Grafica Impa S.A

UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
SEDE VILLA HAYES
ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y MÉTODOS II
TRABAJO PRÁCTICO
Empresa
GRÁFICA IMPA S.A.
Por:
Carolina Belén Figueredo Marín
Adriana Lucía Coluchi Plaz
Profesora:
Lic. Paola Rodríguez
Villa Hayes
Paraguay
2017
Empresa GRÁFICA IMPA S.A.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
CRONOGRAMA: FASES O ETAPAS DEL TRABAJO........................................................................... 4
Primera Fase: Planificación del Trabajo. ...................................................................... 4
ANÁLISIS INTERNO .................................................................................................... 4
ANÁLISIS EXTERNO - MACROAMBIENTE O AMBIENTE GENERAL ............................ 4
ANÁLISIS INTERNO - MICROAMBIENTE O AMBIENTE DE OPERACIONES ................. 5
Segunda Fase: Recolección de Datos. .......................................................................... 5
GRÁFICA IMPA S.A. ................................................................................................... 5
Tercera Fase: Análisis de Datos. ................................................................................... 8
Cuarta Fase: Elaboración de la propuesta. ................................................................... 8
Quinta fase: Prueba o Experimentación de la Propuesta. ........................................... 8
Sexta Fase: Implementación de la propuesta. ............................................................. 9
Séptima Fase: Presentación de Informe Final. ............................................................. 9
Octava Fase: Control Posterior. .................................................................................... 9
ORGANIGRAMAS ......................................................................................................................... 10
PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL ...................................... 11
PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA SECTORIAL ............................................................ 12
PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA DISTRIBUCION DE PUESTOS – DPTO.
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ............................................................................... 13
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ............................................................................... 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................. 24
CONCLUSIÓN ............................................................................................................................... 31
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 32
ANEXOS ....................................................................................................................................... 33
CUESTIONARIO ........................................................................................................... 33
INTRODUCCIÓN
La empresa escogida para la realización de este trabajo es la GRÁFICA IMPA S.A., una
imprenta con la realización también de artes gráficas. Fue creada por Abercio Servín
Bordón y José María Sanz en el año 1987.
Inicialmente se dedicaba a la impresión con sistema tipográfico, luego pasaron a sistema
offset con elaboración de matrices por medio de computadoras. Se añadieron también
impresoras a chorro de tinta y laser monocromáticas.
Cuenta con áreas de administración y diseño, impresión, terminación y una contabilidad
externa.
Esta es una pequeña empresa que no posee descripción de su estructura en cuanto a la
distribución de puestos, funciones y procedimientos plasmada en algún formato. Por lo
tanto, con este trabajo se pretende realizar detalladamente la descripción del Manual
de Funciones y de Procedimientos de al menos un sector de la empresa (Departamento
Administrativo y Financiero) para lograr encaminar a la misma hacia la terminación de
los Manuales para con los demás sectores. Además, se dará a conocer el cronograma de
la empresa, con sus fases o etapas de trabajo.
3
CRONOGRAMA: FASES O ETAPAS DEL TRABAJO

Primera Fase: Planificación del Trabajo.
El objetivo de estudio de este trabajo es el diseño y desarrollo de una propuesta de los
Manuales de Organización y Funciones y de Procedimientos para la empresa, ya que
ésta no cuenta con los mismos. Ambos manuales elaborados para el departamento de
Administración y Finanzas específicamente.
ANÁLISIS INTERNO
VARIABLES FORTALEZAS DEBILIDADES
*Recursos Financieros o  Hay buen posicionamiento,  Se tiene lo justo y a veces no
Capacidad Financiera buena cantidad de clientes. lo suficiente para mantener
*Recursos Físicos  Incorporar impresión digital los costos operativos.
*Posición en el Mercado color e impresión offset de  Se tiene espacio justo,
*Innovación mejor calidad y tamaño. desorganizado.
*Capacidad Tecnológica  Equipos informáticos,  No hay manejo planificado
*Servicio Global y/o Especifico Impresoras digital de este sector.
*Capacidad Directiva o monocromática laser,  No hay una cultura
Desarrollo /Desempeño matricial, impresoras de organizacional específica.
Directivo sistema offset doble carta y  Personal desmotivado.
*Capacidad de Talento formulario continuo.
Humano o Actitudes y
*Desempeño del Personal
ANÁLISIS EXTERNO - MACROAMBIENTE O AMBIENTE GENERAL

