pago, suspensión y activiación El sistema debe permitir el registro de prórrogas. El sistema debe permitir la
Liquidaciones del crédito probación o rechazo de prórrogas generando una carta con formato predefinido
informando del periodo de prórroga y el valor de la cuota al reinicio de pagos. El
sistema no debe permitir más de 2 prórrogas consecutivas en cada época del
crédito (estudios o amortización) Para acceder a una prorroga se debe haber
ectuado como mínimo un pago en la época que se encuentre (estudios o
amortización) y debe estar al día en sus pagos Durante la prórroga se genera un
nuevo cargo: Intereses de prorroga Los intereses de prórroga se redistribuirán
en el plazo restante de amortización y se agregara al valor de la cuota. Si se
realizan pagos a un crédito con estado en prorroga se debe aplicar dicho pago al
capital directamente. Manejar atributo especial para la no generación de
intereses (Secuestro del deudor principal) Reversión de registro de prorrogas
realizando los ajustes correspondientes. El sistema asumirá que un crédito
continúa en estado de prorroga cuando no se realiza.
23 600007 6. El sistema debe calcular y contabilizar los impuestos y retenciones de Se debe definir con que criterios se calculan los Impuestos debido a que esta
Liquidaciones impuestos, de acuerdo a la normatividad vigente tanto en causación parametrización no la almacena el sistema de Crédito y Cartera.
como en pago.
24 600008 6. El sistema debe permitir realizar la provisión de uno o varios créditos. El sistema debe permitir realizar la parametrización de los porcentajes de
Liquidaciones provisión sobre cada rubro (capital, intereses corrientes, intereses de mora) por
cada Línea de crédito. Al ejecutar la provisión se debe Contabilizar mediante
interface.
25 600009 7. Gestiòn de El sistema deberá generar notificaciones de retenciones salariales. El sistema debe permitir generar cartas de notificación de retención salarial una
cartera. vez la obligación supere el tope máximo de antigüedad definido en el sistema y
se haya realizado el estudio previo a los deudores solidarios. El sistema debe
presentar un Check List donde se seleccionarán los deudores solidarios a los
cuales se les realizará la notificación de retención salarial.
26 600010 6. El sistema debe generar el plan de pagos sobre retención salarial. Esta funcionalidad no se tiene disponible para el El sistema debe permitir generar el plan de pagos sobre retención salarial a partir
Liquidaciones presente proyecto. de los siguientes datos: valor a retener, saldo de la deuda, tasa interés, plazo de
amortización.
27 600011 2. El sistema debe registrar la devolución deobligaciones en etapa de Se debe permitir la devolución de giros en cualquier momento mediante una nota
Desembolsos ejecución generando los ajustes correspondientes. débito, generando automáticamente la reliquidación necesaria apartir de la
fecha en la que se realizó el giro y su respectiva contabilización a la fecha en
que se realiza el ajuste. Este requerimiento corresponde a otro.
28 600012 6. El sistema debe permitir hacer cierres mensuales, El sistema debe permitir contabilizar las liquidaciones generadas diaria o
Liquidaciones así como actualización de periodos cerrados y mensualmente.
actualización de saldos a la fecha.


29 600013 6. El sistema posee un simulador de comportamiento El sistema debe permitir crear simulaciones de créditos parametrizando las
Liquidaciones de cartera por beneficiario en sus diferentes siguientes
modalidades de crédito variables. Línea de Crédito, Estrato, Etapa de estudios,Etapa de
amortización,Tasa de interés corriente
tasa de Interés de mora,Programa de Estudios, El simulador deberá
mostrar:Plan de Pagos detallado
Saldo de capital inicial y final en cada cuota,liquidación de intereses,Aplicación
de pago detallado
30 600014 6. El sistema debe poseer la interfaz con la aplicación

Liquidaciones de Cobranzas de tal manera que se calculen
internamente los intereses de mora por documento
en el momento de realizar el pago, en cuyo caso,
debe crear internamente una nota débito por valor
de los intereses de mora y distribuir el pago entre
estos y la factura.
31 600015 6. Cierre de cartera y generación de facturas. La El sistema debe permitir parametrizar las fechas de corte para la generación de
Liquidaciones cartera deberá actualizarse diariamente y las facturas.
facturas se generan mensualmente en los créditos
en amortización y semestralmente en los que están
en ejecución
32 600016 7. Gestiòn de Definición del paso del crédito a los tipos de cobro El sistema debe permitir parametrizar los topes de vencimiento para clasificar los
cartera. (administrativo, pre-jurídico y jurídico) créditos en los tipos de cobro (administrativo, pre-jurídico y jurídico)al ejecutarse
el cierre.
33 600017 6. El sistema debe permitir procesos de reliquidación Reliquidaciones El sistema debe permitir procesos de reliquidación con base en:
Liquidaciones de un crédito, novaciones, cambios de tasas de Abono Extraordinario y Cambio en la Tasa de Interés. para lo cual existirán dos
interés, solo para usuarios autorizados posibilidades de reliquidación:
1. Cambio de valor manteniendo el plazo.
2. Cambio de plazo manteniendo el valor.
Renovaciones
El sistema debe permitir la renovaciòn de créditos mediante el siguiente proceso:
1. Diligenciamiento de Solicitud de Crédito para renovacion 2. Si el número del
documento de Identificación del deudor solidario es diferente al del crédito inicial
se debe realizar el tramite de evaluación con CIFIN. 3. Cambio en la ruta de
aplicación de cargos para el crédito en proceso de renovaciòn. 4. verificaci6n del
cumplimiento de los requisitos de renovación. Los requisitos de renovaciòn se
crearan con base en los siguientes parámetros: a. Edad de Vencimiento b.
Porcentaje cancelado sobre interés de mora. c. Porcentaje cancelado sobre
interés corriente.5. Generación e impresión del nuevo pagaré y carta de
instrucción. 6. legalización del nuevo crédito. 7. Condonación de porcentaje de
intereses 8. Traslado de saldos mediante notas crédito 9. Creación de plan de pagos pera el nuevo 10. Creación e


34 600018 6. El sistema permite cancelar automáticamente los El sistema debe proporcionar un Check List con las obligaciones que se
Liquidaciones saldos pendientes, menores a un monto encuentren dentro del rango definido como "saldos menores" para seleccionar
especificado por el usuario durante la aplicación de las obligaciones que se incluirán en la resolución. Se debe generar un informe
efectivo. por Resolución con la siguiente Información: Número de Resolución Fecha de la
Resolución Fecha de Aplicación de la Resolución Número del Crédito Nombre
del Beneficiario Valor Cancelado El sistema debe proporcionar un Check List con
las obligaciones que presentan saldo a favor del beneficiario para seleccionar los
créditos a los cuales se les devolverá el dinero a favor. Esta selección deberá
generar una Resolución por cada línea de crédito.
35 600019 6. Proyección de planes de pago. Además. debe

