CAPITULO II

MARCO TEÓRICO
 2. Antecedentes de la investigación.

2.1 proyectos de investigación.

 Título: “Tesis sistema web para la gestión de tramite documentario en la

municipalidad provincial de Sullana” 1

Autor: Medina Sandoval, Carlos Andrés.

Lugar: UNIVERSIDAD CÉSAR VALLEJO PIURA (2007)

Relación: esta tesis nos explica el desarrollo de un sistema web para la

gestión de trámite documentario a través de un de un sistema web el cual

pone especial énfasis en las consultas realizadas antes y durante la

tramitación de documentos de importancia presentado por los usuarios.

 Título: “Gestión de documentos: El caso del Consorcio SMS” 2

Autor: Landa Molina, Luz Mercedes

Lugar: Universidad Nacional Mayor de San Marcos (Año 2002)

Relación: esta tesis nos explica varios aspectos referentes a la

documentación y el proceso de los mismos en la organización,

permitiéndonos comprender y distinguir algunos temas para nuestra

investigación.

1
Medina Sandoval, Carlos Andrés. Sistema web para la gestión de trámite documentario en la municipalidad
provincial de Sullana. Tesis (obtener Título Profesional de Ingeniero de Sistemas) Piura, Perú: UNIVERSIDAD CÉSAR
VALLEJO, Facultad de Ingeniería Escuela de Ingeniería de Sistemas, 2007.

2
LANDA MOLINA, Luz Mercedes. Gestión de Documentos: El caso del Consorcio SMS. Tesis (Licenciada en
Bibliotecología y Ciencias de la Información) Lima, Perú: Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de
Letras y Ciencias Humanas, 2002. 118 h
  Título: “Implementación de un sistema de gestión documentaria basado

en tecnología Web para mejorar la gestión de documentos en el Gobierno

Regional - Lambayeque”. 13

Autor: Guevara Alcalde, Luis Alberto

Lugar: Universidad Señor de Sipán (Año 2007)

Relación: esta investigación emplea a la tecnología Web como

alternativa para la realización de la aplicación, además existe semejanza

en algunos procesos del negocio.

 Título: “Desarrollo de un Sistema de Control documentario para el apoyo

a la gestión de la Municipalidad Provincial de Ferreñafe” 4

Autor: Orozco Sigüeñas, Juan Carlos

Lugar: Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo (2005)

Relación: Esta investigación expone una serie de procesos similares a

los nuestros, además compartimos una mismo objetivo: “promover

servicios públicos de calidad, lograr la participación y concertación de los

vecinos y de la sociedad civil”, y de mejorar efectivamente el control y la

organización de los documentos.

3
GUEVARA ALCALDE, Luis Alberto. Implementación de un Sistema de Gestión Documentaria basado en Tecnología
Web para mejorar la gestión de documentos en el Gobierno Regional Lambayeque. Tesis (Ingeniero de Sistemas)
Chiclayo, Perú: Universidad Señor de Sipán, Facultad de Ingeniería, Arquitectura y Urbanismo, 2007. 225 h.

4
OROZCO SIGÜEÑAS, Juan Carlos. Desarrollo de un Sistema de Control Documentaria para el apoyo a la gestión de
la Municipalidad Provincial de Ferreñafe. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Lambayeque, Perú: Universidad Nacional
Pedro Ruiz Gallo, Facultad de Ingeniería Civil, de Sistemas y Arquitectura, 2005.
  Título: “Sistema de Información y el Plan de Tecnología de clasificación y

búsqueda de expedientes del Archivo Regional de Lambayeque” 5

Autor: Díaz Castillo, Mario y Súclupe Alamas, Danny

Lugar: Universidad Católica “Santo Toribio de Mogrovejo” (2004)

Relación: Busca mejorar el desempeño del usuario interno en el manejo

y ubicación de expedientes.

