Módulo 1: Gestión de Proyectos

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT.
Primer ciclo.
Módulo 1
Gestión de proyectos
Autor: Método Estudios Consultores, S.L.U.

Edita: Método Estudios Consultores, S.L.U.
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total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el
tratamiento informático, y la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo públicos”.
© 2013 Método Estudios Consultores, S.L.U.

Módulo 1.Gestión de proyectos
índice
1. Objetivos............................................................................................................................................ 3
2. Concepto de Proyecto. .................................................................................................................... 3
2.1. Características básicas de un proyecto. ............................................................................. 3
2.2. La triple restricción. ............................................................................................................... 4
2.3. Proyectos versus operaciones. .............................................................................................7
2.3.1. Características comunes. ..............................................................................................7
2.3.2. Diferencias. ..................................................................................................................... 8
2.4. Plan de Proyecto. .................................................................................................................... 9
2.5. Gestión de Proyectos. .......................................................................................................... 10
2.5.1. Beneficios de la gestión de proyectos. .................................................................... 11
2.5.2. Conclusiones. ................................................................................................................ 12
3. Organización y Ciclo de Vida del Proyecto ................................................................................. 13
3.1. Fases ....................................................................................................................................... 13
3.2. Actividades. ........................................................................................................................... 14
3.3. Entregables. .......................................................................................................................... 15
3.4. Procesos. ................................................................................................................................ 16
3.5. Ejemplo. .................................................................................................................................. 17
3.6. Organización de los proyectos. .......................................................................................... 20
3.6.1. Ciclo de vida técnico. ................................................................................................... 20
3.6.2. Ciclo de vida de gestión............................................................................................... 21
4. Procesos de la Gestión de Proyectos ..................................................................................... 22
4.1. En función de su área de conocimiento ............................................................................ 22
4.2. En función del propósito al que atienden......................................................................... 24
4.3. Nivel de actividad en función de los grupos de procesos .............................................. 27
4.4. Clasificación de los procesos de gestión de proyectos en áreas de conocimiento y
grupos de procesos ........................................................................................................................... 28
5. Resumen .......................................................................................................................................... 31
6. Glosario ............................................................................................................................................ 33
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CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT. Primer ciclo
MÓDULO 1. GESTIÓN DE PROYECTOS
1. OBJETIVOS.
• Aprender qué es un proyecto, así como sus características, teniendo clara la

diferencia entre proyecto y operación.
• Adquirir el concepto de ciclo de vida de los proyectos y conocer los elementos que lo
forman.
• Tener un primer contacto con los Procesos de Gestión de Proyectos y su organización

en grupos en función de su propósito y según su área de conocimiento.
2. CONCEPTO DE PROYECTO.
Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y

fin definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos
requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.
2.1. Características básicas de un proyecto.
Los proyectos tienen una serie de características que los definen:
• Temporalidad:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único; es decir, un proyecto debe tener fijado con anterior al
comienzo del mismo, tanto su fecha de inicio como su fecha de fin. El mantenimiento
de un sistema, el abastecimiento de algún bien o cualquier otra actividad que se
realiza sin un horizonte temporal claro para su realización, no es un proyecto, es un
servicio o una operación.
Que un proyecto sea temporal, no significa que la duración del mismo no pueda
cambiar, es decir, la fecha de fin, una vez iniciado el proyecto puede desplazarse en el
tiempo por diferentes motivos (cambios en el alcance a desarrollar, errores en las
hipótesis de partida, modificaciones en el entorno en el que se desarrolla el proyecto,
etc.), pero siempre se sustituye por otra que fije claramente el final del proyecto.
Sin embargo, este concepto de temporal no se aplica a los productos o servicios que se
deriven del proyecto, ya que el objetivo de la organización es conseguir resultados estables y
duraderos en el tiempo.
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• Productos, servicios o resultados únicos: Un proyecto crea productos

entregables únicos; entendiendo por productos entregables los productos,
servicios o resultados generados.
Aunque determinadas actividades se repiten de un proyecto a otro, el proyecto

entero no se repite, por lo que se puede decir que el producto, servicio o resultado
obtenido en cada caso es único.
• Elaboración progresiva: Cuando se concibe el proyecto, se define de forma

general. No se conocen perfectamente las características del producto o servicio que
se quiere conseguir. A medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más
completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables, el proyecto
se hace más explícito y detallado. Es decir, los proyectos se desarrollan en pasos y
de manera incremental.
Esta elaboración progresiva de los proyectos hace que muchos de los procesos que se
ejecutan en gestión de proyectos sean iterativos.
2.2. La triple restricción.
Ligado a la propia definición de proyecto, nos encontramos con lo que se conoce como la
triple restricción, es decir, el hecho de que en todo proyecto estamos condicionados por
tres factores: tiempo, coste y alcance, de manera que la modificación de cualquiera de
ellos tiene un claro impacto en los otros dos.
De esta manera, por ejemplo, siendo el triángulo amarillo la situación original del proyecto:
Una disminución en el alcance del proyecto puede hacer que disminuyan los costes y el
tiempo necesario del proyecto.
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Si el tiempo permanece constante y el alcance disminuye, el coste debiera disminuir.
Si se quiere mantener el alcance y disminuir el tiempo probablemente se producirá un

aumento de costes.
Para ilustrar de forma más clara la triple restricción y su importancia, supongamos un

