PEMBELIAN BAHAN DAN BIAYA

8.1 PENGERTIAN BIAYA

Biaya (expense) adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam
rangka memperoleh penghasilan (revenues) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
Sedangkan harga pokok (cost) adalah jumlah yang dapat diukur dalam satuan uang dalam
bentuk kas yang dibayarkan atau nilai aktiva lainnya yang diserahkan/dikorbankan atau nilai
jasa yang diserahkan/dikorbankan atau hutang yang timbul atau tambahan modal, dalam
rangka kepemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik pada masa lalu maupun
masa yang akan datang.

Pengendalian merupakan proses untuk memeriksa kembali, menilai dan selalu

memonitor laporan-laporan apakah pelaksanaannya tidak menyimpang dari tujuan yang
sudah ditentukan. Jadi dapat dikatakan bahwa pengendalian biaya adalah proses untuk
memeriksa kembali, menilai dan selalu memonitor laporan atas jumlah yang dapat diukur
dalam satuan uang dalam rangka pemilikan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan baik
pada masa lalu maupun masa yang akan datang.

8.2 PENGENDALIAN BIAYA

Proses pengendalian biaya mempunyai tujuan untuk meningkatkan efisiensi operasi

perusahaan. Pengendalian biaya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:

1. Aliran Biaya
Jika dilihat dari aliran biaya, maka proses pengendalian biaya dari produk yang akan
dijual, diperoleh dari proses pengadaan bahan dan proses pengolahan bahan mentah
menjadi barang yang siap dijual, dengan aliran biaya produksi sebagai berikut:
a. Pencatatan biaya sebagai pembelian bahan baku dalam persediaan bahan baku.
b. Pengolahan bahan baku dan dikombinasikan dengan biaya tenaga kerja langsung
serta bahan penolong, menjadi barang dalam proses.
c. Merubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual.
 - Unexpired product cost merupakan biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku
menjadi bahan jadi, selama belum terjual maka belum merupakan biaya tapi
merupakan aktiva.
- Expired cost, setelah barang tersebut dijual atau sering disebut juga dengan
harga pokok penjualan makanan dan minuman (cost of food and beverage sold).

2. Aliran Dokumen
Dokumen dalam suatu perusahaan dipakai sebagai alat komunikasi antar bagian dan
sebagai bukti transaksi yang mendukung dalam penyiapan laporan biaya (cost report):
a. Aliran dokumen pengadaan bahan/barang
Untuk melakukan aktivitas harian, hotel memerlukan persediaan barang maupun
bahan untuk melancarkan aktivitas hariannya. Barang atau bahan yang diperlukan
biasanya digunakan untuk kepentingan room, POMEC maupun penyediaan food &
beverage.

b. Aliran dokumen pengambilan bahan untuk operasional hotel

Setelah barang tersedia di general store maupun di daily store, barang akan
dikeluarkan sesuai permintaan dari masing-masing departemen yang ada di hotel.
 8.3 PEMBELIAN PERSEDIAN

Persedian barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan (inventory) sangat
tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan tingkat perputaran persediaan.

Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan

keawetan barang tersebut, (terutama untuk barang dairy product) sehingga beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan adalah:

- temperatur ruangan
- kebersihan dan kerapian penyusunan barang
- metode penyimpanan barang
- sistem ventilasi

Ada beberapa tujuan diadakannya persedian di hotel, antara lain:

- menjaga kontinuitas usaha

- mencegah over investment dan barang yang busuk/rusak
- menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
- membuat perencanaan pembelian yang optimal
- menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
- mencegah slow moving item

Barang-barang yang tahan lama seperti material supplies, disimpan di General Store,
sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan minuman di simpan di Daily Store.

Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel,

pencatatannya bisa dilakukan dengan menggunakan metode phisik atau metode perpetual,
sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencatatan persediaannya sebagai
berikut:

11101 Inventory Food xxx

20101 Trade Creditor xxx

8.4 BAGIAN YANG TERLIBAT

Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:

1. Departemen yang memerlukan barang

2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

8.5 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. Purchase Requisition (PR), formulir yang mencatat pembelian barang yang biasanya
disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum.
2. Purchase Order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
3. Memorandum Invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily Receiving Report (DRR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation Analysis Price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan,
barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol
oleh cost control.
 8.6 PROSEDUR PEMBELIAN PERSEDIAAN
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
- cost control, sebagai alat kontrol
- purchasing, sebagai dasar membuat PO
- gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Department Head dan General Manajer, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap
yang didistribusikan pada:
- supplier yang ditunjuk
- cost control, sebagai kontrol
- gudang, sebagai informasi pembelian
- account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- purchasing, sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan
(approval) dari:
- bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- cost control untuk persetujuan harga
- bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- cost control, sebagai kontrol
- gudang, sebagai informasi
- purchasing, sebagai arsip
- account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

8.7 LAPORAN YANG DIHASILKAN

Daily receveing report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), di
mana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
9.1 Penggunaan Persediaan Hotel

Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan

baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan
melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada
departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan
inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya
barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya
diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.

9.2 Bagan Alur Prosedur Pembelian Pada Hotel

1. Bagian yang Terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
1. Departemen yang memerlukan barang
2. Gudang (general store/storeroom)
3. Pembelian (purchasing)
4. Penerimaan (receiving)
5. Cost control
6. Account payable (hutang usaha)

9.3 Dokumen yang Digunakan

1. Purchase requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang
yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan
minimum.
2. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan pemesanan barang untuk
kebutuhan operasional hotel.
3. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier
sebagai tanda bukti barang tersebut sudah diterima dengan baik.
4. Daily receiving report (DDR), adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang
untuk kebutuhan operasional hotel.
5. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli
yang digunakan sebagai pembanding.
6. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang., barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
7. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat
kontrol oleh cost control.