 Título: “Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión

documental en áreas u organizaciones jurídicas”.26

Autor: Contreras Henao, Felipe Andrés – Forero Guzmán, Felipe

Lugar: Pontifica Universidad Javeriana (Año 2005)

Relación: esta investigación define varios conceptos los cuales son de suma

importancia para nuestro proyecto, contribuyendo adicionalmente con ideas

que permitirían la innovación de la aplicación.

5
DÍAZ C. Mario, SUCLUPE A. Danny. Sistema de Información y el Plan de Tecnología de clasificación y búsqueda de
expedientes del Archivo Regional de Lambayeque. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Chiclayo, Perú: Universidad
Católica Santo Toribio de Mogrovejo, Facultad de Ingeniería, 2004
6
CONTRERAS H. Felipe, FORERO G. Felipe. Diseño de un modelo para la implantación de un sistema de gestión
documental en áreas u organizaciones jurídicas. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Bogotá, Colombia: Pontificia
Universidad Javeriana. Facultad de Ingeniería. 2005
 2.2 MARCO CONCEPTUAL

2.2.1 Sistema de Gestión Documentaria vs. Sistema de Trámite

Documentario

 Sistema de Gestión Documentaria 7

La gestión documentaria a si entendida, supone una atención y
tratamiento continuado a los documentos que no se interrumpe, ni se
diferencia esencialmente al entrar en el estado de la conservación
permanente. De alguna manera, lo que defendemos es que, a partir de la
sucesión de actuaciones archivísticas, estas nos permiten dinamizar el
servicio de los documentos a lo largo de todas sus edades y conducir, sin
problemas, los documentos corrientes de hoy hasta configurar los fondos
históricos del mañana.

Sus características más importantes son:

o Proceso más “independiente” de las personas: El resultado de las
acciones o tareas realizadas durante el proceso administrativo es más
autónomo de las personas concretas que lo realizan.
o Archivo digital: Los registros generados en todos los procesos se
guardan en archivos digitales que ahorran espacio físico y permiten
una mayor seguridad física de los mismos.
o No se “mueven” los papeles: desde el principio los datos se
incorporan directamente o de existir documentos en soporte de papel
estos son digitalizados y posteriormente archivados.
o Seguimiento automático del proceso: En todo momento se conoce el
estado de un expediente, que trámites han sido hechos y cuáles están
pendientes de realización, así como los responsables
correspondientes; el tiempo que se ha tardado y las desviaciones, si

7
MARTÍN F. Julio. Gestión Documental y procesos en las Administraciones Públicas. 2004 [Disponible en PDF:
http://www.csi.map.es/csi/tecnimap/tecnimap_2004/comunicaciones/tema_03/3_004.pdf ] [Consulta: 12 de junio 2015
 las hubiera, respecto al tiempo previsto de ejecución. Esto permite
además el acceso inmediato a la situación de cualquier expediente
Los beneficios que se obtendría al implantar un sistema de gestión
documental serian:
o Acceder inmediatamente a la información por un conjunto de
personas a la vez y desde cualquier posición.
o Reducir la circulación física de documentos, y por tanto eliminar su
perdida.
o Racionalización y automatización los procesos de relación,
permitiendo realizar tareas por excepción.
o Incrementar la eficiencia de los recursos humanos y medios
materiales empleados en la realización de los procedimientos,
facilitando una reducción del tiempo de ejecución de los mismos.
o Facilitar la toma de decisiones en cualquiera de las fases de un
procedimiento, ya que la información disponible será la adecuada
para la persona solicitante.

o Mejorar sensiblemente los plazos de ejecución o respuesta a

peticiones de terceros. En paralelo reducción o eliminación de los
tiempos de espera para el ciudadano.
o Facilitar la adecuación a los cambios procedimentales que puedan
surgir de la modificación del entorno normativo.
o Disponer de mayores posibilidades para el análisis e información en
general. Se elimina trabajo manual de reparto, firma, registro y archivo
de documentos.
  Sistema de Trámite Documentario 8
La implementación de este tipo de aplicación permitiría a las organizaciones
tener el control de la ubicación física actual y pasado de la documentación
que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar
el detalle del proceso que permitan analizar los cuellos de botella para
mejorar los flujos de los documentos dentro de la organización.

