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Índice
I. Objetivo ...................................................................................................................................... 5
V. Menu Principal............................................................................................................................ 7
1. Trámite……………………………………………………………….……………………………………………..………………….11
4. Consultas y Reportes….….………………………………….……………………………………………..……….…...........57
5. Mantenimiento…………….……………..….…………………………………………………………………………….........80
5.1. Áreas….…………………………………………..……………………………………………………….…………..…….…..80
5.2. Cargos………………………………………………………………………….….………………………………………………81
5.3. Acciones………………………………..…………..……..…………………………………………………………......……83
5.4. Estados………………………………………………………………………………………………………………………..….84
5.5. Procedimientos……………………………………………………………………………………………………………….86
VIII. Glosario……………………..……………….……………………………………………………………………………….……..93
El presente documento tiene como objetivo ser una guía de ayuda para el correcto acceso, uso y
manejo del nuevo Sistema de Trámite Documentario de la Municipalidad de San Borja.
Está dirigido a cualquier usuario que tenga acceso a la red interna de la Institución, de no contar con
ella y de ser necesario, deberá solicitarlo al área de Soporte de la GTI o vía solicitud a la GTI
directamente.
Para el Sistema de Trámite Documentario, describiremos: el ingreso, el menú principal, las opciones
del menú principal, y un glosario de términos.
Este sistema ha sido configurado de tal forma que permite organizar, coordinar y conducir la
administración documentaria de la Municipalidad así como la recepción de documentos
correspondientes a las gerencias respectivas y su respectivo destino. Permite el registro de trámites
ingresados por mesa de partes y su respectivo proceso, permite hacer consultas y reportes,
mantenimiento y el proceso de Fiscalización posterior.
El módulo para el registro y gestión documentaria ha sido diseñado a similitud de los programas de
correo electrónico como el Outlook, esto, con la finalidad de establecer una plataforma que le sea
familiar al usuario.
La pantalla de registro consta de 3 ventanas: En la ventana del lado izquierdo se muestran los
movimientos de los expedientes, desde la recepción hasta la salida con la correspondiente hoja de
ruta. En la ventana superior del lado derecho se muestran los documentos recibidos. En la parte
inferior derecha se visualiza el detalle de cada documento seleccionado en la ventana superior.
Para ingresar al Sistema se usan navegadores Web. En el mercado existen muchos, los más populares
son los siguientes: Internet Explorer, Firefox, Chrome y Safari.
La GTI recomienda el uso de Google Chrome y Firefox, debido a las siguientes razones:
Seguridad.
Rapidez.
Mediante el Navegador Mozilla Firefox (ver Glosario), a través del siguiente link:
http://192.168.11.154/info/ como se muestra.
Fig.1
Fig.2
Fig. 2.1
Muestra las opciones del Menú Principal del Sistema. Éstas son: Trámite, Mesa de Partes y Archivo,
Doc. Derivados de Trámites, Consultas y Reportes, Mantenimiento.Fig.3
Fig. 3
Bandeja de salida: Una vez derivados los documentos desde la bandeja de entrada, se
mostrarán en la bandeja de salida todos los documentos derivados, los cuales podrán
visualizarse en forma general o dentro de cada carpeta asignada con el nombre del área de
destino, para su posterior generación de la hoja de ruta, la misma que se podrá hacer por
áreas o por todos los expedientes recibidos.
Hoja de Ruta: Una vez derivados o resueltos los documentos estos se mostrarán en la
bandeja de salida. Desde allí se generará la Hoja de Ruta correspondiente la misma que
podrá generarse en forma masiva, es decir seleccionando todos los expedientes o si se
requiere se generará por áreas, para lo cual seleccionaran la carpeta con el área destino,
dentro de la cual se ubicarán los expedientes referidos a dicha área. Luego seleccionarán el
botón Generar Hoja de Ruta.
