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Vamos a trabajar con Access, pero hemos de saber que también hay otros SGBD que
permiten trabajar con bases de datos, los basados en SQL (SQL Server, MySQL, ORACLE,
etc.), así que hay que conocer las diferencias entre ambos tipos de SGBD.
Una de las diferencias más importantes es que Access es un SGBD pensado para
trabajar sólo del lado del cliente, es decir, funciona perfectamente en un ordenador
personal; pero los SGBD basados en SQL están basados en la arquitectura cliente-servidor:
almacenan los datos en un servidor de gran potencia al que, a través de la red, accedemos
desde otros ordenadores (clientes).
Las bases de datos basadas en servidores son mucho más complejas de crear y
mantener, pero funcionan mejor y tienen una mayor estabilidad, incluso aunque miles de
personas las estén utilizando a la vez.
Otra diferencia es que Access es una solución completa para almacenar información
e interactuar con ella, mientras que los SGBD basados en servidores se centran sólo en el
almacenamiento de datos y en el envío de datos a otros ordenadores cuando éstos piden
información. Además, veremos que Access es fácil de manejar, utilizando el ratón, teclado…
sin aprender un nuevo lenguaje, mientras que para utilizar los SGBD corporativos tendremos
que aprender el lenguaje SQL.
Las tablas: Para guardar información. Las tablas son el núcleo de cualquier BD. Se
pueden crear tantas como se quiera/necesite.
Las consultas: Permiten realizar rápidamente una acción sobre una o varias tablas, ya sea
buscar datos, modificarlos o eliminarlos.
Los formularios: Atractivas ventanas creadas, organizadas y colocadas por nosotros. Los
formularios son una forma más sencilla de ver o modificar la información de las tablas.
Los informes: Nos permiten imprimir toda o parte de la información contenida en la
tabla. Podemos escoger dónde aparecerá la información dentro de la página, ordenarla y
agruparla como queramos y darle formato.
Los macros: Son mini-programas que automatizan tareas habituales.
Los módulos: Archivos que contienen código de Visual Basic, que puede hacer cualquier
cosa.
Una vez abierto Access, en la ventana que se muestra, pincharemos sobre “Base de
Datos en Blanco” y en la parte derecha de la ventana escribiremos la ruta donde queramos
guardar nuestra BD:
Desde la vista “Hoja de datos”, que es la que se muestra en la imagen anterior, pero que
no utilizaremos. Aquí se puede agregar inmediatamente un campo escribiendo
información en la columna “Agregar nuevo campo”. Cuando se especifiquen los datos en
la nueva columna, Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el
tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribimos una fecha en la columna,
como “1/1/2006”, Access 2007 examina la información especificada, determina que se
trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no
puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo
de datos como Texto.
Otra opción, la más
utilizada y que nosotros
usaremos, es crear la
tabla desde la “Vista
Diseño”. Una vez
seleccionada en la
esquina superior
izquierda, nos pedirá el nombre de la tabla a crear, y cuando lo hayamos escrito, la
ventana aparecerá dividida en dos zonas: en la parte superior, la zona de declaración de
los campos, donde los iremos escribiendo uno a uno junto con una pequeña si se
considera necesario, y, en la parte inferior, las propiedades de los campos (tipos de
datos, formato, máscara, etc.). Nuestra primera tabla se llamará “DATOS”.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos:
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el
tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad
Tamaño Del Campo.
El tipo de datos del campo determinará las propiedades que se pueden definir.
Tamaño del campo: hace referencia a la longitud, tamaño o extensión del campo. Si el
campo es texto, se refiere al número de caracteres de dicho texto, cuyo límite máximo
está en 255. Cuando el usuario sobrepasa el límete, el sistema no dejará introducir más
texto. Cuando el tipo de datos en número, se podrá elegir (en el menú desplegable), si el
número se refiere a:
Byte: de 0 a 255.
Entero largo: entre -2.147.483,648 y +2.147.483,647.
o Hora corta.
Sí/No: tiene estas opciones: “Verdadero/Falso”, “Sí/No” o “Activado/Desactivado”.
Lugares decimales: sólo se activa en los tipos Número o Moneda, y permite seleccionar
el número de decimales que obligatoriamente se mostrarán. Va de 0 a 15 decimales.
Máscara de entrada: es muy útil ya que controla el modo en que los usuarios escriben
los datos en una base de datos. Puede definirse para los tipos Texto, Fecha/Hora y
Moneda. Al pulsar el botón del extremo derecho de esta opción, Access inicia el
asistente para generar máscaras de entrada. Para ello, se pueden utilizar éstos
caracteres:
Carácter Uso
0 Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.
9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.
# Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más (+) o un signo menos (-)
en esta posición. Si se omite esta posición, Access inserta un espacio en
blanco.
L Letra obligatoria.
? Letra opcional.
A Letra o dígito, cualquiera de los dos, pero uno obligatoriamente.
a Letra o dígito, pero opcional.
& Cualquier carácter o espacio (obligatorio).
C Cualquier carácter o espacio (opcional).
.,:;-/ Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y
hora. El carácter que seleccione depende de la configuración regional.
> Todos los caracteres siguientes aparecen en mayúsculas.
< Todos los caracteres siguientes aparecen en minúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de
derecha a izquierda.
\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás.
Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas dobles.
"Texto Incluye todo el texto que deben ver los usuarios entre comillas dobles.
literal"
Contraseña En la vista Diseño de las tablas o los formularios, si se establece la
propiedad Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro de
entrada de contraseña. Cuando el usuario escribe una contraseña en el
Título: lo normal es dar nombres a los campos cortos, sin tildes, espacios, “ñ”, etc. Para
dar más claridad a las tablas, se añade un título a aquellos campos cuyo nombre sea
difícil de entender o leer.
Valor Predeterminado: se puede establecer un valor predeterminado para los campos
de tabla de tipo Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No e Hipervínculo. Si no
se proporciona ningún valor, el campo será nulo (estará en blanco) hasta que se
especifique un valor. Tras definirse un valor predeterminado, Access lo aplicará a todos
los registros nuevos que se agreguen, aunque, si se desea, se puede cambiar el valor
predeterminado de un registro a otro valor, a menos que lo prohíba la regla de
validación.
Regla de Validación: limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo.
Permite evitar errores en la introducción de datos. Por ejemplo, si se escribe la regla
>100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación de un campo numérico, se obliga a los
usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000. Otro ejemplo: si se
escribe “Madrid” o “Toledo” o”Ávila” Access sólo permitirá introducir cualquiera de
estos valores en ese campo. Las reglas de validación se pueden generar a través del
Generador de Expresiones, pulsando el botón que aparece a la derecha de ésta
propiedad.
Texto de Validación: Es el texto que aparece cuando se incumple la regla de validación.
Requerido: Cuando ponemos “Sí”, estamos obligando a que siempre se introduzca un
valor en este campo. Es importante ponerlo en los atributos “calve alternativa” y en
todos los campos importantes en las tablas.
Permitir longitud cero: sólo para Texto y Memo, para permitir (o no) que el usuario
introduzca cadenas de longitud cero.
Pero también existe la pestaña BÚSQUEDA, en la que se puede seleccionar el tipo de
control que va a utilizar el campo asociado a la hora de editar los datos. Los controles más
comunes son:
Casilla de verificación (sólo para campos del tipo “Sí/No”): un recuadro para activar y
desactivar.
En los casos “Cuadro de lista” y “Cuadro combinado”, el conjunto de valores
propuestos puede obtenerse de tres formas distintas:
Indicando explícitamente una lista de valores separados por puntos y coma (“;”).
A través de una tabla/consulta, y entonces los valores propuestos se obtienen de los
almacenados en una tabla.
Indicando una tabla, y entonces los valores propuestos serán el conjunto de campos de
esa tabla (esto sólo es útil en tablas muy especializadas, por lo que no lo estudiaremos).
Vamos a comenzar creando la siguiente tabla, a la cual llamaremos DATOS, que nos
permitirá almacenar la información referida a nuestros CDs, películas, libros, etc. Se trata de
crear una BD de la Mediateca que tengamos en casa:
Para crear la siguiente tabla, hay que pulsar la pestaña “Crear” de la banda de
opciones y elegimos “Tabla”, para trabajar como en la tabla anterior.
También crearemos una tabla que contenga los distintos tipos de música. La
llamaremos “CARACTERÍSTICAS”:
Y una última tabla para almacenar los distintos formatos de nuestros objetos:
Ya hemos creado las tablas de nuestra BD. Es el momento de relacionarlas, pero para
establecer una relación entre tablas debe existir un vínculo de unión entre ellas, es decir,
tienen que tener un campo que contenga idéntica información: es muy importante que los
campos que van a ser claves ajenas tengan, en todas las tablas donde aparezcan, las mismas
características: tipo de dato, máscara, formato, etc. Si no pusiéramos el mismo tipo de dato
en las tablas, a la hora de crear las relaciones, aparecerán mensajes de error indicando que
los campos no son del mismo tipo. Lo que no es necesario es que los campos tengan el
mismo nombre en ambas tablas, puede ser el mismo o distinto.
Para crear las relaciones entre tablas hay que pinchar la pestaña Herramientas de
base de datos, en el botón Relaciones, como muestra la imagen:
Aparecerá un cuadro de diálogo con todas las tablas de la BD, para que elijamos las
que queremos relacionar. En nuestro caso, seleccionaremos las tablas “CANCIONES” y
“DATOS” y pulsaremos en Aceptar.
En este cuadro se indican las tablas a relacionar (en la parte superior), los campos
que participan en la relación (en el medio) y, si se activa la casilla de Exigir integridad
referencial, garantizaremos que cada valor que escribamos en “CodCD” de la tabla
“CANCIONES” ha de haber sido escrito antes en la columna “Codigo” de la tabla “DATOS”, es
decir, que para poder añadir una canción es necesario que antes hayamos dado de alta el CD
que la contiene en la tabla “DATOS”. Igualmente, gracias a la integridad referencial, no
podremos borrar ningún CD si tenemos almacenadas algunas de sus canciones. También se
pueden activar las dos casillas inferiores:
La relación que hemos creado es 1:N (uno a varios), y se refleja con 1:∞ (el símbolo
de infinito), es decir, a cada “Codigo” de CD le pueden corresponder varias Canciones.
Para modificar una relación existente, haremos doble clic sobre la línea que une a las
dos tablas, o pulsaremos el botón derecho sobre la misma. Para eliminarla, pinchando una
vez sobre la línea, pulsaremos Supr en nuestro teclado y se eliminará (después de pedirnos
confirmación).
Para habilitar todas las funciones se puede hacer de dos maneras, una temporal para
esa BD y otra permanente para una ubicación en concreto del equipo.