La organización se ve beneficiada:
o Al disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un
documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan
olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y mensajes.
o Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este
en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando
tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos físicos para ubicar un determinado documento.

8
DSM GROUP SAC. Sistema Integrado Documentario. 2006. [Disponible en URL:
http://www.dsmgroupsac.com/business/WebDSM/DSMWeb.nsf/d89006e5d37dc7ef05256a71006908fc/c6c1f04b5835918206
25712d0062bcaa?OpenDocument] [Consulta: 13 de junio 2015]
 2.2.2 Los sistemas de información y su importancia para las
organizaciones y empresas9
Los cambios profundos que se vienen manifestando desde hace
algunos años en el ámbito mundial han generado transformaciones
radicales en las sociedades. La presencia de estos ha traído como
consecuencia cambios igualmente significativos en las
organizaciones, las cuales han debido modificar o readecuar sus
propias modalidades de gestión.
En este contexto la información se ha transformado en un recurso
cada vez más indispensable para el éxito de cualquier organización
y ha sido además el recurso para el desarrollo de las naciones y de
su integración regional y mundial. La valoración de cualquier
administración o sociedad puede realizarse identificando el
tratamiento que recibe la información. El mantenimiento o cambio
del mismo constituye una condición básica de reproducción de las
situaciones sociales y político administrativas.
A su vez, la información es un bien necesario para la toma de
decisiones, el avance de los conocimientos, el control de
actividades y el desarrollo económico, cultural y social. El manejo
de esta es una característica y una necesidad de las
Administraciones Públicas, y en este contexto la información
significa datos de utilidad.

9
SANCHEZ B, RODRIGUEZ J. La Información como recurso en el desarrollo de las organizaciones de Administración
Pública. 2000. [Disponible en PDF: http://www.um.es/fccd/anales/ad03/AD10-2000.PDF] [Consulta: 13 de junio 2015]
 2.2.3 Aplicación Web
Antes de puntualizar las herramientas, definamos el término de aplicación
web. En la mayoría de los casos una aplicación web no sustituye a los
sistemas informáticos que ya tiene la empresa, por el contrario, es el
envoltorio que los transforma en servicio. Cuando pensamos por primera vez
en el concepto aplicación web lo identificamos automáticamente con páginas
web. Las páginas web han sido concebidas para publicar información a toda
la comunidad Internet de forma sencilla.
Según Rafael Morant Guillen10 define a las aplicaciones web como: “el
conjunto de páginas web que interactúan con el usuario ofreciéndole la
información solicitada y recogiendo datos del mismo”. Además indica que,
aunque el grupo de desarrollo de la aplicación tenga clara las necesidades y
los servicios que ofrecerá a sus posibles clientes, deben ser los usuarios los
que indiquen que y como quieren consumir ese servicio.

Siguiendo esta línea, Macromedia 1112 define a las aplicaciones web como: “un
sitio web de contenido parcial o total, dado que el contenido final se
determina sólo cuando un visitante solicita una página del servidor web.”
Cada página varía de una petición a otra en función de las acciones del
visitante, por ello se les denomina página dinámica.