Liquidaciones permitir reversiones de pagos y de giros o
desembolsos
36 600020 1. Estudio de Renovación del crédito por las lES o a quien se El sistema debe permitir la actualización de los datos del deudor principal y del
credito. delegue, expedición de certificado de conformidad deudor solidario en cada periodo académico. El sistema debe verificar que el
por parte del usuario y certificación por parte de la crédito se encuentre a paz a Salvo en las cuotas en época de estudio. El sistema
lES de que el beneficiario tiene derecho a la debe permitir la admisión del estudiante por parte de la lES mediante un Check
renovación List al periodo siguiente.
37 600021 2.Desembolso Programación de pagos a las lES o a los El sistema debe permitir realizar programación de pagos a las lES o a los
s beneficiarios para solicitud de PAC beneficiarios y pasar esta información mediante interface al módulo de Tesorería
para que se realice la solicitud de PAC.
38 700001 7. Gestiòn de El sistema podrá definir categorías de antigüedad El sistema debe permitir crear tipo de categorías de antigüedad de la cartera
cartera. en detalle o en resumen teniendo en cuenta: Número de días de vencimiento Código de calificación
Otorgada El sistema debe determinar la categoría de antigüedad por edades de
vencimiento en cada uno de los créditos. El sistema debe permitir asignar a cada
línea de crédito el tipo de categoría con la cual se calificará la antigüedad de sus
obligaciones.
39 700002 7. Gestiòn de Creación de indicadores básicos para recuperación
cartera. de cartera y su rentabilidad
40 700003 7. Gestiòn de Control de todos los topes o rangos para los El sistema debe realizar el
cartera. atributos de cartera y administración de garantías. control de los topes de
vencimientos parametrizados
para los tipos de cobro al
ejecutarse el cierre.


41 700004 7. Gestiòn de Mantenimiento de información de abogados y El sistema debe permitir asignar la cartera Administrativa, Prejurìdica y Jurídica
cartera. funcionarios de cobranza. Calificación de abogados a funcionarios de cobranza o firmas contratadas en porcentajes parametrizados
de cobranza. Consulta de un proceso de cobro. previamente en el sistema. El sistema debe permitir registrar Información de
Actualización de un proceso de cobro. Registro de abogados o Funcionarios de cobranza tales como
cheques posfechados. Consulta de cheques Identificación de funcionario abogado o firma de cobranza Tipo de usuario
posfechados. Registro de demandas y embargos. Generación de (funcionario, abogado, firma de cobranza) Dirección Teléfono Número de
reportes y estadísticas de procesos de cobro. Registro de retención contrato Valor del contrato Fecha de inicio del contrato Máximo de obligaciones a
salarial. gestionar Porcentaje de la cartera a gestionar Número de cuotas en mora que
puede recibir el abogado O funcionario Valor máximo de las obligaciones Valor
mínimo de las obligaciones Valor asignado
Valor amparo de la póliza de seriedad Cantidad de obligaciones asignadas
Número de arreglos efectuados Calificación El sistema debe permitir le
calificación de abogados según los siguientes parámetros: en investigación.
42 900001 9. Consultas y Debe generar de modo automático reportes que el El sistema debe dar las herramientas necesarias al usuario final para poder
reportes usuario final desee, diferentes a los expresamente solicitados en cada generar reportes a criterio propio sin depender de desarrollos adicionales o
aplicación. soporte técnico por parte de Sistemas y que estos puedan ser cargados en una
nueva opciòn de menù dentro del sistema.
43 900002 9. Consultas y Debe atender consultas en línea para usuario final, El sistema debe proporcionar un generador de consultas que permita definir los
reportes que permita la definición parametrizable, con criterios de columnas, filtros y agrupamientos.
libertad de escogencia de las columnas y renglones
del informe, que puedan ser definidos utilizando
diferentes grados de acumulación, que al mismo
tiempo permita tener acceso en tiempo real a todos
los niveles de información definidos para el perfil del
usuario.
44 900003 9. Consultas y Todos los reportes que genere la solución pueden El sistema debe permitir exportar los reportes que se han diseñado para salir en
reportes exportarse a Excel, de forma tal que el usuario Excel o en formato plano y deberá estar sujeto a previa autorización del
pueda transformar su presentación. administrador del sistema.
45 900004 9. Consultas y La solución ofrecida tiene su propio generador de El sistema debe dar las herramientas necesarias al usuario final para poder
reportes reportes totalmente integrado a la solución y basado generar reportes a criterio propio sin depender de desarrollos adicionales o
en estándares de industria. soporte técnico por parte de Sistemas y que estos puedan ser cargados en una
nueva opción de menú dentro del
sistema.
46 900005 9. Consultas y El sistema tiene capacidad para mostrar detalles de El sistema debe permitir la consulta del historial de pagos, cargos Y ajustes por
reportes cargos, pagos, facturas, historial de créditos, nombre, cédula y código de crédito.
recibos de efectivo, notas de débito, ajuste y crédito
en línea, consultados por nombre, cédula, código de
crédito, etc
47 900006 9. Consultas y El sistema permite la recuperación de números de El sistema permita generar un reporte con la información de un crédito
reportes crédito del beneficiario e información del crédito consultado a partir de: número de crédito, cédula, nombre o número de factura.
mediante: Número de crédito del beneficiario o
Número de factura.
48 900007 9. Consultas y El sistema debe proporcionar reportes que detallen El sistema debe permitir generar un reporte de la cartera por edades de
reportes cuentas por Cobrar notables de beneficiarios con vencimiento y estado (Cobro Jurídico, Pre-jurídico, Administrativo, Retención
pagos atrasados Salarial, Prórroga, Suspendido)
49 900008 9. Consultas y El sistema debe proporcionar la antigüedad El sistema debe generar un extracto de cuenta detallado por beneficiario.
reportes detallada en línea de los beneficiarios


50 900009 7. Gestiòn de El sistema debe calcular la antigüedad de cuentas El sistema debe calcular la antigüedad de la obligación y el valor
cartera. por cobrar con base en la fecha y los términos de correspondiente a cada rango de antigüedad con base en la fecha de los pagos
pago del beneficiario realizados y el plan pagos generado.
51 900010 9. Consultas y El sistema debe proporcionar reportes por criterios El sistema debe dar las herramientas necesarias al usuario final para poder
reportes de selección, Entidad Territorial, Dependencia por generar reportes a criterio propio sin depender de desarrollos adicionales o
Línea de crédito. soporte técnico por parte de Sistemas y que estos puedan ser cargados en una
nueva opción de menú dentro del sistema.
52 900011 9. Consultas y EL sistema debe permitir a los usuarios producir No se puede incluir la QUEJAS Y RECLAMOS
reportes estados de cuentas de beneficiarios seleccionados funcionalidad solicitada, el sistema debe contar con un modulo de atención al usuario que permita
y reclamos presentados y generación automática a nuevas interfaces se Ingresar la Información básica del Usuario como: Nombra, cedula, Dirección,
de notas débito y crédito Impactan el tiempo y Teléfono, e-mail, el numero del documento de identificación deberá identificar
costo del proyecto, no que clase de usuario (beneficiario, codeudor, clientes, externo) Esta Información
viables. debe ser validada con Información del crédito y en caso de ser diferente se
deberá almacenar para realizar la correspondiente actualización de datos.
El sistema debe permitir realizar consultas de servicios (general, crédito, cartera,
fondos, TAE, quejas y reclamos).
Respuestas a las consultas: el sistema debe permitir crear un tempario
clasificándolo por temas. El sistema debe permitir realizar consultas al tempario
por cada tema con el fin de extraer las respuestas ya proporcionadas a los
usuarios. El sistema debe permitir realizar el registro de novedades a las
dependencias correspondientes para verificación y realización de posibles
correcciones.
53 900012 9. Consultas y El sistema debe generar un informe detallado diario,