Fig. 4
Fig. 5
Fig. 6
4. Consultas y Reportes.- Aquí se registra y emite las Licencias de Edificación, se hace las
consultas y Reporte de Resoluciones emitidas, una vez se emite la resolución se procede al
Traslado de Licencias a Control Urbano. Fig. 7
Fig. 7
Fig. 8
Fig.9
o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios;
se visualizan los datos de los documentos enviados en este ej. a la Gerencia de
Tecnología de la Informaciòn. Fig. 10
o Verificar que los documentos físicos que hayan llegado, sea igual a lo que
tenemos en Bandeja de Entrada:
o Si la verificación es correcta junto al campo Folios hay una caja pequeña, si
deseo recepcionar todos dar check, entonces toda la columna se pone
igual. Fig. 11
o Si faltaran algunos documentos, dar check sólo a los que están en la
Bandeja de Entrada y los documentos físicos correspondientes.
o Dar click en el botón Recepcionar, los documentos se envían automáticamente a
una carpeta correspondiente creada con el nombre del Área Remitente. Fig. 12
o Dar click en Aceptar. Fig. 12
o Seleccionar del menú de opciones (parte superior izquierda) que son los estados
de los Trámites, la opción Pendientes de derivar o resolver.
o Buscar el documento (anteriormente recepcionado) en el lado izquierdo en la
parte superior en Trámite, hay dos formas :
o 1ra. Forma.-
o Dar click en la carpeta creada con el nombre del Área Remitente, se
visualiza el documento en el lado derecho. Fig. 13
o Seleccionar el documento dando click en los datos que se
encuentran debajo de los campos Trámite, Motivo, Documento,
Fecha/Hora (Recibe), Folios; en la parte inferior en Detalle se
visualiza “Recepcionado” (está en color azul), con todos los datos del
documento. Fig. 13
o 2da. Forma.-
o Dar click en la carpeta creada con el nombre del Área Remitente.
o Dar click en Buscar Documento (parte superior derecha).Fig. 13
o En Documento a buscar, la búsqueda puede ser por Documento o
por Trámite: Fig. 16
o En Documento:
o Ingresar y seleccionar los datos, en los campos
correspondientes. Fig. 16
o Dar click en el botón consultar. Fig. 16
o En Trámite:
o Ingresar y seleccionar los datos, en los campos
correspondientes. Fig. 16
o Dar click en el botón consultar. Fig. 16
Fig. 10
Fig. 11
Fig. 12
Fig. 13
Fig. 16
Fig. 16.1
Fig. 17
o En Detalle dar click en Derivar, aquí se envía al Área destino. Fig. 17.1
Fig. 17.1
Fig. 18
Fig. 19
Fig. 20
Fig. 21
Fig.22
Fig.23
Fig. 28
Fig. 29
Fig. 30
Fig. 31
Fig. 32
Fig. 33
Fig. 34
Fig. 34.1
Fig. 24
Fig. 25
Fig. 26
Fig. 36
Fig. 37
Fig. 38
Fig. 39
Fig. 40
Fig. 41
Fig. 42
Fig. 43
Fig. 44
Fig. 44
Fig. 45
Fig. 46
Fig. 48
Fig. 48.1
Fig. 50
Fig. 51
Fig. 52
Fig. 53
Fig. 55
Fig. 56
Contiene las opciones: Ingreso de Trámites, Generar Hoja de Ruta, Consulta/Reporte Hoja de
Ruta, 48 hrs. Pendientes de Recepción, Trámites Pendientes de Archivo, Trámites Archivados.
o Dar click en los datos debajo de los campos Trámite, Motivo, Área destino,
Fecha/Hora, Estado, Expediente, se visualiza Detalle del Registro.
o En Detalle del Registro:
o Si se desea Editar o Anular, dar click en los botones correspondientes.
Fig. 63
o Dar click en Imprimir Cargo (se le entrega a la persona que realizó el
trámite). Fig. 63
o Verificar si la información ingresada es igual a la información en físico,
luego dar click en el Confirmar. Fig. 63
o Dar click en Si si de desea y No sino se desea. Fig. 64
o Al dar click en Si se visualiza en la Fig. 65
o Ir a Generar Hoja de Ruta.
