Índice

1. Introdução ................................................................................................................................... 2

2. Definição do Sistema .................................................................................................................. 3

3. O que significa SNAE? ............................................................................................................... 3

4. Explique o que e Sistema de Arquivo. ........................................................................................ 4

5. Indique e explique os instrumentos de operacionalização de SNAE. ......................................... 4

6. Fale da estrutura do SNAE ......................................................................................................... 5

7. Porque se usa plano de classificação de documentos de arquivo?.............................................. 5

7.1 Segundo o Artigo 4 do SNAE, o uso de classificação de documentos de arquivo tem como
objectivo. ..................................................................................................................................... 6

8. Como são classificados os documentos? .................................................................................... 7

8.1 Classificam-se quatro graus de sigilo a saber: ...................................................................... 7

9. Conceituar os documentos .......................................................................................................... 8

10. Faca diferença entre Museu e Arquivo. .................................................................................... 8

10.1 Museu .................................................................................................................................. 8

10.2 Arquivo................................................................................................................................ 8

11. Conclusão.................................................................................................................................. 9

12. Referências Bibliográficas ...................................................................................................... 10

Autor: Sergio Alfredo Macore - 846458829 Página 1

1. Introdução
O presente trabalho visa impulsionar a implementação do SNAE e facilitar a percepção e o
seguimento de procedimentos uniformes na gestão de documentos.

O Governo da República de Moçambique lançou, em 2001, a Estratégia Global da Reforma do

Sector Público, com o objectivo de promover a melhoria da prestação de serviços aos cidadãos.
A implementação com sucesso do Programa da Reforma do Sector Público, particularmente na
sua Fase II, pressupõe a realização de um conjunto de acções de natureza estratégica de entre as
quais a organização e gestão de arquivos na Administração Pública.

O processo de gestão de informação e arquivos na Administração Pública tem também como um

dos pressupostos importante, o acesso célere à informação pelos cidadãos e funcionários,
possibilitando a tomada de decisão atempada sobre os diversos assuntos que são tramitados
diariamente nas instituições do Aparelho do Estado.

É dentro deste âmbito que, após a aprovação pelo Conselho de Ministros do Decreto nº 36/2007,
de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), o Ministério da
Função Pública através do Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique
(CEDIMO) elaborou o presente manual intitulado “Manual de Procedimentos do Sistema
Nacional de Arquivos do Estado”, para auxiliar os funcionários e agentes do Estado em geral, as
lideranças, os gestores e, especificamente, os profissionais ligados à área de gestão,
manuseamento de documentos e arquivos na aplicação correcta do Plano de Classificação de
Documentos e da Tabela de Temporalidade das Actividades.

A aprovação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado, (SNAE) através do Decreto nº

36/2007, de 27 de Agosto, e dos respectivos instrumentos de operacionalização, Plano de
Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as Actividades - Meio
da Administração Pública e o Classificador de Informações Classificadas, constitui uma viragem
na gestão de documentos na Administração Pública.

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2. Definição do Sistema
Sistema é uma entidade que tem a capacidade de manter um grau de organização em face de
mudanças internas ou externas, composto de um conjunto de elementos, em interacção seguindo
determinadas leis, normas, para atingis um objectivo específico.

A definição de sistema varia de autor para autor. De um modo geral o sistema pode ser definido
como um conjunto de elementos interligados que formam um todo e que trabalham para alcançar
um objectivo comum. Por exemplo, o ser humano. O ser humano é composto de vários
elementos (cabeça, tronco e membros), esses elementos trabalham juntamente para manter a vida
do Homem.

Existem vários exemplos que podem ser analisados, como: sistema mecânico de uma viatura,
sistema Eléctrico, sistema digestivo, sistema reprodutivo, Sistema de Arquivos, etc.