reportes semanal y mensual de recibo de dinero.
54 900013 9. Consultas y El sistema permitirá al usuario definir reglas para El sistema debe permitir definir reglas para generar automáticamente cartas de
reportes elaborar automática mente cartas de notificación. notificación teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Edad de vencimiento y saldo de la obligación.
55 900014 9. Consultas y El sistema permite soporte de Integración con El sistema debe permitir exportar los reportes que se han diseñado para salir en
reportes Microsoft Word para generar correspondencia word y deberá estar sujeto a previa autorización del
administrador del sistema.
56 900015 9. Consultas y El sistema puede generar cartas de notificación con El sistema debe permitir definir reglas para generar automáticamente cartas de
reportes base en criterios especificados por el usuario, notificación Incluyendo en ellas la siguiente Información:
Incluyendo el estado de antigüedad, estado de Estado de Antigüedad Estado de Recaudación Número de Cuenta
recaudación y/o número de cuenta
57 900016 9. Consultas y El sistema podrá realizar análisis de tendencias de
reportes pago
58 900017 9. Consultas y Consulta vía WEB de las distintas líneas de crédito
reportes
59 900018 9. Consultas y Informe a las lES y a los beneficiarios El sistema debe generar un Informe por Institución Educativa que permita
reportes seleccionados. Las lES dispondrán de clave secreta visualizar el estado de cada uno de los créditos que se encuentran en proceso
para poder acceder durante los procesos de de aprobación. El sistema debe proporcionar mediante un Check List la
selección, otorgamiento, legalización y renovación verificación del cumplimiento de los requisitos para legalización o renovación de
de los beneficiarios de su institución un crédito.
60 900019 1. Estudio de Generación de pagarés y cartas de compromiso a Una vez aceptado el crédito y aprobado el deudor solidario el sistema le permita
crèdito firmar por beneficiarios y deudores solidarios, en las a las lES o donde se requiera imprimir el pagaré y la carta de
lES o donde se requiera instrucciones.
61 900020 9. Consultas y Consulta del crédito por las diferentes llaves de
reportes consulta (nombre, cédula, código)


62 1000001 10. El sistema permite aplicar condonación, descuentos El sistema debe permitir aplicar condonaciones con previa verificación del
Condonacione y créditos con sus respectivos soportes. cumplimiento de los requisitos mediante un Check List que se hayan
s parametrizado, permitiendo asignar un porcentaje de condonación para cada uno
de los requisitos en cada una de las Iìneas de crédito.
63 1000002 10. Generación de resoluciones para condonar un El sistema debe permitir generar resoluciones Individuales o por línea de crédito
Condonacione crédito o un conjunto de créditos, para suspensión y para condonar, suspender o reactivar un crédito.
s para reactivación
LOS SIGUIENTES REQUERIMIENTOS SON PROPIOS DE SISTEMAS - SE LISTAN PARA QUE SE TENGAN EN CUENTA CUANDO SE ELABOREN LOS
TERMINOS DE REFERENCIA PAR LA FASE DE CONSTRUCCION E IMPLANTACION DEL SISTEMA
64 1100001 11. Plataforma Debe ser un sistema integrado. que requiera una El sistema debe poseer una base de datos relacional,mediante la definición del
tecnologica sola captura, de datos de los documentos fuente y modelo estructura-dato se debe identificar un proceso de
que esta afecte todos los procesos relacionados, actualización de datos en cascada para todos los módulos que contemplan el
con esto produzca información automática para sistema general de crédito y cartera.
distintas áreas de la operación.
65 1100002 11. Plataforma Para todos los módulos, el sistema debe tener El sistema debe poseer archivos hip o formato Internet, cuya función principal es
tecnologica ayuda en línea, en forma contextual y general. la de dar soporte en línea a los usuarios finales. Si se requieren ayudas
adicionales el programa debe estar en disposición de enlazar archivos hip o
formato Internet diseñados por usuarios administradores del sistema.
66 1100003 11. Plataforma Debe permitir a cada nivel de la organización definida, el manejo de El sistema deberá contener un modulo de seguridad contemplando niveles de
tecnologica todos sus procesos como si fuera el único usuario, con acceso a todos jerarquía a cada uno de sus módulos. El administrador del
los datos Interrelacionados con el proceso sistema podrá definir grupos y perfiles de usuarios permitiendo la definición de
accesos por módulos, opciones de menú, tareas especificas.
67 1100004 11. Plataforma El sistema tiene una serie de características que aprovechan las El sistema deberá estar desarrollado con un front-end de características Internet
tecnologica últimas tecnologías computacionales, habilitando el cumplimiento de Java, herramientas .net, asp) y motor de base de datos ORACLE 9i. El sistema
las actividades de los usuarios y que garantizan un ciclo del sistema debe dar la seguridad de que las tareas que se realicen sobre las bases de datos
prolongado. sean ejecutadas 100%, así mismo
se deben realizar las pruebas con el fin de asegurar que el acceso al software es
ilimitadoen forma simultanea por usuarios vía Internet y local.
68 1100005 11. Plataforma El sistema debe ser de tecnología abierta, El sistema deberá correr bajo los navegadores comercialmente más conocidos
tecnologica ejecutarse en las plataformas de hardware de las como: Internet Explorer, NetScape. El motor de base de datos, ORACLE 9i o
marcas reconocidas en el mercado. superiro, deberá dar la posibilidad de estar instalado bajo plataforma
MICROSOFT o UNIX.
Solamente.
69 1100006 11. Plataforma Debe tener la capacidad de ejecutar sus bases de Las bases de datos deberán ejecutarse en plataforma UN IX o Microsoft, y con
tecnologica datos en una plataforma de almacenamiento SAN servidores SUN, o tecnología APLIANCE, siempre conservando la versión 9i de
oracle.
70 1100007 11. Plataforma El Sistema de Información Soporta instalación en El software deberá tener bases de datos espejo realizando transacciones en
tecnologica ambiente de alta disponibilidad y tolerancia a fallas. línea con el fin de disminuir el grado de falla hacia el usuario final, así mismo
poseer módulos de recuperación de fallas y puesta en funcionamiento en forma
automática.
71 1100008 11. Plataforma El Sistema de Información Posee capacidad de El sistema debe tener la capacidad de importar datos mediante una herramienta
tecnologica importación desde conexiones ODBC. que utilice tecnologías como ODBC
o más avanzadas.