proyecto en el que debemos pintar una valla de 10 metros en 10 días y para ello contamos con
un único pintor que cobra 100 € por realizar el trabajo. Si una vez iniciado el proyecto, el
dueño de la valla nos pide que le pintemos también una pared de su casa aprovechando que
ya estamos en su finca, pero que tenemos que hacerlo igualmente en los 10 días que
teníamos planificados para pintar únicamente la valla, porque él no vive en la ciudad y sólo
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estará durante esos días por ser vacaciones, nos enfrentamos ante una ampliación del
alcance, en el que no podemos cambiar la restricción temporal, por lo que una alternativa es
pedirle al pintor que haga horas extras o incorporar a otro pintor que refuerce el equipo, lo
que de una forma u otra aumentará el irremediablemente el coste para el cliente. Otra
situación posible sería que tras consultar el parte meteorológico nos hubiésemos llevado la
mala noticia de que va a llover de forma torrencial dentro de una semana, lo que nos facilita
únicamente 7 días de trabajo en vez de 10 días. En esta segunda situación, el alcance
permanece inalterable, porque el dueño quiere su valla pintada y no un trozo de la misma,
pero debemos pintarla en menos tiempo, por lo que vamos a tener que pedirle al pintor horas
adicionales de su tiempo o reforzar el equipo con más personas cualificadas, lo que volvería,
como en el caso anterior a aumentar los costes, aunque en este caso no podríamos
repercutírselos al cliente, sino que constituirían una pérdida del margen que pudiésemos
estar gestionando.
En los proyectos, las situaciones son similares, ya que cuando se modifica alguna de las
dimensiones de la triple restricción, le corresponde al jefe de proyecto, gestionar ambas o
alguna de las otras 2 dimensiones.
Actualmente hay teorías que incluyen otras tres variables: calidad, riesgo y satisfacción del
cliente.
Sin embargo, el concepto de triple restricción sigue utilizándose en todo el mundo, porque
ofrece una imagen mental que nos ayuda a recordar fácilmente que un proyecto está
“enmarcado” por una serie de factores que lo delimitan y establecen su contexto: las
restricciones.
Estas restricciones dependen de cada proyecto, y es el Gestor de Proyecto quien debe

identificarlas y gestionarlas para velar porque el proyecto llegue a buen fin.
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2.3. Proyectos versus operaciones.
Todas las organizaciones buscan alcanzar sus objetivos. Para ello realizan “trabajos” que
podemos clasificar en proyectos y operaciones.
Para obtener unos resultados adecuados necesitamos gestionar tanto las operaciones como
los proyectos.
Es importante entender las similitudes y diferencias entre estos dos tipos de trabajos.
2.3.1. Características comunes.
Ambos trabajos tienen en común que:
• Son capaces de producir un resultado, producto o servicio (salida) al aplicar unas

herramientas y técnicas a una información o producto preelaborado (entrada).
• Los realizan personas.
• Están condicionados por la limitación de recursos.
• Tienen que ser planificados, ejecutados y controlados.
• Son procesos, es decir, pueden consistir en una serie de tareas o actividades

enlazadas de forma que la actividad sucesora se comporta como cliente de la
actividad predecesora.
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2.3.2. Diferencias.
La diferencia básica estriba en que una operación es un conjunto de actividades

continuas y repetitivas, mientras que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva
a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Un ejemplo sencillo de ver sería en la industria del automóvil, el diseño de un nuevo vehículo
y la construcción de un prototipo es un proyecto, mientras que la producción en serie de dicho
vehículo en una planta de ensamblaje es una operación, ya que es un conjunto de actividades
continuas y repetitivas sin un horizonte temporal establecido para su finalización, y del que
no se establece la creación de un entregable único.
Otras diferencias a tener en cuenta serían:
• Desde el punto de vista del equipo de trabajo:
− En un proyecto se variará la composición del equipo de trabajo a lo largo de la

ejecución del mismo y, una vez terminado, el equipo humano será reasignado a
otros proyectos o funciones.
− En las operaciones, el equipo de trabajo es al menos semipermanente. Además, el

equipo humano es más homogéneo que en los proyectos.
• Por su origen o su relevancia.
− Los proyectos son el medio para ejecutar las políticas de las organizaciones y los
planes correspondientes siendo su meta alcanzar los objetivos y luego concluir.
− Las operaciones continuas pretenden dar respaldo al negocio.

• Por su eficacia y eficiencia.
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− Las operaciones tienen que ser eficientes, es decir, utilizar de forma óptima los
recursos disponibles para obtener los resultados deseados.
− Los proyectos primero tienen que ser eficaces (es decir, lograr el efecto que se
desea o espera) y después intentar ser lo más eficientes posibles.
Vamos a ver dos situaciones que se pueden dar en una empresa para entender mejor estos
dos conceptos:
Supongamos que en una empresa surge un problema, como por ejemplo una avería, que
paraliza la producción. Lo que se busca en estos casos es eficacia. Es decir, resolver el
problema como sea, sin tener en cuenta los medios que se tengan que utilizar.
Sin embargo, para un mantenimiento preventivo lo que se buscará es optimizar los medios a
emplear. Es decir, eficiencia.
2.4. Plan de Proyecto.
Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el
proyecto y obtener el producto o servicio comprometido.
Normalmente será un conjunto de documentos, pero lo que nos tiene que quedar claro es
que no es el cronograma de las actividades del proyecto.
Por ejemplo se puede componer, entre otros, de los siguientes documentos:
• Plan de Gestión de Proyecto.

• Plan de comunicaciones.
• Plan de gestión de riesgos.
• Plan de escalación / crisis.
• Plan de seguridad.
• Plan de calidad.
• Plan de formación.
• Plan de transición.
• Plan de control de cambios / control de configuración.
• Plan de gestión del ciclo de vida.
• Plan Financiero.
• Plan de despliegue.
• Plan de documentación.
• Plan de hardware.
• Plan de software.
• Plan de instalación.
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• Plan de subcontratación.
• Plan de integración.
• Plan de pruebas y aceptación.
• Plan de formación del cliente.
• Plan de relaciones con el cliente.
• ...
2.5. Gestión de Proyectos.
Una vez definido el proyecto, se puede abordar qué es la Gestión de Proyectos.
La definición más formal de Gestión de Proyectos es: la aplicación de un conjunto de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para
satisfacer los requisitos del mismo.
Esta definición engloba distintos conceptos:
Una herramienta es algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado
al realizar una actividad para producir un producto o resultado.
Una técnica es un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para
realizar una actividad, para producir un producto o un resultado, o para prestar un servicio, y
que puede emplear una o más herramientas.
En ambos casos hablamos de elementos que uno puede conseguir y aprender a manejar.
Por otro lado, tenemos los conceptos de conocimientos y habilidades, que implican un
mayor proceso de aprendizaje y capacitación personal.
Un requisito es una condición o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o

componente debe satisfacer o poseer para cumplir con un contrato, norma, especificación u
otros documentos formalmente impuestos. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y
expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros
interesados.
Al final se trata de conseguir la máxima satisfacción del cliente, lo cual no siempre

significa darle lo que él, en un principio, expresó que quería. Frecuentemente, es preciso
conducir al cliente hacia las soluciones que los profesionales, gracias a su experiencia,
consideran más eficientes y de mayor valor.
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Desde un punto de vista menos formal, la gestión de proyectos puede contemplarse como
un arte que se basa en conocimientos científicos.
Hay que ser conscientes de que la gestión de proyectos no es un proceso perfectamente

definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus
proyectos: unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los
aspectos de liderazgo y gestión de personas, sin que un método sea mejor que otro.
La gestión de proyectos es un arte en cuanto requiere flexibilidad y creatividad,

especialmente en lo que a gestión de los recursos humanos se refiere, pero debe huir de la
subjetividad y aprovechar el know-how basado en conocimientos científicos probados y
repetibles, generalmente plasmados en técnicas y herramientas que han facilitado alcanzar
el éxito o fracaso en proyectos anteriores.
Debido a esto no puede existir una garantía de éxito, si bien es innegable que una
gestión de proyectos, con unos esquemas de trabajo, unos procesos, normas y técnicas para
gestionar a la gente y el trabajo asociado, incrementará las probabilidades de éxito, es decir,
de que el proyecto finalice a tiempo, dentro de presupuesto y con un nivel de calidad
aceptable.
Por otro lado, pese a que la profesión de Gestión de Proyectos es independiente del sector
empresarial donde se desarrolle, sí es cierto que mejora su eficacia en la medida que el Jefe
de Proyecto adquiere los conocimientos suficientes del área particular de aplicación que le
permitirán optimizar su comunicación con los interesados. Esto se debe a que el Gestor del
Proyecto es el que tiene que defender los intereses del mismo, así que, cuanto más
informado esté de lo que tiene entre manos, mayor probabilidad tendrá de una mejor defensa
de su proyecto.
2.5.1. Beneficios de la gestión de proyectos.
Los beneficios que aporta una eficaz gestión de proyectos son:
1. Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una

metodología común es el valor de la reutilización. Una vez que los procesos,
procedimientos y plantillas son creados, éstos pueden utilizarse en proyectos
futuros. El resultado es un menor tiempo para iniciar proyectos, una menor curva de
aprendizaje para los miembros del equipo de trabajo, así como ahorros de tiempo al
no tener que reinventar procesos y plantillas desde cero en cada proyecto.
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2. Más rapidez en la resolución de problemas: el tener un proceso de gestión

anticipada de incidencias ayuda a asegurar que los problemas se resuelven tan rápido
como sea posible.
3. Optimización en la resolución de riesgos: todas las metodologías de gestión de
proyectos incluyen procesos para identificar y gestionar los riesgos.
4. Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas: muchos de

los problemas que se presentan en un proyecto pueden evitarse a través de una
comunicación anticipada y multifacética.
5. Mayor calidad de productos y servicios, como resultado de implementar

controles de calidad y técnicas de aseguramiento de calidad.
6. Optimización de la gestión financiera: esto es consecuencia de una mejor

definición del proyecto, mejores estimaciones, un proceso de elaboración del
presupuesto más formal y riguroso, y un mejor seguimiento de los costes.
7. Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologías proporcionan una

guía para hacer más fácil la recolección de métricas e indicadores que aportan
información sobre el desempeño del equipo y el nivel de calidad de los entregables.
8. Aumento de la motivación y colaboración: si los proyectos son más exitosos, se

encontrarán beneficios adicionales asociados al equipo de proyecto, como clientes
con mayor implicación, equipos con más sentido de propiedad y mayor motivación,
etc.
2.5.2. Conclusiones.
De forma resumida podemos decir que gestionar un proyecto incluye:
• Identificar requerimientos.
• Establecer objetivos claros y alcanzables.
• Determinar qué procesos son apropiados y con qué nivel de detalle se tienen que
implementar para alcanzar los objetivos de proyecto.
• Balancear demandas de alcance, coste, tiempo y calidad (triple restricción).
• Adaptar las especificaciones, planes y soluciones a los diferentes intereses y
expectativas de los interesados identificados.
•
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3. ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el

objetivo del proyecto (la creación de un producto o servicio único).
A lo largo de este curso, nos referiremos en todo momento al ciclo de vida de un proyecto.
Debemos saber que existe también el ciclo de vida del producto para no confundirlos. En el
ciclo de vida de un producto las fases se determinan en función de las necesidades de
fabricación y control de la organización; y la última fase del ciclo de vida del producto es,
generalmente, el deterioro y muerte del producto.
El ciclo de vida de un proyecto se compone de los siguientes elementos: fases, actividades,

entregables y procesos.
3.1. Fases
Una fase es un subconjunto lógico que se emplea para facilitar la gestión,

planificación y control de un proyecto.
Los proyectos se dividen en fases y todas ellas tienen los siguientes rasgos:
• Al terminar una fase se entrega o se transfiere un entregable.

• El trabajo tiene un enfoque único que difiere de cualquier otra fase.
• Permiten una mejor gestión de las actividades.
• Enlazan las actividades con los distintos grupos funcionales.
• Permiten un mejor control.
• Crean una mejor relación con la organización.
• Disminuyen la complejidad.
• Reducen la incertidumbre y, por tanto, el riesgo.
• La suma de las fases determina el ciclo de vida del proyecto.
Como con el propio proyecto, se deberán definir los objetivos de cada fase o entregable(s),
fijar quién debe hacer qué y determinar el nivel de control necesario para detectar de forma
inmediata cualquier desviación.
Para ello se llevarán a cabo una serie de revisiones de fase, en las que se comprueba si el
entregable está listo y el rendimiento del proyecto, se determina si el proyecto debe
continuar a la fase siguiente y se detecta si existen errores y se corrigen.
Cada fase termina al completar un entregable, que sirve como entrada a la fase
siguiente.
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El objetivo del proyecto se consigue de forma progresiva a través de la ejecución de las

diferentes fases.
3.2. Actividades.
Una actividad es un componente del trabajo realizado en el transcurso de un proyecto o de

una fase del proyecto.
Como con el propio proyecto y las fases, se deberán definir los objetivos de cada actividad o
entregable(s), fijar quién debe hacer qué, y determinar el nivel de control necesario para
detectar de forma inmediata cualquier desviación.
En las revisiones de la actividad se comprueba si el entregable está listo y el rendimiento

del proyecto (cómo vamos), se determina si el proyecto debe continuar a la actividad
siguiente y se detecta si existen errores y se corrigen.
Los objetivos de la fase y del proyecto se consiguen de forma progresiva a través de la

ejecución de las diferentes actividades.
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3.3. Entregables.
Un entregable es un elemento físico documentable o un documento. Esta definición es

fundamental para una gestión eficaz de nuestros proyectos.
Los entregables son los resultados u objetivos de las actividades, de las fases y/o del
proyecto.
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3.4. Procesos.
Un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para

obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
Podemos ver las interrelaciones con el ciclo de vida y sus distintos elementos en la siguiente
imagen:
Para cada uno de estos niveles (proyecto, fase y actividad), se puede aplicar individualmente
el concepto de proceso (entrada, ejecución de acuerdo a unas técnicas y herramientas, y
salida).
Los procesos son otra forma de agrupar a las actividades para aplicarles medidas de
control y producir los entregables requeridos. Sus actividades pueden estar en fases
distintas. En la imagen anterior se puede ver que los procesos son transversales a las
fases.
Todo proceso ha de ser controlado para poder producir lo que realmente queremos. El
proyecto, puesto que es un proceso, necesitará también una medida relacionada para su
control. Usaremos los costes de las actividades (o una medida similar como horas/hombre)
para llevar a cabo un control del rendimiento del proyecto.
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3.5. Ejemplo.
A continuación vamos a aplicar los conceptos vistos en un ejemplo:
Supongamos que tenemos una casa con una parcela extensa y necesitamos regarla, de
cuando en cuando, para conservar los árboles frutales y el jardín que tenemos.
Debido a las últimas restricciones para regar por sequías y subidas en la tarifa del agua, nos
hemos planteado crear en una zona baja y baldía de la parcela una instalación para almacenar
el agua de lluvia y aprovecharla cuando consideremos oportuno.
Vamos a definir el conjunto de actividades, fases y procesos que podríamos tener en este
pequeño proyecto:
Actividades:
1. Toma de requisitos.
2. Diseño de la instalación.
3. Firma del contrato.
4. Replanteo.
5. Excavación.
6. Construcción depósito
almacenaje.
7. Construcción sistema
recolección lluvia.
8. Instalación eléctrica.
9. Instalación de la motobomba.
10. Instalación programador de
riego.
11. Instalación sistema de
recolección.
12. Instalación cañerías de riego.
13. Probar la instalación.
14. Aceptación de la obra.
Fases:
1. Inicio.
2. Albañilería.
3. Electricidad.
4. Riego.
5. Cierre.
Procesos:
1. Crear estudio de viabilidad.
2. Crear contrato.
3. Preparación del terreno.
4. Ejecutar obra civil.
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5. Instalar la red eléctrica.

6. Instalar los equipos.
7. Hacer las pruebas.
8. Aceptar el contrato.
Como las fases enlazan las actividades con los distintos grupos funcionales, tendremos las
siguientes relaciones entre fases y departamentos implicados (de forma implícita, ya
estaríamos asignando responsables, esto es, a los jefes de departamento correspondientes):
Fase Departamento
Inicio Arquitectura
Albañilería Construcción
Electricidad Electricidad
Riego Agua
Cierre Arquitectura
En base a esto tenemos la siguiente distribución de las actividades en fases y los

entregables correspondientes a cada fase:
Fase Actividad Entregable

Inicio Toma de requisitos Contrato firmado
Diseño de la instalación
Firma del contrato
Albañilería Replanteo Alberca construida
Excavación
Construcción depósito almacenaje
Construcción sistema recolección lluvia
Electricidad Instalación eléctrica Aparataje eléctrico
Instalación de la motobomba en funcionamiento
Instalación programador riego
Riego Instalación cañerías de riego Recolección y riego
Instalación sistema de recolección en funcionamiento
Cierre Probar la instalación Obra aceptada
Aceptación de la obra
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La distribución de actividades en procesos y los entregables correspondientes a cada

proceso quedarán de la siguiente manera:
Proceso Actividades Entregables

Crear estudio de Toma de requisitos. Acta del proyecto con:
viabilidad. • Criterios de éxito del proyecto.
• Requisitos.
• Restricciones e hipótesis.
Diseño de la instalación. • Expectativas y necesidades.
• Interesados.
• Riesgos.
• Objetivos.
Planos preliminares.
Crear contrato. Firma del contrato. Contrato estándar con los términos
negociados en anexos
Preparación del Replanteo. Terreno marcado y preparado
terreno. Excavación. Excavado todo lo necesario y apuntalado
si fuera necesario.
Ejecutar obra Construcción depósito Cementación de la alberca,
civil. almacenaje. recubrimiento y remates acabados
Construcción sistema Sistema de canalización acabado.
recolección lluvia.
Instalar la red Instalación eléctrica. Puntos de luz instalados según
eléctrica. normativa vigente y en funcionamiento.
Pruebas de sobrecarga hechas
Instalar los Instalación de la Motobomba instalada y probada
equipos. motobomba.
Instalación programador Programador instalado y probado
riego.
Instalación cañerías de Puntos de goteo y/o aspersores,
riego. instalados y probados
Instalación sistema de Canalones instalados y probados.
recolección. Prefiltro instalado y probado.
Hacer las Probar la instalación. Prueba general con aspersores externo
pruebas. simulando lluvia.
Aceptar el Aceptación de la obra. Firmada su aceptación y factura firmada
contrato.
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3.6. Organización de los proyectos.
Existen distintos ciclos de vida del proyecto: el ciclo de vida técnico y el ciclo de vida de
gestión.
3.6.1. Ciclo de vida técnico.
Consta de las actividades que tenemos que ejecutar para producir el resultado del
proyecto dependiendo de la industria o de la tecnología empleada.
Ejemplo: para el caso de un proyecto TIC, se podría utilizar un ciclo de vida técnico con las
siguientes fases: Análisis, Diseño, Codificación, Pruebas e Implantación.
El ciclo de vida técnico define generalmente:

• qué trabajo técnico hay que hacer en cada fase,
• cuándo se generarán los entregables de cada fase,
• cómo se va a revisar, verificar y validar cada entregable,
• quién está involucrado en cada fase, y
• cómo controlar y aprobar cada fase.
Como podemos ver en la siguiente gráfica, en numerosas ocasiones la relación entre las
fases es secuencial:
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Otra forma de representar el ciclo de vida técnico de un proyecto es en forma de espiral,

como podemos ver en el ejemplo que aparece a continuación:
Esta técnica se utiliza en proyectos en los que se llega al producto o servicio final a través de
aproximaciones sucesivas, como por ejemplo en proyectos de desarrollo software.
3.6.2. Ciclo de vida de gestión.
En este curso vamos a ver en profundidad el ciclo de vida de gestión (inicio, planifico, ejecuto,
controlo y cierro), donde llevaremos a cabo las actividades necesarias para producir una
buena gestión del proyecto.
Profundizaremos en este ciclo de ahora en adelante.
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4. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
En la 5ª versión del PMBOK®, el enfoque seguido para abordar la gestión de proyectos se basa
en un conjunto de 47 procesos reconocidos como buenas prácticas, entendiendo por
buenas prácticas que existe un acuerdo general en que la aplicación de esos procesos de
gestión de proyectos aumenta las posibilidades de éxito en una amplia variedad de
proyectos.
Estos procesos se pueden clasificar en función de su área de conocimiento, o en función del

propósito al que atienden.
4.1. En función de su área de conocimiento
Los procesos de gestión de proyectos se ordenan en categorías según el concepto del que se
ocupan.
Las diez áreas de conocimiento que aquí se desarrollan son las necesarias para una
aplicación exitosa de la Gestión de Proyectos, e incluyen parte de las habilidades generales
de gestión.
Integración
El área de integración es la armonización de todas las áreas de conocimiento:
• Las áreas núcleo o principales: alcance, calidad, tiempo y coste.
• Las áreas soporte: riesgo, recursos humanos, adquisiciones, interesados y
comunicación.
La misión de la integración es satisfacer los objetivos del proyecto y las necesidades de
todos los grupos implicados / afectados por el.
A esta área pertenecen los procesos necesarios para asegurar que los diversos elementos de
un proyecto estén coordinados apropiadamente.
Tendremos por tanto los siguientes procesos:
1. Desarrollar el Acta del Proyecto.
2. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto.
3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
4. Monitorizar y controlar la ejecución del proyecto.
5. Realizar el control integrado de cambios.
6. Cerrar el proyecto o fase.
Alcance
Son procesos que garantizan que el proyecto incluye todo el trabajo y solo el trabajo
requerido para completarse con éxito:
7. Planificar la Gestión del Alcance.
8. Recopilar Requerimientos.
9. Definir el Alcance.
10. Crear la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT).
11. Verificar el Alcance.
12. Controlar el Alcance.
Tiempo
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Aquellos procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto:
13. Planificar la Gestión del Cronograma.
14. Definir las Actividades.
15. Secuenciar las Actividades.
16. Estimar los Recursos de las Actividades.
17. Estimar la Duración de las Actividades.
18. Desarrollar el Cronograma.
19. Controlar el Cronograma.
Costes
Incluye todos los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los
costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado:
20. Planificar la Gestión de Costes.
21. Estimar los Costes.
22. Determinar el Presupuesto.
23. Controlar los Costes.
Calidad
Son los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se
cumpla con los requisitos de calidad del proyecto:
24. Planificar la Gestión de la Calidad.
25. Realizar el Aseguramiento de la Calidad.
26. Controlar la Calidad.
Recursos humanos
Aquellos procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del
equipo del proyecto:
27. Planificar la Gestión de los Recursos Humanos.
28. Adquirir el Equipo del Proyecto.
29. Desarrollar el Equipo del Proyecto.
30. Gestionar el Equipo del Proyecto.
Comunicaciones
Todos los procesos involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución,
almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y
oportunos:
31. Planificar la Gestión de las Comunicaciones.
32. Gestionar las Comunicaciones.
33. Controlar las Comunicaciones.
Riesgos
Incluye todos los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos
para el proyecto:
34. Planificar la Gestión de los Riesgos.
35. Identificar los Riesgos.
36. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.
37. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos.
38. Planificación las Respuestas a los Riesgos.
39. Controlar los Riesgos.
Adquisiciones
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Son aquellos procesos involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o

resultados para el proyecto:
40. Planificar la Gestión de las Adquisiciones.
41. Realizar las Adquisiciones.
42. Controlar las Adquisiciones.
43. Cerrar las Adquisiciones.
Interesados
Todos los procesos involucrados en la gestión de los Interesados:
44. Identificar a los Interesados.
45. Planificar la Gestión de los interesados.
46. Gestionar la Participación de los interesados.
47. Controlar el Compromiso de los Interesados.
4.2. En función del propósito al que atienden
Los procesos de gestión de proyectos se pueden agrupar en función del propósito al que
atienden, que puede ser: iniciar, planificar, ejecutar, controlar o cerrar el proyecto o una fase
del mismo. De esta forma, se establecen los cinco grupos de procesos, cuyas
interrelaciones se muestran en la siguiente figura:
No se debe confundir una fase del proyecto con un grupo de procesos de gestión de
proyectos. Como se indicaba en el apartado 3.1, las fases del proyecto pueden cambiar en
base a la naturaleza del mismo, pero los grupos de procesos están siempre presentes. Por
ejemplo, en un proyecto para construir una casa, podríamos establecer como fases algunas
de las siguientes: trabajos de albañilería, electricidad, pintura y carpintería, de tal manera que
cada una de ellas se fuese ejecutando dentro del ciclo de los cinco grupos de procesos de los
que consta el ciclo de vida de un proyecto.
Una vez que hemos acordado los objetivos del proyecto en la fase de inicio, hemos
analizado las ventajas que para nuestra organización supone el proyecto y hemos decidido
emprender el esfuerzo que conlleva su ejecución, se emite una autorización formal por parte
de la organización (procesos de iniciación) que nos permitirá acometer la planificación
para obtener un Plan de Gestión del Proyecto, que será la guía de la ejecución.
24
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –
5ª Edition, Project Management Institute, Inc., 2013
No es necesario que tengamos todo planificado para poder empezar con la ejecución del
proyecto, lo que nos llevaría a una parálisis por el análisis, de hecho existen numerosas
técnicas de planificación que permiten establecer una planificación gradual o continua con
incremento de detalle a medida que avanza el proyecto (suelen denominarte técnicas Rolling
Wave Planning), de tal manera que se planifique con mayor detalle aquello que es más
inmediato, dejando en un nivel superior de especificación los trabajos más lejanos en el
tiempo
Sin lugar a dudas podemos afirmar que el mayor esfuerzo realizado, desde un punto de vista
de gestión, es en los procesos de planificación, de los que dependerá el éxito o fracaso del
proyecto.
La ejecución se monitorizará regularmente, con el intervalo que el gestor del proyecto

indique. Así obtendremos informes de estado del proyecto para ver si se está siguiendo el
plan diseñado y/o cuales son las desviaciones (y tendencias) para reorientar esta ejecución
con acciones correctoras.
En algunos casos será necesario inducir cambios en la planificación según se vaya ejecutando
el proyecto. Nosotros debemos controlar plenamente el proceso.
Cuando mediante el control confirmemos que hemos conseguido el producto o servicio

objetivo del proyecto, se darán las instrucciones para proceder al cierre formal del proyecto,
que supondrá el cierre financiero del proyecto y en su caso el cambio de propiedad o derecho
de uso sobre el producto o servicio a los clientes y / o usuarios.
25
Vamos ahora a fijarnos en más detalle en la finalidad de cada uno de los 5 grupos de procesos.
Procesos de Iniciación:
Definen y autorizan el proyecto o una fase del mismo.
Con ello se pretende:
• Comprometer a la organización con un proyecto o una fase. Fijar la orientación de la
solución global.
• Definir los objetivos de alto nivel.
• Confirmar la alineación con los objetivos estratégicos.
• Asegurar las aprobaciones y recursos necesarios. Identificar las localizaciones
geográficas involucradas.
• Identificar las responsabilidades de gestión. Asignar a un Gestor de Proyectos.
Identificar y asignar otras posiciones clave.
• Identificar y documentar limitaciones y asunciones. Tomar las decisiones
estratégicas sobre aprovisionamiento (hacer, comprar, etc., identificar a los
suministradores cualificados). • Identificar, negociar, escribir y refinar el plan
del proyecto
Procesos de Planificación:
Definen y refinan los objetivos, y planifican el curso de acción requerido para lograr
dichos objetivos. Son los procesos necesarios para establecer el alcance del proyecto.
Simplistamente, en el proceso de planificación estamos definiendo:
• cómo vamos a llegar al objetivo del proyecto,
• cuánto tiempo nos va a llevar realizarlo,
• cuántos recursos humanos, materiales y económicos vamos a consumir, y
• durante cuánto tiempo, y qué riesgos asociados hay.
A lo largo del ciclo de vida del proyecto la gestión se enfoca principalmente en la calidad, el
tiempo y el coste. Desde un punto de vista de control estos parámetros se traducirán en:
Alcance/Calidad = Especificaciones
Tiempo = Cronograma
Coste = Presupuesto
Cuando desarrollamos con el equipo de proyecto un Plan de Proyecto, lo que queremos es:
• Facilitar el cumplimiento de lo que hay que hacer.
• Asegurar la integración del proyecto.
• Vigilar los cambios de forma efectiva.
• Asegurar un entendimiento común de todos los interesados sobre los objetivos del
proyecto y su correcta traslación al alcance.
• Proporcionar información a los interesados para la toma de decisiones adecuada.
• Poder actualizar de forma iterativa las actividades de planificación.
• Proporcionar una descripción general de la suma de los productos o servicios que
deben ser suministrados por el proyecto.
• Identificar las herramientas y técnicas utilizadas en el proceso de planificación.
• Identificar quién debe hacer qué, cuándo debe hacerlo, con qué calidad, y con qué
coste.
• Ser la base del proceso de control: especificaciones, cronograma y presupuesto.
Procesos de Ejecución:
Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo lo planificado por el grupo de
26
procesos de planificación.
Pretende coordinar, integrar y gestionar todos los recursos:
• ¿Para qué?: Para lograr los objetivos del Proyecto.
• ¿Cómo?: Llevando a cabo el Plan de Proyecto, Project Plan.
• Mientras se responde a cambios y se mitigan los riesgos.
Procesos de Seguimiento y Control:
Mide y supervisa el avance, identificando variaciones respecto a lo planificado, y
tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
Busca mantener el proyecto según los planes para conseguir sus objetivos tal y como se
expresan en el Plan de Proyecto:
• Vigilando e informando de variaciones.
• Controlando los cambios de alcance.
• Controlando cambios del planificación.
• Controlando costes.
• Controlando la calidad.
• Respondiendo a los riesgos.
• Midiendo tendencias y analizando su impacto final sobre el objetivo.
Procesos de Cierre:
Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente
el proyecto o una fase del mismo.
Esto se lleva a cabo mediante:
• El cierre del contrato.
• El cierre administrativo y archivo.
• Asegurándose que quedan registradas las lecciones aprendidas del proyecto (cosas
positivas para repetirlas, cosas negativas para evitarlas) para poderlas utilizar en
otros proyectos futuros. Las mejores prácticas en Gestión de Proyectos vienen de la
experiencia histórica registrada de otros Gestores de Proyectos.
4.3. Nivel de actividad en función de los grupos de procesos
Los procesos de iniciación y cierre marcan los extremos del ciclo de vida.
El proceso de planificación tiene un máximo en la parte inicial del proyecto, mientras que
el proceso de ejecución tiene su máximo de ejecución se localiza en la fase final del
proyecto.
El proceso de control tiene sentido a lo largo de todo el proyecto
27
4.4. Clasificación de los procesos de gestión de proyectos en áreas de conocimiento

y grupos de procesos
AREAS DE
CONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
INTEGRACIÓN Desarrollar Desarrollar el Plan Dirigir y Monitorizar y Cerrar el
el Acta del de Gestión del gestionar la controlar la proyecto o
proyecto proyecto ejecución del ejecución del fase
proyecto proyecto.
Realizar el
control
integrado de
cambios.
ALCANCE Planificar la Validar el
gestión del alcance
alcance. Recopilar Controlar el
requerimientos. alcance
Definir el alcance.
Crear la EDT
TIEMPO Planificar la Controlar el
Gestión del cronograma
Cronograma
Definir actividades
Secuenciar las
Actividades
Estimar los
recursos
Estimar Duración
de las Actividades
Desarrollar el
cronograma
28
COSTE Planificar la Controlar

Gestión de los costes
costes
Estimar costes
Determinar el
presupuesto
CALIDAD Planificar la Realizar Controlar la
Gestión de calidad aseguramiento calidad
de la Calidad
RRHH Planificar la Adquirir equipo
Gestión de los Desarrollar
recursos humanos equipo
Gestionar el
equipo
COMUNICACIÓN Planificar la Gestionar las Controlar las
Gestión de las comunicaciones comunicaciones
comunicaciones
RIESGOS Planificar la Controlar los
Gestión de riesgos riesgos
Identificar los
riesgos
Realizar el análisis
cualitativo
Realizar el análisis
cuantitativo
Planificar la
respuesta a riesgos
ADQUISICIONES Planificar la Realizar las Controlar las Cerrar las
Gestión de adquisiciones adquisiciones adquisicione
adquisiciones s
INTERESADOS Identificar Planificar la Gestionar el Controlar el
interesado Gestión de los compromiso de compromiso de
s interesados los interesados los interesados
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) –
5ª Edicción, Project Management Institute, Inc., 2013
Es conveniente saberse este mapa de memoria, y saber utilizar los procesos dependiendo del
tipo de proyecto y del nivel de nuestra organización. Una vez entendida la lógica del esquema
será muy fácil mantener un mapa mental que permitirá avanzar rápidamente a través de la
Gestión de Proyectos sin que suponga ningún esfuerzo excesivo de memorización.
Como hemos comentado anteriormente, es decisión del Gestor de Proyectos y de su equipo

elegir cuales de estos 47 procesos son necesarios, obligatorios o suficientes para conseguir el
objetivo del proyecto.
29
Cada uno de estos procesos tendrá, de acuerdo a la teoría general de procesos, una
información de entrada que mediante las técnicas y herramientas adecuadas
producirán las salidas o resultados esperados.
Cuando los procesos son consecutivos, las salidas de un proceso suelen ser entradas del
siguiente proceso.
Toda esta información será analizada en detalle cuando se estudie en profundidad cada una
de las áreas del conocimiento, en posteriores módulos.
Mediante las actividades habrá oportunidad para poner en práctica las técnicas y
herramientas de Gestión de Proyectos.
Las que aquí serán analizadas y evaluadas son las mejores prácticas a día de hoy.
30
RESUMEN
Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y

fin definidas (temporal), encaminado a la creación de un producto o servicio único y
conforme a unos requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y
recursos.
Un Plan de Proyecto se compone de todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el
proyecto y obtener el producto o servicio comprometido.
El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el

objetivo del proyecto.
Son elementos del ciclo de vida las fases, actividades, entregables y procesos que lo
forman.
Un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para

obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
El ciclo de vida técnico de un proyecto consta de las actividades que tenemos que ejecutar
para producir el resultado del proyecto dependiendo de la industria o de la tecnología
empleada.
El ciclo de vida de gestión de un proyecto es en el que llevaremos a cabo las actividades

necesarias para producir una buena gestión del proyecto.
La Gestión de Proyectos es la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del
mismo.
El Plan de Gestión del Proyecto es un documento que forma parte del Plan de Proyecto
que será la guía de la ejecución de la Gestión del Proyecto.
El enfoque seguido para abordar la gestión de proyectos se basa en un conjunto de 47

procesos reconocidos como buenas prácticas.
Cada uno de estos procesos tendrá una información de entrada que mediante las técnicas
y herramientas adecuadas producirán las salidas o resultados esperados.
Dichos procesos se organizan en grupos en función de su propósito y según el concepto del

que se ocupan en áreas de conocimiento.
Los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos son iniciación, planificación,

ejecución, control y cierre.
31
Las 10 áreas de conocimiento a las que pueden pertenecer los procesos de gestión de
proyectos son integración, alcance, tiempo, costes, calidad, recursos humanos,
comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.
32
GLOSARIO
Áreas de conocimiento: clasificación de los procesos de gestión de proyectos según el

concepto del que se ocupan.
Ciclo de vida de un proyecto: conjunto de actividades necesarias para alcanzar el objetivo

del proyecto.
Gestión de Proyectos: aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del
mismo.
Grupos de procesos de gestión: clasificación de los procesos de gestión de proyectos en

función de su propósito.
Plan de Gestión del Proyecto: documento que forma parte del Plan de Proyecto que será
la guía de la ejecución de la Gestión del Proyecto.
Plan de Proyecto: todo lo que hay que llevar a cabo para realizar el proyecto y obtener el
producto o servicio comprometido.
Proceso: conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un

producto, resultado o servicio predefinido.
Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y fin

definidas, encaminado a la creación de un producto o servicio único y conforme a unos
requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, coste y recursos.
33

Módulo 1: Gestión de Proyectos

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CERTIFICACIONES INTERNACIONALES DE PROJECT MANAGEMENT.

Autor: Método Estudios Consultores, S.L.U.

© 2013 Método Estudios Consultores, S.L.U.

MÓDULO 1. GESTIÓN DE PROYECTOS

• Aprender qué es un proyecto, así como sus características, teniendo clara la

• Tener un primer contacto con los Procesos de Gestión de Proyectos y su organización

Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y

2.1. Características básicas de un proyecto.

Los proyectos tienen una serie de características que los definen:

• Productos, servicios o resultados únicos: Un proyecto crea productos

Aunque determinadas actividades se repiten de un proyecto a otro, el proyecto

• Elaboración progresiva: Cuando se concibe el proyecto, se define de forma

2.2. La triple restricción.

Si el tiempo permanece constante y el alcance disminuye, el coste debiera disminuir.

Si se quiere mantener el alcance y disminuir el tiempo probablemente se producirá un

Para ilustrar de forma más clara la triple restricción y su importancia, supongamos un

Estas restricciones dependen de cada proyecto, y es el Gestor de Proyecto quien debe

2.3. Proyectos versus operaciones.

2.3.1. Características comunes.

Ambos trabajos tienen en común que:

• Son capaces de producir un resultado, producto o servicio (salida) al aplicar unas

• Los realizan personas.

• Están condicionados por la limitación de recursos.

• Tienen que ser planificados, ejecutados y controlados.

• Son procesos, es decir, pueden consistir en una serie de tareas o actividades

La diferencia básica estriba en que una operación es un conjunto de actividades

Otras diferencias a tener en cuenta serían:

• Desde el punto de vista del equipo de trabajo:

− En un proyecto se variará la composición del equipo de trabajo a lo largo de la

− En las operaciones, el equipo de trabajo es al menos semipermanente. Además, el

• Por su origen o su relevancia.

− Las operaciones continuas pretenden dar respaldo al negocio.

2.4. Plan de Proyecto.

Por ejemplo se puede componer, entre otros, de los siguientes documentos:

• Plan de Gestión de Proyecto.

2.5. Gestión de Proyectos.

Una vez definido el proyecto, se puede abordar qué es la Gestión de Proyectos.

La definición más formal de Gestión de Proyectos es: la aplicación de un conjunto de

Esta definición engloba distintos conceptos:

Un requisito es una condición o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o

Al final se trata de conseguir la máxima satisfacción del cliente, lo cual no siempre

Hay que ser conscientes de que la gestión de proyectos no es un proceso perfectamente

La gestión de proyectos es un arte en cuanto requiere flexibilidad y creatividad,

2.5.1. Beneficios de la gestión de proyectos.

Los beneficios que aporta una eficaz gestión de proyectos son:

1. Ahorros de tiempo y coste: uno de los mayores beneficios de utilizar una

2. Más rapidez en la resolución de problemas: el tener un proceso de gestión

4. Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas: muchos de

5. Mayor calidad de productos y servicios, como resultado de implementar

6. Optimización de la gestión financiera: esto es consecuencia de una mejor

7. Mejora del proceso de toma de decisiones: las metodologías proporcionan una

8. Aumento de la motivación y colaboración: si los proyectos son más exitosos, se

De forma resumida podemos decir que gestionar un proyecto incluye:

3. ORGANIZACIÓN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de actividades necesarias para alcanzar el

El ciclo de vida de un proyecto se compone de los siguientes elementos: fases, actividades,

Una fase es un subconjunto lógico que se emplea para facilitar la gestión,

• Al terminar una fase se entrega o se transfiere un entregable.

El objetivo del proyecto se consigue de forma progresiva a través de la ejecución de las

Una actividad es un componente del trabajo realizado en el transcurso de un proyecto o de

En las revisiones de la actividad se comprueba si el entregable está listo y el rendimiento

Los objetivos de la fase y del proyecto se consiguen de forma progresiva a través de la

Un entregable es un elemento físico documentable o un documento. Esta definición es