Fig. 57
Fig. 58
Fig. 59
Fig. 60
Fig. 60.1
Fig. 60.2
Fig. 60.3
Fig. 60.4
Fig. 61
Fig. 62
Fig. 62.1
Fig. 63
Fig. 64
Fig. 65
Fig. 65.1
Fig. 66
Fig. 67
Fig. 68
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Generar Hoja de Ruta (lado izquierdo).Fig.
69
o Para visualizar detalle del documento:
o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Trámite,
Motivo, Área destino, Fecha/Hora, Folios. Fig. 69
o En Detalle del Registro se visualizan los datos. Fig. 69
o Para seleccionar documento, dar check en la cajita que se encuentra junto al campo
Folios. Fig. 70
Fig. 69
Fig. 70
Fig. 71
Fig. 73
Fig. 74
Fig. 75
Fig. 76
Fig. 77
o Está opción es utilizada cuando hay impugnación por parte del Administrado.
o El Área correspondiente solicita préstamo a Mesa de Partes.
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Trámites Archivados (lado izquierdo). Fig.
78
o En Trámite en los campos Año y Nro. Ingresar los datos correspondientes. Fig. 78
o Dar click en el botón Consultar. Fig. 78
o El documento buscado se visualiza debajo de los campos Fecha Salida, Área, Fecha
Ingreso, Motivo, luego dar click al documento. Fig. 78
Prestar.-
o Si se desea prestar, dar click en Prestar. Fig. 78
o En Detalle del Movimiento: Fig. 78.1
o Seleccionar de los campos Tipo de salida, Área en Préstamo y Tipo de Doc. de
Salida, los datos correspondientes. Fig. 78.1, Fig. 78.2 y Fig. 78.3
o Ingresar los datos faltantes. Fig. 78.2
o Dar click en Grabar en Préstamo. Fig. 78.3
o En Detalle :
o Si se desea editar, dar click en Editar Prestam. Fig. 78.4
o Dar click en Imprimir Cargo de Salida. Fig. 78.4 y Fig. 78.5
Fig. 78
Fig. 78.1
Fig. 78.2
Fig. 78.3
Fig. 78.4
Fig. 78.5
Fig. 78.6
Fig. 78.7
Fig. 78.8
o Seleccionar de los campos Doc. del Trámite, Tipo de Resultado, los datos
correspondientes.
o Ingresar en los campos faltantes los datos correspondientes.
o En Informe Origen :
o Seleccionar de los campos Área, Persona, los datos correspondientes.
o En el campo Motivo, dar click :
o En Motivo del informe, dar click a los datos correspondientes.
o Ingresar en los campos faltantes los datos correspondientes.
o Dar click en Grabar.
o En los campos Fecha, Área, Año, Número, Siglas, Administrado, Folios, Notificado; se
visualiza el documento registrado.
o Si se desea realizar Búsqueda y Recepción.
Fig.78.1
Fig.78.2
Fig.78.3
Fig.78.4
Fig.78.5
Fig.78.6
Fig.78.7
Fig. 79.2
o En Detalle de la Notificación, en Datos de la Notificación: Fig. 80
o En los campos Persona Notificada, Fecha, Hora, Observación y
Fecha de Recepción, ingresar los datos correspondientes a los
campos mencionados. Fig. 80
o Seleccionar del campo Vínculo y Con firma los datos
correspondientes. Fig. 81 y Fig. 82
o Dar click en el botón Grabar. Fig. 82
o Cuando pasa a archivo, dar click en Recepcionar se ingresa la fecha, o a
veces se visualiza por defecto ya que jala el dato anteriormente
ingresado en Detalle de la Notificación. Fig. 83
o Ingresar en el campo el dato correspondiente, luego click en Aceptar.
Fig. 84
o Dar click en Aceptar. Fig. 84.1 y Fig. 84.2
Fig. 79
Fig. 79.1
Fig. 79.2
Fig. 79.3
Fig. 80
Fig. 81
Fig. 82
Fig. 83
Fig. 84
Fig. 84.1
Fig. 84.2
Contiene las opciones: Por Trámites o Documentos, Por Administrado, Por Fechas, Trámites
Presentados por Área, Resùmen de Trámites Presentados, Ubicación de Trámites por Área,
Resumen de Ubicación de Trámites, Trámites No Resueltos por Área, Resùmen de Trámites No
Resueltos, Resumen de Trámites por Motivo, Trámites por Área y Motivo, Trámites Extornados
por Área, Movimientos por Trámite, Alertas de Trámites Documentarios. Fig. 85
Fig. 85
Fig. 86.1
Fig. 86
Fig. 87
Fig. 88
Fig. 88.1
Fig. 88.2
o Seleccionar un trámite, dar click en los datos que se encuentran debajo de los
campos Emite, Recibe, Área Remitente, Área Destino, Acción, Folios, D.T., D.D., se
visualiza en Detalle información sobre el trámite. Fig. 93 y Fig. 93.1
o Después de realizar la consulta, según sea el tipo de documento en la parte derecha
superior aparecen los botones Documentos al Administrado, Anexos. Fig. 93.1
o A veces no aparecen los botones mencionados. Fig. 93.2
o Dar click en Anexos se visualizan los anexos correspondientes. . Fig. 93.3
o Dar click en Documentos al Administrado se visualizan los documentos del
Administrado y el estado del trámite. Fig. 93.4
Fig. 90
Fig. 91
Fig.91.1
Fig. 92
Fig. 92.1
Fig. 93
Fig. 93.1
Fig. 93.2
Fig. 93.3
Fig. 93.4
Fig. 95
Fig. 96
Fig. 97
Fig. 97.1
Fig. 98
Fig. 99
Fig. 100
Fig. 101
o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede imprimir. Fig.104
Fig. 102
Fig. 103
Fig. 104
Fig. 105
Fig. 106
Fig. 107
Fig. 108
Fig. 109
Fig. 110
Fig. 111
Fig. 112
Fig. 113
Fig. 114
Fig. 115
Fig. 116
Fig. 117
Fig. 118
o Dar click en Trámites Extornados por Área (lado izquierdo superior). Fig.119
o En el campo Área seleccionar el Área correspondiente. Fig.119
o En Fecha de Ingreso : Fig.120
o En los campos Desde y Hasta; ingresar los datos correspondientes. Fig.120
o Dar click en el botón Consultar. Fig.120
o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede
imprimir.Fig.121
Fig. 119
Fig. 120
Fig. 121
Fig. 122
Fig. 123
Fig. 124
Fig. 125
Fig. 126
Fig. 127
Contiene las opciones: Áreas, Cargos, Acciones, Estados, Procedimientos, Tipo de resultados,
Tipo de Documentos. Fig.128
Fig. 128
Fig. 129
Fig. 130
Fig. 131
Fig. 132
Fig. 133
Fig. 134
Fig. 135
Fig. 136
Fig. 137
Fig. 138
Fig. 139
Fig. 141
Fig. 142
Fig. 143
Fig. 144
Fig. 144.1
Fig. 144.2
Fig. 145
Fig. 146
Fig. 147
Fig. 148
Fig. 149
Fig. 150
Fig. 151
Fig. 152
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Tipo de Resultados. Fig. 153
o Dar click en Nuevo. Fig. 153
o En Detalle de Resultado: Fig. 154
o En los campos Descripción, ingresar el dato correspondiente. Fig. 154
o Dar click en el botón Grabar. Fig. 154
o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Usuario; en Detalle de Tipo de
Resultados: Fig. 155
o Se visualiza el detalle del Tipo de Resultados. Fig. 155
o Para editar dar click en Editar. Fig. 155
o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea
eliminar y Cancelar sino se desea. Fig. 155.1
Fig. 153
Fig. 154
Fig. 155
Fig. 155.1
Fig. 157
Fig. 158
Fig. 159