72 1100009 11. Plataforma El Sistema de Información posee capacidad de El sistema debe tener la capacidad de exportar datos mediante una herramienta
tecnologica exportación a conexiones ODBC. que utilice tecnologías como ODBC
o más avanzadas.
73 1100010 11. Plataforma El Sistema de Información Posee Capacidad de
tecnologica exportación e importación de datos.
74 1100011 11. Plataforma La administración de las Bases de Datos debe ser La base de datos deberá estar Instalada en un servidor principal.
tecnologica centralizada.
75 1100012 11. Plataforma El sistema puede ejecutarse sobre cualquiera de los El proponente deberá instalar el ambiente de pruebas bajo la plataforma que
tecnologica sistemas operativos Unix, Solaris o Windows; de considere como la óptima para obtener el mejor performance.
últimas versiones.
76 1100013 11. Plataforma El sistema puede operar en cualquiera de los El proponente instalara las bases de datos bajo plataforma ORACLE 9i.
tecnologica siguientes motores de bases de datos: Oracle,
Microsoft SOL Server; de últimas versiones y se
encuentren debidamente certificadas por el
fabricante del Sistema de Información.
77 1100014 11. Plataforma El oferente debe presentar un documento con el
tecnologica "Dimensionamiento de la Solución", describiendo
los requerimientos de la plataforma de hardware
mínimos necesarios para el correcto
funcionamiento del sistema propuesto con
crecimiento para los próximos tres años.
78 1100015 11. Plataforma La Base de Datos de la solución, puede ser Oracle El Motor de Base de Datos ORACLE 9i.
tecnologica o Microsoft SERVER, de acuerdo con los
convenios que tiene el lCETEX con Oracle y
Microsoft respectivamente
79 1100016 11. Plataforma El software no debe requerir herramientas para El oferente deberá asegurar que el front-end es tecnología 100 % intemet
tecnologica emulación tales como: Terminal server, Citrix, mediante pruebas de acceso remotas desde las regionales,
Tarantella u otros; para su funcionamiento en generación de ambiente de pruebas.
ambiente Web.
80 1100017 11. Plataforma los usuarios deben acceder al Sistema, para todas El software debe correr bajo los browser mas comerciales tales como: Internet
tecnologica sus funcionalidades y respetando todas las Explorer y NetScape desde puntos conectados a la LAN, WAN del lcetex o por
seguridades, a través de un Browser comercial del WEB, así mismo debe tener la encriptación máxima requerida para el viaje de
tipo de Internet Explorer u otro provisto por la Información por la WEB, a nivel de post de seguridad tanto en los códigos de
solución, desde puntos conectados a la LAN, WAN acceso a los aplicativos, datos y códigos fuente.
del lCETEX, o por WEB.
81 1100018 11. Plataforma La interfaz gráfica de usuario final debe estar El software debe ser 100° Web y estar desarrollado con tecnología grafica
tecnologica disponible para ambiente Windows y para accesos similar a Windows, con el fin de facilitar el trabajo del usuario final,
por vía Web, (browser) de modo que el 100% de la manteniendo estándares similares a Microsoft, tanto de escritorio como de los
funcionalidad que el usuario tiene por ambiente browser mas comerciales.
Windows, sea la misma que tiene por ambiente
Web.
82 1100019 11. Plataforma Durante cada una de las etapas del proyecto, el Es necesario que en cada etapa del proyecto se analicen Y diseñen las
tecnologica oferente Junto con el personal del lCETEX estrategias y procedimientos para la -administración del sistema
diseñaran y documentarán las estrategias y tales como políticas de seguridad, estrategia de impresión, generación de
procedimientos necesarios para la administración y backups.
soporte técnico del sistema tales como políticas de
seguridad, acceso controlado al sistema, estrategia
de impresión, etc.


83 1100020 11. Plataforma El oferente, junto con el personal deI ICETEX, Es necesario que en cada etapa del proyecto se analicen Y diseñen las
tecnologica analizará los posibles escenarios de fallas del estrategias y procedimientos para la recuperación del sistema en
sistema y diseñarán su consiguiente procedimiento, caso de posibles fallas.
con recursos necesarios, para recuperarlo en el
menor tiempo posible a fin de evitar retrasos en el
sistema productivo. (Dentro de las posibles fallas se
encuentran: borrado de un archivo de la base de
datos, caídas abruptas del sistema por fallas
eléctricas, falla de comunicaciones, etc.)
84 1100021 11. Plataforma El Sistema permite efectuar procesos de consulta El sistema debe ser totalmente compatible con herramientas ODBC o
tecnologica de la base de datos central, con redireccionamiento tecnología más avanzada como Web Services.
a bases de datos remotas, de ser necesario.
85 1100022 11. Plataforma El Sistema permite enlazamiento de información El sistema debe dar la posibilidad mediante herramientas Web service y xml,
tecnologica entre bases de datos remotas y base de datos realizar enlaces a otros aplicativos, con el fin de
central. eliminar la generación de archivos planos.
86 1100023 11. Plataforma El Sistema permite comunicación con otros El sistema debe dar la posibilidad mediante herramientas web service y xml,
tecnologica sistemas en forma abierta. realizar enlaces a otros aplicativos, con el fin de
eliminar la generación de archivos planos.
87 1100024 11. Plataforma El Sistema, sin importar la plataforma con la que se El sistema debe dar la posibilidad mediante herramientas web service y xml,
tecnologica desee comunicar, posee funcionalidad o software realizar enlaces a otros aplicativos, con el fin de
que le permite integración ya sea a través de eliminar la generación de archivos planos.
conectores, formatos XML, etc.
88 1100025 21. Registro de tasas de cambio No se puede incluir la
Parametrizaci funcionalidad solicitada,
òn y a nuevas interfaces se
configuraciòn. impactan el tiempo y
costo del proyecto, no
viables
89 1100026 21. Mantenimiento de tablas de codificación El sistema debe tener un modulo administrativo que contempla todas las tablas
Parametrizaci parametrizables, que contienen no solo la descripción de cada ítem, sino la
òn y codificación adecuada de acuerdo a la funcionalidad de cada tabla.
configuraciòn.
90 1100027 21. El sistema permite el manejo de créditos en tasas

Parametrizaci
òn y de Interés fijas y variables con modalidades de
configuraciòn. - pagos anticipados y vencidos.
91 1100028 11. Plataforma El sistema tiene la habilidad para registrar El sistema debe contener un modulo cuya funcionalidad es la de crear una
tecnologica conversaciones con clientes. plataforma de preguntas y respuestas por tema utilizado por los usuarios finales
y profesionales especializados del Instituto. Este modulo permitirá que el Instituto
realice un seguimiento a las preguntas mas
frecuentes, mediante un tempario aportado por lcetex, Con el fin de dar
respuestas a los usuarios sobre sus inquietudes. Así mismo debe
tener estadísticas de preguntas no resueltas, tipos de preguntas mediante
codificación de una tabla, por áreas de interes (cartera, fondos, administ rativo,
sistemas, etc).