VARIABLES OPORTUNIDADES AMENAZAS
*Variables o condiciones  La demanda de servicios  La implementación de la
económicas gráficos tiene un crecimiento factura electrónica podría
*Variables o condiciones a medida que las empresas reducir la demanda de
políticas invierten más en marketing. formularios contables
*Variables o condiciones  Las nuevas tecnologías de impresos.
tecnológicas producción en gran medida  La SET impone cada vez más
*Variables o condiciones aceleran el proceso con motivos para multar y
legales o jurídicas menor costo, y el uso de controles muy rigurosos que
*Variables o condiciones nuevos softwares agilizan el deben llevar a cabo las
sociales trabajo de diseño como así imprentas.
*Variables o condiciones también los procedimientos
culturales administrativos.
*Variables o condiciones  El hábito de consumo de
demográficas impresiones favorece en la
existencia de empresas
gráficas.
 Las regulaciones han exigido
el uso de comprobantes lo
cuál ha generado la demanda
4
de talonarios de facturas o
demás comprobantes
exigidos.
ANÁLISIS INTERNO - MICROAMBIENTE O AMBIENTE DE

OPERACIONES
VARIABLES OPORTUNIDADES AMENAZAS
*Situación o condiciones de  Existe una demanda creciente  Hay empresas grandes que
los clientes o usuarios de productos impresos con ofrecen servicios de mejor
*Situación o condiciones de la trabajos detallados que calidad y a costos mucho
competencia aumentan su rentabilidad. menores.
*Situación o condiciones de  Las empresas grandes
los proveedores normalmente tienen la
*Situación o condiciones de deficiencia del tiempo de
los grupos /entes reguladores entrega, lo cual favorece a
empresas pequeñas que
pueden entregar en plazos
más cortos.
Segunda Fase: Recolección de Datos.

En la mayoría de los casos, la recolección de datos comienza con la revisión de todos los
materiales escritos y de fuentes grabadas existentes en el sector o sectores de la
empresa donde se realizarán los trabajos. Pero teniendo en cuenta que esta empresa
no cuenta con dichos datos, se procedió a la elaboración de unas preguntas para la
realización de una entrevista directa a uno de los accionistas, con preguntas abiertas y
cerradas.
Mediante la entrevista se obtuvieron datos necesarios para poder conocer mejor la
empresa y su composición, su constitución, los miembros, áreas, rubro y los productos
y servicios que ofrece. Así también se puede ver la carencia de documentos que son
básicos y esenciales para un buen manejo de cualquier tipo empresa, como lo son el
Organigrama y los Manuales Administrativos de Funciones y Operaciones.
GRÁFICA IMPA S.A.
Constitución
<Historia del origen de la empresa>.
Creado por Abercio Servín Bordón y José María Sanz en 1987.
Rubro:
Artes gráficas, Imprenta.
5
Productos y servicios:
 Servicio de impresión en sistema offset
 Servicio de impresión en sistema offset formulario continuo
 Documentos timbrados
 Papelería empresarial
 Diseño gráfico
 Tarjetas personales y comerciales
 Tarjetas de invitación para eventos sociales
Reseña:
Inicialmente se dedicaba a la impresión con sistema tipográfico, luego
pasaron a sistema offset con elaboración de matrices por medio de
computadoras. Se añadieron también impresoras a chorro de tinta y laser
monocromáticas.
Miembros:
Abercio Servín Gauto

 Gerente General
 Reparto
 Cobranza
 Impresión digital
 Diseño
 Facturación
 Recepción de pedidos
Fabio Alejandro Servín Arce

 Auxiliar administrativo
 Reparto
 Cobranza
 Impresión digital
 Diseño
 Corrección
 Facturación
Belén María Alejandra Servín Arce

 Limpieza
 Facturación
6
 Archivo de timbrados
Cecilio Gauto
 Encuadernación
 Terminados
Cristóbal Antúnez
 Impresor offset formulario continuo
 Impresor offset
Daniel Romero
 Impresor offset
Área:
Administración y diseño
Se reciben los pedidos, se realizan las matrices para pasar al área
de impresión, se compran los materiales para la impresión, se
facturan los trabajos terminados.
Impresión
Recibe las matrices de impresión y los materiales para la
impresión.
Terminación
Se realizan los procesos finales de acuerdo a cada trabajo, la
encuadernación, el empaquetado y se llevan al área de
administración para su entrega.
Contabilidad externa
Formularios externos:
 Presupuesto.
 Factura.
 Recibo de dinero.
 Nota de remisión.
7
Formularios internos:
- No hay.
Sistema de Facturación:
Donde se registran las facturas, clientes y datos principales.
Sistema de Compras:
Donde se registran proveedores y facturas de compra.
Régimen Legal de las Sociedades Anónimas:

En Paraguay las sociedades anónimas se rigen por lo establecido en la Ley
1.183 del 23 de diciembre de 1985, "Código Civil", artículos 959 al 1.012
y 1.048 al 1.159, y sus modificaciones. Como toda sociedad comercial,
también deben cumplir con lo dispuesto en la Ley 1.034 del año 1.983,
"Del comerciante" y sus modificaciones.
Además, son aplicables a las sociedades anónimas emisoras de capital
abierto la Ley 1.284 del año 1998, "Mercado de valores" y sus
modificaciones.
Tercera Fase: Análisis de Datos.
Al analizar todas las tareas y actividades, es importante considerar si todas ellas son
realmente necesarias o útiles. Se verifican y examinan los datos recabados.
En el presente trabajo se analizará el Departamento de Administración y Finanzas y su
División de Compras. Las funciones y los procedimientos de ambos sectores.
Cuarta Fase: Elaboración de la propuesta.
En este trabajo se diseña una propuesta de:
 Organigrama Estructural General.
 Organigrama Sectorial del Dpto. Administrativo y Financiero.
 Organigrama de Distribución de Puestos del Dpto. Administrativo y Financiero.
 Manual de Organización y Funciones.
 Manual de Procedimientos.
Quinta fase: Prueba o Experimentación de la Propuesta.

La prueba de las propuestas presentadas servirá al doble propósito de demostrar, por
un lado, la posibilidad de aplicación y, por el otro, descubrir y subsanar las posibles
dificultades que pudieran presentarse durante la implementación de las mismas.
8
Sexta Fase: Implementación de la propuesta.

Para esta fase es fundamental que se hayan realizado con éxito las actividades
correspondientes a las fases anteriores, de manera a evitar o minimizar las
probabilidades de encontrar dificultades durante la aplicación de las nuevas
responsabilidades, sistemas y procesos definidos, y estar preparados para solucionar los
inconvenientes que pudieran surgir, con la mayor celeridad posible.
Séptima Fase: Presentación de Informe Final.
Octava Fase: Control Posterior.
N° FASES DEL PROYECTO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

1 Planificación de Tareas
Recolección de Datos,
2 Informaciones,
Documentos y Hechos
Análisis de Datos,
3 Informaciones,
Documentos y Hechos
Elaboración de la
4
Propuesta
Prueba o Experimentación
5
de la Propuesta
Implementación de la
6
Propuesta
Presentación del Informe
7
Final
8 Control Ulterior o Posterior
9
ORGANIGRAMAS
10
PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
AUDITORIA AUDITORIA
EXTERNA INTERNA
PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
SECRETARÍA
GENERAL
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN Y
PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓN
FINANZAS
División de División de
División de Compras
Impresor offset Marketing y Ventas
División de
Impresor offset Patrimonio y
Distribución
formulario continuo Suministros
División de
División de Servicios
Encuadernación y
Generales
Terminados
División de
Tesorería
División de
Contabilidad y
Presupuesto
11
PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA SECTORIAL
ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
AUDITORIA AUDITORIA
EXTERNA INTERNA
PRESIDENCIA
GERENCIA
GENERAL
SECRETARÍA GENERAL
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
División de
Compras
División de
Patrimonio y
Suministros
División de
Servicios
Generales
División de
Tesorería
División de
Contabilidad y
Presupuesto
12
PROPUESTA DEL ORGANIGRAMA DISTRIBUCION DE PUESTOS – DPTO. ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
GERENCIA GENERAL
1 Gerente
SECRETARÍA
GENERAL
1 Secretario
DEPARTAMENTO DE 1 Asistente de secretaría
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
1 Jefe de Departamento
1 Auxiliar Administrativo
División de Servicios
División de Compras Patrimonio y División de Tesorería Contabilidad y
Generales
Suministros Presupuesto
1 Jefe de División 1 Jefe de División 1 Jefe de División 1 Jefe de División 1 Jefe de División
2 Asistentes Administrativos 2 Asistentes Administrativos 2 Asistentes Administrativos 2 Asistentes Financieros 1 Asistete Financiero
13
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
14
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Denominación del Cargo: Jefe del Departamento de Administración y Finanzas.

