INFORME DE AUDITORIA

1. MOTIVOS DEL EXÁMEN

El presente trabajo de aplicación de una Auditoría de Gestión a la Empresa UNIVERSAL SWEET

INDUSTRIES S.A., por el período 2017, se presenta como trabajo final sobre el estudio de la
Auditoria Administrativa y de Gestión, y con la obtención de sus resultados se dirige a Verificar altos
costos logísticos, derivados de las frecuentes devoluciones y atrasos en la entrega de productos, que
traen como consecuencia, faltantes o sobrantes del producto terminado, generándose pérdidas
económicas
2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo General

Evaluar el sistema de almacenamiento, transporte e indicadores de gestión en el Departamento de
Logística de UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A.,
2.2. Objetivos específicos

 Recopilar información acerca de las actividades que realiza el Departamento de Logística.

 Analizar las actividades del Departamento de Logística, mediante técnicas ingenieriles.
 Elaborar un diagnóstico que permita la identificación de las causas que generan los problemas
y la cuantificación de sus efectos.
 Elaborar una propuesta técnica para añadir valor a las actividades del Departamento de
Logística.
 Evaluar la factibilidad técnica-económica de la propuesta

3. Alcance
El período a evaluar comprende del primer semestre del 2017, en el cual se evaluará l en el centro de
expendio de producto terminado, considerando al producto Manicho, como el de mayor relevancia en
la presente investigación.

4. Recursos

RECURSOS NECESARIOS PARA EL EXAMEN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

HUMANOS
NOMBRE CARGO INICIALES

Juan Fernando Enríquez Supervisor / Auditor J.E.

Maria Belén Gallardo Supervisor / Auditor M.G.
Anderson Gualotuña Auditor A.G.
Daria Suquilllo Auditor D.S.

EQUIPOS
DETALLE

Computador portátil 4
Impresora 2
Flash memory 10

1
 MATERIALES
DETALLE UNIDAD DE
MEDIDA
Papel A4 Resma 1 PRECIO PRECIO TOTAL
UNITARIO
Carpetas Unidad 6 $ 4,50 $ 4,50
Esferos Unidad 10 $ 0,85 $ 5,10
Resaltar Unidad 4 $ 0,50 $ 5,00
Lápiz Bicolor Unidad 5 $ 1,00 $ 4,00
TOTAL $ 20,60 $ 0,40 $2,00
FINANCIEROS
Transporte $ 130,00
Alimentación $115,00
TOTAL $ 245,00

Atentamente,

Ing. Juan Fernando Enríquez

JEFE DE AUDITORÍA
GEGS AUDIT Y ASOCIADOS

5. Conocimiento de la Institución educativa

Es una empresa con 40 años en el mercado alimenticio, con cobertura en todo el Ecuador, estamos
orientados a servir a nuestros clientes a través de productos de calidad, precios competitivos y
asesoramiento técnico.
En el departamento de Distribuciones contamos con un portafolio de productos garantizados
importados desde SUIZA, ECUADOR, COLOMBIA. Las marcas que ofertamos son:

 COCOA - Ecuador
 CHOCOLATES – Estado Unidos
 GALLETAS – Perú, Ecuador Colombia
 CONFITERIA – Estados Unidos, Ecuador, Peru

2
 HALLAZGO 1

Deficiencias en procesos de capacitación del personal contratado en la EMPRESA UNIVERSAL

SWEET INDUSTRIES S.A

CONDICIÓN: Falta de capacitación del personal contratado por parte de los funcionarios del
departamento de Talento Humano de la EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A

CRITERIO: La capacitación del personal contratado es necesaria y obligatoria para las diferentes
áreas de la organización y se debe realizar de acuerdo a los manuales y procedimientos establecidos
en el reglamento de la EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A

CAUSA: Ausencia de políticas que exijan una capacitación constante del personal de la Empresa
EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A

EFECTO: Existe ineficiencia en proceso de capacitación del personal contratado ya que se destina
mayor cantidad de tiempo en entrevistar y tomar pruebas psicológicas y no se asigna a una persona
que capacite a los aspirantes contratados.

CONCLUSIÓN: Existe ineficiencia en proceso de capacitación del personal contratado ya que se

destina mayor cantidad de tiempo en entrevistar y tomar pruebas psicológicas y no se asigna a una
persona que capacite a los aspirantes contratados ya que la capacitación es necesaria y obligatoria para
las diferentes áreas de la organización y se debe realizar de acuerdo a los manuales y procedimientos
establecidos en el reglamento de la EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A

RECOMENDACIÓN: El jefe de Talento Humano debe designar a una persona que se encargue de
realizar la capacitación a los empleados al momento de su contratación y capacitarles a sus
colaboradores por lo menos 2 veces al año.