92 1100029 11. Plataforma El sistema mantiene direcciones y contactos El sistema debe permitir el registro histórico de las direcciones y contactos que
tecnologica ilimitados. se le hayan registrado a un crédito.
93 1100030 21. El sistema podrá definir términos de pagos a los El sistema debe permitir definir la fecha de corte para generación de facturas y
Parametrizaci clientes la fecha de pago.
òn y
configuraciòn.
94 1100031 21. El sistema permitirá al usuario definir reglas para Identificar el recaudo y
Parametrizaci aplicación de cargos financieros. Generará informes cargar
òn y de recaudo y su rentabilidad proporcionalmente a
configuraciòn. cada fuente de
financiación, lo cubre el
presente proyecto. Se
debe dimensionar el
desarrollo para agregar
la parametrización de la
distribución del recaudo
por cargo financiero
PENDIENTE
DIMENSIONAMIENTO
Se requiere la información de todos los tipos de
fuentes y los parametros por línea de crédito
que afectan las fuentes
95 1100032 21. Creación y administración de Líneas de crédito Parámetros de una línea de Crédito: Nombre de la línea de Crédito Descripción
Parametrizaci identificando los rubros que comprende cada una de la línea de crédito Nivel Educativo Número de desembolsos
òn y (según programa de estudios) Número de meses entre giros (depende del
configuraciòn. programa) Tipo de crédito Mixto, Condonable, Reembolsable o Gastos.
Plan de amortización (Corto, Mediano o Largo Plazo) Tasa incremento (Corto
Mediano o Largo Plazo) Periodos de Incrementos (Corto. Mediano
o Largo Plazo) Plazo máximo de pago Condonaciones (semestral. Anual o
cuando termina estudios) porcentaje de condonación a corto plazo
(semestral. anual o cuando termina estudios, Porcentaje de condonación a largo
plazo Tipo interés Ej: vencido simple fijo Tipo interés en estudio ej: vencido
simple fijo Tipo interés en amortización Ejemplo: vencido simple fijo Tiempo de
gracia con Intereses Tiempo de gracia sin intereses sin Intereses
96 1100034 1.Estudio de Legalización por parte de las lES o de otros 2639 El sistema mostrará un Check List a las lES que permita identificar los requisitos
Crédito usuarios de los beneficiarios que cumplan los para legalizar cada uno de los créditos.
requisitos.
97 1100035 2.Desembolso Generación de las resoluciones de giro, registro El sistema debe generar un informe con las resoluciones de giro, generar el
s presupuestal, registro contable en ICETEX y en registro presupuestal mediante interface con el aplicativo de
ACCES si es del caso, pago a través de la tesorería, presupuesto, generar el registro contable mediante interface con el aplicativo de
generación de reporte de desembolso según Contabilidad, generar la interface al aplicativo de tesorería para la realización de
formato del Banco Mundial, para los créditos los pagos y generar el reporte de desembolsos según el formato del Banco
ACCES Mundial para los créditos ACCES.


98 120001 12. El Sistema, debe permitir definir para cada usuario El administrador del sistema podrá definir grupos y perfiles de usuarios
Seguridades. las opciones y operaciones a las que únicamente se permitiendo la definición de accesos por módulos, opciones de menú y
les permite acceder. tareas especificas.
99 120002 12. El acceso a los datos debe contener ROLES y El administrador del sistema podrá definir grupos y perfiles de usuarios
Seguridades. Políticas de uso y estos ser definidos para cada permitiendo la definición de accesos por módulos, opciones de menú y
usuario, todos controlados por el sistema. tareas especificas.
100 120003 12. Debe existir el ROL para la administración del El administrador del sistema
Seguridades. sistema, (propietario.) podrá definir grupos y perfiles
de usuarios permitiendo
definición de accesos por
módulos, opciones de menú y
tareas especificas.
101 120004 12. El sistema debe tener mecanismos de seguridad de
Seguridades. passwords como podrá ser la encriptación.
102 120005 12. Cada usuario debe ser responsable de manejar su El sistema debe tener una opción que le permita a los usuarios finales cambiar
Seguridades. propio password, a través de opciones del sistema. el password en forma periódica, bajo dos esquemas, uno que lo realice el
usuario final a decisión suya, y la otra que el sistema le exija cambio periódico de
password por seguridad. Los periodos de cambio deberán ser definidos en la
parametrización de los usuarios y asignados por el administrador del sistema.
103 120006 12. Los passwords de usuario deben ser entregados El sistema debe tener una opción que le permita a los usuarios finales cambiar
Seguridades. por el administrador y deben ser cambiados por el el password en forma periódica, bajo dos esquemas, uno que lo realice el
usuario final. usuario final a decisión suya, y la otra que el sistema le exija cambio periódico
de password por seguridad. Los periodos de cambio deberán ser definidos en la
parametrización de los usuarios y asignados por el administrador del sistema.
104 120007 12. El sistema debe exigir el cambio y administración El sistema debe tener una opción que le permita a los usuarios finales cambiar
Seguridades. periódica de passwords a sus usuarios el password en forma periódica,bajo dos esquemas, uno que lo
realice el usuario final a decisión suya, y la otra que el sistema le exija cambio
periódico de password por seguridad. Los periodos de cambio deberán ser
definidos en la parametrización de los usuarios y asignados por el administrador
del sistema.
105 120008 12. El sistema debe “cerrar” automática mente sesiones El sistema le permitirá al administrador del software definir TIMEOUT de
Seguridades. que hayan sido desatendidas en un periodo de acuerdo alas necesidades del aplicativo por los usuarios finales. Una
tiempo. vez sea definido esta propiedad el software debe estar en capacidad de cerrar
las sesiones de los usuarios en forma automática.
106 120009 12. El sistema debe bloquear el acceso a un usuario si El sistema debe permitir F117Parametrizar a cada uno de los usuarios el
Seguridades. repite más de 3 intentos fallidos para ingresar. número máximo de intentos de ingreso fallidospara bloquearle la cuenta.
107 120010 12. Debe proveer, para el acceso de usuarios en todos

Seguridades. los módulos, registro y procedimientos para hacer
AUDITOR lA de los ingresos al Sistema.
108 120011 12. Debe proveer en todos los módulos, para el acceso Estas operaciones se
Seguridades. a las Bases de Datos, procedimientos y registros registrarán para las tablas a las
para hacer AUDITORIA a los movimientos de cuales se les parametrice el
ingreso, actualización y borrado de datos. registro en el Log


109 120012 12. Debe contener facilidades que permitan la consulta El sistema debe tener un modulo cuya finalidad es la de realizar todo tipo de
Seguridades. e Impresión de la información de AUDITOR lA. consultas sobre los archivos maestros deauditoria, por fechas, numero de
documento, tipo de transacciones realizadas como: adiciones, borrados y
modificaciones
110 120013 12. Debe contener facilidades que permitan el El sistema debe tener un modulo cuya finalidad es la de realizar todo tipo de
Seguridades. mantenimiento a tablas de auditoria. consultas sobre los archivos maestros de auditoria, por fechas, numero de
documento, tipo de transacciones realizadas como: adiciones, borrados y
modificaciones
111 130002 13. Procesos El sistema debe contar con documentación técnica, Entrega de manual técnico, usuario final de cada modulo durante todo el
y para garantizar al personal técnico del lCETEX la proceso. En formato físico y digital. Y en medio hlp o html
documentaciò comprensión de su funcionamiento.
n.
112 130003 13. Procesos La documentación del sistema deberá ser Entrega de manual técnico, usuario final de cada modulo durante todo el
y entregada en medio magnético. proceso. En formato físico y digital. Y en medio hlp o html
documentaciò
n.
113 130004 13. Procesos El implementador, de acuerdo con personal del
y ICETEX, debe analizar, ajustar, diseñar e
documentaciò implementar los procesos propios de la Entidad con
n. los del software.
114 130004 13. Procesos El sistema debe tener documentación técnica de la Entrega de manual técnico, usuario final de cada modulo durante todo el
y funcionalidad. proceso. En formato físico y digital. Y en medio hlp o html
documentaciò
n.
115 130005 13. Procesos El sistema provee documentación, realizada durante El sistema debe proveer informes de la información consignada en las tablas
y la parametrización, consignada dentro del mismo paramétricas.
documentaciò sistema.
n.
116 130006 13. Procesos Los módulos deben tener ayuda en Línea para sus Debe tener todas las ayudas en línea en formato hlp, xml o html o el mas
y usuarios, en español. (Tutor para el uso operativo adecuado en formato web, con el fin de poderlo modificar por los
documentaciò del módulo). administradores del sistema según se requiera.
n.
117 130007 13. Procesos La documentación del sistema debe contener como La documentación del sistema debe contener como mínimo: Manuales de
y mínimo: Manuales de Usuario Final, Manuales Usuario Final, Manuales Técnicos, Arquitectura del Software
documentaciò Técnicos, Arquitectura del Software y componentes (diccionario de datos, definición de estructuras, descripción de campos) y
n. del Sistema, Manuales de Mantenimiento, componentes del Sistema, Manuales de Mantenimiento, manuales de
manuales de Instalación. Instalación.
118 140001 14. Work flow Debe permitir la implementación de flujos de sus
procesos mediante facilidades Work Flow del
fabricante de la solución, que tiendan a la utilización
de cero papeles.
119 150001 15. Business La solución ofrecida tiene la funcionalidad de BI, Para la implementación del BI (Business Intelligence) es necesario manejar los
intelligence (Business Intelligence), natural y nativa, necesaria cubos en SQL Server 2000, por lo cual es necesario que el
para que de forma gráfica y amigable el usuario ICETEX obtenga una licencia del mismo. Esta información se detalla en el
pueda realizar extracción de información sobre el documento "Dimensionamiento de la Solución"
Sistema de Información y construir sus propios
análisis, sin necesidad de programación.