Relación Superior:
 Gerente General.
Relación Inferior:
 Jefe de la División de compras.
 Jefe de la División de Patrimonio y Suministros.
 Jefe de la División de Servicios Generales.
 Jefe de la División de Tesorería.
 Jefe de la División de Contabilidad y Presupuesto.
Objetivo:
Planifica, organiza, ejecuta y controla los procedimientos administrativos financieros de la empresa, a
través de la implementación de modernos mecanismos que garanticen un eficiente y eficaz control de
los ingresos a fin de contribuir con el cumplimiento de los programas de gastos.
N° TAREAS GENERALES FRECUENCIA
Participar, conjuntamente con el Gerente General y Jefes de los

demás Departamentos, en la definición de los objetivos así como de
1 Anualmente.
las políticas y estrategias a ser aplicados en el desarrollo de las
actividades de las distintas Divisiones de la Empresa.
Participar, conjuntamente con el Gerente General y Jefes de los

demás Departamentos, en la determinación de los datos y/o
Anualmente y en
2 informaciones, con el fin de contar con un sistema de información
cada caso necesario.
que facilite la toma de decisiones así como el control general de las
actividades de la empresa.
Participar, conjuntamente con los Jefes de Divisiones a su cargo, en

3 la elaboración del anteproyecto de presupuesto del Departamento Anualmente.
de Administración y Finanzas.
Preparar los datos e informaciones relacionadas con las actividades

de su departamento, para la preparación de la Memoria Anual de la
4 Anualmente.
Empresa, y remitir al Gerente General en la forma y tiempo
establecidos.
15
Tomar conocimiento, a través de la Gerencia General, sobre las

De forma
5 políticas Administrativas y Financieras, definidas en el nivel Superior
permanente.
de la entidad.
Organizar y Coordinar eficientemente todas las actividades del

Departamento, cuidando de obtener el mejor rendimiento,
6 Diariamente.
atendiendo los factores de simultaneidad, oportunidad y control
cruzado.
Convocar, a Reuniones Mensuales, a los Jefes de Divisiones a su

7 cargo a fin de informarse sobre el curso de actividades de las áreas Mensualmente.
de trabajo y de exponer las actividades futuras del Departamento.
Someter a evaluación del desempeño, las funciones de los Jefes a

su cargo, de acuerdo a las políticas y sistemas de evaluación
8 vigentes institucionalmente o de acuerdo a los sistemas Periódicamente.
implementados por la Gerencia General, para evaluar los resultados
de las actividades.
Trabajar conjuntamente con las unidades Financieras para el logro En los casos
9
de los objetivos organizacionales. requeridos.
Mantener informado al Gerente General respecto a las actividades

En los casos
10 y novedades de su Departamento; realizar las consultas que fueren
requeridos.
necesarias en el momento oportuno.
Resolver, dentro de sus facultades, los demás asuntos que sean

11 sometidos a su consideración, conforme a las normas y En cada caso.
procedimientos vigentes.
Reportar ante la Gerencia General, por la eficaz y eficiente

12 administración de los recursos financieros, administrativos, Anualmente.
contables y patrimoniales de la empresa.
Cumplir y hacer cumplir Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones,

13 En cada caso.
Normativas y Procedimientos vigentes.
N° TAREAS RELACIONADAS CON COMPRAS FRECUENCIA
16
Controlar, conjuntamente con el Jefe de División de Compras, la

14 consolidación de los requerimientos de bienes y/o servicios de los Anualmente.
sectores de la empresa.
15 Supervisar la correcta elaboración del Plan Anual de Compras. Anualmente.
Verificar la correcta ejecución, en tiempo y forma del proceso de

16 En cada caso.
compras.
Garantizar la correcta gestión de la Administración y control de

17 Periódicamente.
contratos de bienes y/o servicios.
Coordinar el proceso de la gestión a pago a proveedores de forma

18 Periódicamente.
efectiva.
Programar, conjuntamente con el Jefe de la División de Compras,

19 las actividades de compras a ser realizadas, conforme a los Anualmente.
objetivos, políticas, estrategias y los recursos disponibles.
N° TAREAS RELACIONADAS CON PATRIMONIO Y SUMINISTROS FRECUENCIA
Establecer las medidas requeridas para garantizar la protección de

20 Diariamente.
los recursos y activos de la empresa, evitando su uso inadecuado.
Controlar y autorizar la adquisición de bienes y servicios, controlar

21 Periódicamente.
su suministro, almacenamiento, distribución y uso.
Coordinar con el Jefe de División de Patrimonio y Suministros el

22 manejo y actualización del inventario de los materiales, suministros Periódicamente.
y bienes utilizados por la empresa.
Supervisar la gestión de Administración de aprovisionamiento de

23 Mensualmente.
existencias.
N° TAREAS RELACIONADAS CON SERVICIOS GENERALES FRECUENCIA
Coordinar con el Jefe de División de Servicios Generales la ejecución

24 de las actividades para la provisión de los servicios administrativos Mensualmente.
y logísticos que requiera la empresa para su operación.
17
Verificar que la contratación de servicios en general, se realicen con

25 Periódicamente.
estricto apego a lo dispuesto en las normativas.
Evaluar y aprobar la contratación de servicios especializados que

permita proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de
26 En cada caso.
equipos especializados, equipos informáticos, de fotocopiado y de
oficina en general.
Programar conjuntamente con el Jefe de División de Servicios

27 Generales los proyectos de remodelación, adaptación, reparación y Anualmente.
mantenimiento.
N° TAREAS RELACIONADAS CON TESORERÍA FRECUENCIA
Planear con el Jefe de División de Tesorería las estrategias

28 Anualmente.
financieras de flujo de caja.
Controlar la gestión de los cobros y los ingresos en el/los banco/s

de los distintos medios de pago utilizados por cada cliente para
29 Periódicamente.
efectuar sus pagos (transferencia, cheque, pagaré, letra, recibos,
etc.).
Coordinar con el Jefe de División de Tesorería la forma en que se

30 calculará la posición diaria de caja y la realización de previsiones a Anualmente.
medio y largo plazo.
Controlar la gestión del Jefe de División de Tesorería con respecto a

31 Periódicamente.
las condiciones pactadas con las entidades financieras.
N° TAREAS RELACIONADAS CON CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO FRECUENCIA
Planear y proyectar el presupuesto de pagos y gastos de la

32 Anualmente.
compañía con el Jefe de División de Contabilidad y Presupuesto.
Planear junto con el Jefe de División de Contabilidad y Presupuesto

33 Anualmente.
y el contador externo el cierre fiscal y su efecto contable.
Requerir al Jefe de División de Contabilidad y Presupuesto, los

34 estados financieros y presentarlos oportunamente a la Gerencia Mensualmente.
General al termino de cada mes.
18
Definir los parámetros para la presupuestación de ingresos, gastos

35 En cada caso.
y compra de activos, de acuerdo con las políticas establecidas.
19
Denominación del Cargo: Jefe de División de Compras.

Relación Superior:
 Jefe del Departamento de Administración y Finanzas.
Relación Inferior:
 Asistente de Compras.
Objetivo:
Contribuir en la adecuada y oportuna gestión de compras, a través de la implementación de modernos
mecanismos que garanticen un eficiente y eficaz control de los materiales, proveedores, programación
de caja y la realización de pagos a fin de contribuir al cumplimiento de los programas de la empresa.
Nº TAREAS GENERALES FRECUENCIA
Cumplir con las Políticas, Disposiciones, Reglamentos,

Resoluciones, Normativas y Procedimientos vigentes con respecto De forma
1
a los procedimientos de compras, definidas en el nivel Superior de permanente.
la entidad.
Planificar, conjuntamente con el Jefe de Departamento, las

actividades generales y los programas de acción específicos a ser
2 Anualmente.
comprometidos por la División de acuerdo a los recursos
financieros, humanos y tecnológicos a disponer.
Programar, conjuntamente con el Asistente, las actividades a ser

3 Semanalmente.
realizadas en la División.
Ejecutar eficientemente todas las actividades de la División,

4 cuidando de obtener el mejor rendimiento, atendiendo los factores Diariamente.
de simultaneidad, oportunidad y control cruzado.
Participar de las Reuniones de Jefes, a la que es convocado, a fin de

5 Mensualmente.
informarse sobre los requerimientos de otras áreas de trabajo.
Coordinar los procesos derivados de la compra de bienes, conforme

6 Diariamente.
a las normas y lineamientos establecidos.
20
Mantener informado al Jefe del Departamento respecto a las

En los casos
7 actividades y novedades de su División; realizar las consultas que
requeridos.
fueren necesarias en el momento oportuno.
Gestionar la consolidación de requerimientos de bienes y/o

8 Anualmente.
servicios de los sectores de la empresa.
9 Elaborar el anteproyecto para el Plan Anual de Compras. Anualmente.
Elaborar los pliegos, bases y condiciones con respecto al proceso de

10 Anualmente.
compras.
11 Gestionar el proceso de adjudicación de los proveedores. En cada caso.
Verificar la recepción de bienes y provisión de servicios

suministrados por los proveedores para que cumplan con los
12 Diariamente.
requisitos de cantidad y calidad especificados y, otorgar la
conformidad para el proceso del pago.
Gestionar correctamente el proceso correspondiente a pagos por

13 En cada caso.
compras de bienes y servicios.
Administrar, ejecutar y hacer el seguimiento de los contratos con

14 En cada caso.
los proveedores.
21
Denominación del Cargo: Asistente de la División de Compras

Relación Superior:
 Jefe de la División de Compras
Objetivo:
Servir de apoyo al Jefe de la División de Compras, elaborar órdenes de compra y órdenes de pago,
atender al público y archivar los documentos relacionados al manejo de las compras.
Nº TAREAS GENERALES FRECUENCIA
Cumplir con los métodos, procedimientos, leyes, tratados y

De forma
1 reglamentos a cumplir para el plan anual de compras, las acciones
permanente.
de compras y, seguimiento y administración de contratos.
Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo,

2 En cada caso.
eventos y demás actividades de la división.
Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos y adoptar De forma

3
comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. permanente.
Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración En los casos

4
de normas y procedimientos seguros de trabajo de la División. requeridos.
Realizar todas aquellas actividades que le sean encomendadas por

5 Diariamente.
instancias superiores.
Acopiar los requerimientos de bienes y/o servicios de los sectores

6 Anualmente.
de la empresa.
Apoyar al Jefe de División de Compras en la elaborar el

7 Anualmente.
anteproyecto para el Plan Anual de Compras.
Ejecutar correctamente el proceso de compras respecto a los

8 En cada caso.
pliegos, bases y condiciones.
22
Elaborar cuadros comparativos de presupuestos de los proveedores

9 En cada caso.
de bienes y servicios para el proceso de adjudicación.
Participar en la recepción de bienes o verificación de servicios, con

10 En cada caso.
los respectivos documentos.
Elaborar los documentos correspondientes al proceso de pagos por

11 En cada caso.
compras de bienes y servicios.
12 Apoyar en el seguimiento de los contratos con los proveedores. En cada caso.
23
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
24
PROCESO: SOLICITUD DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS POR

CONTRATACIÓN DIRECTA
I. OBJETIVO
El presente documento tiene por objetivo establecer las normas y procedimientos
administrativos relacionados a la solicitud de las compras de bienes y/o servicios por
contratación directa.
II. SECTORES QUE INTERVIENEN

a) Departamento Administración y Finanzas
b) División de Compras
c) Sectores solicitantes
d) Proveedores
III. NORMAS VIGENTES EN EL PROCEDIMIENTO

a) La División de Compras es la encargada de recibir las notas de pedido de los
diferentes sectores y gestionar las compras.
b) El Departamento de Administración y Finanzas deberá dar cumplimiento a las
disposiciones establecidas en las normativas de Presupuestos.
c) La División de Compras procederá a las gestiones de compras una vez aprobados
los presupuestos por el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas.
IV. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZARON EN EL PROCESO

a) Nota de Pedido
b) Cuadro de adjudicación
c) Orden de Compra
d) Nota de Remisión
25
PROCESO: SOLICITUD DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS POR

CONTRATACIÓN DIRECTA
PASO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 Sector solicitante Genera el pedido a través de una Nota indicando las

especificaciones técnicas o características propias del bien y/o
servicio y, remite a la división de compras.
2 Asistente de Recibe y remite la Nota de Pedido al Jefe de División de

División de Compras para la confirmación.
compras
3 Jefe de División Recibe la Nota de Pedido, verifica si cuenta con las condiciones
de Compras establecidas y remite al Jefe del Departamento de
Administración y Finanzas.
4 Jefe del Recibe, controla y confirma la Nota de Pedido colocando su

Departamento de sello de departamento y firma.
Administración y
Finanzas
5 Jefe del Remite la Nota de Pedido a la División de Compras.

Departamento de
Administración y
Finanzas
6 Asistente de Recibe la Nota de Pedido y procede a generar un número de

División de requisición de compras en el sistema de Registro de Pedidos.
compras
7 Asistente de Solicita a los proveedores, mediante correo electrónico,

División de presupuestos de los bienes y/o servicios a ser necesitados.
compras
8 Proveedores Realizan presupuestos dentro de los tiempos establecidos y

los envían por correo electrónico según corresponda.
26
9 Asistente de Revisa los presupuestos que fueron enviados por los

División de proveedores por correo electrónico y elabora un cuadro de
compras adjudicación de acuerdo a los presupuestos recibidos.
10 Asistente de Remite el cuadro de adjudicación al Jefe de División de

División de Compras con el fin de elegir el proveedor para la compra.
compras
11 Jefe de División Recibe y controla el cuadro de adjudicación y, selecciona al

de Compras proveedor con mejores especificaciones y precio. Lleva el
presupuesto seleccionado con los respectivos soportes para
su correspondiente aprobación por parte del Jefe del
Departamento de Administración y Finanzas.
12 Jefe del Recibe el presupuesto seleccionado y procede a la aprobación

Departamento de para realizar la compra.
Administración y
Finanzas
13 Jefe de División Aprobado el presupuesto seleccionado, indica la generación

de Compras de Orden de Compra al Asistente de compras.
14 Asistente de Genera la orden de compra en el sistema de información para

División de el proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y
compras deja el documento en estado grabado.
15 Jefe de División Verifica a través del sistema de información la orden de

de Compras compra, que previamente estaba en estado grabado e informa
al asistente la aprobación para contactar con el proveedor
seleccionado.
16 Asistente de Informa al proveedor mediante correo electrónico la orden de

División de compra.
compras Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al
almacén para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento
en las entregas.
27
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES

I. OBJETIVO:
El presente documento tiene por objetivo establecer las normas y procedimientos
administrativos relacionados a los pagos a proveedores por bienes y/o servicios.
II. SECTORES QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO:

a) Departamento Administración y Finanzas
b) División de Compras
c) División de Tesorería
d) División de Contabilidad y Prepuestos
III. NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO:

d) La División de Compras es la dependencia encargada de recibir los bienes y
verificar los servicios.
e) El Departamento de Administración y Finanzas deberá dar cumplimiento a las
disposiciones establecidas en las normativas de Presupuestos.
f) La División de Compras procederá a las gestiones de pagos una vez aprobadas
las ordenes por el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas.
g) La División de Tesorería evalúa y desembolsa los pagos según disponibilidades.
h) La División de Contabilidad y Presupuestos recibe los documentos inherentes a
las compras realizadas para el registro financiero.
IV. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZARON EN EL PROCESO:

a) Orden de Compra
b) Factura
c) Nota de Remisión
d) Orden de Pago
28
PROCESO: PAGO A PROVEEDORES

PASO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 División de Recibe los elementos o los servicios que correspondan a lo

compras solicitado en la orden de compra, luego se pasa al Asistente
de División de compras para la verificación.
2 Asistente de Recibe los elementos o verifica los servicios, si esta correcto

División de procede a firmar la remisión, acta de entrega o documento
compras soporte de recibido a satisfacción.
3 Asistente de Recibe la factura por el proveedor confrontando que la

División de información coincida con la orden de compra y que se
compras encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento
soporte firmado.
4 Asistente de Genera la Orden de Pago y envía para su verificación al Jefe

División de de División de Compras para su respectiva revisión.
compras
5 Jefe de División Recibe y verifica la Orden de Pago con los documentos que le
de Compras respaldan y, remite al Jefe del Departamento de
Administración y Finanzas para aprobar el pago.
6 Jefe del Recibe los documentos de la compra y aprueba el pago de la

Departamento de misma, luego remite a la División de Tesorería para realizar el
Administración y pago.
Finanzas
7 Jefe de División Recibe y verifica los documentos aprobados e indica al

de Tesorería Asistente de División de Tesorería que contacte con los
proveedores para efectuar el pago.
8 Asistente de Contacta y avisa a los proveedores que pueden presentarse

División de para recibir el pago correspondiente por las compras
Tesorería realizadas.
29
10 Jefe de División Realiza el pago a los proveedores y registra la acción en el

de Tesorería sistema de información. Procede a remitir los documentos a
la División de Contabilidad y Prepuestos para la obligación del
pago.
30
CONCLUSIÓN
Este trabajo ha aportado una experiencia muy significativa y enriquecedora. Con la
investigación realizada pudimos conocer qué tipos de documentos y reglamentos posee
y que documentos faltan a la empresa GRÁFICA IMPA S.A., y mediante eso comenzar a
diseñar y elaborar los manuales y otros instrumentos faltantes y actualizar o mejorar lo
que ya tienen.
Los manuales son instrumentos esenciales para el adecuado funcionamiento de la
organización y su objetivo principal es establecer las políticas y estrategias. Sirven para
que en este caso los accionistas, presidente, gerente, jefes y colaboradores dispongan
de las informaciones y documentos necesarios, en el lugar y momento oportuno, para
la toma correcta de decisiones, y de este modo poder cumplir con los objetivos
pretendidos de la empresa.
31
BIBLIOGRAFÍA
Administracion de Cinvestav. (s.f.). Obtenido de Departamento de Servicios Generales:
http://administracion.cinvestav.mx/Secretar%C3%ADaAdministrativa/Subdirec
ci%C3%B3ndeServiciosyMantenimiento/DepartamentodeServiciosGenerales.as
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Y SUMINISTROS. COLOMBIA.
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EDITORA LICOLOR S.R.L.
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UDELAS. (s.f.). Obtenido de FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA:
http://www.udelas.ac.pa/index.php/funciones-del-departamento-de-tesoreria
32
(Administracion de Cinvestav, s.f.)
ANEXOS
CUESTIONARIO
1. ¿Cuándo fue creada la Empresa GRÁFICA IMPA S.A.?
2. ¿A qué se dedica y qué productos ofrece?
3. ¿Podría hacernos una breve reseña?
4. ¿Con cuántos empleados cuenta?
5. ¿Cuáles son las áreas principales de la empresa?
6. ¿Cuenta con Formularios externos? ¿Cuáles?
7. ¿Cuenta con Formularios internos? ¿Cuáles?
8. ¿Con qué Sistemas cuentan?
9. Las tareas y responsabilidades de los puestos ¿están formalizadas?
10. ¿La empresa cuenta con una estructura organizacional formal?
11. ¿Se dispone de Manual de Organización y Funciones y Manuales de
Procedimientos? En caso positivo, ¿están actualizados?
12. ¿Existe flexibilidad para la adaptación a los cambios que sean necesarios?
13. Anteriormente ¿se ha realizado algún estudio sobre la organización y el
funcionamiento de la empresa en forma específica? En caso positivo ¿cuándo,
qué tipo de estudio y cuáles fueron los resultados?
33

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