MEMO

1.0 Pengenalan

Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan

atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah individu atau
pegawai yang membuat tanggapan negatif terhadap memo. Apabila seseorang
menerima memo, ia menganggap telah melakukan suatu kesalahan. Hal ini
merupakan satu tanggapan yang salah.
Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan untuk
dalam jabatannya sendiri. Misalnya, jabatan hendak menyampaikan sesuatu
maklumat atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo.

2.0 Bentuk Memo

Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu
seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam
bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada umumnya,
memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk
terbuka.

2.1 Memo Bentuk Borang

Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam
borang. Penulis banyak perlu, sama ada mengisi atau menandakan sahaja pada
ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk
catatan tambahan jika perlu.

MEMO
Kepada:
Daripada:
Untuk kelulusan ( ) Sila uruskan ( )
Untuk makluman ( ) Sila bercakap ( )
Untuk pandangan ( ) Sila taip ( )
Untuk difailkan ( ) Sila cetak ( )

Catatan :

Tandatangan:

Tarikh:
 2.2 Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi
ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri bagi tujuan
memudahkan urusan.

Logo Nama Organisasi

Ruj. Tuan: Tarikh:

Ruj Kami:
Perkara:

Kepada: salinan:

Daripada:

Catatan:

Tandatangan:

Tarikh:

3.0 Kaedah Penulisan

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan
diikuti dengan data sokongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tentang apa yang
diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik'

lsi penting

Data sokongan

Harapan
4.0 Langkah Menulis Memo

4.1 Merancang:
• Tujuan penulisan memo tersebut
• Mengenal pasti siapakah sasaran
• Apa yang diharapkan
• Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut

4.2 Menulis
• Menepati tujuannya
• Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut
• Satu isi satu perenggan

4.3 Menyemak
• Maklumatnya adakah tepat dan betul
• Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca
• Konstruktif

5.0 Contoh Memo

MEMO
CIAST

PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN KEMAHIRAN LANJUTAN

(CIAST)
JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN
KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

RUJUKAN : TARIKH :

PERKARA :

DARIPADA : SALINAN:

KEPADA :