120 160001 16. Gerencia El oferente puede demostrar su experiencia exitosa
de proyectos en por lo menos uno de sus clientes que posea la
solución que ofrece, implementada en ambiente
WEB. Se debe anexar certificación de su cliente.
121 160002 16. Gerencia El oferente debe tener la infraestructura necesaria
de proyectos para cumplir con las modificaciones de ley que
afectan los sistemas.
122 160003 16. Gerencia El oferente debe asegurar, (mediante contratos de Se requiere que el oferente asegure la atención Inmediata al software instalado,
de proyectos mantenimiento), la atención Inmediata a los ya sea por mal funcionamiento del mismo o modificaciones al
cambios del sistema, forzados por requerimientos sistema requeridos por la institución.
de Ley y entidades reguladoras
123 160004 16. Gerencia El oferente debe tener Infraestructura diseñada para Es necesario que el oferente utilice una metodología adecuada para dar soporte
de proyectos dar soporte al uso de la aplicación funcional de mantenimiento de la aplicación.
124 160005 16. Gerencia El oferente debe prestar soporte en el Es necesario que el oferente utilice una metodología adecuada para dar soporte
de proyectos funcionamiento técnico de la aplicación y sus bases técnico de mantenimiento de la aplicación.
de datos durante horas de trabajo hábiles.
125 160006 16. Gerencia El sistema tiene soporte telefónico en español, El oferente debe asegurar la atención a nuestro grupo técnico vía telefónica y
de proyectos durante horas de trabajo hábiles personal, cuando existan problemas al Interior del software.
126 160007 16. Gerencia El sistema tiene soporte vìa WEB en las horas de El oferente debe asegurar la atención a nuestro grupo técnico vía Web, cuando
de proyectos trabajo hábiles, en temas como funcionalidad del existan problemas al interior del software.
aplicativo, temas técnicos como base de datos,
correcciones al software, localizaciones, etc.
127 160008 16. Gerencia El oferente adjudicatario, debe utilizar una
de proyectos metodología en el proceso de la implementación de
la solución, que contenga indicadores para su
medición.
128 160009 16. Gerencia El oferente debe dar informes del proceso de
de proyectos implementación, con la metodología, periodicidad y
formatos que solicite el lCETEX
129 160010 16. Gerencia EL oferente adjudicatario, debe permitir acceso a
de proyectos todo el proceso de implementación a funcionarios
de control del lCETEX o a quienes esta Entidad
designe para efectos de interventoria o control.
130 160011 16. Gerencia El oferente debe presentar un documento
de proyectos "Indicadores de Avance", que contenga los
indicadores con los que se medirá el avance en el
proceso de implementación de la solución en el
ICETEX.
131 160012 16. Gerencia Administración de espacios y medios de
de proyectos almacenamiento de la información y reporte de
cifras estadísticas de la utilización de la estructura
132 160013 16. Gerencia Manejo de Indicadores gerenciales y proyecciones
de proyectos


133 160014 16. Gerencia El oferente debe proveer para el grupo de trabajo Todo el ambiente de pruebas que se realicen tanto a las bases de datos, front.-
de proyectos que participe en la etapa de Implementación del end, parametrizacion ,ajustes se realizaran en las instalaciones el oferente,
Sistema de Información de cartera espacio de utilizando sus recursos informáticos, sin costo alguno para el lcetex.
trabajo, servidores, estaciones de trabajo y
comunicaciones para el ajuste, preparación,
parametrización y pruebas del sistema. Esta labor
se debe desarrollar fuera de las instalaciones del
ICETEX y el oferente deberá asumir todos los
costos que esto Implique. NOTA: Ninguno de estos
recursos hacen parte de la solución que el lCETEX
desea adquirir.
134 160015 16. Gerencia El oferente debe entregar un documento

de proyectos expresando y justificando los requerimientos del
sistema en recursos humanos, técnicos y de
conocimiento para garantizar la operabilidad del
Sistema.
135 160016 16. Gerencia EI ICETEX debe tener acceso a las instalaciones
de proyectos del oferente con el fin de verificar las respuestas al
pliego.
136 160017 16. Gerencia El oferente a discreción del lCETEX debe realizar
de proyectos una demostración de su producto en una instalación
en producción, donde los asistentes de ICETEX
podrán efectuar preguntas, comprobar aspectos de
la oferta y su funcionalidad.
137 170002 21. Debe ser parametrizable, teniendo en cuenta Que El sistema debe contener un modulo completo de tablas principales y
Parametrizaci las disposiciones legales Que enmarcan los secundarias, con utilidades de adición, modificación y borrado. Su función
òn y procedimientos del manejo financiero y principal es la de definir la codificación de datos que sean necesarias para ser
configuraciòn. presupuestal, pueden cambiar en cualquier utilizados por los archivos principales del sistema. Si los usuarios requieren
momento. modificaciones, de acuerdo a normativas o adiciones de códigos lo podrá hacer
mediante este modulo administrativo. SI se realizan cambios en las tablas de
parametrizacion automáticamente se veránreflejados en los registros Que
tengan relación a dichas tablas.
138 180001 18. El oferente se hace responsable por impartir

Capacitaciòn capacitación en el uso del sistema a grupos de
capacitadores conformado por treinta (30) usuarios
por cada modulo en Bogotá
139 180002 18. El oferente entregarà diez juegos de material de
Capacitaciòn estudio y apoyo por módulo, para la capacitación en
los módulos del sistema.
140 180003 18. El oferente apoyará a los capacitadores formados a
Capacitaciòn impartir conocimiento a otros usuarios
141 180004 18. La capacitación que imparta el oferente debe
Capacitaciòn garantizar su eficacia, ,mediante la incorporación de
criterios de evaluación, tanto a capacitadores como
a capacitandos.
142 180005 18. El oferente debe capacitar tres (3) administradores
Capacitaciòn técnicos en la ciudad de Bogota.


