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Resumo
A investigação deste artigo expõe as etapas do processo de implantação de um Escritório de
Gerenciamento de Projetos (PMO). O presente trabalho se utiliza da análise exploratória
com coleta de dados por meio do estudo de caso. Essa escolha se dá pela necessidade de
entender o processo de inserção do PMO numa empresa incorporadora, analisando as
dificuldades encontradas e a afirmação ou não dos dados presentes na bibliografia deste
artigo. A divisão da pesquisa se dá em duas partes. A primeira condiz com seu embasamento
teórico em torno do gerenciamento de projetos e o PMO. A segunda compreende o estudo de
caso. Tendo avaliado o estudo de caso, o artigo possibilita a comparação da literatura
existente com a experiência da implantação do PMO e mostra como ainda existem muitos
campos de pesquisa a serem explorados sobre o assunto.
Palavras-chave: PMO; Gerenciamento de projetos; Incorporadora.
1. Introdução
As empresas de todos os ramos de atividades tendem a elaborar um planejamento
estratégico com frequência. Algumas o fazem anualmente, outras, a cada dois anos.
Independentemente da frequência, todo o planejamento estratégico é composto de metas que
precisam ser cumpridas.
Para uma empresa incorporadora de capital aberto não é diferente. A meta é o
comprometimento com o caixa da empresa, os acionistas e os sócios terreneiros. Essa meta
significa possuir o resultado comercial dos empreendimentos (VGV-valor geral de venda) de
acordo com o planejado. Geralmente, para essa atividade empresarial, a meta é dividida em
venda de unidades em estoque e lançamentos de novos empreendimentos. Para cada
lançamento, faz-se um projeto que engloba desde a captação de uma oportunidade de negócio
até a abertura de vendas. Setores como o jurídico, de engenharia, de arquitetura, de
incorporação e de marketing trabalham no projeto executando diversas atividades. A grande
variedade dessas atividades e dos envolvidos torna o gerenciamento de projetos uma peça
chave para o sucesso.
Para que os mais diversos projetos sejam cada vez melhor gerenciados é preciso que as
boas práticas sejam disseminadas e os sucessos e fracassos do projeto sejam guardados em um
banco de dados unificado para alimentar as futuras demandas.
A organização institucional que vem sendo difundida entre as empresas
incorporadoras e responde por esse trabalho é o PMO – Escritório de Gerenciamento de
Projetos. A implantação do PMO é, por si só, considerada um projeto e, portanto, deve ser
gerenciada como tal. Além de um plano de implantação, deve-se compatibilizar essa
organização com a estrutura organizacional da empresa e respeitar a cultura já existente.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
2. Breve Histórico
3. Discussão teórica
3.1. Projeto, Programa e Portfólio
As empresas existem para gerar valor. Essa é a razão de ser de qualquer negócio. As
constantes oportunidades e ameaças externas exigem destas constantes adaptações em seus
planejamentos. Os projetos surgem como um meio para realizar os planos estratégicos da
organização.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
Segundo o PMBOK® 2008, projeto é “Um esforço temporário empreendido para criar
um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Para a mesma palavra em questão, a norma ISO
10006 (1997) cita projeto como sendo "Um processo único, consistindo de um grupo de
atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para
alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo
e recursos”.
Considerando ambas as definições, é possível concluir que projeto é um esforço
temporário, exclusivo e tem um propósito. Estas características o diferem de uma operação
que será contínua e repetitiva, e produzirá um serviço padronizado e não exclusivo. Logo,
projeto e operação são elementos distintos. No entanto, uma operação pode surgir como um
resultado de um projeto ou gerar projetos vinculados a ela.
Não somente um projeto, mas vários podem fazer parte do plano estratégico de uma
empresa e, da forma como eles se relacionam, podem ser agrupados como programa ou
portfólio. Esses dois agrupamentos se distinguem um do outro apesar de estarem,
eventualmente, interligados. Enquanto o primeiro é um conjunto de projetos relacionados,
gerenciados em conjunto para atingir um objetivo que não estaria disponível se fossem
gerenciados individualmente; o portfólio é um conjunto de projetos e programas que juntos
atingiram um objetivo maior. Os projetos e programas do portfólio não necessariamente
precisam ser interdependentes.
Esses três termos destacados aqui são os elementos que permeiam os estudos de
gerenciamento de projetos. Isso porque projeto, programa e portfólio estão presentes em toda
a organização e são frequentemente utilizados como meio de atingir metas e objetivos
organizacionais. Estes elementos, se corretamente gerenciados atingirão o objetivo almejado.
