ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTION DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y

POLITICAS INSTITUCIONALES

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

INSTRUCTORA RUBI CASALLAS DELGADO

LEIDY CAROLINA SANCHEZ GUEVARA

CENTRO DE INDUSTRIA Y SERVISIOS DEL META

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

VILLAVICENCIO

2018

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ANTECEDENTES HISTORICOS DE LOS ARCHIVOS

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de

la humanidad.

Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los
fondos. El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y
conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su
clasificación original y por tanto los criterios empleados

ARCHIVO EN EGIPTO

En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las

propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que
reconstruir las propiedades.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En
cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos.
También se deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones
particulares, recibos, etc.

ARCHIVO EN GRECIA

Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En
Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del
Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos
patrimoniales. Las referencias son cronológicas

Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos,
que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seléucidas en Siria y los Ptolomeo en
Egipto.

ARCHIVO EN ROMA

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien caratas. Las albas se empleaban
cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las caratas se usaban
para documentación que no se quería conservar indefinidamente.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como
privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados
funcionarios y la documentación pública era un instrumento para el ejercicio del poder.

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ARCHIVO EN EL SIGLO XIX

Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794
se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a
la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844.

Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivístico que configura la archivística
como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las siguientes:
concentrar la documentación de las entidades desaparecidas y concebir un sistema global de
organización de los fondos documentales. Se crean grandes depósitos.

CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA

PALEOGRAFÍA

(Del idioma griego), es el estudio de las escrituras antiguas; es la ciencia que se encarga de
descifrar las escrituras antiguas y estudiar su evolución, así como datar, localizar y clasificar
los diferentes testimonios gráficos objeto de estudio. Es un sentido más general, la
paleografía es, fundamentalmente, el sentido de manuscritos antiguos y medievales, de
cualquier lengua. Siendo a su vez la práctica de leer un texto de un manuscrito, analizando
los estilos de las grafías o letras antiguas y su evolución ya sea sobre papiro, pergamino, os
traca, madera, o papel encerrado.

DIPLOMÁTICA

Es la historia escrita del contenido jurídico y tiene por objeto marcar las estructuras
documentales, analizando sus caracteres internos y externos para ponderar el valor de los
mismos como elementos de la construcción histórica y tiene el significado de doblado o
plegado de las tablitas enceradas, cuyo nombre era Díptico. Estas tablitas eran diplomas de
ciudadanías o salvo conducto que tenía una persona cuando viajaba de un lugar a otro. La
Diplomática tiene un método y técnicas propias que se van a encargar del estudio e
integridad de un documento.

SIGILOGRAFÍA

Como ciencia histórica con carácter autónomo, auxiliar o dependiente, e íntimamente

relacionada con la diplomática, el derecho, la historia del arte, la heráldica o la genealogía, es
el estudio científico (crítico) de los sellos utilizados por el hombre a lo largo de los siglos
como instrumento o medio adecuado para autorizar y validar la documentación pública
(oficial) y aún la privada. La sigilografía es disciplina arqueológica auxiliar de la historia. Un
sello se puede definir como la impronta obtenida sobre un soporte por la presión de una
matriz con los signos distintivos de una persona física o jurídica para testimoniar la voluntad
de intervención de su dueño.

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HERÁLDICA

Se define como el «arte de explicar y describir los escudos de armas de cada linaje, ciudad o
persona»). Es también un campo de expresión artística, un elemento del derecho medieval y
de las dinastías reales hasta nuestros días. Se desarrolló durante la Edad Media en toda
Europa hasta convertirse en un código coherente de identificación de personas,
progresivamente incorporado por estamentos de la sociedad feudal como la nobleza y la
Iglesia Católica para la identificación de linajes y miembros de la jerarquía, siendo igualmente
adoptado por otros colectivos humanos, como gremios y asociaciones, además de ser
adoptado para la identificación de ciudades, villas y territorios.

Lo que aportan para los archivos la descripción de los escudos de armas de linajes, ciudades
o personas.

HISTORIA

Es la ciencia que tiene como objeto de estudio el pasado de la humanidad y como método el
propio de las ciencias sociales, En la medicina se utilizaba el concepto de historia clínica para
el registro de los datos sanitarios significativos de un paciente, que se remontan hasta su
nacimiento o incluso a su herencia genética. A su vez, llamamos "historia" al pasado mismo,
e, incluso, puede hablarse de una "historia natural" en que la humanidad no estaba presente.
Le aportan a los archivos los sucesos de la historia de una persona, empresa, ciudad y país.

