Empresa del Guaviare para la Prestación de Servicios Agro-empresariales En el Área Rural Ltda.

Organización Gestora Acompañante - OGA

Mes: Febrero de 2018

Responsable: ZULMA SOFIA TORRES TORRES

Objetivo del informe:

Relatar las actividades realizadas durante el periodo correspondiente, como su cumplimiento de acuerdo al POA.

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL MES:

1. COMPONENTE SOCIO EMPRESARIAL

a. Plan Operativo de Alianza (POA)

Indicador
Número Total de beneficiarios de
la alianza, con todos sus
documentos al día.
Meta Unidad Programado Realizado Desempeño Actividades realizadas
1 Base 1 1 100 % Visitas y reuniones con los 33 beneficiarios de la alianza para confirmar
de su participación en el proyecto y recolectar la documentación requerida
datos para abrir la carpeta por beneficiario.
En caso de renuncia visitas a nuevos beneficiarios para confirmar su
compromiso con la ejecución del proyecto. Así mismo se organizaron
las carpetas individuales por beneficiario con la documentación
requerida. Se presentaron 3 renuncias de los señores OMAR
MOSQUERA, ORLANDO GARZÓN y ANGEL RAMIREZ y 1 cambio de
beneficiario (llamado de esta forma porque la señora LUJAN MORENO
del municipio de Calamar ya no reside en el departamento, vendió su
finca, no se conoce su paradero ni forma de contactarla y los nuevo
propietarios del predio manifestaron no estar interesados en hacer
parte del proyecto),
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La Organización de Productores
conoce su estructura de costos
Administrativos y de Operación.
Gerente Aprendiz con
conocimientos adquiridos y
competencias adoptadas en la
operación de la Alianza.
Capacidad de gestión y 20
asociatividad empresarial de la
alianza ASOPROCAUCHO
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8 Número 1 1 3% Para conocer el punto de partida en este aspecto, durante el primer
periodo de actividades se realizó la validación del diagnóstico
organizacional inicial realizado a la Asociación en el estudio de
Preinversión de la Alianza, se encuentra una asociación con una madurez
considerable en cuanto a este aspecto, cuentan con el conocimiento
suficiente de sus manejos administrativos, contables y financieros, así
como también de su operatividad. Se encuentra que el diagnóstico
organizacional inicial levantado quedó con un total de 65 puntos, lo que
ubica a la asociación en una capacidad intermedia y en desarrollo, así
mismo con la validación del mismo se obtienen un total de 78 puntos que
aún la mantiene en dicho rango pero que demuestra que la Asociación se
ha esforzado por mejorar a través del tiempo.
3 Número 1 1 3% Para conocer el punto de partida en este aspecto, durante el primer
periodo de actividades se llevó a cabo una primera reunión con el gerente
aprendiz donde se dio a conocer el plan de trabajo social con los
productores de la alianza y además los resultados esperados con el plan
de transferencia de competencias tanto con el gerente aprendiz como con
la alianza.
Número 1 1 3% Para conocer el punto de partida en este aspecto, durante el primer
periodo de actividades se realizó la validación del diagnóstico
organizacional inicial realizado a la Asociación en el estudio de
Preinversión de la Alianza, se concluye que su capacidad de gestión es
buena y el nivel de asociatividad también, sin embargo se encuentra que
solo la mitad de los socios tienen al día sus cuotas de funcionamiento,
quedando la alerta creada para el plan de fortalecimiento organizacional
que se va a ejecutar con la organización.
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Capacidad de formular 20 Número 1 1 3% Medido a través de la validación del diagnóstico organizacional

estrategias de mercadeo y ventas realizado a la Asociación, como conclusión en este aspecto se
de productos por parte de la determina que la asociación dispone de canales de comercialización
alianza ASOPROCAUCHO adecuadamente articulados y que una buena cantidad de socios con
cultivos aptos comercializan sus productos a través de la organización.

Capacidad de formulación de 10 Número 1 1 3% Medido a través de la validación del diagnóstico organizacional

costos y presupuesto realizado a la Asociación, su capacidad de formulación costos y
agropecuario por parte de la presupuesto a nivel organizacional es buena los criterios tenidos en
alianza ASOPROCAUCHO cuenta en este aspecto fueron manejo de los recursos de la asociación,
estructura definida de costos y presupuestos dentro de la asociación.
Capacidad contable y de análisis 20 Número 1 1 3% Medido a través de la validación del diagnóstico organizacional
financiero por parte de la alianza realizado a la Asociación, se encuentran buenos puntajes a nivel
ASOPROCAUCHO organizacional y necesidad de refuerzo en los registros contables que
deberían llevar los productores en sus fincas, pues es mayor la
cantidad de ellos que aunque saben hacerlo prefieren no llevarlos.