Assim, podemos adentrar no conceito de gerenciamento de forma mais clara e aprofundada,
como veremos no capítulo seguinte.
vários tipos de PMO e suas responsabilidades podem variar desde fornecer apoio e suporte ao
gerenciamento de projetos na organização até ser responsável pelo gerenciamento direto de
um projeto, como também consolidar informações e indicadores estratégicos.
Ao longo dos últimos anos, várias organizações optaram pela implantação deste.
Algumas iniciativas prosperaram, agregando valor perceptível para a empresa, outras
perderam força, sofreram redução ou até foram eliminadas.
O PMO implantado com sucesso encontra um segundo desafio que é o contínuo
amadurecimento de suas práticas alinhado às novas necessidades que surgem com a evolução
organizacional que eles mesmos poderão proporcionar. Essa constante transformação do PMO
dificulta o estabelecimento de um padrão de tipificação desta entidade que possui diversas
tentativas de padronização.
Conforme estudo apresentado por Murilo Paes Lima (2008) foi elaborado a tabela 1
com as definições de PMO conforme alguns autores.
Autor Definição
Rad e Raghavan O PMO é uma entidade organizacional que provê foco institucional nos procedimentos
(2000) de gerenciamento dos projetos. O PMO funciona como um mecanismo que permite a
continuidade organizacional das experiências e lições aprendidas em gerenciamento de
projetos, além de realizar atividades ligadas ao desenvolvimento de políticas,
procedimentos, treinamentos, ferramentas e consultoria em gestão de projetos.
Englund, Graham e PMO consiste num time dedicado a melhorar a prática de gerenciamento de projetos na
Dismore (2003) organização. Esta melhora no desempenho organizacional seria alcançada fazendo da
gestão de projetos uma prática de gestão padronizada e trabalhando no sentido de mover
a organização para um conceito de interprise project management (EPM). Segundo os
autores, EPM significa fazer toda a gestão da empresa por projetos; todas as atividades
da empresa seriam transformadas em projetos.
® PMO é um “corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias
PMI – 4ª edição
responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado de projetos
sob o seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem varia desde o fornecimento
de funções de suporte ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um
projeto”.
Block e Frame O PMO é uma constituição de profissionais de gerenciamento de projetos que servem
(1998) suas organizações nas necessidades de gerenciamento de projetos.
Fonte: Adaptado de Murilo Paes Lima (2008)
É possível afirmar que, apesar dos modelos não serem evolutivos, a tipologia
escolhida está diretamente ligada à estrutura organizacional e, principalmente, à maturidade
da empresa em gerenciamento de projetos. Comprova-se essa afirmação com o resultado das
atividades exercidas pelo PMO na pesquisa do PMI® de 2009 onde eram basicamente ligadas
ao suporte à metodologia e à ferramenta de gestão.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
Logo, pode-se afirmar que a maioria dos fatores que motivam a implantação de um
PMO está relacionada com as causas principais do fracasso dos projetos e a necessidade de
um controle de maneira a alinhá-los com a estratégia organizacional.
4. Estudo de caso
Os itens a seguir expõem o estudo de caso da implantação do processo de gestão na
empresa de incorporação e o surgimento do PMO.
A empresa escolhida está a 30 anos no mercado imobiliário e compreende um
importante exemplo, já que possui sua estrutura organizacional uma tendência a ser
projetizada além de possuir escritórios pelo Brasil. Primeiramente, é apresentado um breve
histórico da empresa e o contexto no qual ela está inserida. Em seguida, é descrito o processo
de mapeamento e implantação dos processos de gestão. O surgimento e o amadurecimento da
empresa em relação ao PMO ocorrem durante essas etapas e é analisado ao final de cada uma.
4.1. A empresa
Fundada em 1980, a empresa estudada é uma incorporadora imobiliária e construtora
de empreendimentos comerciais e residenciais de diversos padrões. A partir de 2003, a
empresa iniciou uma estratégia de expansão geográfica da incorporação para diversos estados
do país. Por consequência, a expansão trouxe novas contratações, um rearranjo da estrutura
organizacional e a descoberta de muitas especificidades regionais.
Fonte: Autor
4.2. Diagnóstico
A primeira etapa para a implantação do PMO foi o diagnóstico em gerenciamento do
projeto das Diretorias as quais solicitaram a consultoria. O trabalho foi desenvolvido segundo
as melhores práticas de gestão de projetos do PMI® e os conceitos de Maturidade de projetos
da IPA – Independent Project Analysis. Os pontos analisados foram: a estrutura
organizacional, o modelo de gestão, sistemas utilizados e a maturidade em gerenciamento de
projetos.