GENEALOGÍA

Es el estudio y seguimiento de la ascendencia y descendencia de una persona o familia.

También se llama así al documento que registra dicho estudio, generalmente expresado
como árbol genealógico. Lo primero al iniciar una investigación genealógica es recopilar la
mayor cantidad de antecedentes a través de dos fuentes: orales y documentales. Estos
antecedentes deben comprender nombres de personas, lugares y fechas. En caso que se
desconozca la fecha exacta, se puede utilizar una aproximación. Le aportan a los archivos el
patrimonio y su origen del núcleo de la familia.

CRONOLOGÍA

Es la ciencia determinada cuya finalidad es determinar el orden temporal de los

acontecimientos históricos; forma parte de la disciplina de la Historia.

El concepto también es utilizado en otras áreas del conocimiento para relatar hechos no
históricos en orden cronológico. El mayor o menor acierto de esta operación ha dependido
del mayor o menor adelanto del pueblo respectivo en los conocimientos astronómicos.
También han influido en el cómputo de los días, meses y años, la religión, los historiadores y

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hasta los hábitos políticos y civiles de los pueblos. Le aportan a los archivos el conocimiento
de los días, meses y años de la historia.

ONOMÁSTICA

Es una rama que estudia los nombres propios de una persona. Es una disciplina
esencialmente lingüística, pero que puede proporcionar datos de interés a saberes como la
historia, la zoología, la arqueología u otras. Le aportan a los archivos el nombre propio de
una persona también su historia desde que nace.

METROLOGÍA

Es la materia matemática y técnica que estudia las mediciones de las magnitudes

garantizando su normalización mediante la trazabilidad. Acorta la incertidumbre en las
medidas mediante un campo de tolerancia. Incluye el estudio, mantenimiento y aplicación
del sistema de pesos y medidas. Actúa tanto en los ámbitos científico, industrial y legal, como
en cualquier otro demandado por la sociedad.

La metrología tiene dos características muy importantes; el resultado de la medición y la

incertidumbre de medida. Le aportan a los archivos la legalidad con la exactitud requerida en
cada caso.

INFORMÁTICA

Es una ciencia que estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar y
transmitir información y datos en formato digital. La informática se ha desarrollado
rápidamente a partir de la segunda mitad del siglo XX, con la aparición de tecnologías tales
como el circuito integrado, Internet y el teléfono móvil. En los inicios del proceso de
información, con la informática sólo se facilitaban los trabajos repetitivos y monótonos del
área administrativa. La automatización de esos procesos trajo como consecuencia directa
una disminución de los costos y un incremento en la productividad. las ciencias de la
computación, la programación y metodologías para el desarrollo de software, la arquitectura
de computadores, las redes de computadores, la inteligencia artificial y ciertas cuestiones
relacionadas con la electrónica.

Le aportan a los archivos en los almacenamientos de documentos para procesar, digitar,

transmitir información y datos.

BIBLIOTECONOMÍA

La Biblioteconomía y Estudios de la Información se ocupan de la técnica cuyo campo lo

constituyen las colecciones de libros y las publicaciones periódicas (revistas y periódicos), la
información y la gestión del conocimiento. Este último rol a lo largo del tiempo se ha ido

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ampliando al manejo de las tecnologías de la información. La biblioteconomía también se

interesa por otros formatos o recursos de información, como por ejemplo, publicaciones
periódicas en línea, los discos compactos (CD-ROM) y DVD, las microfichas, las filmaciones
(vídeo-casetes, microfilm), las cintas de audio. Le aportan a los archivos los conocimientos de
información, públicos, periodísticos y entre otros.

DOCUMENTACIÓN

La documentación es como la ciencia documental que se podría definir (a grandes rasgos)

como la ciencia del procesamiento de la información, que proporciona información sobre
algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.

Siguiendo a Fuentes y Pujol se puede señalar a la Documentación como una ciencia auxiliar e
instrumental. También es una ciencia en si misma y una de las finalidades primordiales de la
Documentación es informar. Le aportan a los archivos la información primordial de diversos
autores.

EMPRESA

Organización de personas que comparten unos objetivos con el fin de obtener beneficios.

CLASIFICACIÓN SEGUN ACTIVIDAD ECONÓMICA

1. Empresas del sector primario extractivo

2. Empresas del sector secundario industrial
3. Empresas del sector terciario de comercio y servicios

ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL

Organización jerárquica de las funciones en una empresa, estableciendo los diferentes

niveles de responsabilidades para que las funciones que en ella se realicen se efectúen de
una manera óptima.

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ELEMENTOS CLAVES PARA REALIZAR UNA ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL

1. Especialización del trabajo

2. Departamentalización
3. La cadena de mando
4. Tramo de control
5. Centralización y descentralización
6. Formalización

TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGÁNICO-FUNCIONALES

Estructura lineal
Estructura funcional
Estructura línea-staff
Estructura en comité
Estructura matricial

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Son aquellos valores gestores que la empresa se caracteriza por aplicar y los da a conocer a
los demás a través de sus productos como imagen principal de la compañía.

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CULTURA ORGANIZACIONAL

Conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y
que hacen de esta su forma de comportamiento. Una norma, hábito y un valor.

MISIÓN
La misión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Para que existe la organización?
VISIÓN
La Visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué queremos que sea la
organización o quienes queremos ser en los próximos años?

OBJETIVOS CORPORATIVOS
Logro que nos proponemos en un plazo determinado. El objetivo es (a diferencia de la Visión
y Misión) cuantificable, necesita ser medido.

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Es lo más importante en la empresa, es el documento que incluye una serie de estamentos,
políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.

GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión documental se establece como una acción atada a los archivos y su avance en la
búsqueda de la lucidez de la gestión administrativa. Es decir, es el grupo de funciones
administrativas y técnicas propensas a la planificación, administración y organización de la
documentación, originada y recogida por las entidades, a partir de su inicio hasta su
disposición concluyente, con la intensión de generar mejor manejo y su preservación.

En la Gestión documental, debido a que es un procedimiento archivístico sistemático, es

necesario ordenarse a partir de la normatividad archivística vigente, además de que se
considera fundamental la reducción de diligencias y racionalización de procesos.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN

Gestión y control efectivo: Sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización
tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio,
con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de
consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de
localización de documentos...
Uso racional de los recursos: La gestión documental facilita que la información se comparta y
se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se
reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados,
fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información,
documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta
seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario,
se dispone de su réplica electrónica.

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Productividad y valor añadido: Una gestión documental, además de ahorro de costes,

genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la
información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar
los documentos.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: CONCEPTO, PROCESOS (PRODUCCIÓN,

RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN
FINAL.

PRODUCCION
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

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DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

TRAMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.

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CONSERVACION
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física
y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

DISPOSICION FINAL
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

SELECCIÓN DOCUMENTAL

UNIDADES DE INFORMACIÓN: CONCEPTO, CLASES Y SERVICIOS. (CENTROS DE

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECAS, MUSEOS, ARCHIVOS).

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental es un grupo de funciones administrativas y técnicas

para una adecuada planificación, administración y organización de los documentos, a partir
de su inicio hasta su disposición concluyente, con la esencia de suministrar su manejo y
preservación. Este proceso se realiza por medio de un formato definido por la ley, que
comprende un listado de series y sus adecuados tipos documentales originados o recogidos
en las oficinas (archivo de gestión) y se les determina el periodo de duración en cada fase del
ciclo vital de los documentos y su práctica final.

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) son importantes en la gestión documental, al

ser una herramienta archivística fundamental que permite la elaboración documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos de Archivos de gestión, central e
histórico de las empresas.

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Estas pueden ser generales o específicas según la dimensión de las mismas. En las generales
se describen los escritos administrativos frecuentes a cualquier institución, asimismo se
conoce como documentos sencillos, por ejemplo: memorandos o circulares.

En cuanto a las tablas específicas son documentos donde se describen características de

cada organismo, por ejemplo: actas, historias clínicas, facturas, recibos de caja menor,
cuentas de cobro, entre otros.

EL COMITÉ DE ARCHIVO

Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados

con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad.

IMPORTANCIA El Comité de Archivo ocupa un lugar de gran importancia en el marco de las

decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los
documentos que recibe y genera una empresa. Un segundo factor de importancia radica en
la simplificación de papeleo inútil y la duplicidad y conservación de documentos innecesarios,
que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a
la empresa. Igualmente, el control y normalización que establece el comité en sus diversas
etapas, permite a los directivos contar con elementos de juicio que les facilita la proyección
de sus actividades y la toma de decisiones en el momento preciso.

FUNCIONES Y OBJETIVOS El objetivo fundamental del Comité de Archivo debe ser la

unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de
documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de
correspondencia externa e interna, lugar y tiempo e conservación de archivos, etc., es decir,
de todo el proceso documental. Este objetivo se logrará alcanzar mediante la redacción,
publicación y uso de un Manual de Procedimientos para Correspondencia y Archivo.

FUNCIONES En términos generales, la función del Comité de Archivo es la de asesorar y

recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de los objetivos de la organización
coordinada de los documentos que produce la entidad. Desde una perspectiva más
detallada, estas funciones serán entre otras las siguientes:

1. Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente de los

documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual de Procedimientos.
2. Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los
documentos y archivos se formulen.
3. Proponer y coordinar programas de evaluación de documentos, con el objeto de definir la
vida útil de los mismos.
4. Recomendar la elaboración de las Tablas de Retención de Documentos, su conservación y
destino final.
5. Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en las
disposiciones legales vigentes.

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6. Asesorar a la entidad en la selección de tecnologías para conservación de documentos

tales como la microfilmación, el almacenamiento en disco compacto (CD-ROOM), disco
óptico, información por imagen, etc.
7. Propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las
dependencias productoras de documentos.
8. Registrar las decisiones tomadas en cada reunión. 9. Vigilar el cumplimiento de las normas
establecidas.

Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso integral de los
documentos en su ciclo vital. En cada fase los documentos tienen una condición y una serie
de valores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de su trámite, vigencia y
frecuencia de uso (Activo Sumativo, Inactivo).

NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

El trabajador en los archivos, aunque no se encuentra en el sistema nacional de riesgos

profesionales, se puede asimilar al de clase I RIESGO MINIMO
según el decreto 2100 de 1995

DECRETO1295 DE 1994

El Sistema General de Riesgos Profesionales<1> es el conjunto de entidades públicas y

privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los
trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrir les con
ocasión o como consecuencias del trabajo que desarrollan.
FUENTES DE PELIGRO:
BIOLÓGICOS: material en particular. ( Humo, fibras, polvo)
QUÍMICOS: microorganismos, virus bacterias, hongos, para sitos ergonómicos.

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LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupación documental.

FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION

La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de la entidad que lo

produce, una vez identificadas la dependencias, series, unidades y tipos documentales en las
cuales se refleja la institución productora de los documentos
La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de los principios de
procedencia y de orden original para identificar las categorías y los grupos que reflejan la
estructura jerárquica del fondo.

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PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA

La procedencia permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser

institucionales como fondos documentales y administrativos como secciones y subsecciones
documentales.
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo a la unidad mas
pequeña que cumpla funciones determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad
directa.

PRINCIPIOS DE ORDEN ORIGINAL

Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el

orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un tramite.
Para que el principio de orden original se cumpla se debe respetar el estatus del documento.
De tal manera que al revisar una unidad documental en ella se vea reflejada la creación y uso
de los documentos, así como la razón por la cual fueron creados.

FUNCIONES

Determinan las series que corresponden a cada agrupación documental. Estas son el
resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los
objetivos encomendados a cada dependencia.
Funciones comunes y específicas:
Las comunes son las administrativas que sirven para el ejercicio de las competencias de
cualquier entidad, (personal, presupuesto, asuntos jurídicos) y las especificas desarrollan la
misión de la entidad y constituyen su razón de ser.

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PASOS METODOLOGICOS

Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y

funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos
para adelantar la clasificación de los mismos.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el ejercicio de

sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos,
las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

FONDO DOCUMENTAL
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en
desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCIÓN DOCUMENTAL
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o
división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

SUBSECCIÓN DOCUMENTAL
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la
subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección. La subsección tiene a su cargo
funciones y actividades específicas dentro de la sección.

SERIE DOCUMENTAL
Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está
constituida por documentos agrupados en series.

SUBSERIE DOCUMENTAL
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades
documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Fondos Abiertos : Documentación de identidades administrativamente vigentes

Fondos Cerrados: Documentación de entidades suprimidas
Fondos Acumulados: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su debida
institucional.

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LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Los cuadros de clasificación documental son un instrumento archivístico en el cual

encontramos el listado de todas las series y subseries documentales con su correspondiente
codificación. Permite la clasificación y descripción archivística en la conformación de las
agrupaciones documentales. Para mayor control de su producción, circulación y uso. Con el
fin de mejorar la organización la clasificación y manejo de los documentos.

ARCHIVOS PERSONALES
La importancia de los archivos personales. ... Por tanto, el archivo gira en torno a una
persona y su proceso creativo, es por tanto un archivo personal. En cuanto al lugar donde se
encuentra la documentación este puede ser un archivo, una biblioteca, un museo, un lugar
privado o una fundación.

TIPOS DE ORDENACIÓN
En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de
secuencia y esta subordinado a las características de cada serie

SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Ordinales: Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente
Ejemplo. Cuenta interna No.0966, cuenta interna No. 0967

Cronológicos: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de

acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar: año, mes, día

SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICO

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:
Onomástico, Toponímico y Temático.

Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que

permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Historias laborales

Toponímico O alfabético geográfico: Se ordena la serie documental alfabéticamente por

nombres de lugares.

Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS

Alfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico

cronológico

Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales
son numéricas y a la vez cronológicas.

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¿CUALES SON LOS PASOS DE CLASIFICACION?

A. INSPECCION: Es la revisión minuciosa de cada documento que va con archivo al destino.

B. CLASIFICAR: La clasificación consiste en determinar el titulo bajo el cual va a archivar el

documento.

C. MARCAR: Es el procedimiento por el cual se indica definitivamente el titulo bajo el cual se

archivara el documento.

D. DISTRIBUIR: Es la separación preliminar de los documentos, siguiendo algún tipo de

clasificación de manera que en el momento de archivarse dicha acción sea sistemática.

E. ARCHIVAR: Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo

con un plan predeterminado.

LA DESCRIPCION DOCUMENTAL

“La descripción es el medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida
en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella…La descripción persigue dos
objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivista”

INVENTARIO DOCUMENTAL

El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que detalla

de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es decir, que se
reconocer la documentación producida.

Dicho proceso es realizado por un servidor público, quien es la persona encargada de la

apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos y archivos,
con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.

Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo, deberá
recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente relacionados en
el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la gestión pública.

Por otro lado, las entidades públicas acogerán el Formato Único de Inventario Documental –
FUID, con su respectivo instructivo, para la conservación y preservación de los escritos y
documentos públicos. Pues este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos
para la entrega y recibo de los documentos, así como de las transferencias de éstos.

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VALORACIÓN DOCUMENTAL

Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias,
acceso y conservación o eliminación total o parcial.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Una TVD. Es un formato en cual se puede elaborar el listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en el archivo central, de
acuerdo con su tipología documental, así como su disposición final.

IMPORTANCIA DE LAS TVD

1. Garantiza el derecho a la información

2. Favorece una adecuada selección documental.
3. Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
4. Racionaliza recursos y espacios.
5. Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.
6. Disminuyen racionalmente el volumen documental.
7. Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades
actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
8. Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa Del ciclo vital.
9. Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo.

CONSERVACION

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física

y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido
El conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material,
y a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”.
Cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene
que tomar en cuenta dos factores: preservación y conservación.
Pautas encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención
manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.

PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES

AMBIENTALES: Involucra a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental, que por

acción permanente, degradan directa o indirectamente los diferentes soportes y técnicas de
registro. Las alteraciones producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de
muy diversas formas y pueden condensarse.

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BIÓTICOS: Son agentes biológicos los cuales alteran y degradan los diferentes soportes,
ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos
estructurales, faltantes, galerías, cavernas, entre otros.

DESASTRES: Son las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los
archivos del país, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas
de prevención, detección y control en caso de desastres.

ANTROPOGÉNICOS: Es el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales. Su

acción deteriorarte involucra todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente,
dados en los procesos básicos de organización, manipulación y depósito.
Ausencia de efectivos programas de mantenimiento, malas manipulaciones, y
ocasionalmente acciones de tipo vandálico, ejercidas por personal mal intencionado. Las
consecuencias se manifiestan desde: deterioros de tipo físico-mecánico y hasta deterioros
de tipo físico-químico.

DIAGNÓSTICO: El diagnóstico de archivos permite obtener información a partir de la cual se

pueden evaluar las condiciones en que estos se encuentran. Con el fin de identificar los
archivos que van a tener prioridad para su organización.

PRIMEROS AUXILIOS: Se han definido tres niveles para abordar la problemática de

salvaguarda de los bienes de patrimonio:
La preservación o conservación preventiva, la conservación y la restauración.
Para la aplicación de procesos de preservación se tendrá en cuenta la aplicación de los
siguientes pasos.

• LIMPIEZA MECÁNICA O SUPERFICIAL:

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PRINCIPIOS DE LOS DEPOSITOS DE ARCHIVO

El acervo documental de una organización tiene como constante su continuo crecimiento. Se

debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la
documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además
con una capacidad de recepción para 20 o 25 años.
1. La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar
depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la
integridad de los archivos.
2. Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en-el lugar más óptimo
para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción
de agentes físico-químicos.
3. La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño y
construcción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e
hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención. Al establecer normas de
acceso, se asegura aún más su integridad y conservación.
4. Entre más se pueda evitar situaciones riesgosas para el archivo, mejores serán las
condiciones de seguridad y conservación.

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CONDICIONES ESTRUCTURALES

Principio de Seguridad: El recinto que se utilice para la custodia y conservación de los

archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios. Un lugar en el que los
primeros puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad
de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de más
alta jerarquía dentro de la institución, y en el que los segundos tengan la garantía de
condiciones de trabajo adecuadas.

CONCEPTO DE DEPOSITOS DE ARCHIVO

Lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de los

documentos del archivo

PRINCIPIOS DE LOS DEPOSITOS DE ARCHIVO

Principio de Independencia
Principio de Amplitud
Principio de Seguridad
Principio de Funcionalidad
Principio de Dignidad

PRINCIPIO DE INDEPENDENCIA: Es necesario que el archivo sea la unidad administrativa de

la organización con autonomía, respeto a los demás, en el lugar de archivo no deben estar
otras oficinas o dependencias.

PRINCIPIO DE AMPLITUD: El acuerdo documental de una organización tiene como constante

su continuo crecimiento, se debe proyectar un deposito lo suficientemente amplio.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Un depósito de archivo seguro es aquel que esta ubicado en el

lugar más óptimo para la conservación de su masa documental, un sitio exclusivo, aislado de
acción fisicoquímicos, entre más se pueda evitar situaciones riesgosas para el archivo
mejores serán las condiciones de seguridad y conservación.

PRINCIPIO DE FUNCIONALIDAD: Sirve como custodio de documentos y prestar un buen

servicio.

PRINCIPIO DE DIGNIDAD: Se utiliza para la custodia y conservación de los archivos, debe ser
digno del respeto de usuarios y funcionarios.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los

documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo
diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de
transferencias previamente programado.

PASOS PARA LA TRASFERENCIA

1. Preparación física del documento:

 Clasificar la información según su procedencia.
 Analizar la información a depurar, desechando duplicidad de copias y papel en
blanco.
 Eliminar material metálico como clips y ganchos de cosedora, procurando no
ocasionar daño de tipo físico a la documentación.
 La información aclaratoria que hace parte de un folio (recortes pequeños, facturas o
papel inferior a ¼ de tamaño carta), debe adherirse a través de pegante en el mismo
folio o en una hoja en blanco marcándola según el asunto relacionado.
 Revisar la foliación

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Legajos o Carpetas
• La documentación deberá legajarse en las carpetas institucionales, las cuales deben
estar marcadas con el rotulo institucional.
• La perforación de la documentación deberá realizarse de tal modo que quede
alineada en su parte superior de forma uniforme sin ocasionar daño sobre los datos
del folio.
• Cada unidad documental debe tener un número consecutivo que siempre inicie en
uno (1) y que lo identifique dentro de una caja.
• El número de documentos contenidos en un legajo oscilara entre 150 y 200 folios,
NO DEBEN SOBRE PASAR LOS 200 FOLIOS, esto para no deteriorar la presentación
del legajo (carpeta).
• La documentación empastada o encuadernada deberá conservar su estructura si se
trata únicamente de una publicación a no ser que el deterioro lo impida.
• No se aceptan AZ, paquetes, bolsas o información suelta.

CAJAS

• Se recomienda introducir el número de legajos necesarios de manera que no queden

aplastados y cause deterioro a la información.
• Las cajas se numeran a lápiz en él rotulo Impreso y adherido en la tapa de la caja.
• Se recibe únicamente los documentos que estén en las cajas institucionales.
• El orden de las Unidades Documentales (carpetas) dentro de las cajas es de izquierda
a derecha en forma ascendente.

PLANES
INFORMES

CONCEPTO

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