Actividades Cronograma Social

Ítem Actividad Entregable Periodo Actividad Periodo
1 Elaborar plan de Trabajo y Cronograma de Plan de trabajo y Cronograma de PERIODO Como primera actividad con el apoyo del Coordinador de la
Actividades actividades 1 OGA se diseñó el plan de trabajo y el cronograma de
actividades para la ejecución del componente social
(Anexo . Cronograma social)
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2 Socialización con los productores del Plan de
Trabajo y Cronograma de Actividades del
componente socio empresarial
3 Revisión verificación y ajustes de base de
datos de los productores, definir listado de
beneficiarios, esto implica apoyar el proceso
de salida e ingreso de beneficiarios de la
alianza, el cual debe ser aprobado mediante
CDA.
4 Organizar las carpetas individuales de cada
beneficiario, las cuales deben contener lo
siguiente: Encuesta socioeconomica, cédula,
mapa de la finca, pagaré en blanco con carta
de instrucciones debidamente firmado,
analisis de suelos, plan de fertilización, actas
de recibido a satisfacción de las inversiones
recibidas.
Registro de Asistencia y registro
fotográfico
Renuncias e Ingresos, Acta de
CDA aprobando modificaciones de
base social, encuestas
socioeconómicas aplicadas (en los
casos que se requiera), y base de
datos en Excel revisada y ajustada
Una carpeta por cada beneficiario
que incluya la documentación
mínima requerida, la cual deberá
alimentarse mes a mes, a medida
del desarrollo de actividades de la
alianza.
PERIODO En reunión con los beneficiarios del proyecto se socializó y
1 sometió a consideración el Plan de trabajo social con el
proyecto, se tomó como evidencia el registro de asistencia y
fotográfico de la actividad. (Anexo. Registro de asistencia a
socialización y aprobación del plan social)
PERIODO Se llevó a cabo esta actividad al 100 % durante el primer mes
1 de actividades, se recibió una base social de 33 productores de
los cuales se llevaron a cabo 4 cambios de beneficiarios (3 por
renuncias y 1 porque la persona se fue del departamento) es
decir que los cambios realizados en la base social se
encuentran en un 12%. (Anexo. Certificación de base social y
base social revisada y ajustada)
PERIODO Se organizaron 33 carpetas de beneficiarios con los
1 documentos solicitados en orden de acuerdo a la lista de
chequeo documental del proyecto, así mismo 1 carpeta de
renuncias presentadas por los beneficiarios que no desearon
participar en el proyecto. (Anexo. 33 carpetas de beneficiarios
con la documentación solicitada por el proyecto completamente
diligenciada y en orden de acuerdo a la lista de chequeo)

5 Verificación y ajuste de Diagnóstico Matriz de diagnóstico PERIODO Se realizó la validación del diagnóstico organizacional inicial
Organizacional organizacional aplicada con las 1 realizado a la Asociación en el estudio de Preinversión de la
recomendaciones respectivas Alianza, se encuentra una asociación con una madurez
considerable en cuanto a este aspecto, cuentan con el
conocimiento suficiente de sus manejos administrativos,
contables y financieros, así como también de su operatividad.
Se encuentra que el diagnóstico organizacional inicial
levantado quedó con un total de 65 puntos, lo que ubica a la
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6 Realizar diagnóstico del estado actual de los
documentos legales de la asociación con el fin
de actualizarlos y ponerlos acorde con los
objetivos de la OP
7 Diseño de estrategias y cronograma para la
construcción e implementación de plan de
desarrollo estratégico (PDE), plan de
negocios (PN) y fortalecimiento
organizacional de la asociación de
productores
8 Inicio del proceso de Fortalecimiento
Organizacional. Reunión con cuerpos
directivos y Gerente Aprendiz para socializar
plan de fortalecimiento organizacional
diseñado y concertar compromiso de
responsabilidades en la actualización de
documentos y cumplimientos de trámites
legales de la OP
Realizar diagnóstico del estado PERIODO Con la validación del diagnóstico organizacional se llevó a cabo
actual de los documentos legales
de la asociación con el fin de
actualizarlos y ponerlos acorde
con los objetivos de la OP
Diseño de estrategias y
cronograma para la construcción
e implementación de plan de
desarrollo estratégico (PDE), plan
de negocios (PN) y fortalecimiento
organizacional de la asociación de
productores
Actas de reunión con PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
programación concertada para el
desarrollo de actividades
Soportadas con registros de
asistencia y registros fotográficos
asociación en una capacidad intermedia y en desarrollo, así
mismo con la validación del mismo se obtienen un total de 78
puntos que aún la mantiene en dicho rango pero que
demuestra que la Asociación se ha esforzado por mejorar a
través del tiempo. (Anexo. Diagnostico organizacional
Asoprocaucho.doc)
1 la verificación de los documentos legales de la Asociación y se
verificó su vigencia. Se anexa al presente informe el documento
INFORME DOCUMENTACION LEGAL ASOPROCAUCHO.doc
con los resultados del mencionado diagnóstico.
PERIODO Teniendo como insumo los resultados obtenidos en los
1 diagnósticos realizados a la Asociación y las directrices que
tiene planteadas el proyecto de Alianzas productivas para el
logro de los objetivos de ejecución del proyecto se diseña el
documento Plan Social donde se establece las actividades a
desarrollar durante la ejecución del proyecto para el
fortalecimiento organizacional de la asociación de productores.
(Anexo. Plan Social ASOPROCAUCHO)
2y3
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9 Inicio de la formulación del Plan de Desarrollo Actas de reunión con PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Estratégico (PDE). Reuniones, con todos los programación concertada para el 2y3
productores y gerente aprendiz, para desarrollo de actividades
socializar las estrategias de formulación e Soportadas con registros de
implementación del PDE de la OP y asistencia y registros fotográficos
comprometer su participación tanto en la
construcción como en la implementación.
Este Plan debe tomar como insumo El Plan de
Transferencia de Competencias de mi Alianza
Productiva.