3
 HALLAZGO 2

Mercadería no cumple con el perfil buscado en la Empresa EMPRESA UNIVERSAL SWEET

INDUSTRIES S.A

CONDICIÓN: Durante, el 2017 se reclutaron proveedores para cubrir la demanda en la empresa las
cuales no cumplen con el perfil de la empresa descrito en el manual de control de mercaderías de la
EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A

CRITERIO: Según el jefe de bodega se debe admitir la participación en el proceso de selección de

proveedores, únicamente proveedores que posean amplia experiencia en el campo:

- Proveedores que cumplan el nivel de experiencia requerida

- Alto nivel de adaptabilidad

- Capacidad de trabajo en equipo

CAUSA: El personal del área de compras y ventas a cargo del proceso no está capacitado para
implementar técnicas de selección que le permita realizar una mejor selección de proveedores.

EFECTO: Se contrata proveedores con capacidades que no están acorde al cargo aplicado, lo que
ocasiona que las funciones que desempeña el trabajador no cumplan con los objetivos de la empresa,
ya que no cuentan con la mercadería óptima para su elaboración.

CONCLUSIÓN: Evidenciamos que las personas encargadas deben no están debidamente capacitadas
para analizar exhaustivamente la contratación del nuevos proveedores, esto ocasiona que la
mercadería no cumpla con la calidad para su elaboración.

RECOMENDACIÓN: Presidente Ejecutivo: Disponer al área de compras y ventas realice un estudio

de nuevos proveedores en el mercado y herramientas que puedan ser aplicadas en la empresa para
mejorar el proceso de selección de proveedores.

4
 HALLAZGO 3

Requerimientos de la mercadería insuficiente en la EMPRESA UNIVERSAL SWEET

INDUSTRIES S.A

CONDICIÓN: Durante el segundo semestre del año 2017, se presentaron deficiencias, no contar
con la mercadería suficiente para la elaboración del producto.

CRITERIO: Según el encargado del Departamento de compras y ventas, las solicitudes de

requerimiento de mercaderías son correctas sí:

• Se ha registrado adecuadamente el detalle de la cantidad de pedido de la mercadería.

• El plazo asignado para cumplir el procedimiento y la fecha de cumplimiento por

parte del jefe de bodega.

CAUSA: Falta de coordinación entre los encargados del proceso de solicitud de pedido y los
diferentes niveles de autorización al aprobar requerimientos incompletos.

EFECTO: Se refleja una ineficiencia en el registro de solicitudes de pedido de mercaderías, lo que

influye también en la demora de plazos asignados al cumplimiento del proceso.

CONCLUSIÓN: La falta de coordinación entre los encargados del proceso de solicitud de pedido
y los diferentes niveles de autorización, han generado una ineficiencia del 12,50% en el
registro de solicitudes de pedidos de mercaderías y la demora en los plazos asignados al
cumplimiento del proceso

RECOMENDACIÓN: Presidente Ejecutivo: Disponer al Gerente de Planta, que se prohíba la

aprobación de requerimientos de pedidos de mercaderías que no cumplan con los requisitos de
registro.

5
Carta de convocatoria para la lectura del informe

Quito, 07 de febrero de 2017

Sección: auditoria

Asunto: Convocatoria a la lectura del informe de auditoria

FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A

Presente.-

De acuerdo y en conformidad al plan de auditoria presentado damos a conocer la fecha y hora en la

cual se llevara a cabo la comunicación de resultados obtenidos en la aplicación de la Auditoria de
Gestiona la EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A por el periodo comprendido entre
el 01 de enero al 31 de diciembre del 2017

Dicha convocatoria se llevara a cabo en el Auditorio de la Institución, el día lunes 12 de febrero del
2018 a las 10h00 am

Atentamente

Ing. Juan Fernando Enríquez

JEFE DE AUDITORÍA
GEGS AUDIT Y ASOCIADOS

6
CONCLUSIONES

 Existe ineficiencia en proceso de capacitación del personal contratado ya que se destina mayor
cantidad de tiempo en entrevistar y tomar pruebas psicológicas y no se asigna a una persona que
capacite a los aspirantes contratados ya que la capacitación es necesaria y obligatoria para las
diferentes áreas de la organización y se debe realizar de acuerdo a los manuales y procedimientos
establecidos en el reglamento de la EMPRESA UNIVERSAL SWEET INDUSTRIES S.A
 Evidenciamos que las personas encargadas deben no están debidamente capacitadas para analizar
exhaustivamente la contratación del nuevos proveedores, esto ocasiona que la mercadería no
cumpla con la calidad para su elaboración.
 La falta de coordinación entre los encargados del proceso de solicitud de pedido y los
diferentes niveles de autorización, han generado una ineficiencia del 12,50% en el registro
de solicitudes de pedidos de mercaderías y la demora en los plazos asignados al
cumplimiento del proceso

RECOMENDACIONES

 El jefe de Talento Humano debe designar a una persona que se encargue de realizar la
capacitación a los empleados al momento de su contratación y capacitarles a sus colaboradores
por lo menos 2 veces al año.
 Presidente Ejecutivo: Disponer al área de compras y ventas realice un estudio de nuevos
proveedores en el mercado y herramientas que puedan ser aplicadas en la empresa para mejorar el
proceso de selección de proveedores.
 Presidente Ejecutivo: Disponer al Gerente de Planta, que se prohíba la aprobación de
requerimientos de pedidos de mercaderías que no cumplan con los requisitos de registro.