9.4 Laporan yang Dihasilkan Prosedur Penggunaan persediaan di Hotel

1. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan
minuman
2. Stock Opname Report, Laporan yang menjelaskan tentang hasil Inventarisasi
Persediaan akhir periode, yang dipakai untuk dasar mencocokan saldo akhir
pada cordex/bincard
3. Cost Reqonsiliation, merupakan merekonsiliasi atas penggeluaran biaya
makanan dan minuman
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukan perbandingan
antara total sales dengan total cost
9.5 Prosedur Penggunaan Persediaan Hotel
1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian
meyerahkan barang dan meminta tanda tangan terima dari petugas yang menerima
barang tersebut, setelah itu bagain gudang akan menandatangani SR tersebut. SR
pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
 Cost control, sebagai dasar untuk mencatat pada cardex
 Gudang
  Departemen yang memerlukan barang sebagai arsip

3. Gudang akan memcatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai

pengurang berdasarkan SR

8.3 Bagan Alur-Pembelian Persediaan

9.6 Potensial Kos di Hotel

Potensial kos merupakan pengembangan dari system point of sale dalam
mengkalkulasi penjualan makan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep
tertua dalam prosedur pengendalian makan dan minuman. Potensial kos
menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikelurakan.
Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu:

1. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena

kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan
yang diharapkan
 2. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis) kos makan per hari
belum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos
makan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makan yang
disediakan

Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos

persatuan, diperoleh total kos
2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual
persatuan, diperoleh penjualan potensial (potential sales)
3. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, dikalikan 100%,
maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item

Perhitungan potensial kos makan lebih kompleks dari pada penghitungan kos
minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing itrm menu
dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak
terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan
antar outlet, dan penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos
bisa ditentukan berdasarkan kos standar.
(Contoh)

Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2004 masing-masing

10 dan 20 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan
Rp 30.000. Harga jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung
potensial kos dari masing-masing minuman pada tanggal tersebut.

• Vodka
Total kos = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10 x 50.000 = 500.000
Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50%
• Scotch
Total kos = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%
5) Prosedur Pembelian Persediaan (Penjelasan Bagan Alur Pembelian)
1. PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
a) Cost control, sebagai alat control
b) Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
c) Gudang atau departemen yang memerlukan
2. Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General
Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya
dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
a) Supplier untuk ditunjuk
b) Cost control, sebagai control
c) Gudang, sebagai informasi pembelian
d) Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
e) Purchasing, sebagai arsip
3. Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4. Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta
persetujuan dari:
a) Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya.
b) Cost control untuk persetujuan harga.
c) Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang.
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada
yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a) Cost control, sebagai control
b) Gudang, sebagai informasi
 c) Purchasing, sebagai arsip
d) Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
e) Supplier, sebagai pendukung penagihan
5. Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6. Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7. MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh
bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily
receiving report.

6) Laporan yang Dihasilkan

Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

2.2 Bagan Alur Prosedur Penggunaan Dairy Product Khususnya Food dan Beverage
Pada Hotel
1) Bagian yang Terlibat
1. Departemen
2. Gudang
3. Cost control

2) Dokumen yang Digunakan

1. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis
persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti
pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
2. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
3. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh cost control.
3) Laporan yang Dihasilkan
1. General food,beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan
minuman.
2. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi
persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan
saldo akhir pada cardex/bincard.
3. Cost reconciliation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
4. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost.

4) Prosedur Penggunaan Persediaan

1. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis
dan jumlah satuan dari barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus
disetujui oleh head departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
2. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, kemudian
menyerahkan barang dan memintatanda terima dari petugas yang menerima
barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR
pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai dasar mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
3. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai
pengurang berdasarkan SR.

5) Bagan Alur-Penggunaan Persediaan

3. Kesimpulan
Dalam suatu industri pariwisata khususnya dalam bidang perhotelan purchasing
adalah salah satu department yang berperan penting dalam perkembangan hotel tersebut.
Purchasing adalah bagian dari department hotel yang bertugas melakukan pembelian barang
yang diminta dalam suatu department dalam hotel tak terkecuali Food and Bverage
department. Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah departemen yang
memerlukan barang, gudang (general store/storeroom), pembelian (purchasing), penerimaan
(receiving), cost control, dan account payable (hutang usaha). Adapun dokumen yang
digunakan dalam proses pengadaan barang adalah Purchase requisition (PR), Purchase order
(PO), Memorandum invoice (MI), Daily receiving report (DDR), Quotation analysis price,
Bincard, dan Cardex. Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian. Bagian yang terlibat
pada penggunaan dairy product khususnya food dan beverage pada hotel adalah bagian
departemen, gudang, dan cost control. Dokumen yang digunakan yaitu Storeroom requisition
(SR), Bincard, dan Cardex. Laporan yang dihasilkan pada penggunaan dairy product adalah
General food,beverage cost, Stock opname report, Cost reconciliation, dan Flash cost/daily
food

Referensi:

Widanaputra, A.A G.P; Suprasto, herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna.
2009. “Akuntansi Perhotelan (Pendekatan Sistem Informasi), Yogyakarta: Graha Ilmu.