Manual de Procedimientos de Transporte

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

DIVISIÓN DE LOGÍSTICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
TRANSPORTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRANSPORTE
Santa Tecla, 09 Junio de 2008

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACCION
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRANSPORTE Páginas:
3 de 84
ÍNDICE
CONTENIDO PÁG.
INTRODUCCIÓN............................................................................................................. 5
I. OBJETIVO…………….......................................................................................... 6
II. BASE LEGAL........................................................................................................ 6
III. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS................................................ 6
IV. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS.................................................. 14
ANEXOS
Anexo Nº 1
Formulario de Programación Semanal de Misiones Oficiales.................................................... 42
Instructivo de llenado de Formulario de Programación Semanal de Misiones Oficiales..............43
Anexo Nº 2
Formulario de recepción y entrega de vehículos........................................................................ 45
Instructivo de llenado de formulario de recepción y entrega de vehículos….............................. 47
Anexo Nº 3
Acta de Ingreso de Vehículos………………................................................................................ 49
Instructivo de llenado de Acta de Ingreso de Vehículos……………………………….................. 52
Anexo Nº 4
Formulario de Control de Unidades de Transporte.................................................................... 55
Instructivo de llenado de Formulario de Control de Unidades de Transporte............................. 56
Anexo Nº 5
Formulario de Programación de Mantenimiento Preventivo de Vehículos................................. 58
Instructivo de llenado de la Programación de Mantenimiento Preventivo de Vehículos............ 59
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
4 de 84
Anexo Nº 6
Formulario de Control de Costos de Mantenimientos Preventivos y Correctivos de Vehículos. 61
Instructivo de llenado del Formulario de Control de Costos de Mantenimientos Preventivos
y Correctivos de Vehículos......................................................................................................... 62
Anexo Nº 7
Formulario de Entrega de Vehículo para Mantenimiento correctivo………................................ 64
Instructivo de llenado del Formulario de Entrega de Vehículo para mantenimiento correctivo.. 65
Anexo Nº 8
Ficha de Taller de Mecánica...................................................................................................... 67
Instructivo de llenado de Ficha de Talleres de Mecánica.......................................................... 68
Anexo Nº 9
Formulario de Requisición de Combustible................................................................................. 71
Instructivo de llenado del Formulario de Requisición de Combustible........................................ 72
Anexo Nº 10
Bitácora de Recorrido y Control de Combustible....................................................................... 74
Instructivo de llenado del Formulario de Suministro y Control de Combustible………............. 75
Anexo Nº 11
Formulario de Control de Devolución de Combustible................................................................ 77
Instructivo de llenado del Formulario de Control de Devolución de Combustible....................... 78
Anexo Nº 12
Formulario de Liquidación Mensual de Consumo de Combustible............................................. 80
Instructivo de llenado del Formulario de Liquidación Mensual de Consumo de combustible..... 81
Anexo Nº 13
Programación de Tramite de Refrenda Anual de Tarjeta de Circulación de los Vehículos........ 82
Instructivo de llenado la Programación de Tramite de Refrenda Anual de Tarjeta de
Circulación de los Vehículos………………………………………………………………………….. 83
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
5 de 84
INTRODUCCIÓN
El presente documento se refiere al manual de procedimientos del Área de Transporte de la

División de Logística de la Oficina General de Administración del Ministerio de Agricultura y
Ganadería, el cual se ha elaborado con el objetivo de contar con una guía que oriente al
personal del Área de Transporte sobre los pasos que implican sus procedimientos de gestión.
Asimismo orientar al personal en general sobre los pasos a seguir para acceder a los servicios
de dicha área de gestión.
Su contenido esta constituido por: el objetivo del manual, su base Legal que señala la
documentación legal aplicable, la Identificación de los procedimientos que se refiere a la ficha
descriptiva donde se detalla el nombre del procedimiento, su objetivo y su base legal especifica
y la descripción de procedimientos que expresa el orden, de manera lógica, detallada y
secuencial, en que se desarrollan las actividades de cada procedimiento y señala quiénes son
los responsables de su ejecución. Además en anexo se incluyen los formularios con su
correspondiente guía para completarlos.
Se espera que este documento sea de utilidad tanto para el Área de Transporte para el
desempeño de sus funciones, como para el resto de personal de las diferentes unidades del
Ministerio para orientarse sobre los pasos y requisitos de servicios de transporte en misiones
oficiales.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
6 de 84
I. OBJETIVO
Contar con una herramienta que oriente tanto al personal del Área de Transporte de la División
de Logística de la Oficina General de Administración sobre los pasos para realizar su gestión; y
al resto del personal de las diferentes unidades del Ministerio, sobre la forma de acceso a los
servicios que se prestan en el área de transporte; con el fin de agilizar y eficientizar la
prestación o atención de éste.
II. BASE LEGAL

La base legal en que se rige el Área de Transporte de la Oficina General de Administración del
Ministerio de Agricultura y Ganadería es la siguiente:
1. Reglamento Interno del Órgano Ejecutivo.

2. Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de
Agricultura y Ganadería.
3. Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
4. Ley de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.
5. Disposiciones Generales de Presupuesto. Art. 97, 149.
6. Reglamento para controlar el uso vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la
Republica.
7. Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos
del sector público de la Corte de Cuentas de la República.
III. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Atención a servicios de transporte de personal en misiones oficiales.
OBJETIVO:
Proveer a las diferentes unidades del Ministerio, del servicio de transporte necesario para
cumplir con sus respectivas misiones oficiales.
BASE LEGAL:
Reglamento para controlar el uso vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la
República. Art. 4
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
7 de 84

Asignación de unidades de transporte.
OBJETIVO:
Asignar las unidades de transporte de manera racional, ordenada y controlada de acuerdo a
las necesidades de cada una de las unidades organizativas.
BASE LEGAL:
Reglamento para controlar el uso de vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la
República. Art. 4

Control de unidades de transporte
OBJETIVO:
Controlar la disponibilidad de unidades de transporte con sus características y condiciones
para apoyar la toma de decisiones y rendición de cuentas sobre las mismas.
BASE LEGAL:
República. Art.3

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
8 de 84

Ingreso de unidades vehiculares (compra o donación)
OBJETIVO:
Realizar un control eficiente de los recursos de transporte del Ministerio e incorporar de
manera legal, ordenada y controlada las unidades vehiculares que se adquieran ya sea nuevo
o usado y en calidad de compra, préstamo o donación.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial Nº 61. Art. 16

República. Art. 3

Egreso de unidades de transporte (Descargo)
OBJETIVO:
Realizar un control eficiente de los recursos de transporte del Ministerio y realizar el egreso o
retiro de la disponibilidad de las unidades vehiculares por obsolescencia, robo o cualquier
otra causa justificada.
BASE LEGAL:
República. Art. 3
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4 y Art.28

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
9 de 84

Control de Expedientes y costos de unidades de transporte.
OBJETIVO:
Obtener un control cuantitativo y cualitativo por cada vehículo automotor con relación a los
costos de mantenimiento correctivo y preventivo.
BASE LEGAL:

Programación de mantenimiento preventivo de unidades de transporte.
OBJETIVO:
Planificar el mantenimiento de las unidades de transporte a fin de prolongar su vida útil y uso
para la gestión del Ministerio.
BASE LEGAL:
Reglamento para controlar la distribución de combustible en las entidades y organismos del
sector público de la Corte de Cuentas de la República. Art.2

Mantenimiento preventivo de unidades de transporte.
OBJETIVO:
Mantener en condiciones óptimas de funcionamiento las unidades de transporte, prevenir fallas
de las mismas y prolongar su aprovechamiento en beneficio de la gestión institucional.
BASE LEGAL:
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art.4, Art.5, Art.23 y
Art.25
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
10 de 84

Mantenimiento Correctivo de unidades de transporte.
OBJETIVO:
Corregir las fallas mecánicas de las unidades de Transporte a fin de mantener su buen
funcionamiento.
BASE LEGAL:
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art.4, Art.5, Art.23 y
Art.25

Programación de Necesidades de Combustible.
OBJETIVO:
Adquirir y suministrar el combustible de acuerdo a las necesidades de desplazamiento del
personal de las distintas unidades de Dirección y Administración del Ministerio en su respectivo
desempeño.
BASE LEGAL:
sector público de la Corte de Cuentas de la República. Art. 3
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art.30

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
11 de 84

Suministro y liquidación de Combustible.
OBJETIVO:
Suministrar el combustible de manera racional acorde a las necesidades institucionales y
mediante un control adecuado en la entrega y liquidación de éste.
BASE LEGAL:
sector publico de la Corte de Cuentas de la República. Art.3

Control de Combustible.
OBJETIVO:
Mantener un control sobre la adquisición, suministro, liquidación y existencia de combustible.
BASE LEGAL:
sector publico de la Corte de Cuentas de la República. Art.3
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 30, 31.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
12 de 84

Refrenda anual de tarjetas de circulación.
OBJETIVO:
Mantener los vehículos con las condiciones legales requeridas para su uso y circulación.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial según Decreto No. 61. Art.21

República. Art.2

Reponer a las unidades vehiculares de las condiciones legales requeridas para su uso y
circulación en caso de incidentes de deterioro, perdida o robo de tarjeta de circulación.
OBJETIVO:
Mantener las unidades vehiculares con los requisitos legales para su uso y circulación.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial según Decreto No. 61. Art.22

República. Art.2

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
13 de 84

Reasignaciones o reposición de placas.
OBJETIVO:
Reponer a las unidades vehiculares de las condiciones legales requeridas para su uso y
circulación, en caso de incidentes de deterioro, pérdida o robo de placa.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial según Decreto Nº 61. Art. 56-A

República. Art. 6

Aseguranza de Vehículos Automotores.
OBJETIVO:
Prevenir perdidas al patrimonio de unidades vehiculares del Ministerio; y cubrir gastos por
daños a bienes y terceros en caso de siniestros como: accidentes, hurto y robo. Así mismo
cumplir con la legislación aplicable al transito y seguridad vial.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Tránsito y Seguridad Vial No. 61 Art. 65
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Del Art. 43 al Art. 46

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
14 de 84

Asistencia en caso de accidente de transito.
OBJETIVO:
Asistir al personal del MAG en logística y seguimiento de trámites judiciales en caso de
accidentes con unidades vehiculares del Ministerio.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Transito y Seguridad Vial. Del Art. 176 al Art. 181

Asistencia en caso de Robo de Vehículos.
OBJETIVO:
Asistir al personal del MAG en logística y seguimiento de trámites judiciales en caso de hurto o
robo de unidades vehiculares del Ministerio.
BASE LEGAL:
Reglamento General de Transito y Seguridad Vial según Decreto No. 61 Art. 18

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
15 de 84
IV. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
1. Nombre del Procedimiento: Atención a servicios de transporte de personal en misiones

oficiales.
Paso
Responsable Actividad Observaciones
Nº
Envía al Área de Transporte solicitud adjuntando
Jefe de División
1 la programación de la misión que se realizara. Ver Anexo Nº 1
o Área
Solicitud firmada y sellada.
Delega a técnico de transporte para atender la
solicitud:
1. Verifica el tipo de misión que se realizará:
si es para varios días o un día revisa la
Coordinador del programación y entrega al técnico la solicitud
2 Área de de combustible, a la vez señala la cantidad de
Transporte combustible que se entregara.
2. Si es para traslado de personal a misión
oficial dentro del área metropolitana, se asigna
vehículo y motorista.
Se presenta al Área de Transporte con la

Técnico
solicitud de cupones combustible completamente
3 responsable de
llena y firmada por él y por su Jefe o Director.
la misión oficial
Recibe solicitud de cupones de combustible y
Encargado de entrega al técnico solicitante, la bitácora en la
4
combustible cual tendrá que detallar la fecha, el lugar y la
misión que se realizará.
Técnico del Área Entrega vehiculo a Técnico responsable de la
5 Ver Anexo Nº 2
de Transporte Misión oficial.
Encargado de Entrega cupones de combustible a Técnico
6
combustible responsable de la Misión oficial
Se presenta al Área de Transporte hacer entrega
Técnico del vehículo y a liquidar el combustible con sus
7 Responsable de respectivas facturas y bitácora firmada por el
la misión oficial técnico y por el jefe de la División o área.
Verifica através del formulario que el vehículo

Técnico del Área
8 este en buenas condiciones tal como se le Ver Anexo Nº 2
de Transporte
entregó.
Encargado de Recibe los cupones de combustible no utilizados
9
combustible y hace la liquidación del combustible.
Fin del Procedimiento
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
16 de 84
2. Nombre del Procedimiento: Asignación de unidades de transporte.
Paso
Nº
Solicita a Director de la Oficina
Director de la General de Administración la asignación de un
1
Oficina solicitante vehículo especificando el tipo y clase.
Recibe solicitud y la margina a la División de

Director de la
Logística, para verificar la disponibilidad de
2 Oficina General
vehículos automotores.
de Administración
Instruye al Coordinador del Área de Transporte
3 Jefe de Logística para verificar disponibilidad de vehículos.
Coordinador del Verifica la disponibilidad de vehículos e informa

4 Área de al Jefe de Logística.
Transporte
Informa a Director de Oficina General de
5 Jefe de Logística Administración.
Director de la
Decide e Informa Jefe de Logística.
6 Oficina General
de Administración
Revisa la solicitud, la margina al Jefe del Área
de Transporte e informa a encargado de Control
7 Jefe de Logística
y Legalización de Vehículos.
Encargado de Solicita a la persona, que será responsable del

Control y vehículo automotor copia de licencia de conducir
8
Legalización de la cual tiene que estar vigente.
Vehículos
Elaborara Acta de asignación del vehículo
automotor, en la cual se menciona el período de
Encargado de asignación, detalle del estado físico del vehículo
Control y con las responsabilidades que se asumen; dicha Ver Anexos
9
Legalización de acta será firmada y sellada por el jefe que Nº 3
Vehículos autoriza la asignación, por quien recibe y por
quien entrega el vehículo automotor.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
17 de 84
2. Nombre del Procedimiento: Asignación de unidades de transporte.
Paso
Nº
Encargado de
Control y
10 Entrega Vehiculo.
Legalización de
Vehículos
Entrega copia del acta de asignación del
Encargado de
vehículo automotor al solicitante y archiva el
Control y
11 acta original en el expediente correspondiente
Legalización de
del mismo.
Vehículos
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
18 de 84
3. Nombre del Procedimiento: Control de unidades de transporte.
Paso
Nº
Encargado de Registra las entregas y recepciones vehículos
Control y automotores a las diferentes Oficinas y Ver Anexos
1
Legalización de Direcciones. Nº 4
Vehículos
Al Final del mes revisa todas las actas de los
vehículos automotores que han sido recibidos
y entregados durante la fecha y conforme a
Encargado de Simultáneamente
ello actualiza el inventario de los vehículos
Control y se informa al
2 automotores y elabora Informe de los
Legalización de Área de Activo
movimientos realizados durante el mes, lo
Vehículos Fijo
firma y lo presenta al Coordinador del Área de
Transporte.
Coordinador del Entrega reporte de movimiento a Jefe de

3 Área de Transporte Logística.
Revisa reporte, valida y presenta a Director de

Jefe de Logística
4 la OGA.
Encargado de
Control y Anexa copia de inventario en el archivo del
5 Legalización de Área de Transporte.
Vehículos

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
19 de 84
4. Nombre del Procedimiento: Ingreso de unidades vehiculares (Por compra o donación)
Paso
Nº
Recibe notificación de entrega de vehículo
para flota del Ministerio e instruye Jefe de
Logística.
a) Si es por donación se recibe documentación

Director de la Oficina sobre el vehículo con placas MI de cualquier
1 General de proyecto liquidado u organismo.
Administración
b) Si es nuevo recibe la documentación de
compra de vehículos y remite al Área de
Transporte y Área de Activo Fijo, para que sea
incorporado al inventario.
Da instrucciones a los Encargados del Área de

Inventarios y Área Transportes, para que se
2 Jefe de Logística coordinen la recepción de los vehículos
automotores.
Encomienda recepción y tramites a Encargado

Coordinador del
3 de Control y Legalización de Vehículos.
Área de Transporte
Recibe documentación:
a) Si, es usado de cual proyecto liquidado.

Si no trae la
Recibe documentación de traspaso del
tarjeta de
vehículo y revisa que las refrendas estén
Encargado de circulación o
actualizadas y que tengan las placas
Control y placa debe de
4 originales. Además si es donación de
Legalización de realizarse el
organismo internacional sigue el paso 5
Vehículos tramite
correspondiente
b) Si es nuevo recibe copia de factura y
documentación de compra (Testimonio de
compra venta) y pasa al paso 7 literal ¨b¨.
Gestiona ante las oficinas de Aduana, el

Encargado de
trámite de liberación de franquicia, para
Control y
5 obtener la declaración de mercancía a favor
Legalización de
del MAG.
Vehículos
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
20 de 84
4. Nombre del Procedimiento: Ingreso de unidades vehiculares (Por compra o donación)
Paso
Nº
Encargado de Prepara documentación para solicitar el
Control y traspaso y cambio de placas de MI a Nacional
6
Legalización de ante las oficinas de SERTRACEN.
Vehículos
a) Si es usado procede a tramitar el traspaso a
favor del MAG, ante las oficinas de
Encargado de
SERTRACEN.
Control y
7
Legalización de
b) Si es nuevo se tramita ante la oficina de
Vehículos
SERTRACEN la solicitud de matrícula inicial.
Encargado de
Control y Remite hojas de Adeudo, para solicitud del
8 Legalización de pago ante las oficinas de SERTRACEN.
Vehículos.
Encargado de
De conformidad a la documentación, solicita
Control y
pago ante la Unidad Financiera, previa
9 Legalización de
verificación de Activo Fijo.
Vehículos.
Encargado de
Control y
Verifica y recibe la tarjeta de circulación y las
10 Legalización de
placas del vehiculo.
Vehículos.
Encargado de
Remite copias de actas, y tarjetas de
Control y
circulación, al Área de Inventario, para que
11 Legalización de Ver Anexo Nº 4
ésta las remita a la Área Contable.
Vehículos.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
21 de 84
5. Nombre del procedimiento: Egreso de Unidades de Transporte (descargo)
Paso
Responsable Actividad Observación
Nº
Solicita al Coordinador del Área de Transporte el
Director de la
detalle de los vehículos automotores propiedad del
1 Oficina General
Ministerio que se encuentran fuera de servicio y
de Administración
que ya no son reparables
Solicita al Encargado de Control de Costos y a los
encargados de Transporte o de Activo Fijo de las
Coordinador del demás dependencias, el listado de los vehículos
2 área de que se encuentran fuera de servicio, por ser
Transporte demasiado onerosa su reparación, los expedientes
de los vehículos, y la cotización de la reparación
no efectuada por ser demasiado onerosa.
Prepara el listado de los vehículos que se
Encargado del encuentran fuera de servicio cuya reparación es
3
control de costos demasiado onerosa, y lo remite con las
de reparaciones cotizaciones y los expedientes de los vehículos al
Coordinador del área de transporte.
Revisa la documentación recibida del Encargado
del Control de Costos de Mantenimiento y solicita
Coordinador del
al Encargado de Control y Legalización de
4 área de
vehículos el estatus legal y de seguro de los
Transporte
vehículos identificados en la condición de no
reparables.
Establece el estatus legal y de seguros,
contratados así como su vencimiento, de los
Encargado del
vehículos y en coordinación con el Área de Activo
Control y
5 Fijo, con base al valor en libros, antigüedad, y
Legalización de
estado físico del vehículo califican la condición de
vehículos
éste y remiten dicha información al Coordinador
del Área de Transporte.
Consolida y analiza la información recibida y
Coordinador del propone al Director de la Oficina General de
6 área de Administración, la autorización del listado de
Transporte unidades de transporte a descargar y solicita
instrucciones para iniciar proceso, conforme a la
normativa vigente.
Director de la Propone al Ministro o Delegado sobre los bienes a
7 Oficina General descargar y solicita el visto bueno para realizar la
de Administración permuta o subasta de los bienes.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
22 de 84
5. Nombre del procedimiento: Egreso de Unidades de Transporte (descargo)
Paso
Responsable Actividad Observación
Nº
Ministerio o Autorizan el descargo de los bienes y definen el
8
Delegado proceso ha seguir con estos
Director de la Instruye al Coordinador del Área de Transporte

9 Oficina General sobre el proceso a seguir, para que proceda a
de Administración desagregarlos de la flota disponible.
Instruye al Encargado de Activo Fijo sobre el

proceso a realizar, para que realice la ubicación,
Coordinador del clasificación, las investigaciones de mercado
10
área de pertinentes y la valuación de los bienes. Y
Transporte finalmente trámite ante la Dirección General de
Presupuesto, la ratificación de los precios de los
bienes.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
23 de 84
6. Nombre del Procedimiento: Control de expedientes y costos de unidades de transporte.
Paso
Nº
Entrega a encargado de control de costos la
Coordinador documentación siguiente: presupuesto,
1 del Área de requisiciones, orden de compra y fotocopia de
Transporte factura.
Encargado Recibe la documentación y apertura el expediente

2 Control de por cada unidad de transporte.
costos
Registra en el sistema los costos unitarios y totales
Encargado de
del servicio o compra de accesorios detallándolo
3 Control de
según sea el caso.
costos
Archiva la documentación en forma individual
Encargado
identificando cada expediente con el número de
4 Control de
placa.
costos
Encargado Elabora informe los primeros tres días de cada
5 Control de mes.
costos
Encargado Envía original firmado y sellado al Coordinador del
6 Control de Área de Transporte y archiva copia.
costos
Verifica que los repuestos y piezas sustituidas a los
Encargado de vehículos en el mantenimiento realizado por los
Control de talleres, sean entregados por estos, según las
7
costos. requisiciones respectivas, los cuales son
trasladados a la bodega de repuestos usados.
Al final de cada mes, o máximo cada tres meses, Firman el acta,

según la cantidad de repuestos usados que se el Director de la
Encargado de tengan acumulados, prepara un acta de descargo OGA, de un
Control de de dichos repuestos para su respectiva destrucción. representante
8
costos. Concluido el proceso manda a botar dichos de Activo Fijo y
repuestos y archiva el acta correspondiente. el encargado de
control de
costo.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
24 de 84
7. Nombre del Procedimiento: Programación de mantenimiento preventivo de unidades de

transporte.
Paso
Nº
Coordinador Realiza la cuantificación de vehículos automotores
1 del Área de para su diagnóstico
Transporte
Elabora la programación de los mantenimientos
Coordinador
preventivos de las unidades de transporte para el
2 del Área de Ver Anexo Nº 5
año fiscal entrante.
Transporte
Realiza el cuadro de estimación de costos por
Coordinador
unidad y lo remite a al Director de la Oficina
3 del Área de
General de Administración.
Transporte
Director de la
Recibe programación la analiza y aprueba y la
Oficina General
4 envía al Técnico enlace OACI - OGA.
de
Administración
Recibe la programación y elabora el plan de
Mantenimiento preventivo de las unidades de
Técnico enlace transporte, consolida el plan de compras de la
5
OACI - OGA Dirección y Administración Institucional y lo envía a
la Oficina General de Administración.
Recibe el plan de mantenimiento de las unidades

Director de la de transporte y lo envía a la Unidad Adquisiciones y
Oficina General Contrataciones con la finalidad que sea
6
de incorporado en el presupuesto del Plan de
Administración Compras Institucional.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
25 de 84
8. Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo de vehículos.
Paso
Nº
Verifica la disponibilidad o asignación
presupuestaria en este rubro, y verifica la
Coordinador del
programación de mantenimientos de vehículos Ver Anexo
1 Área de
automotores para ver si esta incluida la unidad de Nº 6
Transporte
transporte a reparar.
Realiza las especificaciones y requerimientos para

Coordinador del
la contratación del servicio e informa al Director de
2 Área de
la Oficina General de Administración
Transporte
Director de la
Oficina General Remite requerimientos con especificaciones a la
3
de OACI
Administración
Director Oficina Realiza el proceso de contratación del taller de

4 de Adquisiciones mecánica, a través de las gestiones legales según
y Contrataciones el monto a licitar.
Director Oficina Informa al Área de Transporte el nombre del taller

de Adquisiciones que gano la licitación para el mantenimiento de los
5
y Contrataciones vehículos automotores.
Encargado de
Informa al usuario del vehículo automotor el día,
Control de
lugar y hora, que tiene que enviar la unidad de
6 Costos de
transporte al taller.
vehículos.
Usuario y
Lleva el vehiculo al taller o llama a taller para
Encargado de
7 realizar entrega de vehiculo.
Transporte
Recibe, repara el Vehiculo y coloca viñeta de

Empleado del
kilometraje y fecha de próximo mantenimiento. Si el
8 Taller
taller no tiene formulario se usa el Anexo Nº 7
Recibe de conformidad, verifica mantenimiento y

Usuario
estado físico del vehiculo, se revisan los accesorios
Y Jefe de Área
9 y se reciben repuestos reemplazados, se levanta
de Transporte
acta de recibido y se firma.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
26 de 84
8. Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo de vehículos.
Paso
Nº
Jefe de área de Entrega repuestos usados reemplazados al
10
transporte Encargado de Control de Costos.
Si se cuenta
con las facturas
Jefe de área de
11 Envía acta de reparación a la OACI se anexan las
transporte
copias al acta
de reposición.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
27 de 84
9. Nombre del Procedimiento: Mantenimiento correctivo de vehículos.
Paso
Nº
Usuario de la Reporta la falla del vehículo automotor al
1 unidad de Coordinador del Área de Transporte.
Transporte
Recibe reporte en el cual se describe la falla del
Coordinador del vehículo y verifica el banco de datos de talleres que
2 Área de han sido precalificados. Lo realiza a través de la
Transporte ficha de taller de mecánica.
Verifica la unidad de transporte y la envía a taller

Coordinador del para su diagnóstico. Si el vehículo que presenta
3 Área de falla esta fuera de la institución se manda a
Transporte remolcar posteriormente se envía al taller.
Recibe presupuesto lo analiza y solicita el

Coordinador del
expediente del vehículo al encargado de control de
4 Área de
costos de vehículos.
Transporte
Encargado de
Entrega el expediente del vehículo.
5 control de
costos
Coordinador del Recibe expediente lo analiza y verifica que no exista
Ver Anexo
6 Área de otra reparación similar a la solicitada en el
Nº 7
Transporte presupuesto.
Coordinador del
Informa al solicitante que requiere el servicio. Ver Anexo
7 Área de
Nº 8
Transporte
Elabora Requisición del servicio de reparación de la
Usuario de unidad de transporte y la remite al Coordinador del
8
Transporte Área de Transporte.
Coordinador del Firma y sella de acuerdo a la base de la requisición,

9 Área de y envía al que solicita certificación de fondos.
Transporte
Recibe la requisición, certifica disponibilidad a
Técnico de la
través de la firma y sello; la devuelve al Área de
10 Unidad
Transporte.
Financiera
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
28 de 84
9. Nombre del Procedimiento: Mantenimiento correctivo de vehículos.
Paso
Nº
Coordinador de
Remite requerimiento a Director de la Oficina
11 Área de
Transporte
Director de la
Oficina General
12 Autoriza requerimiento y remite a la OACI.
de
Administración
Realiza el procedimiento de adquisiciones e informa
Técnico de la
13 a Coordinador del Área de Transporte.
OACI
Coordinador del
Da visto bueno al presupuesto, consulta el historial
14 Área de
de costos.
Transporte
Coordinador del Envía el vehículo al taller de mecánica para que sea
15 Área de reparado.
Transporte
Recibe la unidad de transporte con sus respectivos
documentos y formularios, se corrigen todas las
Empleado del Ver Anexo
16 fallas y envía factura al Coordinador del Área de
Taller Automotriz Nº 7
Transporte.
Firma y sella factura aceptando el servicio y luego la

Coordinador del
envía a la Unidad Financiera institucional para su
17 Área de
cancelación.
Transporte
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
29 de 84
10. Nombre del Procedimiento: Programación de necesidades de combustible.
Paso
Nº
Elabora la Proyección de compra de combustible
Diesel y Gasolina para el año fiscal entrante, para
lo cual toma de base el consumo de combustible
Coordinador del gasolina y diesel que ha tenido la flota de
1 Área de vehículos automotores, durante el año en curso, y
Transporte entrega copia al encargado de combustible y
envía el original a la Oficina General de
Administración para su aprobación.
Director de la Recibe proyección de combustible, la analiza y

2 Oficina General aprueba y entrega a técnico enlace OGA-OACI.
de Administración
Incorpora programación a Plan de compra de
Dirección y Administración Institucional: UP1,
Técnico enlace
3 consolida plan y presenta a Director de la Oficina
OGA - OACI
Director de la
Oficina General Recibe plan consolidado aprueba y remite a
4
de Administración OACI.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
30 de 84
11. Nombre del Procedimiento: Suministro y Liquidación de Combustible.
Paso
Nº
Solicitante de Retira requisición de combustible en el Área de
1
Combustible. Transporte.
Presenta requisición completamente llena y
Solicitante de autorizada por el jefe de Área, anexando Ver Anexo
2
Combustible. programación semanal de actividades. Nº 9
Recibe requisición con su respectiva

documentación, la cual no debe tener errores de
escritura, borrones o tachaduras a la vez verifica
los datos de la programación semanal y asigna
Responsable de
3 cupones de combustible, pero antes de entregar el
Combustible
combustible verifica que no tenga ninguna
liquidación pendiente, caso contrario no se entrega
el combustible solicitado.
Prepara el número de cupones de combustible a

entregar los cuales tienen que ir firmados y
Responsable de
4 sellados por él y anota la numeración en formulario
Combustible
de requisición.
Anota en la requisición el número correlativo de

Responsable de
5 egreso.
Combustible
Responsable de Entrega los cupones de combustible al solicitante.
6
Combustible
Recibe cupones de combustible, verifica que sea la
Solicitante de misma información de la requisición y firma de
7
Combustible. recibido en el original y copia.
Recibe original de requisición firmada por el

Responsable de solicitante y le entrega la copia y luego procede a
8
Combustible registrarlo en el sistema mecanizado.
Registra kilometraje de salida en la bitácora del

Solicitante de Ver Anexo
9 vehículo automotor.
Combustible. Nº 10
Se presenta a la estación de servicio a solicitar el
Solicitante de combustible de conformidad a los cupones
10
Combustible. recibidos.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
31 de 84
11. Nombre del Procedimiento: Suministro y Liquidación de Combustible.
Paso
Nº
Al finalizar la misión se presenta al Área de
Transporte para realizar la liquidación del
Solicitante de
11 combustible y devuelve cupones si en caso le
Combustible.
hubiesen sobrado.
Recibe la liquidación de combustible verificando

que la factura lleve el nombre de la institución, si es
crédito fiscal o consumidor final, número de placa,
Encargado del número correlativo de cupones o vales de
12 Control de combustible, además presenta la bitácora donde Ver Anexo Nº 8
Combustible muestra el kilometraje recorrido. Si devuelve
cupones de combustible le da ingreso en el control
de combustible.
Encargado del Envía la documentación de facturas originales al

13 Control de Área contable y Archiva la copia al final de cada
Combustible mes.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
32 de 84
12. Nombre del Procedimiento: Control de Combustible.
Paso
Nº
Le avisa al Coordinador del Área de Transporte
para que se hagan presentes a la compañía que
1 Jefe de la OACI gano la licitación del combustible para que retiren
los vales de combustible.
Delega al Encargado del Control y Suministro de

Coordinador del
Combustible para que retire los cupones del
2 Área de
combustible en la compañía respectiva.
Transporte
Encargado de Se hace presente a la empresa y recibe los
3 Control de cupones de combustible y los entrega a
Combustible encargado de bodega.
Encargado de Da ingreso al total de cupones de combustible a
4
Bodega bodega.
Encargado de
Realiza un requerimiento de salida de bodega de
5 Control de
cierta cantidad de cupones de combustible.
Combustible
Ingresa por separado en el sistema del control de
Encargado de combustible los cupones, registrando así la Ver Anexos
6 Control de cantidad recibida y la numeración de los cupones Nº 10, Nº 11 y
combustible que comprenden. Nº 12
Encargado de
Ordena los cupones de combustible recibido y
7 Control de
los almacena en la caja fuerte.
Combustible
Encargado de
Entrega cupones de combustible conforme a las
8 Control de
solicitudes.
Combustible
Encargado de
9 Control de Registra la entrega de cupones de combustible.
Combustible
Establece saldos de cupones de combustible y
Encargado de envian informes sobre movimientos mensuales al
10 Control de Jefe del Área de Transporte, Jefe de Logística y
Combustible Director de la Oficina General de Administración

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
33 de 84
13. Nombre del Procedimiento: Refrenda anual de tarjetas de circulación.
Paso
Nº
Elabora Programación para el mes que
Encargado de
corresponde el pago para refrendar tarjetas
Control y
1 de los vehículos automotores propiedad del Ver Anexo Nº 13
Legalización de
Ministerio.
Vehículos
En los tres primeros días del mes
Encargado de correspondiente, solicita a SERTRACEN, las
Control y hojas de Adeudo para la elaboración de
2 .
Legalización de requisición la cual es enviada al Área de
Vehículos Activo Fijo.
Recibe requisición con el detalle de todos los

vehículos automotores que se les va a
refrendar la tarjeta de circulación y revisa que
Técnico del Área de todos estos se encuentren activos en el
3
Activo Fijo Inventario de los Bienes de la Institución,
firma y sella de visto bueno y luego los remite
nuevamente al Área de Transporte.
Recibe el inventario de los vehículos

Encargado de
automotores que se les va a refrendar las
Control y
4 tarjetas de circulación y solicita a la Unidad
Legalización de
Financiera los fondos.
Vehículos
Recibe programación y envía solicitud al
Coordinador del Área Director de Oficina General de
5
de Transporte Administración.
Director de la Recibe y gestiona la solicitud de fondos, ante

6 Oficina General de la unidad financiera correspondiente, para la
Administración reserva de fondos.
Remite al Encargado de Control y
Técnico de la Unidad Legalización de Vehículos el cheque
7 Financiera certificado a nombre de la Dirección General
Institucional de Tesorería.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
34 de 84
13. Nombre del Procedimiento: Refrenda anual de tarjetas de circulación.
Paso
Nº
Recibe cheque certificado y luego se presenta
Encargado de
a la oficina de SERTRACEN donde realiza el
Control y
8 pago, verifica datos de las tarjetas y las
Legalización de
recibe.
Vehículos
Encargado de
Presenta factura a la Unidad Financiera o
Control y
9 Encargado de Fondo Circulante para su
Legalización de
liquidación.
Vehículos
Encargado de
Control y Entrega tarjeta de circulación a responsables
10
Legalización de de las unidades de transporte.
Vehículos
Responsable de la
11 Firma y sella de recibido
unidad de transporte
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
35 de 84
14. Nombre del Procedimiento Reposición de Tarjeta de Circulación de Vehículos

Automotores.
Paso
Nº
La persona que
extravío la
Solicita a Director OGA reposición de tarjeta, tarjeta de
1 Jefe o Director exponiendo las causas. circulación será
la responsable
del pago del
trámite.
Director de la Remite solicitud al Área de Transporte
2 Oficina General de autorizando que se realice el trámite.
Administración
Recibe solicitud, revisa, instruye y a la vez la
Coordinador del Área remite al Encargado del Control de
3
de Transporte Legalización de Vehículos.
Encargado de
Control y Presenta denuncia a la PNC (División de Delegado con
4
Legalización de Protección al Transporte) poder.
Vehículos
Encargado de
Control y Recibe solicitud la cual presenta a la oficina de
5
Legalización de SERTRACEN.
Vehículos
Persona responsable Se presenta ante el Encargado de Legalización
del extravío de la de Vehículos del Área de Transporte para
6
tarjeta o placas del entregar el dinero por el trámite de la nueva
vehículo tarjeta de circulación.
Encargado de Presenta documentación y pago de trámite
Control y ante SERTRACEN, y recibe la nueva tarjeta de
7
Legalización de circulación.
Vehículos
Encargado de
Control y Entrega tarjeta de circulación a responsable de
8
Legalización de la unidad de transporte.
Vehículos
Responsable de la
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
36 de 84
15. Nombre del Procedimiento: Solicitud de Reposición de Placas de Vehículos Automotores.
Paso
Nº
Solicita al Director de Oficina General de La persona que
Administración tramite ante SERTRACEN la extravío las
reposición de la placa. placas será la
1 Director o Jefe
responsable del
pago del
trámite.
Director de la Oficina Remite solicitud al Área de Transporte
2 General de autorizando que se realice el trámite.
Administración
Recibe solicitud, revisa e instruye al Encargado
Coordinador del Área
3 del Control de Legalización de Vehículos.
de Transporte
Encargado de
Control y Presenta denuncia a la Policía Nacional Civil Delegado con
4
Legalización de (División de Protección al Transporte) poder.
Vehículos
Recibe solicitud verifica y adjunta aviso a PNC,
Encargado de se deben de cumplir todos los pertinentes y
Control y luego se presenta a la oficina de SERTRACEN,
4
Legalización de a la vez le solicita el pago total del costo de las
Vehículos placas a la persona responsable del extravío.
Se presenta ante el Encargado de Legalización

Persona responsable
de Vehículos del Área de Transporte para
5 del extravío de las
entregar el dinero por el trámite de las nuevas
placas del vehículo
placas.
Encargado de Presenta documentación y pago de trámite
Control y ante SERTRACEN, y recibe las nuevas placas
6
Legalización de del vehículo, con nueva numeración y nueva
Vehículos tarjeta de circulación.
Encargado de
Entrega nuevas placas y nueva tarjeta de
Control y
7 circulación a responsable de la unidad de
Legalización de
transporte.
Vehículos
Responsable de la
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
37 de 84
16. Nombre del Procedimiento: Aseguranza de Vehículos Automotores.
Paso
Nº
Solicita al encargado de control y legalización
Coordinador del
de vehículos automotores, el listado de
1 Área de
vehículos a asegurar.
Transporte.
Prepara el listado de los vehículos
Encargado de
automotores clasificándolos por modelo, año y
Control y
2 valor a asegurar y lo presenta a Coordinador
Legalización de
de Transporte.
Vehículos
Coordinador de
Área de
3 Presenta listado a Jefe de Logística.
Transporte
Revisa listado, valida y presenta al Director de

Jefe de Logística
4 la Oficina General de Administración.
Director de la Aprueba y remite a la OACI.

Oficina General
5
de Administración
Solicita al encargado de control y legalización

Técnico de la
de vehículos, que coordine con la aseguradora
Oficina
para la verificación física y toma de fotografías
6 Adquisiciones y
de los vehículos automotores que serán
Contrataciones
asegurados.
Institucional
Encargado de Se hace presente ante la Compañía
Control y Aseguradora con el o los vehículos
7
Legalización de automotores para la toma de fotografías
Vehículos
Empleado de la Remite a la OACI, las tarjetas que acredita la
8 compañía aseguranza del o los vehículos automotores.
aseguradora
Técnico de la
Oficina
Remite las tarjetas a la encargada del control y
9 Adquisiciones y
legalización de los vehículos automotores.
Contrataciones
Institucional
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
38 de 84
16. Nombre del Procedimiento: Aseguranza de Vehículos Automotores.
Paso
Nº
Procede a la entrega de las tarjetas a cada
responsable del vehículo automotor asignado
Encargado de
contra entrega de la anterior. La tarjeta tiene
Control y
11 que ser presentada en caso de accidente a la
Legalización de
compañía aseguradora para su trámite
Vehículos
respectivo.
Solicita a la compañía aseguradora, una charla

Director de la para los señores motoristas, con el objetivo de
Oficina General dar a conocer los requisitos que se tienen que
12
de Administración cumplir en caso de accidente o robo de
vehículos automotores.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
39 de 84
17. Nombre del Procedimiento: Asistencia en Accidente de Transito.
Paso
Nº
En caso de
resultar
lesionado el
Conductor o En caso de salir ileso del accidente, solicitará Conductor o
1 Responsable del inspección a la Policía Nacional Civil y dará Responsable
vehículo. aviso a la Compañía Aseguradora. del Vehiculo. Se
omite paso 1, 2
y 3.
Conductor o Comunica al Jefe del Área de Transporte y le

2 Responsable del solicita apoyo para movilizar el vehículo.
vehículo.
Presenta por escrito un informe del accidente, al
Conductor o
Director de la Oficina General de Administración
3 Responsable del
y al Jefe inmediato.
vehículo.
Recibe informe y lo remite a la Oficina de
Director de la
Asistencia Jurídica y al Coordinador del Área de
4 Oficina General de
Transporte.
Administración
Recibe informe y lo margina al encargado del
Coordinador del
5 control y legalización de vehículos.
Área de Transporte
Director o Técnico
Representa al Ministerio de Agricultura y
de la Oficina de
6 Ganaderia en trámite judicial.
Asistencia Jurídica.
Encargado Control Coordina con Director o Técnico de la Oficina de

y Legalización de Asistencia Jurídica, para conocer resolución y
7
Vehículos. tramita cobro de seguro, esto si procede.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
40 de 84
18. Nombre del Procedimiento: Asistencia en Robo de Vehículos Automotores.
Paso
Nº
Debe notificar de inmediato a:
Responsable del a) Policía Nacional Civil
1 vehículo automotor b) Compañía aseguradora
asignado c) Jefe Inmediato
d) Coordinador del Área de Transporte
Responsable del Presenta reporte al Director de la Oficina
2 vehículo automotor General de Administración y Coordinador de
asignado Área de Transporte.
Director de la Oficina Envía reporte a Oficina de Asistencia Jurídica
4 General de y al Coordinador del Área de Transporte.
Administración
Jefe de la Oficina de Recibe reporte y asiste en trámites judiciales.
5
Asistencia Jurídica.
Instruye a Encargado de Control y
Coordinador del Área
6 Legalización de Vehículos, proceder a tramites
de Transporte.
de recuperación del vehiculo o de su valor.
a) En el caso que el vehículo automotor
robado se encuentre pero sin placas y tarjeta
de circulación, se inicia con el procedimiento
de extravió ante la Policía Nacional Civil, y
SERTRACEN, para que se reasigne un nuevo
Encargado del
número de tarjeta de circulación. (Pasos 8, 9 y
Control y
7 10)
Legalización de
Vehículos
b) Si el vehículo automotor no es recuperado y
esta asegurado y teniendo la notificación de la
Fiscalía General de la República se procede al
cobro del seguro. (Pasos 11, 12 ,13 y 14.)
Si aparece vehículo automotor será llevado a

Encargado del experticia en los casos siguientes: cuando
Control y presenten alteraciones de motor o chasis, por
8
Legalización de sustitución de motor o chasis, para determinar
Vehículos la propiedad del vehículo automotor.
Al obtener la experticia, es transferida a las

Encargado del
oficinas de SERTRACEN, en ocho días, para
Control y
10 poder presentar solicitud de trámites
Legalización de
requeridos para su activación.
Vehículos
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
41 de 84
18. Nombre del Procedimiento: Asistencia en Robo de Vehículos Automotores.
Paso
Nº
Recibe el informe y solicita las fotocopias de
Encargado de documentos personales del responsable de la
Control y unidad y las presenta a la compañía
11
Legalización de aseguradora, esto aplica, si el vehiculo esta
Vehículos asegurado. Pasar al paso Nº 12
Se presenta ante la compañía aseguradora,

para coordinar la Indemnización por parte de
Encargado de la Aseguradora previo estudio, y
Control y determinación, en el caso de haber sido robo,
12
Legalización de los documentos serán presentados a la
Vehículos Fiscalía General de la República, del proceso
judicial.
Al obtener el resultado final del proceso

Encargado de
judicial, se presenta el documento, ante la
Control y
13 Compañía Aseguradora para que esta proceda
Legalización de
a la indemnización.
Vehículos
Solicita el pago del deducible del monto
En caso que el
asegurado
Encargado de conductor
Control y resulte
14 Solicita el pago del deducible del monto
Legalización de responsable del
asegurado al responsable
Vehículos robo del
vehiculo
Dependiendo del caso:
a) Entrega cheque por valor de la

Compañía
15 indemnización.
Aseguradora
b) Entrega de unidad de transporte.
a) Se ingresa a Tesorería.
Encargado de
Control y b) Se envía al Área de Inventarios, para que
16
Legalización de realice el descargo y cargo del nuevo vehículo
Vehículos automotor con sus respectivas características.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
42 de 84
ANEXOS
ANEXO Nº 1
FORMULARIO TRA-001:
PROGRAMACIÓN SEMANAL DE MISIONES OFICIALES
Fecha: _(1)___________________________ Semana del__(2)_____ al ________ de____________ de_______
Oficina:__(3)________________________ Tipo de Combustible:_(4)___________ Placa del vehículo automotor:__(5)_______
Equipo No.__(6)__________ Clase:_(7)___________ Marca:_(8)___________ Año:_(9)_____________
FECHA DEPARTAMENTO E INSTITUCIÓN A ACTIVIDAD A REALIZAR

(10) VISITAR (12)
(11)
F:__(13)____________________________ F:__(14) ______________________________

Nombre: ____________________________ Nombre:______________________________
Técnico Responsable de la misión oficial Director o Jefe Responsable de la Oficina
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
43 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA PROGRAMACIÓN SEMANAL DE MISIONES

OFICIALES.
Objetivo.
Mejorar la prestación del servicio vehicular para realizar las misiones oficiales y el control del
consumo de combustible a través del uso del formulario de la liquidación de este, mediante la
utilización de formularios homogéneos y de fácil llenado.
Información Requerida.
1) Fecha: en este espacio debe escribir la fecha en que sé esta solicitando el combustible
para la realizar la misión oficial.
2) Semana del al: en este espacio debe escribir la fecha o el período que comprende la
programación desde el primer al último día.
3) Oficina: debe escribir en este espacio el nombre de la oficina que presenta la

programación semanal.
4) Tipo de combustible: en este espacio debe escribir el tipo de combustible que se utilizará
en la misión oficial.
5) Placa del vehículo: en este espacio debe escribir la placa del vehículo automotor que se
utilizará para realizar las misiones oficiales según la programación.
6) Equipo Nº: en este espacio debe escribir el No. de equipo que tiene el vehículo automotor,
el cual ha sido asignado por el área de inventario de la OGA.
7) Clase: en este espacio debe escribir la clase del vehículo automotor, la cual aparece en la
tarjeta de circulación.
8) Marca: en este espacio debe escribir la marca del vehículo automotor que se esta
programando para salir a la misión.
9) Año: debe escribir el año del vehículo automotor el cual aparece en la tarjeta de circulación
de éste.
10) Fecha: debe escribir la fecha en que se realizará la misión oficial.
11) Departamento e institución a visitar: debe escribir en este espacio el nombre del
departamento y de la institución donde van a realizar la misión oficial
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
44 de 84
12) Actividad a realizar: debe de escribir en este espacio el detalle de la actividad que va a
realizar.
13) Firma y nombre del técnico responsable: debe escribir la firma y el nombre del técnico
responsable de la misión oficial.
14) Firma y nombre del director o jefe responsable de la misión: Debe escribir la firma y
el nombre del Directo o jefe responsable de la oficina que encomienda la misión.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
45 de 84
ANEXO Nº 2
FORMULARIO TRA-002:
ENTREGA Y RECEPCION DE VEHICULO
CARACTERISTICAS DE LA UNIDAD
DESCRIPCION SI NO DESCRIPCION DESCRIPCION
Tarjeta de Circulación No. Inventario: (1) Modelo: (4)
Tarjeta de seguro vigente No. motor: (2) Clase: (5)
Marca: Tipo: (3) Placas: (6)
Color: Kilometraje de salida: (4) Kilometraje de ingreso: ( /)
ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS
DESCRIPCIÓN SI NO DESCRIPCIÓN SI NO DESCRIPCIÓN SI NO
Espejo lateral derecho Parabrisas y Trasero Llaves; motor ( ) puerta( ) baúl( )
Espejo lateral izquierdo Emblemas cantidad ( ) Llave de cruz o “L”
Espejo retrovisor Cristales de puertas Mica y Palanca para mica
Alfombras Cantidad ( ) Encendedor Extinguidor
Cricos (funcionan) Silvin y vía Derecho Triangulo ( ) Cono ( )
Pito Silvin y vía Izquierdo Cable pasa corriente
Viseras ( ) Tapasol ( ) Stop y vía derecho Caja de herramientas
Cinturones de seguridad Stop y vía izquierdo Bastón de seguridad
Antena Respaldo Placa delantera ( ) trasera ( )
Radio/Casetera/CD Asientos Batería Marca: ____________
Aire Acondicionado Tapón gasolina Logotipo del MAG
Manecillas Tapón de radiador Parlantes cantidad ( )
Molduras Tapón de aceite Defensa delantera( ) trasera ( )
Tacómetro ( ) Reloj ( ) Bayoneta aceite Bomba para aire con lámpara
ESTATUS DE LAS LLANTAS

DESCRIPCIÓN NUEVA ½ ¼ LISA DESCRIPCIÓN NUEVA ½ ¼ LISA
VIDA VIDA VIDA VIDA
Delantera derecha Trasera izquierda
Delantera izquierda Refacción
Trasera derecha Copas
Golpe = O Rayón = + Faltante = Ø COMBUSTIBLE CON EL

QUE SE ENTREGA.
R ⅛ ¼ ⅜½ ⅝ ¾ ⅞ F
COMBUSTIBLE CON EL
QUE SE RECIBE.
R ⅛ ¼ ⅜½ ⅝ ¾ ⅞ F
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
46 de 84
FECHA __/___/___ HORA:______ DE SALIDA FECHA__/___/___ HORA:______ DE INGRESO

(12) (13)
ENTREGA RECIBE ENTREGA RECIBE

F:________________ F:_________________ F:_______________ F:_________________
TECNICO DE QUIEN UTILIZA EL QUIEN UTILIZA EL TECNICO DE

TRANSPORTE (14) VEHICULO (15) VEHICULO (16) TRANSPORTE (17)
OBSERVACIONES:
____(18)_______________________________________________________________
______________________________________________________________________
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
47 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE ENTREGA Y RECEPCION DE

VEHICULOS.
Objetivo: Estandarizar los formularios de acta de entrega o recepción de vehículos automotores

propiedad del Ministerio, para tener un mejor control de la asignación de las unidades
automotores.
Instrucciones específicas:
1) Nº de Inventario: tiene que ponerse el número de inventario el cual es asignado por el área
de inventario.
2) Nº de Motor: es el número de motor que aparece en la tarjeta de circulación versus al

vehículo automotor.
3) Tipo: es el tipo de combustible que se utiliza en el vehículo automotor.
4) Kilometraje de salida: numero de kilómetros de recorridos antes de la salida.
5) Modelo: es el que aparece en la tarjeta de circulación del vehículo automotor.
6) Clase: es la clase de vehículo automotor la cual aparece en la tarjeta de circulación.
7) Placas: es el número de las placas del vehículo automotor que esta inventariando según
acta de asignación, entrega o donación.
8) Kilometraje de ingreso: numero de kilómetros de recorridos después de la salida.
9) En las secciones de ¨accesorios y herramientas¨ y ¨estatus de llantas¨: en estos

espacios debe de escribir una ¨x¨ si tiene o no los accesorios y herramientas el vehículo
automotor según corresponda, también se hace lo mismo con respecto a las llantas.
10) En la sección del combustible de con el que se entrega o con que se recibe se debe
sombrear la cantidad de combustible con la que cuente el vehiculo.
11) En el dibujo del vehiculo se debe usar marcar con la simbología que se presenta en
las partes del vehiculo.
12) Fecha y Hora de Salida: aquí se coloca la fecha y hora de salida del vehiculo.
13) Fecha y Hora de Ingreso: aquí se coloca la fecha y hora de entrada del vehiculo.
14) Firma y nombre: del Técnico de transporte que entrega el vehiculo.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
48 de 84
15) Firma y nombre: del personal a quien asigno el vehiculo.
16) Firma y nombre: del Técnico de transporte que recibe el vehiculo.
17) Firma y nombre: del personal que entrega el vehiculo asignado.
18) Observaciones: aquí se ponen todas las observaciones en el vehiculo.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
49 de 84
ANEXO Nº 3
Modelo de Acta para asignación y recepción de vehículos.
Se levanta la presente acta No. _(1)_______ a los ___(2)__días del mes de _________ de dos
mil _____, se reúnen en el Área de Transporte de la Oficina General de Administración del
Ministerio de Agricultura y Ganadería con motivo de (3)(Entrega) – (Recepción) de vehículo
automotor, el Sr. (a)__(4)____________ con funciones de __(5)________ destacado en la
oficina _(6)____________, y el (la) Sr. (a). _(7)____________ con cargo funcional
de__(8)___________ quien fue objeto, mediante Oficio No. _(9)_____ del día _ 10)___de
______de _________, firmado por el Lic. (Lcda.) Sr. __(11)____________________ Director de
la Oficina General de Administración, quien le ha conferido para recibir o entregar el vehículo
automotor con fundamento en el Art. 22 de Definiciones de Políticas y Procedimientos sobre
Activos de las Normas Técnicas de Control Interno emitida por la Corte de Cuentas de la
Republica de El Salvador.
Se procede según tarjeta de circulación del vehículo, a la verificación de las características

siguientes:
Nº Nº DE Nº DE CHASIS
Nº
PLACA CLASE MARCA MODELO AÑO MOTOR GRABADO
EQUIPO
(12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19)
Nº DE CHASIS VIN TIPO DE ORIGEN DEL PROPIETARIO
CAPACIDAD COLOR
COMBUSTIBLE BIEN
(20) (21) (22) (23) (24) (25)
Nº TARJETA DE CIRCULACIÓN MES DE REFRENDA VALOR $

(26) (27) (28)
El responsable del vehículo deberá entregar la tarjeta de circulación al Área de Transporte la

primera semana del mes de su vencimiento, para su reposición, de lo contrario tendrá que
pagar el valor de la multa correspondiente. Además queda totalmente prohibido el traslado de
este vehículo a otro empleado, solamente esta autorizado para la aprobación de traslados,
asignaciones y recepciones de vehículos el Director General de Administración de la Oficina
General de Administración, mediante los procedimientos legalmente establecidos.
Se hace del conocimiento al empleado que se le entrega la unidad de transporte que es única y
exclusivamente para uso oficial y debe cumplir de conformidad a lo establecido en el
Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería según los títulos y
capítulos siguientes: Título I Normas General, Capítulo I Objetivos y definiciones, Capitulo II de
la Clasificación de los Vehículos Automotores, Capítulo III de los Usos de los Vehículos
Automotores. Título IV Obligaciones, Prohibiciones y Responsabilidades de los Conductores y/o
Signatarios de los Vehículos Automotores, Capítulo I Obligaciones y Prohibiciones de los
conductores y/o Signatarios de los Vehículos Automotores, Capítulo II Prohibiciones de los
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
50 de 84
Conductores y/o Signatarios de los Vehículos Automotores. Capítulo III de las

Responsabilidades de los Conductores y/o Signatarios de los vehículos Automotores. Título V
de los Seguros, Accidentes de Transito, Robo o Hurto o Daño de los Vehículos Automotores,
Capítulo II de los Accidentes de Transito, Robo y Hurto y Otros Daños de los Vehículos
Automotores. Y Art. 21 Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación
del Capítulo III Normas Relativas a las Actividades de Control, Normas Técnicas de Control
Interno de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador.
Observaciones:
1. Esta acta se extiende, por triplicado por la encargada de la Legalización y Fiscalización

de vehículos automotores del Área de Transporte de la Oficina General de
Administración que ha realizado la inspección inicial. Si el acta es favorable. Una de las
copias será entregada al archivo del Área de Transporte; otra será remitida al empleado
que se le ha entregado o ha recibido la unidad de transporte y la tercera copia será
entregada al jefe de la División de Logística o en su ausencia al Director de la Oficina
General de Administración
2. Si el acta es desfavorable, se prohíbe solicitar una nueva inspección hasta que el
vehículo sea reparado o se entreguen por completo todas las herramientas que le
fueron entregadas cuando se le asigno la unidad de transporte.
Si el vehículo automotor presentare algún golpe, rayón, faltante de algunas de sus piezas o
emblema debe señalarse a través de la siguiente simbología:
= Golpe, = Rayón, = Faltante

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
51 de 84
Descripción de la situación actual de la recepción o entrega del vehículo

automotor: (29)
SÍ
DETALLE SÍ NO DETALLE NO
(Nº)
Radio Llanta de repuesto
Cassetera Mica: mecánica
Encendedor Llave cruz
Pito Palanca para mica
Espejo interior Triángulos
Antena Silvines
Parlantes Batería
Aire acondicionado Tapón de combustible
Reloj Cricos (funcionan)
Tacómetro Extinguidor
Cinturones de seguridad Bitácora
Estado tapicería asientos Estado de chapas
Estado de los vidrios (parabrisas Llaves:motor ( ) puerta ( )
delantero, trasero y puertas) baúl ( )
Espejo exterior izquierdo Stop trasero izquierdo
Espejo exterior derecho Stop trasero derecho
Vía delantera derecha Vía delantera izquierda
Vía trasera izquierda Vía trasera derecha
Bomper delantero Bomper trasero
Esquineras plásticas dañadas Caja de madera con herramientas
Tapasoles Bomba para aire con lámpara
No habiendo mas que hacer constar, previa lectura y ratificación del contenido de la presente
acta que consta de _(30)___páginas frente y reverso a las _(31)___________horas del
día____32____ del mes _________ de _________, y sin enmendaduras ni tachaduras, firman
de plena conformidad todos los involucrados en la entrega o recepción del o los vehículos
automotores.
F:_ (33)________________________ F: __(34)_________________________

Nombre del Empleado que Recibe Nombre del Empleado que Entrega la
la Unidad de Transporte Unidad de Transporte
F:__(35)____________________ F:_(36)_______________________
Director de la Oficina que recibe Director de la Oficina General de
la unidad de transporte Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
52 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE MODELO DE ACTA PARA ASIGNACION Y RECEPCION

DE VEHICULOS.
Objetivo: Estandarizar los formularios de acta de entrega o recepción de vehículos automotores

propiedad del Ministerio, para tener un mejor control de la asignación de las unidades
automotores.
1) Nº: en este espacio debe escribir la encargada de legalización de vehículos el Número del
acta según orden correlativo.
2) Fecha: debe escribir en este espacio la fecha la cual debe comprender el día, mes y año en
que esta elaborando el acta.
3) Entrega o Recepción: debe escribir en este espacio si es entrega o recepción de vehículos

automotores la que esta realizando.
4) El señor: en este espacio debe escribir el nombre del empleado que esta recibiendo o
entregando la unidad de transporte.
5) Cargo Funcional: en este espacio debe escribir el cargo funcional que tiene el empleado
que esta recibiendo o entregando la unidad de transporte.
6) Oficina: debe escribir en este espacio el nombre de la Dirección y división donde pertenece
el empleado que esta recibiendo o entregando el vehículo automotor.
7) Y el señor (a): debe escribir en este espacio el nombre del empleado del área de transporte
que esta recibiendo o entregando la unidad de transporte.
8) Cargo Funcional: debe escribir en este espacio el cargo funcional que tiene el empleado
del área de transporte que esta entregando o recibiendo el vehículo.
9) Oficio Nº: en este espacio el empleado del área de transporte debe escribir el Número de
oficio o nota donde a recibido la instrucción por parte del Director de la Oficina General de
Administración.
10) Fecha: debe escribir en este espacio la fecha que tiene el oficio donde se le ordena la
entrega del vehículo automotor por parte de la Dirección General de Administración.
11) Firmado por: debe escribir el nombre de la persona que firma el oficio donde se le ordena
la entrega de la unidad de transporte.
12) Nº Equipo: debe escribir en este espacio el No. de equipo que se le ha asignado según
inventario de la Dirección General de Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
53 de 84
13) Nº Placa: en este espacio debe escribir el Número de la placa que posee la unidad de
transporte que esta entregando o recibiendo.
14) Clase: debe escribir la clase del vehículo automotor según verificación física contra la
tarjeta de circulación del vehículo.
15) Marca: debe escribir en este espacio la marca del vehículo automotor según verificación
física contra la tarjeta de circulación.
16) Modelo: debe escribir en este espacio el modelo que del vehículo automotor según
verificación física contra la tarjeta de circulación.
17) Año: debe escribir en este espacio el año que fue construido el vehículo automotor según
datos de la tarjeta de circulación.
18) No. Motor: debe escribir en este espacio el número del motor del vehículo automotor según
verificación física contra la tarjeta de circulación.
19) Nº Chasis Grabado: debe escribir en este espacio el número de chasis grabado según
verificación física del vehículo automotor contra la tarjeta de circulación.
20) Nº Chasis Vin: debe escribir en este espacio el número de chasis vin del vehículo
automotor según verificación física contra la tarjeta de circulación.
21) Capacidad: en este espacio debe escribir la capacidad que posee el vehículo automotor
según tarjeta de circulación.
22) Color: debe escribir en este espacio el color del vehículo automotor según verificación física
contra la tarjeta de circulación.
23) Tipo de Combustible: debe escribir en este espacio el tipo de combustible que utiliza el
24) Origen del bien: debe escribir el origen de donde proviene el vehículo automotor, o el
nombre de la Dirección o institución.
25) Propietario: en este espacio debe escribir el nombre del propietario del vehículo automotor
o sea el dueño legal.
26) Nº Tarjeta de Circulación: debe escribir en este espacio el número de la tarjeta de

circulación del vehículo automotor.
27) Mes de Referencia: en este espacio debe escribir el mes en que se debe refrendar el
vehículo automotor o cuando vence su valides.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
54 de 84
28) Valor $: debe escribir en este espacio el valor o costo que tiene la refrenda de la tarjeta de
circulación del vehículo automotor.
29) Descripción de la situación actual de la recepción o entrega del vehículo automotor:

en estos espacios debe de escribir una ¨x¨ si tiene o no los accesorios el vehículo automotor
según corresponda.
30) Consta de: en este espacio debe escribir el número de páginas que consta el acta.
31) Hora: en este espacio debe escribir la hora en que se da por finalizada el acta.
32) Día: debe escribir en este espacio la fecha en que se da por finalizada el acta para ser
firmada.
33) Firma y Nombre: debe de escribir en este espacio la firma y el nombre del empleado que
recibe la Unidad de Transporte.
34) Firma y Nombre: debe escribir en este espacio la firma y el nombre del empleado que
entrega la Unidad de Transporte.
35) Firma y Nombre: debe escribir en este espacio la firma y el nombre del Director de la
oficina que recibe la unidad de transporte.
36) Firma y Nombre: debe escribir en este espacio la firma y el nombre del Director de la
Oficina General de Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
55 de 84
ANEXO Nº 4
FORMULARIO TRA-003:
CONTROL DE UNIDADES DE TRANSPORTE.
AL _(1)______ DE ______________ DE _________
Nº Equipo Nº de Fecha de Nº Placas Clase Marca Modelo Nº Nº Color Año Tipo de Estado Nombre del Cargo
(2) (3) Acta (4) Asignación Inventario / (7) (8) (9) (10) Chasis Motor (13) (14) combustible (16) Responsable Funcional
(5) Ubicación (11) (12) (15) (17) (18)
(6)
F: _(19)_____________________ F:__(20)__________________ F:__(21)_____________________

Encargado de Control y Legalización de Coordinador del Área de Jefe División de Logística.
Vehículos. Transporte.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
56 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE CONTROL DE UNIDADES DE

TRANSPORTE.
Objetivo: Estandarizar los formularios de Inventario de vehículos automotor, para obtener un

mejor control de las asignaciones, prestaciones y donaciones de vehículos propiedad del
Ministerio y al servicio de la Oficina General de Administración.
18) Al: se refiere a la fecha en la cual se va elaborar el inventario de vehículos automotores.
19) Nº: es él número correlativo que se tiene que llevar según la cantidad de vehículos
automotores que se incorporen en el inventario.
20) Equipo: Es el número de equipo que posee el vehículo automotor el cual debe de ser
proporcionado por el Área de Activo Fijo.
21) Nº de Acta: Es el número que tiene acta con el cual fue asignado, entregado o donado el
22) Fecha de asignación: es la fecha que aparece en el acta de asignación, entrega o

donación del vehículo automotor.
23) Nº Inventario / ubicación: tiene que ponerse el número de inventario el cual es asignado
por el área de inventario y la ubicación o Dirección u oficina donde esta asignado el vehículo
automotor.
24) Placas: es el número de las placas del vehículo automotor que esta inventariando según
acta de asignación, entrega o donación.
25) Clase: es la clase de vehículo automotor la cual aparece en la tarjeta de circulación.
26) Marca: es la que aparece en la tarjeta de circulación del vehículo automotor.
27) Modelo: es el que aparece en la tarjeta de circulación del vehículo automotor.
28) Nº de Chasis: es el número que aparece en la tarjeta de circulación del vehículo automotor.
29) Nº de Motor: es el número de motor que aparece en la tarjeta de circulación versus al

30) Color: es el color del vehículo automotor.
31) Año: es el año de fabricación del vehículo automotor el cual aparece en la tarjeta de
circulación.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
57 de 84
32) Tipo de Combustible: es el tipo de combustible que se utiliza en el vehículo automotor.
33) Estado: es el estado físico de cómo se encuentra el vehículo automotor, el cual puede ser
bueno, regular o malo.
34) Nombre del Responsable: Es el nombre del empleado que tiene asignado el vehículo
automotor.
35) Cargo Funcional: es el cargo funcional que desempeña el empleado que tiene asignado el
36) Firma y nombre del encargado del Control y fiscalización de los vehículos automotores.
37) Firma y nombre del Coordinador del Área de Transporte de la Oficinal General de
Administración.
38) Firma y Nombre del Jefe del Área de Logística de la Oficina General de Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
58 de 84
ANEXO Nº 5
FORMULARIO TRA-003:
PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS.
DURANTE EL AÑO __(1)________
Nº Placa Marca Año Oficina/ Nombre del 1º Trimestre (8) 2º Trimestre (9) 3º Trimestre (10) 4º Trimestre (11)
(2) (3) (4) (5) Ubicación Empleado
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
(6) Responsable
(7)
Nota: este formulario es utilizado también para programar el Mantenimiento preventivo de los vehículos automotores o motocicletas
propiedad del Ministerio.
F:___(12)______________________ F:__(13)_______________________
Encargado de Costos de vehículos. Coordinador del Área de Transporte.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
59 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

DE VEHÍCULOS.
Objetivo.
Mejorar el sistema de mantenimiento de las unidades de transporte a través de la programación

de mantenimiento preventivo de los vehículos automotores y motocicletas propiedad del
ministerio a través de una mejor asistencia técnica por parte del personal del Área de
Transporte y una mejor prestación de servicio del taller de mecánica.
1) Durante el año: es el año para el cual sé esta programando el mantenimiento preventivo de

los vehículos automotores.
2) Nº correlativo: En este espacio el encargado de costos de mantenimiento de vehículos,

debe escribir el número correlativo según la cantidad de vehículos automotores y
motocicletas a programar.
3) Placas: Es el número de la placa del vehículo automotor que se esta programando para
enviarlo a mantenimiento preventivo.
4) Marca: Es la marca del vehículo automotor, la cual aparece en la tarjeta de circulación.
5) Año: es el año en que fue fabricado el vehículo automotor.
6) Oficina / Ubicación: Es el nombre de la oficina donde esta ubicado el vehículo automotor.
7) Nombre del Empleado Responsable: es el nombre del empleado que tiene asignado el
8) 1º Trimestre: señalar con una xx el mes que le corresponde realizar el mantenimiento

preventivo al vehículo automotor.

10) 3º Trimestre: señalar con una xx el mes que le corresponde realizar el

mantenimiento preventivo al vehículo automotor.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
60 de 84
12) Firma y Nombre: es la firma y el nombre del Encargado de Costos de vehículos del Área
de Transporte de la OGA.
13) Firma y Nombre: es la firma y el nombre del Coordinador del área de transporte de la OGA
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
61 de 84
ANEXO Nº 6
FORMULARIO TRA-004:
CONTROL DE COSTOS DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS DE LOS VEHÍCULOS.
DURANTE EL AÑO __(1)________
Segundo Tercer Cuarto Total

Primer Trimestre (8)
Trimestre Trimestre Trimestre Anual
Nombre del
Oficina/ Total
Nº Placa Marca Año Empleado Enero Febrero Marzo (13)
Ubicación Trimestral
(2) (3) (4) (5) Responsable
(6) Valor Valor Valor
(7) Detalle Detalle Valor Valor Valor
Unitario Total Unitario Detalle (12)
(9) Total Unitario Total
(10) (11)
F:_____(14)_______________________________ F:____(15)_______________________
Encargado de Costos de Vehículos. Coordinador del Área de Transporte
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
62 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE CONTROL DE COSTOS DE

MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS DE LOS VEHÍCULOS.
Objetivo.
Mejorar el sistema de control de costos de mantenimientos preventivos y correctivos de las

unidades de transporte de la Oficina General de Administración con el objetivo de conocer el
gasto que se realiza por unidad de transporte, durante cada mes.
1) Durante el año: es el año para el cual se lleva el control de costos de mantenimientos

preventivos y correctivos de los vehículos automotores propiedad del Ministerio.
2) Nº correlativo: En este espacio debe escribir el número correlativo según el numero que le
corresponda según el numero de vehículos a ingresar en el informe.
3) Placas: Es el número de la placa del vehículo automotor que ha generado gastos por el
mantenimiento.
4) Marca: Es la marca del vehículo automotor la cual aparece en la tarjeta de circulación.
5) Año: es el año en que fue fabricado el vehículo automotor.
6) Oficina / Ubicación: Es el nombre de la oficina donde esta ubicado el vehículo automotor.
7) Nombre del Empleado Responsable: es el nombre del empleado que tiene asignado el
8) 1er. Trimestre: el informe se tiene que consolidar por trimestre
9) Detalle: en este espacio tiene que detallar todos los repuestos, llantas, accesorios, mano de
obra, etc. que se le han reparad o cambiado a las unidades de transporte en el taller de
mecánica.
10) Valor Unitario: debe escribir en este espacio el precio unitario de cada uno de los gastos
que han realizado en las unidades de transporte.
11) Valor Total: es el resultado de sumar el valor unitario por las unidades compradas.
12) Valor trimestral: es el resultado de sumar los valores unitarios de cada mes.
13) Valor Anual: es el resultado de sumar los valores totales de cada trimestre.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
63 de 84
14) Firma y Nombre: Es la firma y el nombre del encargado de costos de mantenimientos de

vehículos del Área de Transporte- OGA.
15) Firma y Nombre: es la firma y el nombre del Coordinador del Área de Transporte
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
64 de 84
ANEXO Nº 7
FORMULARIO TRA-005:
ENTREGA DE VEHÍCULO AUTOMOTOR PARA REVISIÓN EN TALLER DE MECÁNICA.
Lugar y fecha:_(1)_________________________
Nombre del Taller de Mecánica: (2) Clase: (9)

Nombre del Propietario del Taller: (3) Placa No.: (10)
Nombre de la Oficina: (4) Marca / Año: (11)
División / Área: (5) No. Inventario: (12)
Nombre del Responsable: (6) No. de Motor: (13)
Kilometraje que presenta al momento de entregar el
Nombre del Conductor: (7)
vehículo al taller: (14)
Kilometraje con que se recibe el vehículo ya reparado:
Tipo de Falla: (8) Mecánica (15)
Eléctrica
Fallas Reportadas:____(16)___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
Trabajo a Realizar:___(17)___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
DETALLE DE ACCESORIOS: (18)
 T. Circulación original.  Placas

 Llaves original  Logotipo MAG.
 Radio Casetera.  Tuerca Llanta No. .
 Aire Acondicionado  Tapón tanque.
 Asientos  Llantas rodando.
 Respaldo  Llanta repuesto.
 Tapasol  Extintor. .
 Alfombras.  Triángulo. .
 Encendedor.  Herramientas.
 Espejo interior.  Mica.
 Espejos exteriores.  Llave cruz o “L”.
 Copas.  Batería
NIVEL DE COMBUSTIBLE EN TANQUE: (19)
Capacidad lleno, medio, un cuarto de tanque:
F:_(20)______________ F:_(21)_________________ F:__(22)_________________

Encargado del Área de Transporte Nombre del Conductor que lleva Nombre del Mecánico que recibe
el vehículo al Taller. el vehículo en el Taller.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
65 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE ENTREGA DE VEHÍCULO PARA

REVISIÓN EN TALLER DE MECÁNICA.
Objetivo:
El objetivo del uso de este formulario es que será utilizado como guía identificar cuales son las
reparaciones que se le harán al vehiculo.
1) Lugar y fecha: en este espacio el técnico del Área de Transporte debe anotar el lugar, día,
mes y año correspondiente.
2) Nombre del Taller de Mecánica: en este espacio debe escribir el nombre completo del
Taller de Mecánica donde van a reparar el vehículo.
3) Nombre del Propietario del Taller: debe escribir en este espacio el nombre del propietario
o dueño del taller de mecánica.
4) Nombre de la Oficina: debe escribir el nombre de la oficina o Dirección donde esta

asignado el vehículo.
5) División o Área: debe escribir el nombre de la División o Área donde utilizan el vehículo.
6) Nombre del Responsable: debe escribir el nombre del empleado que tiene asignado el
vehículo.
7) Nombre del Conductor: debe escribir el nombre del conductor o empleado que traslada el
vehículo al taller.
8) Tipo de Falla: en este espacio debe de marca con una x el tipo de falla que presenta el
vehículo si es mecánica o eléctrica.
9) Clase: escribir en este espacio la clase del vehículo según tarjeta de circulación.
10) Placa Nº: en este espacio debe escribir el número de la placa del vehículo.
11) Marca / Año: debe escribir en este espacio la marca y el año del vehículo según la tarjeta
de circulación.
12) Nº de Inventario: escribir el número de inventario del vehículo el cual ha sido asignado por
el Área de Activo Fijo.
13) Número de motor del vehículo: se refiere a que debe escribirlo según tarjeta de
circulación y verificación física.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
66 de 84
14) Kilometraje que marca el vehículo al presentarlo al Taller: debe escribir el kilometraje
que presenta el marcador de kilometraje del vehículo al momento de entregarlo al taller de
mecánica.
15) Kilometraje que presenta el vehículo al momento de recibirlo del taller: En este espacio
debe escribir el kilometraje con que se recibe nuevamente el vehículo cuando ya fue
reparado en el taller.
16) Fallas Reportadas: se refiere a que el técnico o responsable del vehículo debe escribir en
este espacio todas las fallas encontradas en él.
17) Trabajo a Realizar: en este espacio tiene que escribir el trabajo que le van hacer al
vehículo por parte del taller.
18) Detalle de accesorios: debe de marcar con una x o un cheque en cada uno de los cuadros
que aparecen según el detalle de accesorios.
19) Nivel de Combustible en Tanque: debe de marcar con un cheque sobre el dibujo hasta
donde marca tanque de combustible en el momento de entregar el vehículo y escribir donde
dice capacidad lleno, medio o un cuarto de tanque o más o menos especificar.
20) Firma y nombre: del encargado del área de transporte debe escribir la firma y el nombre
del Coordinador del Área de transporte de la OGA.
21) Nombre del Conductor que lleva el vehículo al Taller: debe escribir la firma y el nombre
del conductor del empleado que lleva el vehículo al taller de mecánica.
22) Firma y nombre del Mecánico que recibe el vehículo en el taller: debe escribir la firma y
el nombre del mecánico que recibe el vehículo en el taller.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
67 de 84
ANEXO Nº 8
FICHA DE TALLER DE MECÁNICA
Nombre de la empresa: _____(1)_________________________________________________

Nombre Comercial: ___(2)______________________________________________________
Documento de Identificación o Referencia: __(3)_____________________________________
Registro de Comercio: ___(4)____________________________________________________
Casa Matriz y Sucursales: __(5)__________________________________________________
Numero de Empleados: ___(6)___________________________________________________
NIT: ___(7)___________________________________________________________________
Número de Contribuyente IVA: _(8)________________________________________________
Número de Afiliación ISSS: ____(9)________________________________________________
Dirección del Taller de Mecánica: ___(10)___________________________________________
Teléfono: _____(11)____________________________________________________________
Página WEB: __(12)____________________________________________________________
Propietario: ___(13)____________________________________________________________
Representante: _(14)___________________________________________________________
Contacto: _____(15)____________________________________________________________
Instalaciones:
Tiempo de residir en la dirección postal actual: ______________________________________

Área del Terreno: _____________________________________________________________
Área de Construcción: _________________________________________________________
Herramientas: ________________________________________________________________
Maquinaria: __________________________________________________________________
Seguridad y Resguardo de Automotores: ___________________________________________
Croquis de Ubicación: __________________________________________________________
Croquis de Ubicación: __________________________________________________________
F:__(16)______________________
Propietario del Taller Automotriz
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
68 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE FICHA DE TALLERES DE MECÁNICA.
Objetivo:
El objetivo del uso de este formulario es que será utilizado como guía para obtener los datos
que se deben de conocer de los proveedores de los servicios de mecánica automotriz,
fabricación de repuestos, partes y accesorios para vehículos automotores.
Descripción de Datos Requeridos:
1) Nombre de la Empresa: Es el nombre de la personería jurídica propietaria del

establecimiento de servicio.
2) Nombre Comercial: es el nombre común como es reconocida popularmente o del registro

de una marca dada.
3) Documento de Identificación o Referencia: se debe mencionar los documentos que

respaldan la información antes escrita.
4) Registro de Comercio: Es el número o código asignado a la empresa por el Centro

Nacional de Registro.
5) Casa Matriz y Sucursales: debe mencionar el nombre de la casa matriz u oficina central y
las sucursales que tiene en el país.
6) Número de Empleados: Mencionar él numero total de empleados que tiene la empresa.
7) NIT: debe anotar el número de identificación tributaria de la empresa o taller de mecánica el

que fue asignado por la Dirección General de Contribuciones Directas. .
8) Número de Contribuyente: anotar en este espacio él numero de contribuyente el cual es

extendido por la Dirección General de Impuestos Internos del Ministerio de Hacienda
9) NIP: tiene que anotar él numero de identificación patronal de la empresa o Taller de

Mecánica
10) Dirección del Taller de Mecánica: debe escribir en este espacio la dirección donde se
encuentra ubicado el Taller Mecánica.
11) Teléfono: debe escribir él número del teléfono fijo, fax, y celular en el que se pueda
contactar al proveedor de servicios del Taller de Mecánica.
12) Página Web: Es la dirección en Internet donde se puede encontrar información y/o
contactar al proveedor de servicios.
13) Propietario: Es el nombre del propietario de la empresa.

Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
69 de 84
14) Representante: es el nombre del representante del taller con quien se puede contactar los
servicios.
15) Contacto: es el nombre de la persona que se tendrá como contacto por cualquier
información que se requiera.
16) Propietario de Taller Automotriz: debe de escribir la firma y el nombre del propietario del
taller automotriz.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
70 de 84
ANEXO Nº 9
FORMULARIO TRA-006:
REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE Nº_(1)__
Nº Correlativo__(2)_________ Fecha:_(3)_____ de _________de _______
Sírvase entregar a:___(4)___________________________________ CUPONES NUMERO: ___(7)__

Con cargo funcional: __(5)__________________________________
Actividad a realizar: __(6)___________________________________ DEL:_____________________
AL:_______________________
CANTIDAD PRECIO VALOR

KILOMETRAJE
EN UNITARIO TOTAL VALOR EN LETRAS:
GALONES POR (10) (11) ANTERIOR:_____(12)________________
(8) GALÓN (9) ACTUAL:_______(13)________________
RECORRIDO:___ (14)_________________
DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO

Placas Nº Equipo Nº Clase Marca Año Clase de
Combustible
(15) (16) (17) (18) (19) (20)
OBSERVACIONES:____(21)_____________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
F:____(22)______________ F: _____(23)_________________ F:____(24)_______________

Autorizado VoBo Director o jefe de División Motorista o técnico (Recibe)
Director de la Oficina General
de Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
71 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE
Objetivo.
Mejorar el suministro de combustible mediante la utilización de formularios homogéneos,

prácticos y de fácil llenado para entrega.
Instrucciones específicas
1) Requisición Número: Este es un número pre impreso el cual es asignado por la Oficina
General de Administración a través de serie.
2) Nº correlativo: En este espacio el encargado del combustible debe escribir el número

correlativo según el orden de salida del combustible.
3) Fecha: En este espacio debe escribir la fecha en la que esta entregando el combustible.
4) Sírvase entregar a: En este espacio debe escribir el nombre del empleado que solicita el
combustible
5) Cargo funcional: Debe escribir en este espacio el cargo funcional que ocupa el empleado
que solicita el combustible.
6) Actividad a realizar: En este espacio el solicitante debe escribir el tipo de actividad o

misión oficial y lugar o departamento donde la va realizar la misión.
7) Cupones numero: En este espacio debe escribir los números de los cupones que
comprende la requisición del primero al último número.
8) Cantidad en galones: debe escribir en este espacio la cantidad de galones de gasolina o

diesel que solicita según los cupones a entregar.
9) Precio unitario por galón: para llenar este espacio el encargado del combustible debe de
llamar por teléfono semanalmente a una de las estaciones de servicio de combustible para
obtener los precios del combustible bien sea diesel o gasolina.
10) Valor total: debe escribir con números en este espacio la cantidad del valor total de
combustible a entregar o recibir.
11) Valor en letras: En este espacio debe escribir el valor total en letras del combustible bien
sea diesel o gasolina.
12) Kilometraje anterior: debe escribir en este espacio el kilometraje que esta
marcando el vehículo automotor antes de salir a la misión oficial.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
72 de 84
13) Kilometraje actual: Debe escribirse en este espacio el kilometraje actual o sea el
que marca el vehículo después que regresa de la misión oficial.
14) Kilometraje recorrido: debe de escribir en este espacio el total del kilometraje es
decir al kilometraje actual debe de restarle el anterior y ese total es el recorrido.
15) Placa Nº: en este espacio debe escribir el número de la placa del vehículo
automotor o motocicleta que realizará la misión oficial.
16) Equipo Nº: debe escribir en este espacio el número del equipo que se le ha
asignado según inventario.
17) Clase: En este espacio debe escribir la clase del vehículo automotor o motocicleta
para la que están solicitando el combustible.
18) Marca: Debe escribir en este espacio la marca del vehículo según tarjeta de
circulación.
19) Año: debe escribir en este espacio el año de fabricación del vehículo automotor o
motocicleta según aparece en la tarjeta de circulación.
20) Clase de combustible: debe escribir en este espacio la clase de combustible que
solicitan bien sea gasolina o diesel.
21) Observaciones: debe escribir en este espacio alguna observación que se haga
referente a la misión o cantidad de combustible a solicitar.
22) Autorizado: debe escribir en este espacio la firma del Director de la Oficina General
de Administración quien es la única persona que autoriza la solicitud del
combustible.
23) Vo.Bo. Director o jefe de división: Debe escribir en este espacio la firma de la
persona solicitante que esta recibiendo el combustible.
24) Recibido: En este espacio debe escribir la firma el solicitante quien hace constar
que esta recibiendo el combustible.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
73 de 84
ANEXO Nº 10
FORMULARIO TRA-007:
BITACORA DE RECORRIDO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
Oficina o División:__1)_______________ Placa Nº__2)__________ Equipo Nº__3)____________________
Combustible: Gasolina Marca:_5)_____________ Clase:__6)____________ Color:_7)____________

4) Diesel
Fecha Nombre del Misión Hora 11) Firma del Cupón Kilometraje 14)
8) conductor del 10) Salida Entrada conductor Serie Nº Inicial Final Recorrido
Vehículo Automotor
12) 13) total
9)
Saldo de Semana Anterior:

Cantidad de cupones recibidos:___15)__________
Cantidad de cupones utilizados:___16)__________
Cantidad de cupones devueltos:___17)__________
Cantidad de cupones a liquidar:___18)__________
Observación:__19)___________________________________________________________________________________________
F:__20)______________________
Nombre:___________________________________________
Director o Jefe Responsable de la Oficina que Autoriza la Misión.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
74 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE SUMINISTRO Y CONTROL DE

COMBUSTIBLE.
Objetivo: Disponer de un formulario que facilite el registro de recorrido de kilometrajes de los

vehículos automotores y el control de liquidación de combustible de la Oficina General de
Administración, asegurando así una gestión transparente de los recursos del MAG.
1) Oficina o División: en este espacio el solicitante debe de escribir el nombre de la oficina de

donde solicitan el combustible ya sea gasolina o diesel.
2) Placa: en este espacio debe escribir la placa del vehículo automotor que fue asignado para
realizar la misión oficial.
3) Equipo: en este espacio debe escribir el número de equipo que se le ha asignado al

vehículo automotor según el inventario.
4) Combustible: el solicitante debe de marcar con una ¨x¨ el tipo de combustible que se
solicita si es gasolina o diesel.
5) Marca: debe escribir en este espacio la marca del vehículo automotor.
6) Clase: en este espacio debe escribir la clase del vehículo automotor que se va utilizar.
7) Color: debe escribir en este espacio el color del vehículo automotor.
8) Fecha: debe escribirse en este espacio el día mes y año en que se realiza la misión oficial.
9) Nombre del Conductor del vehículo automotor: debe escribir el nombre de la persona
que conduce el vehículo automotor.
10) Misión: Descripción del objetivo de la misión que va ha realizar.
11) Hora: debe escribir en este espacio la hora de salida y la hora de entrada a la institución
después de realizar la misión.
12) Firma: De la persona que conduce el vehículo automotor.
13) Cupón serie Nº: en este espacio debe escribirse el número que aparece
ubicado en la parte superior derecha del vale de combustible.
14) Kilometraje: en este espacio debe escribirse el kilometraje inicial o sea con el que va a salir
de la institución y el kilometraje final o con el que regresa a la institución después de
realizada la misión, así mismo debe de restar el kilometraje inicial al kilometraje final para
obtener el recorrido total.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
75 de 84
15) Cantidad de cupones recibidos: debe escribir la cantidad de cupones que le han
entregado para realizar la misión oficial.
16) Cantidad de cupones utilizados: debe escribirse el número de cupones que se utilizo para
realizar la misión oficial.
17) Cantidad de cupones devueltos: se debe escribir en este espacio el resultado de restarle
a la cantidad de cupones recibos los cupones utilizados el resultado de este son los
cupones a devolver al Área de Transporte.
18) Cantidad de cupones a liquidar: son los cupones que esta liquidando según la descripción
de la bitácora.
19) Observaciones: en este espacio debe escribir cualquier observación que se tenga al
momento de liquidar la bitácora.
20) Firma y Nombre del Director o Jefe responsable de la oficina que autoriza la Misión:
se refiere al nombre y la firma del jefe de la división o Área que autoriza la solicitud del
combustible para realizar la misión oficial.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
76 de 84
ANEXO Nº 11
FORMULARIO TRA-008:
CONTROL DE DEVOLUCIÓN DE COMBUSTIBLE
No.___(1)___________
Fecha:__(2)____________________________________
No. Fecha de Oficina Tipo de Cantidad Numeración Valor Valor Total No. Fecha de
Requisición requisición (5) combustible de o Serie Unitario (10) Requisición Requisición
(3) (4) (6) Cupones (8) (9) de (12)
a reasignación
devolver(7) de cupones
(11)
Entrega: Recibe:
Firma:__(13)_______________ Firma:__(14)_______________
Nombre:_______________________ Nombre:____________________________
Jefe o Técnico de la División solicitante Encargado de Control de Combustible.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
77 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE CONTROL DE DEVOLUCIÓN DE

COMBUSTIBLE
Objetivo.
Mejorar el control del manejo de combustible a través de la incorporación de la

devolución de cupones de combustible que es realizada por los solicitantes de las
diferentes direcciones o divisiones de la Oficina General de Administración.
1) Nº: en este espacio debe escribir el número correlativo el cual es asignado por el
encargado del área de transporte.
2) Fecha: en este espacio debe escribir la fecha en que sé esta haciendo la devolución
de los cupones de combustible.
3) Nº Requisición: En este espacio debe escribir el número de la requisición con la

cual recibió el combustible.
4) Fecha de Requisición: Debe escribir en este espacio la fecha que posee la

requisición con la que recibió el combustible.
5) Oficina: debe escribir en este espacio el nombre de la oficina que presenta la

devolución del combustible.
6) Tipo de Combustible: debe escribir el tipo de combustible a devolver si es gasolina

o diesel.
7) Cantidad de Cupones: debe escribir en números la cantidad de cupones que esta

devolviendo.
8) Numeración: debe escribir la numeración o serie de los cupones que esta

devolviendo.
9) Valor Unitario: debe escribir el valor que tiene cada uno de los cupones de
combustible.
10) Valor total: debe escribir el valor total de los cupones de combustible que esta
devolviendo.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
78 de 84
11) Nº Requisición de reasignación de cupones: el encargado del control de

combustible debe escribir en este espacio el numero de la requisición donde esta
reasignando nuevamente los cupones de combustible.
12) Fecha de requisición: en este espacio debe escribir la fecha de la requisición

donde se reasigno nuevamente los cupones de combustible.
13) Firma y Nombre: debe escribir en este espacio la firma y el nombre del jefe o
técnico de la división que esta haciendo la devolución del combustible.
14) Firma y nombre: debe escribir en este espacio la firma y nombre del Encargado de
Combustible del Área de transporte de la OGA.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
79 de 84
ANEXO Nº 12
Nº__(1)______
FORMULARIO TRA-009:
LIQUIDACIÓN MENSUAL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Fecha:_(2)____________________________
Período comprendido del _(3)______ al _________ de__________ del año _________
Fuente de financiamiento: (4)

Código:
Tipo de Combustible: (5) Diesel

Gasolina
Combustible a Liquidar
Número de Cantidad de Número de Valor de Valor de Valor Total

Factura o Cupones (7) cupones (8) combustible FOVIAL COTRANS Factura Galones
CCF (6) del Al (9) (10) (11) o CCF (13)
(12)
F:___(14)________________________ F:__(15)_______________________
______________________________ ______________________________
Encargado de Control de Combustible Director de la Oficina General de
Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
80 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN MENSUAL DE

CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Objetivo.
Que el Área de Transporte de la División de Logística de la Oficina General de administración

proporcione al Área de contabilidad de la oficina financiera institucional las facturas del
consumo de combustible diesel y gasolina que se ha utilizado en los vehículos nacionales, MI,
oficiales y particulares propiedad del Ministerio, que ha sido utilizado para realizar misiones
oficiales, y el consumo de combustible que ha sido utilizado en la Planta Eléctrica durante el
período de un mes.
1) Nº: en este espacio debe escribir el número correlativo el cual es asignado por el encargado
del área de transporte.
2) Fecha: debe escribir en este espacio la fecha en la cual esta elaborando el reporte de
liquidación mensual de consumo de combustible.
3) Período comprendido del al: en este espacio debe escribir la fecha del período que sé
esta informando en que sé esta haciendo la devolución de los cupones de combustible.
4) Fuente de financiamiento: en este espacio debe escribir el nombre de la fuente de

financiamiento con la cual fue comprado el combustible que se reporta.
5) Tipo de combustible: debe marcar con una ¨x¨ el tipo de combustible que sé esta
reportando si es gasolina o si es diesel.
6) Número de Factura o Documento de Crédito Fiscal: debe escribir en este espacio el

número que posee la factura o documento de crédito fiscal que entrega la Estación de
servicio de la gasolinera.
7) Cantidad de Cupones: debe escribir en este espacio la cantidad de cupones según factura
o documento de crédito fiscal va a liquidar al Área Contable.
8) Número de cupones: debe de escribir el o los números de cupones que se están

liquidando.
9) Valor de combustible: debe escribir en este espacio el precio del combustible bien sea
gasolina o diesel.
10) Valor de FOVIAL: en este espacio debe escribir el valor del FOVIAL, que aparece en la
factura.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
81 de 84
11) Valor de COTRANS: en este espacio debe escribir el valor del CONTRAS, que aparece en
la factura.
12) Total Factura o documento de crédito fiscal: debe escribir en este espacio el total de del
combustible que refleja la factura o documento de crédito fiscal.
13) Galones: La cantidad de galones de combustible que se especifican en la factura.
14) Firma y nombre del Encargado de Control de Combustible: debe escribir en este
espacio la firma y el nombre del encargado del control de combustible.
15) Firma y nombre del Director de Oficina General de Administración: debe escribir en
este espacio la firma y el nombre del Director de la Oficina General de Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
82 de 84
ANEXO Nº 13
FORMULARIO TRA-010:
PROGRAMACIÓN DE TRÁMITE DE TARJETA DE REFERENDA ANUAL DE TARJETA DE CIRCULACION
DE LOS VEHICULOS.
Año:_(1)________________
Mes a Refrendar (9)

Enero Feb. Mar. Abril May Jun. Julio Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. Total a
Ubica Pla- Cla- Pagar (13)
Nº Equipo Marca Año
-ción cas se Derecho Derecho Reposición
(2) (3) (7) (8)
(4) (5) (6) de de servicio o Cambio
circulación de Tarjeta de placas
(10) (11) (12)
F:___(14)_____________________ F:____(15)_____________________
Encargado de Control y Legalización de Vehículos. Coordinador del Área de Transporte.
F:__(16)______________________
Director General de la Oficina de Administración.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
83 de 84
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA PROGRAMACIÓN DE TRÁMITE DE TARJETA

DE REFERENDA ANUAL DE TARJETA DE CIRCULACION DE LOS VEHICULOS.
Objetivo: Estandarizar los formularios de Programación anual de tramites de tarjeta de

circulación de vehículos automotores y motocicletas propiedad de la Oficina General de
Administración.
1) Año: debe escribir el año en el cual se va elaborar la programación de trámites de Tarjeta

de Circulación de vehículos automotores.
2) Nº: es el número correlativo que se tiene que llevar según la cantidad de tarjetas de
circulación que se van a refrendar.
3) Equipo: en este espacio debe escribir él número de equipo el cual a sido asignado por el
Área de Activo Fijo.
4) Ubicación: debe escribir el nombre de la Oficina donde se encuentra asignado el vehículo

automotor.
5) Placas: es el número de placas que tiene el vehículo automotor que van a refrendar o
según tramite a realizar.
6) Clase: debe de escribir la clase del vehículo la cual se encuentra en la tarjeta de

circulación.
7) Marca: debe de escribir la marca del vehículo según aparece en la tarjeta de circulación
8) Año: es el año que fue fabricado el vehículo automotor el cual aparece en la tarjeta de
circulación a refrendar
9) Mes a Refrendar: es el mes que le corresponde refrendar la tarjeta de circulación.
10) Derecho de Circulación: Es la cantidad de dinero que hay que pagar para que le
entreguen la tarjeta renovada ante las oficinas de SERTRACEN.
11) Derecho de servicio de tarjeta: es la cantidad de dinero que tiene que pagar por tener
derecho al servicio de la tarjeta de circulación.
12) Reposición o Cambio de Placas: Es la cantidad de dinero que tiene que pagar por
reponer o cambiar las placas de los vehículos automotores.
13) Total a Pagar: es la sumatoria de todos los meses que resulta de sumar todos los derechos
de circulación y los derechos de servicio de tarjeta de circulación.
Código:
AREA DE TRANSPORTE
Número de
84 de 84
14) Firma y Nombre: del Encargado de Legalización y Fiscalización de Vehículos del MAG.
15) Firma y Nombre: del Coordinador del Área de Transporte de la OGA.
16) Firma y Nombre: del Director de la Oficina General de Administración del MAG.

Manual de Procedimientos de Transporte

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Procedimientos de Transporte

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE TRANSPORTE

Santa Tecla, 09 Junio de 2008

II. BASE LEGAL........................................................................................................ 6

III. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS................................................ 6

IV. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS.................................................. 14

El presente documento se refiere al manual de procedimientos del Área de Transporte de la

II. BASE LEGAL

1. Reglamento Interno del Órgano Ejecutivo.

III. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4

2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4

3. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4

4. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento para controlar el uso de vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 6

5. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4 y Art.28

6. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

7. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 4

8. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

9. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

10. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art.30

11. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 30

12. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 30, 31.

13. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento para controlar el uso de vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 5

14. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento para controlar el uso de vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 5

15. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento para controlar el uso de vehículos nacionales de la Corte de Cuentas de la

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Art. 5

16. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Del Art. 43 al Art. 46

17. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Del Art. 46 al Art. 51

18. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Reglamento de Transporte del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Del Art. 46 al Art. 51

IV. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

1. Nombre del Procedimiento: Atención a servicios de transporte de personal en misiones

Se presenta al Área de Transporte con la

Verifica através del formulario que el vehículo

2. Nombre del Procedimiento: Asignación de unidades de transporte.

Recibe solicitud y la margina a la División de

Coordinador del Verifica la disponibilidad de vehículos e informa

Encargado de Solicita a la persona, que será responsable del

2. Nombre del Procedimiento: Asignación de unidades de transporte.

3. Nombre del Procedimiento: Control de unidades de transporte.

Coordinador del Entrega reporte de movimiento a Jefe de

Revisa reporte, valida y presenta a Director de

Fin del Procedimiento

4. Nombre del Procedimiento: Ingreso de unidades vehiculares (Por compra o donación)

a) Si es por donación se recibe documentación

Da instrucciones a los Encargados del Área de