143 180006 18. El oferente deberá entregar material, (como cursos
Capacitaciòn ylo manuales), para tres administradores, que
faciliten la reinducción o capacitación a nuevo
personal.
144 190001 19. Manejo del El oferente se hace cargo, junto con personal del
cambio ICETEX ylo quién esta Entidad designe, de la
Gerencia del Cambio que suponga el uso del nuevo
sistema.
145 200001 21. Configuración parametrizable y administración de El sistema debe tener los modulas de parametrizacion , definir N líneas de
Parametrizaci diferentes tipos de servicios y Líneas de crédito, crédito de acuerdo al usuario final, con características propias de cada línea,
òn y productos a facturar, Incluyendo tarifas y tipos de realizar los cálculos exigidos por cada área responsable de los procesos
configuraciòn. tasas a aplicar por servicio y producto.,administrar operativos, poseer herramientas de integración de información (Web Services)
los recaudos, generar planes de pago, y los con otras bases de datos mediante software especializado y no generación de
respectivos pagarés., control de cuentas vencidas archivos planos.
por cliente para manejos de carteras morosas,
cálculo de Intereses moratorios, Integración total
con los módulos de contabilidad, tesorería ,
utilidades para exportar e importar información y
manejo y control de auditorias.
146 200002 18. El sistema podrá definir clientes y relaciones de El sistema estará en capacidad de administrar clientes o beneficiarios
Capacitaciòn enlace. generados en otros aplicativos, mediante Web Services.
147 1700001 17. El sistema, debe estar alineado con la normatividad
Normatividad legal vigente. El marco legal del sistema lo
aplicada a conforman actualmente los decretos 111/96,
todo el 568/96, la Ley 225/94, la Ley Anual de
sistema Presupuesto, la Ley 38/89, la Ley 21/82, la Ley
80/93 y todas aquellas normas que los modifiquen o
adicionen.
148 Solicitar cooperativas al beneficiario, padre, madre y cónyuge para los
formulario solicitud de crédito. Esto requiere el diseño y reación de una
tabla básica de cooperativas con su respectiva pantalla de
mantenimiento reporte.
149 Se debe incluir un campo para capturar la localidad en el formulario de

solicitud de crédito. Esto implica diseñar y crear una
tabla básica de localidades que deberá estar relacionada con la tabla
de ciudades con su respectivo formulario de mantenimiento y reporte
150 Se debe ajustar la institución educativa a la que ingresa el

beneficiario para el formulario solicitud de crédito. Esto implica:
crear 2 campos en la tabla de instituciones educativas donde se
indicará que la institución tiene convenio con el lCETEX y el numero de
convenio;y se debe agregar un campo en las líneas
de crédito que indique si solamente se deben "tener en cuenta las
insituciones educativas que tienen convenio con el ICETEX


151 Se debe diseñar y crear la tabla básica de subniveles educativos
la cual debe estar relacionada con los niveles educativos con su
respectivo formulario de mantenimiento y su reporte.
Se debe diseñar y crear la tabla básica de subareas académicas
"la cual debe estar relacionada con las áreas académicas con su
respectivo formulario de mantenimiento y su reporte.
152 Se debe crear una tabla que se incluirá a manera de grilla en las líneas
de crédito donde se parametrizarán los niveles educativos
que debe filtrar el formulario de solicitud de crédito.
Se debe crear una tabla que se incluirá a manera de grilla en las líneas
de crédito donde se parametrizarán las áreas académicas que debe
filtrar el formulario de solicitud de crédito.
153 Se deben incluir los siguientes campos para el registro de la cuenta

bancaria del solicitante: entidad bancaria, no. cuenta, tipo
de cuenta para formulario solicitud de crédito. Se debe agregar el
campo valor total del programa para el formulario solicitud de crédito.
Se debe crear el campo subnivel educativo en el formulario solicitud de
crédito filtrando por el nivel educativo. Se deben agregar los campos de
captura de información de residencia en el exterior: país, ciudad,
dirección, teléfono.
se debe crear el campo subarea académica en el formulario solicitud
de crédito filtrando por el área académica
154 AI estandarizar los formularios quedaron definidos 3 para las

diferentes líneas de crédito por lo cual hay que ajustar las
validaciones de instituciones educativas, programas académicos,
áreas y subareas académicas, niveles y subniveles académicos,
campos obligatorios según la línea de crédito. Se debe ajustar el
diseño de los formularios para incluir los siguientes campos: Empresa,
dirección, teléfono, fax, departamento, ciudad, tipo de institución, tipo
de colegio que egresó, número de hijos, nombre
del centro hospitalario, departamento, ciudad, fecha inicial del
servicio, fecha final del servicio, nombre del hospital donde está
rotando actualmente (crear tabla básica), tipo de hospital (público 10
privado), fecha inicio y fecha final de rotación, tiempo de rotación,
número de la tarjeta profesional, información cónyuge, información
referencias familiares, información referencias personales, información
del ICFES, promedio de notas, datos residencia en Colombia, valor en
dólares
puntaje WAI, tipo de discapacidad.
155 Generar el proceso de verificación de otros servicios con el ICETEX

para que sea ejecutado como proceso posterior a la solicitud de
crédito.


156 Se debe ajustar el proceso de visado incluyendo una grilla donde
muestre el valor a aprobar por rubro y la información bancaria del
tercero a quien se le va a girar para Crédito al Exterior,
permitiendo modificar estos valores.
157 Ajuste al reporte de solicitud de crédito de acuerdo a las

modificaciones de unificación de las diferentes líneas y sublíneas
de crédito.
158 Crear tabla tipo de deudor con su respectivo formulario de

mantenimiento y reporte. Ajustar la pantalla de cambio de deudor
solidario agregando el tipo de deudor y verificando si este exige
código de referencia de la CIFIN.
159 Generación reporte con los resultados de los casos especiales

revaluados .
160 Generación formato de contrato para algunos fondos que no
generan carta de instrucción.
161 Generar el nùmero del crèdito con un digito de verificaciòn
162 Modificar el orden de captura de los datos de la institución en el
formulario solicitud de crédito, filtrando de la siguiente manera:
1. Institución: Según sublinea de crédito tener en cuenta los
siguientes parámetros: Exige convenio con lES, Verificar lES
activa, Verificar si exige inscripción de calendario a las IES.
2. Departamento: Debe filtrar de acuerdo a la Institución seleccionada.
3. Ciudad: Debe filtrar de acuerdo al Departamento.
4.Programa Académico: Debe filtrar según Institución, departamento y
ciudad seleccionadas, áreas académicas y
niveles educativos según parametrización de la línea de crédito.
163 Generar reporte que indique los créditos que deben cambiar de
deudor solidario. (Aquellos créditos donde el deudor solidario es
la Ies)
164 Ajustar el proceso de legalización de crédito donde se permita
confirmar el valor de la matrícula y adicionar un campo de observación
para que sea diligenciado por la lES. Ajustar el proceso de visado
donde se determine la cancelación de la solicitud.
165 Generar resoluciones de giro parciales permitiendo establecer el

porcentaje a desembolsar.
166 Generar archivo plano separado por comas con las solicitudes
adjudicadas.
167 Crear una tabla y formulario de parametrización de instituciones
educativas y programas académicos con un estado (activo-inactivo)
por línea y sublinea de crédito.