10 Inicio de la formulación del Plan de Negocios Actas de reunión con PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
(PN). Reuniones, con todos los productores y programación concertada para el 2y3
gerente aprendiz, para socializar las estrategias desarrollo de actividades
de formulación e implementación del Plan de Soportadas con registros de
negocios de la OP y comprometer su asistencia y registros fotográficos
participación tanto en la construcción como en
la implementación. Metodología de
empresarización. Módulo de Asociatividad y
Mercadeo-Plan de transferencia de
competencias
11 Concertación y firma de acuerdo comercial. Acta de reunión de concertación y PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Con la participación de las directivas de la OP, acta de reunión de socialización 2y3
el gerente aprendiz, el Coordinador OGA y el con registro de firmas y documento
Aliado Comercial (o delegado con poder de de acuerdo comercial
decisión) liderar la concertación del acuerdo debidamente firmado por
comercial según condiciones establecidas en organización de productores y
el Estudio de Preinversión. Aliado comercial
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12 Taller de Inicio del Proceso de Fortalecimiento Informe de avance que permita PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
organizacional. Con los cuerpos directivos de evidenciar los alcances del 4
la OP y gerente aprendiz realizar revisión, Fortalecimiento organizacional
ajustes o construcción a; Estatutos acordes a Adjuntar: registros de asistencia y
resultados del primer taller de PDE. Manuales fotográficos y demás soportes que
de funciones de los cuerpos directivos de la evidencien el ,avance de la
OP Manuales de procedimiento Presentación actividad (manuales y
de informes de gestión de la OP Presentación reglamentos, herramientas de
de informes financieros. Actas de asamblea y registro diseñadas otros)
junta directiva Libros de actas Registro de
asociados Inventario de bienes de la OP.
Libros de cuentas bancarias Estados
financieros. Declaración de renta.
Documentos legales de la OP Nit, RUT,
Cámara de comercio, otros. Diseño de las
herramientas de registro que se requieran.
Modulo de Asociatividad y Mercadeo-Plan de
Transferencia de Competencias
13 Taller de inicio Formulación del Plan de Informe de avance que permita ir PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Desarrollo Estratégico. Con participación construyendo el documento PDE 4
activa de todos los productores y el gerente Adjuntar registros de asistencia y
aprendiz definir de forma concertada; fotográficos
Identidad del grupo; historia, origen, motivos
de asociación, objetivos comunes. Principios
de; pertenencia, solidaridad y
responsabilidad. Establecer máximo tres (3)
líneas productivas como objetivos de vida a
alcanzar por la OP. Modulo Asociatividad y
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Mercadeo-Plan de Transferencia de
Competencias.

14 Taller de inicio de Formulación del plan de Informe de avance que permita ir PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
negocios. Con participación activa de todos construyendo el documento Plan 4
los productores y el gerente aprendiz y apoyo de Negocios de la OP Adjuntar
del asistente técnico definir de forma registros de asistencia y
concertada; Instrumento registro de áreas de fotográficos
cultivo y volúmenes de producción por
productor y por la OP, para área de la alianza
y área por fuera de la alianza. Costos de
producción por ha Definir sitios de acopio
veredal, y sitio de acopio de la OP Costos de
comercialización individual (por Productor) y
costos de comercialización de forma asociada
(por la OP). Modulo Gestion Contable y
FInanciera-Plan de Transferencia de
Competencias.

15 Formulación Plan de Desarrollo Estratégico. Informe de avance del documento PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Con participación activa de todos los PDE. Adjuntar registros de 5
productores y el gerente aprendiz socializar asistencia y fotográficos
los resultados del taller anterior y realizar los
ajustes necesarios. Definir la misión y la
visión de la OP. Aplicar DOFA y definir
estrategias para el logro de objetivos del
desarrollo de la OP. Apoyarse con
resultados de actividades del fortalecimiento
Organizacional. Modulo Asociatividad y
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Mercadeo-Plan de transferencia de
Competencias.
16 Proceso de Fortalecimiento Organizacional. Informe de avance que permita PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Con los cuerpos directivos de la OP y gerente evidenciar los alcances del 5
aprendiz continuar con la revisión, ajustes o Fortalecimiento organizacional
construcción de documentos legales, Adjuntar: registros de asistencia y
manuales y herramientas de registro e fotográficos y demás soportes que
informes. Establecer compromisos de evidencien el ,avance de la
funciones de acuerdo al cargo por cada uno actividad (manuales y
de los integrantes de los cuerpos directivos de reglamentos, herramientas de
la OP. Modulo Asociatividad y Mercadeo-Plan registro diseñadas otros)
de transferencia de Competencias.

17 Formulación del plan de negocios. Con Informe de avance que permita ir PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
participación activa de todos los productores y construyendo el documento Plan 5
el gerente aprendiz y apoyo del asistente de Negocios de la OP Adjuntar
técnico socializar resultados del anterior taller registros de asistencia y
y continuar con la tarea de definir de forma fotográficos
concertada; Instrumento registro de áreas de
cultivo y volúmenes de producción por
productor y por la OP, para área de la alianza
y área por fuera de la alianza. (Apoyarse en
base de datos). Costos de producción por ha.
Definir sitios de acopio veredal, y sitio de
acopio de la OP. Costos de comercialización
individual (por Productor) y costos de
comercialización de forma asociada (por la
OP). Establecer requerimientos de equipos y
enseres para la comercialización del producto
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por parte de la OP.Aplicación de Modulo de

Gestion Contable y Financiera-Plan de
Transferencia de Competencias.
18 Seguimiento al acuerdo comercial. Con la Informe de avance que permita PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
participación de las directivas de la OP, el evidenciar estado del Acuerdo 5
gerente aprendiz, el Coordinador OGA y el comercial. Adjuntar: Acta de
Aliado Comercial (o delegado con poder de reunión registros de asistencia y
decisión) evaluar estado y funcionamiento del fotográficos y demás soportes que
acuerdo comercial y si es del caso ajustar de evidencien el ,avance de la
acuerdo a resultados del Plan de Negocios en actividad
construcción.
19 En reunión, con la participación de las Acta de reunión definiendo PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
directivas de la OP, el gerente aprendiz, el integrantes del fondo y acciones a 5
Coordinador OGA, definir; Integrantes de la realizar para dar inicio formal del
junta para el manejo del fondo. Cuenta Fondo Rotatorio. Adjuntar registro
bancaria para su manejo. Manual de de firmas y fotográfico y demás
funcionamiento. Herramienta de registro de documentos soportes de la
entrega de recursos por productor y actividad.
consolidado por la OP y de proyección de
pagos por cada uno de los desembolsos del
IM. Apoyarse en la base de datos. Iniciar el
registro de las actas entregas de recursos del
primer desembolso IM por productor en la
herramienta diseñada para tal fin. Desarrollo
la Guia No 4 Metodología Empresarización.
Modulo Asociatividad y Mercadeo- Plan de
transferencia de Competencias.
20 En reunión, con la participación de las Acta de reunión con estructura PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
directivas de la OP, el gerente aprendiz, el directiva del fondo constituida. 6
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Coordinador OGA, definir; Integrantes de la
junta para el manejo del fondo. Cuenta
bancaria para su manejo. Manual de
funcionamiento. Herramienta de registro de
entrega. Iniciar el registro de las actas
entregas de recursos del primer desembolso
IM por productor en la herramienta diseñada
para tal fin
21 Con participación activa de todos los
productores y el gerente aprendiz socializar
los resultados del taller anterior y realizar los
ajustes necesarios. Socializar el resultado
del proceso de fortalecimiento Organizacional
e ingresar al documento PDF Manuales de
funciones de los cuerpos directivos de la OP
definidos. Manuales de procedimiento
definidos. Modelos de informes de gestión de
la OP Modelos de informes financieros. Y
conformar comités de apoyo a la gestión
Técnica y comercial de la OP. Terminar
documento final del PDE
22 Conjuntamente con los cuerpos directivos de
la OP y gerente aprendiz elaborar y socializar
informes de resultados de la revisión, ajustes
y construcción de documentos legales,
manuales y herramientas de registro e
informes. Relación de compromisos
establecidos de funciones de acuerdo al cargo
Informe del estado de cuenta
bancaria. Cuadro Registro de
entrega de recursos IM por
productor y consolidado por la OP
debidamente diligenciado y
soportado con las actas entrega y
recibo firmadas por el productor y
el coordinador de la OGA
Informe final del documento PDE PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Adjuntar registros de asistencia y 7
fotográficos
Documentos a entregar: PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Estatutos revisados y acordes al 7
PDE listos para ser ratificados por
la asamblea general de la OP.
Manuales de funciones de los
cuerpos directivos de la OP
definidos. Manuales de
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por cada uno de los integrantes de los cuerpos procedimiento definidos. Modelos
directivos de la OP que debe ser ingresado al de informes de gestión de la OP.
documento final del PDE. Definir presupuesto Modelos de informes financieros.
anual requerido por la OP Actas de asamblea y junta
directiva al día. Libros de actas
actualizados. Registro de
asociados. Inventario de bienes
de la OP. Libros de cuentas
bancarias. Estados financieros.
Declaración de renta.
Documentos legales de la OP Nit,
RUT, Cámara de comercio
actualizada., otros

23 Con participación activa de todos los Documento final del Plan de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
productores, del gerente aprendiz y apoyo del Negocios. Adjuntar: registros de 7
asistente técnico socializar resultados del asistencia y fotográficos y demás
anterior taller y realizar las actividades para el soportes que evidencien el
ajuste del documento final correspondiente al alcance de la actividad (manuales
Plan de negocios de la OP. Que contenga; y reglamentos, herramientas de
Políticas comerciales, organigrama de registro diseñadas otros)
responsables de su aplicación, logística de
comercialización, Instrumento registro de
áreas de cultivo y volúmenes de producción
por productor y por la OP, como definir los
costos de producción por ha, puntos
veredales de entrega y recibo de producto,
sitio de acopio de la OP, logística de
comercialización, forma de determinar costos
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de comercialización individual (por Productor)

y costos de comercialización de forma
asociada (por la OP) y requerimientos de
equipos y enseres requeridos para el ejercicio
comercial de la OP. Que contenga; Políticas
comerciales, organigrama de responsables de
su aplicación, logística de comercialización,
Proyección de volúmenes a comercial en el
año dos. Proyección de volúmenes a
comercial en el año dos.

24 Realizar reunión, con el gerente aprendiz y los
Integrantes de la junta para el manejo del
fondo con el fin de ver avances de
funcionamiento del fondo
Acta de reunión e Informe de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
financiero del estado del fondo. 7
Estado de cuenta bancaria.
Cuadro Registro de entrega de
recursos IM por productor y
consolidado por la OP actualizado

25 Implementación del Plan de Desarrollo Actas de reunión con registro de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Estratégico (PDE). Realizar reuniones de asistencia y fotográfico y demás 8
socialización. Con participación activa de documentos soportes de la
todos los productores y el gerente aprendiz actividad
socializar los resultados del PDE e iniciar su
implementación por parte de todos los
productores comprometiéndolos en su
cumplimiento-Plan de transferencia de
competencias.
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26 Implementación del Plan de Negocios (PN). Informe de avance de la actividad. PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Realizar visitas de asistencia técnica en Registros de visitas. Registro de 8
implementación del plan de negocios. asistencia y fotográfico y demás
Apoyados con el profesional del área documentos soportes de la
productiva y el coordinador de OGA; velar actividad
porque los productores realicen y ajusten el
registro de costos de producción, apoyar el
ejercicio comercial de la OP, determinar si
funciona la logística de comercialización.
Revisar si se cumple con la calidad de
producto a comercializar, recomendar ajustes
si es del caso. Plan de transferencia de
competencias.

27 Realizar reunión, con el gerente aprendiz y los
Integrantes de la junta para el manejo del
fondo con el fin de ver avances de
funcionamiento del fondo
Acta de reunión Informe de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
financiero del fondo. Estado de 8
cuenta bancaria. Cuadro Registro
de entrega de recursos IM por
productor y consolidado por la OP
actualizado

28 Realización de la entrega de soportes Acta de entrega y recibo PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
documentales de la alianza a la OP. En CDA debidamente firmada y aceptada 9
ampliado con la participación de todos los por las partes.
productores hacer, mediante acta de entrega
y recibo, la transferencia formal a las
directivas de la OP de la documentación
soporte de la implementación del componente
social de la Alianza. PDE, Plan de Negocios,
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estatutos, documentos legales, manuales,

reglamentos registros y demás anexos
soportes de la implementación de la alianza.
29 Concertación de entrega de soportes Acta de reunión, Registro de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
documentales de la alianza a la OP. En firmas registros fotográficos y 9
reunión con participación de las directivas de demás documentos soportes de la
la OP, el gerente aprendiz y el Coordinador de actividad
OGA establecer sitio donde se manejara el
archivo de toda la documentación de la OP y
establecer cronograma de transferencia de
documentos soportes de la Alianza

30 Elaboración de informe final con los Presentación de informe de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
resultados obtenido en la ejecución de resultado de actividades final. 10
actividades del componente socio empresarial Video que resalte el proceso de
implementación y transferencia de
competencias, realizado en el
marco del PAAP.

Obligaciones específicas
Ítem Actividad Periodo Actividad Periodo
1 Validar y ajustar el diagnostico organizacional PERIODO Actividad completada en un 100 %, se genera informe Diagnóstico Organizacional
1 ASOPROCAUCHO el cual se anexa al presente informe. Mediante reunión con el
representante legal, miembros de la junta directiva y la asistente administrativa de la asociación
se llevó a cabo la validación del diagnóstico organizacional inicial consignado en el documento
de preinversión de la alianza, con el fin de conocer el estado actual de la asociación de
productores en cuanto a su capacidad administrativa, operativa, de mercadeo, de servicios a
los asociados, financiera y contable. En cuanto al resultado del mismo anexo se hace entrega
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2 Elaborar el plan social para la alianza.
3 Organizar la base social, definir listado de
beneficiarios definitivo, esto implica apoyar el
proceso de salida e ingreso de beneficiarios de la
alianza, el cual debe ser aprobado mediante
Comité Directivo de la Alianza - CDA
4 Organizar las carpetas individuales de cada
beneficiario, las cuales deben contener lo siguiente:
Encuesta socioeconómica, cédula, mapa de la
del documento de diagnóstico organizacional con las recomendaciones realizadas de acuerdo
a los resultados obtenidos, los módulos más fuertes son GESTIÓN Y ASOCIATIVIDAD
EMPRESARIAL y MERCADEO Y VENTA DE PRODUCTOS, con 23 y 19 puntos
respectivamente de 25 máximos que se podían obtener: el módulo con menor puntaje fue el
de OTROS SERVICIOS A LOS ASOCIADOS con 17 puntos sobre 25, es decir un 68 % del
mejor panorama esperado. Las dos variables con menor puntaje 5 sobre 10 fueron
“Productores al día con cuota de funcionamiento” y “Productores: registros contables”. Las tres
variables con mejores resultados fueron “Reuniones de Junta directiva o concejo de
administración”, “Provisión agrícola” y “asistencia técnica” con un 100 % de la calificación
esperada. Adjunto se hace entrega del resultado obtenido con la validación del diagnóstico
organizacional y de las recomendaciones generadas en el informe Validación del Diagnóstico
organizacional ASOPROCAUCHO.
PERIODO Actividad completada en un 100 %, se anexa al presente informe el documento Plan Social
1 Asoprocaucho.doc
PERIODO Se recibió en la base social inicial de 33 beneficiarios a los que se visitó y concretó para
1 definir su continuidad en el proyecto y además diligenciar la documentación necesaria para
abrir su carpeta del proyecto.
En total se recibieron 4 renuncias y se apoyó el proceso de ingreso de nuevos beneficiarios
que le habían manifestado a la organización de productores su deseo de participar en el
proyecto. Estas novedades fueron presentadas en reunión de comité directivo quedando la
base social ajustada y aprobada por el CDA. El contingente criterio para definir Nuevos
beneficiarios. Actividad completada al 100 %.
PERIODO Se organizaron 33 carpetas individuales por beneficiario con la documentación solicitada por
1 la lista de chequeo documental del proyecto.
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finca, pagaré en blanco con carta de instrucciones

debidamente firmado, análisis de suelos, plan de
fertilización, actas de recibido a satisfacción de las
inversiones recibidas

5 Asesorar y acompañar de manera permanente a la TODOS Como paso de inicio al acompañamiento permanente a la Asociación se llevó a cabo el
organización de productores, realizar la difusión a LOS diagnóstico organizacional, el diagnóstico documental legal, tributario y jurídico. En la
los beneficiarios en todo lo relacionado con las PERIODOS verificación del estado actual de los documentos legales de la asociación se encuentra que la
condiciones de alianza, PAAP, fondo rotatorio, asociación cumple con los requisitos exigidos por la normatividad vigente, se encuentra que
Incentivo Modular, CDA y forma jurídica de la se debe actualizar y fortalecer algunos documentos para cumplir a cabalidad con dichos
empresa. requisitos. Adjunto al presente informe se hace entrega del documento informe del estado
legal, jurídico y tributario de ASOPROCAUCHO.

6 Realizar Capacitación en Logística y Procesos PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad, se llevará a cabo en el desarrollo del módulo
Administrativos. 5 Plan de Transferencia de competencias.

7 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en Liderazgo y Técnicas de Negociación. 5
8 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en prevención y resolución de Conflictos 5
9 Revisar y ajustar a la estructura Organizacional de PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
la Asociación en la que se apoye para la 7
conformación y funcionamiento de los comités de
compras, de Fondo Rotatorio, comercialización,
técnico y financiero).

10 Socializar los manuales, reglamentos y comités PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
creados 7
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11 Formular el plan estratégico que debe contener: PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
misión, visión, plan de acción, estrategias, objetivos 2 AL 7
estratégicos, análisis externos, diagnóstico interno,
entre otros.

12 Realizar la socialización del Plan Estratégico de la PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
Asociación 8

13 Capacitar y Asesorar al gerente aprendiz en las PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
competencias requeridas para el manejo eficiente 2 AL 8
de la Asociación.
14 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en gestión y asociatividad empresarial 5 AL 7

15 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
para la implementación de registros para la 5 AL 7
operación y comercialización de la Alianza

16 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO

en liderazgo y técnicas de negociación. 3

17 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en conceptos básicos contables y financieros, para 7Y8
su implementación en la Alianza
18 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en formulación de presupuestos y costos 7Y8
agropecuarios.
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19 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en planeación financiera 7Y8

20 Realizar un video en que se presente un resumen ULTIMO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
del proceso de la implementación transferencia de PERIODO
competencias y modelo tecnológico a los
beneficiarios de la Alianza.

21 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
en Buenas Prácticas Agrícolas 7Y8

22 Capacitar a los beneficiarios y realizar taller práctico Durante este mes no se ejecuta esta actividad
(simulacro) en el manejo y administración del Fondo
Rotatorio.
23 Capacitar a los productores en relación con los PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
aspectos financieros y sociales del agronegocio y 7Y8
comercialización a través del aliado comercial
24 Realizar reunión con el aliado comercial y los demás PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
intervinientes en la administración y dirección de la 2Y3
Alianza, para definir los procesos operativos y
logísticos de la comercialización y producción de la
Alianza y en especual en relación con condiciones
técnicas de empaque, volúmenes, frecuencia de
entrega, precios, bonificaciones por calidad,
castigos o sanciones por mala calidad, precio y
forma de pago, protocolo logístico de acopio,
rechazo y devoluciones de producto.

25 Elaborar el esquema logístico de recolección del PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
producto en finca (días de cosecha, rutas, costos de 2 AL 7
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transporte, cargue y descargue, responsables de

supervisión, capital de compra, medición de pesos
y calidad, precio y forma de pago, etc.

26 Realizar visitas de acompañamiento a los PERIODO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
productores para promover con el aliado comercial, 2Y3
el conocimiento del producto.

27 Abstenerse durante la ejecución del presente TODOS Es necesario recalcar que dentro de los compromisos contractuales adquiridos está la
contrato y con posterioridad a su terminación, por LOS responsabilidad de dar el manejo adecuado a la información y mantenerla dentro de los más
cualquier causa, a revelar, suministrar, vender, PERIODOS altos estándares de confidencialidad, compromiso que está siendo cumplido a cabalidad por
transferir, publicar, copiar, reproducir, suministrar y parte de la contratista y que continuará siendo cumplido con estricta seriedad. .
en fin utilizar información confidencial de la Alianza
o la Asociación, a la cual tenga acceso y se
compromete a garantizar la confidencialidad de la
misma..
28 Presentar informe de avance del contrato, el cual se TODOS Se presenta el primer informe de actividades donde se describen las que se ejecutaron
debe adjuntar a los documentos de pago y debe LOS dando cumplimiento al primer periodo tanto del cronograma social como del Plan Operativo
llevar trámite de revisión y aval por el supervisor del PERIODOS de la Alianza.
contrato.

29 Presentar informe final de ejecución de actividades ULTIMO Durante este mes no se ejecuta esta actividad
a la Asociación, al CDA y a la OGA. PERIODO

30 Cumplir con el cronograma de actividades en TODOS Se han ejecutado las actividades de acuerdo al cronograma de actividades establecido.
desarrollo del proyecto LOS
PERIODOS
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b. Otras Actividades realizadas en este componente:

 Acompañamiento a la Asamblea General de Asociados ASOPROCAUCHO 2018: Se hizo acompañamiento a la Asamblea General de asociados de
ASOPROCAUCHO donde se contó con la asistencia de aproximadamente 28 de los 33 productores beneficiarios de la alianza, allí hizo presencia el
representante de la OGA Nelder Parra quien socializó el proyecto que se está ejecutando ante la asamblea general de socios de ASOPROCAUCHO.

 Reuniones con los beneficiarios del Resguardo Indígena La Fuga para confirmar su participación en el proyecto: Durante el periodo de ejecución de
actividades se llevaron a cabo tres convocatorias de las cuales se pudieron llevar a cabo exitosamente dos, en las que se realizó un trabajo de
concientización con los cuatro beneficiarios ubicados en dicho resguardo, debido a que era evidente su desmotivación y falta de compromiso para
participar en el proyecto y con mayor razón para poder obtener los resultados esperados con su ejecución; en estas reuniones se les hizo claridad de
los compromisos en cuanto a su participación en el proyecto y hasta donde se les podía tratar de ayudar para gestionar recursos con los que no
contaban para atender sus plantaciones y cumplir sus compromisos con el proyecto, en ambas reuniones su respuesta fue la misma y finalmente
decidieron por su propia cuenta retirarse del proyecto.

c. Acciones concertadas, dificultades, pendientes o retos en el componente:

 Dificultades en este componente para la consolidación de la base social se presentaron con los indígenas del Resguardo La Fuga de San José del
Guaviare, quienes pusieron en conocimiento de la suscrita su precaria capacidad económica para el cumplimiento de sus compromisos de
cofinanciación como productores, especialmente en cuanto al transporte de los insumos hasta el lugar de almacenamiento dentro de sus predios, a
pesar de no querer perder la oportunidad de participar en el proyecto. Los 4 beneficiarios relacionados en la base social manifestaron que son cultivos
de 5 hectáreas establecidos por ellos junto con familiares y que tienen una sociedad de trabajo desde el mismo momento del establecimiento del
cultivo de Caucho Natural de entre 3 y 5 personas por cada área establecida. En total se llevaron a cabo 2 convocatorias, en la primera para el día 3
de Febrero de 2018 donde por problemas de comunicación internos de la comunidad de los que no se recibió explicación no asistió ninguno de los
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beneficiarios del proyecto, al hacer una nueva convocatoria se logró sostener reunión con los 4 beneficiarios del resguardo el día 11 de Febrero de
2018, allí se les dio a conocer de forma amplia y suficiente los compromisos que adquieren con el proyecto en las áreas socio organizativa, técnico
productiva, ambiental y del agronegocio; al momento en que se iba a proceder a la firma de la documentación necesaria para abrir la carpeta por
beneficiario, informaron ellos que tendrían que concertar con sus socios el compromiso para responder con el proyecto y que confirmarían su
participación en días posteriores, de esta actividad se levantó acta de reunión en el listado de asistencia y registro fotográfico como evidencia de las
acciones realizadas para dar cumplimiento al rol social de consolidación de la base social del proyecto y de la concertación y concientización llevada
a cabo con estos beneficiarios para garantizar que esta situación no vaya a redundar en dificultades tanto para el proyecto como para ellos mismos.
El día 9 de Marzo de 2018 se llevó a cabo una segunda reunión con los beneficiarios con la asistencia de los 4 beneficiarios del proyecto junto con
algunos de sus socios, el equipo técnico de la OGA y una delegada técnica por parte de la Gobernación, allí se les volvió a indicar los compromisos
con la participación en el proyecto, luego de lo cual los beneficiarios tomaron por sí solos la decisión de no hacer parte del proyecto y procedieron a
firmar las renuncias. Como constancia de las actuaciones realizadas se anexa al presente informe los registros de asistencia a las reuniones y las
actas de reunión, así mismo en el registro fotográfico se relacionan fotos de dichas gestiones.

 Un reto encontrado con la mayor parte de los beneficiarios del proyecto es la menoscabada confianza por parte de ellos hacia el proyecto y las
Instituciones participantes en el mismo, pues los tiempos de inicio de la ejecución del proyecto, lo cual incluye visitas, acompañamiento y entrega de
insumos se han dilatado bastante, se hace necesario que se pueda dar cumplimiento a la estructura del Plan Operativo con el fin de mejorar este
aspecto.

 La distribución de los beneficiarios en el territorio con distancias considerables entre ellos hace que no sea cómodo el pretender convocarlos a un
solo sitio de reunión, por lo que tanto para el desarrollo del plan de fortalecimiento organizacional, de consolidación del agronegocio como para los
procesos de capacitación con los otros dos componentes del proyecto se tendrán que priorizar núcleos de capacitación teniendo en cuenta cercanía
entre los beneficiarios, esto con el fin de garantizar que los resultados de asistencia por parte de ellos sean los mejores y su motivación a lo largo del
tiempo se mantenga y en lo posible vaya en aumento.
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d. Conclusiones sobre resultado de este componente:

Se da inicio a la ejecución de actividades de la Alianza en territorio con paso firme, se encuentra una asociación madura, fuerte, asertiva, que cumple en
la medida de sus posibilidades con la normatividad vigente, que atiende a sus asociados y que cuenta con una planeación y toma de decisiones basada
en el conocimiento real de sus estados financieros.

Se cuenta también con productores comprometidos que aunque tienen sus reservas en cuanto a los tiempos de ejecución del proyecto se muestran
receptivos y con amplio conocimiento de sus compromisos con el proyecto y responsabilidad hacia el cumplimiento de los mismos.

El gerente aprendiz cuenta con la motivación y aptitud necesaria para procurar una ejecución adecuada de sus funciones, buena actitud y buenas
fortalezas en cuanto a los conocimientos requeridos para el éxito del plan de transferencia de competencias gerenciales.

Se logró consolidar el 100 % de la base social de productores con los siguientes resultados

BENEFICIARIOS EN CAMBIOS DE INGRESOS TOTAL MODIFICACIONES

RENUNCIAS % DE MODIFICACIONES
BASE SOCIAL USUARIO USUARIOS NUEVOS DE USUARIOS

33 9 1 10 10 30 %

.
2. COMPONENTE AGRONEGOCIO

a. Plan Operativo de Alianza (POA)

Indicador Meta Unidad Programado Realizado Desempeño Actividades realizadas
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Concertación y ajuste de 4 Número 0 0 0% Durante el mes de enero de 2018 no se realizaron jornadas de

condiciones del acuerdo concertación entre el aliado comercial ASOHECA y la organización
comercial - Previo a la de productores ASOPROCACUHO con la mediación de la OGA. Se
firma del Acuerdo encuentra que ya se han ido adelantando en fechas anteriores los
acercamientos y acuerdos entre las partes y buena motivación para
dar cumplimiento al acuerdo comercial establecido.

b. Otras Actividades realizadas en este componente:

Con la construcción del Plan estratégico y cronograma de construcción e implementación del Plan de Desarrollo Estratégico, Plan de Negocios y plan de
Fortalecimiento Organizacional se aporta directamente en la programación de actividades para la consolidación del agronegocio de la alianza productiva.

c. Acciones concertadas, dificultades, pendientes o retos en el componente:

 Se articuló el avance que tenían en las concertaciones con el aliado comercial la anterior OGA con que contaba el proyecto de alianza para saber el
punto de partida en relación a este aspecto.

d. Conclusiones sobre resultado de este componente:

Se encuentra un acuerdo comercial avanzado con una organización de productores y unos beneficiarios de proyecto con disposición de darle
cumplimiento a sus responsabilidades y un aliado comercial interesado y comprometido con los acuerdos que adquiere. En relación a la comercialización
de caucho natural en el departamento ya se han venido teniendo experiencias exitosas con productos como lámina, látex preservado y ripio, en coágulo
de campo se encontró solo 1 experiencia y no a través de ASOPROCAUCHO, sin embargo esto no quiere decir que no sea factible sino más bien que
la popularización y facilidad de la transformación del látex en lámina hizo que los productores se orientaran hacia este producto, sin embargo la durabilidad
y fácil producción del coágulo de campo hace que sea atractivo para los nuevos productores beneficiarios de la alianza así como también la tranquilidad
de tener asegurado la comercialización de su producto. Se tiene proyectado para el segundo periodo iniciar la programación de reuniones de concertación
con el aliado comercial dando cumplimiento con esto al Plan Operativo de Alianza establecido.
3. REGISTRO FOTOGRÁFICO.
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Ilustración 1 Luz Dary Aguirre, Vereda Caño Blanco III, San José Ilustración 2 Ana María Cruz, Vereda La Floresta, El Retorno

Ilustración 3 Comité Directivo de Alianza 27/02/2018 Ilustración 4 Visita OGR 26 Y 27/02/2018

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Ilustración 5 Reunión beneficiarios OGA OGR 26/02/2018 Ilustración 6 Reunión Resguardo La Fuga 3/02/2018

Ilustración 7 Firma renuncia Carlos Turbay, RI La Fuga Ilustración 8 Ingreso de nuevos beneficiarios. Froilán Romero, El Retorno
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4. CONCLUSIONES GENERALES

a. Es satisfactorio encontrar como todas las acciones realizadas dentro del proyecto de alianza están enfocadas directamente hacia la
consolidación del agronegocio establecido a través de la misma; desde el trabajo social, de fortalecimiento estructural a la organización y
a los productores se logra que el compromiso de estos con el cumplimiento a las condiciones acordadas tanto en el convenio de alianza
como en el acuerdo comercial sean las esperadas, teniendo productores capacitados y con las habilidades necesarias para dar continuidad
por su propia cuenta a una actividad productiva que los favorece a nivel de mejorar su calidad de vida y les brinda una oportunidad de poder
ser empresarios independientes.

ANEXOS

Anexo 1. Diagnóstico Organizacional Siete (7) Folios

Anexo 2. Informe Documentación Legal ASOPROCAUCHO Tres (3) Folios
Anexo 3. Plan Social ASOPROCAUCHO Cinco (5) Folios
Anexo 4. Actas de Reunión con los beneficiarios del Resguardo La Fuga y Listados de asistencia Dos (2) Folios
Anexo 5. Registro de Asistencia y acta de reunión de socialización y aprobación del plan social Tres (3) Folios
Anexo 6. Carpeta de Renuncias y cambios de beneficiarios Quince (15) folios
Anexo 4. 33 carpetas de beneficiarios base social del proyecto Cuatrocientos noventa y cinco (495) Folios

Firma Responsable Vo Bo: Coordinador OGA