10
MORANT GUILLEN, Rafael. La Aplicación Web empresarial - El interfase del usuario a los servicios de la empresa.
2003. [Disponible en PDF: http://www.gestorweb.com/docu/webapps_arti.pdf] [Consulta: 13 de junio 2015]

11
MACROMEDIA. Utilización de Dreamweaver 8, Aspectos Básicos de las Aplicaciones Web. 2005. [Disponible en
URL: http://livedocs.adobe.com/dreamweaver/8_es/using/gs_12_un.htm] [Consulta: 13 de junio 2015]
 Tomando en cuenta estas definiciones podemos concluir en la siguiente
definición: “son aquellas aplicaciones que los usuarios pueden utilizar
accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante
un navegador, permitiendo al usuario hacer uso de la información, como
cualquier aplicación tradicional”.
Es importante mencionar que una página web puede contener elementos que
permiten una comunicación activa entre el usuario y la información. Esto
permite que el usuario acceda a los datos de forma interactiva. Alegsa.com23
resalta de las aplicaciones web las siguientes características:

 El cliente puede acceder fácilmente a estas aplicaciones empleando un

navegador web o similar.
 Si es por Internet, el cliente puede entrar desde cualquier lugar del mundo
donde tenga un acceso a Internet.
 Pueden existir miles de clientes pero una única aplicación instalada en un
servidor, por lo tanto se puede actualizar y mantener una única aplicación y
todos sus clientes verán los resultados inmediatamente.
 Además, el avance aportado por el Web 2.0 y AJAX permite extender las
posibilidades de visualización e interactividad de las aplicaciones.
 El navegador es pues una potente plataforma común a todas las aplicaciones
web.
 2.2.4 Herramientas Empleadas En La Aplicación Web
 Servidor php 13
Es un software servidor HTTP de código abierto para plataformas Unix
(BSD, GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y otras, que implementa el
protocolo HTTP/1.1 y la noción de sitio virtual. Cuando comenzó su
desarrollo en 1995 se basó inicialmente en código del popular NCSA
HTTPd 1.3, pero más tarde fue reescrito por completo. Su nombre se
debe a que Behelendorf eligió ese nombre porque quería que tuviese la
connotación de algo que es firme y enérgico pero no agresivo, y la tribu
Apache fue la última en rendirse al que pronto se convertiría en gobierno
de EEUU.
Apache presenta características como mensajes de error altamente
configurables, bases de datos de autenticación y negociado de contenido,
modular, Open Source, multiplataforma, extensible, popular y sobre todo
gratuito; pero fue criticado por la falta de una interfaz gráfica que ayude
en su configuración
Apache tiene amplia aceptación en la red: desde 1996, Apache, es el
servidor HTTP más usado. Alcanzó su máxima cuota de mercado en
2005 siendo el servidor empleado en el 70% de los sitios web en el
mundo.

 Lenguaje de programación PHP14

PHP es un acrónimo recursivo que significa Hypertext Pre-Processor
(inicialmente PHP Tools, o, Personal Home Page Tools).
PHP es un lenguaje interpretado de propósito general ampliamente usado
y que está diseñado especialmente para desarrollo web y puede ser
embebido dentro de código HTML. Generalmente se ejecuta en un
servidor web, tomando el código en PHP como su entrada y creando
páginas web como salida. Puede ser desplegado en la mayoría de los
servidores web y en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin
costo alguno.
Sus características son las siguientes:

13
Foundation Apache. The Apache Software Foundation. [En línea] 2008. [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en:
<http://www.apache.org/>
14
The PHP Group. PHP. [En línea] 2008. [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en: <http://www.php.net/>
 o Es un lenguaje multiplataforma.
o Capacidad de conexión con la mayoría de los manejadores de
base de datos que se utilizan en la actualidad, destaca su
conectividad con MySQL
o Capacidad de expandir su potencial utilizando la enorme cantidad
de módulos.
o Posee una amplia documentación en su página oficial
o Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fácil
acceso para todos.
o Permite las técnicas de Programación Orientada a Objetos.
o Biblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida.
o No requiere definición de tipos de variables.
o Tiene manejo de excepciones (desde php5).

 Manejador de base de datos MySQL26

El software MySQL® proporciona un servidor de base de datos SQL muy
rápido, multi-threaded, multiusuario y robusto. El servidor MySQL está
diseñado para entornos de producción críticos, con alta carga de trabajo
así como para integrarse en software para ser distribuido. MySQL es una
marca registrada de Oracle. El software MySQL tiene una doble licencia.
Los usuarios pueden elegir entre usar el software MySQL como un
producto Open Source bajo los términos de la licencia GNU General
Public License o pueden adquirir una licencia comercial Standard de
Oracle.
  Administrador de MySQL phpMyAdmin15
Es un instrumento escrito en PHP que tiene la intención de manipular la
administración de MySQL sobre Web. Ciertamente esto puede crear,
eliminar y alterar las bases de datos, crear/eliminar/alterar tablas,
borrar/actualizar/agregar campos, ejecutar cualquier sentencia SQL,
administrar llaves sobre campos, administrar privilegios, exportar datos en
varios formatos y está disponible en 55 lenguajes bajo la licencia GPL. En
otros términos phpMyAdmin es un programa de libre distribución en PHP,
creado por una comunidad sin ánimo de lucro. Es una herramienta muy
completa que permite acceder a todas las funciones típicas de la base de
datos MySQL a través de una interfaz Web muy intuitiva.

15
phpMyAdmin Devel Team. The phpMyAdmin Project. [En línea] 2008 [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en:
<http://www.phpmyadmin.net/home_page/index.php>
2.2.5 Metodologías para el Desarrollo de Software
Las metodologías de desarrollo de software son un instrumento útil para la
sistematización de las actividades que dan soporte al ciclo de vida del
software, actualmente existen diferentes propuestas metodológicas que
inciden en las diversas etapas de este ciclo de vida lo cual permite alcanzar
los siguientes objetivos:
Proporcionar o definir Sistemas de Información requeridos que ayuden a
conseguir los fines de la Institución y que promuevan la participación activa
del usuario.
Dotar a la Institución de productos de software que satisfagan las
necesidades de los usuarios.
Mejorar la productividad de las Unidades de Informáticas, permitiendo una
mayor capacidad de adaptación a los cambios y teniendo en cuenta la
reutilización de software en la medida de lo posible.
Facilitar la comunicación y entendimiento entre los distintos participantes en
la producción de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo
en cuenta su papel y responsabilidad, así como las necesidades de todos y
cada uno de ellos.
Facilitar la operación, mantenimiento y uso de los productos de software
obtenidos

 RUP (Rational Unified Process)

Es un proceso de desarrollo de software y junto con el Lenguaje Unificado
de Modelado UML, constituye la metodología estándar más utilizada para
el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a
objetos, además es un marco de trabajo genérico que puede
especializarse para una variedad de tipos de sistemas, diferentes áreas
de aplicación, tipos de organizaciones y diferentes tamaños de proyectos.
Se caracteriza por ser iterativo e incremental, estar centrado en la
arquitectura y guiado por los casos de uso. Incluye artefactos (que son los
productos tangibles del proceso como por ejemplo, el modelo de casos de
uso, el código fuente, etc.) y roles (papel que desempeña una persona en
un determinado momento, una persona puede desempeñar distintos roles
a lo largo del proceso). El Proceso Unificado de Rational (Rational Unified
Process) es un proceso de Ingeniería de Software. Proporciona una
aproximación disciplinada para asignar tareas y responsabilidades dentro
de una organización de desarrollo. Su meta es asegurar la producción de
software de alta calidad que llene los estándares de los usuarios finales,
dentro de un horario y presupuesto predecible. El Proceso Unificado
captura muchas de las mejores prácticas en el desarrollo de software
moderno en una forma que es adaptable para un amplio rango de
proyectos y organizaciones. A pesar, de nuestro uso del Proceso
Unificado, es importante recordar que el UML es independiente del
proceso; es decir, con cualquier proceso que se use, puede usar el UML
para grabar las decisiones resultantes del análisis y el diseño.

Principios de desarrollo
El RUP está basado en 5 principios clave que son:
o Adaptar el proceso

El proceso deberá adaptarse a las características propias del

proyecto u organización. El tamaño del mismo, así como su tipo o las
regulaciones que lo condicionen, influirán en su diseño específico.
También se deberá tener en cuenta el alcance del proyecto.

o Balancear prioridades

Los requerimientos de los diversos participantes pueden ser

diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados. Debe
encontrarse un balance que satisfaga los deseos de todos. Debido a
este balanceo se podrán corregir desacuerdos que surjan en el futuro.

o Demostrar valor iterativamente

Los proyectos se entregan, aunque sea de un modo interno, en
etapas iteradas. En cada iteración se analiza la opinión de los
inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la
dirección del proyecto así como también los riesgos involucrados
o Elevar el nivel de abstracción.
Esto evita que los ingenieros de software vayan directamente de
los requisitos a la codificación de software a la medida del cliente,
sin saber con certeza qué codificar. Un alto nivel de abstracción
 también permite discusiones sobre diversos niveles y soluciones
arquitectónicas. Éstas se pueden acompañar por las
representaciones visuales de la arquitectura, por ejemplo con el
lenguaje UML.
o Enfocarse en la calidad
El control de calidad no debe realizarse al final de cada iteración,
sino en todos los aspectos de la producción. El aseguramiento de
la calidad forma parte del proceso de desarrollo y no de un grupo
independiente.
Fases y Disciplinas
Estas conforman la organización dinámica del proceso a lo largo del tiempo.
El ciclo de vida del software está dividido en ciclos, cada ciclo trabaja en una
nueva generación del producto. El Proceso Unificado divide un ciclo de
desarrollo en cuatro fases consecutivas:
Fase de Inicio (Inception Phase).

Fase de Elaboración (Elaboration Phase).

Fase de Construcción (Construction Phase).

Fase de Transición (Transition Phase).

Cada fase es construida con hitos – un punto en el tiempo en el cual ciertas

decisiones críticas deben ser tomadas – bien definidos, y por lo tanto metas
claves han sido alcanzadas. Cada fase tiene un propósito específico.

Características de RUP
o Dirigido por casos de uso
Es a menudo difícil distinguir a partir de un sistema tradicional orientado a
objetos cómo un sistema hace lo que se supone que debe hacer. En el
Proceso Unificado, los casos de uso definen el comportamiento de un
sistema. Los casos de uso no son parte de la orientación a objetos
tradicional, pero su importancia se ha vuelto más y más aparente.
En el Proceso Unificado, los casos de uso definidos para un sistema son las
bases para el proceso de desarrollo entero. Los casos de uso juegan un rol
en cada uno de los cuatro componentes de ingeniería: análisis de
requerimientos, diseño, implementación y prueba.

 Iterativo e incremental
La aproximación iterativa del Proceso Unificado es generalmente superior por
varias razones:
o Permite tomar en cuenta cambios de requerimientos.
o La Integración de los elementos es progresiva.
o Ayuda a mitigar riesgos más temprano.
o El proceso mismo puede ser mejorado y refinado en el camino.
o Facilita la reutilización, debido a que es más fácil identificar partes
comunes a medida que son parcialmente diseñadas e
implementadas.
o Resulta en una arquitectura más robusta porque está corrigiendo
errores en varias iteraciones.
 Centrado en la arquitectura
El Proceso Unificado proporciona una forma metódica y de sistema para
diseñar, desarrollar y validar una arquitectura. Ofrece plantillas para
descripciones de arquitectura alrededor de conceptos de múltiples vistas de
arquitectura, y la captura de estilo de arquitectura, reglas de diseño y
restricciones.
El componente del proceso de diseño contiene actividades específicas
dirigidas a identificar restricciones de arquitectura y elementos significativos,
así como guías sobre como tomar decisiones de arquitectura.
El proceso de administración muestra como la planeación de iteraciones
tempranas toma en cuenta el diseño de una arquitectura y la resolución de
los riesgos técnicos mayores.