3. O que significa SNAE?

Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE)

Pode ser definido como conjuntos de arquivos documentais seguindo certas normas ou leis são
tramitados e conservados uniformemente em toda Administração Publica moçambicana. Sistema
de Arquivo: conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo
articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos ou recebidos por um organismo
no exercício das suas actividades (Decreto no36/2007)

Para efeitos o Decreto acima citado, estabelecem-se as seguintes definições:

a) Arquivo: o conjunto de documentos de qualquer época e forma que, independentemente da

natureza ou do suporte da informação, são acumulados e conservados em razão do seu valor ao
longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, para servir de
referência, prova, informação ou fonte de pesquisa;

b) Arquivo do Estado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e

instituições da Administração Pública, no exercício das funções. Incluem-se nos arquivos do
Estado os arquivos das entidades de direito privado encarregues pelos serviços públicos.

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c) Arquivo privado: o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas e
jurídicas de direito privado, em decorrência de suas actividades, depositados ou não em
instituições públicas;

d) Comissões de avaliação de documentos: grupos técnicos multidisciplinares, com a

responsabilidade de coordenar os processos de avaliação, selecção, listagem de documentos de
arquivo e elaboração das propostas de planos de classificação e tabelas de temporalidade das
actividades-fim, a serem apresentadas ao órgão competente para aprovação;

e) Unidades de gestão documental: unidade orgânica encarregue de manter o arquivo

centralizado de documentos seleccionados a partir de uma fonte produtora, funcionando junto
dos órgãos centrais, provinciais e distritais do SNAE;

4. Explique o que e Sistema de Arquivo.

Um sistema de arquivos é um conjunto de estruturas lógicas que permite o sistema operacional
controlar o acesso a um dispositivo de armazenamento como disco rígido, pen drive, CD-ROM,
etc. Diferentes sistemas operacionais podem usar diferentes sistemas de arquivos.

5. Indique e explique os instrumentos de operacionalização de SNAE.

Instrumentos de Operacionalização do SNAE

Para a operacionalização do SNAE nas instituições da Administração Pública estão formulados

modelos correspondentes, nomeadamente:

 Plano de Classificação de Documentos De Arquivo (anexo no1).

 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo para as actividade-meio da
Administração pública. (anexo no2).
 Classificador de Informações na Função Pública. (anexo no3).
 Manual de Procedimentos para aplicação do SNAE. (anexo no4).

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6. Fale da estrutura do SNAE
Segundo o Capitulo II, secção 1 do artigo 5, no seu número 1

1. O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra a seguinte estrutura.

a) Órgão director central;

b) Órgãos centrais;

c) Órgãos provinciais;

d) Órgãos distritais.

2. A entidade que superintende na administração pública é o órgão director central do sistema.

3. Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas b), c) e d) do número 1 do

presente artigo, compreendem, cada um e a seu nível, as seguintes estruturas:

a) Arquivos correntes;

b) Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários;

c) Comissões de avaliação de documentos.

4. O Arquivo Histórico de Moçambique é o órgão de gestão de documentos na fase permanente e

de assessoria ao órgão director central do Sistema.

7. Porque se usa plano de classificação de documentos de arquivo?

A classificação é utilizada com objectivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema geral,
os documentos que devem ser arquivados por assunto, são os referentes a administração interna e
às respeitantes actividades. Dependendo do volume da documentação a ser guardada por assunto,
pode escolher-se métodos mais ou menos complexos, capazes de atender as necessidades do
órgão.

Porém, o método de arquivamento por assunto, não é de fácil aplicação, pois, depende da
interpretação que se faz dos documentos em análise, alem de amplo conhecimento das

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actividades institucionais que se deve ter, sendo mais aconselhável nos casos em que haja
grandes massas documentais e variedades de assuntos.

Em muitas instituições públicas e privadas do nosso País, é comum confur-se uma assunto com a
espécie documental. Assim, erradamente, adoptam-se como classificação por assunto, por
exemplo: correspondência recebida e correspondência expedida, contratos, acordos, pareceres,
telegramas, telex, actas, etc. São adoptados como subdivisões auxiliares.

Não existe esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à
biblioteconomia que usa a CDD (Classificação Decimal de Dewey) e a CDU (Classificação
Decimal Universal).

7.1 Segundo o Artigo 4 do SNAE, o uso de classificação de documentos de arquivo tem

como objectivo.

a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos

órgãos geradores e acumuladores dos acervos;

b) Organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e arquivo

nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de recuperação de
informações para fins administrativos e científicos;

c) Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de

funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor administrativo,
histórico e científico;

d) Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as necessidades

de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado e demais leis que regem
o acesso à informação;

e) Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;

f) Articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na gestão do

património documental e arquivístico do Estado moçambicano;

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g) Assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou
para a pesquisa científica.

8. Como são classificados os documentos?

Os documentos podem ser ostensivos e sigilosos de acordo com o assunto que abordam.

A classificação de Ostensivo é dada aos documentos que podem ser de livre acesso ou
divulgação, podendo ser de domínio publico.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devem ser do conhecimento
restrito, requerendo, por isso, medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação.
Pela sua importância, o sigilo e o objecto de uma legislação específica.

8.1 Classificam-se quatro graus de sigilo a saber:

 Segredo de Estado – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos

excepcionalmente graves ao Estado Secreto – a informação cuja divulgação não
autorizada, origine danos graves ao Estado.
 Confidencial – a informação cuja divulgação não autorizada, origine danos na produção,
bens ou serviço.
 Restrito - à informação cuja divulgação não autorizada possa ser desvantajosa para a
segurança, desenvolvimento e bem-estar dos cidadãos da República de Moçambique.

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9. Conceituar os documentos

Documento - é toda informação registada em suporte material, susceptível de ser utilizada para
consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada época e lugar. (Manual de Procedimentos do (SNAE,
2009)).

 É tudo aquilo que serve para instruir, ou dar qualquer informação.

 Tudo aquilo que nos ensina algo de novo ou que recorda algo esquecido.
 Toda informação feita de forma documental, deixa alguma prova ou testemunha registado
num suporte.

10. Faca diferença entre Museu e Arquivo.

10.1 Museu – criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público,
conjunto de peças e objectos de valor cultural

O museu é órgão coleccionador, isto é, a colecção é artificial e classificada segundo a natureza

do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e seus objectivos finais são
educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho
funcional. (BELLOTTO, 2006, p.39).

10.2 Arquivo – é o conjunto de documentos produzidos e /ou recebidos por uma entidade seja
publica, privada ou pessoas físicas no decurso das suas actividades e preservados para a
consecução dos seus objectivos, visando a utilidade que podem oferecer no futuro.

O arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou

privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua
origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva
administração; os objectivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e os
fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de
validade jurídica dos documentos (em outras palavras, quando cessarem as razões por que foram
criados); e a fonte geradora é única, ou seja, é administração ou a pessoa à qual o arquivo é
ligado. (BELLOTTO, 2006, p.38).

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11. Conclusão

Os arquivos, vistos na sua definição como o conjunto de documentos produzidos e ou recebidos

por uma pessoa singular ou colectiva de direito público ou privado em resultado do exercício das
suas actividades específicas, quando organizados e bem geridos assumem um papel muito
preponderante na estrutura do governo de qualquer país.

Com efeito, o arquivo, nos moldes acima referido prestam um valioso apoio ao património,
educação, informação e governação de qualquer país. Neste contexto, arquivos preservam a
história e a identidade cultural dos povos, providenciam a informação para o desenvolvimento e
tomada de decisões. Os arquivos providenciam orientações, supervisão e formação e conduzem
os governos à lealdade, transparência e boa governação.

O Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique - CEDIMO, é a instituição

responsável pela organização dos sistemas de documentação, registo e arquivo do Estado e
Informação da Administração Pública.
O sucesso da implementação do SNAE a todos os níveis, central, provincial, distrital e nas
autarquias locais depende da existência de recursos humanos capacitados com conhecimentos e
habilidades sobre a gestão de documentos, observando rigorosamente os procedimentos legais e
técnicos que a área exige.

Autor: Sergio Alfredo Macore - 846458829 Página 9

12. Referências Bibliográficas

Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Estado, Universidade Católica de

Moçambique, 4˚ Ano, Centro de Ensino à Distância (CED)

Manual de Procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado

Sistema Nacional de Arquivos do Estado – SNAE.

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