A metodologia utilizada foram entrevistas e reuniões com os principais executivos
envolvidos diretamente no processo e questionário de avalição de maturidade MMGP do
consultor Darci Prado. O plano de trabalho apresentou um mês e dez dias de duração.
O diagnóstico concluiu para os pontos apresentados acima:
a) Estrutura Organizacional: a estrutura criada para a expansão da incorporação
pelo país busca a orientação pela projetização. Porém, pelo envolvimento de
área da matriz que são estruturadas para processo como o jurídico, o modelo de
estrutura organizacional se caracteriza como matricial fraca. Nela, o papel do
gerente de projetos não está claramente definido e ele possui uma autoridade
limitada em relação aos departamentos da matriz;
b) Modelo de Gestão: os PD`s e FR`s, resultado do projeto de mapeamento e
padronização de 2008, caracterizavam claramente a orientação para os
processos do negócio e indicaram baixa cultura organizacional em gestão de
projetos;
c) Sistema: o sistema utilizado na empresa é o SAP, com um módulo muito
semelhante às ferramentas de planejamento de projeto utilizadas no mercado;
d) Maturidade em Gerenciamento de Projetos: a empresa apresentou
conhecimentos dispersos em gerenciamento de projetos, inexistência de
metodologia padronizada para o acompanhamento da rotina gerencial e
tentativas isoladas para a informatização dos processos de controle.
Em relação à estruturação do PMO, o diagnóstico nesse primeiro momento indicou
uma maturidade insuficiente para suportar este tipo de estrutura de suporte a projetos.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
4.3. Estruturação
Apesar do resultado pouco favorável do diagnóstico em relação ao PMO, o trabalho da
consultoria teve prosseguimento com a estruturação do processo de incorporação e gestão do
mesmo. O início da estruturação se deu com a revisão dos PD`s da empresa relacionados com
o processo a ser mapeado e a estruturação do macro processo de negócio e seus marcos. Nesse
estudo, trataremos somente das duas primeiras etapas que aconteceram concomitantes à
implantação do PMO: os novos negócios e a incorporação.
.
Novos
Incorporação Comercialização e Obras Entrega
negócios
Fonte: Autor
Execução e
Iniciação Planejamento Encerramento
controle
Fonte: Autor
Na reunião de partida, todos os integrantes da equipe devem estar presentes, sendo ele
do escritório ou da Matriz. Nesta reunião o projeto é apresentado, algumas questões são
levantadas e o cronograma é validado. Na reunião de encerramento a equipe é reunida
novamente para tratar dos sucessos e fracassos do projeto gerando um banco de dados de
lições aprendidas.
A rotina de acompanhamento da gestão dos Gerentes começou a ser feita pelas
coordenadoras de legalização em reuniões semanais com atualizações dos cronogramas e
acompanhamento de tarefas específicas do projeto. No início de cada mês, elas atualizam os
respectivos Diretores sobre o status dos projetos podendo ocorrer uma revisão de
planejamento e formalização para a empresa com a mudança da linha de base. Neste momento
o Diretor terá a oportunidade de revisar o portfólio podendo cancelar, congelar ou acelerar
algum projeto. Dessa reunião, um relatório é gerado para a divulgação do fechamento mensal
à empresa.
Para dar suporte a essa gestão foi fornecido pela consultoria o portal com acesso web.
Nele, está constado todos os dados do projeto atualizados mensalmente com acesso a todos os
envolvidos e a todas as diretorias. Este portal também foi planejado para funcionar como uma
ferramenta de comunicação com criação e distribuição de tarefas pelos membros da equipe,
documentos anexos do processo e listagem de envolvidos e seus contatos. A responsabilidade
de administração das informações pelo portal foi designado para a coordenadora de
legalização.
Já a questão do direcionamento das atividades a serem desenvolvidas no piloto, foi
criado o PD de “Diretrizes para Gerenciamento de Projetos” que visava formalizar a
metodologia de gestão de projetos e o trabalho do PMO com também em um futuro próximo
atender a projetos das demais áreas da empresa.
Analisando a forma como as coordenadoras de legalização foram designadas a atuar,
pode-se concluir que elas próprias formavam o Escritório de Suporte de Projetos. É possível
argumentar isso a partir do escrito de Verzuh em que se percebe que todas as características
de PMO citadas são encontradas nas tarefas das coordenadoras de legalização: divulgação da
metodologia de gestão, cumprimento das etapas e rotinas de gestão, relatórios de desempenho
do projeto e oferecimento de serviços de elaboração e atualização de cronogramas e
documentação de projeto.