168 Desarrollar proceso que se ejecute cuando se inactiva un programa:
1. Consultar las solicitudes para la sublinea actual que tenga la
institución y el programa que se esta inactivando, que no se han
adjudicado y que no se hayan rechazado.
2. Crear tabla, formulario que permita capturar el código de la causal de
rechazo, con su respectivo reporte.
3. Se marcan las solicitudes como rechazadas y se les asigna el
código de causal rechazado por el usuario
169 Desarrollar proceso que inactive los programas para la institución en el

momento de suspender el convenio con eI ICETEX. Ejecutando el
proceso anteriormente descrito para cada uno de los programas
académicos.
170 Desarrollar una utilidad que permita la actualización de instituciones
provenientes del MEN (Ministerio de Educación Nacional). La cual
debe identificar los códigos de institución nuevos, los no reportados y
permitir al usuario determinar la acción a realizar (agregar nueva
institución, reemplazar código de Institución, eliminar código de
institución).
171 Desarrollar una utilidad que permita la actualización de programas
académicos provenientes del MEN (Ministerio de Educación Nacional).
La cual debe identificar los códigos de programas nuevos, los no
reportados y permitir al usuario determinar la acción a realizar (agregar
nuevos programas, reemplazar código de programa, eliminar código de
programa).
172 Generación de e-mail automático a los beneficiarios, con mensaje
parametrizado de la confirmación del giro.
173 Desarrollar el proceso de simulación de Adjudicación de presupuesto
según necesidades del lCETEX, de manera parametrizable con las
variables de la solicitud de crédito y las fuentes de recursos, teniendo
en cuenta las alianzas estratégicas entre el lCETEX y los entes
externos; permitiendo guardar los diferentes modelos con su respectiva
parametrizaciòn de variables.
174 F10001 Territorial

175 F10002 Regional
176 F10003 Codigo
177 F10004 Tipo de Fondo
178 F10005 Estado General
179 F10006 Modalidad de Financiamiento
180 F10007 Tipo de Entidad
181 F10008 Contacto Telefonico de Territoral a IES Fecha
182 F10009 Visita a las IES por Territorial Fecha
183 F10010 Estado del Fondo
184 F10011 Estado Liquidación
185 F10012 El sistema debe permitir el registro de la información básica de cada
uno de los contratos y/o convenios de los Fondos: Código, Nombre y
NIT del constituyente, Regional, Monto, Condiciones para
Otorgamiento de Créditos, periodicidad de los abonos, intereses
esperados, forma de reembolso, etc.:


186 F10013 El sistema debe suministrar las interfases de integración con el sistema
Financiero (Contabilidad, Tesorería, Presupuesto) y el sistema de
Crédito y Cartera del ICETEX, con el fin de administrar y controlar los
giros, desembolsos y estado de la cartera. Utilizando esquemas de
web Service XML.
187 F10014 El sistema debe permitir registrar y relacionar los beneficiarios de cada
uno de los Fondos.
188 F10015 El sistema debe controlar los desembolsos de cada uno de los Fondos
de acuerdo con el monto.
189 F10016 El sistema debe permitir el calculo de los rendimientos de cada uno de
los Fondos.
190 F10017 El sistema debe clasificar y emitir reportes de los Fondos por múltiples
conceptos: Código, Nombre y NIT del constituyente, Regional, Monto y
las variables que se consideren necesaria para el control y gestión.:
191 F10018 El sistema debe permitir la generación de reportes por fecha, de los
giros y desembolsos de cada uno de los Fondos.
192 F10019 El sistema debe emitir reportes de giros y desembolsos por cada uno
de los beneficiarios de cada uno de los Fondos.
193 F10020 El sistema debe emitir reportes del estado de cartera de cada uno de
los Fondos y de los beneficiarios dentro de cada Fondo.
194 F10021 El sistema debe generar las resoluciones de giro, de acuerdo con la
respectiva información presupuestal de cada uno de los Fondos.
195 F10022 El sistema debe tener un control de las resoluciones de giro, por
numero , código , nombre e identificación del beneficiario y por las
variables que se consideren necesarias.
196 F10023 El sistema debe aceptar solicitudes de giros nuevos y renovaciones a
través de la WEB.
197 F10024 El sistema debe generar informes para aprobación de giros nuevos y
renovaciones.
198 F10025 El sistema debe generar reportes de las solicitudes aprobadas.
199 F10026 El sistema debe emitir la resolución/relación para orden de giro.
200 F10027 El sistema debe permitir la anulación de giros.
201 F10028 El sistema deberá permitir crear y clasificar los usuarios de acuerdo a
su perfil : Usuarios de consulta, usuarios de modificación , usuarios
master que poseen todos los permisos de consulta, modificación y
eliminación
202 F10029 El sistema debe ofrecer un esquema de contraseñas, de acuerdo a los
perfiles. La contraseñas deberán ser alfanuméricas de mínimo 8
caracteres y máximo 14.
203 F10030 El sistema debe suministrar los servicios a través de la WEB, para que
los Constituyentes, Universidades, beneficiarios, puedan consultar
información.
204 F10031 El sistema debe permitir el manejo de convocatorias virtuales,
permitiendo el establecimiento de criterios de evaluación y calificación.
205 F10032 El sistema debe recibir la información relacionada con nuevas

solicitudes a través de la WEB.


206 F10033 El sistema debe recibir y actualizar la información relacionada con
renovaciones a través de la WEB.
207 F10034 El sistema debe validar la información de los beneficiarios al momento
de la renovación.

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ICETEX - PROYECTO NUEVO SISTEMA DE INFORMACION DE CREDITO Y CARTERA Y FONDOS EN ADMINISTRACION

Anexo 7 - ver 2.0 -MATRIZ REQUERIMIENTOS

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

6 100006 Capacidad para producir cambios, dejando huella y facilitando

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 1 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 2 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 3 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

30 600014 6. El sistema debe poseer la interfaz con la aplicación

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 4 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

35 600019 6. Proyección de planes de pago. Además. debe

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 5 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 6 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

53 900012 9. Consultas y El sistema debe generar un informe detallado diario,

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 7 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 8 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 9 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

90 1100027 21. El sistema permite el manejo de créditos en tasas

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 10 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 11 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

107 120010 12. Debe proveer, para el acceso de usuarios en todos

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 12 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 13 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 14 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

134 160015 16. Gerencia El oferente debe entregar un documento

138 180001 18. El oferente se hace responsable por impartir

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 15 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

149 Se debe incluir un campo para capturar la localidad en el formulario de

150 Se debe ajustar la institución educativa a la que ingresa el

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 16 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

153 Se deben incluir los siguientes campos para el registro de la cuenta

154 AI estandarizar los formularios quedaron definidos 3 para las

155 Generar el proceso de verificación de otros servicios con el ICETEX

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 17 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

157 Ajuste al reporte de solicitud de crédito de acuerdo a las

158 Crear tabla tipo de deudor con su respectivo formulario de

159 Generación reporte con los resultados de los casos especiales

165 Generar resoluciones de giro parciales permitiendo establecer el

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 18 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

169 Desarrollar proceso que inactive los programas para la institución en el

174 F10001 Territorial

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 19 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

205 F10032 El sistema debe recibir la información relacionada con nuevas

Bogotá, D.C., Agosto 2006 Página 20 Matriz de Requerimientos

Nro. CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO