FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO COLABORATIVO 2

CRISTIAN FABIÁN AFRICANO

JAIRO ENRIQUE BARRERA
JUAN PABLO BECERRA
WILFREDO VARGAS
GRUPO: 375

TUTORA: MARTHA LUCIA ROJAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

CEAD SOGAMOSO
2015
INTRODUCCIÓN

Por medio de este trabajo colaborativo trabajaremos con todo lo referente a la temática
propuesta en la unidad 2 del curso fundamentos de administración.
El desarrollo de este trabajo nos ha permitido poner en práctica la implementación de
las funciones gerenciales y sus principales componentes, como lo son la administración
por objetivos, el desarrollo del ciclo PHVA, ya que con la utilización de estos métodos
podemos ver la utilidad que estos nos brindan, las soluciones que realmente nos
permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, y mejorar la
calidad.

La administración es un proceso orientado a la integración y operación los recursos;

que se compone por tareas, esas tareas pueden expresarse en forma generalizada
como funciones directivas, que se ejercen a diversos niveles: planeación, organización,
dirección y control que se llevan a cabo para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier
organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del
administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para
finalmente cumplirlos.
OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Reconocer e identificar las herramientas administrativas, a través del problema

planteado, implementando la utilización de métodos para mejorar y comprender las
herramientas utilizadas, con el fin de finiquitar a buen término el desarrollo de este
trabajo y lograr alcanzar objetivos propuestos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Desarrollar las funciones gerenciales en un marco teórico comprendiendo su uso

y utilidad.

 Consolidar grupalmente la estructura de una organización y comprender el uso

de los diagramas de Gantt, los organigramas y el desarrollo de ciclos PHVA.

 Conocer la importancia de la administración por objetivos, y el impacto que

puede producir en una organización.

 Lograr comprender y resolver el problema planteado en la guía de actividades

del curso fundamentos de administración.
Descripción del caso

Comidas Rápidas, fue fundada por Valentina Suarez en 1998, de la mano de Nicoll
Suarez, propietaria del 50% de las acciones de la compañía
En 1999, Valentina se quedó sola al frente de la empresa tras ganar el pulso con su
hermana por la dirección de la compañía. Así, tras una gran campaña publicitaria en los
medios de comunicación, se colocó un 50% del capital de la empresa en bolsa vía una
OPV (Oferta Pública de Venta de acciones).
Tras la salida a bolsa, Comidas Rápidas, se convirtió en el valor con mayor protagonismo
entre los pequeños inversores, durante dos años de gran euforia en la bolsa. Sus
acciones se colocaron en bolsa en 2000.
A partir de abril de 2001, se produjeron importantes cambios en la cúpula directiva de
Comidas Rápidas, nombrando a Carlos Alvarado gerente comercial.
En el 2002, para la puesta en marcha de cada establecimiento de Comidas Rápidas ha
fijado toda una serie de requisitos de apertura y control de calidad, así como un sistema
de incentivos y promoción interna.
De acuerdo con lo anterior, se debe aplicar:

A. FUNCIONES GERENCIALES:
1. Planeación

1.1 Misión
La misión de comidas rápidas es dar a conocer al cliente la calidad de sus productos tales
como son su presentaciones, su precio su atención por parte del personal, lograr expandir
sus sucursales a todo el país teniendo en cuenta la inversiones por terceros para el
crecimiento de la empresa como tal.

1.2 Principios y valores

La empresa venderá productos de máxima calidad que cumplan con los permisos
sanitarios y de calidad, para cumplir con todos los requisitos necesarios que le exige el
estado. A demás de esto hará que sus empleados sientan cómodos realizando sus
labores y prestando sus servicios como lo son la preparación de sus alimentos y la
atención al cliente.

1.3Objetivo
El objetivo principal de la empresa es dar a conocer sus productos por su calidad y así
ser de las principales empresas las cuales cumplen con todo los permisos necesarios de
sanidad, dando respaldo a sus clientes de sus comidas. Con esto se busca la preferencia
de sus establecimientos y su crecimiento.
1.4 Metas
 lograr que la empresa de comidas rápidas sea una de las más frecuentadas por
los usuarios de comidas rápidas
 dar a conocer la calidad de su producto a nivel nacional y la eficacia de su atención

1.5 Actividades (¿Qué debemos hacer?)

a) actividades enfocadas en lo financiero.

 Mejoramiento de instalaciones
 Mejoramiento de suministros servicios y otros gastos
 Examinar la parte legal
 Mejoramiento en lo referente a ventas y servicios
 Observar los estados financieros de la empresa que son los que nos reflejan el
estado real de la misma y que nos determinaran el proceso a seguir.

b) actividades enfocadas al cliente

 Servicio
 Calidad
 Adición de nuevos productos al menú
 Investigación de nuevos mercados
 Determinar las falencias y así orientarlas en la parte de producción,
comercialización o prestación de servicio que requieran.

c) actividades enfocadas a los procesos.

 Verificar las materias primas, o mercancía no fabricada por la empresa que se
compre para el desarrollo de la empresa la cual debe estar debidamente
facturada y bajo las condiciones óptimas para el consumo.
 Automatización de los procesos de calidad
 Optimizar y operar eficientemente reduciendo costos y gastos
 Control de calidad
 Reclutamiento y selección de personal

d) actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento

 Implementación de servicios a domicilio
 Publicidad
 Inducción y capacitación del personal
 Seguimiento y control de funciones
 Implementación de tecnología para el mejoramiento en general.
1.6 DIAGRAMA DE GANTT CON LAS ACTIVIDADES UBICADAS EN EL TIEMPO

fecha de
Activida fecha de duración/dí finalizació
d descripción inicio as n
Actividades enfocadas en lo 01/11/201
1 financiero. 5 43 05/12/2015
01/11/201
mejoramiento de las instalaciones
1,1 5 10 10/11/2015
mejoramiento de suministros 11/11/201
1,2 servicios y otros gastos 5 7 17/11/2015
18/11/201
1,3 examinar la parte legal 5 12 29/11/2015
mejoramiento en lo referente a 30/11/201
1,4 ventas y servicios 5 7 05/12/2015
verificación de los estados 06/12/201
1,5 financieros de la empresa 5 7 12/12/2015
13/12/201
2 actividades enfocadas al cliente 5 24 05/01/2016
13/12/201
2,1 servicio 5 5 17/12/2015
18/12/201
2,2 calidad 5 5 22/12/2015
adición de nuevos productos al 23/12/201
2,3 menú 5 3 25/12/2015
26/12/201
2,4 investigación de nuevos mercados 5 4 29/12/2015
determinar falencias y orientarlas a 30/12/201
2,5 buen termino 5 7 05/01/2016
Actividades enfocadas a los 06/01/201
3 procesos. 6 27 01/02/2016
06/01/201
3,1 verificación de materias primas 6 6 11/01/2016
automatización de los procesos de 12/01/201
3,2 calidad 6 6 17/01/2016
18/01/201
3,3 reducción de costos y gastos 6 6 23/01/2016
24/01/201
3,4 control de calidad 6 6 29/01/2016
reclutamiento y selección del 30/01/201
3,5 personal 6 3 01/02/2016
 actividades enfocadas al 02/02/201
4 aprendizaje y crecimiento 5 28 29/02/2015
implementación de servicios a 02/02/201
4,1 domicilio 6 3 04/02/2016
05/02/201
4,2 publicidad 5 8 12/02/2016
inducción y capacitación del 13/02/201
4,3 personal 5 5 17/02/2016
18/02/201
4,4 seguimiento y control de funciones 6 7 24/02/2016
25/02/201
4,5 implementación de tecnología 5 5 29/02/2016

42309,00 42429,00
 actividades enfocadas en lo financiero.

mejoramiento de las instalciones

mejoramiento de suministros servicios y otros…

examinar la parte legal

mejoramiento en lo referente a ventas y servicios

verificacion de los estados financieros de la…

actividades enfocadas al cliente

servicio

calidad

adicion de nuevos productos al menu

investigacion de nuevos mercados

determinar falencias y orientarlas a buen termino

actividades enfocadas a los procesos.

verificacion de materias primas

automatizacion de los procesos de calidad

reduccion de costos y gastos

control de calidad

reclutamiento y selección del personal

actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento

implementacion de servicios a domicilio

publicidad

induccion y capacitacion del personal

seguimiento y control de funciones

implementacion de tecnologia

11/1/201511/21/2015
12/11/2015
12/31/20151/20/2016 2/9/2016
2. Organización:
2.1 Organigrama:

ESTRATÉGICA GERENTE

ADMINIST FINANCIERA MARKETING

RATIVA OPEREATIVA

TACTICA
Revisor
recursos contador fiscal publicidad ventas
Administració Produccio
humanos n mantenimiento
n

Aux. Publisista Operario mecanic

Aux. vendedor
Aux. contable de o
OPERATIVA administrativ maquina
R.H o
2.2 Deberes de cada empleado:
Aux. Recursos humanos:
- aplicar instrucciones de registro de información
- verificar las referencias de los aspirantes a los cargos
- mantener actualizados de los archivos del personal que ha recibido
adiestramiento o de quien lo necesita.
- Realizar cálculos sencillos de datos para el boletín estadístico del área.

Aux. Administrativo:
- Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como
externa
- Atender todas aquellas personas que necesiten información.
- Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al
personal que lo requiera
- Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social.
- Revisión de la contabilización de los documentos
- Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes
los documentos contables
- Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la
generación de acciones de mejora para su prevención
- Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando
registros en las planillas indicadas.

Aux. Contable:
- Copia de seguridad diaria y mensual
- Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios
- Envío de reportes.
- Elaboración de ingresos por recaudos de Nómina
- Orientación y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados
- Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera
- Cuadre de módulos de cartera con contabilidad
- Colaboración con la información para Revisoría
- Recibir visita de Revisoría con proveedores
- Colaboración con la Gerencia para la presentación de los informes
- Orientación al cliente sobre los servicios que presta la empresa.
- Elaboración de pago a proveedores de servicios y bienes
- Pago y reembolsos de caja menor
- Informes preliminares de Balances
Publicista:
- Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.
- Asignar recursos tanto humanos como materiales.
- Negociar de la organización.
- Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser útiles
para su empresa.
- Son planificadores, organizadores, líderes y contralores de la organización.
- Crear planes formales y controlar la ejecución.

Vendedor:
- establecer cuotas semanales, quincenales y mensuales y determinar y
controlar sus de sus visitas
- Preparar los informes de la competencia aparte de las actividades de la
empresa las actividades que lleva a cabo la competencia
- Preparar el reporte diario de trabajo que presenta el vendedor. Los
ejecutivos tiene
elementos para ayudar al vendedor en cualquier problema que se presente.
- Investigar las ventas perdidas y sus causas
- Elaborar fichas de los aspirantes, instrumento valioso en el que se
resumen las entrevistas anotando datos personales del prospecto,
incidencias, condiciones de venta, forma de pago u envíos
- Cooperar en los cobros de clientes morosos e invitar a los clientes a cumplir
para no perder el crédito y su buena imagen.
- · Elaborar pronósticos de ventas

Operario de máquinas:
- Operar maquinaria pesada.
- Mantener maquinaria en condiciones óptimas para su funcionamiento,
realizando para ello las actividades de mantenimiento menores pertinentes,
que aseguren funcionamiento, limpieza y su utilización.
- Llevar a cabo instrucciones diarias de jefe directo y/o jefe de taller, o plan
de trabajo por períodos mayores de tiempo.
- Mantención de bitácora diaria a ser entregada a jefe directo: registra tipo de
trabajo realizado, desperfectos, panas, estado general de la máquina e
 insumos utilizados, horas de trabajo efectivas, horas en reparación y/o
mantenimiento, etc.
- Efectuar mantenciones y reparaciones básicas a la maquinaria a su cargo.
- Dar cuenta inmediata de cualquier desperfecto o falla que presente la
máquina a su cargo al Jefe de Talleres de la Oficina Provincial.

Mecánico:
- Ejecuta el mantenimiento preventivo y correctivo básico
- Desmonta total o parcialmente máquinas o equipos, interpretando planos y
catálogos para su mantenimiento/reparación.
- Repara o sustituye elementos o partes defectuosas de máquinas y equipos.
- Efectúa ajustes y verifica el resultado de trabajos realizados.
- Realiza inspecciones de máquinas y equipos, así como mediciones y registro
de resultados.
- Interpreta planos y esquemas técnicos e informaciones especializados, según
normas y especificaciones.
- Aplica normas técnicas de calidad y seguridad.
- Hace reporte al jefe inmediato de su trabajo o desempeño.

2.3 recursos para el desempeño del trabajo:

Aux. En recursos humanos:
- Computador o cuadrilla para registro de información, referencias de
aspirantes a un cargo, archivos del personal, etc.
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.

Aux. Administrativo:
- Computador o cualquier tipo de almacenamiento y control para los
documentos de la compañía, la nomina y liquidación, almacenamiento de
los documentos contables,
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.
Aux. Contable:
- Computador o soporte para manejo de copias de todas las actividades diligenciadas.
- Documentos y recibos de pago de seguros
- Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.

Publicista:
- el publicista más que tener recursos organiza las actividades publicitarias,
dependiendo de ellas pide tanto material como personal, esto depende a la
estrategia que esté llevando a cabo.

Vendedor:
De acuerdo a la resolución 604 de 1993 por ser alimentos el vendedor debe:
- debe vestir ropa adecuada consistente en blusa o delantal y gorro que
cubra completamente el cabello, los cuales deben ser de color blanco y
mantenidos limpios y en buen estado de conservación.
- Acceso a agua y jabón par lavar las manos antes de preparar los alimentos,
antes de servirlos, después de utilizar el sanitario, de tomar dinero, de
manipular alimentos crudos, o de cambiar de actividad.

Operario de maquinas:
- Maquinaria necesaria para la elaboración y o procesamiento de la comida.
- Herramienta básica y a la mano para el mantenimiento mínimo de la
maquina.
- Recursos de papelería para la elaboración de bitácoras de usos o daños de
la maquinaria.

Mecánico:
- Espacio adecuado y suficiente para traslado de maquinaria y herramienta.
- Herramienta completa para mantenimiento de maquinas
- Papelería referente a el trabajo que desempeña ya sea preventivo o de
reparación.
3. Dirección
3.1 coordinar las actividades de la empresa
Para coordinar las actividades de la empresa primero se asignara a cada empleado
su tarea y función que debe hacer dentro de la empresa y luego se hará un
cronograma con el fin de organizar mejor dichas actividades.

3.2 identificar la comunicación a utilizar

Las comunicaciones que se van a emplear son por vía internet, en caso de que los
funcionarios lejos de la empresa y también en tercera persona cuando los
funcionarios no se encuentren lejos de la empresa.

3.3 Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal

Para fomentar el ánimo y el interés del personal se realizaran actividades didácticas,
viajes, charlas motivacionales, y además se darán recompensas valiosas como el
empleado del mes etc.

3.4 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo

Para mantener la disciplina en el personal se implementaran diferentes sanciones,
multas y castigos al personal cuando el caso lo amerite

4. Control

4.1 realizar control en momento oportuno (como)

Para tener buena información de la empresa es necesario recurrir a los jefes de
cada área y a los contadores y auxiliares para que ellos brinden la información
correcta y requerida por el personal.
En periodos de 7 semanas se realizara el control de la empresa tal forma que el
director ejecutivo de la misma le pida a cada jefe de área, contador y auxiliar un
informe bien redactado tanto de la ganancias, ingresos y egresos y del
rendimiento en general de cada área.
4.2 tomar medidas correctivas (cuando)
En caso de irregularidades se aplicaran las diferentes sanciones hechas por la
empresa para mantener el buen funcionamiento de la misma como por ejemplo
cuando haya un desfalco significativo de dinero en la empresa.

B. ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS:

Dependiendo del área, cada empleado tiene su propio objetivo
La ventaja de éste método en el área administrativa es que se logra mejorar la
forma de administrar la empresa.
La ventaja de este método en el área financiera es que se obtiene un mejor control
y rendimiento en la contabilidad de la empresa.
La ventaja de este método en el área culinaria es que logra aumentar en gran
proporción la productividad y rendimiento de los empleados.
La ventaja de tener un auxiliar de recursos humanos es que la empresa tendera
una sola persona encargada y enfocada única y exclusivamente en la realización
de tareas respecto al personal; además que será una persona especializada y
dedicada a parte de los procesos de administración y archivar los papeles los
empleados.
Es una enorme ventaja un aux administrativo pues en realidad es una persona que
será de gran ayuda en la administración de la empresa y en el desarrollo de las
actividades, así como en el trámite y almacenamiento de los papeles de la
empresa.
La ventaja de tener un aux contable en la empresa es que se va a contar con
alguien que estará pendiente en cuanto al trámite y papeleo de la empresa como
los seguros de los empleados, industria y comercio, etc.

A. CICLO PHVA:

Planear: Se Planean las diferentes actividades de la empresa para lograr el

objetivo fijado por la misma, el cual es mejorar su calidad.

Hacer: Se lleva a cabo la estrategia planteada por la empresa para lograr la

mejora esperada por la misma.
Verificar: Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son
recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados
inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha
producido la mejora esperada.
Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las
conclusiones.

Actuar: Con base en las conclusiones del paso anterior elegir una opción:

Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo

PDCA

Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones

de los procesos.

Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los

procesos.

Documentar el proceso y ofrecer una realimentación para la mejora en la fase de

planificación.

CICLO PHVA

RESPONSABLE

ENTRADA SALIDA
PROCESO

CICLO DE MEJORA

RECURSOS
CONCLUSIONES

 El trabajo se realizo para adquirir conocimientos fundamentales de la

administración.
 Se adquiere conocimiento sobre las funciones principales de la
administración.
 Se conoce el manejos del diagrama GANTT el cual es fundamental para
planear las actividades que se van a desarrollar e determinado tiempo.
 Se desarrollan y trabajan con algunas herramientas principales de la
administración tales como lo son los mapas conceptuales, organigramas,
cuadro comparativo entre otros, estos nos facilita el entendimiento de
algunos conceptos y de algunas tareas que se deben realizar en una
buena administración.
 Se ve la planeación como principal método de una buena administración
 El trabajo en equipo y la buena organización es fundamental para el
crecimiento de toda empresa.
REFERENCIAS