Nessa fase de estruturação ainda não existia o entendimento e consciência de que elas
acabariam por formar o PMO o que está diretamente ligado com a conclusão do diagnóstico
sobre a baixa maturidade da empresa em gerenciamento de projetos.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
Fonte: Autor
5. Conclusão
O mundo dos negócios imobiliários tem sofrido constantes mudanças. Elas podem ser
mudanças oriundas de uma oportunidade de mercado, de imposições legais do governo, de
solicitações de clientes ou até mesmo de inovações tecnológicas. Atualmente, a empresa
incorporadora para sobreviver a essas mudanças precisa ter em seu planejamento estratégico
projetos, programa e portfolio bem gerenciados. A velocidade e quantidade de projetos exige
o gerenciamento adequado e consciente, considerando a utilização de metodologias, boas
práticas de gestão e um banco de dados de sucessos e fracassos. A estrutura do PMO emerge
dessa necessidade de padronização e controle dos projetos para o máximo desempenho.
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possível coordenador multidisciplinar era o Diretor regional que dividia suas atividades entre
demandas dos escritórios e demandas da matriz. Mas seria realmente inviável? Surgiriam
novas alternativas de implantação? Por exemplo, a transformação da coordenadora de
legalização em gerente de projeto e a consultoria totalmente como PMO terceirizado? A
literatura não leva em conta essa possibilidade. Aliás, na bibliografia pesquisada não há
citações de adaptações de outros cargos da empresa para o PMO. Seria necessária mesmo uma
contratação nova? Há alguma função existente comumente nas empresas que poderiam
desempenhar a função do PMO?
É possível declarar também, que o tipo do PMO implantado na empresa foi adaptado à
estrutura organizacional atual. Contudo, poderia facilmente ser o mesmo se for considerado a
situação da organização com a estrutura funcional e a hipótese da líder de projetos assumir o
papel de gerente. Analisando a implantação atual, o modelo de PMO da literatura que mais se
aproxima ao resultado do projeto é o apresentado por Crawford (2001). Os níveis 1 e 2
coexistem na estrutura atual da empresa e desempenham papéis similares a literatura. O nível
1, composto pelas atuais líderes, tem foco voltado para o controle de projetos porém, diferente
da literatura, este nível não é responsável pela emissão dos relatórios que ficou a cargo do
serviço dos consultores. As líderes são responsáveis pela consolidação e envio as
informações. Outro ponto é a influencia delas na condução do projeto. Formalmente, elas não
têm autoridade para influenciar no andamento do projeto. No entanto, algumas delas já foram
integrantes da equipe de projetos dos escritórios e eventualmente podem aconselhar o gerente.
Já as atividades exercidas pelo modelo de nível 2, ficam divididas entre as líderes e a empresa
terceirizada. A exceção é a atividade de alinhamento dos projetos com a estratégia dos
departamentos. Essa atividade atualmente é de responsabilidade do gerente com o
consentimento do diretor da regional. As atividades de intervenção em projetos e
fornecimento de equipe estão longe de se tornarem atividades desempenhadas pelo PMO
implantado. Da mesma forma, estes dois itens são os menos citados na pesquisa de benckmark
nas empresas brasileiras em 2009. Seria a baixa maturidade o fator determinante para as
atividades do PMO?
Retomando a hipótese da líder de projetos como gerente, continuaríamos com os dois
níveis de PMO. No entanto, os gerentes formariam o nível 1 e a empresa terceirizada
continuaria representando parcialmente o nível 2. Neste caso, uma mudança de estrutura
matricial balanceada para a funcional não atingiria a implantação da forma como foi
estabelecida. Isso porque primeiro foi permitido que as atividades do escritório fossem se
delineando. Posteriormente após sua configuração é que esta foi adaptada a estrutura
organizacional da empresa. A literatura já orienta para que a tipologia do PMO seja escolhida
de acordo com as possibilidades de adaptação a estrutura organizacional e não o inverso.
Todavia, a escolha do tipo pode ser uma mescla de várias tipologias possibilitando infinitas
combinações. Hobbs e Aubry (2007) apresentam esta linha de pensamento semelhante quando
sugerem o “PMO Maturity Cube”.
O PMO do estudo de caso foi um sucesso de implantação até o momento pois atendeu
os objetivos do piloto de experimentar a metodologia para melhorá-la. O próximo passo é a
implantação da operação com a aplicação da metodologia para todos os projetos da empresa.
Os fatores externos que impulsionaram a criação do PMO continuarão a influenciar a
empresa. Concomitante a ele, o contínuo amadurecimento da organização proporcionado pelo
escritório. Ambos produzirão novas necessidades que deverão ser atendidas pela empresa para
que permaneça no mercado. Neste momento entra o segundo desafio do PMO. Seria ele, após
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Referências
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Paulo. São Paulo: 2002. Disponível em: <http//:www.ead.fea.usp.br/Tcc/trabalhos/TCC_Jefferson.pdf>.
Acessado em: 19 ago 2011
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Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: ABNT, 2000.
CLELAND, David L.; IRELAND, Lewis R. Gerência de Projetos. Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso
Editores, 2002.
COTA, Marcelo; LEVIN, Ginger; PINTO, Américo. “PMO Maturity Cube”, um modelo de avaliação de
maturidade exclusivo para Escritórios de Projetos. „Tradução de Americo Pinto’. EUA: 2010. Disponível em:
<http://www.americopinto.com.br/downloads/PMOMaturityCubePor.pdf>. Acessado em: 7 out 2011.
CRAWFORD, J.Kent. The Strategic Project Office: A Guide to Improving Organization Performance.
EUA: CRC Press, 2011.
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Humano. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004
GUIMARÃES, Claudio. PMO e a cultura organizacional. Publicado em: 22/07/2010. Disponível em:
<http://ogerente.com.br/rede/projetos/gerenciamento-de-projetos>. Acessado em: 08 jul 2011
KERZNER, Harold. Gestão de Projetos – As Melhores Práticas. Porto Alegre: Bookman, 2002.
MANSUR, Ricardo. Implementando um Escritório de Projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2007.
OLIVEIRA, Aline H. P.; SERRALHEIRO Werther. Apostila de Empreendedorismo. Araranguá, CEFET.
PATAH, Leandro A. Alinhamento Estratégico de Estrutura Organizacional de Projetos: Uma análise de
múltiplos casos. Dissertação de mestrado. Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, São Paulo, 2004.
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<http://www.batebyte.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=1161>. Acessado em: 19 ago 2011
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Project Management Institute – Seção Rio de Janeiro.
São apresentadas as 27 funções para os PMOs e sua relação com os diferentes tipos de amplitudes e abordagens.
Amplitude Abordagem
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Departamental
Comparativo
Operacional
Programa -
Estratégico
Projeto
Tático
Serviços
QUESTIONÁRIO
a. Existe uma forte preocupação neste sentido que foi totalmente contemplada nos treinamentos
oferecidos.
b. Existe uma forte preocupação neste sentido que foi parcialmente contemplada nos treinamentos
oferecidos.
a. Existe uma forte preocupação neste sentido, mas, infelizmente, os treinamentos oferecidos não
tiveram esta orientação.
b. Desconhece-se a importância deste aspecto.
5. Com relação aos treinamentos efetuados dentro da organização, para o setor, nos últimos doze meses,
temos a comentar:
a. A organização realizou diversos cursos internos abordando assuntos metodológicos e softwares.
b. Os cursos abordaram apenas softwares.
c. Foi realizado um único curso.
d. Não foi realizado nenhum curso interno.
6. Com relação aos treinamentos efetuados fora da organização, por profissionais do setor envolvidos com
gerenciamento de projetos, nos últimos doze meses, temos a comentar:
a. A organização estimula tais iniciativas e efetua reembolso.
b. A organização estimula tais iniciativas, mas não efetua reembolso.
c. A organização aceita tais iniciativas, mas não acena nenhuma vantagem de carreira para os
participantes.
d. A organização desconhece ou desestimula tais iniciativas.
7. Com relação ao tipo e abrangência do treinamento formal fornecido aos gerentes de projetos, temos:
®
a. O treinamento abordou todas as 9 áreas conforme o PMBOK (ou apenas aquelas identificadas como
necessárias ao setor), em nível adequado aos gerentes de projetos.
Todos os gerentes de projetos foram treinados.
b. O treinamento abordou apenas poucas áreas de gerenciamento. Cerca de 50% dos gerentes possuem
este treinamento.
c. O treinamento abordou apenas poucas áreas de gerenciamento. Cerca de 20% dos gerentes possuem
este treinamento.
d. Não foi fornecido nenhum treinamento formal.
8. Com relação ao tipo e abrangência do treinamento formal fornecido à alta administração do setor, temos:
®
a. O treinamento abordou as áreas relevantes do PMBOK (adequadas ao setor), em nível adequado à
alta administração. Toda a alta administração do setor, que necessita do treinamento, foi treinada.
b. O treinamento abordou apenas poucas áreas de gerenciamento. Cerca de 50% da alta administração,
que necessita do treinamento, possuem este treinamento.
c. O treinamento abordou apenas poucas áreas de gerenciamento. Cerca de 20% da alta administração,
que necessita do treinamento, possuem este treinamento.
d. Não foi fornecido nenhum treinamento formal.
9. Com relação ao tipo e abrangência do treinamento formal fornecido aos clientes internos, temos:
®
a. O treinamento abordou as áreas relevantes do PMBOK (adequadas ao setor), em nível adequado dos
clientes. Todos os clientes internos, envolvidos com os projetos do setor, foram treinados.
b. O treinamento abordou apenas poucas áreas de gerenciamento. Cerca de 50% dos clientes foram
treinados.
c. O treinamento abordou apenas poucas áreas de gerenciamento. Cerca de 20% dos clientes internos
possuem este treinamento.
d. Não foi fornecido nenhum treinamento formal.
10. Com relação ao treinamento em softwares para gerenciamento de tempo (sequenciamento de tarefas,
cronogramas etc.), temos:
a. Foram escolhidos profissionais com perfil adequado, foi fornecido treinamento e eles utilizam os
softwares há algum tempo.
b. Foram escolhidos profissionais com perfil adequado, foi fornecido treinamento. Está se iniciando a
utilização dos softwares.
c. Existem softwares, mas apenas algumas pessoas os conhecem por meio de iniciativa pessoal. O uso é
esporádico.
d. Não existem softwares para gerenciamento de tempo no setor da organização.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
NÍVEL 3 – PADRONIZADO
1. Com relação ao uso de metodologia por pessoas envolvidas com projetos, temos:
a. Existe uma metodologia implantada, testada e em uso rotineiro por todos os principais envolvidos
com projetos há, pelo menos, um ano.
b. Existe uma metodologia implantada, testada e em uso rotineiro por um pequeno número de gerentes
de projeto há, pelo menos, um ano. O público restante não tem nenhum acesso.
c. A metodologia foi implantada recentemente e seu uso ainda é incipiente.
d. Não existe metodologia implantada.
2. Com relação à abrangência de metodologia disponível, temos:
a. Ela aborda todas as áreas relevantes (adequadas ao setor) e os 5 grupos de processos (inicialização,
®
planejamento, execução, controle e encerramento) do PMBOK .
b. Ela aborda apenas a área de tempo (planejamento e controle). Outras áreas relevantes estão em
implantação.. Ela aborda apenas planejamento de tempo.
d. Não existe metodologia implantada.
3. Com relação à informatização da metodologia, temos:
a. Ela está totalmente informatizada, disponível e em uso por todos os principais envolvidos há, pelo
menos, um ano.
b. Ela está totalmente informatizada há, pelo menos, um ano, mas está em uso apenas por um pequeno
número de gerentes.
c. Ela está sendo informatizada.
d. Não existe informatização implantada.
4. Com relação à integração da metodologia de gerenciamento de projetos com outras práticas de gerenciamento
existentes na organização, temos:
a. Ela está totalmente integrada com outras práticas de gerenciamento, tais como gerenciamento pela
qualidade total, planejamento estratégico, gerenciamento da produção, gerenciamento da rotina do dia-
a-dia, etc.
b. Está sendo feito um esforço para integração.
c. Pretende-se fazer isto no futuro.
d. Desconhece-se a necessidade de integração.
5. Com relação à estrutura organizacional, é possível afirmar que o relacionamento entre gerentes de projeto e
outros setores da organização envolvidos com projetos ocorre formalmente segundo a seguinte estrutura:
a. Ocorre formalmente segundo uma estrutura projetizada ou matricial forte ou matricial balanceada.
b. Ocorre informalmente segundo uma estrutura matricial balanceada.
c. Ocorre informalmente segundo uma estrutura matricial fraca.
d. Não existe nenhuma estrutura formalmente ou informalmente estabelecida. O assunto é
desconhecido.
6. Com relação ao Escritório de Gerenciamento de Projetos, temos:
a. Ele foi implantado e está operando eficientemente há mais de um ano.
b. Ele está implantado há mais de um ano, mas não funciona eficientemente.
c. Ele foi recentemente implantado.
d. Não existe Escritório de Gerenciamento de Projetos.
7. Com relação ao uso de Comitês para acompanhamento de projetos, temos:
a. Eles foram implantados e estão operando eficientemente há mais de um ano.
b. Eles estão implantados há mais de um ano, mas não funcionam eficientemente.
c. Eles foram recentemente implantados.
d. Não existem Comitês.
8. Com relação às reuniões de avaliação do andamento de cada projeto, efetuadas em reunião do gerente do
projeto com sua equipe, temos:
a. As reuniões são organizadas segundo uma disciplina pré-estabelecida que prevê horário, local, pauta,
participantes, relatórios, etc. As reuniões permitem que todos os membros da equipe percebam o
andamento do projeto.
b. Não existe uma disciplina pré-estabelecida. O gerente do projeto se encarrega das características de
cada reunião. Parece que somente o gerente do projeto realmente sabe do andamento do projeto.
c. Não se realizam reuniões de avaliação do andamento de cada projeto: o gerente do projeto obtém
informações do andamento de maneira informal.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
d. Não se realizam reuniões de avaliação do andamento de cada projeto e, ao que parece, os projetos
ficam à deriva.
9. Com relação à forma de avaliação do andamento de cada projeto, temos:
a. Foram estabelecidos previamente critérios para avaliação do andamento, que são disciplinadamente
utilizados em cada projeto. Já existe uma cultura no setor com relação a estes critérios.
b. Os critérios foram estabelecidos, mas mudam constantemente.
c. Os critérios foram estabelecidos, mas não são utilizados.
d. Não é feita nenhuma avaliação de andamento.
10. Quando um projeto se encontra em um estado muito diferente do planejado com relação a tempo ou custo ou
escopo ou qualidade, temos:
a. Foram estabelecidos critérios para o estabelecimento de correções de rumo que são criteriosamente
utilizados por todos os envolvidos.
b. Foram estabelecidos critérios para o estabelecimento de correções de rumo que mas que,
infelizmente, não são adequadamente utilizados por todos os envolvidos.
c. Estão sendo estabelecidos critérios para correção de rumo
d. Não se está fazendo nada neste sentido.
NÍVEL 4 – GERENCIADO
1. Com relação à avaliação de projetos já encerrados, no que toca à Qualidade do Gerenciamento e Qualidade do
Produto/Serviço criado, temos:
a. Foi criado um banco de dados (ou algo semelhante) para coletar estes dados e já existe uma grande
quantidade deste tipo de informações que são utilizados rotineiramente.
b. Foi criado um banco de dados (ou algo semelhante) para coletar estes dados e já existe uma razoável
quantidade deste tipo de informações cujo uso está sendo estimulado.
c. Foi criado um banco de dados (ou algo semelhante) para coletar estes dados e estamos iniciando a
coleta deste tipo de informações.
d. Existem alguns dados, mas estão dispersos e não existe um arquivamento informatizado central
2. Com relação à avaliação de projetos já encerrados, no que toca a Lições Aprendidas, temos:
a. Foi criado um banco de dados (ou algo semelhante) para coletar estes dados e já existe uma grande
quantidade deste tipo de informações que são utilizados rotineiramente.
b. Foi criado um banco de dados (ou algo semelhante) para coletar estes dados e já existe uma razoável
quantidade deste tipo de informações cujo uso está sendo estimulado.
c. Foi criado um banco de dados (ou algo semelhante) para coletar estes dados e estamos iniciando a
coleta deste tipo de informações.
d. Existem alguns dados, mas estão dispersos e não existe um arquivamento informatizado central.
3. Com relação à melhoria contínua no modelo gerenciamento de projetos existente na organização, praticada
por meio de controle e medição dos recursos da metodologia e do sistema informatizado, temos:
a. O modelo implementado é permanentemente avaliado (controle e medição do uso) e os aspectos que
mostram fragilidade ou inadequabilidade são discutidos e aperfeiçoados. O modelo tem evoluído de
forma que atenda e agrade os principais usuários.
b. O modelo implementado é permanentemente avaliado (controle e medição do uso) e os aspectos que
mostram fragilidade ou inadequabilidade são discutidos e aperfeiçoados.
Infelizmente, o modelo atual ainda não agrada os principais usuários.
c. Está sendo implementado um programa de melhoria contínua.
d. O assunto ainda não foi abordado.
4. Com relação às anomalias em tarefas que estão em andamento ou que acabaram de ser executadas (atrasos,
estouro de orçamento, não obediência ao escopo previsto, não atendimento às exigências de qualidade), temos:
a. Existe um sistema para coleta de informações que permite identificar as causas das anomalias,
estabelecer contramedidas e acompanhar sua implementação. O sistema está em funcionamento há
bastante tempo e já existe uma cultura para o seu uso.
b. Existe um sistema para coleta de informações que permite identificar as causas das anomalias. O
sistema foi recentemente implantado e está sendo criada uma cultura para o seu uso.
c. Está sendo implantado um sistema com este objetivo.
d. Pretende-se abordar este assunto no futuro.
5. Com relação às causas de fracassso (atrasos, estouro de orçamento, não obediência ao escopo previsto, não
atendimento a exigências de qualidade) oriundas do próprio setor ou de setores externos, temos:
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013
1. Com relação à avaliação de projetos já encerrados, no que toca à Qualidade do Gerenciamento e Qualidade
Técnica do Produto/Serviço obtido, temos:
a. Existe um amplo e excelente banco de dados (ou algo semelhante) que é utilizado rotineiramente
pelos gerentes de projeto há, pelo menos, 2 anos.
b. Existe um banco de dados (ou algo semelhante) que, ou não pode ser classificado de amplo e
excelente ou não é utilizado rotineiramente pelos gerentes de projeto.
2. Com relação à avaliação de projetos já encerrados, no que toca a Lições Aprendidas, temos:
a. Existe um amplo e excelente banco de dados (ou algo semelhante) que é utilizado rotineiramente
pelos gerentes de projeto há, pelo menos, 2 anos.
b. Existe um banco de dados (ou algo semelhante) que, ou não pode ser classificado de amplo e
excelente ou não é utilizado rotineiramente pelos gerentes de projeto.
3. Com relação à avaliação da estrutura organizacional implementada (Comitês, Escritório de Gerenciamento de
Projetos, Gerente de Projetos, Sponsors, etc.), podemos afirmar:
a. A estrutura implementada é adequada ao setor e funciona convenientemente há, pelo menos, 2 anos.
b. A estrutura foi implementada há menos de 2 anos ou não é adequada ao setor ou não funciona
convenientemente.
4. Com relação à visibilidade de nossa organização na comunidade empresarial, temos:
a. Nossa organização é vista e citada como benchmark em gerenciamento de projetos há bastante tempo.
Recebemos freqüentes visitas de outras organizações para conhecer nosso sistema de gerenciamento de
projetos.
b. Estamos começando a ser reconhecidos como benchmark.
c. Acreditamos em nossa capacidade gerencial e sentimos que estamos na vanguarda do assunto.
Estamos abertos para visitas e contactos.
d. Ainda estamos muito longe de ser reconhecidos como benchmark.
5. Com relação ao aperfeiçoamento avançado da capacidade dos gerentes de projetos, em aspectos relacionados
com relacionamentos humanos (negociação, liderança, conflitos, motivação, etc):
a. Quase a totalidade de nossos gerentes é altamente avançada nesses aspectos.
b. Acima de 80% de nossos gerentes são altamente avançados nesses aspectos.
c. Acima de 50% de nossos gerentes são altamente avançados nesses aspectos.
d. Abaixo de 50% de nossos gerentes são altamente avançados nesses aspectos.
6. Com relação às habilidades de nossos gerentes de projetos, tanto técnicas (ou da área de aplicação) como de
gerenciamento de projetos, podemos afirmar que:
a. Quase a totalidade de nossos gerentes é altamente avançada nesses aspectos.
b. Acima de 80% de nossos gerentes são altamente avançados nesses aspectos.
c. Acima de 50% de nossos gerentes são altamente avançados nesses aspectos.
d. Abaixo de 50% de nossos gerentes são altamente avançados nesses aspectos.
7. Com relação ao programa de certificação PMP ou equivalente dos gerentes de projetos do setor, temos:
a. A quantidade adequada e necessária de gerentes certificados foi atingida.
b. Acima de 80% da quantidade adequada e necessária de gerentes certificados foi atingida.
c. Acima de 50% da quantidade adequada e necessária de gerentes certificados foi atingida.
d. Abaixo de 50% da quantidade adequada e necessária de gerentes certificados foi atingida.
8. Com relação às causas de fracasso dos projetos (atrasos, estouro de orçamento, não obediência ao escopo
previsto, não atendimento a exigências de qualidade), tanto internas como externas ao setor, temos:
a. Todas as causas já foram mapeadas e ações de correção já foram executadas com sucesso quase total
há, pelo menos, um ano.
b. Ainda existe muito trabalho a ser feito neste sentido.
9. Com relação ao alinhamento dos projetos executados no setor com os negócios da organização (ou com o
Planejamento Estratégico), temos:
a. O alinhamento é de 100% há muito tempo (acima de 2 anos).
b. O alinhamento é de 100% há pouco tempo (acima de 1 ano).
c. O alinhamento é de 100% há muito pouco tempo (abaixo de 1 ano).
d. Não existe alinhamento de 100%.
10. Com relação ao índice de sucesso dos projetos executados no setor podemos afirmar que:
a. 100% dos projetos são executados com sucesso.
b. Acima de 95% dos projetos são executados com sucesso.
Estudo de caso: a implantação do escritório de gerenciamento de projetos em empresa incorporadora janeiro/2013